5.1 Kaderbrief SSC DeSom 2024
Tekst van het document
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: SSC DeSom Hoofddoelstelling De hoofddoelstelling van het Shared Service Center DeSom is de deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland met ICT voorzieningen te ondersteunen en deze voorzieningen steeds beter af te stemmen op de wensen van de (maatschappelijk) omgeving, de deelnemers, afnemer en nieuwe ontwikkelingen. Dit vraagt een professionele grondhouding met actuele vakkennis van het personeel werkzaam bij SSC DeSom voor het beheren en verzorgen van de ICT dienstverlening voor de deelnemers (de gemeenten) en afnemer WerkSaam Westfriesland in de breedste zin. De dienstverlening van SSC DeSom omvat onder andere: • Levering van producten en diensten uit de Producten en Dienst Catalogus (PDC); • ICT ondersteuning op 1e en 2e lijns niveau over de producten en diensten uit de PDC; • Beheer en onderhoud van de hybride ICT infrastructuur van SSC DeSom; • Technisch applicatiebeheer van de applicaties mits geïnstalleerd op de SSC DeSom omgeving; • ICT advies (op verzoek van aangesloten organisaties, maar ook proactief); • Technische ondersteuning bij ICT projecten; • Beveiligingsbeheer; • Monitoring van systemen; • ICT ondersteuning bij audits; • Uitwijk op de infrastructuur; • ICT ondersteuning bij crisisbeheersing; • ICT ondersteuning bij verkiezingen; • ICT inkoopondersteuning; • Contractbeheer van SSC DeSom contracten; • Configuratie management
database beheer (CMDB); • Certificaatbeheer.
Algemeen Dit is de kaderbrief van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom voor 2024. Hierin zijn de kaders en uitgangspunten voor het opstellen van de Begroting 2024 opgenomen. Basis voor de Begroting 2024 zijn de structurele budgetten in de (bijgestelde) Begroting 2023. In de begroting van SSC DeSom zijn uitsluitend de kosten van de standaard ICT dienstverlening aan deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland, zoals die in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) zijn vastgelegd, opgenomen. Kosten van producten en projecten die geen onderdeel uitmaken van de standaard ICT dienstverlening worden één op één met opdrachtgevers verrekend. Deze kosten zijn niet op voorhand in te ramen en zijn daarom geen onderdeel van de Begroting 2024. Kaders voor de Begroting 2024 en meerjarenraming zijn het rentepercentage over nieuwe financiering, de indexatie op zowel lonen als prijzen en de budgetten voor nieuw beleid. Voor de rente over nieuwe financiering met jaarlijkse aflossing gaan wij uit van een percentage van 4% (rentepercentage bij de BNG per 1 november 2022 voor dergelijke leningen met een looptijd van vijf jaar is 3,25%). Voor indexatie van lonen en prijzen hanteren wij -conform afspraken daarover- de regionale richtlijn met betrekking tot de gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord, zoals aangegeven door de Regietafel.
Deze richtlijn geeft voor 2024 voor loonindexatie 7,5% en voor prijsindexatie 6,1% aan (beide percentages inclusief correctie indexatie 2021 en 2022). In bijlage b. is deze indexatie in meerjarenperspectief onder het kopje Autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering voor alle begrotingsjaren doorgevoerd. Aangezien de cumulatieve indexatie in de Begroting 2023 voor lonen 2,3% en voor prijzen 2,3% was, laat de cumulatieve toepassing van de nieuwe (hogere) indexatie een stijging van budgetten zien.
Kaderbrief 2024 SSC DeSom, versie 1.0
1
Voor wat de huidige prijzen betreft, ziet SSC DeSom bij zijn leveranciers een prijsontwikkeling die hoger uitkomt dan de regionale prijsindexatie.
Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2024? Ontwikkelingen 2024 waarover reeds besluitvorming heeft plaatsgevonden. Er zijn geen ontwikkelingen waarover al besluitvorming heeft plaatsgevonden. Begrotingen werden de afgelopen jaren nagenoeg beleidsarm opgesteld.
Ontwikkelingen 2024 waarover nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden. Meerjaren Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2022 - 2024 (MIB) Momenteel wordt er gezamenlijk gewerkt aan de uitwerking van een meerjaren uitvoeringsplan informatiebeveiliging; het MIB. Voor een cijfermatige vertaling daarvan hanteert SSC DeSom in deze kaderbrief de begroting zoals opgenomen in de 1.0 versie van het MIB. Hierbij wordt opgemerkt dat in de uitwerking te zijner tijd wellicht nog financiële verschuivingen kunnen plaatsvinden, maar op dit moment is de onderhavige versie het enige document wat in dit kader budgettaire richting geeft. Daarnaast moet worden vermeld dat een aanzienlijk deel van de geraamde budgetten in dit kader reeds in 2023 moet worden gerealiseerd en dat in 2023 aan het Algemeen Bestuur wordt gevraagd hiervoor budget te voteren en deze via begrotingswijzigingen toe te voegen aan de Begroting 2023. Op basis van de eerder genoemde versie komen we in hoofdlijnen tot de volgende budgetten, waarbij voor een deel al budget (dekking) is gevoteerd in de Voorjaarsrapportage 2022:
2022 Onderdeel (bedragen x € 1.000)
2023
2024
Incidenteel Structureel Incidenteel Structureel Incidenteel Structureel
Programma-organisatie Verhogen gebruikersbewustzijn Implementeren ISMS Verbeteren technische inrichting Netwerksegmentatie (PM) Versterken security-organisatie Opstellen crisisplan
126
220 60 25 891
Totaal
176
0
470 35 1.701
0
130
575 10 1.130
0
162 1.539
0
130
1.130
Dekking via Voorjaarsrapportage 2022 Resteert nog te dekken
50
176 0
130 50 25 470
Nadere toelichting: Het voorgaande betekent dat in 2023 aan het Algemeen Bestuur een incidenteel budget van € 1.539.000 gaat worden gevraagd. Dit is exclusief het benodigde budget voor de versnelde uitvoering van de Netwerksegmentatie. Hiervoor wordt ook in 2023 aan het Algemeen Bestuur aanvullend budget gevraagd, afhankelijk van de door de gemeenten gekozen oplossing, zijn de kosten naar verwachting circa € 750.000 incidenteel en tussen de € 20.000 en € 300.000 structureel.
Kaderbrief 2024 SSC DeSom, versie 1.0
2
Overige ontwikkelingen in 2024: •
•
Doorontwikkeling van werkplekken ad. € 120.000 (incidenteel) In verband met de in 2022 en 2023 geplande Proof of Concepts voor de opvolger voor de verouderde VDI en Citrix werkplek. Verwachting is dat de gewenste doorontwikkeling in de loop van 2023 bekend zal worden. Aanbesteding en implementatie GT Mobiel 3 ad. € 30.000 (incidenteel) Voor een toelichting zie kop Doorontwikkelingen staand beleid op pagina 4.
Indien het Algemeen Bestuur in dienstjaar 2023 de hiervóór genoemde middelen voor het MIB beschikbaar stelt en instemt met de voorgestelde verwerking van de indexatie, is voor de Begroting 2024 derhalve verder nog nodig: Ontwikkeling (bedragen x € 1.000) MIB Doorontwikkeling van werkplekken Aanbesteding en implementatie GT Mobiel 3 Totaal
Incidenteel 2024 130 120 30
Structureel 2024 1.130 0 0
280
1.130
Verwachtingen ten aanzien van 2024 – 2027 De kaderbrieven en daarmee de begrotingen van SSC DeSom zijn afgelopen jaren (tot en met 2023) beleidsarm opgesteld. Vanaf het Begrotingsjaar 2024 wordt de kaderbrief op verzoek van het Algemeen Bestuur niet meer beleidsarm opgesteld. Dit is ook het nadrukkelijke verzoek van het team Financieel toezicht van de provincie Noord-Holland. Daarmee wordt tevens tegemoet gekomen aan de wens van verschillende gemeenteraden binnen het samenwerkingsverband. De gemeenten hebben vanuit de Digitale Agenda 2024 (DA2024) van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) nog steeds belangrijke opgaven wat betreft de digitale transformatie. Voor deze opgaven is het van cruciaal belang dat de onderliggende infrastructuur, ICT voorzieningen, beveiliging en privacy goed op orde zijn. Inmiddels is zichtbaar geworden dat er met name op het gebied van de informatiebeveiliging op de assen ‘mens, proces en techniek’ door de gemeentelijke organisaties en SSC DeSom versneld opgeschakeld moet worden. Niet in de laatste plaats door steeds toenemende cybercriminaliteit en de daarbij behorende bedreigingen. Net als bij de meeste onderwerpen ligt in het algemeen de verantwoordelijkheid voor beleid bij gemeenten en ligt de verantwoordelijkheid voor afstemming ervan bij het samenwerkingsverband.
Wat betreft uitvoering ligt de verantwoordelijkheid afhankelijk van het onderwerp bij de gemeenten en/of bij SSC DeSom. Naar aanleiding van de gebeurtenissen in 2022 op het gebied van de informatiebeveiliging wordt er in opdracht van het Algemeen Bestuur van SSC DeSom een Meerjaren Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2022 - 2024 (MIB) opgesteld. De titel van het plan luidt: ‘Samen op weg naar een robuuste informatiebeveiliging’. Dit plan is opgesteld in samenwerking met de deelnemers en SSC DeSom. Op het moment van het opstellen van deze kaderbrief loopt de bestuurlijke besluitvorming hierover nog. Gebaseerd op de in het MIB genoemde planning en kostenoverzicht, is het de verwachting dat de in het MIB opgenomen plannen ook in 2024 en verder hun effect zullen hebben. De contouren van het plan van aanpak van het MIB, gebaseerd op de adviezen van de IBD, VNG, de bureaus Hoffmann, Noordbeek en Quarant en de minimale eisen vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), worden steeds meer duidelijk. Afhankelijk van de bestuurlijke besluitvorming over het MIB kunnen de effecten op mens, proces en techniek (zowel op personele inzet als kosten van de gemeentelijke organisaties, WerkSaam Westfriesland en SSC DeSom) pas na eerdergenoemde besluitvorming effectief in de begroting worden opgenomen.
Kaderbrief 2024 SSC DeSom, versie 1.0
3
Deze plannen moeten in gezamenlijkheid met de deelnemers en SSC DeSom nog verder worden uitgewerkt en geprioriteerd.
Doorontwikkelingen staand beleid • • • •
Samenwerking onderhouden met de bij SSC DeSom aangesloten organisaties. De regionale ontwikkelingen volgen. De uitwerking van de landelijke wet- en regelgeving en strategische thema’s bijvoorbeeld BIO (voorheen BIG), ENSIA, GGI/GDI en GEMMA. Deelname aan diverse landelijke VNG aanbestedingen, waaronder: - GT Connect; VNG heeft dit traject in 2020 beëindigd, omdat het niet goed verliep en is vervolgens een juridische procedure gestart. De deelnemers en SSC DeSom zijn nog steeds in afwachting van de uitkomst en eventuele gevolgen van deze juridische procedure. - GT Mobiel 3; Deelnemers hebben zich in 2021 via SSC DeSom ingeschreven voor deze nieuwe VNG aanbesteding voor vervanging van mobiele telefonieabonnementen. De aanbesteding is bedoeld als opvolger voor de huidige GT Mobiel 2 contracten van SSC DeSom die in 2024 aflopen. Daarom is in 2024 budget nodig voor de uitvoering van een minicompetitie om de nieuwe provider te verwerven en voor de implementatie van de nieuwe raamovereenkomst en de nieuwe abonnementen.
Kaderbrief 2024 SSC DeSom, versie 1.0
4
Financiële raming van nieuw beleid in 2024
Wat gaan we doen?
Waarom doen we dit?
Wat mag het kosten?
Planning
Versterking informatiebeveiliging
Aansluiten bij wat in de BIO is voorgeschreven. Uitvoeren van de opdracht van Algemeen Bestuur in verband met de bevindingen in de rapporten van het rekenkameronderzoek bij de gemeenten Opmeer en Medemblik (bureau Hoffmann) en de hierop uitgevoerde contra expertise met de focus op alle deelnemers en WerkSaam Westfriesland (bureau Noordbeek) voor wat betreft het verbeteren van de informatiebeveiliging.
In het plan van aanpak van het MIB wordt een schatting van de kosten van de te nemen maatregelen over de jaren 2022, 2023 en 2024 gepresenteerd (zie tevens pagina 2 van deze kaderbrief).
2022 - 2024
Doorontwikkeling van werkplekken
Vervanging verouderde VDI en Citrix werkplek.
€
120.000
2024
Aanbesteding en implementatie GT Mobiel 3
Contractperiode loopt af en nieuwe aanbestedingsronde is nodig.
€
30.000
2024
Kaderbrief 2024 SSC DeSom, versie 1.0
5
Bijlage a. Financiële kengetallen (weerstandvermogen, indexatie, gemeentelijke bijdrage, etc.)
Financiële kader Loon-prijsindexatie gemeentelijke bijdrage 2024 Voor indexatie van lonen en prijzen hanteert SSC DeSom de percentages zoals in de regionale richtlijn van de Regietafel is aangegeven; 7,5% voor loon en 6,1% voor prijs. De kosten van SSC DeSom in de begroting worden gedekt door bijdragen van de deelnemers en van afnemer WerkSaam Westfriesland. De verdeling van de kosten over deze kostendragers is gebaseerd op inwoners (voor de deelnemers) en op een geïndexeerde vaste bijdrage (afnemer WerkSaam Westfriesland). Kengetallen
1a. 1b. 2. 3.
Kengetallen: Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte
Verslag 2021 36% 36% 7% -1%
Verloop van de kengetallen Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 37% 29% 17% 8% -2% 37% 7% 0%
29% 7% 0%
17% 9% 0%
8% 10% 0%
-2% 13% 0%
Toelichting kengetallen: 1.
De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie.
2.
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het totale balanstotaal. Het eigen vermogen van de gemeenschappelijke regeling bestaat uit reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. Het eigen vermogen is verhoudingsgewijs klein. De investeringen worden voor een groot deel dus gefinancierd met vreemd vermogen.
3.
Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeenschappelijke regeling heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage.
Kaderbrief 2024 SSC DeSom, versie 1.0
6
Bijlage b. Financiële meerjarenraming
Verloop Meerjarenperspectief 2024 – 2027 (bedragen x € 1.000) Onderdeel
2024
2025
2026
2027
7.026
6.970
7.164
6.762
68
68
43
43
7.094
7.038
7.207
6.805
1 Indexatie salarissen 2024 – 2027
166
348
547
766
2 Indexatie prijzen overige uitgaven 2024 – 2027 Totaal autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering
199
377
588
813
365
725
1.135
1.579
Nieuw beleid (lees: bijstelling huidig beleid)
1.410
1.130
1.130
1.130
Totaal aan wijzigingen
1.775
1.855
2.265
2.709
1.796
1.826
2.157
2.543
47
97
151
209
Totaal dekkingsmiddelen Kaderbrief 2024
1.843
1.923
2.308
2.752
Stand kaderbrief voor Begroting 2024 – 2027
8.869
8.893
9.472
9.514
Stand primaire Begroting 2023 Afschrijvingslasten Eerste begrotingswijziging 2023 (besluit van Algemeen Bestuur op 15 september 2022)
Tussenstand Meerjarenraming 2024 – 2027 Autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering
Dekkingsmiddelen / ombuigingen Bijdragen deelnemers Bijdrage afnemer WerkSaam Westfriesland
Voor indexatie in meerjarenperspectief zijn de volgende percentages vanuit de Regietafel gehanteerd; loon 7,5% en prijs 6,1% (op basis van het Begrotingsjaar 2024). Deze indexaties zijn cumulatief toegepast.
Kaderbrief 2024 SSC DeSom, versie 1.0
7
Bijdragen deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland in de periode 2023 - 2027 (x € 1.000): Aantal Gemeente
inwoners*
2023
2024
2025
2026
2027
Drechterland
19.978
896
1.155
1.151
1.226
1.224
Enkhuizen
18.620
835
1.077
1.073
1.142
1.140
Stede Broec
21.952
984
1.269
1.265
1.347
1.345
Opmeer
12.074
542
698
696
741
740
Medemblik
45.450
2.039
2.629
2.620
2.788
2.782
Koggenland
23.041
1.033
1.332
1.328
1.414
1.411
Bijdrage deelnemers
141.115
6.329
8.160
8.133
8.658
8.642
662
709
760
814
872
6.991
8.869
8.893
9.472
9.514
Bijdrage afnemer WerkSaam Westfriesland Totale bijdrage (* Inwoneraantal conform vastgestelde Begroting 2023)
Toelichting: In afwachting van bestuurlijke besluitvorming over een eventuele aanpassing van de bijdrage van afnemer WerkSaam Westfriesland is de bestaande systematiek gehanteerd.
Kaderbrief 2024 SSC DeSom, versie 1.0
8