Document · PDF

3.3 Begroting 2027 WFA

Gemeenteraad 25 juni 2026, gemeente DrechterlandBij agendapunt: Zienswijzen begroting 2027 en jaarrekening 2025 gemeenschappelijke regelingen (2026-29)6.015 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Begroting 2027 Inclusief meerjarenraming 2027-2030

Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur 2 juli 2026

De voorzitter, M. Pijl

De secretaris, A.S. Schoemaker

Inhoudsopgave Inhoudsopgave............................................................................................................................................................................. 2 1. Inleiding en besluitvorming .................................................................................................................................................. 3 2. Beleidsbegroting...................................................................................................................................................................... 4 2.1 Samenstelling bestuur ......................................................................................................................................................... 4 2.2 Missie en visie ......................................................................................................................................................................... 4 2.3 Stand van zaken ..................................................................................................................................................................... 5 2.4 Visie op de toekomst ............................................................................................................................................................

6 2.5 Indexeringen ........................................................................................................................................................................ 10 3. Paragrafen ............................................................................................................................................................................... 12 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................................................................. 12 3.2 Financieringsparagraaf ...................................................................................................................................................... 13 3.3 Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................................................... 14 4. Financiële begroting ............................................................................................................................................................. 15 4.1 Begroting 2027 .....................................................................................................................................................................

15 4.2 Meerjarenbegroting 2027 – 2030 ..................................................................................................................................... 16 4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten ..................................................................................................................... 16 4.4 Bijdrage per gemeente ...................................................................................................................................................... 17 4.5 Vermogenspositie ............................................................................................................................................................... 17 4.6 Balans – meerjarig ............................................................................................................................................................... 18 4.7 Financiële kengetallen begroting .................................................................................................................................... 18 5. Bestuurlijke Besluitvorming ................................................................................................................................................ 19

Auteur: A.S. Schoemaker

1. Inleiding en besluitvorming Betrouwbaar, integer en bruikbaar informatie beheer maakt het handelen van de gemeente transparant en dient zo de democratie. Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren, beschikbaar te stellen en toezicht te houden op de vorming van informatie bij onze deelnemers. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land en helpen ze mee aan het bouwen van de toekomst. Het Westfries Archief werkt met de zeven gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec samen om informatie over het heden en verleden voor nu en later authentiek en toegankelijk te houden. Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet en de Gemeenschappelijke Regeling: ▪ Het ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; ▪ Informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; ▪ Beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie. Alle gemeenten hebben een positieve zienswijze ingediend op de kadernota 2027. De kadernota van het Westfries Archief is vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 16 maart 2026.

Conform de regionaal gemaakte afspraken heeft een indexering op de loon- en prijsontwikkeling plaatsgevonden. Doordat de begroting eind maart van het voorafgaande jaar moet worden opgesteld, bestaat het risico dat zich in de loop van dat jaar nog wijzigingen voordoen. Daardoor kunnen sommige posten slechts worden geraamd, omdat relevante informatie en actualiteiten pas later in het jaar van opstelling beschikbaar komen. De conceptbegroting wordt door het Dagelijks Bestuur voorgelegd aan de deelnemende gemeenten voor de zienswijze procedure waarna in de vergadering van het Algemeen bestuur op 2 juli 2026 definitieve besluitvorming plaatsvindt. Volgens artikel 7 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) heeft een begroting de volgende indeling: ▪ De begroting bestaat ten minste uit: de beleidsbegroting; de financiële begroting. ▪ De beleidsbegroting bestaat ten minste uit: het programmaplan; de paragrafen. ▪ De financiële begroting bestaat ten minste uit: het overzicht van baten en lasten en de toelichting; de uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting; de bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld. Daarnaast worden ook de ramingen opgenomen van drie jaren ná het begrotingsjaar.

2. Beleidsbegroting 2.1 Samenstelling bestuur Het Algemeen Bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec

Dhr. B. Diepstraten Mw. J. Hoekstra Dhr. J. Nieuwenburg Dhr. P. van Maaren Dhr. M. Pijl Dhr. H.M. Wiersema Dhr. R.A.P. Wortelboer

2.2 Missie en visie Missie

Het Westfries Archief is hét centrum voor informatie beheer in Westfriesland en draagt daarmee bij aan een transparante overheid en tegelijkertijd voor een duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland.

Visie

Het Westfries Archief is het geheugen en geweten van Westfriesland. De informatie die door het Westfries Archief wordt beheerd is de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en ambtenaren weten dit en vertrouwen hierop. Het Westfries Archief is het centrale informatieknooppunt binnen Westfriesland en stimuleert regionale samenwerking binnen de regio Westfriesland op het gebied van informatiemanagement. Binnen de gerealiseerde technieken en processen voor digitale archivering maakt het Westfries Archief het mogelijk dat er geen onnodige informatie bij de deelnemers wordt beheerd en bewaard. Aanwezige expertise op het gebied van informatielogistiek, -beheertechniek en het toegankelijk maken van (overheids)informatie wordt regionaal benut.

2.3 Stand van zaken De belangrijkste taak van het Westfries Archief is het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van Westfriese informatie, archieven en documentair erfgoed en het uitvoeren van toezicht op informatie, op basis van de Archiefwet. Het Westfries Archief voorziet in en anticipeert op de actuele en toekomstige informatie behoeften van de partners, de gebruikers en het publiek. De tactische doelstellingen die hiervan zijn afgeleid: ▪ De collectie is duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en representatief voor de regio. ▪ Onze dienstverlening is innovatief, zorgt voor tevreden gebruikers en bevordert de zelfbediening. ▪ De kennis binnen de organisatie is professioneel, up-to-date en in staat flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. ▪ Door kennis en middelen is de organisatie een betrouwbare en innovatieve partner op het gebied van regionaal informatie beheer en het publiceren van overheidsinformatie Verwachtingen ten aanzien van de periode 2027-2030: ▪ De nieuwe Archiefwet zal in werking treden waardoor archieven van overheden na 10 jaar, in plaats van 20 jaar, openbaar zullen worden en in beheer overgedragen aan het Westfries Archief. Dit zal een inhaalslag en grote toename in digitale opslag en beheer met zich meebrengen, waarbij het Westfries Archief ook meer betrokken zal zijn bij informatievorming en -beheer van gemeenten en deelnemende GR’en.

▪ De regio Westfriesland is een voorbeeld in het landelijke traject “Het archief als nutsvoorziening”, waarbij het Westfries Archief steeds meer zal worden benut als centraalpunt van informatie beheer binnen de regio. ▪ De doorontwikkeling en intensivering van onlinedienstverlening en geografische informatie specialisatie. ▪ De aanpassing van het functioneel gebruik van de publieksruimte. ▪ Voortzetting van de digitalisering van analoge archieven. ▪ Intensivering van de inzet van data analyse, data netwerken en artificial intelligence. ▪ Het continueren van een enthousiaste vast groep vrijwilligers. ▪ De samenwerking met studenten vergroten. ▪ Verduurzaming van systemen. ▪ Een transformatie van klassieke archiefdienstverlening naar modern informatiemanagement en online service.

2.4 Visie op de toekomst Pact van Westfriesland

De zeven Westfriese gemeenten hebben samen het Pact van Westfriesland 7.1 opgesteld. Doel van het pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid, onderwijs en vrije tijd. De regio Westfriesland wil daarmee tot de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s behoren. Het Westfries Archief levert een fundamentele bijdrage aan dat doel. Het Westfries Archief ondersteunt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland. Door de inzet van onze kennis en middelen kunnen wij nu en in de toekomst de regionale samenwerking op het gebied van informatiemanagement concreet versterken. Onze activiteiten die hieraan bijdragen:

Digitale archivering

Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen brengen digitale archiefinformatie over naar de daartoe aangewezen archiefbewaarplaats van het Westfries Archief, het Westfries eDepot. Digitale informatie heeft een specifieke aanpak nodig om in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Daarvoor is een gespecialiseerde digitale omgeving nodig, maar ook gespecialiseerd databeheer door dataen informatie specialisten. Het informatie beheer zal de komende jaren dan ook sterk toenemen. Wanneer alle deelnemers digitale archieven hebben uitgeplaatst in het eDepot zal ook voor deze opslag de regionale verdeelsleutel gelden. ▪ ▪

Het beheren en preserveren van gearchiveerde en uitgeplaatste digitale overheidsinformatie voor alle deelnemers. Het voorzien in een veilige permanente beheer- en publicatie omgeving voor digitaal gevormde informatie van alle deelnemers.

Advies en inspectie

De archiefinspecteur begeleid, adviseert en inspecteert vanuit een toezichthoudende rol bij het vormen van informatie door de aangesloten gemeenten en GR'en. Om (digitale) informatie conform de geldende wet- en regelgeving te beheren wordt door de gemeenten en GR’en gebruik gemaakt van instrumenten zoals het kwaliteitssysteem informatiebeheer en worden de archiefinspecteur en de informatiespecialist in de ontwerpfase betrokken bij migraties en implementaties van systemen waarin informatie beheerd en gevormd wordt. Vooruitlopend op de betrokkenheid van de archiefinspecteur adviseert het Westfries Archief proactief over innovaties, ontwikkelingen en mogelijkheden op het gebied van informatie beheer. Dit gebeurt met behulp van kennissessies en door het online delen van informatie en kennis. Het Westfries Archief bereidt zichzelf daarnaast voor op de aan te leveren digitale archieven door de archiefvormers te adviseren en ondersteunen bij het vormen van de juiste registraties en bestanden, zodat dit niet pas bij overbrengen aan de orde hoeft te komen. Hiermee wordt een piek in capaciteit bij de archiefvormer voorkomen en het beperkt het risico op fouten en herstel bij archiefvormers. De archiefinspecteur zal ook proactief adviseren bij de implementatie van de nieuwe archiefwet in 2027. ▪ ▪ ▪

Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de geldende Archiefwet. Fungeren als kenniscentrum voor informatie beheer en -ontsluiting in Westfriesland. Advies en ondersteuning bij informatievorming.

Digitalisering

Het Westfries Archief hanteert een proactief digitaliseringsbeleid waarmee analoge informatie gedigitaliseerd wordt en vervolgens online beschikbaar wordt gesteld aan de burger en de deelnemende gemeenten. Hierdoor kan de dienstverlening nauwkeuriger, sneller en efficiënter verlopen. Naast online publicatie heeft digitalisering als voordeel dat het behoud van de analoge archieven beter geborgd is. De analoge stukken kunnen in de geklimatiseerde omgeving blijven en het risico op besmetting, beschadiging of diefstal door bezoekers verdwijnt hiermee. Een ander voordeel is het volledig doorzoekbaar kunnen maken van de gedigitaliseerde teksten, zodat archiefstukken niet onnodig uit de fysieke depots hoeven te worden gehaald. Bovendien is de archiefinformatie toegankelijker voor iedereen wereldwijd, omdat er niet naar de archieflocatie hoeft te worden afgereisd. Het aantal verkeersbewegingen wordt daarmee ook gereduceerd. ▪

▪ ▪ ▪

In navolging van de grootschalige digitalisering van bouwdossiers in de afgelopen jaren worden de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) dossiers van de regio gedigitaliseerd en opgenomen in het eDepot. Kwetsbare, veel geraadpleegde en bijzondere erfgoed collecties (of onderdelen daarvan) worden digitaal beschikbaar gesteld. De archieven die betrekking hebben op het thema slavernijverleden zullen middels een Metamorfoze project worden gedigitaliseerd. Hierin werkt het Westfries Archief samen met de Koninklijke Bibliotheek. De archieven die betrekking hebben op het thema kronieken en charters zullen middels een Metamorfoze project worden gedigitaliseerd. Hierin werkt het Westfries Archief samen met de Koninklijke Bibliotheek.

Educatief beleid

Het is een van de kerntaken om iedereen in de regio kennis te laten maken met de unieke bronnen die het Westfries Archief bewaart. Het Westfries Archief draagt kennis over op het gebied van waarheidsvinding en stelt zich tot doel het publiek te verrijken met kennis over het ontstaan van de democratie en door het aanleren van historisch besef. Met name jeugd en jongeren zijn een belangrijke doelgroep. Het doel is dat elke leerling in Westfriesland een keer kennismaakt met het Westfries Archief. Daarbij wordt samengewerkt met docenten uit de regio om steeds weer nieuwe interactieve bijeenkomsten te ontwikkelen. Voor volwassenen bestaat het educatieve aanbod vooral uit een uitgebreid aanbod van workshops, lezingen en cursussen. Naast de thematische onderwerpen die hierbij op het programma staan, zijn daarbij gewilde onderwerpen met name woningonderzoek, genealogie en paleografie. Het Westfries Archief verkent momenteel op welke wijze de ambitie om iedere leerling in Westfriesland een bezoek aan het Westfries Archief te laten brengen concreet en structureel kan worden verwezenlijkt. Daartoe wordt als eerste stap een pilot opgestart, waarin samen met scholen in de regio invulling wordt gegeven aan deze doelstelling. De resultaten van deze pilot vormen de basis voor de verdere ontwikkeling en opschaling van dit educatieve aanbod vanaf 2027. ▪ ▪ ▪

Er is een educatief programma beschikbaar voor basis- en middelbaar onderwijs. De publieksruimte zal worden aangepast om schoolactiviteiten en overige educatieve activiteiten beter te kunnen faciliteren. Er is een gevarieerd lezingen, workshop en cursusaanbod.

Samenwerking

Er bestaat een nauwe band met de verschillende erfgoedinstellingen en door ons netwerk binnen de gemeentelijke organisaties worden wij regelmatig betrokken bij projecten op het gebied van maatschappelijke ontwikkeling. ▪

De samenwerking met andere culturele en historische instellingen in de regio zal worden gecontinueerd.

▪ ▪

Regionale thema’s worden gezamenlijk opgepakt en uitgevoerd. Het Westfries Archief levert een actieve bijdrage aan regionale en lokale historische evenementen.

Dienstverlening

De dienstverlening op archieven verloopt voornamelijk via online-kanalen, dan fysiek op de studiezaal. De burger en de medewerkers van de archiefvormers hebben steeds meer behoefte aan snelle digitale dienstverlening. Het Westfries Archief voldoet aan deze behoefte door de digitale registraties te verbeteren en te optimaliseren en door het digitaliseren van analoge archiefstukken, zodat de afbeeldingen hiervan online inzichtelijk en doorzoekbaar kunnen worden gemaakt. Digitalisering wordt grootschalig uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld de digitalisering van bouwdossiers, maar ook kleinschalig op verzoek van de burger of archiefvormer. Om de burger en archiefvormers zo goed mogelijk online te faciliteren heeft het Westfries Archief in 2024 een nieuwe website gelanceerd. Deze nieuwe online omgeving zal de virtuele studiezaal gaan vormen van waaruit de dienstverlening voornamelijk zal gaan opereren. Instrumenten zoals chat, mail en online instructievideo’s maken de bezoeker steeds meer zelfredzaam. De studiezaal op locatie blijft daarnaast wel bestaan, want niet de gehele collectie kan digitaal gepubliceerd worden en in sommige gevallen, zoals bij wetenschappelijk onderzoek, is het van belang om het tastbare fysieke stuk in handen te hebben. Daarnaast zal de openbare ruimte steeds meer benut worden voor educatieve doeleinden.

Dienstverlening op de studiezaal blijft dan ook een primaire taak, maar zal geen fulltime functies behoeven. ▪ ▪ ▪ ▪

De dienstverlening zal steeds meer op afstand plaatsvinden. Online zal een virtuele studiezaal beschikbaar zijn, zodat informatie sneller en efficiënter beschikbaar zal zijn voor de burger. Informatie die digitaal nog niet beschikbaar is, kan wel online gevonden worden en op verzoek in de meeste gevallen direct gedigitaliseerd worden. Het zoeken door archiefinformatie zal vereenvoudigd worden en daarmee nog toegankelijker gemaakt worden voor de burger. De dienstverlening naar de gemeenten is uitgebreid en door het benutten van de regionale functionaliteiten wordt ook actieve informatie beheerd en gepubliceerd.

Duurzaamheid

Zowel bij analoge als digitale duurzame opslag zullen we steeds meer de focus hebben op duurzaamheid (verantwoorde omgang met de natuurlijke leefomgeving). Daarbij zullen we ontwikkelingen die gaande zijn bij archiefbewaarplaatsen nauwlettend volgen en gaat het Westfries Archief de mogelijkheden die mede ontstaan door de invoering van de nieuwe Archiefwet waar mogelijk implementeren en uitvoeren. Voor onze digitale archivering zullen we gebruik maken van de mogelijkheden die passend zijn binnen de kaders van wet- en regelgeving en waarbij informatieveiligheid en duurzame toegankelijkheid niet in het geding komen. ▪ ▪

▪ ▪

Er is nieuwe techniek geïmplementeerd om het klimaat binnen de fysieke archiefbewaarplaats op een zo duurzaam mogelijke wijze binnen de wettelijke kaders te houden. In al onze projecten voor digitalisering en digitale opslag wordt duurzaamheid meegenomen als onderdeel van het beleid. Wij kiezen voor dataminimalisatie waar mogelijk en werken op basis van minimale opslag. Middels de uitbreiding van de digitale dienstverlening dragen wij bij aan het minimaliseren van verkeersbewegingen. Wij dragen actief bij aan het opschonen van data bij onze deelnemers door een uitgebreid aanbod in digitale dienstverlening.

Innovatie en ontwikkeling

Het Westfries Archief ontwikkelt zich steeds meer tot centraal informatieknooppunt voor digitale overheidsinformatie en data. We zijn specialisten op het gebied van betrouwbare en duurzame informatie,

maar ook op het gebied van informatieveiligheid en het gebruik van data. Het FAIR principe (findable, accessible, interoperable, reusable) staat hierbij centraal. Voor het nog sneller en efficiënter toegankelijk maken van alle informatie maken we gebruik van ons eigen datawarehouse, Linked Data, IIIF, GIS, scripts en artificial intelligence waarmee we (handgeschreven) teksten doorzoekbaar maken, maar ook structuren kunnen maken en relaties kunnen leggen. ▪ ▪ ▪ ▪

Het Westfries Archief werkt volgens het FAIR principe. Er wordt actief gebruikt gemaakt van het NDE Termennetwerk. Informatie kan locatie gebonden op de kaart worden gevonden en getoond via de Westfriese interactieve kaart. Het Westfries Archief beschikt over een eigen afgeschermde AI-omgeving waarmee informatie wordt gestructureerd, geïdentificeerd en ontsloten.

Uitplaatsen en beheren legacy informatie

Archiefvormers zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van informatie tot het moment van overbrengen naar de aangewezen archiefbewaarplaats of tot het moment dat de informatie vernietigd dient te worden. De wettelijke termijn voor overbrengen is momenteel 20 jaar en zal in de nieuwe archiefwet 2024 gewijzigd worden naar 10 jaar. Dit betekent dat de archiefvormers gedurende deze periode voor overbrengen zelf voor beheer en vernietiging van de informatie conform wet- en regelgeving dienen zorg te dragen. Het merendeel van de informatie de opgeslagen, gemigreerd en beheerd moet worden bestaat uit zogenaamde legacy data/informatie. Dit is informatie die (gedurende een vastgestelde periode) bewaard dient te worden en beschikbaar dient te blijven, maar niet langer deel uitmaakt van een actief proces. Voorbeelden hiervan zijn de oude “C-F-G-etc-schijven” die nog steeds bestaan, afgesloten mailboxen van oud medewerkers (geen sleutelfunctionarissen), oude databases en oude DMS systemen. Het Westfries Archief kan de archiefvormers ontzorgen door deze legacy informatie op te nemen in het eDepot, de archiefvormer maakt dan gebruik van de functionaliteit “uitplaatsen”.

De informatie blijft de verantwoordelijkheid van de archiefvormer, maar het Westfries Archief draagt zorg voor het technisch duurzaam beheer, zoals de ED3 gecertificeerde opslag en een beheeromgeving van waaruit door de eigen organisatie geautoriseerde medewerkers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, de informatie kunnen bewerken en muteren. Alle benodigde archieffunctionaliteiten zijn reeds aanwezig binnen het eDepot, dus tijdige vernietiging is voorzien en uitvoerbaar, maar ook directe overbrenging indien van toepassing. Ook de voorbereiding op vernietiging of overbrengen kan samen met het Westfries Archief worden uitgevoerd, waarbij vanuit het Westfries Archief bijvoorbeeld ondersteund kan worden op gebied van bulkverwerking via scripts, maar ook op gebied van advisering bij inrichting van de data en informatie. Het uitplaatsen van deze informatie zal leiden tot een aanzienlijke reducering van de door de gemeente of gemeenschappelijke regeling te bewaren informatie ten opzichte van de periode dat zij daar zelf verantwoordelijk voor zijn en de zorg voor dienen te dragen. In plaats van de informatie die tot 2025 gevormd is gedurende 20 jaar te bewaren, dus tot uiterlijk 2045, kan deze per direct in het eDepot uitgeplaatst worden en mogelijk vervroegd overgebracht worden.

Naar verwachting zullen de uitplaatsingen toenemen en de termijn waarop dat gebeurt steeds kleiner worden tot zelfs direct uitplaatsen of overbrengen, waardoor de archiefvormer de informatie uit afgesloten processen zelf niet hoeft te beheren. ▪

Legacy informatie van gemeenten en GR’en kan vanuit diverse applicaties in het eDepot worden beheerd en gereguleerd vernietigd worden.

Actieve openbaarheid / Woo beheer & publicatie

Het Westfries Archief ook ontzorgen bij beheer en publicatie van actieve procesinformatie. Voorbeelden hiervan zijn Wabo, Omgevingswet, bestemmingsplannen en bodemrapporten. Vanuit één centrale applicatie kan de informatie beschikbaar worden gesteld aan meerdere geautoriseerde functionarissen van diverse organisaties. Een ander voorbeeld is beheer en publicatie van Woo informatie. Ook hier kan de bestaande infrastructuur worden benut en de expertise van het Westfries Archief op het gebied van actieve

openbaarheid worden ingezet. De informatievorming en regie op de Woo informatie gebeurt bij en onder verantwoordelijkheid van de gemeente of gemeenschappelijke regeling, waarna de informatie wordt opgeslagen in het eDepot en vanuit daar online wordt gezet. Het Westfries Archief werkt aan publicatie via een website speciaal voor Westfriese Woo informatie genaamd openoverheidwestfriesland.nl (ooW), maar zal dit aanvankelijk via de eigen website uitvoeren waarbij een duidelijke identiteit van de gemeente of gemeenschappelijke regeling zichtbaar is en geen archief beleving voor de bezoeker plaatsvindt. Nadat de wettelijke termijn voor publicatie verstreken is zorgt het Westfries Archief voor permanente vernietiging van de Woo informatie. Het bewaken van deze termijn is een geïntegreerd en geautomatiseerd proces, zodat de informatie nooit langer bewaard wordt en openbaar is dan wet- en regelgeving voorschrijft. Het Westfries Archief ziet hier een mooie kans om deze regionale functionaliteit te benutten en de regionale samenwerking te bevorderen. Kostbare commerciële oplossingen bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen kunnen op deze manier worden vermeden. ▪

Door de regionale functionaliteit optimaal te benutten wordt ook actieve informatie in kader van de Woo en de omgevingswet vanuit het eDepot beheerd en gepubliceerd.

2.5 Indexeringen Eén van de primaire wettelijke taken van het Westfries Archief is het hebben en onderhouden van een gezamenlijk archiefdepot. Om die reden zijn de kosten voor huisvesting verhoudingsgewijs veel hoger dan bij andere gemeentelijke instellingen en gemeenschappelijke regelingen. En als gevolg daarvan zijn de beïnvloedbare kosten bijzonder gering.

Schema opbouw begroting Westfries Archief

Van onze totale begroting bestaat veruit het grootste deel uit salariskosten: 57%, tegenover 26% taakbudgetten, 14% huur en huisvesting en 3% dienstverlening Hoorn. Dat betekent dat de inzet van onze medewerkers de belangrijkste kostenpost is, maar tegelijk ook de motor achter de uitvoering van onze taken en innovatie. De organisatie kent een sobere overhead en maakt geen kosten voor managementlagen, waardoor beschikbare middelen direct en efficiënt worden ingezet voor beleid en de uitvoering van onze taken. Daarnaast zijn de taakbudgetten essentieel om onze wettelijke taken uit te voeren en onze afspraken met deelnemers na te komen.

De berichtgeving over de indexering wordt geregeld in de vastgestelde notitie: Governance in NoordHolland-Noord. Loon-prijsindexatie gemeentelijke bijdrage 2026 die als uitgangspunt voor de begroting heeft gediend is als volgt:

▪

Voor het prijsindexcijfer gaan we uit van de prijsontwikkeling van de Prijs Bruto Binnenlands Product zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die uiterlijk per peildatum 1 november (Jaar T-2) bekend is. Voor 2027 is het prijsindexatie cijfer 5,7% Het loonindexcijfer is op basis van de CAO gemeenten (CAR-UWO). Zolang er geen CAO ontwikkeling bekend is, gaan we uit van de Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die uiterlijk per peildatum 1 november (Jaar T-2) bekend is. Voor 2027 is het loonindexatie cijfer 8,4% De standaard verhouding loon-/prijsontwikkeling wordt vastgelegd op 70/30. De toegestane indexatie 2027 voor de gemeentelijke regeling komt uit op gemiddeld 6,5%.

De werknemers van het Westfries Archief zijn formeel in dienst van de gemeente Hoorn en zijn op basis van detachering werkzaam voor het Westfries Archief. In de kadernota 2027 van de gemeente Hoorn worden de salarissen geraamd op basis van de meest actuele gegevens (formatie per 1 januari 2026) in overeenstemming met de CAR-UWO. Voor de raming van de salarislasten bij het Westfries Archief is de kadernota 2026 van de gemeente Hoorn als uitgangspunt genomen voor de begroting 2027. Deze reële bedragen worden vervolgens geïndexeerd met de loonindex van het CPB.

Huur- en dienstverleningsovereenkomst

Naar aanleiding van de totstandkoming van de bouw van het gebouw waarin het Westfries Archief is gehuisvest in 2006, is de Gemeenschappelijke Regeling gewijzigd. Daarbij is onder meer geregeld dat gemeente Hoorn een faciliterende rol heeft gekregen ten aanzien van de enkele bedrijfsvoeringstaken, hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. De gemeente Hoorn is tevens eigenaar van het gebouw, daarbij is in een huurovereenkomst voorzien. Deze overeenkomst is op 13 juli 2012 ondertekend. De huurovereenkomst wordt eens in de vijf jaar herzien. Op 1 januari 2021 is het 2e allonge van toepassing geworden. Hierin is de huurprijs voor 2021 t/m 2025 vastgelegd. Het huurbedrag is opgebouwd uit de componenten kapitaallasten, verzekering, belastingen en reservering voor meerjaren onderhoud. In 2026 wordt de 3e allonge opgesteld en van kracht. Hierin wordt de aanpassing van de huur voor de periode 2026 - 2030 vastgesteld. De gemeente Hoorn heeft dus een tweeledige rol ten aanzien van het Westfries Archief. Hoorn is enerzijds de deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling en heeft er als zodanig belang bij om de kosten van de regeling laag en efficiënt te houden. Anderzijds is Hoorn eigenaar van het gebouw en leverancier van diensten en berekent deze kosten door aan de regeling.

3. Paragrafen Volgens artikel 9 lid 2 van het BBV dient de begroting de volgende paragrafen te bevatten, tenzij het desbetreffende aspect niet aan de orde is:: a. Lokale heffingen; b. Weerstandsvermogen en risicobeheersing; c. Onderhoud kapitaalgoederen; d. Financiering; e. Bedrijfsvoering; f. Verbonden partijen; g. Grondbeleid. Voor het Westfries Archief zijn op dit moment uitsluitend de paragrafen 2, 4 en 5 van toepassing.

3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf geeft inzicht in de mate waarin het Westfries Archief risico’s met financiële gevolgen kan opvangen, zonder dat hiervoor direct het beleid aangepast moet worden. Door de financiële risico’s te beheersen en de weerstandscapaciteit hierop af te stemmen, voorkomt het Westfries Archief dat elk risico dat zich voordoet direct dwingt tot bezuinigen of lastenverzwaring. Onder het weerstandsvermogen wordt verstaan het vermogen van het Westfries Archief om financiële risico’s (tegenvallers) op te kunnen vangen zodat taken voortgezet kunnen worden en doelen bereikbaar blijven. Dit weerstandsvermogen wordt bepaald door een relatie te leggen tussen de beschikbare weerstandscapaciteit (middelen die beschikbaar zijn om niet begrote kosten te dekken) en de benodigde weerstandscapaciteit (de risico’s die de gemeente loopt waarvoor geen voorzieningen getroffen zijn). De algemene reserve wordt gezien als de beschikbare weerstandscapaciteit binnen het Westfries Archief. In de financiële uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regeling Noord-Holland Noord (FUGR NHN) is afgesproken dat de algemene reserve mag maximaal 2,5% van de lasten bedragen. Daarnaast gaat men ervan uit dat de weerstandscapaciteit ook aanwezig is bij de deelnemers en is daarom beperkt bij de Gemeenschappelijke Regeling. Tabel weerstandscapaciteit:

Algemene reserve

incidenteel

Bedrag 2027 43.911

In onderstaande tabel staan de belangrijkste risico's die de grootste (procentuele) invloed hebben op de benodigde weerstandscapaciteit. Tabel risicobeheersing: Betreft Risico

Risicobeschrijving

Risicogebied

Kosten die wij moeten maken als gevolg van een ramp of crisis (brand/ overstroming/ orkaan).

Gebouw en inventaris lijden schade door een ramp of crisis.

Materieel

Inschatting kans op optreden Laag

Beheersmaatregelen

Verzekering, brandmeldinstallatie, inbraakdetectie, gespecialiseerde bouwkundige maatregelen. Maatregelen komen voort uit de Archiefregeling (wetgeving).

Het risico van een langdurig zieke medewerker.

Een medewerker raakt voor langere periode (deels) arbeidsongeschikt.

Personeel & Organisatie (HR)

Middel

Sterke verhoging energiekosten klimaatinstallatie.

Klimaatinstellingen zijn wettelijk voorgeschreven.

Financieel / Economisch

Laag

Cyberaanvallen.

Steeds meer opslag IT (incl. en beheer van cyberrisico) digitaal gevormde informatie die alleen digitaal beschikbaar is.

Middel

Defect van kritische bedrijfsmiddelen.

Defect waardoor kritische bedrijfsprocessen gestaakt moeten worden.

Laag

Financieel / Economisch

Goede werkplekken beschikbaar stellen, een fijne werkomgeving creëren, goede arbeidsvoorwaarden en bestemmingsreserve. Energie besparende maatregelen , zoals zonnepanelen, optimalisatie installatie en werkprocessen medewerkers. Voldoen aan BIO, ISO 27001/ ISO 27701/ ISO 27018/ ISO 27017/ ISO 15489/ OAIS/ compliant, actief bewustzijn van medewerkers, hanteren informatieveiligheidsbeleid, een eDepot met ED3 certificering. Periodiek onderhoud, bediening alleen door getrainde medewerkers, mogelijkheden tot tijdelijk uitbesteden. Back-up systemen en voldoende medewerkers met specialistische technische kennis.

3.1.1 Overige reserves Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve voortaan te bestemmen voor: ▪ Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot; ▪ Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan; ▪ Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de fysieke depotruimte; ▪ Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Op 17 november 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten een tweede bestemmingsreserve te bestemmen voor: ▪ Ziekte verzuim. Deze reserve zal uit het positieve resultaat van de jaarrekening komen en heeft geen effect op de bijdrage vanuit de gemeenschap.

3.2 Financieringsparagraaf In de begroting 2027 wordt 98% van alle inkomsten van het Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en ruim 2% met de bijdrage van het Hoogheemraadschap en eigen inkomsten uit verhuur archiefruimten. Het Westfries Archief trekt geen vreemd vermogen aan in 2027.

Verdeelsystematiek bijdragen deelnemers

Voor de berekening van de bijdrage wordt op grond van artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling uitgegaan van het inwonertal per 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar, volgens de door het CBS vastgestelde en gepubliceerde bevolkingsgegevens. Het CBS heeft de inwonertallen per 1 januari 2026 ten

tijde van het opstellen van deze begroting nog niet vastgesteld. Dit houdt in dat er voor de begroting 2027 vooralsnog wordt uitgegaan van het inwonertal per 1 januari 2025. In de begroting worden de lasten geïndexeerd met de indexaties zoals die zijn opgenomen in de brief van de regietafel gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord, met uitzondering van de loonkosten. Hierbij wordt uitgegaan van de werkelijke loonkosten in 2026 die vervolgens worden geïndexeerd. In hoofdstuk 4 zijn de bijdragen per gemeente opgesomd.

3.3 Bedrijfsvoering Ondersteuning bedrijfsvoeringstaken

Diverse ondersteunende uitvoerende taken op het gebied van HRM, facilitaire zaken & gebouwenbeheer en P&C worden uitgevoerd door de gemeente Hoorn. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van de bestaande werkwijzen en systemen. Deze dienstverlening wordt periodiek op basis van een dienstverleningsovereenkomst doorberekend aan het Westfries Archief. De kosten hiervoor worden jaarlijks geïndexeerd. In 2025 is een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Bedrijfsvoering in eigen beheer

Het Westfries Archief voert zelfstandig de taken uit op het gebied van IT, informatiemanagement en informatie beheer. De belangrijkste kernapplicaties worden door het Westfries Archief zelf gefaciliteerd en beheerd. Hieronder vallen onder meer het archiefbeheersysteem, het eDepot en het eigen documentmanagementsystem. Beheer op hardware, netwerken en beveiliging zijn in regie uitbesteed. Het Westfries Archief werkt hierbij samen met gecertificeerde en gespecialiseerde partners. Het merendeel van de taken op gebied van HRM, facilitaire zaken en P&C wordt eveneens zelfstandig door het Westfries Archief uitgevoerd.

Personeelsontwikkeling

De formatie van het Westfries Archief bedraagt in 2026 ongeveer 14 fte. Met een beperkte bezetting zoals die van het Westfries Archief is het van belang dat de personeelsformatie bestaat uit professionele en breed inzetbare mensen. Kerncompetenties liggen voornamelijk op het gebied van data- en informatiemanagement en onderzoekvaardigheden. Werving en selectie wordt zo veel mogelijk toekomst gericht ingezet. Per beleidsplan wordt een strategisch personeelsplan opgesteld. Daarbij wordt rekening gehouden met continuïteit door functies niet afhankelijk te maken van een persoon.

Huisvesting

Sinds 2006 is het Westfries Archief gevestigd in een gespecialiseerd pand aan de Blauwe Berg. Hiermee is een goede en veilige bewaring van de fysieke archieven en collecties conform de wettelijke regels gerealiseerd. Het gebouw is eigendom van de gemeente Hoorn en wordt gehuurd van de gemeente. De huurprijs bestaat uit een bedrag voor o.a. kapitaallasten, verzekeringen en belastingen en onderhoud.

4. Financiële begroting 4.1 Begroting 2027 Lasten Personeelskosten - salarissen Personeelskosten - overige Personeelskosten - opleidingen Personeelskosten - inhuur DVO - diensten huur DVO - huisvesting Afschrijvingen Inventaris en materialen Accountantskosten Educatie en voorlichting Restauratie en materiele verzorging archivalia Automatisering/digitalisering Beleidsplan 2024-2027 reservering Onvoorzien Adviesdiensten Projecten Toevoeging aan reserve

Begroting 2027 Begroting 2026 Rekening 2025 1.486.915 1.371.693 1.235.125 16.387 15.503 9.684 11.929 11.286 10.327 182.276 157.710 266.145 74.046 68.308 63.720 235.409 235.409 230.148 133.565 126.362 163.500 15.837 16.479 18.726 17.716 15.861 27.481 25.999 8.210 37.848 35.807 31.897 44.619 42.213 25.334 296.735 375.340 732.954 22.060 22.060 14.838 2.794 2.643 23.670 23.241 23.656 2.614.459 2.523.886 2.871.119

Baten Bijdrage deelnemers Bijdrage in exploitatielasten Bijdrage Hoogheemraadschap Overige inkomsten Incidentele verhuur Onttrekking aan algemene reserve Onttrekking aan bestemmingsreserve

2.558.751 53.986

2.372.079 50.177

1.723 2.614.459 2.614.459

1.630 2.423.886

2.338.635 178.500 48.498 7.185 2.256 2.575.074

100.000 2.523.886

312.995 2.888.070

Lasten en baten vertonen een grotendeels stabiel patroon.

Uitgangspunten voor de begroting 2027 en de meerjarenbegroting ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Governance in Noord-Holland Noord; Financiële uitgangspunten voor gemeenschappelijke regelingen; Beleidsplan 2024 – 2027; Besluit Algemeen Bestuur 20 november 2019 ter vaststelling van de besteding van de bestemmingsreserve; Besluit Algemeen Bestuur d.d. 17 november 2022 instellen reserve; Huur- en Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn; Begroting ontwikkeling eDepot, vastgesteld d.d. 28 maart 2018; Bestuursbesluiten Algemeen Bestuur, volgend uit de notulen; Nieuwe Archiefwet 2027. 15

4.2 Meerjarenbegroting 2027 – 2030 De meerjarenbegroting 2027 – 2030 laat zich aanzien als volgt:

Lasten Kosten personeel en inhuur Huur en DVO centrumgemeente Afschrijving Kosten beheer archieven Automatisering en digitalisering Educatie en voorlichting Accountantscontrole Beleidsplan 2024-2027 reservering Adviesdiensten Onvoorzien Toevoeging aan reserve

2027

2028

2029

2030

1.697.507 443.019 63.345 296.735 37.848 27.481 22.060 23.670

2.794

2.614.459

2.558.751 53.986

1.723

2.614.459

Baten Bijdrage deelnemers Bijdrage Hoogheemraadschap Incidentele verhuur Onttrekking aan bestemmingsreserve

4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten Incidentele lasten en baten

2027 lasten

2028 baten

lasten -

2029 baten

lasten -

baten

In 2025 is het regionale project ‘digitaliseren bouwvergunningen’ volgens planning afgerond en komt daarom niet langer terug in dit overzicht.

4.4 Bijdrage per gemeente De gewijzigde bijdrage van de deelnemende gemeenten is een gevolg van een gemiddelde indexatie van de kosten van 6,5%, wat leidt tot de volgende verdeling op basis van de inwonersaantallen per 1 januari 2025:

Bijdrage per deelnemer

Aantal inwoners per 01-01-2025

Drechterland

20.476

Enkhuizen

18.847

Hoorn

76.036

Koggenland

23.821

Medemblik

45.934

Opmeer

12.491

Stede Broec

22.253

Totaal

219.858

Bijdrage 2027 € 238.304 € 219.345 € 884.922 € 277.233 € 534.589 € 145.373 € 258.985 €

4.5 Vermogenspositie Algemene Reserve De reserve dient als buffer voor onverwachte en onvoorziene tegenvallers. Dit zorgt ervoor, dat de organisatie niet telkens terug moet naar de deelnemers en dat men kan zorgen voor consistente (stabiele) tarieven. De algemene reserve heeft een maximale omvang van 2,5% van de begroting. In 2027 is de algemene reserve 1,7% van de totale begroting.

Bestemmingsreserve Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve te bestemmen voor: ▪

Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot;

▪

Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan;

▪

Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de depotruimte;

▪

Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht.

Op 17 november 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten een tweede bestemmingsreserve te bestemmen voor: ▪ Ziekte verzuim. Deze reserve zal uit het positieve resultaat van de jaarrekening komen en heeft geen effect op de bijdrage van de deelnemers.

1-1-2027 mutatie 1-1-2028 mutatie 1-1-2029 mutatie 1-1-2030 Algemene reserve 44 44 44 44 Bestemmingsreserve beleidsplan 0 0 0 0 Bestemmingsreserve ziekteverzuim 40 40 40 40 84 0 84 0 84 0 84 (bedragen x € 1.000)

4.6 Balans – meerjarig 31-12-2026

31-12-2027

31-12-2028

31-12-2029

31-12-2030

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Overlopende activa Liquide middelen Totaal vlottende activa

78.008 637.408 715.416

637.408 715.416

Totaal activa

715.416

31-12-2026

31-12-2027

31-12-2028

31-12-2029

31-12-2030

Passiva Eigen vermogen Totaal vaste passiva

83.880 83.880

Vlottende schulden Overlopende passiva Totaal vlottende passiva

631.536 631.536

Totaal passiva

715.416

Activa Materiële vaste activa Immateriële vaste activa Totaal vaste activa

Toelichting meerjarenraming balans

Zowel de Materiële als de immateriële activa waren eind 2026 helemaal afgeschreven.

4.7 Financiële kengetallen begroting Financiële kengetallen Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

Begroting 2027 Begroting 2028 Begroting 2029 Begroting 2030 -3% -3% -3% -3% 12% 12% 12% 12% 0% 0% 0% 0%

5. Bestuurlijke Besluitvorming

Het Algemeen Bestuur van het Westfries Archief besluit:

1. de begroting 2027 vast te stellen. 2. de meerjarenraming 2027-2030 voor kennisgeving aan te nemen en als financieel kader te hanteren.

Aldus vastgesteld door het Algemeen bestuur in de vergadering van 2 juli 2026.

Hoorn, De voorzitter,

De secretaris,

M. Pijl

A.S. Schoemaker

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16994487/1