3.a Jaarrekening 2024 WFA

Jaarstukken 2024

Inhoud 1. Programmaverantwoording ......................................................................................................................3 1.1 Algemeen ..........................................................................................................................................3 1.1.1 Inleiding .....................................................................................................................................3 1.1.2 Jaarrekening ...............................................................................................................................3 1.1.3 Bestuur .......................................................................................................................................4 1.2 Wat heeft het gekost? .......................................................................................................................4 1.3 Gerealiseerde baten en lasten .........................................................................................................4 Resultaat jaarrekening 2024: ................................................................................................................4 1.4 Paragrafen .........................................................................................................................................5 1.4.1 Inleiding

.....................................................................................................................................5 1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering ..............................................................................................5 1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling ................................................................................5 1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting ....................................................................................................5 1.4.5 Primaire taak- Beheer fysieke archieven ..................................................................................6 1.4.6 Primaire taak- eDepot ................................................................................................................6 1.4.7 Primaire taak- Digitalisering ......................................................................................................6 1.4.8 Rechtmatigheid ............................................................................................................................6 1.4.9 Financiering ................................................................................................................................7 1.4.10 Weerstandsvermogen ..............................................................................................................8 2.

Jaarrekening ..........................................................................................................................................10 2.1 Balans ...............................................................................................................................................10 2.2 Waarderingsgrondslagen ...............................................................................................................11 2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2024 .............................................................................13 2.3.1 Activa .........................................................................................................................................13 2.3.2 Passiva .......................................................................................................................................14 2.4 Programmarekening 2024 ...............................................................................................................16 2.5 Toelichting op de programmarekening 2024 ....................................................................................17 2.5.1 Verschilverklaring .....................................................................................................................17 2.5.2 Begrotingscriterium

....................................................................................................................18 2.5.3 Incidentele baten en lasten .....................................................................................................18 2.5.4 Wet Normering Topinkomens .................................................................................................19 2.5.5 Rechtmatigheidsverantwoording ...........................................................................................20 3. Bijlagen ...................................................................................................................................................21 4. Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming) ..............................................22

2

1. Programmaverantwoording 1.1 Algemeen 1.1.1 Inleiding Het Westfries Archief (hierna WFA) is een gemeenschappelijke regeling waaraan zeven Westfriese gemeenten deelnemen. De Westfriese gemeenten geven op deze wijze invulling aan hun wettelijke taken ten aanzien van archief- en informatie beheer ingevolge de archiefwet. Het WFA bestaat sinds 1974 en is daarmee het oudste streekarchief in Noord-Holland. Met ingang van 1 januari 2009 is de gemeenschappelijke regeling gewijzigd. Er is gezocht naar een juridische vorm die aansluit bij het uitgangspunt dat gemeenschappelijke regelingen onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college vallen en daarom een politiek bestuur hebben. Het nieuwe bestuur heeft de verdere ontwikkeling van het WFA naar een Regionaal Historisch Centrum vormgegeven. 1.1.2 Jaarrekening De jaarstukken over 2024 liggen voor u. Deze jaarstukken bestaan uit twee onderdelen: a. Het jaarverslag: de verantwoording van het gevoerde beleid. In de verantwoording wordt aangegeven wat WFA heeft gedaan en met – waar mogelijk – welk effect. Vervolgens wordt ingegaan op:  het weerstandsvermogen  de financiering  de bedrijfsvoering b. De jaarrekening: de financiële verantwoording.

De jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen:  balans en toelichting  programmarekening over 2024  grondslagen voor waardering en resultaatsbepaling  voorstel tot resultaatsbestemming De balans geeft inzicht in de stand van de bezittingen en de schulden per 31 december 2024. In de toelichting op de balans is nadere informatie opgenomen over (de totstandkoming van) de balansposten. De programmarekening geeft inzicht in de baten en lasten over de verslagperiode. Hierbij wordt de realisatie vergeleken met de begroting 2024, inclusief de vastgestelde wijzigingen. De belangrijkste verschillen worden toegelicht. De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling geven inzicht in de gehanteerde regels en uitgangspunten bij het bepalen van de waarde van activa en passiva en de hoogte van de behaalde resultaten.

3

1.1.3 Bestuur Het Algemeen Bestuur was in 2024 samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten. Bijna alle leden van het Algemeen Bestuur zijn aangesteld van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024. Er heeft uitsluitend een wisseling plaatsgevonden van het lid van het Algemeen Bestuur voor Enkhuizen per 4-12-2024. Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec

Dhr. P. Dijkman Dhr. E.A. Van Zuylen/Mw. J. Hoekstra Dhr. J. Nieuwenburg* Mw. M. Bonsen-Lemmers Dhr. M. Pijl* Dhr. G. J. van den Hengel* Dhr. R.A.P. Wortelboer

* Deze leden van het algemeen bestuur vormden in 2024 het dagelijks bestuur.

Het Algemeen Bestuur kwam in 2024 vijf keer bij elkaar. Daarbij werden onder meer de voortgang besproken van het beleidsplan, de ontwikkeling van dienstverlening aan gemeenten en de wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Voorts werden de kadernota 2026, jaarrekening 2023 en de begroting 2025 vastgesteld. 1.2 Wat heeft het gekost? In hoofdstuk 2 is de jaarrekening 2024 opgenomen. De totale kosten bedroegen € 2.436.742. Uit de programmarekening valt op te maken dat er een positief saldo is van € 250.198. 1.3 Gerealiseerde baten en lasten In onderstaand overzicht zijn de begrote en gerealiseerde baten en lasten over 2024 opgenomen: Rekeningresultaat 2024; bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves Resultaat jaarrekening 2024:

Begroting 2024 na Realisatie 2024 wijziging

Verschil

2.348 2.248 -100 0 100

2.437 2.587 150 0 100

-89 339 250 0 0

0

250

250

In paragraaf 2.4 (programmarekening) vindt u een toelichting op de meest in het oog springende verschillen tussen de begroting en de jaarrekening 2024.

4

1.4 Paragrafen 1.4.1 Inleiding De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van de begroting en jaarrekening, bezien vanuit een bepaald perspectief. Het gaat met name om de beleidslijnen voor beheersmatige aspecten die grote financiële gevolgen kunnen hebben en/of van belang zijn voor het realiseren van de programma’s. Deze informatie komt in de jaarrekening veelal versnipperd voor en is daardoor minder inzichtelijk voor het algemeen en dagelijks bestuur. Het is de bedoeling van de paragrafen dat besturen de juiste en integrale informatie krijgen om hun kader stellende en controlerende rol ook op de beheersmatige aspecten waar te maken. In overeenstemming met artikel 26 en 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV2019) zijn voor het WFA de volgende paragrafen van toepassing: • • •

Bedrijfsvoering (automatisering, personeel, huisvesting, beheer archieven, eDepot, digitalisering, rechtmatigheid) Financiering Weerstandsvermogen

De gemeente Hoorn treedt in de Gemeenschappelijke Regeling op als faciliterende gemeente. Dit betekent dat de gemeente Hoorn de facilitering op zich heeft genomen van onder meer de personeelszaken, planning en control, en huisvesting. Dit is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO.) Hiervoor betaalt het WFA een vergoeding aan de gemeente Hoorn. 1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering Het WFA is niet langer aangesloten op het netwerk van de gemeente Hoorn. Het onderhoud en het oplossen van storingen aan hardware wordt onder regie van het WFA door een gespecialiseerde externe partij verricht en kosten zijn binnen de begroting gedekt. Applicaties en software zijn in eigen beheer bij het WFA. 1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling Zoals in het beleidsplan beschreven speelt het WFA actief in op de wijziging van taken en dienstverlening. De personeelsplanning die hierbij hoort voorziet in een verschuiving van expertise van klassieke archiefmedewerker naar een combinatie van historici en dataspecialisten. . Om de wettelijke archieftaken met betrekking tot duurzaam digitaal archiefbeheer te kunnen vervullen blijft deze doorontwikkeling noodzakelijk. De formatie bedraagt eind 2024 totaal 13,34 FTE. Het aantal vrijwilligers dat in 2024 werd ingezet bij de ontsluiting van gegevens bedroeg 22.

Daarnaast loopt het project Vele Handen, waarbij mensen van thuis uit de gegevens van het WFA kunnen verrijken. In 2024 hebben 426 personen op een regelmatige basis hiervan gebruik gemaakt. 1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting In 2006 is het pand aan de Blauwe Berg in gebruik genomen. Het WFA voldoet hiermee aan alle eisen die de wet stelt aan een goed (papieren) archiefbeheer. Door middel van een verbouwing is de depotcapaciteit in 2024 uitgebreid naar 10 strekkende kilometer, waarmee voldoende capaciteit is gerealiseerd voor de komende 10 jaar.

5

Het pand is eigendom van de gemeente Hoorn. De huidige dienstverleningsovereenkomst (DVO) is in 2018 afgesloten en zal per 2025 worden vernieuwd. Middels het DVO worden diensten met betrekking tot het gebouw en facilitaire diensten door gemeente Hoorn gefaciliteerd. 1.4.5 Primaire taak- Beheer fysieke archieven Informatie die wordt opgenomen in de archiefbewaarplaats moet worden beheerd in overeenstemming met de uitgangspunten van de Archiefwet. Toezicht op overgebrachte archiefinformatie is niet geregeld in de huidige Archiefwet. Om deze reden heeft de gemeentearchivaris het beheer van overgebrachte archieven in 2020 laten toetsen. Deze toetsing is uitgevoerd door de archiefinspecteur van een andere archiefinstelling uit Noord-Holland. De bevindingen zijn overwegend positief, zoals onder meer de ontwikkelingen ten aanzien van de voorziening voor duurzaam digitaal informatie beheer en de optimale toegankelijkheid van overheidsarchieven. In de eerste maand van 2025 wordt deze toetsing opnieuw uitgevoerd. 1.4.6 Primaire taak- eDepot In 2024 heeft het WFA in aanvulling op de voor vervanging gedigitaliseerde bouwdossiers ook constructieberekeningen opgenomen in het eDepot. Daarmee wordt de dienstverlening op deze dossiers volledig centraal vanuit het WFA verzorgd en worden gemeenten ontzorgd.

Het WFA heeft daarnaast als Nederlandse primeur inmiddels meerdere burgemeester(her)benoemingen digitaal opgeslagen. Ook zijn de functionaliteiten van het pre-eDepot verder doorontwikkeld en biedt het WFA onder meer een standaardoplossing voor e-mailarchivering voor gemeenten. 1.4.7 Primaire taak- Digitalisering Binnen het regionale grootschalige meerjarige digitaliseringproject waarbij bouwdossiers en constructieberekeningen uit de periode 1902-2010 regionaal gedigitaliseerd worden voor vervanging, is in 2024 ongeveer 350 meter voor vervanging gescand. Dit is meer dan de geplande 160 meter, echter zijn in 2024 merendeels constructieberekeningen gescand. Deze constructieberekeningen worden op kosten van de gemeenten gescand en dus doorbelast. Daardoor heeft het WFA het eigen daartoe bestemde budget nog niet kunnen benutten. De constructieberekeningen hebben voorrang gekregen, omdat dit logisch was in de bewerking en aanlevering en daarnaast omdat bij veel gemeenten de archiefruimte wordt opgeheven waardoor versneld digitaliseren en uitzondering op overbrengen belangrijk is geweest in 2024. Omdat deze gedigitaliseerde informatie vervolgens opgenomen wordt in het eDepot waarbij volgens de procedures van het WFA gescand wordt.

Een ander grootschalig digitaliseringsproject in 2024 betreft de digitalisering va 170.00 woningkaarten die in 2025 zullen worden getranscribeerd en online beschikbaar gesteld. 1.4.8 Rechtmatigheid In overeenstemming met het Controleprotocol 2022 van het Westfries Archief en Financiële verordening 2023 van de gemeente Hoorn en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV geeft het dagelijks bestuur in de paragraaf Bedrijfsvoering een nadere toelichting op alle gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheids-onduidelijkheden, voor zover deze boven de door het algemeen bestuur op 8 maart 2022 vastgestelde rapportagegrens van € 10.000 liggen. Daarbij wordt aangegeven welke (beheers)maatregelen zijn of nog worden getroffen om deze rechtmatigheidsafwijkingen op te heffen of in de toekomst te voorkomen. Aspecten die hierbij aan de orde moeten komen zijn de tussentijdse communicatie met de gemeenteraad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven - alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform weten regelgeving afdoende in processen te waarborgen. De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting op het ontstaan van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om rechtmatigheids-

6

afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Begrotingscriterium De begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid van Algemeen bestuur en past binnen de vooraf vastgestelde afspraken met het Algemeen Bestuur zoals opgenomen in de financiële verordening 2023 en worden daarmee als “acceptabel” geduid. Er is geen sprake van niet acceptabele begrotingsoverschrijdingen op de lasten per programma. Overschrijdingen op de lasten worden compenseert door grotere overschrijdingen op de baten. M&O-Criterium De gemeente Hoorn heeft in 2023 een overkoepelend M&O beleid vastgesteld, zodat naast fraudepreventie ook beheersmaatregelen ter voorkoming, opsporing en afdoening van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (overheidsgelden) die zijn geïntegreerd zijn in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie inzichtelijk worden gemaakt. Zoals uit de rechtmatigheidsverantwoording 2024 zoals opgenomen in de jaarrekening blijkt zijn er in 2024 geen rechtmatigheidsafwijkingen als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van overheidsgelden gevonden. 1.4.9 Financiering De financiering van het WFA geschiedt voornamelijk door middel van bijdragen van de deelnemende gemeenten.

De rest van de kosten worden gedekt door vergoedingen die andere partijen betalen voor de beheer van archiefstukken en door vergoeding voor het digitaliseringsproces onder begeleiding van het WFA. Vanaf 2025 zullen ook kosten in rekening gebracht worden voor de opslag en licenties bij gebruik van het eDepot. Sinds 2010 hanteert de gemeenschappelijke regeling als systematiek voor de kostenverdeling een bedrag per inwoner. In de begroting 2024 is het bedrag per inwoner gesteld op € 10,22 (afgerond). De bijdrage van de deelnemers is conform de begroting in rekening gebracht.

Totale gemeentelijke bijdrage (€): Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal Hoorn: Verhuur archiefbewaarplaats Hoorn: Digitaliseringsproject bouwdossiers 2024 Hoorn: Digitalisering Corsa dossiers Opmeer: Digitaliseren WKL 2335-BD totaal 25 meter Drechterland: Digitaliseren constructieberekeningen 2024 Koggenland: Digitaliseren constructieberekeningen 2024 Stede Broec: Regionale digitaliseringsproject 2024 Totaal

Aantal inwoners per 01-01-2022

Bijdrage 2024 (Oud)

Bijdrage 2024 (Nieuw)

19.983 18.620 74.298 23.048 45.464 12.074

193.880 180.656 720.859 223.618 441.104 117.145

204.176 190.250 759.140 235.493 464.528 123.366

21.947

212.936

224.244

215.434

2.090.197

2.201.197 4.292 42.000 78.000 14.000 46.500 52.000 60.000 2.497.989

7

Het verschil tussen oud en nieuw is de verwerking goedgekeurde begrotingswijziging van 20 november 2024. 1.4.10 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de mate waarin het WFA in staat is substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. Voor het weerstandsvermogen zijn de aanwezige weerstandscapaciteit en de risico’s van belang. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen. Aanwezige weerstandscapaciteit Het WFA heeft een algemene reserve van € 43.911. Bedrag (x 1000) Algemene Reserve per 1-1 Nog te bestemmen resultaat Storting Onttrekking Overbrenging naar bestemmingsreserve Algemene Reserve per 31-12

2024 44 44

2023 44 44

Met de notitie ‘Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen’ hebben de gemeenten die deelnemen in de regietafel Noord-Holland noord als richtlijn bepaald dat de algemene reserve niet groter mag zijn dan 2,5% van de lasten. Ultimo 2024 is de stand van de algemene reserve € 43.911. De begrote lasten in de jaarrekening 2024 zijn € 2.347.619. Dit betekent dat de algemene reserve niet aan zijn maximale omvang zit. De algemene reserve zit op 1.9% (afgerond) van de lasten in 2024. Het WFA heeft geen voorzieningen. Risico’s binnen het WFA Mogelijke risico’s: • Taakuitvoering bij langdurige uitval personeel; • Diefstal of verlies van cultureel erfgoed wegens calamiteit; • Storingen in de klimaatbeheersingsinstallatie van de fysieke depots; • Leveranciersrisico digitalisering en restauraties; • Sterke verhoging van energiekosten; • Vertrek van huurders depotruimte; • Vertrek van medewerkers met specialistische kennis; • Storingen van het digitale archiveringssysteem. In verband met de risico’s is een bepaalde weerstandscapaciteit (buffer algemene reserve) noodzakelijk. Het WFA tracht de risico’s actief te beperken door organisatorische en/of technische maatregelen. Ter voorkoming van diefstal zijn maatregelen getroffen als extra vergrendeling van kostbare stukken, alsmede een vier ogen procedure voor het lichten en beschikbaar stellen van de stukken met een hoge financiële waarde.

De raadpleging op de studiezaal vindt plaats onder permanent toezicht. De klimaatwaarden worden dagelijks gecontroleerd. Verder is er een onafhankelijk logsysteem. De installaties worden regelmatig gereinigd op basis van een onderhoudscontract. De afhandeling van storingsmeldingen is geregeld in de DVO met de gemeente Hoorn.

8

Ten aanzien van het duurzaam beheer van digitaal gevormd archief heeft het WFA samen met de aangesloten gemeenten is een digitaal archiveringssysteem inclusief een eDepot ingericht. Dit eDepot is half december 2020 opgeleverd. Het eDepot voldoet aan specifiek gestelde informatieen informatieveiligheidsvereisten zoals NEN 2082, ISO 23081 en ED3 compliance. De algemene reserve is beperkt van omvang. Indien één of meerdere medewerkers van het WFA langdurig uitvallen is de reserve niet toereikend om vervanging te regelen. Om dit risico op te vangen is in 2023 door het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve voor dit doel ingesteld. Ten aanzien van behoud specialistische kennis wordt een nieuwe generatie medewerkers intern en extern opgeleid. Aanwending onvoorzien Hieronder een overzicht van de aanwending van het budget onvoorzien (conform artikel 28-b van het BBV).

Begroting na wijziging Werkelijk Restant

2024 2.360 0 2.360

9

2. Jaarrekening 2.1 Balans Balans per 31 december; bedragen x € 1.000

31-12-2024

31-12-2023

Activa Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Totaal vaste activa

29 3 32

44 7 52

Vlottende activa Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen openbare lichamen Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Totaal vlottende activa

332 331 1 660 1 993

97 97 0 549 1 646

Totaal activa

1025

698

Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal vaste passiva

450 44 156 250 450

300 44 183 73 300

569 345 225 575

393 368 24 6 398

1025

698

Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar Schulden aan openbare lichamen Overige schulden Overlopende passiva Totaal vlottende passiva Totaal passiva

6

10

2.2 Waarderingsgrondslagen Hieronder worden de grondslagen uiteengezet die zijn gehanteerd bij het opstellen van deze jaarrekening. Inleiding De jaarrekening is conform de BBV opgesteld. Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (éénmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden.

Grondslagen voor waardering van activa en passiva Vaste activa Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. Eventueel van derden verkregen specifieke investeringsbijdragen worden in mindering gebracht op het geactiveerde bedrag (art. 62 lid 2 BBV). Hierbij wordt de verkregen bijdrage als bate verantwoord. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn 1. Materiële vaste activa Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden afgeschreven het jaar volgend op het jaar waarin de investering is verworven of in gebruik is genomen. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn1.

Vlottende activa Hieronder zijn de volgende zaken tegen nominale waarde opgenomen: Vorderingen met een rente typische looptijd van korter dan een jaar tegen nominale waarde, Overlopende activa tegen nominale waarde, en Liquide middelen tegen nominale waarde. 1

Nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid 2017 gemeente Hoorn

11

Eigen vermogen Betreft algemene reserve, bestemmingsreserves en nog te bestemmen resultaat. Waardering vindt plaats tegen nominale waarden. Vlottende passiva De schulden met een looptijd van minder dan een jaar worden onder deze post gerangschikt. De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Grondslagen voor bepaling van het resultaat LASTEN Salarissen en sociale lasten Hieronder zijn begrepen de directe betalingen voor salarislasten, pensioenlasten, overige sociale lasten en overige personeelskosten van het personeel. Het overgrote deel van de kosten van personeel wordt door de gemeente Hoorn aan het WFA in rekening gebracht en wordt opgenomen onder doorberekende kosten vanuit de afgesloten dienstverleningsovereenkomst. Reserveringen Onder deze post staan de resultaatbestemmingen (toevoegingen/onttrekkingen aan de reserves) opgenomen op basis van besluitvorming door het algemeen bestuur. BATEN Deelnemersbijdragen deelnemende gemeenten Uit de gemeenschappelijke regeling volgt dat de deelnemende gemeenten een jaarlijkse bijdrage betalen aan het WFA naar rato van het inwonersaantal van de gemeente. Vooraf wordt een vast bedrag per inwoner afgesproken. De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van het inwonersaantal in de betreffende gemeente. Overige baten Een klein deel van de baten van het WFA bestaat uit baten van derden.

Hierbij valt te denken aan verhuur van archiefruimte aan gemeenschappelijke regelingen en incidentele baten. Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de Financiële verordening gemeente Hoorn 2023, het Controleprotocol Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief 2022 (inclusief normen- en toetsingskader) en op basis van de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Dat betekent dat: 1. De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet; 2. De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normen- en toetsingskader zoals op 8 maart 2022 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten op programmaniveau en overschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in

12

de Financiële verordening gemeente Hoorn 2023 (artikel 13 lid 2, 3 en 4) is beschreven wanneer deze overschrijdingen ‘acceptabel’ zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten op programmaniveau, onderschrijdingen van lasten op programmaniveau en onderschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. o Ten aanzien van het M&O criterium is het M&O beleid de gemeente Hoorn leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. 3. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV alsmede de Financiële verordening 2023 van de gemeente Hoorn en het Controleprotocol 2022.

Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde €70.429) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves is gehanteerd waarboven cumulatieve rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; o Een rapportagegrens van € 250.000 is gehanteerd waarboven individuele rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de paragraaf Bedrijfsvoering worden opgenomen en nader worden toegelicht. 2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2024 2.3.1 Activa Onderstaand overzicht geeft het verloop aan van de immateriële en materiële vaste activa. Jaar

Immateriële vaste activa eDepot Materiële vaste activa MFR Bookscanner

Totale kosten

Boekwaarde 1-1-2024

Investering 2024

Afschrijving Boekwaarde 2024 31-12-2024

20182021

88.496

44.248

-

14.749

29.499

88.496

44.248

-

14.749

29.499

2020 2019

24.493 6.523 17.970

7.488 3.262 4.226

-

4.670 1.087 3.583

2.818 2.175 643

Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar De stand van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar was als volgt:

Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen openbare lichamen Overige vorderingen

31-12-2024

31-12-2023

331 1 332

97 0 97

13

De vorderingen bij de openbare lichamen zijn hoger dan in de jaarrekening 2023. De begroting voor 2024 is aangepast vanwege verschillende oorzaken, zoals gestegen accountantskosten, extern advies en de achterstand in de indexatie van de huisvestingskosten. Als gevolg hiervan is de deelnemersbijdrage gestegen. Deze meerkosten zijn in het lopende jaar bij de aangesloten gemeenten in rekening gebracht, maar een aantal gemeenten heeft deze nog niet betaald. Hierdoor staan deze vorderingen op de balans van de openbare lichamen. Daarnaast zijn enkele digitaliseringsprojecten eind 2024 nog niet betaald door de gemeenten. Liquide middelen De stand van de liquide middelen is per 31 december als volgt:

31-12-2024

31-12-2023

660 660

549 549

Liquide middelen Bank

Dagelijks wordt het saldo van de bankrekening met de saldi van de gemeente Hoorn getotaliseerd

en het tekort of overschot wordt aangetrokken of uitgezet. De vergoeding van de gemeente Hoorn is gelijk aan het percentage van de kasgeldleningen. Overlopende activa

De stand van de overlopende activa is per 31 december als volgt:

31-12-2024

31-12-2023

1

1

Overlopende activa Nog te ontvangen

1

2.3.2 Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Het verloop van het eigen vermogen was in het verslagjaar als volgt: Algemene reserve Bestemmingsreserve Bestemming resultaat boekjaar Totaal

1-1-2024 44 256 300

Toevoeging

250 250

1

Onttrekking 31-12-2024 44 100 156 250 100 450

Algemene reserve De stand van de algemene reserve is € 43.911 en blijft daarmee binnen de norm die daarvoor is afgesproken. De gelden van het WFA zitten in de kasstroompositie van de gemeente Hoorn. Het WFA ontvangt hiervoor rente op grond van de dagelijkse kasgeldpercentages. Deze rente is echter al een aantal jaar nihil of negatief. Negatieve rente wordt niet door de gemeente Hoorn aan het WFA in rekening gebracht.

14

Bestemmingsreserve Op 20 november 2020 heeft het Algemeen Bestuur van het WFA besloten om de bestemmingsreserve aan te wenden voor: • Onvoorziene incidentele kosten betreffende het eDepot; • Incidentele kosten van de uitvoering van het beleidsplan; • Bouwkundige maatregelen ten behoeve van het optimaliseren van studiezaal en depots; • Digitalisering en vervanging van de collectie bouwvergunningen. Voorgesteld wordt het positieve rekeningresultaat 2024 deels 10K toe te voegen aan de bestemmingsreserve voor langdurig ziekte en deels 240K weer toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering, zodat het project kan worden voortgezet en afgerond kan worden. Het positieve resultaat is veroorzaakt door verschuiving van prioriteiten binnen het project digitalisering bouwdossiers, waardoor doorbelaste digitalisering voorrang heeft gekregen op de digitalisering vanuit de reserve. Vlottende Passiva Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar. De stand van de vlottende schulden was als volgt per 31 december:

31-12-2024

31-12-2023

345 225

260 133 393

Vlottende schulden < 1 jaar Schulden openbare lichamen Overige schulden

569

De overige schulden zijn hoger dan in de Jaarrekening 2023. Eind december zijn er relatief grote facturen ontvangen voor digitalisering, die pas in 2025 zijn betaald. Hierdoor zijn deze facturen opgenomen als overige schulden op de balans.. Overlopende passiva De standen van de overlopende passiva waren in het verslagjaar als volgt:

Overlopende passiva Nog te betalen

31-12-2024

31-12-2023

6

6 6

6

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen Huurovereenkomst gemeente Hoorn Meerjarige verplichting tot en met 2045, per 5 jaar herzien. Huidige overeenkomst is van 2 oktober 2020. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gemeente Hoorn Jaarlijkse verplichting. MAIS eDepot en collectiebeheersysteem DE REE Jaarlijkse verplichting, per jaar opzegbaar.

€ 229.912

€ 275.037 € 89.000

15

2.4 Programmarekening 2024 Binnen de programmabegroting en –verantwoording, is het WFA als één programma behandeld zonder dat hiervoor aparte sub programma’s en/of producten gedefinieerd zijn. De totale lasten en baten laten het volgende beeld zien:

Lasten Doorberekende personele kosten vanuit centrumgemeente DVO - diensten Kapitaallasten Overige personele kosten Inhuur Huur DVO - huisvesting Inventaris/Materialen Accountantskosten Advieskosten Educatie en voorlichting Restauratie en materiele verzorging archivalia Digitalisering Beleidsplan 2024-2027 reservering Onvoorzien Toevoeging aan reserves Totaal lasten Baten Bijdrage Hoogheemraadschap Verhuurd Archiefruimte Gemeentelijke bijdragen Overige inkomsten Onttrekking aan bestemmingsreserve Onttrekking aan bestemmingsreserve (resultaat) Totaal baten Resultaat

Begroting 2024

Begroting 2024 na wijziging

Werkelijk 2024

Verschil

1.221.813 116.735 19.242 15.922 130.885 229.912 97.302 17.098 9.713 0 31.972

1.215.096 116.735 19.242 23.919 130.885 229.912 158.302 15.818 22.713 22.000 31.972

1.043.971 107.892 19.419 19.624 307.774 230.122 146.106 17.507 8.702 16.117 32.813

171.126 8.843 -177 4.295 -176.889 -210 12.196 -1.689 14.011 5.883 -841

37.692 284.699 21.273 2.360 0 2.236.619

37.692 299.699 21.273 2.360 0 2.347.619

39.997 427.876 18.821 0 0 2.436.742

-2.305 -128.177 2.452 2.360

44.966 1.456 2.090.197 0 100.000

44.966 1.456 2.201.197 0 100.000

49.111 6.889 2.201.197 329.743 100.000

-4.145 -5.433 0 -329.743 0

2.236.619

2.347.619

2.686.939

339.320

0

0

250.198

250.198

-89.122

16

2.5 Toelichting op de programmarekening 2024 2.5.1 Verschilverklaring Het resultaat in 2024, voor bestemming, bedraagt € 250.198 positief. Dit positieve resultaat wordt veroorzaakt door de digitalisering van grote hoeveelheden bouwdossiers, constructieberekeningen en gemeente archief dat voor rekening van de gemeenten is geweest. Het WFA heeft deze digitaliseringsprojecten verzorgd en begeleid, waarna doorbelast aan de gemeenten. Deze projecten hebben voorrang gekregen op de eigen digitalisering van het WFA, omdat deze de gemeenten bezig zijn met het opheffen of beperken van de archiefruimte of mogelijkheden tot het langdurig bewaren van archief. De eigen digitalisering van de bouwdossiers die het WFA beheert zal in 2025 worden uitgevoerd. Lasten Doorberekende personele kosten vanuit gemeente Hoorn € 171.126 (voordeel) Op bepaalde specialistische functies is bewust gekozen voor externe inhuur, waaronder twee trainees. Hierdoor is het mogelijk gemaakt om projecten volgens planning te laten verlopen en nieuwe vaardigheden binnen de organisatie te introduceren. De ingehuurde capaciteit leidt tot een overschrijding op het inhuurbudget. Het voordeel op de personele lasten valt grotendeels wegen tegenover het nadeel op de inhuur.

Inhuur € 176.889 (nadeel) Deze post is overschreden omdat er bewust voor is gekozen om tijdelijke specifieke expertise in te huren, waaronder twee trainees. Zie verder bij toelichting onder doorberekende personele kosten. DVO Huisvesting € 12.196 (voordeel) De huisvestingskosten die Hoorn doorbelast aan het archief zijn lager uitgevallen dan oorspronkelijk gedacht. Dit betreft met name het klein onderhoud. Digitalisering € 128.177 (nadeel) Het positieve resultaat wordt veroorzaakt door het niet verrekenen van de baten die hier tegenover staan. Er is in hoeveelheden meer gedigitaliseerd dan vooraf gepland, omdat prioriteit gegeven is aan de behoefte die gemeenten hadden om in 2024 te kunnen digitaliseren. Baten Overige inkomsten € 329.743 (voordeel) Het Westfries Archief heeft in 2024 digitaliseringskosten doorbelast aan gemeenten. Voor gemeenten zijn binnen deze kosten transport, digitalisering, projectmanagement, diverse controles, opname en koppeling van de digitale bestanden voorzien. Deze baten vallen deels weg tegen het nadeel op de post digitalisering. Daarnaast zijn er dwangsommen naar aanleiding van een juridische procedure over de bereikbaarheid ontvangen.

17

Totale gemeentelijke bijdrage (€): Aantal inwoners per 01-01-2022

Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal

Bijdrage 2024 (Oud)

Bijdrage 2024 (Nieuw)

19.983 18.620 74.298 23.048 45.464 12.074

193.880 180.656 720.859 223.618 441.104 117.145

204.176 190.250 759.140 235.493 464.528 123.366

21.947

212.936

224.244

215.434 €

2.090.197 €

2.201.197

Hoorn: Verhuur archiefbewaarplaats Hoorn: Digitaliseringsproject bouwdossiers 2024 Hoorn: Digitalisering Corsa dossiers Opmeer: Digitaliseren WKL 2335-BD totaal 25 meter Drechterland: Digitaliseren constructieberekeningen 2024 Koggenland: Digitaliseren constructieberekeningen 2024 Stede Broec: Regionale digitaliseringsproject 2024 Totaal

4.292 42.000 78.000 14.000 46.500 52.000 60.000 2.497.989

2.5.2 Begrotingscriterium De in de programmarekening opgenomen afwijkingen groter dan € 10.000 ten opzichte van de begroting zijn getoetst op het punt van rechtmatigheid. In onderstaand overzicht zijn de begrotingsoverschrijdingen weergegeven; de toelichting vindt u hier boven.

Doorberekende personele kosten Inhuur DVO Huisvesting Digitalisering Overige inkomsten

Overschrijding (-) / onderschrijding (+) Passend in beleid 171.126 Ja -176.889 Ja 12.196 Ja -128.177 Ja 329.743 Ja

Direct gerelateerde inkomsten Nee Nee Nee Ja n.v.t.

2.5.3 Incidentele baten en lasten Conform art. 28-lid c van het BBV dient de toelichting op de programmarekening een overzicht te bevatten van de incidentele baten en lasten. Door een indicatie van de incidentele baten en lasten te geven wordt bij de begroting informatie gegeven die relevant is voor het beoordelen van de financiële positie en de meerjarenraming. In onderstaand overzicht is een limitatieve vergelijking opgenomen van de realisatie van de incidentele baten en lasten met de begrotingscijfers over het jaar 2024. Geraamde Werkelijke Geraamde Werkelijke lasten lasten baten baten Onvoorzien 2.360 0 0 0 Onttrekking aan reserve 0 0 100.000 100.000

18

2.5.4 Wet Normering Topinkomens Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi) publieke sector heeft het WFA zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). In het kader van de Wet normering topinkomens, is het WFA verplicht de namen en salarisgegevens van de topfunctionarissen in de programmaverantwoording op te nemen. In 2024 is de algemene maximale bezoldigingsnorm voor topfunctionarissen in dienstbetrekking 233.000 euro per jaar op fulltime basis. Als topfunctionarissen kwalificeren alleen de directeur en de leden van het bestuur. Lidmaatschap van het bestuur geschiedt onbezoldigd.

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling Deeltijdfactor in fte (Fictieve) dienstbetrekking

Algemeen directeur D. Dekema 2024

2023

1-1 t/m 31-12 1,0 ja

1-1 t/m 31-12 1,0 ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

€ €

110.125 16.482

€ €

100.897 15.623

-/- Onverschuldigd betaald/nog niet terugontvangen

€

0

€

Totale bezoldiging

€

126.607

€

0 116.520

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

€

233.000

€

223.000

Naam

Belastbare

Functie

Beloning

P. Dijkman

Bestuurder

0

0

E.A. van Zuylen

Bestuurder

0

0

J. Nieuwenburg

Bestuurder

0

0

M. Pijl

Bestuurder

0

0

G. J. van den Hengel

Bestuurder

0

0

R.A.P. Wortelboer

Bestuurder

0

0

M. Bonsen-Lemmers

Bestuurder

0

0

Dhr. D. Straat

Bestuurder

0

0

vergoeding

19

2.5.5 Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 8 maart 2022 vastgestelde normen- en toetsingskader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de rechtmatigheidsverantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze verantwoordingsgrens is door het algemeen bestuur bepaalt en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 73.102. Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties wel rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.

20

3. Bijlagen Bijlage 1 - Formatie overzicht

2024

2023

2022

2021

Ambtelijke formatie

13,34

14,96

13,01

12,18

Deelnemers VeleHanden

426

390

319

302

Vrijwilligers

22

44

40

41

Bijlage 2 - Bereik Westfries Archief

2024

2023

Bezoekers websites WFA

113.000

107.037 94.844 940

794

114.104

Aantal archieven in beheer

2.644

2.763

2.441

2.400

Aantal titels in de bibliotheek

32.778

32.774

32.602

32.599

Bezoekers studiezaal

Aantal meters in beheer

Aantal doorzoekbare personen op naam

567

6.899

7.044

2022

6.603

2021

502

6.552

4.424.008 4.352.436 4.057.081 3.278.383

21

4. Overige gegevens 4.1 Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming) Toelichting De jaarrekening 2024 laat een positief saldo zien van € 250.198 Conform bestuursbesluit wordt voorgesteld dit bedrag deels € 240.198 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering, zodat het project kan worden voortgezet en deels € 10.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve die is ingesteld voor langdurige ziekte (17 november 2022). Bestuurlijk besluit Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland; Besluit: 1. Het jaarverslag (het beleidsjaarverslag en de paragrafen) over het jaar 2024 vast te stellen; 2. De jaarrekening (de programmarekening, balans en toelichting op de balans) over het jaar 2024 vast te stellen; 3. Het positieve rekeningresultaat ad € 250.198 toe te voegen aan de bestemmingsreserves conform genoemde verdeling. Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het WFA in de vergadering van 10 juli 2025.

De voorzitter,

De secretaris,

Dhr. M. Pijl

Dhr. D. Dekema

22