3.2 Begroting 2024 Westfries Archief

Westfries Archief Begroting 2024 Inclusief meerjarenraming 2025-2027

Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur 13 juli 2023 De voorzitter, Dhr. G.J. van den Hengel

De secretaris, Dhr. D. Dekema

1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ............................................................................................................................................................................... 2 1. Inleiding en besluitvorming ...................................................................................................................................................... 3 2. Beleidsbegroting ........................................................................................................................................................................ 4 2.1 Samenstelling bestuur ............................................................................................................................................................ 4 2.2 Missie en visie .......................................................................................................................................................................... 4 2.3 Stand van zaken ...................................................................................................................................................................... 5 2.4 Visie op de toekomst ..............................................................................................................................................................

6 2.5 Indexeringen ............................................................................................................................................................................ 9 3. Paragrafen ................................................................................................................................................................................ 10 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................................................................ 10 3.1.1 Overige reserves ................................................................................................................................................................ 11 3.2 Financieringsparagraaf ......................................................................................................................................................... 11 3.3 Bedrijfsvoering ....................................................................................................................................................................... 11 4. Financiële begroting ................................................................................................................................................................

13 4.1 Begroting 2024 ...................................................................................................................................................................... 13 4.2 Meerjarenbegroting 2024 – 2027 ....................................................................................................................................... 14 4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten ......................................................................................................................... 14 4.4 Bijdrage per gemeente ......................................................................................................................................................... 14 4.5 Vermogenspositie .................................................................................................................................................................. 15 4.6 Balans – meerjarig ................................................................................................................................................................ 16 4.7 Financiële kengetallen begroting ........................................................................................................................................ 16 5.

Bestuurlijke Besluitvorming .................................................................................................................................................... 17 Bijlage – baten en lasten per taakveld ...................................................................................................................................... 18

2

1. Inleiding en besluitvorming Goed informatie beheer maakt het handelen van de gemeente transparant en dient zo de democratie. Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land. Het Westfries Archief werkt met de zeven gemeenten “Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec” samen om informatie over het heden en verleden voor nu en latere generaties betrouwbaar en toegankelijk te houden. Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet en de Gemeenschappelijke Regeling: • Het ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; • Informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; • Beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie. Het huidige beleidsplan loopt in 2023 af. Veel van de gestelde doelen zijn behaald. Enkele, zoals het grootschalige project van de digitalisering van de bouwvergunningen en de verbouwing van het Depot op de begane grond zullen nog doorlopen in 2024/5. Eind 2023 zal een nieuw beleidsplan voor de komende jaren worden aangeboden aan het algemeen bestuur.

De doelstellingen daarvan zijn nog niet allemaal bekend maar het ligt voor de hand dat een doorontwikkeling van het eDepot en verdere digitalisering van de collectie daar een onderdeel van zullen uitmaken. Evenals het succesvolle educatieve programma en de samenwerking met de musea, bibliotheken, historische verenigingen en archeologie. Hierbij bieden wij u de ontwerpbegroting voor 2023 aan, alsmede de meerjarenraming 2024-2027 Deze is besproken en voorlopig vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur op 15 april 2022. Als basis zijn de ramingen uit de voorgaande begroting (2022) inclusief de wijzigingen, de kadernota 2024 van het Westfries Archief genomen. Voor de salariskosten zijn de werkelijke salarissen 2023 en de afgesproken indexering 2024 vanuit de regietafel als uitgangspunt genomen. Voor de salariskosten is de kadernota 2023 van de gemeente Hoorn als uitgangspunt genomen. De kadernota van het Westfries Archief is vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 22 maart 2023. De meerderheid van de gemeenten zowel in aantal als in inwonerstal had een positieve zienswijze ingediend waarna de kadernota ongewijzigd is vastgesteld. Er zijn enkele wijzigingen in de begroting 2024 ten opzichte van de kadernota 2024. Die betreffen de loonkosten, de DVO dienstverlening en de onttrekking aan de reserve.

Op 22 maart 2023 heeft het Algemeen Bestuur, na consultatie van de gemeenten, besloten om de formatie met 1 fte uit te breiden. De geraamde kosten zijn meegenomen in de begroting 2024. Daarnaast was in de kadernota 2024, ten onrechte, de post DVO dienstverlening niet geïndexeerd. Deze indexering heeft in de begroting 2024 alsnog plaatsgevonden. Tot slot is de onttrekking aan de bestemmingsreserve ten behoeve van de digitalisering van de bouwvergunningen met 20.000 euro verhoogd. Conform de regionaal gemaakte afspraken heeft een indexering op de loon- en prijsontwikkeling plaatsgevonden. De conceptbegroting wordt door het Dagelijks Bestuur voorgelegd aan de deelnemende gemeenten voor de zienswijze procedure waarna in de vergadering van het Algemeen bestuur op 13 juli 2023 definitieve besluitvorming plaatsvindt. Volgens artikel 7 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) heeft een begroting de volgende indeling: ▪ De begroting bestaat ten minste uit: o de beleidsbegroting; o de financiële begroting. ▪ De beleidsbegroting bestaat ten minste uit: o het programmaplan; o de paragrafen. ▪ De financiële begroting bestaat ten minste uit: o het overzicht van baten en lasten en de toelichting; o de uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting; o de bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld.

Daarnaast worden ook de ramingen opgenomen van drie jaren ná het begrotingsjaar. 3

2. Beleidsbegroting 2.1 Samenstelling bestuur Het Algemeen Bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten: Opmeer Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Drechterland Stede Broec

Dhr. G. J. van den Hengel (voorzitter) Dhr. W. Bijman Dhr. J. Nieuwenburg Mw. M. Bonsen-Lemmers Dhr. D. Straat Dhr. M. Pijl Dhr. R.A.P. Wortelboer

2.2 Missie en visie Het Westfries Archief staat voor een duurzaam, toegankelijk betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland. Het Westfries Archief is het geheugen van alle aangesloten zeven gemeenten en hun inwoners en de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en medewerkers van gemeenten weten dit en vertrouwen hierop. In onze collectie is materiaal verzameld en beschikbaar over alle woonkernen in West-Friesland. Onder meer door een actief conserverings- en preserveringsbeleid is de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de collectie op lange termijn gegarandeerd. Iedereen heeft overal en altijd toegang tot de gehele collectie. Het online zoeken in de bronnen is makkelijk en levert goede resultaten op. Gebruikers kunnen delen van analoge collecties op aanvraag laten digitaliseren en vervolgens online raadplegen. Zij kunnen voor alle vragen online ondersteuning en advies krijgen van medewerkers van het archief. Zo zijn de bronnen en diensten van het Westfries Archief voor iedereen binnen én buiten het verzorgingsgebied laagdrempelig beschikbaar. De gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen werken vrijwel geheel digitaal. Informatieveiligheid, privacy, vindbaarheid en actieve openbaarheid zitten in het DNA van bestuurders, management en de samenleving.

Alle aangesloten overheden nemen deel in een Strategisch Informatieoverleg (SIO) waarin het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding met regelmaat wordt besproken en waar besluitvorming wordt voorbereid. Het Westfries Archief speelt daarin een belangrijke rol als adviseur en als toezichthouder op de uitvoering van de Archiefwet. Samen met onze partners zorgen wij voor goede afstemming aan de voorzijde van informatieprocessen door toepassing van archiving by design. Veiligheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid en privacy worden zoveel mogelijk geregeld bij (her)ontwerp van processen en bij de aanschaf, wijziging en inrichting van informatiesystemen. Om te kunnen garanderen dat digitale informatie door toekomstige generaties kan worden hergebruikt, bewaart het Westfries Archief deze informatie in een daarvoor ingerichte voorziening, het “eDepot”.

4

2.3 Stand van zaken Het Westfries Archief is een gemeenschappelijke regeling van en voor de aangesloten overheden en voeren namens hen als zelfstandig openbaar lichaam de archiefwettelijke taken uit. Onze blik is daarbij gericht op de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van (overheids)informatie uit en over de regio voorbij de waan van de dag. Het Westfries Archief beheert sinds 1974 de openbare archieven van de aangesloten gemeenten. Daarmee geven de gemeenten uitvoering aan de bepalingen van de archiefwet. Op deze wijze kunnen deze taken kwalitatief goed en efficiënt worden uitgevoerd. De basistaken bestaan uit het in goede en geordende staat bewaren van de archieven en deze ter beschikking stellen aan de gemeenten en burgers. De archiefwet stelt hiervoor een aantal eisen met name ten aanzien van de wijze van ontsluiting, opslag, beveiliging en klimatologische omstandigheden waardoor de archieven tot in lengte van jaren beschikbaar blijven. Daarvoor dient elke gemeente een openbaar archiefdepot te hebben en voldoende gekwalificeerd personeel. In Westfriesland is ervoor gekozen om dat archiefdepot gezamenlijk te bouwen en te beheren. Het Westfries Archief beheert de overgedragen archieven van de in 2024 aangesloten gemeenten in de regio: Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, Hoorn, Medemblik, Koggenland en Opmeer.

Daarnaast inspecteert het Westfries Archief de uitvoering van archiefbeheer van de aangesloten gemeenten en haar gemeenschappelijke regelingen, houdt het Westfries Archief toezicht op het beheer van nog niet overgedragen archieven en geeft het Westfries Archief ook proactief advies op het gebied van informatiebeheer en -management. De behoefte van het publiek aan digitale dienstverlening en beschikbaarheid van informatie is onverminderd doorgezet. Het is daarom belangrijk dat het Westfries Archief de gevraagde archiefinformatie actief online publiceert en degelijk beheer op deze digitale informatie kan uitvoeren. Dit betekent een doorontwikkeling in werkzaamheden en disciplines binnen de organisatie. De dienstverlening op de studiezaal zal op basis van toekomstige verwachtingen worden aangepast en minder intensief worden. De digitale informatievoorzieningen en mogelijkheden zullen daarentegen intensiever worden ingezet en benut. Het Westfries Archief staat sinds het afgelopen decennium bekend als een vooruitstrevende en innovatie archiefinstelling met een visie op de toekomst die tot nu toe waargemaakt werd. Het streven is om deze trend het komende decennium voort te zetten.

Het Westfries eDepot dat in 2021 als digitale archiefbewaarplaats voor de regio in gebruik werd genomen, zal de komende jaren steeds meer digitaal gevormd uitgeplaatst- en overgebracht overheidsarchief bevatten dat beheerd en ontsloten moet worden. De komende beleidsperiode wordt het allerlaatste fysieke overheidsarchief verwacht. Voldoende personele bezetting op gebied van informatiemanagement is daarom voorwaardelijk voor betrouwbaar duurzaam archiefbeheer. Professioneel functioneel beheer en diverse informatiespecialisten zorgen ervoor dat digitale archivering veilig, integer en betrouwbaar kan worden uitgevoerd voor onze partners. Informatieveiligheid is verweven in onze eigen systemen en onze werkzaamheden en vereist continue aandacht en inzet. Daarnaast werken we regionaal actief mee aan oplossingen zoals in de uitvoering van de WOO en de implementatie van informatie kwaliteitssystemen. Het Westfries Archief maakt al enige jaren gebruik van een stabiele vaste vrijwilligersgroep van 40 personen. Deze vrijwilligers helpen bij het ontsluiten van historische bronnen in onze regio door het invoeren van data in de database waarmee online publicatie mogelijk gemaakt wordt. Op deze manier zijn bijvoorbeeld ruim 4 miljoen personen op naam doorzoekbaar op de website van het Westfries Archief.

Naast deze vaste groep vrijwilligers maakt het Westfries Archief gebruik van ruim 300 vrijwilligers op afstand die middels crowdsourcing geworven worden. Deze vrijwilligers nemen deel aan het project VeleHanden waar zij eveneens handgeschreven teksten omzetten in digitale data waarmee het Westfries Archief de teksten online kan publiceren. De werkzaamheden voor alle vrijwilligers worden vanuit het Westfries Archief gecoördineerd en begeleid. Naast de formele inspecties hebben de archiefinspecteur en de medewerkers in het vakgebied informatiemanagement regelmatig informeel contact met de archiefvormers. Door de relaties met de aangesloten overheden op deze manier te intensiveren, kan het Westfries Archief knelpunten vroegtijdig signaleren en meedenken over (gezamenlijke) oplossingen. Omdat veel overheden in de regio met dezelfde vraagstukken en opgaven kampen organiseert het Westfries Archief kennissessies over informatie beheer waarbij gesproken wordt over ontwikkelingen, mogelijkheden en innovatie. Zo draagt het Westfries Archief bij aan de kwaliteit van de informatievoorziening bij zijn partners en bespaart het zijn partners tijd en kosten.

5

2.4 Visie op de toekomst Het huidige beleidsplan loopt in 2023 ten einde. In 2024 zal een nieuw beleidsplan van kracht zijn, maar er zullen nog enkele activiteiten vanuit het voormalig beleidsplan doorlopen en afgerond worden. Het beleidsplan voor de periode 2024-2027 wordt in de loop van 2023 vastgesteld.

Pact van Westfriesland

De zeven Westfriese gemeenten hebben enkele jaren geleden het Pact van Westfriesland gesloten. Doel van het pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid, onderwijs en vrije tijd. De regio West-Friesland wil daarmee tot de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s van Nederland behoren. Het Westfries Archief levert een fundamentele bijdrage aan dat doel. De regio kent namelijk een sterke gemeenschappelijke geschiedenis die mede gevormd is door de strijd tegen het water. Daarvoor is onder andere de Westfriese omringdijk aangelegd. Een ambitieus en omvangrijk project dat alleen maar kon slagen door gedegen samenwerking. In de loop van de eeuwen is zo een Westfriese identiteit ontstaan die belangrijk is voor de gevormde onderlinge verhoudingen en samenwerking. Het Westfries Archief bewaard en ontsluit de bronnen die het verhaal van de totstandkoming van deze Westfriese saamhorigheid vertellen. Het Westfries Archief versterkt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland.

Westfries eDepot

Vanuit het huidige beleidsplan is het regionale Westfries eDepot gerealiseerd. Een toekomst bestendigde duurzame totaaloplossing voor de archivering van digitale overheidsinformatie en historische informatie van de toekomst. De gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen werken inmiddels allen enkele jaren vrijwel volledig digitaal en een gemeenschappelijke voorziening voor duurzame digitale archivering is daarmee een concreet gemaakt. Inmiddels is zowel uitgeplaatst als overgebracht archief opgenomen. Het Westfries Archief heeft de voorziening in beheer, regisseert en coördineert de uitvoering en borgt de duurzaamheid. Het Westfries eDepot is daarmee van en voor alle gemeenten en draagt bij aan efficiënt, geharmoniseerd en duurzaam informatiebeheer. Informatie in het Westfries eDepot is authentiek, betrouwbaar en veilig en blijft daarnaast door de tijd heen toegankelijk en bruikbaar voor de toekomst. Het eDepot komt ten goede aan de verbetering van de informatiehuishouding van de aangesloten overheden. Het draagt bij aan het mogelijk maken van digitaal procesmatig werken & zaakgericht registreren en digitaal archiveren. Het verbetert de uitwisselbaarheid van gegevens en ondersteunt de regionale harmonisatie van processen en uitwisselingsprotocollen. Het biedt medewerkers van de gemeente in hun werkomgeving een goede toegankelijkheid tot het uitgeplaatste archief.

Het stuurt op kwaliteitsverbetering van de regionale gegevenshuishouding en op een gedeelde visie op projectmatig werken, procesgericht registreren. De structurele kosten voor de realisatie van het eDepot zijn met ingang van de begroting 2020 opgenomen in de exploitatie. De incidentele kosten worden middels een investering afgeschreven over een periode van zes jaar. De eerste jaren zal voor het beheer en de opslag van overgebrachte archieven binnen het eDepot geen vaste verdeelsleutel te hanteren zijn, omdat het moment van digitaal overbrengen per gemeente verschilt. Zodra alle gemeenten over zijn gegaan op digitale archivering zal dit weer mogelijk zijn. Het Westfries Archief overlegt en bepaalt samen met iedere gemeente wanneer het moment zal zijn dat wordt overgegaan op volledig digitaal archiveren.

Informatiemanagement en informatiespecialisten

Het Westfries Archief is al bijna vijf decennia een vaste partner van de gemeenten op het terrein van analoge archivering. Vanwege de snelle en volumineuze opkomst van digitale informatie binnen de lokale overheid is daar de afgelopen jaren advisering op vorming en archivering van digitale informatie bij. Door implementatie van vernieuwde wetgeving en de implementatie van het eDepot is inmiddels veel expertise binnen de regio opgebouwd. Het Westfries Archief ziet een steeds grotere rol voor zichzelf weggelegd in de ondersteuning en coördinatie binnen de regio op het gebied van informatiemanagement en -beheer. Deze rol is sinds 2020 onder meer geborgd in de uitvoering van de functie Adviseur Digitale Informatie (ADI). De ADI is een specialist op het gebied van informatiemanagement en adviseert samen met de Archief Inspecteur aangesloten gemeenten en overige lokale overheden op het gebied van duurzame toegankelijkheid en digitale archiefvorming. Daarnaast zijn zij betrokken bij (her)ontwerp van processen en de aanschaf, wijziging en inrichting van informatiesystemen en geeft gevraagd en ongevraagd advies. Ten behoeve van het toenemende beheer op de digitale overgebrachte en uitgeplaatste informatie beschikt het Westfries Archief binnen het vakgebied 6

informatiemanagement bovendien over voldoende capaciteit op functioneel beheer en informatie specialisatie. In geval van de uitgeplaatste informatie ontzorgt het Westfries Archief de gemeenten door een centraal systeem te bieden waarbij de regie en het gebruik bij de gemeente belegd blijft, maar de uitvoering op informatie beheer bij het Westfries Archief. Het Westfries Archief beschouwd zichzelf als een spin in het web van het regionaal informatie beheer, waarbij de informatieketen vanaf de digitale vorming bij de gemeente tot en met archivering en openbaarheid van informatie begeleid wordt.

Innovatie

Het Westfries Archief ontwikkelt zich steeds meer tot centrale beheerder van digitale overheidsinformatie en data. We zijn specialisten op het gebied van betrouwbare en duurzame informatie, maar ook op het gebied van informatieveiligheid en het gebruik van data. Deze mogelijkheden zal het Westfries Archief gaan benutten door onze eigen archief data van zowel de fysieke archieven als de digitale archieven te verrijken en te koppelen. Hierdoor kunnen verbanden gelegd worden met verwante archieven en bronnen bij andere instellingen. Maar er zullen bijvoorbeeld ook geografische visualisaties van de regio gerealiseerd worden, waarbij men de regio door de tijd heen kan ervaren en gebeurtenissen gekoppeld zijn aan Westfriese locaties.

Educatief programma

Het Westfries Archief beschikt over een regionaal educatief programma. Het is een van de kerntaken om iedereen in de regio kennis te laten maken met de unieke bronnen die het Westfries Archief bewaart. Het Westfries Archief draagt kennis over op het gebied van waarheidsvinding en stelt zich tot doel het publiek te verrijken met kennis over het ontstaan van de democratie en door het aanleren van historisch besef. Met name jeugd en jongeren zijn een belangrijke doelgroep. We ontvangen regelmatig schoolklassen en groepen op de Blauwe Berg. Tijdens zo’n bezoek ondergaan de deelnemers niet alleen de ‘historische sensatie’ die de confrontatie met oude archiefstukken oproept, maar zij leren zo ook de weg naar ons gebouw en onze collectie te vinden voor hun scripties, projecten of werkstukken, omdat het belang van het archief op een levendige en sprekende manier kenbaar is gemaakt. Het ultieme doel is dat elke leerling in Westfriesland een keer kennismaakt met het Westfries Archief. Wij blijven het programma door ontwikkelen door samen met docenten uit de regio steeds weer nieuwe interactieve bijeenkomsten te ontwikkelen. Het educatieve programma dat de Westfriese jongeren kennis laat maken met hun eigen geschiedenis levert hiermee tevens een bijdrage aan het Pact van Westfriesland. Docenten en scholieren kunnen ook op afstand kennis maken met het Westfries Archief.

We zijn aangesloten op het educatieve platform Geschiedenislokaal.nl. In ons eigen ‘Westfriesland lokaal’ stellen we daar themagewijs historische bronnen beschikbaar. Het aantal thema’s en bronnen in Geschiedenislokaal.nl wordt steeds verder uitgebreid en afgestemd op actuele thema’s. Voor volwassenen bestaat het educatieve aanbod vooral uit een uitgebreid aanbod van workshops, lezingen en cursussen. Naast de thematische onderwerpen die hierbij op het programma staan, zijn daarbij gewilde onderwerpen met name woningonderzoek, genealogie en paleografie.

Beschrijven archieven

De taak inventarisatie is enige jaren geleden als gevolg van opgelegde bezuinigingen afgestoten. Hierdoor zijn in de loop der jaren niet alle aangeboden archieven beschreven en opgenomen in de collectie inventaris. Deze archieven zijn daardoor nog niet vindbaar en raadpleegbaar voor het publiek. Het Westfries Archief werkt er hard aan om deze opgebouwde werkvoorraad bij te werken door middel van inhuur van specialisten op dit gebied en door de inzet van vrijwilligers. Wegens de specialistische aard van deze taak zal het beschrijven van de werkvoorraad nog vijf jaar duren.

Actieve openbaarheid

Het publiek gaat ervanuit dat openbare informatie afstand kan worden gevonden en ingezien. Daarom blijft het belangrijk om archiefinformatie actief openbaar te maken door te digitaliseren en online beschikbaar te stellen. We prioriteren digitaliseringsprojecten daarom op basis van vraag en scannen daarnaast waar mogelijk op verzoek. Oudere archiefstukken waarbij de staat van het materiaal kwetsbaar is wordt zo veel mogelijk gedigitaliseerd, zodat het originele stuk geconserveerd blijft. Voor realisatie wordt het reguliere budget in gezet alsmede de bestemmingsreserve. Voor het digitaliseren van collecties wordt jaarlijks een digitaliseringsagenda opgesteld op basis van de meest recente data met betrekking tot vraag en gebruik. Alle gedigitaliseerde archiefstukken worden online gepubliceerd, mits er een wettelijke beperking geldt op basis van auteursrechten of privacywetgeving. De dienstverlening zal zich in de toekomst voornamelijk online afspelen. Bij de ontwikkeling van de nieuwe website zal rekening gehouden worden met een grotere belasting door ons groeiende digitale aanbod en zorgen wij voor meer gebruiksgemak voor de online bezoeker.

7

Uitbreiding capaciteit depots

Het gebouw waarin het Westfries Archief is gehuisvest is in 2006 opgeleverd. De groeicapaciteit van het gebouw is ten tijde van de bouw bewust gesteld op maximaal twintig jaar, omdat de invloed van automatisering en digitalisering destijds onbekend was en niet goed in te schatten. Wij naderen deze periode van twintig jaar en de depots zijn inderdaad inmiddels bijna vol. Aan de hand van nieuwe berekeningen is een inschatting gemaakt van de aanwas in de komende jaren. Uit deze berekeningen blijkt dat maatregelen noodzakelijk zijn. Om de capaciteit van de depots te vergroten zonder significante wijzigingen aan het gebouw aan te brengen zal het depot op de begane grond in 2024 voorzien worden van verrijdbare stellingen.

Digitalisering bouwdossiers

In de regio Westfriesland bevindt zich ruim 660 meter bouwvergunningen die zich in de depots bij het Westfries Archief bevinden of daar binnenkort naar worden overgebracht. Er is veel vraag naar deze stukken door zowel burgers als door de gemeenten zelf. In 2021 heeft het Westfries Archief een aanbesteding doorlopen waarbij alle bouwdossiers uit de periode 1902 tot 2010 met een totaal van 660 meter zal digitaliseren. Het Westfries Archief coördineert en regisseert dit 4 jaar durende project. Na digitalisering zal middels vernietiging een aanzienlijk deel depotruimte beschikbaar komen waardoor de fysieke capaciteit voor de komende jaren geborgd wordt. Daarnaast zal de toegankelijkheid van de gedigitaliseerde stukken geoptimaliseerd worden voor zowel medewerkers van gemeenten als voor de burger. De digitale exemplaren zullen duurzaam worden opgeslagen en toegankelijk gemaakt in het Westfries eDepot. Financiering van dit project kan grotendeels gebeuren met inzet van de bestemmingsreserve aangevuld met een deel van het reguliere budget. Het digitaliseren van bouwdossiers die nog niet in aanmerking komen voor overbrengen ten tijde van de start van het project worden doorbelast door het Westfries Archief en daarmee gefinancierd door de gemeenten zelf.

8

2.5 Indexeringen Eén van de primaire wettelijke taken van het Westfries Archief is het hebben en onderhouden van een gezamenlijk archiefdepot. Om die reden zijn de kosten voor huisvesting verhoudingsgewijs veel hoger dan bij andere gemeentelijke instellingen en gemeenschappelijke regelingen. En als gevolg daarvan zijn de beïnvloedbare kosten bijzonder gering.

Schema opbouw begroting Westfries Archief

Hieronder een schematisch weergave van de opbouw van de begroting die laat zien hoe betrekkelijk kleine bedragen grote gevolgen hebben. Een ombuiging van 1% op het totaal is een ombuiging van 3,87% op de beïnvloedbare taakbudgetten. Het hanteren van een nullijn heeft grote gevolgen voor de begroting.

5%

54%

15%

26%

Huur en onderhoud

Taakbudgetten

Salariskosten

Dienstverlening Hoorn

De berichtgeving over de indexering wordt geregeld in de nieuw vastgestelde notitie: Governance in Noord-HollandNoord. Loon-prijsindexatie gemeentelijke bijdrage 2024 die als uitgangspunt voor de begroting heeft gediend is als volgt: • Voor het prijsindexcijfer gaan we uit van de prijsontwikkeling van de Prijs Bruto Binnenlands Product zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die uiterlijk per peildatum 1 november (Jaar T-2) bekend is. Voor 2024 is de prijsindexatie cijfer 6,1% • Het loonindexcijfer is op basis van de CAO gemeenten (CAR-UWO). Zolang er geen CAO ontwikkeling bekend is, gaan we uit van de Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die uiterlijk per peildatum 1 november (Jaar T2) bekend is. Voor 2024 is de loonindexatie cijfer 7,50% • De standaard verhouding loon-/prijsontwikkeling wordt vastgelegd op 70/30. • De toegestane indexatie 2024 voor de gemeentelijke regeling komt uit op gemiddeld 7,1%. De werknemers van het Westfries Archief zijn in dienst van de gemeente Hoorn. In de kadernota 2022 van de gemeente Hoorn worden de salarissen geraamd op basis van de meest actuele gegevens (formatie per 1 januari 2022) in overeenstemming met de CAR-UWO.

Voor de raming van de salarislasten bij het Westfries Archief is de kadernota 2023 van de gemeente Hoorn als uitgangspunt genomen voor de begroting 2024. Deze reële bedragen worden vervolgens geïndexeerd met de loonindex van het CPB.

Huur- en dienstenovereenkomst

Naar aanleiding van de totstandkoming van de bouw van het gebouw waarin het Westfries Archief is gehuisvest, is de Gemeenschappelijke Regeling gewijzigd. Daarbij is onder meer geregeld dat gemeente Hoorn een faciliterende heeft gekregen ten aanzien van de enkele bedrijfsvoeringstaken. De gemeente Hoorn is tevens eigenaar van het gebouw. Deze overeenkomsten zijn op 13 juli 2012 ondertekend. De huurovereenkomst wordt eens in de vijf jaar herzien. Op 1 januari 2021 is het 2e allonge van toepassing geworden. Hierin is de huurprijs voor 2021 t/m 2025 vastgelegd. Het huurbedrag is opgebouwd uit de componenten kapitaallasten, verzekering, belastingen en reservering voor meerjaren onderhoud. De gemeente Hoorn heeft dus een tweeledige rol ten aanzien van het Westfries Archief. Hoorn is enerzijds de deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling en heeft er als zodanig belang bij om de kosten van de regeling laag en efficiënt te houden. Anderzijds is Hoorn eigenaar van het gebouw en leverancier van diensten en berekent deze kosten door aan de regeling.

9

3. Paragrafen Volgens artikel 9 van het BBV dient de begroting de volgende paragrafen te bevatten: 1. Lokale heffingen; 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing; 3. Onderhoud kapitaalgoederen; 4. Financiering; 5. Bedrijfsvoering; 6. Verbonden partijen; 7. Grondbeleid. Voor het Westfries Archief zijn op dit moment uitsluitend de paragrafen 2, 4 en 5 van toepassing.

3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf geeft inzicht in de mate waarin het Westfries Archief risico’s met financiële gevolgen kan opvangen, zonder dat hiervoor direct het beleid aangepast moet worden. Door de financiële risico’s te beheersen en de weerstandscapaciteit hierop af te stemmen, voorkomt het Westfries Archief dat elk risico dat zich voordoet direct dwingt tot bezuinigen of lastenverzwaring. Onder het weerstandsvermogen wordt verstaan het vermogen van het Westfries Archief om financiële risico’s (tegenvallers) op te kunnen vangen zodat taken voortgezet kunnen worden en doelen bereikbaar blijven. Dit weerstandsvermogen wordt bepaald door een relatie te leggen tussen de beschikbare weerstandscapaciteit (middelen die beschikbaar zijn om niet begrote kosten te dekken) en de benodigde weerstandscapaciteit (de risico’s die de gemeente loopt waarvoor geen voorzieningen getroffen zijn). De algemene reserve wordt gezien als de beschikbare weerstandscapaciteit binnen het Westfries Archief. In de financiële uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regeling Noord-Holland Noord (FUGR NHN) is afgesproken dat de algemene reserve mag maximaal 2,5% van de lasten bedragen. Daarnaast gaat men ervan uit dat de weerstandscapaciteit ook aanwezig is bij de deelnemers en is daarom beperkt bij de Gemeenschappelijke Regeling. Tabel weerstandscapaciteit

Algemene reserve

incidenteel

€

Bedrag 2024 43.911

In onderstaande tabel staan de belangrijkste risico's die de grootste (procentuele) invloed hebben op de benodigde weerstandscapaciteit.

Betreft Risico

Risicobeschrijving Risicogebied Beheersmaatregelen

Kosten die wij moeten maken Gebouw en inventaris lijden schade door een als gevolg van een ramp of ramp of crisis. crisis (brand/overstroming/orkaan).

Het risico van een langdurig zieke medewerker. Sterke verhoging energiekosten door de klimaatinstallatie.

Een medewerker raakt voor langere periode (deels) arbeidsongeschikt.

Materieel

Verzekering, brandmeldinstallatie, inbraakdetectie, gespecialiseerde bouwkundige maatregelen.

Personeel & Organisatie (HR)

Goede werkplekken beschikbaar stellen, een fijne werkomgeving creëren en bestemmingsreserve.

Klimaatinstellingen zijn Financieel / wettelijk voorgeschreven. Economisch

10

Energie besparende maatregelen geïmplementeerd, zoals zonnepanelen.

Het risico bestaat dat het WFA te maken krijgt met cyberaanvallen.

Ongeluk bezoeker/personeel met mogelijk letsel

Steeds meer opslag en beheer van digitaal gevormde informatie die alleen digitaal beschikbaar is.

IT (incl. cyberrisico)

Een val of ander voorval waarbij letsel wordt opgelopen.

Duidelijke instructies voor Letsel / Veiligheid bezoekers en medewerkers. Goed opgeleide BHV organisatie.

Voldoen aan BIO, bewustzijn van medewerkers, hanteren informatieveiligheidsbeleid, eDepot leverancier met ED3

3.1.1 Overige reserves

Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve voortaan te bestemmen voor: - Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot; - Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan 2020 – 2023; - Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de depotruimte; - Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Op 17 november 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten een tweede bestemmingsreserve te bestemmen voor: - Ziekte verzuim. Deze reserve zal uit het positieve resultaat van de jaarrekening komen en heeft geen effect op de bijdrage vanuit de gemeenschap.

3.2 Financieringsparagraaf In de begroting 2023 wordt 98% van alle inkomsten van het Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en ruim 2% met de bijdrage van het Hoogheemraadschap en eigen inkomsten uit verhuur archiefruimten. Het Westfries Archief trekt geen vreemd vermogen aan in 2024.

Verdeelsystematiek bijdragen deelnemers

Voor de berekening van de bijdrage wordt op grond van artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling uitgegaan van het inwonertal per 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar, volgens de door het CBS vastgestelde en gepubliceerde bevolkingsgegevens. Het CBS heeft de inwonertallen per 1 januari 2023 ten tijde van het opstellen van deze begroting nog niet vastgesteld. Dit houdt in dat er voor de begroting 2024 vooralsnog wordt uitgegaan van het inwonertal per 1 januari 2022. In de begroting worden de lasten geïndexeerd met de indexaties zoals die zijn opgenomen in de brief van de regietafel gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord, met uitzondering van de loonkosten. Hierbij wordt uitgegaan van de werkelijke loonkosten in 2023, die vervolgens worden geïndexeerd. In hoofdstuk 4 zijn de bijdragen per gemeente opgesomd.

3.3 Bedrijfsvoering Ondersteuning bedrijfsvoeringstaken

Diverse ondersteunende taken op het gebied van HRM, facilitaire zaken, P&C zijn en ICT zijn ondergebracht bij de gemeente Hoorn. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van de bestaande systemen. Deze dienstverlening wordt periodiek op basis van een dienstverleningsovereenkomst doorberekend aan het Westfries Archief. De kosten hiervoor worden jaarlijks geïndexeerd.

Bedrijfsvoering in eigen beheer

Het Westfries Archief voert zelfstandig de taken uit op het gebied van informatiemanagement, waaronder het eigen informatie beheer. De belangrijkste kernapplicaties worden door het Westfries Archief zelf gefaciliteerd. Hieronder vallen onder meer het archiefbeheersysteem, het eDepot en het eigen documentmanagementsystem. Om deze reden is het voornaamste gedeelte van de IT-taken bij het Westfries Archief zelf belegd en in regie uitbesteed. Het Westfries Archief werkt hierbij samen met gecertificeerde en gespecialiseerde partners. De operationele taken op gebied van HRM, facilitaire zaken en P&C worden eveneens zelfstandig uitgevoerd. 11

Personeelsontwikkeling

De formatie van het Westfries Archief bedraagt in 2023 14,1 fte. Met een beperkte bezetting zoals die van het Westfries Archief is het van belang dat de personeelsformatie bestaat uit professionele en breed inzetbare mensen. Kerncompetenties liggen voornamelijk op het gebied van informatiemanagement en onderzoekvaardigheden. Werving en selectie wordt zo veel mogelijk toekomst gericht ingezet. Per beleidsplan wordt een strategisch personeelsplan opgesteld. Daarbij wordt rekening gehouden met continuïteit door functies niet afhankelijk te maken van een persoon.

Voormalige ID-baan

Eén van de medewerkers van het Westfries Archief is gestart via een zgn. in- en doorstroom baan. De gemeente Hoorn heeft destijds besloten het dienstverband van deze voormalige ID-er van de gemeente Hoorn te continueren. De meerkosten als gevolg van een hogere inschaling en een vergoeding voor verminderde arbeidsproductiviteit komen ten laste van de gemeentelijke begroting.

Huisvesting In 2006 is het Westfries Archief verhuisd naar het pand aan de Blauwe Berg. Hiermee is een goede en veilige bewaring van de fysieke archieven en collecties conform de wettelijke regels gerealiseerd. Het gebouw is eigendom van de gemeente Hoorn en wordt gehuurd van de gemeente. De huurprijs bestaat uit een bedrag voor o.a. kapitaallasten, verzekeringen en belastingen en onderhoud. Met ingang van 1 januari 2021 is de huur opnieuw vastgesteld voor vijf jaar.

12

4. Financiële begroting 4.1 Begroting 2024 Lasten Begroting 2024 Begroting 2023 Rekening 2022 Personeelskosten - salarissen 1.221.813 1.019.670 941.386 Personeelskosten - overige 10.259 18.131 6.001 Personeelskosten - opleidingen 5.663 5.337 5.835 Personeelskosten - inhuur 130.885 123.361 163.523 Centrumgemeente: DVO - diensten 116.735 110.024 110.538 Centrumgemeente: huur 229.912 229.912 229.912 Centrumgemeente: DVO - huisvesting 97.302 91.708 92.137 Afschrijvingen 19.242 22.749 19.419 Inventaris en materialen 12.401 11.688 7.951 Contributies en abonnementen 4.414 4.161 6.728 Accountantskosten 9.713 9.155 7.050 Bibliotheek en documentatie 283 267 79 Educatie en voorlichting 31.972 30.133 17.025 Restauratie en materiele verzorging archivalia 37.692 35.525 31.222 Automatisering/digitalisering 284.699 269.113 354.337 Beleidsplan 2024-2027 reservering 21.273 Onvoorzien 2.360 Toevoeging aan reserve 2.236.619 1.980.932 1.993.143 Baten Bijdrage deelnemers 2.090.197 1.839.909 1.794.517 Bijdrage Hoogheemraadschap 44.966 39.651 42.020 Overige inkomsten 7.606 Incidentele verhuur 1.456 1.372 497 2.136.619 1.880.932 1.844.640 Onttrekking aan algemene reserve Onttrekking aan bestemmingsreserve 100.000 100.000 142.148 2.236.619 1.980.932 1.986.788

Toelichting: Lasten en baten vertonen een grotendeels stabiel patroon.

Uitgangspunten voor de begroting 2024 en de meerjarenbegroting • • • • • • • •

Governance in Noord-Holland Noord; Financiële uitgangspunten voor gemeenschappelijke regelingen; Beleidsplan 2020 – 2023 vastgesteld dd. 20 november 2019; Besluit Algemeen Bestuur 20 november 2019 ter vaststelling van de besteding van de bestemmingsreserve; Besluit Algemeen Bestuur d.d. 17 november 2022 instellen reserve; Huur- en Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn; Begroting ontwikkeling eDepot, vastgesteld d.d. 28 maart 2018; Bestuursbesluiten Algemeen Bestuur, volgend uit de notulen.

13

4.2 Meerjarenbegroting 2024 – 2027 De meerjarenbegroting 2024 – 2027 laat zich aanzien als volgt:

Lasten Kosten personeel en inhuur Huur en DVO centrumgemeente Afschrijving Kosten beheer archieven Automatisering en digitalisering Educatie en voorlichting Accountantscontrole Beleidsplan 2024-2027 reservering Onvoorzien Toevoeging aan reserve

Baten Bijdrage deelnemers Bijdrage Hoogheemraadschap Incidentele verhuur Onttrekking aan bestemmingsreserve

2024 1.368.620 443.950 19.242 54.790 284.699 31.972 9.713 21.273 2.360

2025 1.368.620 443.950 17.744 54.790 267.699 31.972 9.713 21.273 2.360

2026 1.368.620 443.950 14.749 54.790 184.699 31.972 9.713 21.273 2.360

2027 1.368.620 443.950 54.790 184.699 31.972 9.713 21.273 2.360

2.236.619

2.218.121

2.132.126

2.117.377

2.090.197 44.966 1.456 100.000 2.236.619

2.088.699 44.966 1.456 83.000 2.218.121

2.085.704 44.966 1.456 2.132.126

2.070.955 44.966 1.456 2.117.377

4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten Incidentele lasten en baten

2023 lasten

Digitaliseren bouwvergunningen Onttrekking aan bestemmingsreserve

2024 baten

100.000 100.000

lasten

2025 baten

100.000 100.000 100.000

100.000

lasten

baten

83.000 100.000 100.000

83.000

83.000 83.000

In 2019 is het project ‘digitaliseren bouwvergunningen’ gestart. Conform besluit van het AB worden de kosten daarvan gedekt door een onttrekking aan de bestemmingsreserve.

4.4 Bijdrage per gemeente De bijdrage van de deelnemende gemeenten is een gevolg van een gemiddelde indexatie van de kosten van 7,1%, wat leidt tot de volgende verdeling op basis van de inwonersaantallen per 1 januari 2022:

Bijdrage per deelnemer Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal

Aantal inwoners per 01-01-2022 Bijdrage 2024

19.983 18.620 74.298 23.048 45.464 12.074 21.947

€ € € € € € € 215.434 €

14

193.880 180.656 720.859 223.618 441.104 117.145 212.936 2.090.197

4.5 Vermogenspositie Algemene Reserve

De reserve dient als buffer voor onverwachte en onvoorziene tegenvallers. Dit zorgt er voor, dat de organisatie niet telkens terug moet naar de deelnemers en dat men kan zorgen voor consistente (stabiele) tarieven. De algemene reserve heeft een maximale omvang van 2,5% van de begroting.

Bestemmingsreserve

Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve te bestemmen voor: Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot; Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan 2020 – 2023; Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de depotruimte; Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Op 17 november 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten een tweede bestemmingsreserve te bestemmen voor: - Ziekte verzuim. Deze reserve zal uit het positieve resultaat van de jaarrekening komen en heeft geen effect op de bijdrage vanuit de gemeenschap. (bedragen x € 1.000)

Algemene reserve Te bestemmen resultaat 2022 Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve ziekteverzuim

1-1-2023 44 -42 325

mutatie

1-1-2024 44

mutatie

1-1-2025 44

mutatie

1-1-2026 44

-142

183

-100

83

-83

0

327

-142

227

-100

127

-83

44

15

4.6 Balans – meerjarig 31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026 31-12-2027 Activa Materiële vaste activa Immateriële vaste activa Totaal vaste activa

2.995 29.499 32.494

14.750 14.750

-

-

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Overlopende activa Liquide middelen Totaal vlottende activa

61.324 585 415.001 476.910

52.933 505 358.216 411.654

54.830 523 371.051 426.403

54.830 523 371.051 426.403

Totaal activa

509.403

426.403

426.403

426.403

31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026 31-12-2027 Passiva Eigen vermogen Totaal vaste passiva

126.931 126.931

43.931 43.931

43.931 43.931

43.931 43.931

Vlottende schulden Overlopende passiva Totaal vlottende passiva

376.972 5.500 382.472

376.972 5.500 382.472

376.972 5.500 382.472

376.972 5.500 382.472

Totaal passiva

509.403

426.403

426.403

426.403

Toelichting meerjarenraming balans

De materiële activa bestaan uit de aanschaf van een boekscanner en de inrichting van een multifunctionele ruimte. Beide worden in 6 jaar afgeschreven. De immateriële activa bestaat uit de meerjarige investering (2019 t/m 2023) in een eDepot. Hierdoor wordt het op den duur mogelijk dat de informatiesystemen van de deelnemende gemeenten rechtstreeks communiceren met het digitale archiefsysteem. Dit komt de archiefvorming van de gemeenten ten goede. De investering in het eDepot heeft in totaal € 88.496 gekost.

4.7 Financiële kengetallen begroting Financiële kengetallen Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 Netto schuldquote -4% -1% -2% -2% Solvabiliteitsratio 25% 10% 10% 10% Structurele exploitatieruimte 4% 4% 0% 0%

16

5. Bestuurlijke Besluitvorming

Het Algemeen Bestuur van het Westfries Archief besluit:

1. de begroting 2024 vast te stellen. 2. de meerjarenraming 2024-2025 voor kennisgeving aan te nemen en als financieel kader te hanteren.

Aldus vastgesteld door het Algemeen bestuur in de vergadering van 13 juli 2023

Hoorn, De voorzitter,

De secretaris,

Dhr. M. Pijl

Dhr. D. Dekema

17

Bijlage – baten en lasten per taakveld Conform het BBV moet in de begroting de indeling naar de verplicht voorgeschreven taakvelden in een bijlage zichtbaar worden gemaakt.

0.4 Overhead 5.4 Musea

Lasten 486.469 1.451.431 1.937.900

Baten 1.937.900 1.937.900

18