3.b Accountantsverslag 2023 WFA

Accountantsverslag 2023

Westfries Archief

Aan het bestuur van Westfries Archief Blauwe Berg 5C 1625 NT HOORN Heerhugowaard, 17 april 2024

Geacht bestuur, Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2023 van Westfries Archief ontvangt u hierbij ons accountantsverslag. Door middel van deze rapportage brengen wij verslag uit over de relevante zaken die zijn voortgekomen uit de door ons uitgevoerde controle. Dit rapport gaat in op onze belangrijkste controlebevindingen. Het document bevat tevens onze mededelingen uit hoofde van onze functie als controlerend accountant aan het bestuur, voor zover noodzakelijk geacht. Waar mogelijk gaan onze bevindingen vergezeld van aanbevelingen voor verbetering. Dit rapport vormt de rapportage over de controle zoals bedoeld in artikel 2:393 BW. De in dit rapport opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel betreffende de jaarrekeningen 2023. Het rapport is uitsluitend bestemd voor gebruik door het bestuur van Westfries Archief en mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt, tenzij vooraf schriftelijke toestemming is verleend door Omnyacc Heerhugowaard. Wij bedanken de organisatie voor de medewerking die wij bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben gekregen. Met vriendelijke groet, Omnyacc Heerhugowaard Voor deze:

drs. W. Groot RA

2

Inhoudsopgave

1. Onze opdracht

3. Overige bespreekpunten

2. Controlebevindingen

3

1. Onze opdracht Doel en object van de controle

Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de jaarrekening 2023 van Westfries Archief een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Alsmede of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in de Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland.

Opdracht en controleaanpak

Wij hebben de jaarrekeningen gecontroleerd conform de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 23 januari 2024 welke door u is ondertekend op 29 januari 2024. Tevens beoordelen wij de verenigbaarheid van de overige informatie met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor de accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Onze controleaanpak is gebaseerd op een gegevensgerichte en risicogerichte benadering, waarbij niet gesteund wordt op de effectieve werking van de aanwezige administratieve organisatie en interne beheersing. Deze aanpak gaat uit van een risico-analyse op transactiestromen, zoals in- en verkoopactiviteiten. Daarnaast worden risico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en activiteiten van Westfries Archief. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening.

Strekking van de controleverklaring

Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken. Omtrent de inhoud van de controleverklaring met betrekking tot de rechtmatigheid verwijzen we naar hoofdstuk 3 bij het punt ” Wijzigingen Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)”

4

Materialiteit

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 20.060. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Regeling controleprotocol WNT 2023. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

Wij zijn met de raad overeengekomen dat wij aan de raad tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de EUR € 10.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn.

Continuïteit

De waarderingen in de jaarrekeningen van Westfries Archief zijn gebaseerd op de veronderstelling dat de organisatie als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voortzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekeningen op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het bestuur. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het bestuur ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Bij de continuïteitsinschatting achten wij met name de volgende aspecten relevant voor Westfries Archief, gelet op de activiteiten en omgeving: • Begroting 2024; • Saldo resultaten afgelopen jaren; • Financiële positie; • Verwachtingen voor komende jaar. Er is een positief eigen vermogen. Daarbij komt dat de wettelijke archieftaak voor de gemeenten wordt vervuld.

5

Onafhankelijkheid

Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de Onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij bevestigen dat we geen giften hebben gegeven aan dan wel hebben aangenomen van de onderneming of haar personeel. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden. Daarnaast kennen wij binnen onze organisatie diverse maatregelen die de onafhankelijkheid dienen te waarborgen. Periodiek wordt de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften beoordeeld, bijvoorbeeld ten aanzien van potentieel conflicterende belangen en de financiële onafhankelijkheid. Onze professionals moeten jaarlijks hun onafhankelijkheid bevestigen.

Fraude

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij zowel de algmeneen bestuur als het dagelijks bestuur. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude en onjuistheden. Ons onderzoek richt zich ook niet specifiek op het ontdekken van fraude en onjuistheden. Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude of onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de onderneming. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en -situaties besproken met het bestuur en de administratie. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen indicaties voor materiële fraude opgeleverd.

6

2. Controlebevindingen BTW verleggingen

Bevindingen De BTW aangifte wordt gegenereerd vanuit het financiële pakket. Dit gebeurt o.b.v. de BTW codes welke worden meegegeven bij de boekingen van inkoop- en verkoopfacturen. Als onderdeel van de controle op de kosten hebben wij een steekproef op de juiste verwerking van de inkoopfacturen uitgevoerd. Eén van de toetspunten bij deze controle is vaststellen dat de BTW regelgeving juist wordt toegepast en op een juiste wijze wordt aangegeven bij de belastingdienst. Wij hebben vastgesteld dat bij 1 factuur de BTW is verlegd aan het Westfries Archief. Deze BTW is echter niet als zodanig geregistreerd, waardoor deze BTW niet is betrokken in de aangiften. Risico’s Door het onjuiste registratie van een BTW verlegging, is de BTW verlegd niet volledig aangegeven. Hierdoor bestaat de kans op naheffingen en een boete wegens het onjuist doen van BTW aangiften. Aanbevelingen Wij adviseren u de interne beheersing op het gebied van BTW verlegging aan te scherpen. Reikwijdte controle Graag willen wij benadrukken dat wij de belastingen hebben gecontroleerd vanuit het oogpunt van een getrouwe jaarrekening. Dit betekent dat wij de verschillende belastingen hebben gecontroleerd o.b.v. de gehanteerde materialiteit. Wij hebben derhalve geen volledige check uitgevoerd op de juistheid en volledigheid van de ingediende aangiften.

Het is dus mogelijk dat bij een belastingcontrole correcties naar voren komen waar wij geen aandacht aan hebben besteed.

(Im)materiële vaste activa

Voor het activeren van (Im)materiële vaste activa wordt het beleid van de gemeente Hoorn gevolgd. Volgens dit beleid worden investeringen lager dan € 15.000 niet geactiveerd. Wij hebben vastgesteld dat dit beleid in 2023 eveneens is gevolgd.

Bestemmingsreserve

Het algemeen bestuur van het Westfries Archief heeft besloten om de bestemmingsreserve aan te wenden voor: • Onvoorziene incidentele kosten betreffende het eDepot; • Incidentele kosten van de uitvoering van het beleidsplan 2020 – 2023; • Bouwkundige maatregelen ten behoeve van het optimaliseren van studiezaal en depots; • Digitalisering en vervanging van de collectie bouwvergunningen.

7

Er is geen besluit genomen met maximale bedragen per kostenpost. Er is enkel een meerjarenraming voor het geheel. Daarnaast is er in 2023 een bestuursbesluit genomen, om een bestemmingsreserve te vormen voor langdurig ziekteverzuim. Hiervoor zijn eveneens geen bedragen bepaald en is tevens geen meerjarenraming opgesteld. Wij adviseren om de opbouw van de bedragen uit de bestemmingsreserve vast te laten stellen door het bestuur.

Programmarekening

Wij hebben vastgesteld dat de onttrekking aan de bestemmingsreserve ad € 100.000 overeenkomt met de begroting en het meerjarenplan. De activiteiten van het Westfries Archief kunnen op dit moment worden onderverdeeld in: - Reguliere archieftaken - Digitaliseren van de bouwvergunningen per gemeente Voor beide activiteiten verstrekken de gemeenten een bijdrage echter wel op een andere basis. Voor de digitalisering van de bouwvergunningen verstrekken de gemeenten een bijdrage indien de activiteiten op hun gemeente betrekking hebben. Deze vergoeding houdt dus rechtstreeks verband met de kosten voor de eigen gemeente. Omdat beide activiteiten op een andere wijze worden bekostigd, is het ter verbetering van het inzicht wellicht wenselijk om voor beide activiteiten een separate programmarekening te maken.

8

3. Overige bespreekpunten Dienstverleningsovereenkomst Wij hebben van u begrepen dat de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn eenzijdig door de gemeente Hoorn met gemeente Hoorn in 2024 met onmiddellijke ingang is opgezegd. Wij adviseren om na te gaan wat hiervan de gevolgen zijn voor het West-Fries archief en op welke wijze de continuïteit in activiteiten alsmede financiële verantwoording kan worden gewaarborgd. Wijzigingen Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamer in werking getreden. Vanuit de regeling is deze ook geldig voor het West-Fries Archief. Hierin is ook de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De voornaamste (voorgestelde) wijziging is dat voorheen de accountant aangaf welke rechtmatigheidsfouten (en onzekerheden) er zijn opgetreden. Dit is als niet wenselijk beschouwd omdat het gesprek over rechtmatigheidsfouten primair moet plaatsvinden tussen (n het geval van het Westfries Archief) het bestuur en de directie. Dit gesprek kan door invoering van de rechtmatigheidsverantwoording beter worden gevoerd. Op dit moment ontbreekt voor de accountant een wettelijke grondslag op basis waarvan een controleverklaring kan worden afgegeven bij de rechtmatigheidsverantwoording. Hiertoe zal het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het Besluit begroting en verantwoording moeten worden aangepast. Het verzoek ligt bij het ministerie van Binnenlandse Zaken e koninkrijksrelaties (BZK). Het traject is echter vertraagd en dus zijn er nog geen definitieve aanpassingen. Om alsnog overeenstemming te realiseren met de aangepaste Gemeentewet verzoekt het ministerie aan gemeenschappelijke regelingen om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening.

Wij adviseren u ook om dit verzoek te volgen en de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening Zeer recent heeft onze beroepsorganisatie een handreiking uitgevaardigd hoe wij als accountants bij onze controle hiermee om moeten gaan en welke impact dit heeft op de controleverklaring. Wij hebben hierop gewacht met het afronden van onze controle. Wij zullen binnenkort de nieuwe richtlijnen beoordelen en met u in contact treden over de verdere afwikkeling.

ANBI status

Het Westfries Archief wil in 2024 een ANBI status aanvragen. Hiervoor is een wijziging in de gemeenschappelijke regeling noodzakelijk. De verwachting is dat deze in het voorjaar 2024 zal worden vastgesteld. Graag bespreken wij met u de voorgenomen wijzigingen.

9

Inzicht in financiële resultaten

De gehele financiële administratie van het Westfries Archief is uitbesteed aan de Gemeente Hoorn middels een dienstverleningsovereenkomst. U geeft aan dat er binnen het Westfries Archief tussentijds beperkt inzicht is in de werkelijke baten en lasten.

Vertegenwoordiging

Wet normering top inkomens

Wij adviseren u in overleg te treden met de Gemeente Hoorn om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om dit inzicht te verbeteren. Hierbij kan gedacht worden aan maandelijkse rapportages of (lees)rechten binnen de financiële applicaties. De vertegenwoordiging van de gemeenschappelijke regeling ligt primair bij één van de bestuursorganen. Deze kan overgedragen worden, maar dit is nog niet gedaan. De formalisering van de vertegenwoordiging van is nog niet geregeld. Wij adviseren u de vertegenwoordiging vast te leggen bij de Kamer van Koophandel. Westfries Archief is gehouden aan de voorwaarden die zijn opgenomen in de Wet Normering Top inkomens (WNT). In de jaarrekening is financiële informatie verstrekt over de bezoldiging van de directie en bestuurders die onder de WNT vallen. De bezoldiging aan directie en algemeen bestuur bedragen: D. Dekema - directeur - € 106.000.

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Het algemeen bestuur heeft onbezoldigd plaatsgevonden. De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. De gehele geautomatiseerde gegevensverwerking is uitbesteed aan Gemeente Hoorn. Daarom hebben wij zeer beperkt aandacht besteed aan de geautomatiseerde gegevensverwerking van Westfries Archief. Wij hebben de automatiseringsorganisatie van de onderneming uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. Wij hebben ons in dit kader dan ook alleen gericht op de software die invloed heeft op de financiële administratie.

Juridische procedures (overtredingen) van wet- en regelgeving

Wij hebben geen tekortkomingen gesignaleerd betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. U heeft aangegeven dat per heden geen (juridische) geschillen of procedures bestaan. Wij vernemen het graag indien hier wijzigingen in zijn ontstaan. Wij hebben u gevraagd of sprake is van overtredingen van wet- en regelgeving of dat moeilijkheden bestaan omtrent het ontvangen van vergunningen. U heeft aangegeven dat bij u geen overtredingen bekend zijn en dat geen problemen aanwezig zijn met betrekking tot eventuele vergunningen. Wij vernemen het graag indien hier wijzigingen in zijn ontstaan.

10

Gebeurtenissen na balansdatum

Wij hebben u gevraagd of gebeurtenissen na balansdatum hebben plaatsgevonden die van belang zouden kunnen zijn voor de jaarrekeningen over 2023. U heeft aangegeven dat geen bijzonderheden hebben plaatsgevonden op het gebied van gebeurtenissen na balansdatum welke van materiële invloed zouden kunnen zijn op de jaarrekening van 2023 welke nog niet zijn benoemd. Wij vernemen het graag indien hier wijzigingen in zijn ontstaan.

11