3.2 Kadernota WFA
Tekst van het document
Kadernota 2022 Westfries Archief
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Westfries Archief Hoofddoelstelling
1. 2. 3.
Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land. Het Westfries Archief (WFA) werkt met de zeven gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec samen om informatie over het heden en verleden voor nu en latere generaties betrouwbaar en toegankelijk te houden. Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling: ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie.
Algemeen In het beleidsplan voor de periode 2020 - 2023 worden de missie en doelstellingen als volgt verwoord: Missie Het Westfries Archief staat voor een duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland. Visie Het Westfries Archief is het geheugen van alle aangesloten zeven gemeenten en hun inwoners en de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en ambtenaren weten dit en vertrouwen hierop. In onze collectie is materiaal verzameld en beschikbaar over alle woonkernen in West-Friesland. Onder meer door een actief conserverings- en preserveringsbeleid is de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de collectie op lange termijn gegarandeerd. Iedereen heeft overal en altijd toegang tot de gehele collectie. Het online zoeken in de bronnen is makkelijk en levert goede resultaten op. Gebruikers kunnen delen van analoge collecties op aanvraag laten digitaliseren en vervolgens online raadplegen. Zij kunnen voor alle vragen online ondersteuning en advies krijgen van medewerkers van het archief. Zo zijn de bronnen en diensten van het Westfries Archief voor iedereen binnen én buiten het verzorgingsgebied laagdrempelig beschikbaar. De gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen werken vrijwel geheel digitaal.
Informatieveiligheid, privacy, vindbaarheid en actieve openbaarheid zitten in het DNA van bestuurders, management en de samenleving. Alle aangesloten overheden nemen deel in een Strategisch Informatieoverleg (SIO) waarin het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding met regelmaat wordt besproken en waar besluitvorming wordt voorbereid. Het Westfries Archief speelt daarin een belangrijke rol als adviseur en als toezichthouder op de uitvoering van de Archiefwet. Samen met onze partners zorgen wij voor goede afstemming aan de voorzijde van informatieprocessen door toepassing van archiving by design. Veiligheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid en privacy worden zoveel mogelijk geregeld bij (her)ontwerp van processen en bij de aanschaf, wijziging en inrichting van informatiesystemen. Om te kunnen garanderen dat digitale informatie door toekomstige generaties kan worden hergebruikt, bewaart het Westfries Archief deze informatie in een daarvoor ingerichte voorziening, het “eDepot”.
2
Voor de komende periode hebben wij ons strategisch doel helder en gepast geformuleerd: Het Westfries Archief voorziet in en anticipeert op de actuele en toekomstige informatiebehoeften van de partners, de gebruikers en het publiek. De tactische doelstellingen die hiervan zijn afgeleid:
De collectie is duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en representatief.
Onze dienstverlening zorgt voor tevreden gebruikers en bevordert de zelfraadzaamheid .
Communicatie, programmering en educatie zorgen voor een nieuw publiek en vaardige gebruikers.
De kennis binnen de organisatie is professioneel, up to date en in staat flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.
Pact van Westfriesland De zeven Westfriese gemeenten hebben het Pact van Westfriesland 7.1 opgesteld. Doel van het pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid, onderwijs en vrije tijd. De regio Westfriesland wil daarmee binnen vijf jaar tot de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s behoren. Het Westfries Archief levert een fundamentele bijdrage aan dat doel. De regio kent bijvoorbeeld een sterke gemeenschappelijke geschiedenis die mede gevormd is door de strijd tegen het water. Om deze strijd te kunnen voeren is onder andere de Westfriese Omringdijk aangelegd. Een ambitieus en omvangrijk project dat alleen maar kon slagen door verbinding en gedegen samenwerking. In de loop van de eeuwen heeft zich een Westfriese identiteit gevormd die belangrijk is voor de ontstane onderlinge verhoudingen en samenwerking. Het Westfries Archief bewaart en ontsluit de bronnen die het verhaal van de totstandkoming van deze Westfriese identiteit vertellen. Het Westfries Archief ondersteunt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland.
Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2022? eDepot Doorontwikkeling van het eDepot, opname van digitale gemeentearchieven en het aansluiten van alle deelnemende gemeenten. Het adviseren van gemeenten ten aanzien van Duurzaam Digitaal Archiveren. Wettelijke taken Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet 1995. Digitalisering Het voortzetten van het digitaliseringsbeleid waardoor meer bronnen digitaal beschikbaar gesteld worden en tevens online toegankelijk zijn voor de burger en de deelnemende gemeenten. Datasets worden zoveel mogelijk ter beschikking gesteld als ‘open data’. Educatief beleid Het ontwikkelen van een educatief beleid met als stip op de horizon dat alle scholieren in de regio tussen de 10 en 18 jaar minstens één keer met het Westfries Archief in aanraking zijn gekomen.
3
Samenwerking De samenwerking met bestaande culturele en historische instellingen zal worden gecontinueerd cq. geïntensiveerd. Zo wordt bijvoorbeeld met het Westfries Museum en de Archeologische Dienst samengewerkt om bij herdenking van de slag op de Zuiderzee (1573) de laatste inzichten op basis van nieuw onderzoek te presenteren.
Verwachtingen ten aanzien van 2023 - 2025 De volgende ontwikkelingen zullen ook in 2023-2025 relevant zijn: 1. De archiefwet zal naar verwachting worden gewijzigd waardoor archieven van overheden na 10 jaar openbaar zullen worden (is nu 20 jaar) en in beheer overgedragen aan het Westfries Archief. Dit zal een inhaalslag met zich meebrengen. 2. De depots van het WFA beginnen vol te raken. Daar zullen maatregelen voor genomen worden. Enerzijds door te investeren in nieuwe verrijdbare stellingen en anderzijds door het digitaliseren van de bouwvergunningen.
Wat gaan we doen?
Waarom doen we dit?
Wat mag het kosten?
Planning
eDepot
Wettelijk
Binnen de lopende begroting.
2019 - 2023
Namens gemeenten uitvoeren van de Archiefwettelijke taken Uitvoering geven aan het beleidsplan 2020 - 2023
Wettelijk
Binnen de lopende begroting.
2021
Grotendeel wettelijk en gedeeltelijk bestuurskeuze
Binnen de lopende begroting en
2020 - 2023
Digitalisering overgebracht Bouwvergunningen Uitbreiden capaciteit depotruimtes
bestuurskeuze
Binnen de bestemmingsreserve
2020 - 2023
Bestuurskeuze
Binnen de bestemmingsreserve
2020 - 2023
bestemmingsreserve
Bijlage: • Verloop meerjaren perspectief 2022-2025 • Financiële kengetallen
4
•
Financiële meerjarenraming
•
Financiële meerjarenraming per deelnemer
Verloop meerjaren perspectief 2022 - 2025 Onderdeel
Stand primaire begroting 2021 - 2025
2022
2023
2024
2025
1.773.484 1.773.484 1.773.484 1.773.484
Wijzigingen nadien (met AB besluit) 0
0
0
0
0
0
0
0
11.971
11.971
11.971
11.971
11.124
11.124
11.124
11.124
23.095
23.095
23.095
23.095
p.m.
p.m.
p.m.
p.m.
0
0
0
0
0
0
0
0
22.541
22.541
22.541
22.541
2 Bijdragen Hoogheemraadschap
535
535
535
535
3 Overige baten
19
19
19
19
Totaal dekkingsmiddelen kadernota 2022
23.095
23.095
23.095
23.095
Stand kadernota voor begroting 2022 2025
0
0
0
0
1 Er zijn géén wijzigingen Totaal wijzigingen nadien
Autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering 1 Salarissen 2 Overige lasten Totaal autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering)
Nieuw beleid Beleidsplan in uitvoering naar verwachting geen financiële consequenties
Totaal ingezet / nieuw beleid
Totaal aan wijzigingen
Dekkingsmiddelen / ombuigingen 1 Bijdragen gemeenten
Doelmatigheid en efficiënt gebruik van de budgetten blijft een hoge prioriteit houden.
5
Financiële kengetallen begroting 2022
Onderdeel
Omschrijving
Indexatie
Conform de uitgangspunten die gelden voor gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord gaan we uit van de volgende indexatie cijfers: • Loonindexatie 2022 • Prijsindexatie 2022 Op basis van de standaard verhouding loon-/prijsontwikkeling 70/30.
Gemeenschappelijke regeling
•
Rente Overhead Weerstandsvermogen
Bestemmingsreserve
Het gewogen gemiddelde voor de gemeenschappelijke regeling
Het Westfries Archief rekent geen interne rente Percentage overhead conform BBV In de uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen staat vermeld dat er een weerstandsvermogen van maximaal 2,5% van de lasten aangehouden mag worden. Het Westfries Archief kent een bestemmingsreserve. Het Algemeen bestuur het besloten om deze aan te wenden voor: -uitbreiding van de depotruimtes -digitalisering van overgebrachte bouwvergunningen -uitvoering van het beleidsplan 2020-2023 -onvoorziene tegenvallers in het kader van de ontwikkeling van het eDepot.
Percentage 2022
1,3% 1,4%
1,3% 0% 25,9% Maximaal 2,5% van de lasten
6
Financiële meerjarenraming Meerjarenraming 20222025 Baten 2022 Lasten 2022 Saldo 2022 Baten 2023 Lasten 2023 Saldo 2023 Archieftaken 1.326.496 1.326.496 0 1.326.496 1.326.496 0 Overhead 464.928 464.928 0 464.928 464.928 0 Onvoorzien archieftaken 5.156 5.156 0 5.156 5.156 0 Rente 0 0 0 0 0 Vennootschapsbelasting (vrijgesteld) 0 0 0 0 0 Algemene dekkingsmiddelen 0 0 0 0 0 0 Saldo van baten en lasten 1.796.579 1.796.579 0 1.796.579 1.796.579 0 Toevoegingen en onttrekking aan de reserves Resultaat
Toevoeging Onttrekking 0
0
Toevoeging Onttrekking 0
0
0
0
Meerjarenraming 20222025 Baten 2024 Lasten 2024 Saldo 2024 Baten 2025 Lasten 2025 Saldo 2025 Archieftaken 1.326.496 1.326.496 0 1.326.496 1.326.496 0 Overhead 464.928 464.928 0 464.928 464.928 0 Onvoorzien archieftaken 5.156 5.156 0 5.156 5.156 0 Rente 0 0 0 0 0 Vennootschapsbelasting (vrijgesteld) 0 0 0 0 0 Algemene dekkingsmiddelen 0 0 0 0 0 0 Saldo van baten en lasten 1.796.579 1.796.579 0 1.796.579 1.796.579 0 Toevoegingen en onttrekking aan de reserves Resultaat
Toevoeging Onttrekking 0
0
Toevoeging Onttrekking 0
0
0
0
7
Financiële meerjarenraming per deelnemer Aantal inwoners per Bijdrage per deelnemer 01-01-2020
Bijdrage 2022
Bijdrage 2023
Bijdrage 2024
Bijdrage 2025
€ € € € € €
162.623 153.321 604.186 187.612 371.949 97.612
€ € € € € €
162.623 153.321 604.186 187.612 371.949 97.612
€ € € € € €
162.623 153.321 604.186 187.612 371.949 97.612
€ € € € € €
162.623 153.321 604.186 187.612 371.949 97.612
Stede Broec
19.719 18.591 73.261 22.749 45.101 11.836 21.726
€
179.175
€
179.175
€
179.175
€
179.175
Totaal bijdrage
212.983
€
1.756.478
€
1.756.478
€
1.756.478
€
1.756.478
Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer
8