3.a 20240319 Jaarrekening 2023 WFA

Jaarstukken 2023

Inhoud

1. Programmaverantwoording ..................................................................................................................4 1.1 Algemeen ..........................................................................................................................................4 1.1.1 Inleiding .....................................................................................................................................4 1.1.2 Jaarrekening ...............................................................................................................................4 1.1.3 Bestuur .......................................................................................................................................5 1.2 Wat heeft het gekost? .......................................................................................................................5 1.3 Gerealiseerde baten en lasten .........................................................................................................5 Resultaat jaarrekening 2023: ................................................................................................................5 1.4 Paragrafen .........................................................................................................................................6 1.4.1 Inleiding

.....................................................................................................................................6 1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering ..............................................................................................6 1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling ................................................................................6 1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting ....................................................................................................6 1.4.5 Bedrijfsvoering - Beheer archieven...........................................................................................7 1.4.6 Bedrijfsvoering - eDepot ............................................................................................................7 1.4.7 Bedrijfsvoering - Digitalisering ..................................................................................................7 1.4.8 Financiering ................................................................................................................................7 1.4.9 Weerstandsvermogen ................................................................................................................8 2.

Jaarrekening ..........................................................................................................................................10 2.1 Balans ...............................................................................................................................................10 2.2 Waarderingsgrondslagen ...............................................................................................................11 2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2023 .............................................................................13 2.3.1 Activa .........................................................................................................................................13 2.3.2 Passiva .......................................................................................................................................14 2.4 Programmarekening 2023 ...............................................................................................................16 2.5 Toelichting op de programmarekening 2023 ....................................................................................17 2.5.1 Verschilverklaring .....................................................................................................................17 2.5.2 Begrotingscriterium

....................................................................................................................18 2.5.3 Incidentele baten en lasten .....................................................................................................18 2.5.4 Wet Normering Topinkomens .................................................................................................19 3. Bijlagen ...................................................................................................................................................20 4.

Overige gegevens ........................................................................................................................21 4.1 Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming) .........................................21

2

3

1. Programmaverantwoording 1.1 Algemeen 1.1.1 Inleiding Het Westfries Archief (hierna WFA) is een gemeenschappelijke regeling waaraan zeven Westfriese gemeenten deelnemen. De Westfriese gemeenten geven op deze wijze invulling aan hun wettelijke taken ten aanzien van archief- en informatie beheer ingevolge de archiefwet. Het WFA bestaat sinds 1974 en is daarmee het oudste streekarchief in Noord-Holland. Met ingang van 1 januari 2009 is de gemeenschappelijke regeling gewijzigd. Er is gezocht naar een juridische vorm die aansluit bij het uitgangspunt dat gemeenschappelijke regelingen onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college vallen en daarom een politiek bestuur hebben. Het nieuwe bestuur heeft de verdere ontwikkeling van het WFA naar een Regionaal Historisch Centrum vormgegeven. In het najaar van 2019 is het huidige beleidsplan opgesteld voor de periode 2020 – 2023. Dit beleidsplan is op 12 maart 2020 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. 1.1.2 Jaarrekening De jaarstukken over 2023 liggen voor u. Deze jaarstukken bestaan uit twee onderdelen: a. Het jaarverslag: de verantwoording van het gevoerde beleid. In de verantwoording wordt aangegeven wat WFA heeft gedaan en met – waar mogelijk – welk effect. Vervolgens wordt ingegaan op:  het weerstandsvermogen  de financiering  de bedrijfsvoering b. De jaarrekening: de financiële verantwoording.

De jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen:  balans en toelichting  programmarekening over 2023  grondslagen voor waardering en resultaatsbepaling  voorstel tot resultaatsbestemming De balans geeft inzicht in de stand van de bezittingen en de schulden per 31 december 2023. In de toelichting op de balans is nadere informatie opgenomen over (de totstandkoming van) de balansposten. De programmarekening geeft inzicht in de baten en lasten over de verslagperiode. Hierbij wordt de realisatie vergeleken met de begroting 2023, inclusief de vastgestelde wijzigingen. De belangrijkste verschillen worden toegelicht. De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling geven inzicht in de gehanteerde regels en uitgangspunten bij het bepalen van de waarde van activa en passiva en de hoogte van de behaalde resultaten.

4

1.1.3 Bestuur Het Algemeen Bestuur was in 2023 samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec

Dhr. M. Pijl Dhr. W. Bijman / dhr. E.A. Van Zuylen Dhr. J. Nieuwenburg Mw. M. Bonsen-Lemmers Dhr. F. Streng / dhr M. Pijl Dhr. G. J. van den Hengel Dhr. R.A.P. Wortelboer

Het Algemeen Bestuur kwam in 2023 drie keer bij elkaar. Daarbij werden onder meer de voortgang besproken van het beleidsplan, de doorontwikkeling van het eDepot, het aangaan van dienstverlening overeenkomsten met de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en de aanstaande wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Voorts werden de kadernota 2024, jaarrekening 2022 en de begroting 2024 vastgesteld. 1.2 Wat heeft het gekost? In hoofdstuk 2 is de jaarrekening 2023 opgenomen. De totale kosten bedroegen € 2.060. 930. Uit de programmarekening valt op te maken dat er een positief saldo is van € 73.018. 1.3 Gerealiseerde baten en lasten In onderstaand overzicht zijn de begrote en gerealiseerde baten en lasten over 2023 opgenomen: Rekeningresultaat 2023; bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves Resultaat jaarrekening 2023:

Begroting 2023 na Realisatie 2023 wijziging 2.092 2.061 1.992 2.034 -100 -27 0 0 100 100 0

73

Verschil 31 42 73 0 0 73

In paragraaf 2.4 (programmarekening) vindt u een toelichting op de meest in het oog springende verschillen tussen de begroting en de jaarrekening 2023.

5

1.4 Paragrafen 1.4.1 Inleiding De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van de begroting en jaarrekening, bezien vanuit een bepaald perspectief. Het gaat met name om de beleidslijnen voor beheersmatige aspecten die grote financiële gevolgen kunnen hebben en/of van belang zijn voor het realiseren van de programma’s. Deze informatie komt in de jaarrekening veelal versnipperd voor en is daardoor minder inzichtelijk voor het algemeen en dagelijks bestuur. Het is de bedoeling van de paragrafen dat besturen de juiste en integrale informatie krijgen om hun kader stellende en controlerende rol ook op de beheersmatige aspecten waar te maken. In overeenstemming met artikel 26 en 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV2019) zijn voor het WFA de volgende paragrafen van toepassing: • • •

Bedrijfsvoering (automatisering, personeel, huisvesting, beheer archieven, eDepot, digitalisering) Financiering Weerstandsvermogen

De gemeente Hoorn treedt in de Gemeenschappelijke Regeling op als faciliterende gemeente. Dit betekent dat de gemeente Hoorn de facilitering op zich heeft genomen van onder meer de personeelszaken, planning en control, en huisvesting. Dit is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO.) Hiervoor betaalt het WFA een vergoeding aan de gemeente Hoorn. 1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering Het WFA is aangesloten op het netwerk van de gemeente Hoorn. Het onderhoud en het oplossen van storingen van deze apparatuur en software wordt door de gemeente Hoorn verricht. De uitvoering van deze werkzaamheden en de kosten hiervoor zijn opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst tussen het WFA en de gemeente Hoorn. Daarnaast heeft het WFA in 2023 gebruik gemaakt van organisatie specifieke vakapplicaties en hardware. 1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling In het beleidsplan is gesteld dat de informatievoorziening van de gemeenten in de afgelopen jaren als gevolg van de digitalisering stormachtig is veranderd. Om de wettelijke archieftaken met betrekking tot digitaal duurzaam archiefbeheer te kunnen vervullen blijft doorontwikkeling van taken en competenties noodzakelijk. De formatie bedraagt eind 2023 totaal 14,96 FTE. Het aantal vrijwilligers dat in 2023 werd ingezet bij de ontsluiting van gegevens bedroeg 44.

Daarnaast loopt het project Vele Handen, waarbij mensen van thuis uit de gegevens van het WFA kunnen verrijken. In 2023 hebben bijna 400 personen op een regelmatige basis hiervan gebruik gemaakt. 1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting In 2006 is het pand aan de Blauwe Berg in gebruik genomen. Het WFA voldoet hiermee aan alle eisen die de wet stelt aan een goed (papieren) archiefbeheer. De geklimatiseerde depots bieden ruimte aan 9 strekkende kilometer historische documenten, foto’s, prenten, kaarten, tekeningen, films en geluidsdragers. Het gebouw is ontworpen op een

6

aanwas van archieven voor twintig jaar. De depots beginnen langzaamaan vol te raken. Door middel van een verbouwing zal de depotcapaciteit in 2024 worden uitgebreid. Het pand is eigendom van de gemeente Hoorn. De huidige dienstverleningsovereenkomst (DVO) is in 2018 afgesloten en zal in 2024 worden geëvalueerd. Middels het DVO worden diensten met betrekking tot het gebouw en facilitaire diensten door gemeente Hoorn gefaciliteerd. Elke vijf jaar wordt de huursom opnieuw vastgesteld. Dat is in 2021 voor het laatst gebeurd. 1.4.5 Bedrijfsvoering - Beheer archieven Informatie die wordt opgenomen in de archiefbewaarplaats moet worden beheerd in overeenstemming met de uitgangspunten van de Archiefwet. Toezicht op overgebrachte archiefinformatie is niet geregeld in de huidige Archiefwet. In het nieuwe wetsvoorstel is wel een artikel opgenomen dat voorziet in toezicht op overgebrachte informatie. Om deze reden heeft de gemeentearchivaris het beheer van overgebrachte archieven in 2020 laten toetsen. Deze toetsing is uitgevoerd door de archiefinspecteur van een andere archiefinstelling uit Noord-Holland. De bevindingen zijn overwegend positief, zoals onder meer de ontwikkelingen ten aanzien van de voorziening voor duurzaam digitaal informatie beheer en de optimale toegankelijkheid van overheidsarchieven. De aandachtspunten voor de genoemde verbeteringen zijn opgepakt: 1.

Planning 2024 gereed: implementeer een kwaliteitssysteem voor het beheer van overgebrachte informatie; 2. Gerealiseerd: stel een plan op voor archieven en de archiefbewaarplaats indien er een calamiteit optreedt; 3. Gerealiseerd: stel een procedure op voor inzage van beperkt openbare informatie. Een nieuwe collegiale toetsing wordt door de archiefinstellingen van Noord-Holland gepland in 2024/2025. 1.4.6 Bedrijfsvoering - eDepot In 2023 heeft het WFA voor vervanging gedigitaliseerde bouwdossiers opgenomen in het eDepot. Totaal zijn nu ruim 36.000 bouwtekeningen online beschikbaar gemaakt en direct toegankelijk voor het publiek. Daarnaast zijn de functionaliteiten van het eDepot verder uitgebreid en is het nu mogelijk om alle typen informatie van gemeenten uit te plaatsen, te beheren en is de noodzakelijke archief wettelijke vernietiging geoptimaliseerd. 1.4.7 Bedrijfsvoering - Digitalisering Binnen het regionale grootschalige meerjarige digitaliseringproject waarbij bouwdossiers uit de periode 1902-2010 gedigitaliseerd worden voor vervanging, is in 2023 ongeveer 100 meter voor vervanging gescand. Dit is fors minder dan de geplande 160 meter. Deze achterstand is ontstaan door afgekeurde scanbatches welke niet bleken te voldoen aan de gestelde kwaliteit waardoor opnieuw gedigitaliseerd moesten worden. Totaal is nu ongeveer 400 meter van de 660 meter gedigitaliseerd.

Om de gedigitaliseerde documenten ook volledig doorzoekbaar te kunnen maken zijn de eerste projecten om alle soorten teksten (getypt en handgeschreven) digitaal doorzoekbaar te maken succesvol afgerond. Deze resultaten zullen er in de toekomst toe leiden dat de verwachte afname van paleografie expertise kan worden opgevangen en dat op heel efficiënte wijze nog meer informatie digitaal beschikbaar gesteld kan worden. 1.4.8 Financiering De financiering van het WFA geschiedt voornamelijk door middel van bijdragen van de deelnemende gemeenten. De rest van de structurele kosten wordt gedekt door vergoedingen die andere partijen betalen voor de opslag van archiefstukken.

7

Sinds 2010 hanteert de gemeenschappelijke regeling als systematiek voor de kostenverdeling een bedrag per inwoner. In de begroting 2023 is het bedrag per inwoner gesteld op € 9,11 (afgerond). De bijdrage van de deelnemers is conform de begroting in rekening gebracht. Totale gemeentelijke bijdrage (€):

Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal

Medemblik: bijdrage regionaal digitaliseringsproject archieven 2023 Enkhuizen: archiefdozen opslag Stede Broec: bijdrage regionaal digitaliseringsproject 2023 Enkhuizen: bijdrage regionaal digitaliseringproject 2023 ONHN: archieven bewaring 2023

Aantal inwoners per 01-012022 19.838 18.637 73.619 22.940 45.165 12.009 21.743 213.951

Totaal

Bijdrage per deelnemer (€) 180.644 169.708 670.371 208.890 411.270 109.353 197.991 1.948.227

9.400 48 17.800 14.600 1.575

1.991.649

1.4.9 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de mate waarin het WFA in staat is substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. Voor het weerstandsvermogen zijn de aanwezige weerstandscapaciteit en de risico’s van belang. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen. Aanwezige weerstandscapaciteit Het WFA heeft een algemene reserve van € 43.911 Bedrag (x 1000) Algemene Reserve per 1-1 Nog te bestemmen resultaat Storting Onttrekking Overbrenging naar bestemmingsreserve Algemene Reserve per 31-12

2023

2022 44 -

44 44

44

Met de notitie ‘Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen’ hebben de gemeenten die deelnemen in de regietafel Noord-Holland noord als richtlijn bepaald dat de algemene reserve niet groter mag zijn dan 2,5% van de lasten. Ultimo 2023 is de stand van de algemene reserve € 43.911. De begrote lasten in de jaarrekening 2023 zijn € 2.091.584. Dit betekent dat de algemene reserve

8

niet aan zijn maximale omvang zit. De algemene reserve zit op 2.1% (afgerond) van de lasten in 2023. Het WFA heeft geen voorzieningen. Risico’s binnen het WFA Mogelijke risico’s: • Taakuitvoering bij langdurige uitval personeel; • Diefstal of verlies van cultureel erfgoed wegens calamiteit; • Storingen in de klimaatbeheersingsinstallatie van de fysieke depots; • Leveranciersrisico digitalisering en restauraties; • Sterke verhoging van energiekosten; • Vertrek van huurders depotruimte; • Vertrek van medewerkers met specialistische kennis; • Storingen van het digitale archiveringssysteem. In verband met de risico’s is een bepaalde weerstandscapaciteit (buffer algemene reserve) noodzakelijk. Het WFA tracht de risico’s actief te beperken door organisatorische en/of technische maatregelen. Ter voorkoming van diefstal zijn maatregelen getroffen als extra vergrendeling van kostbare stukken, alsmede een vier ogen procedure voor het lichten en beschikbaar stellen van de stukken met een hoge financiële waarde. De raadpleging op de studiezaal vindt plaats onder permanent toezicht. De klimaatwaarden worden dagelijks gecontroleerd. Verder is er een onafhankelijk logsysteem. De installaties worden regelmatig gereinigd op basis van een onderhoudscontract. De afhandeling van storingsmeldingen is geregeld in de DVO met de gemeente Hoorn.

Ten aanzien van het duurzaam beheer van digitaal gevormd archief heeft het WFA samen met de aangesloten gemeenten is een digitaal archiveringssysteem inclusief een eDepot ingericht. Dit eDepot is half december 2020 opgeleverd. Het eDepot voldoet aan specifiek gestelde informatieen informatieveiligheidsvereisten zoals NEN 2082, ISO 23081 en ED3 compliance. De algemene reserve is beperkt van omvang. Indien één of meerdere medewerkers van het WFA langdurig uitvallen is de reserve niet toereikend om vervanging te regelen. Om dit risico op te vangen is in 2023 door het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve voor dit doel ingesteld. Ten aanzien van behoud specialistische kennis wordt een nieuwe generatie medewerkers intern en extern opgeleid. Aanwending onvoorzien Hieronder een overzicht van de aanwending van het budget onvoorzien (conform artikel 28-b van het BBV).

Begroting na wijziging Werkelijk Restant

2023 2.224 2.224

9

2. Jaarrekening 2.1 Balans Balans per 31 december; bedragen x € 1.000 31-12-2023

31-12-2022

Activa Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Totaal vaste activa

44 7 52

59 12 71

Vlottende activa Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen openbare lichamen Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Totaal vlottende activa

97 97 0 549 1 646

82 82 0 555 1 638

Totaal activa

698

709

Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal vaste passiva

300 44 183 73 300

327 44 325 -42 327

Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar Schulden aan openbare lichamen Overige schulden Overlopende passiva Totaal vlottende passiva

393 260 133 6 398

377 271 106 6 382

Totaal passiva

698

709

10

2.2 Waarderingsgrondslagen Hieronder worden de grondslagen uiteengezet die zijn gehanteerd bij het opstellen van deze jaarrekening. Inleiding De jaarrekening is conform de BBV opgesteld. Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (éénmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden.

Grondslagen voor waardering van activa en passiva Vaste activa Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. Eventueel van derden verkregen specifieke investeringsbijdragen worden in mindering gebracht op het geactiveerde bedrag (art. 62 lid 2 BBV). Hierbij wordt de verkregen bijdrage als bate verantwoord. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn 1. Materiële vaste activa Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden afgeschreven het jaar volgend op het jaar waarin de investering is verworven of in gebruik is genomen. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn1.

Vlottende activa Hieronder zijn de volgende zaken tegen nominale waarde opgenomen: Vorderingen met een rente typische looptijd van korter dan een jaar tegen nominale waarde, Overlopende activa tegen nominale waarde, en Liquide middelen tegen nominale waarde. 1

Nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid 2017 gemeente Hoorn

11

Eigen vermogen Betreft algemene reserve, bestemmingsreserves en nog te bestemmen resultaat. Waardering vindt plaats tegen nominale waarden. Vlottende passiva De schulden met een looptijd van minder dan een jaar worden onder deze post gerangschikt. De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Grondslagen voor bepaling van het resultaat LASTEN Salarissen en sociale lasten Hieronder zijn begrepen de directe betalingen voor salarislasten, pensioenlasten, overige sociale lasten en overige personeelskosten van het personeel. Het overgrote deel van de kosten van personeel wordt door de gemeente Hoorn aan het WFA in rekening gebracht en wordt opgenomen onder doorberekende kosten vanuit de afgesloten dienstverleningsovereenkomst. Reserveringen Onder deze post staan de resultaatbestemmingen (toevoegingen/onttrekkingen aan de reserves) opgenomen op basis van besluitvorming door het algemeen bestuur. BATEN Deelnemersbijdragen deelnemende gemeenten Uit de gemeenschappelijke regeling volgt dat de deelnemende gemeenten een jaarlijkse bijdrage betalen aan het WFA naar rato van het inwonersaantal van de gemeente. Vooraf wordt een vast bedrag per inwoner afgesproken. De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van het inwonersaantal in de betreffende gemeente. Overige baten Een klein deel van de baten van het WFA bestaat uit baten van derden. Hierbij valt te denken aan verhuur van archiefruimte aan gemeenschappelijke regelingen en incidentele baten.

12

2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2023 2.3.1 Activa Onderstaand overzicht geeft het verloop aan van de immateriële en materiële vaste activa. Jaar

Immateriële vaste activa

Totale kosten

Boekwaarde 1-1-2023

Investering 2023

Afschrijving Boekwaarde 2023 31-12-2023

88.496

58.997

-

14.749

44.248

eDepot

20182021

88.496

58.997

-

14.749

44.248

Materiële vaste activa MFR Bookscanner

2020 2019

24.493 6.523 17.970

12.158 4.349 7.809

-

4.670 1.087 3.583

7.488 3.262 4.226

Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar De stand van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar was als volgt:

Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen openbare lichamen Overige vorderingen

31-12-2023

31-12-2022

97 0

82 0

31-12-2023

31-12-2022

549

555

97

82

Liquide middelen De stand van de liquide middelen is per 31 december als volgt:

Liquide middelen Bank

549

555

Dagelijks wordt het saldo van de bankrekening met de saldi van de gemeente Hoorn getotaliseerd en het tekort of overschot wordt aangetrokken of uitgezet. De vergoeding van de gemeente Hoorn is gelijk aan het percentage van de kasgeldleningen. Het percentage is op het ogenblik negatief. Er vindt geen afrekening plaats over de negatieve rente.

13

Overlopende activa De stand van de overlopende activa is per 31 december als volgt: 31-12-2023

31-12-2022

1

1

Overlopende activa Nog te ontvangen

1

1

2.3.2 Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Het verloop van het eigen vermogen was in het verslagjaar als volgt: 1-1-2023 Toevoeging Onttrekking 31-12-2023 Algemene reserve 44 44 Bestemmingsreserve 283 100 183 Bestemming resultaat 2023 73 73 Totaal

327

73

100

300

Algemene reserve De stand van de algemene reserve is € 43.911 en blijft daarmee binnen de norm die daarvoor is afgesproken. De gelden van het WFA zitten in de kasstroompositie van de gemeente Hoorn. Het WFA ontvangt hiervoor rente op grond van de dagelijkse kasgeldpercentages. Deze rente is echter al een aantal jaar nihil of negatief. Negatieve rente wordt niet door de gemeente Hoorn aan het WFA in rekening gebracht. Bestemmingsreserve Op 20 november 2020 heeft het Algemeen Bestuur van het WFA besloten om de bestemmingsreserve aan te wenden voor: • Onvoorziene incidentele kosten betreffende het eDepot; • Incidentele kosten van de uitvoering van het beleidsplan 2020 – 2023; • Bouwkundige maatregelen ten behoeve van het optimaliseren van studiezaal en depots; • Digitalisering en vervanging van de collectie bouwvergunningen. Voorgesteld wordt het positieve rekeningresultaat 2023 deels 13K toe te voegen aan de bestemmingsreserve voor langdurig ziekte en deels 60K weer toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering. Het positieve resultaat is veroorzaakt door herstel werkzaamheden binnen het project digitalisering bouwdossiers, waardoor de voortgang is gestagneerd. Daarnaast heeft de inhuur van externe expertise ertoe geleid dat minder is geïnvesteerd in externe opleidingen en overige uitgaven van interne medewerkers.

Ook is bijgedragen aan dit saldo door een onvoorziene verrekening van 0,5 FTE die vrij is gekomen, maar niet tijdig genoeg om daar nieuwe duurzame invulling aan te geven. De kosten voor een nieuwe website zijn verdeeld over 2023 en 2024.

14

Vlottende Passiva Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar. De stand van de vlottende schulden was als volgt per 31 december: 31-12-2023 Vlottende schulden < 1 jaar Schulden openbare lichamen 260 Overige schulden 133

31-12-2022 271 106

393

377

Betreft rekeningen die in de jaarrekening van 2023 zijn verantwoord, maar pas in 2024 worden betaald. Overlopende passiva De standen van de overlopende passiva waren in het verslagjaar als volgt:

Overlopende passiva Nog te betalen

31-12-2023

31-12-2022

6

6

6

6

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen Huurovereenkomst gemeente Hoorn Meerjarige verplichting tot en met 2045, per 5 jaar herzien. Huidige overeenkomst is van 2 oktober 2020. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gemeente Hoorn Jaarlijkse verplichting. Mais Flexis collectiebeheersysteem De Ree archiefsystemen Jaarlijkse verplichting, per jaar opzegbaar.

€ 229.912

€ 196.320 € 62.000

15

2.4 Programmarekening 2023 Binnen de programmabegroting en –verantwoording, is het WFA als één programma behandeld zonder dat hiervoor aparte sub programma’s en/of producten gedefinieerd zijn. De totale lasten en baten laten het volgende beeld zien: Begroting 2023 Lasten Doorberekende personele kosten vanuit centrumgemeente DVO - diensten Kapitaallasten Overige personele kosten Inhuur Huur DVO - huisvesting Inventaris/Materialen Accountantskosten Contributies Educatie en voorlichting Restauratie en materiele verzorging archivalia Digitalisering Onvoorzien Toevoeging aan reserves Totaal lasten Baten Bijdrage Hoogheemraadschap Verhuurd Archiefruimte Gemeentelijke bijdragen Bijdrage in exploitatielasten Onttrekking aan bestemmingsreserve Onttrekking aan bestemmingsreserve (resultaat) Totaal baten Resultaat

Begroting 2023 na wijziging

Werkelijk 2023

Verschil

1.019.670 1.130.322 998.698 110.024 110.024 107.891 22.749 22.750 19.419 23.468 23.042 7.788 123.361 123.361 233.285 229.912 229.912 230.099 91.708 91.708 88.428 11.955 14.315 17.284 9.155 9.155 5.500 4.161 0 2.416 30.133 30.133 13.923 35.525 35.525 34.537 269.113 269.113 301.663 0 2.224 0 0 0 0 1.980.932 2.091.584 2.060.930

131.624 2.133 3.331 15.254 -109.924 -187 3.280 -2.969 3.655 -2.416 16.210 988 -32.550 2.224 0 30.654

39.651 41.985 42.091 1.372 1.372 208 1.839.909 1.948.227 1.948.227 0 0 43.422 100.000 100.000 100.000

-106 1.164 0 43.422 0

1.980.932 2.091.584 2.133.948

-42.364

0

0

-73.018

16

73.018

2.5 Toelichting op de programmarekening 2023 2.5.1 Verschilverklaring Het resultaat in 2023, voor bestemming, bedraagt € 73.018 positief. Dit positieve resultaat wordt ten dele veroorzaakt door de herstelwerkzaamheden binnen het regionale digitaliseringsproject, waardoor de geplande werkzaamheden zijn doorgeschoven naar 2024. Daarnaast doordat er geen voortschrijdend inzicht kan worden gegeven in de ontwikkeling van de uitgaven en inkomsten door het jaar heen. Daarvoor ontbreken de nodige functionaliteiten en managementrapportages. Dit probleem is aangekaart en bekend bij de faciliterende afdeling. Ook was er een niet voorziene financiële ontwikkeling in personele kosten die heeft geresulteerd in een onvoorzien teruggave van ruim € 40.000. Lasten Doorberekende personele kosten vanuit gemeente Hoorn € 131.624 (voordeel) Op bepaalde specialistische functies is bewust gekozen voor externe inhuur. Hierdoor is het mogelijk gemaakt om projecten volgens planning te laten verlopen en nieuwe vaardigheden binnen de organisatie te introduceren. De ingehuurde capaciteit leidt tot een overschrijding op het inhuurbudget. Het voordeel op de personele lasten valt grotendeels wegen tegenover het nadeel op de inhuur.

Het resterende voordeel wordt verklaard door de vacatureruimte die gedurende het jaar gedeeltelijk niet geheel kon worden ingevuld wegens vertraagde kennisgeving over beschikbaarheid. Educatie en voorlichting € 16.210 (voordeel) Op deze post is een voordeel gerealiseerd door de provinciale subsidie die wij ontvangen hebben voor de viering van 1572-1573. Dit is éénmalig en is in 2024 niet aan de orde. De ontwikkeling van de geplande nieuwe website is pas in het laatste kwartaal van 2023 van start gegaan en loopt door in het eerste kwartaal van 2024, waardoor de geplande kosten slechts deels zijn gemaakt in 2023. Inhuur € 109.924 (nadeel) Deze post is overschreden omdat er bewust voor is gekozen om tijdelijke specifieke expertise in te huren. Zie verder bij toelichting onder doorberekende personele kosten. Overige personele kosten € 15.254 (voordeel) Door het tijdelijk uitbesteden van specifieke werkzaamheden hebben we in 2023 deels kosten neutraal intern kunnen opleiden, daarnaast behoeven deze ingehuurde medewerkers geen opleiding vanuit het Westfries Archief. Eind 2023 is een geplande in-house training ten behoeve van collectie hulpverlening & preventie wegens ziekte van de trainers verzet naar begin 2024. Ook is er in 2023 minder gebruik gemaakt van reis- en verblijfkosten.

Digitalisering € 32.550 (nadeel) Dit nadeel is ontstaan door de doorberekening van de gemaakte digitaliseringskosten aan de gemeenten niet geboekt zijn op deze post. Zie toelichting hieronder bij bijdragen gemeenten. Baten Bijdragen in exploitatielasten gemeenten € 43.422 (voordeel) Dit voordeel wordt verklaard doordat de inkomsten uit de doorberekening van de digitaliseringskosten op deze inkomenspost geboekt zijn. Zij vallen grotendeels weg tegenover het

17

nadeel van de digitaliseringskosten. Vorig jaar was afgesproken om dit te correct te boeken, maar dat is niet gebeurd. Zie ook de toelichting daar. Totale gemeentelijke bijdrage (€):

Aantal inwoners per 01-01-2021 19.838 18.637 73.619 22.940 45.165 12.009 21.743

Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal

Medemblik: regionaal digitaliseringsproject 2023 Enkhuizen: archiefdozen opslag Stede Broec: regionaal digitaliseringsproject 2023 Enkhuizen: regionaal digitalisering project 2023 ONHN: archieven bewaring 2023

Bijdrage per deelnemer (€) 180.644 169.708 670.371 208.890 411.270 109.353 197.991

213.951

1.948.227

9.400 48 17.800 14.600 1.575

Totaal

1.991.649

2.5.2 Begrotingscriterium De in de programmarekening opgenomen afwijkingen groter dan € 10.000 ten opzichte van de begroting zijn getoetst op het punt van rechtmatigheid. In onderstaand overzicht zijn de begrotingsoverschrijdingen weergegeven; de toelichting vindt u hier boven.

Doorberekende personele kosten Educatie en voorlichting Inhuur Overige personele kosten Digitalisering Bijdragen digitaliseringsproject

Overschrijding (-) / Direct gerelateerde onderschrijding (+) Passend in beleid inkomsten 131.624 Ja Nee 16.210 Ja Nee -109.924 Ja Nee 15.254 Ja Nee -32.550 Ja Ja 43.422 Ja Nee

2.5.3 Incidentele baten en lasten Conform art. 28-lid c van het BBV dient de toelichting op de programmarekening een overzicht te bevatten van de incidentele baten en lasten. Door een indicatie van de incidentele baten en lasten te geven wordt bij de begroting informatie gegeven die relevant is voor het beoordelen van de financiële positie en de meerjarenraming. In onderstaand overzicht is een limitatieve vergelijking opgenomen van de realisatie van de incidentele baten en lasten met de begrotingscijfers over het jaar 2023. Geraamde Werkelijke Geraamde Werkelijke lasten lasten baten baten Onvoorzien 2.244 0 0 0 Onttrekking aan reserve 0 0 100.000 100.000

18

2.5.4 Wet Normering Topinkomens Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi) publieke sector heeft het WFA zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). In het kader van de Wet normering topinkomens, is het WFA verplicht de namen en salarisgegevens van de topfunctionarissen in de programmaverantwoording op te nemen. In 2023 is de algemene maximale bezoldigingsnorm voor topfunctionarissen in dienstbetrekking 223.000 euro per jaar op fulltime basis. Als topfunctionarissen kwalificeren alleen de directeur en de leden van het bestuur. Lidmaatschap van het bestuur geschiedt onbezoldigd. Algemeen directeur D. Dekema 2023 2022 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling 1-1 t/m 31-12 1-1 t/m 31-12 Deeltijdfactor in fte 1,0 1,0 (Fictieve) dienstbetrekking ja ja Bezoldiging Beloning plus belastbare onkosten-vergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

€ €

100.897 15.623

€ €

101.022 21.001

-/- Onverschuldigd betaald/nog niet terug ontvangen

€

0

€

0

Totale bezoldiging

€

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

€

116.520

223.000

€

122.023

€

216.000

Belastbare

Naam

Functie

Beloning

M. Pijl

Bestuurder

0

0

W. Bijman, E.A. van Zuylen

Bestuurder

0

0

J. Nieuwenburg

Bestuurder

0

0

F. Streng / M. Pijl

Bestuurder

0

0

G. J. van den Hengel

Bestuurder

0

0

R.A.P. Wortelboer

Bestuurder

0

0

W. Bijman / M. Bonsen-Lemmers

Bestuurder

0

0

Dhr. D. Straat

Bestuurder

0

0

vergoeding

19

3. Bijlagen Bijlage 1 - Formatie overzicht

2023

2022

2021

2020

Ambtelijke formatie

14,96

13,01

12,18

12,18

390

319

302

231

2023

2022

2021

2020

107.037 940

94.844 794

114.104 502

124.197 914

Vrijwilligers

Deelnemers VeleHanden

Bijlage 2 - Bereik Westfries Archief Bezoekers websites WFA Bezoekers studiezaal Aantal archieven in beheer Aantal meters in beheer Aantal titels in de bibliotheek Aantal doorzoekbare personen op naam

44

40

41

41

2.763 2.441 2.400 2.370 7.044 6.603 6.552 6.489 32.774 32.602 32.599 32.422 4.352.436 4.057.081 3.278.383 2.965.254

20

4.

Overige gegevens

4.1 Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming) Toelichting De jaarrekening 2023 laat een positief saldo zien van € 73.018. Conform bestuursbesluit wordt voorgesteld dit bedrag deels € 60.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering, zodat het project kan worden voortgezet en deels € 13.018 toe te voegen aan de bestemmingsreserve die is ingesteld voor langdurige ziekte (17 november 2022). Bestuurlijk besluit Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling West-Fries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland; Besluit: 1. Het jaarverslag (het beleidsjaarverslag en de paragrafen) over het jaar 2023 vast te stellen; 2. De jaarrekening (de programmarekening, balans en toelichting op de balans) over het jaar 2023 vast te stellen; 3. Het positieve rekeningresultaat ad € 73.018 toe te voegen aan de bestemmingsreserves conform genoemde verdeling. Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het WFA in de vergadering van 11 juli 2024.

De voorzitter,

De secretaris,

Dhr. G. J. van den Hengel

Dhr. D. Dekema

21