5.1 Jaarstukken 2022 GR SSC DeSom - gewaarmerkt

Jaarstukken 2022 SSC DeSom

Zichtbaar, verbonden, klaar voor de toekomst!

Publieke Sector Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorende bij de controleverklaring d.d. 25 april 2023 kenmerk 312021010.23.110

ValidSigned door A. Booij RA op 25-04-2023

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Het jaarverslag ................................................................................................ 6 1.1 Inleiding ................................................................................................................... 6 1.2 De organisatie .......................................................................................................... 8 1.3 De medewerkers .....................................................................................................11 1.4 Programmaverantwoording .....................................................................................14 1.6 Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV) .......................21 1.7 Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo) ...............................................26 Hoofdstuk 2.

De jaarrekening .............................................................................................27 2.1 Balans per 31 december 2022 ................................................................................27 2.2 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar .........29 2.3 Toelichtingen ..........................................................................................................33 2.4 Kosten en baten van overhead ...............................................................................48 2.5 Overzicht baten en lasten per taakveld ...................................................................49

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

2

Aan de leden van het Algemeen Bestuur van SSC DeSom Wognum, 25 april 2023 Voor u liggen het jaarverslag en de jaarrekening over 2022 van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, het Shared Service Centrum ICT voor Westfriesland. SSC DeSom en haar deelnemers hebben een roerig jaar achter de rug. Begin 2022 waren er veel extra werkzaamheden in verband met de afronding van de aanpak van het Apache Log4j, de beveiligingsdreiging die onze organisaties eind 2021 overviel. Door de gezamenlijke inspanning met de deelnemers en leveranciers is die dreiging bezworen. Deze crisis heeft ons laten zien dat het op orde hebben van de informatiebeveiliging om weerbaar te zijn en weerbaar te blijven, de hoogste prioriteit moet krijgen. Het is in 2022 nogmaals duidelijk geworden, dat zowel SSC DeSom als haar deelnemers forse extra investeringen moeten gaan doen om de achterstanden op dit gebied in te halen. Hiervoor wordt in 2023 een meerjarenplan Informatiebeveiliging ter vaststelling aangeboden. Het bestrijden van de cybercriminaliteit en het voorkomen van besmettingen is een onderwerp in de bedrijfsvoering waar wij niet meer omheen kunnen. Dit heeft in 2022 bovenmatig veel gevraagd van de medewerkers en deelnemers van SSC DeSom. Na de gemeenteraadverkiezingen in maart 2022 is er een nieuw bestuur aangetreden.

Voorzitter Frank Streng is afgetreden en het nieuwe Algemeen Bestuur heeft in haar vergadering van 14 juli 2022 Jan Franx aangewezen als voorzitter van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur en Gerard van den Hengel als secretaris van beide gremia. Voor het voltallige bestuur verwijzen wij u naar pagina 47 van deze jaarstukken. Er is veel werk verricht om alle medewerkers, colleges en de gemeentelijke dienstverlening in hybride vorm te kunnen laten werken. Naast de reguliere dienstverlening, is veel inzet geleverd voor projecten en zijn extra werkzaamheden uitgevoerd (± 100 grote en kleinere opdrachten vanuit de deelnemers/regio en 32 SSC DeSom (deel)projecten). SSC DeSom heeft voor projectcapaciteit gebruik gemaakt van de zogenaamde flexpool-constructie met een aantal gespecialiseerde ICT detacheringsbureaus, net als voorgaande jaren. Jaarresultaat 2022 SSC DeSom heeft weliswaar een positief eindresultaat geboekt van € 74.000. Daarbij dient te worden vermeld, dat in dit resultaat het niet-uitgegeven deel van het in de Voorjaarsrapportage 2022 toegekende informatiebeveiligingsbudget voor een bedrag van € 329.000 positief is verwerkt.

Doordat de Voorjaarsrapportage 2022, met daarin de aanvraag voor het informatiebeveiligingsbudget van € 338.000, pas in september 2022 door het Algemeen Bestuur is geaccordeerd, konden de werkzaamheden pas in het vierde kwartaal van 2022 worden opgestart. Door de vertraagde besluitvorming en uitvoering heeft het Algemeen Bestuur op 14 december 2022 besloten om het restantbedrag van het informatiebeveiligingsbudget over te hevelen naar dienstjaar 2023. Bij resultaatbestemming wordt het bestuur voorgesteld het batig resultaat van € 74.000 over te hevelen naar 2023 en aanvullend € 255.000 in 2023 bij te ramen. Dit om werkzaamheden die in 2022 niet konden worden opgepakt in 2023 uit te voeren. Wij willen de Adviescommissie, de Klankbordgroep, de informatiemanagers, contractmanagers, de CISO’s en natuurlijk de medewerkers van SSC DeSom bedanken voor hun inzet in 2022. Mede dankzij hun betrokkenheid en inzet hebben we veel kunnen realiseren. Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

3

Ook danken we onze collega’s bij de gemeenten, bij WerkSaam Westfriesland en onze leveranciers voor de samenwerking, de feedback en de medewerking. In dit document treft u de verantwoording aan over het gevoerde beleid en beheer over het dienstjaar 2022. Het Jaarverslag is vooral de inhoudelijke verantwoording over wat we in 2022 hebben gedaan. De Jaarrekening is vooral een verantwoording over de cijfers: • Wat zijn de werkelijke lasten en baten en de verschillen ten opzichte van de begroting; • Wat is de boekwaarde van onze bezittingen (activa) en hoe zijn die gefinancierd (passiva); • Wat is het financieel resultaat over 2022. Onderdelen van de jaarrekening zijn: • Balans; • Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; • Toelichting op de balans; • Overzicht van baten en lasten met toelichting en analyse jaarresultaat. Hoogachtend, namens het Dagelijks Bestuur van SSC DeSom,

J. Franx, voorzitter.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

M.A. Vrolijk, directeur (a.i.) SSC DeSom.

4

Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat de informatie over de resultaten van SSC DeSom als organisatie. Verder is in dit hoofdstuk de programmaverantwoording en de paragrafen opgenomen. Hoofdstuk 2 bevat de jaarrekening met de balans en het overzicht van baten en lasten met een toelichting op de afwijkingen van € 15.000 en hoger en verdere toelichtingen en informatie.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

5

Hoofdstuk 1. Het jaarverslag 1.1

Inleiding

Het jaar 2022 is een jaar van uitersten geweest. Een nieuwe bezetting van de Adviescommissie, Dagelijks- en Algemeen Bestuur. Hybride werken is de nieuwe norm geworden. De extra activiteiten voor opschaling van de informatiebeveiliging hebben in 2022 tot veel extra inspanningen geleid voor de medewerkers van SSC DeSom. Deze extra inspanningen zijn grotendeels binnen de bestaande formatie van SSC DeSom opgevangen. Voor het wegwerken van achterstanden die waren ontstaan vanuit extra werkzaamheden voor de aanpak van Apache Log4j dreigementen, is extra externe inhuur nodig geweest. De trend die zich in 2021 heeft afgetekend met betrekking tot de steeds sterker wordende cyberdreigingen, heeft zich in 2022 voortgezet. Dit heeft gedurende het jaar veel extra inzet gevraagd van de medewerkers van SSC DeSom en haar deelnemende organisaties. Er was een piek in januari 2022 vanwege het doorvoeren van ingrijpende preventieve maatregelen door de Apache Log4j dreigingen. Vanaf april 2022 was er een langdurige piekbelasting door de bevindingen vanuit de Rekenkamercommissie (RKC) rapporten en de contra-expertise die SSC DeSom in opdracht van het Algemeen Bestuur heeft laten uitvoeren.

Naar aanleiding van de bevindingen uit deze rapporten zijn er naast de reguliere werkzaamheden veel extra werkzaamheden en projecten ontstaan om het continue dreigingsniveau voor mogelijke cyberaanvallen het hoofd te kunnen bieden. Dit hebben we tot nu toe nog niet in deze vorm meegemaakt. Er zijn in februari 2022 aanvullende investeringen gevraagd in capaciteit, kennis, en monitoring. Voor een deel van deze investeringen, bijvoorbeeld voor investeringen in additionele security oplossingen, was op dat moment nog geen bestuurlijk- en politiek draagvlak. Ook niet via bijstelling van de begroting hierop in de voorjaarsrapportage. De noodzaak om hier toch middelen voor vrij te maken en ‘het been bij te trekken’ op het gebied van de informatiebeveiliging, werd nog eens bevestigd door de RKC rapporten. De rekenkamer van de gemeenten Opmeer en Medemblik heeft penetratie- en mystery questonderzoeken laten uitvoeren bij de gemeenten Opmeer en Medemblik op de assen; mens, proces en techniek. De resultaten van de contra expertise kwamen overeen met de eerdere bevindingen van SSC DeSom naar aanleiding van de Apache Log4j dreigingen en de bevindingen uit de RKC rapporten. Naar aanleiding van deze rapporten in april 2022 heeft SSC DeSom direct, op verzoek van het Dagelijks Bestuur een aantal quickwins opgepakt.

Na presentatie van de resultaten van de contra expertise in het Algemeen Bestuur van augustus 2022 is aan SSC DeSom de vervolgopdracht gegeven op zeer korte termijn een projectleider aan te stellen om een plan van aanpak op te stellen. Dit onder regie en verantwoordelijkheid van SSC DeSom en met betrokkenheid van de regionale CISO’s. In november 2022 is het regionale Meerjaren Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging (MIB) aan het Dagelijks Bestuur opgeleverd. Hier moet nog definitieve besluitvorming door het Algemeen Bestuur over plaatsvinden. Naast de werkzaamheden in het reguliere proces, zijn we verder gegaan met de resterende transities in verband met de vervanging van de infrastructuur. De migraties van WerkSaam Westfriesland, gemeente Enkhuizen, gemeente Medemblik en SSC DeSom, evenals de Gemnet naar GGI Netwerk migratie en de migratie van de Oracle en SQL databases zijn in 2022 volledig afgerond. Deze werkzaamheden bleken uiteindelijk veel complexer en tijdrovender dan gedacht en hebben veel extra inzet gevergd. Uiteindelijk kon in de tweede helft van 2022 gestart worden met de overdracht naar beheer en de ontmanteling van de oude infrastructuur. In 2022 is ook het GT Print project succesvol afgerond; alle deelnemers zijn daarmee voorzien van nieuwe en/of refurbished printers en maken gebruik van nieuwe moderne printsoftware.

In opdracht van de regio heeft SSC DeSom de oude regionale Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

6

Microsoft tenant RegioWF uit 2018, conform de eisen van het WFA, uitgefaseerd. De data is deels gemigreerd naar de tenant van gemeente Hoorn en deels naar die van SSC DeSom. Dit vond plaats in opdracht van de individuele organisaties; de deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland waren daarbij zelf verantwoordelijk voor de data archivering. Exploitatie Basis voor de exploitatie is de vastgestelde Begroting 2022. De begroting wordt op twee momenten integraal beoordeeld. In de voorjaarsrapportage ligt de nadruk op toetsing van uitgangspunten bij de begroting. Bij de najaarsrapportage wordt met name beoordeeld of geraamde budgetten naar verwachting toereikend zullen zijn of moeten worden bijgesteld. In 2022 is door het bestuur vanwege het vertraagde besluitvormingsproces besloten geen najaarsrapportage op te stellen. Stand van zaken van eerder beschikbaar gestelde kredieten wordt nader toegelicht bij paragraaf 1.4. Toegepaste verrekenmethodiek De kostentoedeling vindt plaats in de vorm van een bijdrage, die bij de deelnemende gemeenten en afnemer WerkSaam Westfriesland in rekening wordt gebracht. De bijdrage, die van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd, is gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Voor afnemer WerkSaam Westfriesland is de bijdrage vastgesteld op een vast bedrag. Dat bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

7

1.2

De organisatie

De rol van SSC DeSom De rol van SSC DeSom als inhoudelijke technische beheerexpert en de bijdrage in de dienstverleningsketen is in 2022 niet feitelijk veranderd. Ook in de komende jaren blijft continuïteit, informatieveiligheid, ondersteunen van eindgebruikers en het technisch beheer onze corebusiness. Het is wel zichtbaar geworden, dat de overstap naar het afnemen en leveren van diensten vanuit een hybride Cloud omgeving veranderingen veroorzaakt, die meer complexiteit met zich meebrengen. Opdrachten voor het uitbreiden/verbeteren van de digitale dienstverlening en het steeds meer data gedreven werken, vragen continue technologische aanpassingen en verdere doorontwikkeling van dienstverlening inclusief competenties en kennis van de medewerkers van SSC DeSom en de deelnemers. Ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie De gemeente Medemblik heeft in 2021 de lopende dienstverleningsovereenkomst voor de ondersteuning bij de personeels- en salarisadministratie beëindigd. SSC DeSom heeft in 2022 AFAS met als partner Simplex geselecteerd om de salarisadministratie over te nemen. Het migratietraject is in 2022 uitgevoerd. Dit betekende extra werkzaamheden voor de financiële administratie en het managementteam van SSC DeSom. Per 1 januari 2023 is overgang naar het nieuwe systeem van de personeels- en salarisadministratie gerealiseerd. Deze migratie is succesvol verlopen.

In 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten dat de kaderbrieven en begrotingen niet meer beleidsarm worden opgesteld, ingaande Kaderbrief 2024 en Begroting 2024. Samenwerking In juni 2022 is er door alle partijen in de gemeenteraad van Koggenland een motie ingediend, waarin het college wordt gevraagd uiterlijk december 2022 aan de gemeenteraad terug te koppelen in hoeverre SSC DeSom nog past bij de ambities van de gemeente Koggenland in het kader van de dienstverlening op ICT gebied. Op het moment van het schrijven van dit jaarverslag is nog niet bekend wat hier de impact van zal zijn. Daarnaast heeft het Algemeen Bestuur al in 2021 het gesprek gestart over de korte en langere termijn toekomst van SSC DeSom als organisatievorm en mogelijke verbeteringen in het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap tussen de deelnemende organisaties en SSC DeSom. In de loop van 2022 is aan twee projectleiders van de SED organisatie, in samenwerking met bureau Quarant, door het Algemeen Bestuur de opdracht gegeven voor het einde van het jaar het rapport ‘Stip op de horizon’ aan het Algemeen Bestuur op te leveren. Eind 2022 is door de projectleiders aangegeven dat de oplevering naar verwachting in het eerste kwartaal van 2023 zal zijn. Door de lange doorlooptijd en de onduidelijkheid over de impact van deze onderzoeken is er veel onrust en onzekerheid bij het personeel van SSC DeSom ontstaan.

In een aantal gevallen heeft dit zelfs tot gevolg gehad dat medewerkers zijn vertrokken. Dit geeft risico’s met betrekking tot de bezetting en de mogelijkheid dat kennis verloren gaat. Daardoor zal de toch al hoge werkdruk voor de andere medewerkers nog hoger worden. In deze tijden van schaarste op de arbeidsmarkt is dit een ongewenste ontwikkeling. In de samenwerking heeft SSC DeSom in 2022 last gehad van de vele functiewisselingen in de informatiemanagementketen. Functies zijn vaak kort bezet geweest, soms door extern ingehuurde tijdelijke krachten. Door een gebrekkige overdacht vanuit de vertrekkende functionarissen naar hun nieuwe collega’s is niet alleen sprake geweest van Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

8

rolonduidelijkheid, maar ook van een professionele kennisachterstand. Dit heeft een nadelig effect op de samenwerking, met name waar gezamenlijk opdrachtgeverschap van de deelnemers nodig is. Dit vraagt continue meer bestuurlijke en managementaandacht dan gebruikelijk was. Op de as van de samenwerking zijn er in 2022 verder de volgende activiteiten te melden: • leveren van advies en ondersteuning bij regionale (inkoop)projecten; • hulp bij regionale inkooptrajecten; • gezamenlijke deelname aan landelijke VNG aanbestedingen; • periodieke ICT afstemming met gemeente Hoorn. Informatiebeveiliging en privacy, wat hebben we gerealiseerd en wat nog niet. In dit onderdeel gaan wij in op de resultaten op het gebied van de informatiebeveiliging. Het IT landschap is continue in beweging en de ontwikkelingen binnen informatiebeveiliging gaan snel. Innovatie, datagebruik, klantwensen en gebruikers leggen een steeds hogere druk op de IT. Hiernaast nemen ook de risico’s toe. Dagelijks lezen we in de krant over succesvolle aanvallen op bedrijven, kritische infrastructuren en overheden. Ook in 2022 is dit regelmatig het geval geweest (zie wat eerder is beschreven over onder andere Apache Log4j dreigingen).

Dwingende adviezen en aanbevelingen vanuit wet- en regelgeving, bijvoorbeeld het moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (de BIO) en het opvolgen van de adviezen van de VNG en de landelijke Informatie Beveiligingsdienst (de IBD), maken het noodzakelijk veel tijd en aandacht te besteden aan security en informatiebeveiliging en hier structureel in te investeren. Het aantal externe (cyber)dreigingen is explosief gestegen. Ook dit jaar zijn er weer verschillende voorbeelden geweest van landelijke en gemeentelijke overheidsorganisaties, die zijn aangevallen door cybercriminelen, met vaak ingrijpende gevolgen voor de dienstverlening. SSC DeSom probeert hen voor te blijven door steeds proactief te reageren door uitbreiding van monitoring instrumenten, firewalls en maatregelen op de inrichting van onze informatiebeveiliging en systemen en haar medewerkers adequaat op te leiden. Doorlopend versterken en borgen wij onze security- en architectuurformatie door opleiding en doorstroom van eigen personeel. De CISO’s zijn in 2021 in regionaal verband (samen met de CISO van SSC DeSom) gestart met het maken van een analyse van de huidige en gewenste ontwikkelingen met bijhorende maatregelen van de informatiebeveiliging.

In overleg is dit uitvoeringsplan gestopt en is medio 2022 in opdracht van het Algemeen Bestuur een nieuw Meerjaren Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging (MIB) opgesteld. Dit zal in 2023 ter besluitvorming worden voorgelegd. SSC DeSom heeft in 2022 wederom het certificaat van Data Pro gekregen op de toepassing van de AVG binnen onze organisatie. Voor de functionaris Gegevensbescherming (FG) maakt SSC DeSom gebruik van de dienstverleningsovereenkomst hierover met de gemeente Medemblik. SSC DeSom is ook dit jaar ge-audit op de inrichting, het gebruik en de borging van al onze ICT processen en heeft vervolgens voor 2022 de ISAE 3402 Type II verklaring verkregen. Dit is een bijzondere prestatie, die ook voordelen biedt bij de jaarlijkse accountantscontrole bij onze deelnemers. Communicatie en dienstverlening Naast aanpassingen van de website heeft het SSC DeSom ook specifieke focus gelegd op Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

9

de zelfredzaamheid van de medewerkers van de aangesloten organisaties. Door de ‘Topdesk’ Portal aan te passen kunnen medewerkers daar eenvoudig oplossingen van veel voorkomende werkzaamheden vinden. Op die manier kunnen de medewerkers op een zelf gekozen moment, dus ook buiten kantoortijden, zelf kijken of er een oplossing bestaat. Ook in 2022 is vol ingezet op de doorontwikkeling van de interne (ITIL) processen. Met name: • incident-, • configuratie- en • probleemmanagement. Dit heeft de volgende resultaten gegeven: • Een bijna volledig geautomatiseerde vulling van de CMDB (Configuratie management data base). • Standaard rapportages (power BI) om intern de processen te kunnen meten en meer grip op langer lopende issues te krijgen. Maar ook monitoring van de workload per medewerker waardoor meldingen niet onnodig lang open blijven staan. • Met betrekking tot de ontwikkeling van expertisegroepen is dit jaar (in afwachting van de aanpassingen van de telefooncentrale) alleen de Office 365 expertise groep gestart. Meldingen met betrekking tot Office 365 gaan rechtstreeks naar deze expertisegroep. De pilot is geslaagd en we zullen het aankomende jaar de groepen gaan uitbreiden. Financiële administratie SSC DeSom is zelf verantwoordelijk voor de uitvoer, kwaliteit en continuïteit van het financieel beheer.

Er is in 2022 wederom extra energie gestoken in het doorontwikkelen en actualiseren van het financieel beleid, financiële processen en procesbeschrijvingen. Het interne controleplan op de financiële processen is, ook in samenspraak met de accountant verder vervolmaakt als onderdeel van een continue kwaliteitsproces. De door Publieke Sector Accountants (PSA) aangereikte aanbevelingen zijn doorgevoerd. Mede door de verbeterde inrichting van de financiële processen en het goed functionerende financiële team is het financieel beheer goed belegd en kan meer tijd worden besteed aan de administratieve organisatie en interne controle.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

10

1.3

De medewerkers

De directie en medewerkers van SSC DeSom blijven zich bewust van de externe en interne ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening, informatisering en automatisering. We zien in de periode 2022-2025 een sterke ontwikkeling van een E-overheid (elektronisch) naar een I-samenleving (informatie gedreven) in een hybride werkomgeving. Medewerkers willen meebewegen met deze ontwikkelingen en daarbij is een strategisch personeelsbeleid onontbeerlijk. In overleg met de personeelsvertegenwoordiging (OR), is door de directie van SSC DeSom al eerder een strategisch personeelsplan (SPP) opgesteld met het doel het personeelsbestand gezond en wendbaar te houden. We willen een gepaste balans tussen kernbezetting en flexibele schil bereiken ondanks de moeilijke positie bij de werving van ICT personeel op de huidige arbeidsmarkt. Het plan is dynamisch ingericht en wordt regelmatig aangepast aan nieuwe ontwikkelingen. In 2022 is SSC DeSom geconfronteerd met het vertrek van diverse medewerkers, waaronder die van enkele vaste spilfuncties. Maar dat het gelukkig wel gelukt is om deze functies weer in te vullen. Het mag duidelijk zijn dat deze transities leiden tot extra werkdruk vanwege het tijdelijk moeten opvangen van deze taken en het inwerken van nieuwe medewerkers. In december 2022 is een nieuwe externe vertrouwenspersoon voor SSC DeSom aangesteld.

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is verplicht en SSC DeSom is te klein om deze rol intern in te kunnen vullen. Procesinrichting Vanuit de geïnventariseerde behoefte aan kwalitatieve medewerkers is er een match gemaakt met de meest wenselijke organisatiestructuur en functie-inhoud. Zo zijn de operationele functies nu zo generiek mogelijk beschreven. Voor elke functie geldt dat één of meer elementen uit het nieuwe bedrijfsvoeringsmodel (zie onderstaande afbeelding) onderdeel uit kunnen maken van die functies.

Ieder blad stelt een cluster van taken voor. De overlappingen van de bladen geeft de communicatiegebieden weer, spreek je collega’s rechtstreeks aan. Het totaal – een windmolen – is effectief/geeft energie zolang alle bladen van de molen de juiste vorm hebben en (samen)werken. Dus een gezamenlijkheid verantwoordelijkheid, die energie geeft aan onze deelnemers en intern. Anders gezegd; álle medewerkers van SSC DeSom zijn ervoor verantwoordelijk, dat het eindproduct goed is! Tenslotte, de as van de molen symboliseert de aansturing; niet top-down management maar veel meer sturing vanuit gezamenlijkheid, procesmatig monitoren en coördinatie. Medewerkers worden bijgeschoold als duidelijk wordt, dat er een lacune bestaat tussen benodigde en beschikbare kennis.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

11

Medenzeggenschap Er is in 2022 twee wekelijks informeel overleg en maandelijks formeel overleg met de OR geweest. Organisatiestructuur overzicht

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

12

Opleidingen De ontwikkelingen in de techniek gaan snel. Dat betekent dat het personeel continue moet worden opgeleid zodat zij de techniek kunnen bijhouden. Ook de ontwikkelingen op het negatieve vlak (cybercriminaliteit) gaan snel en ook daar moeten we de ontwikkelingen bijhouden en in dit geval voorblijven. Om deze ontwikkelingen bij te houden moeten alle (technische) medewerkers van SSC DeSom zich certificeren in de voor hun specifieke functie relevante opleidingen. Overige ontwikkelingsinspanningen: • Er is veel aandacht geweest voor de verschillende technische opleidingen, onder andere in Azure (Cloudoplossing). Medewerkers van technisch beheer hebben zich verder gespecialiseerd in Azure in verband met het beheer van de hybride omgeving. Dit is een continue proces. • De beheerexperts binnen SSC DeSom hebben zich nog verder ontwikkeld binnen het Microsoft platform. Per afdeling zaten daar verschillen in, van SC 900 voor frontoffice tot en met SC 300 voor technisch beheer. Een aantal medewerkers hebben zich verder ontwikkeld in Office365/SharePoint/Teams beheer. • Diverse medewerkers hebben in 2022 additionele Microsoft certificaten behaald. • Een aantal medewerkers hebben een specifieke Linux opleiding gevolgd. • Een aantal medewerkers hebben specifieke ITIL-processen gevolgd waarmee we de procesinrichting en -uitvoering verder kunnen verbeteren (foundation en practioner).

• Er zijn specifieke opleidingen met betrekking tot monitoring gevolgd (Splunk). • Daarnaast zijn er specifieke strategische opleidingen gevolgd op gebied van architectuur, security en auditing. • Diverse medewerkers hebben in 2022 een security certificaat behaald. • Alle medewerkers van SSC DeSom hebben Awareness trainingen gevolgd. Dit is een continue proces. • Alle medewerkers van SSC DeSom hebben instructie gehad in verband met de overgang naar het nieuwe personeelssysteem. • Een aantal medewerkers hebben specifieke (beheer)opleidingen gehad in verband met de overgang naar het nieuwe personeelssysteem. • Verder hebben medewerkers verschillende seminars en webinars gevolgd en zijn er vakbladen beschikbaar om zich op persoonlijk en zakelijk niveau te kunnen blijven ontwikkelen.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

13

1.4

Programmaverantwoording

De missie SSC DeSom biedt effectieve, efficiënte en toekomstgerichte ICT dienstverlening aan haar deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland. Betrouwbaarheid, continuïteit, beveiliging, regie, klantgerichtheid en innovatie zijn onze kernwaarden. De doelstellingen: • Borgen van de continuïteit en betrouwbaarheid; • Verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening; • Verbeteren van de efficiency; • Regie op specialistische kennis; • Optimaliseren van uitvoeringsaspecten; • Financiële voordelen door onder andere gezamenlijk inkoop; • Aandacht voor integrale veranderkracht, innoveren indien mogelijk (opdracht en middelen beschikbaar); • Minder meerkosten; • Meer mogelijkheden creëren tot verdere vormen van ICT samenwerking op langere termijn; • (Door)ontwikkelen en beheren Hybride Cloud Infrastructuur en nieuwe digitale werkplek.

Wat hebben we bereikt? • De kwaliteit van de ICT dienstverlening is van een constant niveau gebleken; • Stabiele, betrouwbare systemen; • Geen noemenswaardige verstoringen, een zeer lage ‘down time’ tijdens productie-uren; • Goede beschikbaarheid van het netwerk en de werkplekken; • De samenwerking met de deelnemers, afnemer en in de regio is voortgezet; • Cloudbeleid, dat is opgesteld in samenwerking met de deelnemers wordt toegepast, maar er wordt ook gezamenlijk gekeken naar verdere doorontwikkeling hiervan; • De bij de hybride Digitale Werk Omgeving (DWO) bijbehorende beheer- en beveiligingstoepassingen worden beheerd door SSC DeSom; • Gezamenlijk advies van de regionale Informatiemanagers met SSC DeSom met betrekking tot de DWO Roadmap, resulterend in een tweetal voorstellen voor zogenaamde Proof of Concepts (POC). In september 2022 heeft de Adviescommissie akkoord gegeven voor de uitvoering van de POC voor vervanging van de VDI/CAD omgeving. De POC voor de opvolger van de verouderde Citrix werkplek werd uitgesteld tot 2023; • Alle centrale verbindingen zijn vervangen door GT vast verbindingen van Vodafone en het oude glasvezelnetwerk van SSC DeSom is in 2022 definitief uitgefaseerd; • De netwerkapparatuur en WiFi accesspoints was in 2021 al op zestien gemeentelijke locaties vervangen.

In begin 2022 is dit ook op de laatste vier locaties uitgevoerd; • De huur van de datacenters in Wognum is in 2022 definitief opgezegd en deze datacenters zijn ontmanteld. Alle servers van SSC DeSom staan nu in datacenters in Amsterdam of in de Cloud. In Wognum staat nu alleen nog apparatuur voor de connectiviteit, net als op alle andere gemeentelijke locaties. Daarnaast staat er nog apparatuur van de gemeenten zelf; • Alle oude netwerken zijn ontvlochten en opgeruimd; • De uitfasering van Gemnet en de transitie van deze aansluitingen op het centrale GGI Netwerk is gerealiseerd. Het Gemnet contract is halverwege 2022 beëindigd; • De nieuwe database omgeving (Oracle en SQL) is begin 2022 in gebruik genomen. Vervolgens zijn in het eerste half jaar alle databases één voor één gemigreerd, waarna de tijdelijke huuromgeving beëindigd kon worden; • Aanvullende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen; • De monitoring is verder uitgebreid en zowel security-, system- als procesmonitoring is verbeterd; Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

14

• • • •

• •

Certificering op de toepassing en het gebruik van de AVG door SSC DeSom (Data Pro Certificering); De ISAE 3402 Type II verklaring is wederom behaald; De Topdesk inrichting en de SSC DeSom beheerprocessen zijn geoptimaliseerd; Deelname aan en treffen van voorbereidingen en/of voorzorgsmaatregelen in verband met diverse VNG aanbestedingen. In 2022 heeft SSC DeSom wederom tijd moeten besteden aan GT Connect (is gestopt, juridische procedure loopt nog steeds) en GT EUD (is gestopt vanwege juridische risico’s, alternatief nodig); In 2022 heeft SSC DeSom de GT Print aanbesteding afgerond en bij alle deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland de nieuwe print oplossing geïmplementeerd en alle printers vervangen; Op verzoek van de regio inclusief gemeente Hoorn is de oude regionale tenant RegioWF door SSC DeSom opgeschoond en uitgefaseerd.

Wat hebben we daarvoor gedaan? • Levering van producten en diensten uit de PDC waaronder werkplekken en telefonie; • ICT ondersteuning op 1e en 2e lijns niveau over de afgenomen producten en diensten uit de PDC via de servicedesk; • Beheer en onderhoud van de ICT infrastructuur van SSC DeSom; • Werkplekbeheer; aan- en afsluiten van werkstations, randapparatuur en telefoon op het LAN, het installeren, implementeren en configureren van werkstations en de reparatieafhandelingen van werkstations; • Internet; aansluiting van de netwerkinfrastructuur aan het publieke internet en bewaking en preventie van virus, hacking of andersoortige aanvallen van buitenaf; • Zorgen dat printen, scannen en kopiëren mogelijk is en het technisch beheer en onderhoud op de multifunctionals; • Wifi; draadloos internet en draadloos toegang tot de netwerkinfrastructuur; • Technisch applicatiebeheer van de applicaties mits geïnstalleerd op de SSC DeSom omgeving; • ICT advies; • Technische ondersteuning bij ICT projecten; • Projectondersteuning; leveren van kennis en advies aan de deelnemers bij het uitvoeren van projecten of bij de voorbereiding daarvan; • Beveiligingsbeheer; • ICT ondersteuning bij audits; • Uitwijk op de infrastructuur; • Back-up en restore; het bewaren van alle data op netwerkschijven van de deelnemers; • ICT ondersteuning bij crisisbeheersing; • ICT ondersteuning bij verkiezingen; •

ICT inkoopondersteuning; • Contractbeheer van contracten van SSC DeSom; • Beheer Configuratie management data base (CMDB); • Certificaatbeheer; • Financiële administratie van SSC DeSom; • De HRM functie ingericht binnen SSC DeSom (dienstverleningsovereenkomst met gemeente Medemblik op ondersteuning, advies P&O en juridische zaken is beëindigd); • Piketdienst tijdens avondopenstellingen van de gemeenten; • Aanvullende dienstverlening geleverd; • Invulling gegeven aan nieuwe ontwikkelingen voorkomend uit Begroting 2019; • Ontwikkelen interne organisatie; • Samenwerking regionaal; • Stageplaatsen geboden aan ICT-ers in opleiding.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

15

De gemeentelijke en regionale projecten en extra werkzaamheden voor de deelnemers en afnemer vallen niet onder de begroting van SSC DeSom, maar worden direct doorbelast aan de opdrachtgever. In het licht van de begroting en jaarrekening is 2022 een druk jaar geweest. Er is hard gewerkt aan de corebusiness ‘het beheer’ en onze interne processen. Daarnaast is er hard gewerkt aan de nieuwe ontwikkelingen voor de Hybride Cloud Infrastructuur en het beheer van de nieuwe digitale werkplek (DWO). Het DWO project is opgeleverd conform de basiseisen en -wensen, die in 2019 waren vastgelegd in de zogenaamde Proof of Concepts (POC). In 2021 is na de uitrol van DWO fase 2, de in gebruik name van Teams bij alle organisaties, het DWO project beëindigd, omdat het budget op was. De impact van het DWO project op de organisaties bleek veel groter dan verwacht, waardoor dit veel langer heeft gevergd dan aanvankelijk voorzien. Het bestuur wilde van de informatiemanagers voordat eventueel beslist wordt over extra budget voor verdere doorontwikkeling, eerst een gezamenlijk uitgewerkte DWO Roadmap ontvangen met daarin prioritering en kosten. In maart 2022 is er door de regionale informatiemanagers samen met SSC DeSom een advies met betrekking tot de DWO Roadmap (doorontwikkeling werkplek) uitgebracht aan de Adviescommissie.

Dit advies moest echter verder uitwerkt worden en resulteerde in een nieuw advies voor een tweetal POC’s. In september heeft de Adviescommissie akkoord gegeven voor de uitvoering van de POC voor vervanging van de VDI/CAD werkplek, omdat de oude VDI omgeving uit 2014 op omvallen staat, deze wordt inmiddels niet meer ondersteund. De POC voor de opvolger van de verouderde Citrix werkplek is ook dringend noodzakelijk, omdat veel verouderde functionaliteit in Citrix niet meer compatible is met moderne online functionaliteit, maar deze POC is door de Adviescommissie verschoven naar 2023. De POC voor vervanging van de VDI/CAD omgeving is eind 2022 gestart, maar het resultaat zal pas in 2023 bekend zijn. Op basis waarvan een advies voor de structurele oplossing opgesteld zal moeten worden. De POC voor de opvolger van de Citrix werkplek staat op de projectplanning voor 2023. Gedurende het volledige jaar is hard gewerkt aan de afronding van de vervanging van de infrastructuur, het ontmantelen van de oude infrastructuur en het inregelen van het beheer (namelijk deels regievoering). De databasemigraties en de migraties van Gemnet naar GGI Netwerk waren voor SSC DeSom ook zeer intensief. Zoals ook in 2021 al duidelijk was, is de impact hiervan onderschat.

Er bleek namelijk veel kennis te ontbreken (ook bij leveranciers) waardoor veelal eerst veel uitzoekwerk en testwerk nodig was om tot een oplossing te komen. Gedurende deze trajecten heeft SSC DeSom veel moeten trouble shooten. Uiteindelijk is het volledige project Vervanging on-premise infrastructuur eind 2022 volledig opgeleverd. De besteding van beschikbaar gestelde kredieten in 2022 wordt hieronder nader toegelicht. Investering voor Hardware werkplekken personeel SSC DeSom (€ 75.000) Via de Voorjaarsrapportage 2022 is de aanvraag voor een nieuw investeringskrediet voor de komende drie jaar voor de noodzakelijke aanschaf van apparatuur voor nieuw personeel en de gedeeltelijke vervanging van bestaande, defecte of niet meer toegestane apparatuur geaccordeerd. Het restantkrediet per 31 december 2022 bedraagt € 54.620. Dit restantkrediet zal komende jaren verder worden aangewend. Investering voor Meubilair en inventaris werkplekken personeel SSC DeSom (€ 25.000) In 2022 is ten laste van dit investeringskrediet uit 2019 € 3.707 uitgegeven. Het krediet wordt aangewend voor noodzakelijke aanschaf van meubilair voor nieuw personeel en vervanging van bestaand meubilair op Arbo-advies. Het restantkrediet per 31 december 2022 bedraagt € 12.842. Dit restantkrediet zal komende jaren verder worden aangewend.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

16

Investering voor Project Vervanging on-premise infrastructuur (€ 215.000 aanvullend) Zoals reeds vaker aangegeven, blijkt op het oorspronkelijke investeringskrediet van € 2.810.000 ten behoeve van de nieuwe Hybride Cloud Infrastructuur een aanvullend investeringskrediet van € 215.000 nodig te zijn. De aanvraag van het krediet is via de Voorjaarsrapportage 2022 verlopen en gehonoreerd. Nu alle werkzaamheden in 2022 in dit kader zijn afgerond en daarmee alle investeringen zijn gedaan, kan de balans worden opgemaakt. De uitgaven ten laste van dit krediet bedragen uiteindelijk in totaal € 3.025.218, een overschrijding van € 218 dus. Het krediet is inmiddels afgewikkeld.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

17

Beleidsindicatoren De voorgeschreven te publiceren beleidsindicatoren voor 2022 zijn: Taakveld 0 - Bestuur en ondersteuning Naam indicator Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead

Eenheid

Bron

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen % van totale lasten

Eigen gegevens Eigen gegevens Eigen begroting

Indicator jaarrekening 2022 0,282 0,257 € 27,97

Eigen begroting Eigen begroting

18% 100%

Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn de gemeentelijke bijdragen van de deelnemers aan de regeling en de bijdrage van afnemer WerkSaam Westfriesland. De gemeentelijke bijdragen van de deelnemers zijn daarbij gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Bij afnemer WerkSaam Westfriesland wordt jaarlijks een vast bedrag plus indexatie in rekening gebracht. Voor 2022 bedraagt deze bijdrage € 648.000 (afgerond). Een overzicht van de bijdragen van de deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland is in paragraaf 2.2 van de jaarrekening opgenomen. De kosten van overhead Op basis van voorschriften moet in de programmaverantwoording een onderscheid worden gemaakt tussen de kosten van overhead en de overige kosten. De kosten van overhead in 2022 bedragen in totaal afgerond € 8.639.000 en hebben betrekking op alle kosten, behalve rente. Heffing van vennootschapsbelasting SSC DeSom is ondernemer en valt in principe onder de vennootschapsbelasting. Voor samenwerkingsverbanden is echter sprake van vrijstelling als wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden: 1 de activiteiten worden verricht voor de participerende rechtspersonen; 2 de activiteiten zouden niet zijn belast als ze bij de individuele deelnemers zouden worden verricht; 3 de participanten dragen naar evenredigheid bij in de kosten van de activiteiten.

Voor de dienstverlening aan de deelnemers wordt aan deze drie voorwaarden voldaan. Echter, er worden ook diensten geleverd aan een niet-participerende rechtspersoon, WerkSaam Westfriesland. Ten aanzien van deze dienstverlening zijn wij (op basis van advies van belastingdeskundigen) tot de volgende conclusie gekomen: • De activiteiten voor de deelnemers en die voor WerkSaam Westfriesland vormen twee aparte activiteiten; • De activiteiten voor de deelnemers vormen een onderneming, waarvoor de samenwerkingsvrijstelling kan worden toegepast; • Het is niet te beoordelen of de activiteiten voor WerkSaam Westfriesland in 2022 per saldo winstgevend zijn, maar als dat zo is, is er nog geen sprake van een onderneming, omdat er nog niet over een reeks van jaren geregeld overschotten zijn behaald. Bovendien wordt dat voordeel niet beoogd; • Op basis hiervan zijn wij van mening dat inzake het resultaat 2022 geen sprake is van heffing van vennootschapsbelasting. In 2022 heeft de Belastingdienst het standpunt van SSC DeSom wederom bevestigd door voor de belastingjaren 2020 en 2021 een definitieve nul-aanslag vast te stellen.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

18

Gebruik van de post Onvoorzien Het budget voor onvoorziene uitgaven is in 2022 niet aangesproken.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

19

Wat heeft het gekost? OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN

Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Aanschaf licenties Audits licenties Incidentele projectkosten Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente Organisatiekosten Salaris en sociale premies Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur en energie serverruimten Bijdrage ondersteunende diensten Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Externe dienstverleningscontracten

Bedragen afgerond op € 1.000 Primitieve Gewijzigde Begroting 2022 Begroting 2022 Werkelijk 2022 Verschil € € € € € € €

722.000 € 1.210.000 € 27.000 € - € 208.000 € 212.000 € 10.000 €

814.000 € 1.210.000 € 27.000 € 88.000 € 208.000 € 260.000 € 10.000 €

797.000 € 1.322.000 € 2.000 € 108.000 € 123.000 € 172.000 € -5.000 €

17.000 -112.000 25.000 -20.000 85.000 89.000 15.000

€ € € € €

3.116.000 € 79.000 € 131.000 € 65.000 € 118.000 €

2.760.000 € 79.000 € 637.000 € 426.000 € 118.000 €

2.891.000 € 48.000 € 634.000 € 111.000 € 105.000 €

-131.000 31.000 2.000 315.000 13.000

€ € €

209.000 € 111.000 € 44.000 €

209.000 € 111.000 € 44.000 €

223.000 € 130.000 € 27.000 €

-13.000 -19.000 17.000

€ €

227.000 € 144.000 €

227.000 € 144.000 €

327.000 € 293.000 €

-101.000 -149.000

€

10.000 €

10.000 €

- €

10.000

Subtotaal lasten (A) €

6.643.000 €

7.382.000 €

7.308.000 €

74.000

€ € €

5.985.000 € 648.000 € - €

6.552.000 € 648.000 € - €

6.552.000 € 648.000 € - €

-

Subtotaal baten (B) €

6.633.000 €

7.200.000 €

7.200.000 €

-

Subtotaal baten en lasten (B -/- A) €

-10.000 €

-182.000 €

-108.000 €

-74.000

Onvoorzien

Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Westfriesland Personeelsgerelateerde baten

Diverse dienstverlening Kosten projecten deelnemers

€

- €

- €

353.000 €

-353.000

Kosten telefonie/multifunctionals/PDC-producten

€

- €

- €

973.000 €

-973.000

Subtotaal lasten (C) €

- €

- €

1.326.000 €

-1.326.000

Doorbelasting projecten deelnemers

€

- €

- €

353.000 €

353.000

Doorbelasting telefonie/multifunctionals/PDCproducten

€

- €

- €

973.000 €

973.000

Subtotaal baten (D) €

- €

- €

1.326.000 €

1.326.000

Subtotaal baten en lasten(D -/- C) €

- €

- €

- €

-

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten (B + D -/- A -/- C)

€

-10.000 €

-182.000 €

-108.000 €

74.000

Onttrekking van reserves Toevoeging aan reserves Mutaties reserves

€ € €

10.000 € - € 10.000 €

182.000 € - € 182.000 €

182.000 € - € 182.000 €

-

Gerealiseerd resultaat

€

- €

- €

74.000 €

74.000

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

20

1.6

Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV)

Artikel 26 van BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als in de begroting opgenomen zijn. Van belang zijn de volgende paragrafen: • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • financiering; • bedrijfsvoering. De paragraaf ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ is bedoeld voor de kapitaalgoederen wegen, riolering, water, groen en gebouwen. De kapitaalgoederen bij SSC DeSom betreffen echter ICT equipment. Hierdoor is het niet vereist een beschrijving op te nemen. Er is dan ook geen paragaaf ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ opgenomen. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin SSC DeSom in staat is substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen van SSC DeSom moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen, onbenutte inkomstenbronnen en bezuinigingsmogelijkheden. Tot de vrij aanwendbare middelen horen alle reserves met een vrij aanwendbaar karakter.

In het kader van de financiële risicobeheersing zijn de volgende beheersmaatregelen genomen: • Binnen SSC DeSom zijn budgethouders benoemd; • Elk kwartaal worden de extra kosten aan de deelnemers en afnemer doorberekend; dit betreft kosten van projecten, telefonie, printers en PDC-bestellingen; • Er is een planningsteam benoemd, waarin de contractmanagers van de deelnemers de knelpunten, prioriteiten en planning bespreken; • Maandelijks wordt de budgetuitputting in het managementteam van SSC DeSom besproken en geanalyseerd; • Bij gesignaleerde risico’s worden er maatregelen genomen. Doel hierbij is vermindering/vermijden van het risico, acceptatie van het risico of overdracht van het risico. Het aantal risico’s waarvoor het weerstandsvermogen moet worden aangesproken is beperkt. Om toch inzicht te krijgen is een risicomatrix opgesteld. De risicomatrix, die in de Begroting 2022 is opgenomen, is gedurende 2022 opnieuw beoordeeld. Dit heeft niet geleid tot wijzigingen. De risicomatrix treft u hieronder aan. Voor 2022 is het jaarresultaat € 74.000 positief. Dit bedrag blijft echter buiten het weerstandsvermogen, omdat voor dit bedrag een voorstel voor resultaatbestemming wordt gedaan. Op 31 december 2022 bedraagt de algemene reserve € 161.000.

Gezien een mogelijke aanspraak op het weerstandsvermogen van € 173.750 uit de risicomatrix is het huidige weerstandsvermogen (algemene reserve plus post Onvoorzien, in totaal € 171.000) daarmee niet toereikend, maar is het verschil van € 2.750 dermate gering, dat een verdeling van het ongedekte risico over de deelnemers achterwege is gelaten.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

21

Risicomatrix Risico

Verantwoordelijk

Risicobeschrijving

Cybera a nva l l en / Cybercri mi na l i tei t

Di rectie

Cybera a nva l l en door ha ckers , wa a rdoor Reduceren continuïtei t va n de s ys temen wordt bedrei gd of da tal ekken worden veroorza a kt. Cybercri mi na l i tei t neemt fors toe, hel a a s ook qua compl exi tei t. We zi en, da t het hel a a s ni et beperkt bl i jft tot enkel voudi ge a a nva l l en, ma a r da t deze ook va a k worden gecombi neerd.

€

197.000

Mogel i jk (10 tot 25%)

€

39.250

Geen goede centra l e regi e en bevei l i gi ng op SAAS opl os s i ngen

Da gel i jks bes tuur

Indi en gemeenten of WerkSa a m Reduceren Wes tfri es l a nd SAAS opl os s i ngen gebrui ken, di e ni et vi a het centra l e SSC DeSom Identity en Acces Ma na gement zi jn a a nges l oten, neemt het ri s i co op bevei l i gi ngs i nci denten en da tal ekken toe.

€

100.000

Mogel i jk (10 tot 30%)

€

27.500

Incompl i a ncy door gewi jzi gde voorwa a rden s oftwa rel evera nci ers

Da gel i jks bes tuur

Ora cl e en Mi cros oft wi jzi gen continue de Reduceren voorwa a rden voor het gebrui k va n hun producten. Hi er i s hun verdi enmodel op geba s eerd. Zi j hebben het recht om ja a rl i jks onze l i centiepos i tie te control eren.

€

450.000

Mogel i jk (5 tot 10%)

€

45.000

Ontvl echting va n WerkSa a m Wes tfri es l a nd

Al gemeen bes tuur Mogel i jkhei d beëi ndi gen va n di ens tverl eni ngs overeenkoms t SSC DeSom door WerkSa a m Wes tfri es l a nd.

Accepteren

€

600.000 Onwa a rs chi jnl i jk (0 tot 5%)

€

27.000

Beëi ndi gen va n contra cten met Di rectie onze l evera nci ers

Het eventueel beëi ndi gen va n contra cten Accepteren met onze l evera nci ers (bi jvoorbeel d door fa i l l i s s ement of door gewi jzi gde oms tandi gheden of wet- en regel gevi ng) ka n een ri s i co voor continuïtei t en vei l i ghei d veroorza ken.

€

400.000

Mogel i jk (5 tot 10%)

€

25.000

Ti jdi ge i nvul l i ng va n va ca tures en wervi ng ges chi kt pers oneel

Verva ngende (externe) ca pa ci tei t za l (l a ngduri g) moeten worden i ngehuurd.

€

50.000

Mogel i jk (5 tot 20%)

€

10.000

€

173.750

Di rectie

Totaal

Beheersmaatregel

Reduceren

Inschatting schade

Inschatting kans

Weerstandsvermogen

Toelichting beheersmaatregelen: De risico-eigenaar speelt een belangrijke rol in het bepalen van c.q. adviseren over de maatregelen, die genomen moeten worden. Hierbij is er keuze uit de volgende strategieën: • • • •

Accepteren: Bij acceptatie zal de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt. Reduceren: Omgaan met een risico vereist aanpassing van bijvoorbeeld de organisatie, procedures, systemen en organisatiecultuur. Elimineren: Dit houdt in dat het beleid waardoor een risico ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vormgegeven of geen beleid gestart wordt, dat een risico met zich meebrengt. Overdragen/verzekeren: Dit kan door het beleid, dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt of door het afsluiten van een verzekering.

Voor wat de bedragen in de risicomatrix betreft, is het de verwachting, dat de ontwikkelingen in 2022 met betrekking tot de steeds frequentere dreigingen van cybercriminelen tot een mogelijke aanpassing van de risicomatrix in de Begroting 2024 kan leiden. Dit zal mede afhankelijk zijn van de besluitvorming met betrekking tot het Meerjaren Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging (MIB).

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

22

Kengetallen

Jaarverslag jaar t Kengetallen: 1a. Netto schuldquote 1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen 2. Solvabiliteitsratio 3. Structurele exploitatieruimte 4. Grondexploitatie 5. Belastingcapaciteit

Verloop van de kengetallen Verslag 2021 Begroting 2022 Verslag 2022 36% 3% 29% 36% 7% -1% n.v.t. n.v.t.

3% 25% 0% n.v.t. n.v.t.

29% 5% 0% n.v.t. n.v.t.

1a. / 1b. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). De gemeenschappelijke regeling zit hier ruim onder. De daling van het kengetal ten opzichte van 2021 heeft vooral te maken met de eerste aflossing op de langlopende geldlening, die ten behoeve van het project Vervanging on-premise infrastructuur in 2021 is aangetrokken. 2. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. 3. Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeenschappelijke regeling heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. 4. / 5. Deze kengetallen zijn niet van toepassing op de gemeenschappelijke regeling daar geen sprake is van een grondexploitatie en belastingopbrengsten. Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo Presentatie van het structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo (bedragen x € 1.000) Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotings- of jaarrekeningsaldo Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo

Begroting 2021 Begroting 2022 -68 68 -

-10 10 -

Verslag 2022 -108 182 74 35 39

Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025 -

-

-

Toelichting: De incidentele baten en lasten van bestellingen en opdrachten, die de deelnemers en afnemer plaatsen bij SSC DeSom, bedragen per saldo € 0. Verder zijn er in 2022 drie incidentele onttrekkingen aan reserves van in totaal € 173.000 en een incidentele verkoop van oude hardware voor een bedrag van € 35.000 geweest. Het bedrag van de onttrekkingen is overigens in 2022 in zijn geheel uitgegeven.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

23

Financiering In januari 2022 is in eerste instantie voor een periode van zes maanden een kasgeldlening van € 2.000.000 aangetrokken, die vervolgens met vijf maanden is verlengd en in november 2022 is afgelost. Voor de maanden december 2022 en januari 2023 is echter opnieuw een kasgeldlening van € 1.000.000 aangetrokken om de liquiditeit van SSC DeSom op peil te houden. Verder is in de loop van 2022 op de bestaande langlopende lening € 562.000 afgelost en een nieuwe langlopende lening voor een bedrag van € 215.000 aangetrokken. Beide langlopende leningen zijn afgesloten in het kader van het project Vervanging onpremise infrastructuur. Het totaal van de langlopende leningen per 31 december 2022 bedraagt derhalve € 2.463.000. De totale rentelast voor het jaar 2022 met betrekking tot deze leningen bedraagt € -5.000. Als gevolg van artikel 4 van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) dient gelijktijdig met het jaarverslag gerapporteerd te worden over de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. SSC DeSom heeft het beleid om de looptijd van leningen zoveel mogelijk gelijk te houden aan de looptijd van de investeringen zodat renterisico’s zoveel als mogelijk worden beperkt. De kasgeldlimiet geeft de maximale toegestane omvang van de kortlopende schulden (met een looptijd korter dan 1 jaar) aan.

Deze kasgeldlimiet bedraagt € 545.000 en is in 2022 alleen in het eerste kwartaal overschreden. Kasgeldlimiet: Omvang begroting per 1 januari 2022 is € 6.642.400 (= grondslag) Omschrijving (bedragen x € 1.000) Toegestane kasgeldlimiet: - in procenten van de grondslag - in een bedrag Omvang vlottende korte schuld: - opgenomen gelden korter dan één jaar - schuld in rekening-courant - gestorte gelden door derden korter dan één jaar - overige geldleningen, niet zijnde vaste schuld Totaal omvang vlottende korte schuld Vlottende middelen: - contante in kas - tegoeden in rekening-courant - overige uitstaande gelden korter dan één jaar Totaal vlottende middelen Toets kasgeldlimiet: - totaal netto-vlottende schuld - toegestane kasgeldlimiet Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

1e kwartaal 2022

2e kwartaal 2022

3e kwartaal 2022

4e kwartaal 2022

8,2% 545

8,2% 545

8,2% 545

8,2% 545

767 0 0 1.333 2.100

678 0 0 2.000 2.678

606 0 0 2.667 3.273

889 0 0 1.667 2.556

0 1.163 343 1.506

0 1.819 563 2.382

0 2.374 907 3.281

0 1.449 790 2.239

594 -545 -49

296 -545 249

-8 -545 553

317 -545 228

24

De norm voor het renterisico stelt een grens aan financiering op lange termijn. De norm bedraagt € 2.500.000. Deze norm is niet overschreden. Renterisiconorm:

Omschrijving (bedragen x € 1.000) Renteherzieningen op leningen o/g Betaalde aflossingen Renterisico Begrotingstotaal Het bij Ministeriële Regeling vastgestelde percentage Regeling Renterisiconorm Toets renterisiconorm Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

2022 0 562 562 6.642 20% 2.500 1.328 1.938

Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Decentrale overheden moeten inzicht geven in de berekening van hun aandeel in dit EMU-saldo. Deze informatie wordt middels enquêtes aangeleverd bij het Centraal Bureau voor de Statistiek. EMU-saldo: Omschrijving (bedragen x € 1.000)

Verslagjaar 2022

Verslagjaar 2021

1.

Saldo van baten en lasten vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves

-108

-659

2.

Afschrijvingen ten laste van de exploitatie

-797

-360

3.

Bruto dotaties aan de balanspost Voorzieningen ten laste van de exploitatie

0

0

4.

Investeringen in (im)materiële vaste activa, die op de balans worden geactiveerd

200

2.744

5.

Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord

0

0

6.

Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op de exploitatie verantwoord

0

0

7.

Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d., die niet op de exploitatie staan

0

0

8.

Baten bouwgrondexploitatie voor zover niet in de exploitatie verantwoord

0

0

9.

Lasten op balanspost Voorzieningen voor zover deze transacties met derden betreffen

0

0

10. Lasten in verband met transacties met derden, die niet via de exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves worden gebracht

0

0

11. De bij verkoop van effecten te verwachten boekwinst Berekend EMU-saldo

0

0

-705

1.725

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

25

Bedrijfsvoering Personeelsformatie Ultimo 2022 bedraagt de formatie 39,8 fte. Facilitaire organisatie Het personeel van SSC DeSom is gehuisvest in Wognum waar diverse werkruimten in gebouw Zuid van de gemeente Medemblik worden gehuurd. De huisvesting is volledig aangepast aan de huidige wensen en eisen. De huur van werkruimten voor de datacenters van SSC DeSom is per 1 oktober 2022 beëindigd. De dienstverleningsovereenkomsten en het huurcontract tussen SSC DeSom en de gemeente Medemblik moeten hier nog op aangepast worden. Verder wordt SSC DeSom ondersteund door de gemeente Medemblik op het gebied van salarisadministratie, facilitaire zaken (waaronder archivering), gegevensbescherming en huisvesting. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage van SSC DeSom over 2022 is 2,36%. Salariskosten Op een oorspronkelijk budget aan salariskosten van € 3.116.000 is in 2022 een bedrag van € 2.891.000 uitgegeven. Aan de inhuur voor (tijdelijke) opvulling van vacatures of tijdelijke versterking of ziekte-vervanging is € 634.000 uitgegeven. Hierbij worden de niet-uitgegeven salariskosten overgeheveld van salariskosten naar inhuur om de kosten van de inhuur te compenseren. Voor 2022 bedraagt deze overheveling € 356.000 en heeft als gevolg, dat er een overschrijding op budget Salariskosten is ontstaan. 1.7

Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo)

De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De Woo heeft de Wet openbaarheid bestuur (Wob) vervangen. In dit kader publiceert SSC DeSom alle agendastukken van het Algemeen Bestuur in aanloop naar de bestuursvergadering tijdelijk op de website van SSC DeSom. In 2022 zijn er bij SSC DeSom geen Woo verzoeken voor het opvragen van informatie binnengekomen.

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

26

Hoofdstuk 2. De jaarrekening 2.1 Balans per 31 december 2022 (bedragen x € 1.000) ACTIVA

31-12-2022

Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

2.670

2.670

Totaal vaste activa

507 255

Liquide middelen Banksaldi

405

Totaal vlottende activa Totaal generaal

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

3.267 3.267

2.670

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

31-12-2021

3.267

762

852 802 50

405

46 46

936 936

940 940

2.103 4.773

1.838 5.105

27

(bedragen x € 1.000) PASSIVA

31-12-2022

Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat

161 0 74

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van: binnenlandse banken en overige financiële instellingen

235

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen Totaal vlottende passiva Totaal generaal Gewaarborgde geldleningen Garantstellingen

Definitieve Jaarstukken 2022 SSC DeSom, versie 1.0

344 184 10 150

2.463 2.463

Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige kasgeldleningen Overige schulden

31-12-2021

2.810 2.810

2.698

3.154

1.910 1.000 910

1.733 0 1.733

165

218

162

214

3

4 2.075 4.773

1.951 5.105

0 0

0 0

28

2.2 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar In dit onderdeel treft u vooral een financiële verantwoording aan, waarbij is opgenomen: • de geraamde lasten en de werkelijke lasten per kostensoort; • de geraamde baten en de werkelijke baten per batensoort; • de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves; • het gerealiseerde resultaat. Een analyse van de verschillen tussen geraamde cijfers en werkelijke cijfers is opgenomen in de toelichting. OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN