3.2 Kadernota 2027 Westfries Archief

Kadernota 2027 Westfries Archief

1

Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief Regionaal Historisch Centrum voor Westfriesland Hoofddoelstelling Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land. Het Westfries Archief (WFA) werkt met de zeven gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec samen om informatie over het heden en verleden voor nu en latere generaties betrouwbaar en toegankelijk te houden. Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling: ▪ ▪ ▪

ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie.

Algemeen De belangrijkste taak van het Westfries Archief is het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van Westfriese archieven en documentair erfgoed en het uitvoeren van toezicht op informatie, op basis van de Archiefwet. In het vastgestelde beleidsplan voor de periode 2024 - 2027 worden de missie en doelstellingen als volgt verwoord: Missie

Het Westfries Archief is hét centrum voor informatie beheer in Westfriesland en draagt daarmee bij aan een transparante overheid en tegelijkertijd voor een duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland. Visie

Het Westfries Archief is het geheugen en geweten van Westfriesland. De informatie die door het Westfries Archief wordt beheerd is de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en ambtenaren weten dit en vertrouwen hierop. Het Westfries Archief is daarnaast het centrale informatie knooppunt binnen Westfriesland en stimuleert regionale samenwerking binnen de regio Westfriesland op het gebied van informatiemanagement. Binnen de gerealiseerde technieken en processen voor digitale archivering maakt het Westfries Archief het mogelijk dat informatie niet onnodig of dubbel bij de deelnemers wordt beheerd en bewaard. Aanwezige expertise op het gebied van

2

informatielogistiek, -beheertechniek en het toegankelijk maken van (overheids-)informatie wordt regionaal benut. Het Westfries Archief voorziet in en anticipeert op de actuele en toekomstige informatie behoeften van de partners, de gebruikers en het publiek. De tactische doelstellingen die hiervan zijn afgeleid: ▪ De collectie is duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en representatief voor de regio. ▪

Onze dienstverlening is innovatief, zorgt voor tevreden gebruikers en bevordert de zelfbediening.

▪

De kennis binnen de organisatie is professioneel, up-to-date en in staat flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.

▪

Door de combinatie van kennis en middelen is de organisatie een betrouwbare en innovatieve partner op het gebied van regionaal informatie beheer en het publiceren van overheidsinformatie.

Pact van Westfriesland Het Westfries Archief ondersteunt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland. Door de inzet van onze kennis en middelen kunnen wij nu en in de toekomst de regionale samenwerking op het gebied van informatiemanagement blijven versterken.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2027 Digitale archivering Het uitvoeren van de wettelijke archiveringstaken voor digitaal gevormde informatie van alle deelnemers. ▪ Het voorzien in een veilige permanente beheer- en publicatie omgeving voor digitaal gevormde informatie van alle deelnemers. ▪ Het beheren en preserveren van gearchiveerde en uitgeplaatste digitale overheidsinformatie voor alle deelnemers. Advies en inspectie ▪ Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de geldende Archiefwet. ▪ Fungeren als kenniscentrum voor informatie beheer en -ontsluiting in Westfriesland. Digitalisering Het digitaliseringsbeleid waardoor meer archieven en collecties gedigitaliseerd worden en online beschikbaar worden gesteld aan de burger en de deelnemende gemeenten. ▪ In 2027 zal de dienstverlening voornamelijk verlopen doormiddel van scannen op verzoek. ▪ In navolging van de bouwdossiers worden de constructieberekeningen gedigitaliseerd. ▪ Kwetsbare, veel geraadpleegde en bijzondere erfgoed collecties of onderdelen daarvan worden in principe alleen nog digitaal beschikbaar gesteld. Educatief beleid ▪ Er is een educatief programma beschikbaar en in gebruik voor basisscholen en middelbare scholen.

▪ De publieksruimte zal worden aangepast om schoolactiviteiten en overige educatieve activiteiten beter te kunnen faciliteren.

3

Samenwerking ▪ De samenwerking met andere culturele en historische instellingen in de regio zal worden gecontinueerd en uitgebreid. ▪ Regionale thema’s worden gezamenlijk opgepakt en uitgevoerd. Dienstverlening ▪ De dienstverlening zal steeds meer op afstand plaatsvinden. Online zal de virtuele studiezaal worden uitgebreid en verbeterd, zodat informatie sneller en efficiënter beschikbaar zal zijn voor de burger. ▪ Informatie die digitaal nog niet beschikbaar is, kan wel online gevonden worden en op verzoek gedigitaliseerd worden. ▪ Het zoeken door archiefinformatie zal vereenvoudigd worden en daarmee nog toegankelijk gemaakt worden voor de burger. Bijvoorbeeld via een geografische kaart. ▪ De dienstverlening naar de gemeenten is uitgebreid waardoor ook nog niet overgebrachte informatie kan worden beheerd en gepubliceerd door het WFA. Informatieveiligheid ▪ Wij volgen de laatste ontwikkelingen op gebied van informatieveiligheid en handelen daarnaar. Indien nodig investeren wij in verbetering. ▪ Onze digitale archiefbewaarplaats is gecertificeerd op basis van de meest actuele standaard. ▪ Onze website voldoet aan de vereisten die de overheid stelt aan informatieveiligheid. Duurzaamheid ▪ Doorontwikkeling van de mogelijkheden om het klimaat binnen de fysieke archiefbewaarplaats op een zo duurzaam mogelijke wijze binnen de wettelijke kaders te houden.

▪ In al onze projecten voor digitalisering en digitale opslag wordt duurzaamheid meegenomen als onderdeel van het beleid. Wij kiezen voor dataminimalisatie waar mogelijk en werken op basis van minimale opslag. ▪ Middels de uitbreiding van de digitale dienstverlening dragen wij bij aan het minimaliseren van verkeersbewegingen. Medewerkers ▪ Er wordt actief gestuurd op ontwikkeling van vakspecialistische kennis en expertise. ▪ De uitbreiding van digitaal beheer en digitale dienstverlening is voorzien in een strategische personeelsplanning, waarbij wordt ingezet op digitale kennis en innovatie. ▪ Door inzet van de juiste competenties maken we gebruik van gerealiseerde efficiëntie op het gebied van automatisering en data science.

Belangrijkste verwachtingen ten aanzien van 2027 – 2030 ▪

▪

▪ ▪

De archiefwet zal naar verwachting begin 2027 worden gewijzigd waardoor archieven van overheden na 10 jaar openbaar zullen worden (is nu 20 jaar) en in beheer overgedragen aan het Westfries Archief. Dit zal een inhaalslag en grote toename in opslag en beheer met zich meebrengen, waarbij het WFA ook meer betrokken zal zijn bij advisering van gemeenten en deelnemende GR’en. Doorontwikkeling van het landelijke programma archief als nutsvoorziening, waarbij het Westfries Archief steeds meer zal worden benut als centraalpunt van informatie beheer binnen de regio. Intensivering van online dienstverlening. Functioneel gebruik van de publieksruimte.

4

beleidsplan 2024 – 2027 Ontwikkelingen en activiteiten waaraan wij in de periode 2024 – 2027 uitvoering zullen gaan geven zijn: ▪ archiefvorming van analoog naar digitaal ▪ innovatie en ontwikkeling ▪ virtuele studiezaal ▪ voor gemeenten en GR’en ▪ educatief programma ▪ organisatieontwikkeling Het vastgestelde beleidsplan loopt tot 2027 De nadruk in het beleidsplan ligt op de verdergaande digitalisering en automatisering van het informatiebeheer en de nieuwe mogelijkheden die dat biedt. Eén van de ontwikkelingen is dat de samenstelling van het personeelsbestand veranderd om beter toegerust te zijn op deze ontwikkelingen. Wat gaan we doen in 2027?

Waarom doen we dit?

Wat mag het kosten?

Planning

Uitplaatsing digitale informatie: -zaaksystemen -HRM systemen -email -Videotulen -Websites -WOO informatie (inclusief online publicatie) -Omgevingsvergunningen Wettelijke digitale archivering -Digitale archieven -zaaksystemen -applicaties -email -Videotulen -Websites -etc.

Benutten van kennis en systemen binnen de regio. Besparing kosten bij de deelnemers.

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2027

Wettelijke taak

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2027

Online platform -Website WFA -Website WOO -Digitale tentoonstellingen -Scanning on Demand Digitalisering van bestuurlijke archieven ten behoeve van 100% digitaal overbrengen Verbetering en uitbreiding online dienstverlening

Beleidsplan 2024-2027 en kerntaken

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2027

Bestuurlijke keuze

bijdrage door gemeenten

2024-2029

Beleidsplan 2024-2027

Binnen de lopende begroting

2025-2027

5

Bijlagen: ▪ Verloop meerjarig perspectief 2027-2030 ▪ Financiële kengetallen ▪

Financiële meerjarenraming per deelnemer

6

Verloop meerjarig perspectief 2027-2030 Onderdeel

2027

2028

2029

2030

2.530.049

2.513.266

2.430.049

2.430.049

22.000

22.000

22.000

22.000

2.552.049

2.535.266

2.452.049

2.452.049

Loonontwikkeling 2027 (8,4%)

120.960

120.960

120.960

120.960

Prijsontwikkeling 2027 (5,7%)

25.457

25.457

25.457

25.457

Verlaging budget automatisering met correctie ontrekking bestemmingsreserve Surplus door uitgangspunten indexatie FUGR

-100.000 15.993

-83.217 15.993

0 15.993

0 15.993

Totaal autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering

62.410

79.193

162.410

162.410

0

0

0

0

Totaal aan wijzigingen

2.614.459

2.614.459

2.614.459

2.614.459

Dekkingsmiddelen / ombuigingen Bijdrage gemeenten 2027 (7,6%) Bijdrage Hoogheemraadschap 2027 Overige baten Mutatie reserve

180.509 3.808 93 -100.000

180.509 3.808 93 -83.217

180.509 3.808 93 0

180.509 3.808 93 0

84.410

101.193

184.410

184.410

2.614.459

2.614.459

2.614.459

2.614.459

Stand primaire begroting 2027 - 2030 Wijzigingen nadien*

totaal wijzigingen nadien Autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering

Nieuw beleid Beleidsplan in uitvoering naar verwachting geen financiële gevolgen Totaal ingezet nieuw beleid

Totaal dekkingsmiddelen Stand Kadernota voor begroting 2027 - 2030 Cijfers opgesteld door P&C gemeente Hoorn

*Wijziging nadien betreft de toevoeging van Advieskosten op de begroting zoals besproken in het AB op 20 november 2024. Het Westfries Archief maakt jaarlijks terugkerende kosten voor extern advies, onder andere op het gebied van juridisch advies en bijstand, gespecialiseerde HR-begeleiding, Functionaris Gegevensbescherming, inkoop- en aanbestedingsadvies, begeleiding van reintegratietrajecten, informatieveiligheid, digitale duurzaamheid en specifieke archief- en informatiebeheer expertise.

7

Financiële kengetallen en uitgangspunten begroting 2027 Onderdeel

Omschrijving

Indexatie

Conform de uitgangspunten die gelden voor gemeenschappelijke regelingen in NoordHolland Noord gaan we uit van de volgende indexatie cijfers: ▪ Loonindexatie 2026 ▪ Prijsindexatie 2026

Gemeenschappelijke

Op basis van de standaard verhouding loon-

regeling

prijsontwikkeling 70/30. Het gewogen gemiddelde voor de

Percentage 2027

8,4% 5,7%

7,6%

gemeenschappelijke regeling Rente

Het Westfries Archief rekent geen interne rente

0%

Overhead

Percentage overhead conform norm BBV

25,9%

Weerstandsvermogen

In de uitgangspunten voor

Maximaal 2,5%

Gemeenschappelijke Regelingen staat vermeld

van de lasten

dat er een weerstandsvermogen van maximaal 2,5% van de lasten aangehouden mag worden. Bestemmingsreserve

Het Westfries Archief kent twee bestemmingsreserves. Bestemmingsreserve beleidsplan 2020-2023 Het Algemeen bestuur het besloten om deze aan te wenden voor: ▪ ▪ ▪

aanpassen van de depotruimtes digitalisering van overgebrachte bouwvergunningen onvoorziene tegenvallers in het kader van de ontwikkeling van het eDepot.

Bestemmingsreserve opvang onvoorzien ziekteverzuim. ▪

Het Westfries Archief kan het risico voor langdurig ziekteverzuim niet verzekeren. Deze bestemmingsreserve maakt het mogelijk om langdurig ziekteverzuim op vangen.

Cijfers opgesteld door P&C gemeente Hoorn

8

Financiële meerjarenraming per deelnemer

Bijdrage per deelnemer Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal

2027 e.v. Inwoners per 1-1-2025

Bijdrage per deelnemer

20.476 18.847 76.036 23.821 45.934 12.491 22.253

238.304 219.345 884.922 277.233 534.589 145.373 258.985

219.858 €

2.558.751

Cijfers opgesteld door P&C gemeente Hoorn

9