Document · PDF

3.3 WfA Begroting 2022

Gemeenteraad 21 juni 2021, gemeente DrechterlandBij agendapunt: Zienswijze Jaarstukken 2020 en Begrotingen 2022 GR-en (2021-26)7.483 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Westfries Archief Begroting 2022 Inclusief meerjarenraming 2022-2026

Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur d.d. 5 juli 2021. De voorzitter, Dhr. M. Pijl

de secretaris, Dhr. D. Dekema

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ............................................................................................................................................................................. 2 1. Inleiding en besluitvorming ................................................................................................................................................... 3 2. Beleidsbegroting ...................................................................................................................................................................... 4 2.1 Samenstelling bestuur .......................................................................................................................................................... 4 2.2 Missie en visie ........................................................................................................................................................................ 4 2.3 Stand van zaken .................................................................................................................................................................... 5 2.4 Visie op de toekomst / nieuw beleid ..................................................................................................................................

6 2.5 Indexeringen: ...................................................................................................................................................................... 10 3. Paragrafen .............................................................................................................................................................................. 11 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ...................................................................................................................... 11 3.2 Financieringsparagraaf ....................................................................................................................................................... 12 3.3 Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................................................... 12 4. Financiële begroting .............................................................................................................................................................. 13 4.1 Exploitatie .............................................................................................................................................................................

13 4.2 Begroting 2022 naar taakvelden ....................................................................................................................................... 15 4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten ....................................................................................................................... 16 4.4 Bijdragen per gemeente ................................................................................................................................................... 17 4.5 Vermogenspositie ................................................................................................................................................................ 18 4.6 Meerjarenraming balans..................................................................................................................................................... 20 4.7 Financiële kengetallen begroting ...................................................................................................................................... 21

1. Inleiding en besluitvorming

Goed informatiebeheer maakt het handelen van de gemeente transparant en dient zo de democratie. Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land. Het Westfries Archief werkt met de zeven gemeenten “Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec” samen om informatie over het heden en verleden voor nu en latere generaties betrouwbaar en toegankelijk te houden. Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet en de Gemeenschappelijke Regeling: • ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; • informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; • beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie. Het beleidsplan 2020 – 2023, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 maart 2020, trekt de ingeslagen weg van het vorige beleidsplan door. Dat betekent dat veel nadruk wordt gelegd op het partnerschap met de aangesloten gemeenten. Belangrijk speerpunt blijft het door ontwikkelen van het eDepot, een regionale voorziening die het mogelijk maakt om digitale bestanden duurzaam te bewaren.

Het Westfries Archief bewaart en ontsluit de bronnen die het verhaal van het tot stand komen van de Westfriese identiteit vertellen. Hiermee leveren we een bijdrage aan de doelstellingen van het Pact van Westfriesland. Het nieuwe beleidsplan zal, behoudens indexatie, geen verhoging van de bijdrage van de gemeenten met zich meebrengen. Structurele kosten zullen binnen de begroting, nieuw voor oud, worden opgevangen. Een aantal projecten brengt incidentele kosten met zich mee, onder meer het digitaliseren van de bouwvergunningen. Deze zullen worden gefinancierd uit de bestemmingsreserve. Nieuwe doelstellingen in het beleidsplan zijn het opzetten van een educatief programma om de schoolgaande jeugd van Westfriesland kennis te laten maken met hun eigen lokale geschiedenis en het intensiveren van de samenwerking met musea, bibliotheken en historische verenigingen. Hierbij bieden wij u de ontwerpbegroting voor 2022 aan, alsmede de meerjarenraming 2022-2026 Deze is besproken en voorlopig vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur op 14 april 2020. Als basis zijn de ramingen uit de voorgaande begroting (2021) inclusief de wijzigingen, de kadernota 2022 van het Westfries Archief genomen. Voor de salariskosten is de kadernota 2021 van de gemeente Hoorn als uitgangspunt genomen.

De kadernota van het Westfries Archief is vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 18 maart 2021. De meerderheid van de gemeenten zowel in aantal als in inwonerstal had een positieve zienswijze ingediend waarna de kadernota ongewijzigd is vastgesteld. Conform de regionaal gemaakte afspraken heeft een indexering op de loon- en prijsontwikkeling plaatsgevonden. De conceptbegroting wordt door het Dagelijks Bestuur voorgelegd aan de deelnemende gemeenten voor de zienswijze procedure waarna in de vergadering van het Algemeen bestuur op 5 juli 2021 definitieve besluitvorming plaatsvindt.

2. Beleidsbegroting 2.1 Sam enstelling bestuur

Het Algemeen Bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec

Dhr. M. Pijl (voorzitter) Dhr. E.A. van Zuylen Dhr. J. Nieuwenburg Dhr. W. Bijman Mw. J. Fit Dhr. W.G. Groeneweg Dhr. R.A.P. Wortelboer

2.2 M issie en visie Het Westfries Archief staat voor een duurzaam, toegankelijk betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland. Het Westfries Archief is het geheugen van alle aangesloten zeven gemeenten en hun inwoners en de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en medewerkers van gemeenten weten dit en vertrouwen hierop. In onze collectie is materiaal verzameld en beschikbaar over alle woonkernen in WestFriesland. Onder meer door een actief conserverings- en preserveringsbeleid is de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de collectie op lange termijn gegarandeerd. Iedereen heeft overal en altijd toegang tot de gehele collectie. Het online zoeken in de bronnen is makkelijk en levert goede resultaten op. Gebruikers kunnen delen van analoge collecties op aanvraag laten digitaliseren en vervolgens online raadplegen. Zij kunnen voor alle vragen online ondersteuning en advies krijgen van medewerkers van het archief. Zo zijn de bronnen en diensten van het Westfries Archief voor iedereen binnen én buiten het verzorgingsgebied laagdrempelig beschikbaar. De gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen werken vrijwel geheel digitaal. Informatieveiligheid, privacy, vindbaarheid en actieve openbaarheid zitten in het DNA van bestuurders, management en de samenleving.

Alle aangesloten overheden nemen deel in een Strategisch Informatieoverleg (SIO) waarin het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding met regelmaat wordt besproken en waar besluitvorming wordt voorbereid. Het Westfries Archief speelt daarin een belangrijke rol als adviseur en als toezichthouder op de uitvoering van de Archiefwet. Samen met onze partners zorgen wij voor goede afstemming aan de voorzijde van informatieprocessen door toepassing van archiving by design. Veiligheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid en privacy worden zoveel mogelijk geregeld bij (her)ontwerp van processen en bij de aanschaf, wijziging en inrichting van informatiesystemen. Om te kunnen garanderen dat digitale informatie door toekomstige generaties kan worden hergebruikt, bewaart het Westfries Archief deze informatie in een daarvoor ingerichte voorziening, het “eDepot”.

2.3 Stand van zaken

Het WFA is een gemeenschappelijke regeling met een lange staat van dienst. We zijn van en voor de aangesloten overheden en voeren namens hen de archiefwettelijke taken uit. Onze blik is daarbij gericht op de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van (overheids)informatie uit en over de regio voorbij de waan van de dag. Het Westfries Archief beheert sinds 1974 de openbare archieven van de aangesloten gemeenten. Daarmee geven de gemeenten uitvoering aan de bepalingen van de archiefwet. Op deze wijze kunnen deze taken kwalitatief goed en efficiënt worden uitgevoerd. De basistaken bestaan uit het in goede en geordende staat bewaren van de archieven en deze ter beschikking stellen aan de gemeenten en burgers. De archiefwet stelt hiervoor een aantal eisen met name ten aanzien van de wijze van ontsluiting, opslag, beveiliging en klimatologische omstandigheden waardoor de archieven tot in lengte van jaren beschikbaar blijven. Daarvoor dient elke gemeente een openbaar archiefdepot te hebben en voldoende gekwalificeerd personeel. In Westfriesland is ervoor gekozen om dat archiefdepot gezamenlijk te bouwen en te beheren. De werkzaamheden en het gebruik van de archieven laten zich moeilijk differentiëren naar een specifieke gemeente. Dat komt met name doordat gebruiker van de archieven vaak meerdere archieven in hun samenhang met elkaar raadplegen.

Zo zal iemand die zijn stamboom uitzoekt vaak met meerdere gemeenten te maken krijgen. Bij een onderzoek naar bouwgeschiedenis kan de betrokken notaris in een andere gemeente gevestigd zijn als het betreffende pand. En voor onderzoek naar bijvoorbeeld waterbeheer of aspecten van ruimtelijke ordening zijn de polderarchieven, waarvan de grenzen niet gelijk lopen met die van de gemeenten, van belang. Het Westfries Archief beheert ook archieven die van belang zijn voor het hele gebied zoals van de regionale kranten, notarissen en kerkelijke instellingen. De kracht en meerwaarde van de regionale aanpak is dat al deze informatie in hun samenhang en context kunnen worden geraadpleegd. In de tabel vindt u een indicatief overzicht van aantallen archieven en hun omvang per gemeente. Naast beheer en dienstverlening adviseert de gemeenten op het gebied van informatievoorziening. Wij hebben de kennis en expertise om gericht te adviseren op het gebied van specialistische vraagstukken. Bijvoorbeeld ten aanzien van de meest efficiënte gezamenlijke aanpak van het duurzaam veilig bewaren van digitale informatie. Zonder een actieve aanpak hiervan zal veel informatie verloren gaan.

Ons werk staat in de afgelopen jaren naast het beheer van de collecties en dienstverlening aan burger en gemeenten in het teken van het vergroten van het publieksbereik en het opbouwen van expertise ten behoeve van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van digitale informatie. De digitalisering van archiefvorming en informatievoorziening stelt het WFA voor nieuwe opgaven. Gedegen en actuele kennis van ICT is daarom voor al onze medewerkers onmisbaar om hun werk goed te kunnen doen, zowel binnen onze eigen organisatie als ten behoeve van de aangesloten overheden. Het Westfries Archief heeft nu een team van twee informatiemanagers. Samen met de archiefinspecteur zijn zij goed in staat om te anticiperen op en te adviseren over nieuwe ontwikkelingen in het informatiemanagement. Een bezoek aan het WFA kan vanaf huis optimaal worden voorbereid nu vrijwel alle toegangen op de archieven en collecties online staan. Afgelopen jaar zorgden we er voor dat bezoekers vanaf huis de benodigde stukken kunnen aanvragen en na aankomst op de studiezaal direct aan de slag kunnen gaan. Steeds meer bronnen kunnen echter ook rechtstreeks digitaal worden geraadpleegd. In 2020 werd het overgrote deel van de scans van de registers van de burgerlijke stand in delen op de website geplaatst. De publicatie van deze scans betekende de afronding van een langlopend project.

In 2013 startte het project met de publicatie van de scans van de doop-, trouw- en begraafboeken (vanaf 1572) op de website van het archief. Daarna volgde de bevolkingsregisters (1821-1940), de oud-rechterlijke archieven (1357-1811) en de notariële archieven (1552-1935). Wat nog ontbreekt zijn de aanvullingen van akten van de burgerlijke stand die in 2010 zijn overgebracht: geboorteakten 1903-1910, huwelijksakten 1923-1930 en overlijdensakten 1951-1960. Deze zullen zo spoedig mogelijk worden gedigitaliseerd. De scans van de bevolkingsregisters uit de periode 1920-1940 worden geleidelijk beschikbaar gesteld om te voorkomen dat privacygevoelige informatie gepubliceerd wordt. Vrijwilligers werken in verschillende projecten aan het invoeren van namen die in de bronnen staan. Zodoende worden de scans ook op naam doorzoekbaar.

Lang niet alle scans zijn gemakkelijk doorzoekbaar. Daarom maken we sinds enkele jaren gebruik van het programma Vele Handen. Hiermee helpt een grote groep vrijwilligers ons om, vanuit huis, scans toegankelijk te maken op naam, datum en onderwerp. Begin september 2020 behaalde het VeleHanden crowdsourcings-project Compareerden voor mij een belangrijke mijlpaal: 50.000 ingevoerde en gecontroleerde akten. In het online project worden door vrijwilligers gegevens ingevoerd vanaf oude notariële akten. De ingevoerde akten zijn na controle doorzoekbaar op de website van het Westfries Archief. In het project worden momenteel de negentiende-eeuwse akten ingevoerd. Als deze zijn afgerond, komen de akten van voor 1800 aan de beurt. Sommige bronnen zijn niet geschikt voor verwerking via internet. Deze worden aangepakt door andere vrijwilligers, die geregeld in het WFA bijeen komen. Inmiddels bevat de historische personen-database van het Westfries Archief zo’n 2,4 miljoen personen. Het WFA kan bogen op een stevige wederkerige relatie met een groeiende groep gebruikers. Er ontstaat ‘eigenaarschap’: mensen voelen zich samen met ons verantwoordelijk voor de ontsluiting van de historische bronnen van ons gebied. Om goed gebruik te kunnen maken van de inzet van vrijwilligers moeten de medewerkers van het WFA het nodige doen om dit voor te bereiden, te coördineren en te controleren.

We zetten daar structureel 0,5 fte voor in. Dat werk loont dubbel en dwars. Het WFA beheert de overgedragen archieven van de aangesloten gemeenten in de regio: Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, Hoorn, Medemblik, Koggenland en Opmeer. Daarnaast houdt het WFA toezicht op het beheer van nog niet overgedragen archieven. Het WFA geeft ook advies. Het Westfries Archief inspecteert de uitvoering van het archiefbeheer van de aangesloten gemeenten en haar gemeenschappelijke regelingen. Door de COVID-19-pandemie is het toezicht op de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen op afstand uitgevoerd. Er zijn geen wijzigingen in de beoordelingen van de provincie in het kader van het Inter Bbestuurlijk Toezicht (IBT). De provincie oordeelde de gemeente Koggenland en de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord adequaat in de uitvoering van het archiefbeheer. De overige gemeenten kregen het oordeel redelijk adequaat. Het verleden groeit met de dag. Hetzelfde geldt voor de collecties van het WFA. De Archiefwet verplicht overheden hun archieven ouder dan 20 jaar over te brengen naar een openbare archiefbewaarplaats. Dat zorgt voor een gestage instroom van overheidsarchieven. Er is een wetswijziging in voorbereiding waarbij deze periode wordt teruggebracht naar 10 jaar. De collectie van het WFA is 6,3 strekkende kilometer groot. Daarvan bestaat 5,8 kilometer uit archieven.

Ten tijde van de verhuizing naar de nieuwe locatie in 2006 besloegen de archieven nog ‘slechts’ 3,4 kilometer. In een tijdsbestek van 12 jaar is de collectie dus met zo’n 60% gegroeid. Die groei komt voor 95% op het conto van de overheidsarchieven. De komende 20 jaar zal de omvang naar verwachting verder groeien naar meer dan zeven kilometer. Deze grote toename van de hoeveelheid materiaal in beheer betekent een forse personele belasting. De formatie die belast is met beheer, ontsluiting en dienstverlening van de archieven is echter constant gebleven. Daarnaast beginnen ook de depots vol te raken. Er zijn plannen gemaakt om de fysieke ruimte “op te rekken”. Naast de formele inspecties hadden de archiefinspecteur en de informatiemanagers regelmatig informeel contact met de archiefvormers. Door de relaties met de overheden op deze manier te intensiveren, kan de inspecteur knelpunten vroegtijdig signaleren en meedenken over (gezamenlijke) oplossingen. Omdat veel overheden in de regio met dezelfde vragen en opgaven kampen organiseert het WFA kennisbijeenkomsten over informatievoorziening en de inrichting daarvan. Zo draagt het WFA bij aan de kwaliteit van de informatievoorziening en bespaart het zijn partners tijd en kosten. Deze stap naar voren van het WFA wordt zeer gewaardeerd door de aangesloten gemeenten.

2.4 Visie op de toekom st / nieuw beleid Het beleidsplan 2020 – 2023, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 maart 2020, trekt de ingeslagen weg van het vorige beleidsplan door. Dat betekent dat veel nadruk wordt gelegd op het partnerschap met de aangesloten gemeenten.

Pact van Westfriesland

De zeven Westfriese gemeenten hebben enkele jaren geleden het Pact van Westfriesland gesloten. Doel van het pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid, onderwijs en vrije tijd. De regio West-Friesland wil daarmee binnen vijf jaar tot de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s behoren. Het Westfries Archief levert een fundamentele bijdrage aan dat doel. De regio kent namelijk een sterke gemeenschappelijke geschiedenis die mede gevormd is door de strijd tegen het water. Daarvoor is onder andere de Westfriese omringdijk aangelegd. Een ambitieus en omvangrijk project dat alleen maar kon slagen door gedegen samenwerking. In de loop van de eeuwen is zo een Westfriese identiteit ontstaan die belangrijk is voor de gevormde onderlinge verhoudingen en samenwerking. Het Westfries Archief bewaard en ontsluit de bronnen die het verhaal van de totstandkoming van deze Westfriese saamhorigheid vertellen. Het Westfries Archief versterkt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland.

eDepot

Een zeer belangrijk en ambitieus speerpunt uit het beleidsplan is de realisatie van een regionaal eDepot. De gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen werken inmiddels allen digitaal en een voorziening voor duurzame digitale archivering is daarmee een concreet aandachtspunt geworden. Met regionale afstemming is besloten een digitale archiefbewaarplaats in te richten volgens de landelijke standaarden voor zowel overgebracht als uitgeplaatste informatie. Het Westfries Archief neemt de voorziening in beheer, regisseert en coördineert de uitvoering en borgt de duurzaamheid. Het Westfries eDepot is daarmee van en voor alle gemeenten en draagt bij aan efficiënt, geharmoniseerd en duurzaam informatiebeheer. Informatie in het Westfries eDepot is authentiek, betrouwbaar en veilig en blijft daarnaast door de tijd heen toegankelijk en bruikbaar voor de toekomst. Het eDepot komt ten goede aan de verbetering van de informatiehuishouding van de aangesloten overheden. Het draagt bij aan het mogelijk maken van digitaal procesmatig werken & zaakgericht registreren en digitaal archiveren. Het verbetert de uitwisselbaarheid van gegevens en ondersteunt de regionale harmonisatie van processen en uitwisselingsprotocollen. Het biedt medewerkers van de gemeente in hun werkomgeving een goede toegankelijkheid tot het uitgeplaatste archief.

Het stuurt op kwaliteitsverbetering van de regionale gegevenshuishouding en op een gedeelde visie op projectmatig werken, procesgericht registreren. . Het Westfries eDepot is eind 2020 in gebruik genomen. De eerste 8.036 opgenomen bestanden zijn bouwdossiers uit de periode 1907-2005 van de gemeenten Enkhuizen en Drechterland. Deze dossiers zijn nu digitaal beschikbaar voor medewerkers van de SED-organisatie en kunnen worden ingezet voor digitale dienstverlening aan de bewoners van de gemeenten. De structurele kosten voor het eDepot zijn met ingang van de begroting 2020 opgenomen in de exploitatie. De incidentele kosten worden middels een investering afgeschreven over een periode van zes jaar. Adviseur Digitale Informatie(ADI) Van oudsher adviseert het Westfries Archief de gemeenten op het terrein van analoge archivering. Vanwege de snelle en volumineuze opkomst van digitale informatie binnen de lokale overheden komt daar nu de advisering op vorming en archivering van digitale informatie bij. Door implementatie van wetgeving en de ontwikkeling van het eDepot is al veel expertise binnen de regio opgebouwd. Het Westfries Archief ziet een belangrijke rol voor zichzelf weggelegd in de ondersteuning en coördinatie binnen de regio op het gebied van digitale archivering en informatiebeheer. Deze rol is sinds 2020 geborgd in de functie van de Adviseur Digitale Informatie (ADI).

De ADI treedt op als steun en toeverlaat voor de aangesloten gemeenten en overige lokale overheden op het gebied van duurzame toegankelijkheid en digitale archiefvorming. De ADI denkt mee met de partners en is betrokken bij (her)ontwerp van processen en de aanschaf, wijziging en inrichting van informatiesystemen en geeft gevraagd en ongevraagd advies. Deze functie sluit nauw aan bij de ontwikkeling van het Westfries Archief als een spin in het web van het regionaal informatiebeheer. De ADI bewaakt dat digitale archiefvorming aansluit op de toekomstige duurzame digitale archivering. Deze Archiving by Design houdt in dat in een zo vroeg mogelijk stadium voor aanschaf, wijziging en inrichting van informatiesystemen en het (her)ontwerpen van processen de juiste expertise in samenhang wordt betrokken.

Educatief beleid Het Westfries Archief ontwikkelt in deze beleidsperiode een educatief programma. Door het opzetten van een regionaal educatief programma beogen wij een nieuwe groep potentiële gebruikers kennis te laten maken met de

rijkdom van het Westfries Archief. Wij vinden het onze taak om de jeugd en jongeren in de regio via het onderwijs kennis te laten maken met de bronnen die het Westfries Archief bewaart. We willen kennis overdragen op het gebied van waarheidsvinding en hen verrijken met kennis over het ontstaan van de democratie en door het aanleren van historisch besef. We willen daartoe graag klassen en groepen op de Blauwe Berg ontvangen. Tijdens zo’n bezoek ondergaan de deelnemers niet alleen de ‘historische sensatie’ die de confrontatie met oude archiefstukken oproept, maar zij leren zo ook de weg naar ons gebouw en onze collectie te vinden voor hun scripties, projecten of werkstukken, omdat het belang van het archief op een levendige en sprekende manier kenbaar is gemaakt. Het ultieme doel is dat elke leerling in Westfriesland een keer kennismaakt met het Westfries Archief. Het laten kennismaken van de Westfriese jongeren met hun eigen geschiedenis levert ook een bijdrage aan het Pact van Westfriesland. Docenten en scholieren kunnen ook op afstand bronnen van het Westfries Archief vinden. We zijn aangesloten op het educatieve platform Geschiedenislokaal.nl. In een eigen ‘Westfriesland lokaal’ stellen we themagewijs bronnen beschikbaar. Het aantal thema’s en bronnen in Geschiedenislokaal.nl wordt in deze beleidsperiode verder uitgebreid.

Voor volwassenen hebben wij eveneens een educatief aanbod voor ogen. Cursussen en workshops over lezen van oud schrift, het hanteren van bronnen, zoals de oud-rechterlijke, notariële en kadastrale archieven, en het doen van stamboom- of huizenonderzoek voorzien blijvend in een behoefte. Bovendien stimuleert dit het actieve gebruik van de collectie. Jaarlijks blijven wij in de Maand van de Geschiedenis een lezingencyclus organiseren die altijd zeer goed wordt bezocht. Deze lezingen zijn een goede gelegenheid om het netwerk van historisch geïnteresseerde personen en verenigingen te onderhouden en uit te breiden. Door de COVID-19-pandemie heeft online educatie een grote vlucht genomen. Het Westfries Archief gaat mee in deze ontwikkeling. Zo vond in 2020 de Maand van de Geschiedenis al online plaats. In de komende periode zullen wij cursussen en andere activiteiten online aanbieden.

Inhalen achterstanden

In het nieuwe acquisitiebeleid is opgenomen wanneer archieven in aanmerking komen om op te nemen in de collectie van het Westfries Archief. Hiermee zal er een betere selectie mogelijk zijn voor de opname van particuliere archieven. Er zal meer worden aangestuurd op voorbewerking van de overgedragen fysieke archieven door de archiefvormer, zowel in de materiële verzorging als in de beschrijving van archieven. Er zullen specifieke richtlijnen ontwikkeld worden voor de archiefvormers over de aanlevering en beschrijving. Gedurende de vorige beleidsplan periode is de taak inventarisatie, als gevolg van opgelegde bezuinigingen afgestoten. Het Westfries Archief dacht te kunnen bewerkstelligen dat alle aangeboden fysieke archieven voor opname konden worden geïnventariseerd. In de praktijk leidt dit echter tot achterstanden op het gebied van ontsluiting, die zijn inmiddels opgelopen tot ruim 500 strekkende meter. Afgelopen beleidsperiode is voornamelijk gesteund op vrijwilligers voor het inventariseren van archief. De veelal omvangrijke archieven vragen echter om meer specialistische kennis en uitgebreidere beschrijvingen. Er is een plan opgesteld om de opgelopen achterstanden weg te werken. Dit zal naar schatting zeven jaar in beslag nemen. Met deze maatregelen gaat het Westfries Archief de achterstanden inlopen.

Digitalisering

De trend van de afgelopen jaren is dat het publiek steeds meer informatie op afstand wil kunnen raadplegen. Daarvoor blijft het noodzakelijk om veel gebruikte bestanden integraal te digitaliseren en online beschikbaar te stellen en daarnaast op verzoek te digitaliseren. Het Westfries Archief wil graag weloverwogen slimme en efficiënte beslissingen nemen bij de keuze van de te digitaliseren stukken. Voor realisatie wordt het reguliere budget in gezet alsmede de bestemmingsreserve (zie verder onder DEPOT). Voor het beleidsmatig digitaliseren van collecties is in de afgelopen beleidsperiode een digitaliseringsagenda opgesteld. Deze digitaliseringsagenda zal de deze beleidsperiode verder voortgezet worden. Diverse

digitaliseringsprojecten worden uitgevoerd, waarbij de prioritering bepaald wordt op basis van de vraag van het publiek, maar ook door de historische waarde van een collectie, of door de kwetsbaarheid van het materiaal.

DEPOT / verbouwing / Digitalisering

De nieuwbouw van het Westfries Archief is in 2006 opgeleverd. De groeicapaciteit van het gebouw is bewust gesteld op maximaal twintig jaar, omdat de invloed van automatisering en digitalisering destijds onbekend was en niet goed in te schatten. Inmiddels is geconstateerd dat de depots eerder vol zullen raken dan destijds is ingeschat. Aan de hand van nieuwe berekeningen is een inschatting gemaakt van de aanwas in de komende jaren. Uit deze berekeningen blijkt dat maatregelen noodzakelijk zijn. Er is door een externe partij een onderzoek ingesteld naar het optimaliseren van de depotruimte. Daaruit is de conclusie getrokken dat er twee maatregelen zijn waarmee ruimte geschapen kan worden voor de komende jaren. Dat betreft: • Het Depot op de begane grond wordt voorzien van verrijdbare stellingen. • In het depot van het Westfries Archief staat 454 strekkende meter aan bouwvergunningen. Er is veel vraag naar deze stukken door zowel burgers als door de gemeenten zelf. Er is in 2021 een aanbesteding doorlopen waarbij het Westfries Archief samen met de aangesloten gemeenten alle reeds overgebrachte en de nog over te brengen bouwdossiers met een totaal van 660 meter zal digitaliseren. Het Westfries Archief coördineert en regisseert dit 4 jaar durende project.

Na digitalisering zal middels vernietiging een aanzienlijk deel depotruimte beschikbaar komen waardoor de fysieke capaciteit voor de komende jaren geborgd wordt. Daarnaast zal de toegankelijkheid van de gedigitaliseerde stukken geoptimaliseerd worden voor zowel medewerkers van gemeenten als voor de burger. De digitale exemplaren zullen duurzaam worden opgeslagen en toegankelijk gemaakt in het Westfries eDepot. Financiering van dit project kan grotendeels gebeuren met inzet van de bestemmingsreserve aangevuld met een deel van het reguliere budget. Om deze reden is het budget voor digitalisering verhoogd.

2.5 I ndexeringen:

Eén van de primaire wettelijke taken van het Westfries Archief is het hebben en onderhouden van een gezamenlijk archiefdepot. Om die reden zijn de kosten voor huisvesting verhoudingsgewijs veel hoger dan bij andere gemeentelijke instellingen en gemeenschappelijke regelingen. En als gevolg daarvan zijn de beïnvloedbare kosten bijzonder gering.

Schema opbouw begroting WFA

Hieronder een schematisch weergave van de opbouw van de begroting die laat zien hoe betrekkelijk kleine bedragen grote gevolgen hebben. Een ombuiging van 1% op het totaal is een ombuiging van 3,63% op de beïnvloedbare taakbudgetten. Het hanteren van een nullijn heeft grote gevolgen voor de begroting. 6%

50%

17%

27%

Huur en onderhoud

Taakbudgetten

Salariskosten

Dienstverlening Hoorn

De berichtgeving over de indexering wordt geregeld in de nieuw vastgestelde notitie: Governance in NoordHolland-Noord. Loon-prijsindexatie gemeentelijke bijdrage 2022 die als uitgangspunt voor de begroting heeft gediend is als volgt: • •

• •

Voor het prijsindexcijfer gaan we uit van de prijsontwikkeling van de Prijs Bruto Binnenlands Product zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die uiterlijk per peildatum 1 november (Jaar T-2) bekend is. Voor 2022 is de prijsindexatie cijfer 1,4% Het loonindexcijfer is op basis van de CAO gemeenten (CAR-UWO). Zolang er geen CAO ontwikkeling bekend is, gaan we uit van de Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die uiterlijk per peildatum 1 november (Jaar T2) bekend is. Voor 2022 is de loonindexatie cijfer 1,3% De standaard verhouding loon-/prijsontwikkeling wordt vastgelegd op 70/30. De toegestane indexatie 2022 voor de gemeentelijke regeling komt uit op gemiddeld 1,3%.

De werknemers van het Westfries Archief zijn in dienst van de gemeente Hoorn. In de kadernota 2021 van de gemeente Hoorn worden de salarissen geraamd op basis van de meest actuele gegevens (formatie per 1 januari 2021) in overeenstemming met de CAR-UWO. Voor de raming van de salarislasten bij het Westfries Archief is de kadernota 2021 van de gemeente Hoorn als uitgangspunt genomen voor de begroting 2022.

Huur- en serviceovereenkomst

Naar aanleiding van de totstandkoming van de nieuwbouw van het Westfries Archief is de Gemeenschappelijke Regeling gewijzigd. Daarbij is onder meer geregeld om Hoorn een faciliterende rol te geven ten aanzien van de zogenaamde PIOFACH taken. Hoorn is tevens eigenaar van het gebouw. Deze overeenkomsten zijn op 13 juli 2012 ondertekend. De huurovereenkomst wordt eens in de vijf jaar herzien. De gemeente Hoorn heeft dus een tweeledige rol ten aanzien van het Westfries Archief. Hoorn is enerzijds de deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling en heeft er als zodanig belang bij om de kosten van de regeling laag en efficiënt te houden. Anderzijds is Hoorn eigenaar van het gebouw en leverancier van diensten en berekent deze kosten door aan de regeling.

Huur

Het huurbedrag is opgebouwd uit de componenten kapitaallasten, verzekering, belastingen en reservering voor meerjaren onderhoud.

3. Paragrafen

Volgens artikel 9 van het BBV dient de begroting de volgende paragrafen te bevatten: 1. Lokale heffingen; 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing; 3. Onderhoud kapitaalgoederen; 4. Financiering; 5. Bedrijfsvoering; 6. Verbonden partijen; 7. Grondbeleid. Voor het Westfries Archief zijn op dit moment uitsluitend de paragrafen 2, 4 en 5 van toepassing.

3.1 W eerstandsverm ogen en risicobeheersing

In deze paragraaf staat hoe het Westfries Archief financiële risico’s op kan vangen. Het gaat er om dat het archief een buffer (= weerstandsvermogen) heeft, zodat meerjarenplannen zonder problemen kunnen worden uitgevoerd. De algemene reserve wordt hiervoor als buffer gebruikt. In de financiële uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regeling Noord-Holland Noord (FUGR NHN) is afgesproken dat de algemene reserve mag maximaal 2,5% van de lasten bedragen. Daarbij gaat men er van uit dat de weerstandscapaciteit aanwezig is bij de deelnemers en beperkt bij de Gemeenschappelijke Regeling. Sinds enkele jaren worden in de begroting van het WFA risico’s vermeldt echter zonder een inschatting van de kosten en de kans waarop dit risico voor kan komen. In de begroting van het volgende jaar zal een nieuwe opzet gemaakt worden. Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin het Westfries Archief in staat is substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen van het Westfries Archief moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen. Hieronder een overzicht van de vrij aanwendbare middelen op grond van de laatst vastgestelde begroting.

Naam Reserve Algemene reserve Bestemmingsreserve Totaal

Begrote stand per 01-01-2022

43.910 279.228 323.138

Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve voortaan te bestemmen voor: Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot; Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan 2020 – 2023; Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de depotruimte; Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De volgende risico’s zijn te onderscheiden: 1. Algemeen / bedrijfsvoering Algemene reserve. De regionaal vastgestelde norm voor de algemene reserve is 2,5%. Voor een relatief kleine begroting als die van het WFA betekent dat in absolute zin een bedrag van € 43.910. Risico als een langdurig zieke medewerker kan de reserve snel uitputten. (risico gemiddeld) 2. Beheer

De collectie van het WFA is 6,3 strekkende kilometer groot. Ten tijde van de verhuizing naar de nieuwe locatie in 2006 besloegen de archieven nog ‘slechts’ 3,4 kilometer. In een tijdsbestek van 8 jaar is de collectie dus met zo’n 60% gegroeid. Deze groei zal de komende jaren los van de digitalisering doorgaan. Binnen enkele jaren zal, bij ongewijzigd beleid, de depotruimten 11

vollopen. Door het bestuur zijn maatregelen genomen om een aanwas voor de komende 10 jaar mogelijk te maken. (risico laag) 3. Dienstverlening / publieksbereik De openingstijden van de studiezaal zijn gereduceerd van 32 tot 16 uur per week. Deze achteruitgang is alleen te rechtvaardigen door de verbetering van de digitale dienstverlening die in de afgelopen jaren is ingezet. Het is noodzakelijk dat de budgetten voor het beschikbaar stellen van digitale informatie op peil blijven. Anders kan het gevolg zijn dat informatie niet digitaal kan worden aangeboden of van het internet moet worden teruggetrokken. Gevolg is dan achteruitgang van zowel fysieke als digitale dienstverlening. (risico laag)

3.2 Financieringsparagraaf

In de begroting 2022 wordt 98% van alle inkomsten van het Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en ruim 2% met de bijdrage van het Hoogheemraadschap en eigen inkomsten uit verhuur archiefruimten. Het Westfries Archief trekt geen vreemd vermogen aan in 2022.

Verdeelsystematiek bijdragen deelnemers

Voor de berekening van de bijdrage wordt op grond van artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling uitgegaan van het inwonertal per 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar, volgens de door het CBS vastgestelde en gepubliceerde bevolkingsgegevens. Het CBS heeft de inwonertallen per 1 januari 2020 ten tijde van het opstellen van deze begroting nog niet vastgesteld. Dit houdt in dat er voor de begroting 2021 vooralsnog wordt uitgegaan van het inwonertal per 1 januari 2019. Bij de eerstvolgende wijziging van de gemeenschappelijke regeling zal dit worden aangepast In hoofdstuk 4 zijn de bijdragen per gemeente opgesomd.

3.3 Bedrijfsvoering

Ondersteunende PIOFACH taken

Het WFA is aangesloten op het netwerk van de gemeente Hoorn. Het onderhoud en de vervanging van de apparatuur en software wordt door de gemeente Hoorn gerealiseerd. De kosten hiervoor worden middels een dienstverleningsovereenkomst doorberekend aan het Westfries Archief. Ook overige ondersteunende taken op het gebied van salarisadministratie, boekhouding en financieel beleid zijn ondergebracht bij de centrumgemeente Hoorn. Zij worden middels een dienstverleningsovereenkomst doorberekend aan het Westfries Archief. De kosten hiervoor worden jaarlijks geïndexeerd.

Personeelsontwikkeling

De formatie van het WFA bedraagt in 2022 12,40 fte. In een kleine organisatie als die van het WFA is het van belang dat de personeelsformatie bestaat uit professionele breed inzetbare mensen. Bij het invullen van vacatures wordt hiermee zoveel mogelijk rekening gehouden. Een eventuele “overlap” in de bezetting, waardoor een “warme overdracht” van kennis en expertise mogelijk is, maakt daar deel van uit.

Voormalige ID-baan

Eén van de medewerkers van het Westfries Archief is een voormalige ID-er. De gemeente Hoorn heeft besloten het dienstverband van deze voormalige ID-er van de gemeente Hoorn te continueren. De meerkosten als gevolg van een hogere inschaling en een vergoeding voor verminderde arbeidsproductiviteit komen ten laste van de gemeentelijke begroting.

Huisvesting

In 2006 is het WFA verhuisd naar het nieuwe gebouw aan de Blauwe Berg. Hiermee is een goede en veilige bewaring van de archieven en collecties conform de wettelijke regels gerealiseerd. Het gebouw is eigendom van de centrumgemeente Hoorn en wordt gehuurd van de centrumgemeente. In 2012 is een huurovereenkomst afgesloten met terugwerkende kracht tot 2009. De huurprijs bestaat uit een bedrag voor kapitaallasten, verzekeringen en belastingen en onderhoud. Met ingang van 1 januari 2021 is de huur opnieuw vastgesteld voor vijf jaar. 12

4. Financiële begroting 4.1 Exploitatie Begroting 2021

Begroting 2021 na begrotingswijzigingen in meerjarenraming

Index en wijziging 2022

Begroting 2022 met index en aanpassing mutatie

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Lasten Doorberekende personele kosten vanuit centrumgemeente DVO - diensten Kapitaallasten Overige personele kosten Inhuur Huur DVO - huisvesting Inventaris/Materialen Accountantskosten Contributies Educatie en voorlichting Restauratie en materiele verzorging archivalia Digitalisering

914.272 107.550 21.662 23.507 135.043 229.912 88.408 11.267 6.834 4.268 29.049 34.247 162.380

934.144 107.550 15.198 23.507 118.922 229.912 88.408 11.267 8.825 4.268 29.049 34.247 242.380

12.144 0 6.464 324 1.665 0 1.238 158 124 60 407 479 20.683

946.288 107.550 21.662 23.831 120.587 229.912 89.646 11.425 8.949 4.328 29.456 34.726 263.063

946.288 107.550 21.662 23.831 120.587 229.912 89.646 11.425 8.949 4.328 29.456 34.726 242.291

946.288 107.550 21.662 23.831 120.587 229.912 89.646 11.425 8.949 4.328 29.456 34.726 163.063

14 Onvoorzien

5.085

5.156

Totaal lasten

1.773.484

1.852.762

43.817

1.896.579

1.875.807

1.796.579

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Baten 15 Bijdrage Hoogheemraadschap 16 Verhuurd Archiefruimte 17 Gemeentelijke bijdragen

38.225 1.322

535 19

38.760 1.341

1.733.937

22.541

1.756.478

18 Totaal baten

1.773.484

23.095

1.796.579

19 Toevoeging aan reserve 20 Onttrekking aan reserve

-722

722

80.000

20.000

100.000

79.228

21 Totaal saldo reserve

79.278

20.722

100.000

79.228

Mutatie reserve

Resultaat

Uitgangspunten • • • • • • •

Governance in Noord-Holland Noord; Financiële uitgangspunten voor gemeenschappelijke regelingen; Beleidsplan 2020 – 2023 vastgesteld dd. 20 november 2019; Besluit Algemeen Bestuur 20 november 2019 ter vaststelling van de besteding van de bestemmingsreserve; Huur- en Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn,. Begroting ontwikkeling eDepot, vastgesteld dd. 28 maart 2018; Bestuursbesluiten Algemeen Bestuur, volgend uit de notulen.

Toelichting

Omdat de medewerkers van het Westfries Archief in dienst zijn van de gemeente Hoorn is de kadernota 2021 van de gemeente Hoorn als uitgangspunt genomen voor de loonkosten.

4.2 Begroting 2022 naar taakvelden Begroting 2022 naar taakvelden

Met index en aanpassing

Taakveld 0.8 Overige baten en lasten

Taakveld 0.4 Overhead

Taakveld 5.4 Musea

Lasten Doorberekende personele kosten vanuit centrumgemeente

946.288

213.714

732.574

DVO - diensten

107.550

Kapitaalslasten

21.662

Overige personele kosten

23.831

Inhuur tijdelijk personeel

120.587

Huur

229.912

40.606

189.306

DVO - huisvesting

89.646

Inventaris/Materialen

11.425

Accountantskosten

8.949

Contributies

4.328

Educatie en voorlichting

29.456

5.000

24.456

Restauratiekosten archivalia

34.726

Digitalisering

263.063

26.520

236.543

Onvoorzien

5.156

Totaal lasten

1.896.579

5.156

515.816

1.375.607

Baten Bijdrage Hoogheemraadschap

38.760

Verhuurd Archiefruimte

1.341

Gemeentelijke bijdragen

1.756.478

Totaal baten

1.796.579

100.000

Mutatie reserve Onttrekking aan reserve

100.000

Totaal mutatie reserve

100.000

Saldo

Lasten en baten per taakveld Taakveld 0.4 Overhead 0.8 Overige baten en lasten 5.4 Musea Totaal

Lasten 515.816 5.156 1.375.607 1.896.579

Baten 1.896.579 1.896.579

4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten Overzicht van incidentele baten en lasten

2022 2023 2024 2025 Omschrijving incidentele posten baten lasten baten lasten baten lasten baten lasten Incidentele kosten beleidsplan 2020 – 2023 Digitalisering en het vervangen van de bouwvergunningen 100.000 100.000 100.000 100.000 79.228 79.228 0 0 Totaal Incidentele onttrekking aan reserves 100.000 100.000 79.228 0

Presentatie van het structurele begrotingssaldo

2022

2023

2024

2025

Saldo baten en lasten 100.000 100.000 79.228 Toevoeging en onttrekking aan reserves 100.000 100.000 -79.228 Begrotingssaldo na bestemming 0 0 0 Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) 0 0 0 Structureel begrotingssaldo 0 0 0

2024 0 0 0 0 0

2025

4.4 Bijdragen per gem eente Deelnemersbijdrage 2021 e.v. Totale gemeentelijke bijdrage (€):

1.733.937

2021

Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer

Aantal inwoners per 01-01-2019 19.604 18.510 73.007 22.736 44.833 11.779

Bijdrage per deelnemer (€) 160.211 151.270 596.639 185.807 366.391 96.262

Stede Broec

21.702

177.356

Totaal

212.171

1.733.937

2022 Totale gemeentelijke bijdrage (€): Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer

1.756.478

2022 e.v.

Aantal inwoners per 01-01-2020

Bijdrage per deelnemer (€) 162.623 153.321 604.186 187.612 371.949 97.612

Stede Broec

19.719 18.591 73.261 22.749 45.101 11.836 21.726

Totaal

212.983

1.756.478

2023 e.v.

Aantal inwoners per 01-01-2020

Bijdrage per deelnemer (€) 162.623 153.321 604.186 187.612 371.949 97.612

Totale gemeentelijke bijdrage (€): Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec

19.719 18.591 73.261 22.749 45.101 11.836 21.726

Totaal

212.983

179.175

Toelichting gemeentelijke bijdrage

179.175 1.756.478

De structurele kosten voor 2022 nemen toe met de regionaal afgesproken indexering. Dit heeft een verhoging van de gemeentelijke bijdrage met 1,3% tot gevolg. De exacte verhoging per deelnemende gemeente is in de overzichten hierboven te zien. In 2022 komt de deelnemersbijdrage neer op een bedrag van € 8,25 per inwoner.

4.5 Verm ogenspositie

Het verloop is te prognosticeren, zoals opgenomen in het overzicht op de volgende pagina,

Algemene Reserve

De reserve wordt gevoed door positieve exploitatieresultaten aan de reserve te doteren en dient als buffer voor onverwachte en onvoorziene tegenvallers. Dit zorgt er voor, dat de organisatie niet telkens terug moet naar de deelnemers en dat men kan zorgen voor consistente (stabiele) tarieven.

Bestemmingsreserve

Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve te bestemmen voor: Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot; Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan 2020 – 2023; Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de depotruimte; Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Naam Reserve

Begrote Begrote Begrote Begrote stand stand stand stand Stand per per 31per 31per 31per 3131-12- Onttrekkingen Dotaties 12- Onttrekkingen Dotaties 12- Onttrekkingen Dotaties 12- Onttrekkingen Dotaties 122020 2021 2021 2021 2022 2022 2022 2023 2023 2023 2024 2024 2024

Algemene reserve Nader te bestemmen resultaat

48.892 22.442

4.982

43.910

22.442

Bestemmingsreserve

376.688

97.460

279.228

100.000

- 179.228

100.000

79.228

Totaal

403.138

102.442

22.442 323.138

100.000

- 223.138

100.000

- 123.138

79.228

43.910

43.910 -

4.6 M eerjarenram ing balans Meerjarenraming balans (Stand per) ACTIVA Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Totaal vaste activa

31-12-2020

31-12-2021

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

66.693 21.498 0 88.191

100.885 17.416 0 118.300

82.218 13.334 0 95.551

63.551 9.252 0 72.802

44.884 5.170 0 50.053

26.217 1.088 0 27.304

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa

0 580.000 75.000

0 482.452 62.386

0 414.046 53.540

0 345.641 44.695

0 295.629 38.228

0 315.773 40.833

Totaal vlottende activa Totaal activa

655.000 743.191

544.838 663.138

467.587 563.138

390.336 463.138

333.857 383.910

356.606 383.910

PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen

403.191

323.138

223.138

123.138

43.910

Vaste schulden met een rentetypische looptijd > 1 jaar Totaal vaste passiva

0 403.191

0 323.138

0 223.138

0 123.138

0 43.910

314.000 26.000 340.000 743.191

314.000 26.000 340.000 663.138

314.000 26.000 340.000 563.138

314.000 26.000 340.000 463.138

314.000 26.000 340.000 383.910

Vlottende activa

Vlottende passiva Vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overlopende passiva Totaal vlottende passiva Totaal passiva

Toelichting meerjarenraming balans

In 2019 en 2020 wordt geïnvesteerd in een digitale archiefvoorziening, het eDepot. Hierdoor op den duur mogelijk dat de informatiesystemen van de deelnemende gemeenten rechtstreeks communiceren met het digitale archiefsysteem. Dit komt de archiefvorming van de gemeenten ten goede. In 2019 t/m 2021 vergt dit naar verwachting een investering van € 112.000, welke in 6 jaar wordt afgeschreven.

4.7 Financiële kengetallen begroting Financiële kengetallen

Rekening 2020

Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

Begroting 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

-18% 54%

-12% 49%

-7% 40%

-3% 27%

0% 11%

-1% 11%

Duiding financiële kengetallen Netto schuldquote

De netto schuldquote weerspiegelt de druk van de rentelasten en afschrijvingslasten op de exploitatie. Het WFA heeft in de jaren 2020 t/m 2023 een negatieve netto schuldquote. Dit komt voort uit het feit dat het WFA gefinancierd is met weinig vreemd vermogen. Hierdoor ervaart het WFA weinig druk van rentelasten en afschrijvingslasten op de exploitatie. Van een netto schuldquote van onder de 100% wordt normaal gesproken aangenomen dat het gezond is voor de bedrijfsvoering. De netto schuldquote van het Westfries Archief zit ruim onder de 100 %.

Solvabiliteitsratio

Het solvabiliteitsratio weerspiegelt de hoogte van het eigen vermogen in verhouding tot het balanstotaal. Het hoge solvabiliteitsratio van het WFA komt voort uit het feit dat het WFA voornamelijk is gefinancierd met eigen vermogen.

Structurele exploitatieruimte

Het kengetal voor de structurele exploitatieruimte geeft weer hoe der verhouding is tussen de structurele baten en de structurele lasten van het WFA. Hoe hoger dit kengetal, hoe flexibeler het WFA is in het opvangen van onverwachte financiële ontwikkelingen. Aangezien het merendeel van de baten van het WFA bestaat uit bijdragen van de deelnemende gemeenten, die structureel van aard zijn, en het grootste deel van de lasten van het WFA ook structureel van aard zijn, komt dit kengetal in de meeste jaren in de buurt van 0 % uit.

5. Bestuurlijke Besluitvorming Het Algemeen bestuur van het Westfries Archief besluit: 1. de begroting 2022 vast te stellen. 2. de meerjarenraming 2022-2026 voor kennisgeving aan te nemen en als financieel kader te hanteren.

Aldus vastgesteld door het Algemeen bestuur in de vergadering van 5 juli 2021

Hoorn, De voorzitter,

De secretaris,

Dhr. M. Pijl

Dhr. D. Dekema

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10176092/1