3.3 Accountantsverslag jaarrekening 2022 Westfries Archief

Accountantsverslag 2022

Westfries Archief

Aan het bestuur van Westfries Archief Blauwe Berg 5C 1625 NT HOORN Heerhugowaard, 5 april 2023 23.B390-WG/pd/ak

Geacht bestuur, Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2022 van Westfries Archief ontvangt u hierbij ons accountantsverslag. Door middel van deze rapportage brengen wij verslag uit over de relevante zaken die zijn voortgekomen uit de door ons uitgevoerde controle. Dit rapport gaat in op onze belangrijkste controlebevindingen. Het document bevat tevens onze mededelingen uit hoofde van onze functie als controlerend accountant aan het bestuur, voor zover noodzakelijk geacht. Waar mogelijk gaan onze bevindingen vergezeld van aanbevelingen voor verbetering. Dit rapport vormt de rapportage over de controle zoals bedoeld in artikel 2:393 BW. De in dit rapport opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel betreffende de jaarrekeningen 2022. Het rapport is uitsluitend bestemd voor gebruik door het bestuur van Westfries Archief en mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt, tenzij vooraf schriftelijke toestemming is verleend door Omnyacc Heerhugowaard. Wij bedanken de organisatie voor de medewerking die wij bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben gekregen.

Met vriendelijke groet, Omnyacc Heerhugowaard Voor deze:

drs. W. Groot RA

2

Inhoudsopgave 1. Onze controle en bevindingen ......................................................................................................................................................................................................... 4 1.1 Onze opdracht ................................................................................................................................................................................................................................ 4 1.2 Controlebevindingen ...................................................................................................................................................................................................................... 7 1.3 Overige bespreekpunten................................................................................................................................................................................................................. 8

3

1. Onze controle en bevindingen 1.1 Onze opdracht Doel en object van de controle

Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de jaarrekening 2022 van Westfries Archief, in alle van materieel zijnde opzichten, is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) waarin de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisaties zijn vastgesteld en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).

Opdracht en controleaanpak

Wij hebben de jaarrekeningen gecontroleerd conform de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 11 januari 2023 welke door u is ondertekend op 11 januari 2023. Tevens beoordelen wij de verenigbaarheid van het bestuursverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor de accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Onze controleaanpak is gebaseerd op een gegevensgerichte en risicogerichte benadering, waarbij niet gesteund wordt op de effectieve werking van de aanwezige administratieve organisatie en interne beheersing. Deze aanpak gaat uit van een risico-analyse op transactiestromen, zoals in- en verkoopactiviteiten en personeelszaken. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en activiteiten van Westfries Archief. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening.

Strekking van de controleverklaring

Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekeningen van Westfries Archief.

4

Materialiteit

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 19.868. De gehanteerde benchmark voor de berekening van de materialiteit is de totale lasten. Naast de kwantitatieve materialiteit houden wij ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn.

Continuïteit

De waarderingen in de jaarrekeningen van Westfries Archief zijn gebaseerd op de veronderstelling dat de organisatie als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voortzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekeningen op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van de directie. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het bestuur ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Bij de continuïteitsinschatting achten wij met name de volgende aspecten relevant voor Westfries Archief, gelet op de activiteiten en omgeving: • Saldo resultaten afgelopen jaren; • Financiële positie; • Verwachtingen voor komende jaar. Er is een positief eigen vermogen. Daarbij komt dat de wettelijke archieftaak voor de gemeenten wordt vervuld.

5

Onafhankelijkheid

Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de Onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij bevestigen dat we geen giften hebben gegeven aan dan wel hebben aangenomen van de onderneming of haar personeel. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden. Daarnaast kennen wij binnen onze organisatie diverse maatregelen die de onafhankelijkheid dienen te waarborgen. Periodiek wordt de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften beoordeeld, bijvoorbeeld ten aanzien van potentieel conflicterende belangen en de financiële onafhankelijkheid. Onze professionals moeten jaarlijks hun onafhankelijkheid bevestigen.

Fraude

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij zowel de toezichthoudende organen als de leiding van de huishouding. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude en onjuistheden. Ons onderzoek richt zich ook niet specifiek op het ontdekken van fraude en onjuistheden. Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude of onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de onderneming. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en -situaties besproken met het bestuur en de administratie. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen indicaties voor materiële fraude opgeleverd.

6

1.2 Controlebevindingen Vertegenwoordiging

De vertegenwoordiging van de gemeenschappelijke regeling ligt primair bij één van de bestuursorganen. Deze kan overgedragen worden, maar dit is nog niet gedaan. De formalisering van de vertegenwoordiging van is nog niet geregeld. Wij adviseren u de vertegenwoordiging vast te leggen bij de kamer van koophandel.

(Im)materiële vaste activa

Voor het activeren van (Im)materiële vaste activa wordt het beleid van de gemeente Hoorn gevolgd. Volgens dit beleid worden investeringen lager dan € 15.000 niet geactiveerd. Wij hebben vastgesteld dat dit beleid in 2022 eveneens is gevolgd.

Bestemmingsreserve

Het algemeen bestuur van het Westfries Archief heeft besloten om de bestemmingsreserve aan te wenden voor: • Onvoorziene incidentele kosten betreffende het eDepot; • Incidentele kosten van de uitvoering van het beleidsplan 2020 – 2023; • Bouwkundige maatregelen ten behoeve van het optimaliseren van studiezaal en depots; • Digitalisering en vervanging van de collectie bouwvergunningen. Er is geen besluit genomen met maximale bedragen per kostenpost. Er is enkel een meerjarenraming voor het geheel. Wij adviseren om de bedragen uit de bestemmingsreserve vast te laten stellen door het bestuur. Wij hebben vastgesteld dat het voorstel voor resultaatbestemming van onttrekking van € 42.147 vanuit de bestemmingsreserve betrekking heeft op het (begroting)tekort voor de digitalisering van de bouwvergunningen. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat er meer bouwdossiers zijn gedigitaliseerd dan begroot.

7

Programmarekening

De activiteiten van het Westfries Archief kunnen op dit moment worden onderverdeeld in: - Reguliere archieftaken - Digitaliseren van de bouwvergunningen per gemeente Voor beide activiteiten verstrekken de gemeenten een bijdrage echter wel op een andere basis. Voor de digitalisering van de bouwvergunningen verstrekken de gemeenten een bijdrage indien de activiteiten op hun gemeente betrekking hebben. Deze vergoeding houdt dus rechtstreeks verband met de kosten voor de eigen gemeente. Omdat beide activiteiten op een andere wijze worden bekostigd, is het ter verbetering van het inzicht wellicht wenselijk om voor beide activiteiten een separate programmarekening te maken.

1.3 Overige bespreekpunten Geautomatiseerde gegevensverwerking

De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Tijdens de (interim)controle hebben wij relevante processen met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst, waar nodig brengen wij verslag uit over tekortkomingen. Wij hebben de automatiseringsorganisatie van de onderneming uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. Wij hebben ons in dit kader dan ook alleen gericht op de software die invloed heeft op de financiële administratie. Wij hebben geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Juridische procedures

U heeft aangegeven dat per heden geen (juridische) geschillen of procedures bestaan. Wij vernemen het graag indien hier wijzigingen in zijn ontstaan.

(overtredingen) van wet- en regelgeving

Wij hebben u gevraagd of sprake is van overtredingen van wet- en regelgeving of dat moeilijkheden bestaan omtrent het ontvangen van vergunningen. U heeft aangegeven dat bij u geen overtredingen bekend zijn en dat geen problemen aanwezig zijn met betrekking tot eventuele vergunningen. Wij vernemen het graag indien hier wijzigingen in zijn ontstaan. Wij hebben u gevraagd of gebeurtenissen na balansdatum hebben plaatsgevonden die van belang zouden kunnen zijn voor de jaarrekeningen over 2022. U heeft aangegeven dat geen bijzonderheden hebben plaatsgevonden op het gebied van gebeurtenissen na balansdatum welke van materiële invloed zouden kunnen zijn op de jaarrekening van 2022 welke nog niet zijn benoemd. Wij vernemen het graag indien hier wijzigingen in zijn ontstaan.

Gebeurtenissen na balansdatum

8

Wet normering top inkomens

Westfries Archief is gehouden aan de voorwaarden die zijn opgenomen in de Wet Normering Top inkomens (WNT). In de jaarrekening is financiële informatie verstrekt over de bezoldiging van de bestuurders en toezichthouders die onder de WNT vallen. De bezoldiging aan bestuurders en toezichthouders bedragen: D. Dekema - directeur - € 122.023 Het algemeen bestuur heeft onbezoldigd plaatsgevonden.

9