3.2 Jaarstukken 2025 WFA

Jaarstukken 2025

Inhoud 1. Programmaverantwoording ................................................................................................................... 3 1.1 Algemeen ...................................................................................................................................... 3 1.1.1 Inleiding .................................................................................................................................. 3 1.1.2 Jaarrekening ........................................................................................................................... 3 1.1.3 Bestuur ................................................................................................................................... 4 1.2 Wat heeft het gekost? ................................................................................................................... 4 1.3 Gerealiseerde baten en lasten ..................................................................................................... 4 1.4 Paragrafen ..................................................................................................................................... 5 1.4.1 Inleiding ..................................................................................................................................

5 1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering .......................................................................................... 5 1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling ............................................................................ 5 1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting ................................................................................................. 5 1.4.5 Primaire taak- Beheer fysieke archieven .............................................................................. 6 1.4.6 Primaire taak- eDepot ............................................................................................................ 6 1.4.7 Primaire taak- Digitalisering .................................................................................................. 6 1.4.8 Rechtmatigheid ........................................................................................................................ 6 1.4.9 Financiering ............................................................................................................................. 7 1.4.10 Weerstandsvermogen .......................................................................................................... 8 2.

Jaarrekening .......................................................................................................................................10 2.1 Balans ........................................................................................................................................... 10 2.2 Waarderingsgrondslagen .............................................................................................................. 11 2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2025 ......................................................................... 14 2.3.1 Activa ..................................................................................................................................... 14 2.3.2 Passiva ................................................................................................................................... 15 2.4 Programmarekening 2025 ........................................................................................................... 17 2.5.1 Verschilverklaring ................................................................................................................. 18 2.5.2 Begrotingscriterium ................................................................................................................

19 2.5.3 Incidentele baten en lasten ................................................................................................. 19 2.5.4 Wet Normering Topinkomens ............................................................................................. 20 2.5.5 Rechtmatigheidsverantwoording ........................................................................................ 21 3. Bijlagen ................................................................................................................................................22 4. Overige gegevens ..............................................................................................................................23 4.1 Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming) ..................................... 23

2

1. Programmaverantwoording 1.1 Algemeen

1.1.1 Inleiding

Het Westfries Archief (hierna: WFA) is een gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam waarin zeven Westfriese gemeenten samenwerken. Via deze regeling geven de deelnemende gemeenten invulling aan hun wettelijke taken op het gebied van archief- en informatiebeheer. Het WFA beheert en bewaart archieven en informatie, zowel analoog als digitaal, en maakt deze toegankelijk voor een breed publiek. Daarnaast ondersteunt het WFA gemeenten en andere aangesloten organisaties bij duurzaam informatiebeheer, toegankelijkheid en verantwoording. Daarmee draagt het WFA bij aan een betrouwbare overheid én aan het behoud en de beschikbaarheid van het regionale erfgoed voor inwoners, onderzoekers en andere belangstellenden.

1.1.2 Jaarrekening

Deze jaarstukken bestaan uit twee onderdelen: a. Het jaarverslag: de verantwoording van het gevoerde beleid. In de verantwoording wordt aangegeven wat WFA heeft gedaan en met – waar mogelijk – welk effect. Vervolgens wordt ingegaan op: ▪ het weerstandsvermogen ▪ de financiering ▪ de bedrijfsvoering b. De jaarrekening: de financiële verantwoording. De jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen: ▪ balans en toelichting ▪ programmarekening over 2025 ▪ grondslagen voor waardering en resultaatsbepaling ▪ voorstel tot resultaatsbestemming De balans geeft inzicht in de stand van de bezittingen en de schulden per 31 december 2025. In de toelichting op de balans is nadere informatie opgenomen over (de totstandkoming van) de balansposten. De programmarekening geeft inzicht in de baten en lasten over de verslagperiode. Hierbij wordt de realisatie vergeleken met de begroting 2025, inclusief de vastgestelde wijzigingen. De belangrijkste verschillen worden toegelicht. De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling geven inzicht in de gehanteerde regels en uitgangspunten bij het bepalen van de waarde van activa en passiva en de hoogte van de behaalde resultaten.

3

1.1.3 Bestuur

Het Algemeen Bestuur was in 2025 samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten. De leden van het Algemeen Bestuur waren aangesteld in de periode van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Er hebben diverse wisselingen plaatsgevonden.

Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec

Dhr. P. Dijkman Dhr. B. Diepstraten per 25 april 2025 Mw. J. Hoekstra Dhr. J. Nieuwenburg* Mw. M. Bonsen-Lemmers Dhr. P. van Maaren per 18 april 2025 Dhr. M. Pijl* Dhr. G. J. van den Hengel* Dhr. H.M. Wiersema per 27 mei 2025 Dhr. R.A.P. Wortelboer*

* Deze leden van het Algemeen Bestuur vormden in 2025 het Dagelijks Bestuur. Na het vertrek

van bestuursvoorzitter dhr. G.J. van den Hengel is het voorzitterschap bij besluit overgedragen aan dhr. M. Pijl en is dhr. R.A.P. Wortelboer toegetreden tot het Dagelijks Bestuur.

Het Algemeen Bestuur kwam in 2025 vijf keer bij elkaar. Daarbij werden onder meer de wijziging van bestuursleden, de aanstelling van de nieuwe directeur en de nieuwe dienstverleningsovereenkomst met gemeente Hoorn vastgesteld. Voorts werden conform de planning & control cyclus de kadernota 2026, jaarrekening 2024 en de begroting 2025 vastgesteld. 1.2 Wat heeft het gekost? In hoofdstuk 2 is de jaarrekening 2025 opgenomen. De totale kosten bedroegen € 2.871.119. Uit de programmarekening blijkt dat, na onttrekking aan de reserves, een positief saldo van € 16.951 resteert. 1.3 Gerealiseerde baten en lasten In onderstaand overzicht zijn de begrote en gerealiseerde baten en lasten over 2025 opgenomen:

Rekeningresultaat 2025; bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves Resultaat jaarrekening 2025:

Begroting 2025 Realisatie 2025 na wijziging 2.489 2.871 2.389 2.575 -100 -296 0 0 100 313 0 17

Verschil -382 186 -196 0 213 17

In paragraaf 2.4 (programmarekening) vindt u een toelichting op de meest in het oog springende verschillen tussen de begroting en de jaarrekening 2025.

4

1.4 Paragrafen

1.4.1 Inleiding

De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van de begroting en jaarrekening, bezien vanuit een bepaald perspectief. Het gaat met name om de beleidslijnen voor beheersmatige aspecten die grote financiële gevolgen kunnen hebben en/of van belang zijn voor het realiseren van de programma’s. Deze informatie komt in de jaarrekening veelal versnipperd voor en is daardoor minder inzichtelijk voor het Algemeen en Dagelijks Bestuur. Het is de bedoeling van de paragrafen dat besturen de juiste en integrale informatie krijgen om hun kader stellende en controlerende rol ook op de beheersmatige aspecten waar te maken. In overeenstemming met artikel 26 en 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV2019) zijn voor het WFA de volgende paragrafen van toepassing: • • •

Bedrijfsvoering (automatisering, personeel, huisvesting, beheer archieven, eDepot, digitalisering, rechtmatigheid) Financiering Weerstandsvermogen

De gemeente Hoorn treedt in de Gemeenschappelijke Regeling op als faciliterende gemeente. Dit betekent dat de gemeente Hoorn de facilitering op zich heeft genomen van onder meer de personeelszaken, planning en control en huisvesting. Dit is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO.) Hiervoor betaalt het WFA een vergoeding aan de gemeente Hoorn.

1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering

Het beheer, onderhoud en het oplossen van storingen aan hardware wordt onder regie van het WFA door een gespecialiseerde externe partij verricht en kosten zijn binnen de begroting gedekt. Applicaties, netwerken en software zijn in eigen beheer bij het WFA.

1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling

Zoals in het beleidsplan beschreven speelt het WFA actief in op de wijziging van taken en dienstverlening. De personeelsplanning die hierbij hoort voorziet in een verschuiving van expertise van klassieke archiefmedewerker naar een combinatie van historici en dataspecialisten. Om de wettelijke archieftaken met betrekking tot duurzaam digitaal archiefbeheer te kunnen vervullen blijft deze doorontwikkeling noodzakelijk. De formatie bedraagt gedurende 2025 totaal 13,80 FTE. Het aantal vrijwilligers dat in 2025 werd ingezet bij de ontsluiting van gegevens bedroeg 35. Daarnaast loopt het project Vele Handen, waarbij mensen van thuis uit de gegevens van het WFA kunnen verrijken. In 2025 hebben 488 personen op een regelmatige basis hiervan gebruik gemaakt.

1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting

In 2006 is het pand aan de Blauwe Berg in gebruik genomen. Het WFA voldoet hiermee aan alle eisen die de wet stelt aan een goed (papieren) archiefbeheer.

5

Door middel van een verbouwing is de depotcapaciteit in 2025 uitgebreid naar 10 strekkende kilometer, waarmee voldoende capaciteit is gerealiseerd voor de komende 10 jaar. Het pand is eigendom van de gemeente Hoorn. De DVO met gemeente Hoorn is in 2025 vernieuwd. In 2026 zal aansluitend de huurallonge worden vernieuwd. Middels het DVO worden diensten met betrekking tot het gebouw en facilitaire diensten door gemeente Hoorn gefaciliteerd.

1.4.5 Primaire taak- Beheer fysieke archieven

Informatie die wordt opgenomen in de archiefbewaarplaats moet worden beheerd in overeenstemming met de uitgangspunten van de Archiefwet. Toezicht op overgebrachte archiefinformatie is niet geregeld in de huidige Archiefwet. Om deze reden wil het WFA zichzelf laten toetsen door een gespecialiseerde partij. Hiervoor wordt een kwaliteitsbeheersysteem op het eigen informatiebeheer ingericht. Naar verwachting kan dit in 2026 in gebruik genomen worden.

1.4.6 Primaire taak- eDepot

In 2025 heeft het WFA in aanvulling op de voor vervanging gedigitaliseerde bouwdossiers ook constructieberekeningen opgenomen in het eDepot. Daarmee wordt de dienstverlening op deze dossiers volledig centraal vanuit het WFA verzorgd en worden gemeenten ontzorgd. Het WFA heeft daarnaast als Nederlandse primeur inmiddels meerdere burgemeester(her)benoemingen digitaal duurzaam opgeslagen. Daarnaast zijn de functionaliteiten van het pre-eDepot verder doorontwikkeld. Het WFA biedt onder meer standaardoplossingen voor e-mailarchivering en Woo-publicaties, evenals geconditioneerde opslag voor diverse andere legacydata van gemeenten.

1.4.7 Primaire taak- Digitalisering

Het regionale grootschalige meerjarige digitaliseringproject waarbij bouwdossiers en constructieberekeningen uit de periode 1902-2010 regionaal gedigitaliseerd worden voor vervanging, is voltooid. Alle overgebrachte bouwdossiers zijn gedigitaliseerd en het daartoe bestemde budget uit de aangewezen bestemmingsreserve is benut. De geplande digitaliseringsactiviteiten die in 2024 niet gerealiseerd waren, zijn in 2025 ingehaald. 1.4.8 Rechtmatigheid In overeenstemming met het Controleprotocol 2025 van het Westfries Archief en Financiële verordening 2025 van de gemeente Hoorn en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV geeft het dagelijks bestuur in de paragraaf Bedrijfsvoering een nadere toelichting op alle gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheids-onduidelijkheden, voor zover deze boven de in de Financiële verordening rapportagegrens van € 250.000 liggen. Naast de bovenstaande goedkeuringstoleranties is er sprake van de rapporteringstolerantie. Waarin het kwantitatieve criterium gehanteerd voor de rapporteringstolerantie als maatstaf dat elke geconstateerde fout of onzekerheid ≥ 10% van de goedkeuringstolerantie rapporteert. Daarbij wordt aangegeven welke (beheers)maatregelen zijn of nog worden getroffen om deze rechtmatigheidsafwijkingen op te heffen of in de toekomst te voorkomen.

Aspecten die hierbij aan de orde moeten komen zijn de tussentijdse communicatie met de gemeenteraad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven - alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting op het ontstaan van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om rechtmatigheids-afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Begrotingscriterium

6

De begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid van Algemeen Bestuur en past binnen de vooraf vastgestelde afspraken met het Algemeen Bestuur zoals opgenomen in de financiële verordening 2025 en worden daarmee als “acceptabel” geduid. Er is geen sprake van niet acceptabele begrotingsoverschrijdingen op de lasten per programma. Overschrijdingen op de lasten worden compenseert door grotere overschrijdingen op de baten. M&O-Criterium De gemeente Hoorn heeft in 2024 een overkoepelend M&O beleid vastgesteld, zodat naast fraudepreventie ook beheersmaatregelen ter voorkoming, opsporing en afdoening van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (overheidsgelden) die zijn geïntegreerd zijn in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie inzichtelijk worden gemaakt. Uit de rechtmatigheidsverantwoording 2025, zoals opgenomen in de jaarrekening, blijkt dat er in 2025 geen rechtmatigheidsafwijkingen als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van overheidsgelden zijn gevonden.

1.4.9 Financiering

De financiering van het WFA geschiedt voornamelijk door middel van bijdragen van de deelnemende gemeenten. De overige kosten worden gedekt uit vergoedingen die gemeenten en andere partijen betalen voor diensten op basis van dienstverleningsovereenkomsten, en uit vergoedingen voor digitaliseringstrajecten onder begeleiding van het WFA. Sinds 2010 hanteert de gemeenschappelijke regeling als systematiek voor de kostenverdeling een bedrag per inwoner. In de begroting 2025 is het bedrag per inwoner gesteld op € 10,71 (afgerond). De bijdrage van de deelnemers is conform de begroting in rekening gebracht. Totale gemeentelijke bijdrage (€): Deelnemers:

Aantal inwoners per 01-01-2023

Drechterland

20.385

€

212.591

€

218.340

Enkhuizen

18.885

€

196.947

€

202.274

Hoorn

75.216

€

784.411

€

805.625

Koggenland

23.509

€

245.170

€

251.801

Medemblik

46.031

€

480.047

€

493.030

Opmeer

12.180

€

127.022

€

130.458

Stede Broec

22.138

€

230.872

€

237.116

Totaal

218.344

€

2.277.060

€

2.338.643

Bijdrage 2025 (Oud)

Bijdrage 2025 (Nieuw)

Enkhuizen: Regionaal digitaliseringproject 2025

30.000

Enkhuizen: Regionaal digitaliseringproject 2025

22.500

Drechterland: Regionaal digitaliseringproject 2025

49.500

Stede Broec: Regionaal digitaliseringproject 2025

21.500

Koggenland: Regionaal digitaliseringproject 2025

22.000

Opmeer: Regionaal digitaliseringproject 2025

33.000

Totaal

2.517.143

Het verschil tussen oud en nieuw is de verwerking goedgekeurde begrotingswijziging van 20 november 2024.

7

1.4.10 Weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen is de mate waarin het WFA in staat is substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. Voor het weerstandsvermogen zijn de aanwezige weerstandscapaciteit en de risico’s van belang. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen.

Aanwezige weerstandscapaciteit

Het WFA heeft een algemene reserve van € 43.911.

Bedrag (x 1000) Algemene Reserve per 1-1 Nog te bestemmen resultaat Storting Onttrekking Overbrenging naar bestemmingsreserve Algemene Reserve per 31-12

2025 44

2024 44

44

44

Met de notitie ‘Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen’ hebben de gemeenten die deelnemen in de regietafel Noord-Holland noord als richtlijn bepaald dat de algemene reserve niet groter mag zijn dan 2,5% van de lasten. Ultimo 2025 is de stand van de algemene reserve € 43.911. De begrote lasten in de jaarrekening 2025 zijn € 2.488.791. Dit betekent dat de algemene reserve niet aan zijn maximale omvang zit. De algemene reserve zit op 1.8% (afgerond) van de lasten in 2025. Het WFA heeft geen voorzieningen.

Risico’s binnen het WFA

Mogelijke risico’s: • Taakuitvoering bij langdurige uitval personeel; • Diefstal of verlies van cultureel erfgoed wegens calamiteit; • Storingen in de klimaatbeheersingsinstallatie van de fysieke depots; • Leveranciersrisico digitalisering en restauraties; • Sterke verhoging van energiekosten; • Vertrek van huurders depotruimte; • Vertrek van medewerkers met specialistische kennis; • Storingen van het digitale archiveringssysteem. In verband met de risico’s is een bepaalde weerstandscapaciteit (buffer algemene reserve) noodzakelijk. Het WFA tracht de risico’s actief te beperken door organisatorische en/of technische maatregelen. Ter voorkoming van diefstal zijn maatregelen getroffen als extra vergrendeling van kostbare stukken, alsmede een vier ogen procedure voor het lichten en beschikbaar stellen van de stukken met een hoge financiële waarde. De raadpleging op de studiezaal vindt plaats onder permanent toezicht en wordt beperkt door digitalisering. De klimaatwaarden worden dagelijks gecontroleerd. Verder is er een onafhankelijk logsysteem. De installaties worden regelmatig gereinigd op basis van een onderhoudscontract. De afhandeling van storingsmeldingen is geregeld in de DVO met de gemeente Hoorn.

Ten aanzien van het duurzaam beheer van digitaal gevormd archief heeft het WFA samen met de aangesloten gemeenten is een digitaal archiveringssysteem inclusief een eDepot ingericht. Dit eDepot is half december 2020 opgeleverd. Het eDepot voldoet aan specifiek gestelde informatie-

8

en informatieveiligheidsvereisten zoals NEN 2082, ISO 23081 en ED3 compliance voor digitale archivering. De algemene reserve is beperkt van omvang. Indien één of meerdere medewerkers van het WFA langdurig uitvallen is de reserve niet toereikend om vervanging te regelen. Om dit risico op te vangen is in 2024 door het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve voor dit doel ingesteld. Ten aanzien van behoud specialistische kennis wordt een nieuwe generatie medewerkers intern en extern opgeleid.

Aanwending onvoorzien

Hieronder een overzicht van de aanwending van het budget onvoorzien (conform artikel 28-b van het BBV).

Begroting na wijziging Werkelijk Restant

2025 2.447 0 2.447

Financiële kengetallen Financiële kengetallen Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

2025 -27% 20%

2024 -19% 44%

2% n.v.t. n.v.t.

9% n.v.t. n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Westfries Archief een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 2.5% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.

9

2. Jaarrekening 2.1 Balans

Balans per 31 december; bedragen x € 1.000 31-12-2025

31-12-2024

Activa Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Totaal vaste activa

15 1 16

29 3 32

Vlottende activa Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen openbare lichamen Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Totaal vlottende activa

84 83 1 686 0 770

332 331 1 660 1 993

Totaal activa

786

1025

Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal vaste passiva

154 44 93 17 154

450 44 156 250 450

Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar Schulden aan openbare lichamen Overige schulden Overlopende passiva Totaal vlottende passiva

632 343 289 0 632

569 345 225 6 575

Totaal passiva

786

1025

10

2.2 Waarderingsgrondslagen Hieronder worden de grondslagen uiteengezet die zijn gehanteerd bij het opstellen van deze jaarrekening. Inleiding De jaarrekening is conform de BBV opgesteld. Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (éénmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden.

Grondslagen voor waardering van activa en passiva Vaste activa Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. Eventueel van derden verkregen specifieke investeringsbijdragen worden in mindering gebracht op het geactiveerde bedrag (art. 62 lid 2 BBV). Hierbij wordt de verkregen bijdrage als bate verantwoord. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn1. Materiële vaste activa

Overige investeringen met economisch nut

Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden afgeschreven het jaar volgend op het jaar waarin de investering is verworven of in gebruik is genomen. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn1. Vlottende activa Hieronder zijn de volgende zaken tegen nominale waarde opgenomen: Vorderingen met een rente typische looptijd van korter dan een jaar tegen nominale waarde, Overlopende activa tegen nominale waarde, en 1

Nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid 2025 gemeente Hoorn

11

Liquide middelen tegen nominale waarde. Eigen vermogen Betreft algemene reserve, bestemmingsreserves en nog te bestemmen resultaat. Waardering vindt plaats tegen nominale waarden. Vlottende passiva De schulden met een looptijd van minder dan een jaar worden onder deze post gerangschikt. De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Grondslagen voor bepaling van het resultaat LASTEN Salarissen en sociale lasten Hieronder zijn begrepen de directe betalingen voor salarislasten, pensioenlasten, overige sociale lasten en overige personeelskosten van het personeel. Het overgrote deel van de kosten van personeel wordt door de gemeente Hoorn aan het WFA in rekening gebracht en wordt opgenomen onder doorberekende kosten vanuit de afgesloten dienstverleningsovereenkomst. Reserveringen Onder deze post staan de resultaatbestemmingen (toevoegingen/onttrekkingen aan de reserves) opgenomen op basis van besluitvorming door het algemeen bestuur. BATEN Deelnemersbijdragen deelnemende gemeenten Uit de gemeenschappelijke regeling volgt dat de deelnemende gemeenten een jaarlijkse bijdrage betalen aan het WFA naar rato van het inwonersaantal van de gemeente. Vooraf wordt een vast bedrag per inwoner afgesproken. De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van het inwonersaantal in de betreffende gemeente. Overige baten Een klein deel van de baten van het WFA bestaat uit baten van derden. Hierbij valt te denken aan verhuur van archiefruimte aan gemeenschappelijke regelingen en incidentele baten.

Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de Financiële verordening gemeente Hoorn 2025, het Controleprotocol Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief 2025 (inclusief normen- en toetsingskader) en op basis van de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Dat betekent dat: 1. De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet; 2. De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: - Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normen- en toetsingskader zoals op 9 december 2025 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten op programmaniveau en

12

overschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de Financiële verordening gemeente Hoorn 2024 (artikel 13 lid 2, 3 en 4) is beschreven wanneer deze overschrijdingen ‘acceptabel’ zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten op programmaniveau, onderschrijdingen van lasten op programmaniveau en onderschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. - Ten aanzien van het M&O criterium is het M&O beleid de gemeente Hoorn leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. 3. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV alsmede de Financiële verordening 2025 van de gemeente Hoorn en het Controleprotocol 2025.

Dit betekent dat: - Een verantwoordingsgrens van 2% (zijnde € 57.422) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves is gehanteerd waarboven cumulatieve rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; - Een rapportagegrens van € 250.000 is gehanteerd waarboven individuele rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de paragraaf Bedrijfsvoering worden opgenomen en nader worden toegelicht.

13

2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2025

2.3.1 Activa

Onderstaand overzicht geeft het verloop aan van de immateriële en materiële vaste activa.

Jaar

Immateriële vaste activa eDepot

20182022

Materiële vaste activa MFR Bookscanner

2020 2019

Totale kosten

Boekwaar Investerin Afschrijvin Boekwaar de g g de 1-1-2025 2025 2025 31-12-2025

88.496

29.499

-

14.749

14.750

88.496

29.499

-

14.749

14.750

24.493

2.818 2.175 643

-

1.730

1.088

-

1.087 643

1.088

6.523 17.970

0

Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar

De stand van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar was als volgt:

Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen openbare lichamen Overige vorderingen

31-12-2025

31-12-2024

83 1 1

331 1 332

In tegenstelling tot 2024 zijn er eind 2025 geen vorderingen op de openbare lichamen.

Liquide middelen

De stand van de liquide middelen is per 31 december 2025 als volgt:

31-12-2025

31-12-2024

686 686

660 660

Liquide middelen Bank

Dagelijks wordt het saldo van de bankrekening met de saldi van de gemeente Hoorn getotaliseerd en het tekort of overschot wordt aangetrokken of uitgezet. De vergoeding van de gemeente Hoorn is gelijk aan het percentage van de kasgeldleningen.

14

Overlopende activa De stand van de overlopende activa is per 31 december als volgt:

31-12-2025

31-12-2024

0 83

1 1

Overlopende activa Nog te ontvangen

overlopende activa per 31 december hebben betrekking op baten met een factuurdatum in 2026, waarvoor de prestaties in 2025 zijn geleverd. Deze baten zijn daarom in 2025 via een balansboeking verantwoord.

2.3.2 Passiva

Vaste passiva

Eigen vermogen Het verloop van het eigen vermogen was in het verslagjaar als volgt:

Algemene reserve Bestemmingsreserve Bestemming resultaat 2025 Totaal

1-1-2025 Toevoeging Onttrekking 44 406 313 450

0

313

31-12-2025 44 93 17 154

Algemene reserve

Met de notitie ‘Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen’ hebben de gemeenten die deelnemen in de regietafel Noord-Holland noord als richtlijn bepaald dat de algemene reserve niet groter mag zijn dan 2,5% van de lasten. De stand van de algemene reserve is € 43.911 en blijft daarmee binnen deze norm.

Bestemmingsreserve

Op 20 november 2020 heeft het Algemeen Bestuur van het WFA besloten om de bestemmingsreserve aan te wenden voor: • Onvoorziene incidentele kosten betreffende het eDepot; • Incidentele kosten van de uitvoering van het beleidsplan; • Bouwkundige maatregelen ten behoeve van het optimaliseren van studiezaal en depots; • Digitalisering en vervanging van de collectie bouwvergunningen. Voorgesteld wordt het positieve rekeningresultaat 2025 € 17K toe te voegen aan de bestemmingsreserve voor langdurig ziekte. Het positieve resultaat is veroorzaakt door verwachte kosten die achteraf mee zijn gevallen.

15

Vlottende Passiva

Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar. De stand van de vlottende schulden was als volgt per 31 december:

31-12-2025

31-12-2024

343 289 632

345 225 570

Vlottende schulden < 1 jaar Schulden openbare lichamen Overige schulden

De vlottende schulden hebben betrekking op verplichtingen over de laatste maand van 2025. Alle vlottende schulden uit 2024 zijn volledig afgewikkeld.

Overlopende passiva

De standen van de overlopende passiva waren in het verslagjaar als volgt:

Overlopende passiva Nog te betalen

31-12-2025

31-12-2024

0 0

6 6

overlopende passiva per 31 december hebben betrekking op lasten met een factuurdatum in 2026, waarvoor de prestaties in 2025 zijn geleverd. Deze lasten zijn daarom in 2025 via een balansboeking verantwoord. Het grootste deel van het bedrag heeft betrekking op de factuur voor de loonsom van het vierde kwartaal.

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen Huurovereenkomst gemeente Hoorn Meerjarige verplichting tot en met 2045, per 5 jaar herzien. Huidige overeenkomst is van 2 oktober 2020. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gemeente Hoorn (looptijd 5 jaar) Jaarlijkse verplichting.

€ 229.912

MAIS eDepot en collectiebeheersysteem DE REE Jaarlijkse verplichting, per jaar opzegbaar.

€ 103.005

€ 227.220

16

2.4 Programmarekening 2025 Binnen de programmabegroting en –verantwoording, is het WFA als één programma behandeld zonder dat hiervoor aparte sub programma’s en/of producten gedefinieerd zijn. De totale lasten en baten laten het volgende beeld zien:

Jaarrekening 2025

Lasten Doorberekende personele kosten vanuit centrumgemeente DVO - diensten Kapitaallasten Overige personele kosten Inhuur Huur DVO - huisvesting Inventaris/Materialen Accountantskosten Advieskosten Projecten Educatie en voorlichting Restauratie en materiele verzorging archivalia Digitalisering Beleidsplan 2024-2027 reservering Onvoorzien Toevoeging aan reserves Totaal lasten Baten Bijdrage Hoogheemraadschap Verhuurd Archiefruimte Gemeentelijke bijdragen Bijdrage in exploitatielasten Overige inkomsten Onttrekking aan bestemmingsreserve Onttrekking aan bestemmingsreserve (resultaat) Totaal baten Resultaat

Begroting 2025

Begroting 2025 na wijziging

Werkelijk 2025

Verschil

1.355.467 116.735 16.479 24.805 135.728 235.409 100.902 16.403 10.073 0 10.000 33.155

1.355.467 63.720 16.479 24.805 135.728 235.409 163.500 16.403 24.073 0 15.000 33.155

1.235.125 63.720 16.479 20.011 266.145 230.148 163.500 15.861 8.210 23.241 23.656 31.897

120.342 0 0 4.794 -130.417 5.261 0 542 15.863 -23.241 -8.656 1.258

39.086 308.459 22.060 2.447 0 2.427.208

39.086 341.459 22.060 2.447 0 2.488.791

25.334 732.954 14.838 0 0 2.871.119

13.752 -391.495 7.222 2.447 -382.328

48.639 1.509 2.277.060 0 0 100.000

48.639 1.509 2.338.643 0 0 100.000

48.498 2.256 2.338.635 178.500 7.185 312.995

-141 747 -8 178.500 7.185 212.995

2.427.208

2.488.791

2.888.070

399.279

0

0

16.951

16.951

17

2.5 Toelichting op de programmarekening 2025

2.5.1 Verschilverklaring

Het resultaat in 2025, voor bestemming, bedraagt € 16.951 positief. Dit positieve resultaat wordt veroorzaakt doordat de kosten lager zijn uitgevallen dan begroot. Lasten

Doorberekende personele kosten vanuit gemeente Hoorn

€ 120.342 (voordeel)

Op bepaalde specialistische functies is bewust gekozen voor externe inhuur. Hierdoor is het mogelijk gemaakt om projecten volgens planning te laten verlopen en nieuwe vaardigheden binnen de organisatie te introduceren. De ingehuurde capaciteit leidt tot een overschrijding op het inhuurbudget. Het voordeel op de personele lasten valt grotendeels wegen tegenover het nadeel op de inhuur.

Inhuur

€ 130.417 (nadeel)

Accountantskosten

€ 15.863 (voordeel)

Deze post is overschreden omdat er bewust voor is gekozen om tijdelijke specifieke expertise in te huren, waaronder twee trainees. Zie verder bij toelichting onder doorberekende personele kosten.

De accountantskosten zijn lager uitgevallen dan verwacht op grond van eerdere offertes en inventarisaties bij vergelijkbare instellingen.

Advieskosten

€ 23.241 (nadeel)

In tegenstelling tot 2024 waren advieskosten niet structureel opgenomen in de begroting van 2025. Dit betreffen echter grotendeels jaarlijks terugkerende kosten.

Restauratie en materiele verzorging archivalia

€ 13.752 (voordeel)

Digitalisering

€ 391.495 (nadeel)

In 2025 hebben we alle capaciteit ingezet op het inhalen van de achterstand die in 2024 ontstaan was op het regionale digitaliseringsproject. In 2026 zullen de restauraties weer volgens plan verlopen.

Het Westfries Archief heeft in 2025 digitaliseringskosten doorbelast aan de deelnemende gemeenten, en daarnaast heeft een extra onttrekking uit de bestemmingsreserve plaatsgevonden. Hierdoor wordt het nadeel op de digitalisering gecompenseerd. Baten

Overige inkomsten

€ 178.500 (voordeel)

Onttrekking aan bestemmingsreserve

€ 212.995 (voordeel)

Het Westfries Archief heeft in 2025 digitaliseringskosten doorbelast aan gemeenten. Voor gemeenten bestaan deze kosten uit transport, digitalisering, projectmanagement, diverse controles, databewerking, opname en publicatie. Deze baten vallen deels weg tegen het nadeel op de lasten van digitalisering.

Ten behoeve van het regionale project digitalisering bouwvergunningen is volgens planning een onttrekking vanuit de bestemmingreserve gedaan. Tezamen met de baten uit overige inkomsten is dit het totale nadeel op de lasten van digitalisering.

18

Totale gemeentelijke bijdrage (€): Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal Enkhuizen: Regionale digitaliseringproject 2025 Enkhuizen: Regionale digitaliseringproject 2025 Drechterland: Regionale digitaliseringproject 2025 Stede Broec: Regionale digitaliseringproject 2025 Koggenland: Regionale digitaliseringproject 2025 Opmeer: Regionale digitaliseringproject 2025 Totaal

Aantal inwoners per 01-01-2023

Bijdrage 2025 (Oud)

Bijdrage 2025 (Nieuw)

20.385 18.885 75.216 23.509 46.031 12.180

212.591 196.947 784.411 245.170 480.047 127.022

218.340 202.274 805.625 251.801 493.030 130.458

22.138

230.872

237.116

218.344

€

2.277.060

€

2.388.643 € 30.000 € 22.500 € 49.500 € 21.500 € 22.000 € 33.000 € 2.517.143

2.5.2 Begrotingscriterium De in de programmarekening opgenomen afwijkingen groter dan € 10.000 ten opzichte van de begroting zijn getoetst op het punt van rechtmatigheid. In onderstaand overzicht zijn de begrotingsoverschrijdingen weergegeven; de toelichting vindt u hier boven.

Doorberekende personele kosten Inhuur Accountantskosten Advieskosten Restauratie en materiële verzorging archivalia Digitalisering Bijdrage aan exploitatielasten Onttrekking aan de Bestemmingsreserve

Overschrijding (-) / onderschrijding (+)

Passend in beleid

Direct gerelateerde inkomsten

120.342 -130.417 15.863 23.241

Ja Ja Ja Ja

Nee Nee Nee Nee

13.452 -391.495 178.500

Ja Ja Ja

Nee Ja n.v.t.

212.995

Ja

n.v.t.

2.5.3 Incidentele baten en lasten

Conform art. 28-lid c van het BBV dient de toelichting op de programmarekening een overzicht te bevatten van de incidentele baten en lasten. Door een indicatie van de incidentele baten en lasten

19

te geven wordt bij de begroting informatie gegeven die relevant is voor het beoordelen van de financiële positie en de meerjarenraming. In onderstaand overzicht is een limitatieve vergelijking opgenomen van de realisatie van de incidentele baten en lasten met de begrotingscijfers over het jaar 2025.

Onvoorzien Onttrekking aan reserve

Geraamde lasten 2.447

Werkelijke lasten 0

Geraamde baten 0

Werkelijke baten 0

0

0

100.000

312.995

2.5.4 Wet Normering Topinkomens Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi) publieke sector heeft het WFA zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). In het kader van de Wet normering topinkomens, is het WFA verplicht de namen en salarisgegevens van de topfunctionarissen in de programmaverantwoording op te nemen. In 2025 is de algemene maximale bezoldigingsnorm voor topfunctionarissen in dienstbetrekking 246.000 euro per jaar op fulltime basis. Als topfunctionarissen kwalificeren alleen de directeur en de leden van het bestuur. Lidmaatschap van het bestuur geschiedt onbezoldigd.

Algemeen directrice A.S. Schoemaker 2025

Algemeen directeur D. Dekema 2024

2025

2024

1-7 t/m 31-12

-

1-1 t/m 4-8

1-1 t/m 31-12

1,0 ja

-

1,0 ja

1,0 ja

€

49.686 €

0 €

72.300 €

110.125

€

10.381 €

0 €

10.263 €

16.482

€ €

0 € 68.574 €

0 € 0 €

0 € 93.974 €

0 126.607

€

123.000 €

€

143.500 €

233.000

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling Deeltijdfactor in fte (Fictieve) dienstbetrekking Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn -/- Onverschuldigd betaald/nog niet terug ontvangen Totale bezoldiging Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

233.000

20

Beloning

Belastbare vergoeding

P. Dijkman

0

0

B. Diepstraten

0

0

J. Hoekstra

0

0

J. Nieuwenburg

0

0

M. Pijl

0

0

G. J. van den Hengel

0

0

H.M. Wiersema

0

0

R.A.P. Wortelboer

0

0

M. Bonsen-Lemmers

0

0

P. van Maaren

0

0

Naam

In 2025 geen verschil ten opzichte van voorgaande jaren.

2.5.5 Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 9 december 2025 vastgestelde normen- en toetsingskader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de rechtmatigheidsverantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze verantwoordingsgrens is door het algemeen bestuur bepaalt en bedraagt 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 57.422. Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties wel rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.

21

3. Bijlagen

Bijlage 1 - Formatieoverzicht Ambtelijke formatie Vrijwilligers Deelnemers Vele Handen

2025 13,8 35 488

2024 13,34 22 426

2023 14,96 44 390

2025 177.309 342

2024 113.000 567

2023 107.037 940

2.785 5.608 31.565 5.208.266 145.588

2.644 6.899 32.778 4.424.008 102.970

2.763 7.044 32.774 4.352.436 62.458

Bijlage 2 – Bereik Westfries Archief Bezoekers website Bezoekers studiezaal Aantal archieven Aantal meters in beheer Aantal titels in bibliotheek Persoonsnamen geïndexeerd Vergunningen online beschikbaar

22

4. Overige gegevens 4.1 Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming)

Toelichting De jaarrekening 2025 laat een positief saldo zien van € 16.951. Conform bestuursbesluit wordt voorgesteld dit bedrag toe te voegen aan de bestemmingsreserve die is ingesteld voor langdurige ziekte (17 november 2023).

Bestuurlijk besluit Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland; Besluit: 1. Het jaarverslag (het beleidsjaarverslag en de paragrafen) over het jaar 2025 vast te stellen; 2. De jaarrekening (de programmarekening, balans en toelichting op de balans) over het jaar 2025 vast te stellen; 3. Het positieve rekeningresultaat ad € 16.951 toe te voegen aan de bestemmingsreserve die is ingesteld voor langdurige ziekte. Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van het WFA in de vergadering van 2 juli 2026.

De voorzitter,

De secretaris,

M. Pijl

A.S. Schoemaker

23