3.2 Kadernota 2024 WFA
Tekst van het document
Kadernota 2024 Westfries Archief
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Westfries Archief Hoofddoelstelling Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land. Het Westfries Archief (WFA) werkt met de zeven gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec samen om informatie over het heden en verleden voor nu en latere generaties betrouwbaar en toegankelijk te houden. Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling: 1. ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; 2. informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; 3. beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie.
Algemeen Het huidige beleidsplan loopt eind 2023 af. In de loop van volgend jaar zal een nieuw beleidsplan worden opgesteld voor de jaren daarna. Het is te vroeg om in deze kadernota uit te spreken wat de speerpunten zullen zijn van het nieuwe beleidsplan en over de financiële gevolgen daarvan. Het is niet de verwachting dat het nieuwe beleidsplan een heel andere weg zal inslaan. Digitalisering zal in toenemende mate een rol spelen in het beheer en de ontsluiting van de archieven van de aangesloten overheden. De Missie en visie van het Westfries Archief zullen daarom niet wezenlijk veranderen. Om die reden dienen ze ook in deze kadernota als uitgangspunt. In het beleidsplan voor de periode 2020 - 2023 worden de missie en doelstellingen als volgt verwoord: Missie Het Westfries Archief staat voor een duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland. Visie Het Westfries Archief is het geheugen van alle aangesloten zeven gemeenten en hun inwoners en de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en ambtenaren weten dit en vertrouwen hierop. In onze collectie is materiaal verzameld en beschikbaar over alle woonkernen in West-Friesland. Onder meer door een actief conserverings- en preserveringsbeleid is de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de collectie op lange termijn gegarandeerd.
Iedereen heeft overal en altijd toegang tot de gehele collectie. Het online zoeken in de bronnen is makkelijk en levert goede resultaten op. Gebruikers kunnen delen van analoge collecties op aanvraag laten digitaliseren en vervolgens online raadplegen. Zij kunnen voor alle vragen online ondersteuning en advies krijgen van medewerkers van het archief. Zo zijn de bronnen en diensten van het Westfries Archief voor iedereen binnen én buiten het verzorgingsgebied laagdrempelig beschikbaar. De gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen werken vrijwel geheel digitaal. Informatieveiligheid, privacy, vindbaarheid en actieve openbaarheid zitten in het DNA van bestuurders, management en de samenleving. Alle aangesloten overheden nemen deel in een Strategisch Informatieoverleg (SIO) waarin het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding met regelmaat wordt besproken en waar besluitvorming wordt voorbereid. Het Westfries Archief speelt daarin een belangrijke rol als adviseur en als toezichthouder op de uitvoering van de Archiefwet. Samen met onze partners zorgen wij voor goede afstemming aan de voorzijde van informatieprocessen door
2
toepassing van archiving by design. Veiligheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid en privacy worden zoveel mogelijk geregeld bij (her)ontwerp van processen en bij de aanschaf, wijziging en inrichting van informatiesystemen. Om te kunnen garanderen dat digitale informatie door toekomstige generaties kan worden hergebruikt, bewaart het Westfries Archief deze informatie in een daarvoor ingerichte voorziening, het “eDepot”. Voor de komende periode hebben wij ons strategisch doel helder en gepast geformuleerd: Het Westfries Archief voorziet in en anticipeert op de actuele en toekomstige informatie behoeften van de partners, de gebruikers en het publiek. De tactische doelstellingen die hiervan zijn afgeleid: De collectie is duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en representatief.
Onze dienstverlening zorgt voor tevreden gebruikers en bevordert de zelfraadzaamheid .
Communicatie, programmering en educatie zorgen voor een nieuw publiek en vaardige gebruikers.
De kennis binnen de organisatie is professioneel, up to date en in staat flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.
Pact van Westfriesland De zeven Westfriese gemeenten hebben het Pact van Westfriesland 7.1 opgesteld. Doel van het pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid, onderwijs en vrije tijd. De regio Westfriesland wil daarmee binnen vijf jaar tot de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s behoren. Het Westfries Archief levert een fundamentele bijdrage aan dat doel. De regio kent bijvoorbeeld een sterke gemeenschappelijke geschiedenis die mede gevormd is door de strijd tegen het water. Om deze strijd te kunnen voeren is onder andere de Westfriese Omringdijk aangelegd. Een ambitieus en omvangrijk project dat alleen maar kon slagen door verbinding en gedegen samenwerking. In de loop van de eeuwen heeft zich een Westfriese identiteit gevormd die belangrijk is voor de ontstane onderlinge verhoudingen en samenwerking. Het Westfries Archief bewaart en ontsluit de bronnen die het verhaal van de totstandkoming van deze Westfriese identiteit vertellen. Het Westfries Archief ondersteunt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland.
Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2024? eDepot Het eDepot is in de periode 2020-2023 gerealiseerd en functioneert goed. De komende jaren zal deze verder volstromen met de digitaal gevormde informatie van alle gemeenten. Waarmee deze veilig en duurzaam bewaard zal worden en tevens verder ontsloten wordt voor de eigen organisatie en de burger. Doorontwikkeling van het eDepot en het aansluiten van alle deelnemende gemeenten. Het adviseren van gemeenten ten aanzien van Duurzaam Digitaal Archiveren.
3
Wettelijke taken Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet 1995. Digitalisering Het voortzetten van het digitaliseringsbeleid waardoor meer bronnen gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger en de deelnemende gemeenten. Sinds de start van het regionale digitaliseringproject in 2021, is 255 meter gedigitaliseerd. In 2023 zal daar nog eens ruim 165 meter bijkomen.. In dit project worden gedurende 4 jaar alle 168.000 bouwvergunningen gescand en duurzaam bewaard, De digitale exemplaren worden opgeslagen in het WF eDepot en online beschikbaar gesteld. Educatief beleid Door bezoekprogramma’s en uitbreiding van online content weten steeds meer docenten en scholieren het archief te vinden. De ontwikkeling van een educatief beleid bracht in 2022 de eerste groepen kinderen naar het Westfries Archief. Verder biedt het archief een jaarprogramma met cursussen en lezingen aan. Hiermee wordt in 2023 al ervaring opgedaan. In 2024 wordt de inrichting van de publieksruimten aangepast om (school)bezoeken en activiteiten beter te faciliteren. Samenwerking De samenwerking met andere culturele en historische instellingen in de regio zal worden gecontinueerd.
Zo levert het Westfries Archief een inhoudelijke bijdrage aan de herinrichting van het Westfries Museum. Dienstverlening Om de steeds belangrijker wordende digitale dienstverlening te verbeteren en om aan de voorwaarden op het gebied van toegankelijkheid te kunnen voldoen, zal een nieuwe en verbeterde website gerealiseerd worden. Actualisatie van rollen en taken Interne organisatorische aanapssingen leiden wellicht tot enkele verschuivingen binnen begroting tussen inhuur en vaste krachten maar dit zal budgettair neutraal zijn.
Verwachtingen ten aanzien van 2024 – 2027
De volgende ontwikkelingen zullen ook in 2024-2027 relevant zijn: 1. De archiefwet zal naar verwachting worden gewijzigd waardoor archieven van overheden na 10 jaar openbaar zullen worden (is nu 20 jaar) en in beheer overgedragen aan het Westfries Archief. Dit zal een inhaalslag en grote toename in opslag en beheer met zich meebrengen, waarbij het WFA ook meer betrokken zal zijn bij advisering van gemeenten en deelnemende GR’en. 2. De depots van het WFA beginnen vol te raken. Daar zullen maatregelen voor genomen worden. Enerzijds door te investeren in nieuwe verrijdbare stellingen en anderzijds door het digitaliseren van de bouwvergunningen.
4
Wat gaan we doen? eDepot
Digitalisering overgebracht Bouwvergunningen Uitbreiden capaciteit depotruimtes
Waarom doen we dit?
Wat mag het kosten?
Planning
Wettelijk
Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.
2024
bestuurskeuze
Binnen de bestemmingsreserve
2024
Bestuurskeuze
Binnen de bestemmingsreserve / huurverhoging
2023 - 2024
Bijlagen: • • •
Verloop meerjarig perspectief 2024-2027 Financiële kengetallen Financiële meerjarenraming per deelnemer
5
Verloop meerjarig perspectief 2024-2027 onderdeel
Stand primaire begroting 2024 - 2027
2024
2025
2026
2027
1.980.932 1.980.932 1.980.932 1.980.932
Wijzigingen nadien (met AB besluit) Geen wijzigingen nadien
totaal wijzigingen nadien
0
0
0
0
Loonontwikkeling 2024 (7,5%)
77.013
77.013
77.013
77.013
Prijsontwikkeling 2024 (6,1%)
35.246
35.246
35.246
35.246
Totaal autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering
112.259
112.259
112.259
112.259
21.273
21.273
21.273
21.273
0
0
0
0
133.532
133.532
133.532
133.532
130.634
130.634
130.634
130.634
2.815
2.815
2.815
2.815
84
84
84
84
133.532
133.532
133.532
133.532
Autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering
Nieuw beleid Beleidsplan 2024 - 2027 reservering
Totaal ingezet nieuw beleid
totaal aan wijzigingen
Dekkingsmiddelen / ombuigingen Bijdrage gemeenten 2024 (7,1%) Bijdrage Hoogheemraadschap 2024 (7,1%) Overige baten
Totaal dekkingsmiddelen Stand Kadernota voor begroting 2024 - 2027
2.114.464 2.114.464 2.114.464 2.114.464
6
Financiële kengetallen begroting 2024 Onderdeel
Omschrijving
Indexatie
Conform de uitgangspunten die gelden voor gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord gaan we uit van de volgende indexatie cijfers: • Loonindexatie 2022 • Prijsindexatie 2022 Op basis van de standaard verhouding loon/prijsontwikkeling 70/30. • Het gewogen gemiddelde voor de gemeenschappelijke regeling Het Westfries Archief rekent geen interne rente Percentage overhead conform BBV In de uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen staat vermeld dat er een weerstandsvermogen van maximaal 2,5% van de lasten aangehouden mag worden. Het Westfries Archief kent twee bestemmingsreserves. Bestemmingsreserve beleidsplan 2020-2023 Het Algemeen bestuur het besloten om deze aan te wenden voor: • aanpassen van de depotruimtes • digitalisering van overgebrachte bouwvergunningen • uitvoering van het beleidsplan 2020-2023 • onvoorziene tegenvallers in het kader van de ontwikkeling van het eDepot.
Gemeenschappelijke regeling Rente Overhead Weerstandsvermogen
Bestemmingsreserve
Percentage 2024
7,5% 6,1%
7,1% 0% 25,9% Maximaal 2,5% van de lasten
Bestemmingsreserve opvang onvoorzien ziekteverzuim. • Het Westfries Archief kan het risico voor langdurig ziekteverzuim niet verzekeren. Deze bestemmingsreserve maakt het mogelijk om langdurig ziekteverzuim op vangen.
7
Financiële meerjarenraming per deelnemer Bijdrage per deelnemer Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal bijdrage
Aantal inwoners per 01-01-2022
Bijdrage 2024
215.434
€ 1.970.543
19.983 18.620 74.298 23.048 45.464 12.074 21.947
€ 182.782 € 170.314 € 679.593 € 210.817 € 415.852 € 110.439 € 200.746
Bijdrage 2025 Bijdrage 2026 € 182.782 € 170.314 € 679.593 € 210.817 € 415.852 € 110.439 € 200.746
€ 182.782 € 170.314 € 679.593 € 210.817 € 415.852 € 110.439 € 200.746
€ 1.970.543
€ 1.970.543
Bijdrage 2027
€ 182.782 € 170.314 € 679.593 € 210.817 € 415.852 € 110.439 € 200.746
€ 1.970.543
8