3.c 20240409 Begroting 2025 WFA
Tekst van het document
Begroting 2025 Inclusief meerjarenraming 2025-2028
Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur 11 juli 2024
De voorzitter, Dhr. G.J. van den Hengel
De secretaris, Dhr. D. Dekema
1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave............................................................................................................................................................................. 2 1. Inleiding en besluitvorming .................................................................................................................................................. 3 2. Beleidsbegroting...................................................................................................................................................................... 5 2.1 Samenstelling bestuur ......................................................................................................................................................... 5 2.2 Missie en visie ......................................................................................................................................................................... 5 2.3 Stand van zaken ..................................................................................................................................................................... 6 2.4 Visie op de toekomst ............................................................................................................................................................
7 2.5 Indexeringen ........................................................................................................................................................................ 11 3. Paragrafen ............................................................................................................................................................................... 13 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................................................................. 13 3.1.1 Overige reserves............................................................................................................................................................... 14 3.2 Financieringsparagraaf ...................................................................................................................................................... 14 3.3 Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................................................... 15 4. Financiële begroting .............................................................................................................................................................
16 4.1 Begroting 2025 ..................................................................................................................................................................... 16 4.2 Meerjarenbegroting 2025 – 2028 ..................................................................................................................................... 17 4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten ..................................................................................................................... 17 4.4 Bijdrage per gemeente ...................................................................................................................................................... 18 4.5 Vermogenspositie ............................................................................................................................................................... 18 4.6 Balans – meerjarig ............................................................................................................................................................... 19 4.7 Financiële kengetallen begroting .................................................................................................................................... 19 5.
Bestuurlijke Besluitvorming ................................................................................................................................................ 20
Auteur: A.S. Schoemaker
2
1. Inleiding en besluitvorming Betrouwbaar, integer en bruikbaar informatie beheer maakt het handelen van de gemeente transparant en dient zo de democratie. Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land en helpen ze mee aan het bouwen van de toekomst. Het Westfries Archief werkt met de zeven gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec samen om informatie over het heden en verleden voor nu en later authentiek en toegankelijk te houden. Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet en de Gemeenschappelijke Regeling: ▪ Het ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; ▪ Informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; ▪ Beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie. Hierbij bieden wij u de ontwerpbegroting voor 2025 aan, alsmede de meerjarenraming 2025-2028 Deze is besproken en voorlopig vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur op 16 april 2024.
Als basis zijn de ramingen uit de voorgaande begroting (2024) inclusief de wijzigingen, de kadernota 2025 van het Westfries Archief genomen. Voor de salariskosten zijn de werkelijke salarissen 2024 en de afgesproken indexering 2025 vanuit de regietafel als uitgangspunt genomen. Alle gemeenten hebben een positieve zienswijze ingediend op de kadernota 2025. De kadernota van het Westfries Archief is vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 21 maart 2024. Er zijn enkele wijzigingen in de begroting 2025 ten opzichte van de kadernota 2025. Deze wijzigingen betreffen de salariskosten, de DVO dienstverlening en de onttrekking aan de reserve. Gedurende 2025 zal het aantal fte wegens gepland natuurlijk verloop afnemen. Om de uitvoering van activiteiten volgens planning plaats te laten vinden gedurende 2025 en niet tot het daaropvolgende jaar te moeten laten wachten, hebben wij in het begrotingsjaar 2025 een lichte incidentele stijging van de salariskosten voorzien, welke vanaf 2026 weer zal dalen en normaliseren. We zullen daartoe de benodigde functies en competenties voorafgaand aan het geplande verloop alvast werven en in vullen. Deze geraamde kosten zijn meegenomen in de begroting 2025. Daarnaast was in de kadernota 2025 de post DVO dienstverlening niet geïndexeerd. Deze indexering heeft in de begroting 2025 alsnog plaatsgevonden.
Tot slot is de onttrekking aan de bestemmingsreserve ten behoeve van de digitalisering van de bouwvergunningen met 20.000 euro verhoogd. Conform de regionaal gemaakte afspraken heeft een indexering op de loon- en prijsontwikkeling plaatsgevonden. De conceptbegroting wordt door het Dagelijks Bestuur voorgelegd aan de deelnemende gemeenten voor de zienswijze procedure waarna in de vergadering van het Algemeen bestuur op 11 juli 2024 definitieve besluitvorming plaatsvindt.
3
Volgens artikel 7 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) heeft een begroting de volgende indeling: ▪ De begroting bestaat ten minste uit: de beleidsbegroting; de financiële begroting. ▪ De beleidsbegroting bestaat ten minste uit: het programmaplan; de paragrafen. ▪ De financiële begroting bestaat ten minste uit: het overzicht van baten en lasten en de toelichting; de uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting; de bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld. Daarnaast worden ook de ramingen opgenomen van drie jaren ná het begrotingsjaar.
4
2. Beleidsbegroting 2.1 Samenstelling bestuur Het Algemeen Bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten: Opmeer Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Drechterland Stede Broec
Dhr. G. J. van den Hengel (voorzitter) Dhr. E.A. van Zuylen Dhr. J. Nieuwenburg Mw. M. Bonsen-Lemmers Dhr. M. Pijl Dhr. P. Dijkman Dhr. R.A.P. Wortelboer
2.2 Missie en visie Missie
Het Westfries Archief is hét centrum voor informatie beheer in Westfriesland en draagt daarmee bij aan een transparante overheid en tegelijkertijd voor een duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland.
Visie
Het Westfries Archief is het geheugen en geweten van Westfriesland. De informatie die door het Westfries Archief wordt beheerd is de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en ambtenaren weten dit en vertrouwen hierop. Het Westfries Archief is het centrale informatie knooppunt binnen Westfriesland en stimuleert regionale samenwerking binnen de regio Westfriesland op het gebied van informatiemanagement. Binnen de gerealiseerde technieken en processen voor digitale archivering maakt het Westfries Archief het mogelijk dat er geen onnodige informatie bij de deelnemers wordt beheerd en bewaard. Aanwezige expertise op het gebied van informatielogistiek, -beheertechniek en het toegankelijk maken van (overheids)informatie wordt regionaal benut.
5
2.3 Stand van zaken De belangrijkste taak van het Westfries Archief is het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van Westfriese informatie, archieven en documentair erfgoed en het uitvoeren van toezicht op informatie, op basis van de Archiefwet. Voor de komende periode blijft ons doel ongewijzigd: Het Westfries Archief voorziet in en anticipeert op de actuele en toekomstige informatie behoeften van de partners, de gebruikers en het publiek. De tactische doelstellingen die hiervan zijn afgeleid: ▪ De collectie is duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en representatief voor de regio. ▪ Onze dienstverlening is innovatief, zorgt voor tevreden gebruikers en bevordert de zelfbediening. ▪ De kennis binnen de organisatie is professioneel, up-to-date en in staat flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. ▪ Door kennis en middelen is de organisatie een betrouwbare en innovatieve partner op het gebied van regionaal informatie beheer en het publiceren van overheidsinformatie Verwachtingen ten aanzien van de periode 2024-2027: ▪ De archiefwet zal worden gewijzigd waardoor archieven van overheden na 10 jaar, in plaats van 20 jaar, openbaar zullen worden en in beheer overgedragen aan het Westfries Archief.
Dit zal een inhaalslag en grote toename in digitale opslag en beheer met zich meebrengen, waarbij het Westfries Archief ook meer betrokken zal zijn bij informatievorming en -beheer van gemeenten en deelnemende GR’en. ▪ De regio Westfriesland is een voorbeeld in het landelijke traject “Het archief als nutsvoorziening”, waarbij het Westfries Archief steeds meer zal worden benut als centraalpunt van informatie beheer binnen de regio. ▪ De doorontwikkeling en intensivering van online dienstverlening. ▪ De aanpassing van het functioneel gebruik van de publieksruimte. ▪ We vieren 50 jaar Westfries Archief in 2025. ▪ Voortzetting van de digitalisering van analoge archieven. ▪ Intensivering van de inzet van data analyse, data netwerken en artificial intelligence. ▪ Het continueren van een enthousiaste vast groep vrijwilligers. ▪ Een transformatie van klassieke archiefdienstverlening naar modern informatiemanagement en online service.
6
2.4 Visie op de toekomst Pact van Westfriesland
De zeven Westfriese gemeenten hebben samen het Pact van Westfriesland 7.1 opgesteld. Doel van het pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid, onderwijs en vrije tijd. De regio Westfriesland wil daarmee tot de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s behoren. Het Westfries Archief levert een fundamentele bijdrage aan dat doel. Het Westfries Archief ondersteunt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland. Door de inzet van onze kennis en middelen kunnen wij nu en in de toekomst de regionale samenwerking op het gebied van informatiemanagement concreet versterken. Onze activiteiten die hieraan bijdragen:
Digitale archivering
Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen brengen archiefinformatie over naar de daartoe aangewezen archiefbewaarplaats van het Westfries Archief. Tot heden heeft dat voornamelijk in papieren vorm plaatsgevonden. Informatie wordt echter al enige jaren digitaal gevormd, -vastgelegd en digitaal bewaard. Gevolg daarvan is de aanstaande aanleveringen van digitaal gevormd archief aan het Westfries eDepot. Digitale informatie heeft een specifieke aanpak nodig om in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Daarvoor is een gespecialiseerde digitale omgeving nodig, maar ook gespecialiseerd data beheer door data- en informatie specialisten. Het informatie beheer zal de komende jaren dan ook sterk toenemen. Wanneer alle deelnemers digitale archieven hebben uitgeplaatst in het eDepot zal ook voor deze opslag de regionale verdeelsleutel gelden. ▪ ▪
Het beheren en preserveren van gearchiveerde en uitgeplaatste digitale overheidsinformatie voor alle deelnemers. Het voorzien in een veilige permanente beheer- en publicatie omgeving voor digitaal gevormde informatie van alle deelnemers.
Advies en inspectie
De archiefinspecteur begeleid, adviseert en inspecteert vanuit een toezichthoudende rol bij het vormen van informatie door de aangesloten gemeenten en GR'en. Om (digitale) informatie conform de geldende wet- en regelgeving te beheren wordt door de gemeenten en GR’en gebruik gemaakt van instrumenten zoals het kwaliteitssysteem informatiebeheer en wordt de archiefinspecteur in de ontwerpfase betrokken bij migraties en implementaties van systemen waarin informatie beheerd en gevormd wordt. Vooruitlopend op de betrokkenheid van de archiefinspecteur adviseert het Westfries Archief proactief over innovaties, ontwikkelingen en mogelijkheden op het gebied van informatie beheer. Dit gebeurt met behulp van kennissessies en door het online delen van informatie en kennis. Het Westfries Archief bereidt zichzelf daarnaast voor op de aan te leveren digitale archieven door de archiefvormers te adviseren en ondersteunen bij het vormen van de juiste registraties en bestanden, zodat dit niet pas bij overbrengen aan de orde hoeft te komen. Hiermee wordt een piek in capaciteit bij de archiefvormer voorkomen en het beperkt het risico op fouten en herstel bij archiefvormers. ▪ ▪ ▪
Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de geldende Archiefwet. Fungeren als kenniscentrum voor informatie beheer en -ontsluiting in Westfriesland. Advies en ondersteuning bij informatievorming.
Digitalisering
7
Het Westfries Archief hanteert een proactief digitaliseringsbeleid waarmee analoge informatie gedigitaliseerd wordt en vervolgens online beschikbaar wordt gesteld aan de burger en de deelnemende gemeenten. Hierdoor kan de dienstverlening nauwkeuriger, sneller en efficiënter verlopen. Naast online publicatie heeft digitalisering als voordeel dat het behoud van de analoge archieven beter geborgd is. De analoge stukken kunnen in de geklimatiseerde omgeving blijven en het risico op besmetting, beschadiging of diefstal door bezoekers verdwijnt hiermee. Een ander voordeel is het volledig doorzoekbaar kunnen maken van de gedigitaliseerde teksten, zodat archiefstukken niet onnodig uit de fysieke depots hoeven te worden gehaald. Bovendien is de archiefinformatie toegankelijker voor iedereen wereldwijd, omdat er niet naar de archieflocatie hoeft te worden afgereisd. Het aantal verkeersbewegingen wordt daarmee ook gereduceerd. ▪ ▪ ▪ ▪
In 2025 zal het regionale project digitalisering van 660 meter bouwdossiers worden afgerond. In navolging van de bouwdossiers worden de constructieberekeningen van de gemeenten gedigitaliseerd en toegevoegd aan de doossiers. Kwetsbare, veel geraadpleegde en bijzondere erfgoed collecties (of onderdelen daarvan) worden digitaal beschikbaar gesteld. We nemen waar mogelijk deel aan landelijke digitaliseringsinitiatieven, zoals de Metamorfoze projecten van de Koninklijke Bibliotheek.
Educatief beleid
Het is een van de kerntaken om iedereen in de regio kennis te laten maken met de unieke bronnen die het Westfries Archief bewaart. Het Westfries Archief draagt kennis over op het gebied van waarheidsvinding en stelt zich tot doel het publiek te verrijken met kennis over het ontstaan van de democratie en door het aanleren van historisch besef. Met name jeugd en jongeren zijn een belangrijke doelgroep. Het doel is dat elke leerling in Westfriesland een keer kennismaakt met het Westfries Archief. Daarbij wordt samengewerkt met docenten uit de regio om steeds weer nieuwe interactieve bijeenkomsten te ontwikkelen. Voor volwassenen bestaat het educatieve aanbod vooral uit een uitgebreid aanbod van workshops, lezingen en cursussen. Naast de thematische onderwerpen die hierbij op het programma staan, zijn daarbij gewilde onderwerpen met name woningonderzoek, genealogie en paleografie. ▪ ▪ ▪
Er is een educatief programma beschikbaar voor basisscholen en middelbare scholen. De publieksruimte zal worden aangepast om schoolactiviteiten en overige educatieve activiteiten beter te kunnen faciliteren. Er is een gevarieerd lezingen, workshop en cursus aanbod.
Samenwerking
Er bestaat een nauwe band met de verschillende erfgoedinstellingen en door ons netwerk binnen de gemeentelijke organisaties worden wij regelmatig betrokken bij projecten op het gebied van maatschappelijke ontwikkeling. ▪ ▪ ▪
De samenwerking met andere culturele en historische instellingen in de regio zal worden gecontinueerd. Regionale thema’s worden gezamenlijk opgepakt en uitgevoerd. Het Westfries Archief levert een actieve bijdrage aan regionale en lokale historische evenementen.
Dienstverlening
De dienstverlening op archieven verloopt de laatste jaren steeds meer op afstand via online kanalen, dan fysiek op de studiezaal. De burger en de medewerkers van de archiefvormers hebben steeds meer behoefte aan snelle digitale dienstverlening. Het Westfries Archief voldoet aan deze behoefte door de digitale registraties te verbeteren en te optimaliseren en door het digitaliseren van analoge archiefstukken, zodat de afbeeldingen hiervan online inzichtelijk en doorzoekbaar kunnen worden gemaakt. Digitalisering wordt
8
grootschalig uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld de digitalisering van bouwdossiers, maar ook kleinschalig op verzoek van de burger of archiefvormer. Om de burger en archiefvormers zo goed mogelijk online te faciliteren is het Westfries Archief in 2023 gestart met de bouw van een nieuwe website. Deze nieuwe online omgeving zal vanaf 2024 de virtuele studiezaal gaan vormen van waaruit de dienstverlening voornamelijk zal gaan opereren. Instrumenten zoals chat, mail en online instructievideo’s maken de bezoeker steeds meer zelfredzaam. De studiezaal op locatie blijft daarnaast wel bestaan, want niet de gehele collectie kan digitaal gepubliceerd worden en in sommige gevallen, zoals bij wetenschappelijk onderzoek, is het van belang om het tastbare fysieke stuk in handen te hebben. Daarnaast zal de openbare ruimte steeds meer benut worden voor educatieve doeleinden. Dienstverlening op de studiezaal blijft dan ook een primaire taak, maar zal geen fulltime functies behoeven. ▪ ▪ ▪ ▪
De dienstverlening zal steeds meer op afstand plaatsvinden. Online zal een virtuele studiezaal beschikbaar zijn, zodat informatie sneller en efficiënter beschikbaar zal zijn voor de burger. Informatie die digitaal nog niet beschikbaar is, kan wel online gevonden worden en op verzoek in de meeste gevallen direct gedigitaliseerd worden. Het zoeken door archiefinformatie zal vereenvoudigd worden en daarmee nog toegankelijker gemaakt worden voor de burger. De dienstverlening naar de gemeenten is uitgebreid en door het benutten van de regionale functionaliteiten wordt ook actieve informatie beheerd en gepubliceerd.
Duurzaamheid
Zowel bij analoge als digitale duurzame opslag zullen we steeds meer de focus hebben op duurzaamheid (verantwoorde omgang met de natuurlijke leefomgeving). Daarbij zullen we ontwikkelingen en testen die gaande zijn bij archiefbewaarplaatsen nauwlettend volgen en mogelijkheden voor eigen implementatie onderzoeken. Voor onze digitale archivering zullen we gebruik maken van de mogelijkheden die passend zijn binnen de kaders van wet- en regelgeving en waarbij informatieveiligheid en duurzame toegankelijkheid niet in het geding komen. ▪ ▪ ▪
Er zal een onderzoek gestart worden naar nieuwe mogelijkheden om het klimaat binnen de fysieke archiefbewaarplaats op een zo duurzaam mogelijke wijze binnen de wettelijke kaders te houden. In al onze projecten voor digitalisering en digitale opslag wordt duurzaamheid meegenomen als onderdeel van het beleid. Wij kiezen voor dataminimalisatie waar mogelijk en werken op basis van minimale opslag. Middels de uitbreiding van de digitale dienstverlening dragen wij bij aan het minimaliseren van verkeersbewegingen.
Innovatie en ontwikkeling
Het Westfries Archief ontwikkelt zich steeds meer tot centraal informatie knooppunt voor digitale overheidsinformatie en data. We zijn specialisten op het gebied van betrouwbare en duurzame informatie, maar ook op het gebied van informatieveiligheid en het gebruik van data. Het FAIR principe (findable, accessible, interoperable, reusable) staat hierbij centraal. Voor het nog sneller en efficiënter toegankelijk maken van alle informatie maken we gebruik van Linked Data, het NDE Termennetwerk, Geografische coördinaten, scripts en artificial intelligence waarmee we (handgeschreven) teksten doorzoekbaar maken, maar ook structuren kunnen maken en relaties kunnen leggen. ▪ ▪ ▪ ▪
Het Westfries Archief werkt volgens het FAIR principe. Er wordt actief gebruikt gemaakt van het NDE Termennetwerk. Informatie kan locatie gebonden op de kaart worden gevonden en getoond via de Westfriese interactieve kaart. Teksten in scans zijn doorzoekbaar.
9
Uitplaatsen en beheren legacy informatie
Archiefvormers zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van informatie tot het moment van overbrengen naar de aangewezen archiefbewaarplaats of tot het moment dat de informatie vernietigd dient te worden. De wettelijke termijn voor overbrengen is momenteel 20 jaar en zal in de nieuwe archiefwet 2024 gewijzigd worden naar 10 jaar. Dit betekent dat de archiefvormers gedurende deze periode voor overbrengen zelf voor beheer en vernietiging van de informatie conform wet- en regelgeving dienen zorg te dragen. Het merendeel van de informatie de opgeslagen, gemigreerd en beheerd moet worden bestaat uit zogenaamde legacy data/informatie. Dit is informatie die (gedurende een vastgestelde periode) bewaard dient te worden en beschikbaar dient te blijven, maar niet langer deel uitmaakt van een actief proces. Voorbeelden hiervan zijn de oude “C-F-G-etc-schijven” die nog steeds bestaan, afgesloten mailboxen van oud medewerkers (geen sleutelfunctionarissen), oude databases en oude DMS systemen. Het Westfries Archief kan de archiefvormers ontzorgen door deze legacy informatie op te nemen in het eDepot, de archiefvormer maakt dan gebruik van de functionaliteit “uitplaatsen”.
De informatie blijft de verantwoordelijkheid van de archiefvormer, maar het Westfries Archief draagt zorg voor het technisch duurzaam beheer, zoals de ED3 gecertificeerde opslag en een beheeromgeving van waaruit door de eigen organisatie geautoriseerde medewerkers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, de informatie kunnen bewerken en muteren. Alle benodigde archieffunctionaliteiten zijn reeds aanwezig binnen het eDepot, dus tijdige vernietiging is voorzien en uitvoerbaar, maar ook directe overbrenging indien van toepassing. Ook de voorbereiding op vernietiging of overbrengen kan samen met het Westfries Archief worden uitgevoerd, waarbij vanuit het Westfries Archief bijvoorbeeld ondersteund kan worden op gebied van bulkverwerking via scripts, maar ook op gebied van advisering bij inrichting van de data en informatie. Het uitplaatsen van deze informatie zal leiden tot een aanzienlijke reducering van de door de gemeente of gemeenschappelijke regeling te bewaren informatie ten opzichte van de periode dat zij daar zelf verantwoordelijk voor zijn en de zorg voor dienen te dragen. In plaats van de informatie die tot 2025 gevormd is gedurende 20 jaar te bewaren, dus tot uiterlijk 2045, kan deze per direct in het eDepot uitgeplaatst worden en mogelijk vervroegd overgebracht worden.
Naar verwachting zullen de uitplaatsingen toenemen en de termijn waarop dat gebeurd steeds kleiner worden tot zelfs direct uitplaatsen of overbrengen, waardoor de archiefvormer de informatie uit afgesloten processen zelf niet hoeft te beheren. ▪
Legacy informatie van gemeenten en GR’en kan vanuit diverse applicaties in het eDepot worden beheert en gereguleerd vernietigd worden.
Actieve openbaarheid / Woo beheer & publicatie
Het Westfries Archief ook ontzorgen bij beheer en publicatie van actieve procesinformatie. Voorbeelden hiervan zijn Wabo, Omgevingswet, bestemmingsplannen en bodemrapporten. Vanuit één centrale applicatie kan de informatie beschikbaar worden gesteld aan meerdere geautoriseerde functionarissen van diverse organisaties. Een ander voorbeeld is beheer en publicatie van Woo informatie. Ook hier kan de bestaande infrastructuur worden benut en de expertise van het Westfries Archief op het gebied van actieve openbaarheid worden ingezet. De informatievorming en regie op de Woo informatie gebeurt bij en onder verantwoordelijkheid van de gemeente of gemeenschappelijke regeling, waarna de informatie wordt opgeslagen in het eDepot en vanuit daar online wordt gezet. Het Westfries Archief werkt aan publicatie via een website speciaal voor Westfrieze Woo informatie genaamd openoverheidwestfriesland.nl (ooW), maar zal dit aanvankelijk via de eigen website uitvoeren waarbij een duidelijke identiteit van de gemeente of gemeenschappelijke regeling zichtbaar is en geen archief beleving voor de bezoeker plaatsvindt. Nadat de wettelijke termijn voor publicatie verstreken is zorgt het Westfries Archief voor permanente vernietiging van de Woo informatie.
Het bewaken van deze termijn is een geïntegreerd en geautomatiseerd proces, zodat de informatie nooit langer bewaard wordt en openbaar is dan wet- en regelgeving voorschrijft. Het Westfries Archief ziet hier een mooie kans om deze regionale functionaliteit te benutten en de regionale samenwerking te bevorderen. Kostbare commerciële oplossingen bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen kunnen op deze manier worden vermeden.
10
▪
Door de regionale functionaliteit optimaal te benutten wordt ook actieve informatie in kader van de Woo en de omgevingswet vanuit het eDepot beheerd en gepubliceerd.
2.5 Indexeringen Eén van de primaire wettelijke taken van het Westfries Archief is het hebben en onderhouden van een gezamenlijk archiefdepot. Om die reden zijn de kosten voor huisvesting verhoudingsgewijs veel hoger dan bij andere gemeentelijke instellingen en gemeenschappelijke regelingen. En als gevolg daarvan zijn de beïnvloedbare kosten bijzonder gering.
Schema opbouw begroting Westfries Archief
Een schematisch weergave van de opbouw van de begroting laat zien hoe relatief kleine bedragen grote gevolgen hebben. Een eventuele taakstelling van 5% op de totale begroting van 2025 is in verhouding een vermindering van 20,0% op de beïnvloedbare taakbudgetten. Alle overige budgetten zijn moeilijk of niet te beïnvloeden. Het hanteren van een nullijn heeft grote gevolgen voor de begroting.
De berichtgeving over de indexering wordt geregeld in de vastgestelde notitie: Governance in NoordHolland-Noord. Loon-prijsindexatie gemeentelijke bijdrage 2024 die als uitgangspunt voor de begroting heeft gediend is als volgt: ▪ Voor het prijsindexcijfer gaan we uit van de prijsontwikkeling van de Prijs Bruto Binnenlands Product zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die uiterlijk per peildatum 1 november (Jaar T-2) bekend is. Voor 2024 is het prijsindexatie cijfer 3,7% ▪ Het loonindexcijfer is op basis van de CAO gemeenten (CAR-UWO). Zolang er geen CAO ontwikkeling bekend is, gaan we uit van de Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die uiterlijk per peildatum 1 november (Jaar T-2) bekend is. Voor 2024 is het loonindexatie cijfer 4,0% ▪ De standaard verhouding loon-/prijsontwikkeling wordt vastgelegd op 70/30. ▪ De toegestane indexatie 2024 voor de gemeentelijke regeling komt uit op gemiddeld 3,9%. De werknemers van het Westfries Archief zijn formeel in dienst van de gemeente Hoorn en zijn op basis van detachering werkzaam voor het Westfries Archief. In de kadernota 2024 van de gemeente Hoorn worden de salarissen geraamd op basis van de meest actuele gegevens (formatie per 1 januari 2024) in overeenstemming met de CAR-UWO.
11
Voor de raming van de salarislasten bij het Westfries Archief is de kadernota 2024 van de gemeente Hoorn als uitgangspunt genomen voor de begroting 2025. Deze reële bedragen worden vervolgens geïndexeerd met de loonindex van het CPB.
Huur- en dienstverleningsovereenkomst
Naar aanleiding van de totstandkoming van de bouw van het gebouw waarin het Westfries Archief is gehuisvest in 2006, is de Gemeenschappelijke Regeling gewijzigd. Daarbij is onder meer geregeld dat gemeente Hoorn een faciliterende rol heeft gekregen ten aanzien van de enkele bedrijfsvoeringstaken, hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. De gemeente Hoorn is tevens eigenaar van het gebouw, daarbij is in een huurovereenkomst voorzien. Deze overeenkomsten zijn op 13 juli 2012 ondertekend. De huurovereenkomst wordt eens in de vijf jaar herzien. Op 1 januari 2021 is het 2e allonge van toepassing geworden. Hierin is de huurprijs voor 2021 t/m 2025 vastgelegd. Het huurbedrag is opgebouwd uit de componenten kapitaallasten, verzekering, belastingen en reservering voor meerjaren onderhoud. De gemeente Hoorn heeft dus een tweeledige rol ten aanzien van het Westfries Archief. Hoorn is enerzijds de deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling en heeft er als zodanig belang bij om de kosten van de regeling laag en efficiënt te houden. Anderzijds is Hoorn eigenaar van het gebouw en leverancier van diensten en berekent deze kosten door aan de regeling.
12
3. Paragrafen Volgens artikel 9 van het BBV dient de begroting de volgende paragrafen te bevatten: 1. Lokale heffingen; 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing; 3. Onderhoud kapitaalgoederen; 4. Financiering; 5. Bedrijfsvoering; 6. Verbonden partijen; 7. Grondbeleid. Voor het Westfries Archief zijn op dit moment uitsluitend de paragrafen 2, 4 en 5 van toepassing.
3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf geeft inzicht in de mate waarin het Westfries Archief risico’s met financiële gevolgen kan opvangen, zonder dat hiervoor direct het beleid aangepast moet worden. Door de financiële risico’s te beheersen en de weerstandscapaciteit hierop af te stemmen, voorkomt het Westfries Archief dat elk risico dat zich voordoet direct dwingt tot bezuinigen of lastenverzwaring. Onder het weerstandsvermogen wordt verstaan het vermogen van het Westfries Archief om financiële risico’s (tegenvallers) op te kunnen vangen zodat taken voortgezet kunnen worden en doelen bereikbaar blijven. Dit weerstandsvermogen wordt bepaald door een relatie te leggen tussen de beschikbare weerstandscapaciteit (middelen die beschikbaar zijn om niet begrote kosten te dekken) en de benodigde weerstandscapaciteit (de risico’s die de gemeente loopt waarvoor geen voorzieningen getroffen zijn). De algemene reserve wordt gezien als de beschikbare weerstandscapaciteit binnen het Westfries Archief. In de financiële uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regeling Noord-Holland Noord (FUGR NHN) is afgesproken dat de algemene reserve mag maximaal 2,5% van de lasten bedragen. Daarnaast gaat men ervan uit dat de weerstandscapaciteit ook aanwezig is bij de deelnemers en is daarom beperkt bij de Gemeenschappelijke Regeling. Tabel weerstandscapaciteit:
Algemene reserve
incidenteel
Bedrag 2025 43.911
In onderstaande tabel staan de belangrijkste risico's die de grootste (procentuele) invloed hebben op de benodigde weerstandscapaciteit. Tabel risicobeheersing: Betreft Risico
Risicobeschrijving
Kosten die wij moeten maken als gevolg van een ramp of Gebouw en inventaris crisis lijden schade door een (brand/overstroming/orkaan). ramp of crisis. Het risico van een langdurig zieke medewerker.
Een medewerker raakt voor langere periode (deels) arbeidsongeschikt.
Risicogebied
Beheersmaatregelen
Materieel
Verzekering, brandmeldinstallatie, inbraakdetectie, gespecialiseerde bouwkundige maatregelen.
Personeel & Organisatie (HR)
Goede werkplekken beschikbaar stellen, een fijne werkomgeving creëren en bestemmingsreserve.
13
Sterke verhoging energiekosten door de klimaatinstallatie.
Klimaatinstellingen zijn wettelijk voorgeschreven.
Het risico bestaat dat het Westfries Archief te maken krijgt met cyberaanvallen.
Steeds meer opslag en beheer van digitaal gevormde informatie die alleen digitaal beschikbaar is.
Ongeluk bezoeker/personeel met mogelijk letsel
Een val of ander voorval waarbij letsel wordt opgelopen.
Financieel / Economisch
Energie besparende maatregelen geïmplementeerd, zoals zonnepanelen.
IT (incl. cyberrisico)
Voldoen aan BIO, bewustzijn van medewerkers, hanteren informatieveiligheidsbeleid, eDepot leverancier met ED3
Letsel / Veiligheid
Duidelijke instructies voor bezoekers en medewerkers. Goed opgeleide BHV organisatie.
3.1.1 Overige reserves Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve voortaan te bestemmen voor: ▪ Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot; ▪ Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan; ▪ Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de fysieke depotruimte; ▪ Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Op 17 november 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten een tweede bestemmingsreserve te bestemmen voor: ▪ Ziekte verzuim. Deze reserve zal uit het positieve resultaat van de jaarrekening komen en heeft geen effect op de bijdrage vanuit de gemeenschap.
3.2 Financieringsparagraaf In de begroting 2025 wordt 98% van alle inkomsten van het Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en ruim 2% met de bijdrage van het Hoogheemraadschap en eigen inkomsten uit verhuur archiefruimten. Het Westfries Archief trekt geen vreemd vermogen aan in 2025.
Verdeelsystematiek bijdragen deelnemers
Voor de berekening van de bijdrage wordt op grond van artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling uitgegaan van het inwonertal per 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar, volgens de door het CBS vastgestelde en gepubliceerde bevolkingsgegevens. Het CBS heeft de inwonertallen per 1 januari 2024 ten tijde van het opstellen van deze begroting nog niet vastgesteld. Dit houdt in dat er voor de begroting 2025 vooralsnog wordt uitgegaan van het inwonertal per 1 januari 2023. In de begroting worden de lasten geïndexeerd met de indexaties zoals die zijn opgenomen in de brief van de regietafel gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord, met uitzondering van de loonkosten. Hierbij wordt uitgegaan van de werkelijke loonkosten in 2024, die vervolgens worden geïndexeerd. In hoofdstuk 4 zijn de bijdragen per gemeente opgesomd.
14
3.3 Bedrijfsvoering Ondersteuning bedrijfsvoeringstaken
Diverse ondersteunende uitvoerende taken op het gebied van HRM, facilitaire zaken, P&C zijn en ICT worden uitgevoerd door de gemeente Hoorn. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van de bestaande werkwijzen en systemen. Deze dienstverlening wordt periodiek op basis van een dienstverleningsovereenkomst doorberekend aan het Westfries Archief. De kosten hiervoor worden jaarlijks geïndexeerd. In 2024 wordt de dienstverleningsovereenkomst geëvalueerd en geactualiseerd.
Bedrijfsvoering in eigen beheer
Het Westfries Archief voert zelfstandig de taken uit op het gebied van informatiemanagement, waaronder het eigen informatie beheer. De belangrijkste kernapplicaties worden door het Westfries Archief zelf gefaciliteerd. Hieronder vallen onder meer het archiefbeheersysteem, het eDepot en het eigen documentmanagementsystem. Om deze reden is het voornaamste gedeelte van de IT-taken bij het Westfries Archief zelf belegd en in regie uitbesteed. Het Westfries Archief werkt hierbij samen met gecertificeerde en gespecialiseerde partners. De overige taken op gebied van HRM, facilitaire zaken en P&C worden eveneens zelfstandig uitgevoerd.
Personeelsontwikkeling
De formatie van het Westfries Archief bedraagt in 2025 14,7 fte. Met een beperkte bezetting zoals die van het Westfries Archief is het van belang dat de personeelsformatie bestaat uit professionele en breed inzetbare mensen. Kerncompetenties liggen voornamelijk op het gebied van data- en informatiemanagement en onderzoekvaardigheden. Werving en selectie wordt zo veel mogelijk toekomst gericht ingezet. Per beleidsplan wordt een strategisch personeelsplan opgesteld. Daarbij wordt rekening gehouden met continuïteit door functies niet afhankelijk te maken van een persoon.
Voormalige ID-baan
Eén van de medewerkers van het Westfries Archief is gestart via een zgn. in- en doorstroom baan. De gemeente Hoorn heeft destijds besloten het dienstverband van deze voormalige ID-er van de gemeente Hoorn te continueren. De meerkosten als gevolg van een hogere inschaling en een vergoeding voor verminderde arbeidsproductiviteit komen ten laste van de gemeentelijke begroting.
Huisvesting
In 2006 is het Westfries Archief verhuisd naar het pand aan de Blauwe Berg. Hiermee is een goede en veilige bewaring van de fysieke archieven en collecties conform de wettelijke regels gerealiseerd. Het gebouw is eigendom van de gemeente Hoorn en wordt gehuurd van de gemeente. De huurprijs bestaat uit een bedrag voor o.a. kapitaallasten, verzekeringen en belastingen en onderhoud. Met ingang van 1 januari 2021 is de huur opnieuw vastgesteld voor vijf jaar.
15
4. Financiële begroting 4.1 Begroting 2025 Lasten
Begroting 2025
Begroting 2024
Rekening 2023
Personeelskosten - salarissen
1.355.467
1.221.813
998.698
Personeelskosten - overige
14.355
10.259
4.308
Personeelskosten - opleidingen
10.450
5.663
3.480
Personeelskosten - inhuur
135.728
130.885
233.285
Centrumgemeente: DVO - diensten
116.735
116.735
107.891
Centrumgemeente: huur
235.409
229.912
230.099
Centrumgemeente: DVO - huisvesting
100.902
97.302
88.428
Afschrijvingen
16.479
19.242
19.419
Inventaris en materialen
16.403
12.401
17.238
-
4.414
2.416
10.073
9.713
5.500
Contributies en abonnementen Accountantskosten Bibliotheek en documentatie Educatie en voorlichting
-
283
46
33.155
31.972
13.923
Restauratie en materiele verzorging archivalia
39.086
37.692
34.537
Automatisering/digitalisering
308.459
284.699
301.663
Beleidsplan 2024-2027 reservering
22.060
21.273
Onvoorzien
2.447
2.360
Projecten
10.000
-
-
2.427.208
2.236.619
2.060.930
2.277.060
2.090.197
1.991.649
48.639
44.966
42.091
1.509
1.456
2.327.208
2.136.619
2.033.948
100.000
100.000
100.000
2.427.208
2.236.619
2.133.948
Toevoeging aan reserve Baten Bijdrage deelnemers Bijdrage Hoogheemraadschap Overige inkomsten
208
Incidentele verhuur
Onttrekking aan algemene reserve
-
Onttrekking aan bestemmingsreserve
Lasten en baten vertonen een grotendeels stabiel patroon.
Uitgangspunten voor de begroting 2025 en de meerjarenbegroting ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Governance in Noord-Holland Noord; Financiële uitgangspunten voor gemeenschappelijke regelingen; Beleidsplan 2024 – 2027; Besluit Algemeen Bestuur 20 november 2019 ter vaststelling van de besteding van de bestemmingsreserve; Besluit Algemeen Bestuur d.d. 17 november 2022 instellen reserve; Huur- en Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn; Begroting ontwikkeling eDepot, vastgesteld d.d. 28 maart 2018; Bestuursbesluiten Algemeen Bestuur, volgend uit de notulen. 16
4.2 Meerjarenbegroting 2025 – 2028 De meerjarenbegroting 2025 – 2028 laat zich aanzien als volgt: Lasten Kosten personeel en inhuur
2025 1.516.000
2026 1.424.233
2027 1.424.233
2028 1.424.233
Huur en DVO centrumgemeente
453.047
453.011
452.975
452.939
Afschrijving
16.479
15.837
-
-
Kosten beheer archieven
65.490
55.490
55.490
55.490
Automatisering en digitalisering Educatie en voorlichting Accountantscontrole Beleidsplan 2024-2027 reservering Onvoorzien Toevoeging aan reserve
308.459 33.155 10.073 22.060 2.447 -
251.480 33.155 10.073 22.060 2.447 -
208.459 33.155 10.073 22.060 2.447 -
208.459 33.155 10.073 22.060 2.447 -
2.427.208
2.267.784
2.208.890
2.208.854
2025 2.277.060 48.639 1.509 100.000
2026 2.176.534 46.720 1.509 43.021
2027 2.160.661 46.720 1.509 -
2028 2.160.625 46.720 1.509 -
2.427.208
2.267.784
2.208.890
2.208.854
Baten Bijdrage deelnemers Bijdrage Hoogheemraadschap Incidentele verhuur Onttrekking aan bestemmingsreserve
4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten Incidentele lasten en baten
2024 lasten
Digitaliseren bouwvergunningen Onttrekking aan bestemmingsreserve
2025 baten
100.000
lasten
baten
100.000 100.000
100.000
2026
100.000
lasten 43.021
100.000 100.000
baten
100.000
43.021 43.021
43.021
In 2019 is het project ‘digitaliseren bouwvergunningen’ gestart. Conform besluit van het AB worden de kosten daarvan gedekt door een onttrekking aan de bestemmingsreserve.
17
4.4 Bijdrage per gemeente De gewijzigde bijdrage van de deelnemende gemeenten is een gevolg van een gemiddelde indexatie van de kosten van 3,9%, wat leidt tot de volgende verdeling op basis van de inwonersaantallen per 1 januari 2023: Bijdrage per deelnemer Aantal inwoners per 01-01-2023 Bijdrage 2025 Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec
20.385 18.885 75.216 23.509 46.031 12.180 22.138
€ € € € € € €
212.591 196.947 784.411 245.170 480.047 127.022 230.872
Totaal
218.344
€
2.277.060
4.5 Vermogenspositie Algemene Reserve De reserve dient als buffer voor onverwachte en onvoorziene tegenvallers. Dit zorgt er voor, dat de organisatie niet telkens terug moet naar de deelnemers en dat men kan zorgen voor consistente (stabiele) tarieven. De algemene reserve heeft een maximale omvang van 2,5% van de begroting.
Bestemmingsreserve
Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve te bestemmen voor: ▪
Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot;
▪
Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan 2020 – 2023;
▪
Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de depotruimte;
▪
Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Op 17 november 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten een tweede bestemmingsreserve te bestemmen voor: ▪ Ziekte verzuim. Deze reserve zal uit het positieve resultaat van de jaarrekening komen en heeft geen effect op de bijdrage vanuit de gemeenschap.
(bedragen x € 1.000) Algemene reserve Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve ziekteverzuim
1-1-2024 mutatie 1-1-2025 mutatie 1-1-2026 mutatie 1-1-2027 44 44 44 44 243 -100 143 -100 43 -43 0 13 13 13 13 300
-100
200
-100
100
-43
57
18
4.6 Balans – meerjarig 31-12-2025
31-12-2026
31-12-2027
31-12-2028
Materiële vaste activa
1.088
-
-
-
Immateriële vaste activa Totaal vaste activa
14.750 15.838
-
-
-
Uitzettingen met een rentetypische looptijd <1 jaar Overlopende activa
72.149 539
68.082 509
68.082 509
68.082 509
Liquide middelen Totaal vlottende activa
409.635 482.323
386.548 455.140
386.548 455.140
386.548 455.140
Totaal activa
498.160
455.140
455.140
455.140
31-12-2025
31-12-2026
31-12-2027
31-12-2028
Eigen vermogen Totaal vaste passiva
99.949 99.949
56.928 56.928
56.928 56.928
56.928 56.928
Vlottende schulden
392.712
392.712
392.712
392.712
Overlopende passiva Totaal vlottende passiva
5.500 398.212
5.500 398.212
5.500 398.212
5.500 398.212
Totaal passiva
498.160
455.140
455.140
455.140
Activa
Passiva
Toelichting meerjarenraming balans De materiële activa bestaan uit de aanschaf van een boekscanner en de inrichting van een multifunctionele ruimte. Beide worden in 6 jaar afgeschreven. De immateriële activa bestaat uit de meerjarige investering (2019 t/m 2023) in een eDepot. Hierdoor wordt het op den duur mogelijk dat de informatiesystemen van de deelnemende gemeenten rechtstreeks communiceren met het digitale archiefsysteem. Dit komt de archiefvorming van de gemeenten ten goede. De investering in het eDepot heeft in totaal € 88.496 gekost.
4.7 Financiële kengetallen begroting Financiële kengetallen Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte
Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 Begroting 2028 -3% -3% -3% -3% 20% 13% 13% 13% 4% 2% 0% 0%
19
5. Bestuurlijke Besluitvorming
Het Algemeen Bestuur van het Westfries Archief besluit:
1. de begroting 2025 vast te stellen. 2. de meerjarenraming 2025-2028 voor kennisgeving aan te nemen en als financieel kader te hanteren.
Aldus vastgesteld door het Algemeen bestuur in de vergadering van 11 juli 2024
Hoorn, De voorzitter,
De secretaris,
Dhr. G.J. van den Hengel
Dhr. D. Dekema
20