3.2 Kadernota WFA 2026

Kadernota 2026 Westfries Archief

1

Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief Regionaal Historisch Centrum voor Westfriesland Hoofddoelstelling Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land. Het Westfries Archief (WFA) werkt met de zeven gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec samen om informatie over het heden en verleden voor nu en latere generaties betrouwbaar en toegankelijk te houden. Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling: ▪ ▪ ▪

ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie.

Algemeen De belangrijkste taak van het Westfries Archief is het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van Westfriese archieven en documentair erfgoed en het uitvoeren van toezicht op informatie, op basis van de Archiefwet. In het vastgestelde beleidsplan voor de periode 2024 - 2027 worden de missie en doelstellingen als volgt verwoord: Missie

Het Westfries Archief is hét centrum voor informatie beheer in Westfriesland en draagt daarmee bij aan een transparante overheid en tegelijkertijd voor een duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland. Visie

Het Westfries Archief is het geheugen en geweten van Westfriesland. De informatie die door het Westfries Archief wordt beheerd is de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en ambtenaren weten dit en vertrouwen hierop. Het Westfries Archief is daarnaast het centrale informatie knooppunt binnen Westfriesland en stimuleert regionale samenwerking binnen de regio Westfriesland op het gebied van informatiemanagement. Binnen de gerealiseerde technieken en processen voor digitale archivering maakt het Westfries Archief het mogelijk dat informatie niet onnodig of dubbel bij de deelnemers wordt beheerd en bewaard. Aanwezige expertise op het gebied van

2

informatielogistiek, -beheertechniek en het toegankelijk maken van (overheids-)informatie wordt regionaal benut. Het Westfries Archief voorziet in en anticipeert op de actuele en toekomstige informatie behoeften van de partners, de gebruikers en het publiek. De tactische doelstellingen die hiervan zijn afgeleid: ▪ De collectie is duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en representatief voor de regio. ▪

Onze dienstverlening is innovatief, zorgt voor tevreden gebruikers en bevordert de zelfbediening.

▪

De kennis binnen de organisatie is professioneel, up-to-date en in staat flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.

▪

Door de combinatie van kennis en middelen is de organisatie een betrouwbare en innovatieve partner op het gebied van regionaal informatie beheer en het publiceren van overheidsinformatie.

Pact van Westfriesland Het Westfries Archief ondersteunt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland. Door de inzet van onze kennis en middelen kunnen wij nu en in de toekomst de regionale samenwerking op het gebied van informatiemanagement blijven versterken.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2026 Digitale archivering Het uitvoeren van de wettelijke archiveringstaken voor digitaal gevormde informatie van alle deelnemers. ▪ Het voorzien in een veilige permanente beheer- en publicatie omgeving voor digitaal gevormde informatie van alle deelnemers. ▪ Het beheren en preserveren van gearchiveerde en uitgeplaatste digitale overheidsinformatie voor alle deelnemers. Advies en inspectie ▪ Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de geldende Archiefwet. ▪ Fungeren als kenniscentrum voor informatie beheer en -ontsluiting in Westfriesland. Digitalisering Het digitaliseringsbeleid waardoor meer archieven en collecties gedigitaliseerd worden en online beschikbaar worden gesteld aan de burger en de deelnemende gemeenten. ▪ In 2026 is de regionale digitalisering van constructieberekeningen worden afgerond, zodat gemeenten hier geen dienstverlening meer op hoeven uit te voeren. ▪ In navolging van de bouwdossiers worden de constructieberekeningen gedigitaliseerd. ▪ Kwetsbare, veel geraadpleegde en bijzondere erfgoed collecties of onderdelen daarvan worden digitaal beschikbaar gesteld. Educatief beleid ▪ Er is een educatief programma beschikbaar en in gebruik voor basisscholen en middelbare scholen.

▪ De publieksruimte zal worden aangepast om schoolactiviteiten en overige educatieve activiteiten beter te kunnen faciliteren.

3

Samenwerking ▪ De samenwerking met andere culturele en historische instellingen in de regio zal worden gecontinueerd. ▪ Regionale thema’s worden gezamenlijk opgepakt en uitgevoerd. Dienstverlening ▪ De dienstverlening zal steeds meer op afstand plaatsvinden. Online zal een virtuele studiezaal beschikbaar zijn, zodat informatie sneller en efficiënter beschikbaar zal zijn voor de burger. ▪ Informatie die digitaal nog niet beschikbaar is, kan wel online gevonden worden en op verzoek gedigitaliseerd worden. ▪ Het zoeken door archiefinformatie zal vereenvoudigd worden en daarmee nog toegankelijk gemaakt worden voor de burger. ▪ De dienstverlening naar de gemeenten is uitgebreid waardoor ook nog niet overgebrachte informatie kan worden beheerd en gepubliceerd door het WFA.. Informatieveiligheid ▪ Wij volgen de laatste ontwikkelingen op gebied van informatieveiligheid en handelen daarnaar. Indien nodig investeren wij in verbetering. ▪ Onze digitale archiefbewaarplaats is gecertificeerd op basis van de meest actuele standaard. ▪ Onze website voldoet aan de vereisten die de overheid stelt aan informatieveiligheid. Duurzaamheid ▪ Er zal een onderzoek gestart worden naar nieuwe mogelijkheden om het klimaat binnen de fysieke archiefbewaarplaats op een zo duurzaam mogelijke wijze binnen de wettelijke kaders te houden.

▪ In al onze projecten voor digitalisering en digitale opslag wordt duurzaamheid meegenomen als onderdeel van het beleid. Wij kiezen voor dataminimalisatie waar mogelijk en werken op basis van minimale opslag. ▪ Middels de uitbreiding van de digitale dienstverlening dragen wij bij aan het minimaliseren van verkeersbewegingen. Medewerkers ▪ Er wordt actief gestuurd op ontwikkeling van vakspecialistische kennis en expertise. ▪ De uitbreiding van digitaal beheer en digitale dienstverlening is voorzien in een strategische personeelsplanning, waarbij wordt ingezet op digitale kennis en innovatie. ▪ Door inzet van de juiste competenties maken we gebruik van gerealiseerde efficiëntie op het gebied van automatisering en data science.

Belangrijkste verwachtingen ten aanzien van 2026 – 2029 ▪

▪

▪ ▪

De archiefwet zal in 2025 worden gewijzigd waardoor archieven van overheden na 10 jaar openbaar zullen worden (is nu 20 jaar) en in beheer overgedragen aan het Westfries Archief. Dit zal een inhaalslag en grote toename in opslag en beheer met zich meebrengen, waarbij het WFA ook meer betrokken zal zijn bij advisering van gemeenten en deelnemende GR’en. Doorontwikkeling van het landelijke programma archief als nutsvoorziening, waarbij het Westfries Archief steeds meer zal worden benut als centraalpunt van informatie beheer binnen de regio. Intensivering van online dienstverlening. Functioneel gebruik van de publieksruimte.

4

beleidsplan 2024 – 2027 Ontwikkelingen en activiteiten waaraan wij in de periode 2024 – 2027 uitvoering zullen gaan geven zijn: ▪ archiefvorming van analoog naar digitaal ▪ innovatie en ontwikkeling ▪ virtuele studiezaal ▪ voor gemeenten en GR’en ▪ educatief programma ▪ organisatieontwikkeling Het vastgestelde beleidsplan loopt tot 2027 De nadruk in het beleidsplan ligt op de verdergaande digitalisering en automatisering van het informatiebeheer en de nieuwe mogelijkheden die dat biedt. Eén van de ontwikkelingen is dat de samenstelling van het personeelsbestand veranderd om beter toegerust te zijn op deze ontwikkelingen. Wat gaan we doen in 2026?

Waarom doen we dit?

Wat mag het kosten?

Planning

Uitplaatsing digitale informatie -zaaksystemen -HRM systemen -email -Videotulen -Websites -WOO informatie (inclusief online publicatie) -Omgevingsvergunningen Wettelijke digitale archivering -Digitale archieven -zaaksystemen -applicaties -email -Videotulen -Websites -etc.

Benutten van kennis en systemen binnen de regio. Besparing kosten bij de deelnemers.

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2027

Wettelijke taak

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2027

Online platform -Website WFA -Website WOO -Digitale tentoonstellingen -Scanning on Demand Jubileum 50 jaar Westfries Archief

Beleidsplan 2024-2027 en kerntaken

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2027

Mijlpaal

Binnen lopende begroting; bijdrage Vrienden van archief; Eenmalige bijdrage van gemeenten

2025

5

Digitalisering overgebrachte Bouwvergunningen en regie en uitvoering van digitalisering niet overgebrachte constructieberekeningen Digitalisering van bestuurlijke archieven ten behoeve van 100% digitaal overbrengen Efficiënter inrichten fysieke depots

Bestuurlijke keuze

Binnen de bestemmingsreserve voor bouwvergunningen en bijdrage door gemeenten voor constructieberekeningen

2021 2026

Bestuurlijke keuze

bijdrage door gemeenten

2024-2029

Optimaliseren bestaande gebouw

2024 2025

Verbetering en uitbreiding online dienstverlening

Beleidsplan 2024-2027

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken. Binnen de lopende begroting

2025-2027

Bijlagen: ▪ Verloop meerjarig perspectief 2026-2029 ▪ Financiële kengetallen ▪

Financiële meerjarenraming per deelnemer

6

Verloop meerjarig perspectief 2025-2028 onderdeel Stand primaire begroting 2026 - 2029

2026

2027

2028

2029

2.267.784 2.208.890 2.208.890 2.208.890

Wijzigingen nadien (met AB besluit) Besluit AB 20-11-2024

56.583

56.583

56.583

56.583

Besluit AB 21/3 en 11/7 betreffende beleidsplan en personeelsplanning

91.767

91.767

91.767

91.767

totaal wijzigingen nadien

148.350

148.350

148.350

148.350

Loonontwikkeling 2025 (7,2%)

97.594

97.594

97.594

97.594

Prijsontwikkeling 2025 (8,0%)

57.930

57.930

57.930

57.930

Beleidsplan 2024-2027

20.095

20.095

20.095

20.095

Totaal autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering

175.619

175.619

175.619

175.619

0

0

0

0

323.969

323.969

323.969

323.969

Bijdrage gemeenten 2025 (7,4%) Bijdrage gemeenten wijzigingen Bijdrage Hoogheemraadschap 2025 Overige baten Mutatie reserve

172.041 148.350 3.457 121

172.041 148.350 3.457 121

172.041 148.350 3.457 121

172.041 148.350 3.457 121

Totaal dekkingsmiddelen

323.969

323.969

323.969

323.969

Autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering

Nieuw beleid Beleidsplan in uitvoering naar verwachting geen financiële gevolgen Totaal ingezet nieuw beleid totaal aan wijzigingen Dekkingsmiddelen / ombuigingen

Stand Kadernota voor begroting 2026 - 2029

2.591.753 2.532.859 2.532.859 2.532.859

Cijfers opgesteld door P&C gemeente Hoorn

7

Financiële kengetallen en uitgangspunten begroting 2026 Onderdeel

Omschrijving

Percentage 2026

Indexatie

Conform de uitgangspunten die gelden voor gemeenschappelijke regelingen in NoordHolland Noord gaan we uit van de volgende indexatie cijfers:

Gemeenschappelijke

▪ Loonindexatie 2026 ▪ Prijsindexatie 2026 Op basis van de standaard verhouding loon-

regeling

/prijsontwikkeling 70/30. Het gewogen gemiddelde voor de

7,2% 8,0%

7,4%

gemeenschappelijke regeling Rente

Het Westfries Archief rekent geen interne

0%

rente Overhead

Percentage overhead conform BBV

25,9%

Weerstandsvermogen

In de uitgangspunten voor

Maximaal 2,5%

Gemeenschappelijke Regelingen staat

van de lasten

vermeld dat er een weerstands-vermogen van maximaal 2,5% van de lasten aangehouden mag worden. Bestemmingsreserve

Het Westfries Archief kent twee bestemmingsreserves. Bestemmingsreserve beleidsplan 2020-2023 Het Algemeen bestuur het besloten om deze aan te wenden voor: ▪ ▪ ▪

aanpassen van de depotruimtes digitalisering van overgebrachte bouwvergunningen onvoorziene tegenvallers in het kader van de ontwikkeling van het eDepot.

Bestemmingsreserve opvang onvoorzien ziekteverzuim. ▪

Het Westfries Archief kan het risico voor langdurig ziekteverzuim niet verzekeren. Deze bestemmingsreserve maakt het mogelijk om langdurig ziekteverzuim op vangen.

Cijfers opgesteld door P&C gemeente Hoorn

8

Financiële meerjarenraming per deelnemer Bijdrage per deelnemer Deelnemers: Inwoners per 1-8-2023 Drechterland 20.496 Enkhuizen 18.895 Hoorn 75.645 Koggenland 23.587 Medemblik 46.002 Opmeer 12.199 Stede Broec 22.217 Totaal

219.041 €

2026 e.v. Bijdrage per deelnemer 233.641 215.391 862.304 268.877 524.393 139.061 253.259 2.496.925

Cijfers opgesteld door P&C gemeente Hoorn

9