2024-03-04 Was-wordt Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders drechterland 2017 - 2024

Gedacht kan worden aan de situatie dat betrokkene, doordat hij in kennis wordt gesteld van het feitenonderzoek, mogelijk bewijsmateriaal kan/zal vernietigen. c. De mededeling dat wanneer andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang kunnen zijn voor de vaststelling van de omvang, aard en ernst van de integriteitsbreuk, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden. Het onderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle belangen (de belangen van betrokkene, het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie en de belangen van getuigen) worden gewogen. Zorgvuldig onderzoek heeft dan betrekking op de vraag hoe belangen dienen te worden afgewogen. Er dient zodanig rekening te worden gehouden met de persoonlijke belangen van betrokkene dat zo min mogelijk inbreuk wordt gemaakt op zijn persoonlijke levenssfeer. Zorgvuldigheid heeft evenzeer betrekking op het feit dat achteraf verantwoording moet kunnen worden afgelegd over alle beslissingen en (onderzoeks)handelingen voorafgaand aan en gedurende het onderzoek. Teneinde dit

Pagina 19/28

mogelijk te maken, dienen de burgemeester en de onderzoekers hun beslissingen en handelingen behoorlijk te documenteren. Sterk samenhangend met zorgvuldigheid is het uitgangspunt dat onderzoekers zich dienen te onthouden van onoorbare handelingen. Op verschillende plaatsen wordt dit punt in dit stappenplan nader uitgewerkt. Zo komt in de paragraaf over ‘het horen van betrokkene’ aan de orde dat onderzoekers zich dienen te onthouden van fysieke druk en het misleiden van betrokkene. Horen van betrokkene en getuigen Gedurende het feitenonderzoek kan betrokkene worden gehoord. Het horen dient op zorgvuldige wijze te geschieden. Dit houdt in dat de betrokkene voor het gesprek dient te worden geïnformeerd over de aard en mogelijke duur van het gesprek. Betrokkene kan zich tijdens het gesprek laten bijstaan door een raadsman. Ook dienen onderzoekers zich voor, tijdens en na het gesprek te onthouden van het doen van misleidende mededelingen of gedragingen en het toepassen van psychische en/of fysieke druk of dwang. Dit houdt verband met het feit dat betrokkene in vrijheid zijn verklaring moet kunnen afleggen. Dat betrokkene door middel van het afleggen van verklaringen medewerking moet verlenen aan het feitenonderzoek is niet in enig voorschrift neergelegd.

Wel mag van een politieke ambtsdrager, aan wiens integriteit extra hoge eisen mogen worden gesteld, worden verwacht dat hij openheid van zaken geeft in een situatie waarin gerechtvaardigde twijfel is gerezen aan zijn integriteit. Om de onafhankelijkheid van het onderzoek te bevorderen en te zorgen dat het gesprek als bewijs kan worden geaccepteerd, is het noodzakelijk gesprekken in koppels van twee onderzoekers te voeren. Van het gesprek wordt door de onderzoekers verslag gemaakt. Onderzoekers kunnen zowel mensen van binnen de organisatie als van buiten de organisatie als getuige horen. De getuigen werkzaam binnen de organisatie, zijn verplicht mee te werken aan het feitenonderzoek. Dit vloeit rechtstreeks voort uit hun dienstverband. Wanneer een ambtelijke getuige niet wil meewerken, geldt dit als plichtsverzuim. De medewerking houdt in dat de getuige verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de getuige verstrekt, dient op waarheid te berusten. Voor het gesprek plaatsvindt, dient de getuige op de hoogte te worden gesteld van de aard en de mogelijke duur van het gesprek. Daarnaast dient te worden meegedeeld dat de getuige zich kan laten bijstaan door een raadsman. Het collectief horen van getuigen is geen betrouwbare methode voor het verkrijgen van objectieve informatie. Door onderzoekers wordt van het gesprek een verslag gemaakt.

Duidelijk moet zijn wie wat heeft verklaard, hetgeen impliceert dat verklaringen moeten zijn voorzien van de naam van de getuige en diens handtekening respectievelijk een datum. Het anoniem afleggen van een verklaring is niet ten principale verboden, doch een dergelijke verklaring is alleen toelaatbaar in combinatie met ander, verifieerbaar bewijsmateriaal, en alleen indien het handhaven van de anonimiteit op zeer zwaarwegende gronden noodzakelijk is. Aan anonieme verklaringen wordt over het algemeen slechts aanvullende bewijskracht toegekend. Het feitencomplex mag niet enkel bestaan uit een anoniem afgelegde verklaring. Tijdens het feitenonderzoek zal van de verschillende onderzoekshandelingen verslag moeten worden opgemaakt. Een goede verslaglegging is een solide schriftelijke basis, waarmee de burgemeester en de onderzoekers zich een oordeel kunnen vormen over de vermoedelijke integriteitsschending. Het onderzoek dient voor alle partijen inzichtelijk te zijn en de rechtmatigheid en de kwaliteit van het onderzoek moet kunnen worden getoetst. Een adequate verslaglegging maakt Pagina 20/28

inzichtelijk in hoeverre overeenstemming of verschil van mening bestaat tussen de verschillende partijen omtrent de toedracht, feiten en omstandigheden met betrekking tot het vermoeden van de integriteitsschending. Aandachtspunten verslaglegging van de gesprekken Van de gesprekken met de betrokkene(n) en de getuigen dient door de onderzoekers verslag te worden opgemaakt. Het interview dient met twee personen te worden afgenomen. Het verslag dient een zo getrouw mogelijke weergave te zijn van hetgeen tijdens het gesprek aan de orde is geweest. Hierna kan het verslag worden voorgelegd aan de betrokkene/de getuige(n). Willen de verslagen voldoende bewijskracht hebben, dienen deze door degene die aan het gesprek hebben deelgenomen te worden ondertekend. Dit betekent dat het verslag moet worden ondertekend door zowel onderzoekers als degenen die zijn geïnterviewd (betrokkene en getuige(n). De ondertekening houdt in dat op elke pagina van het gespreksverslag een paraaf gezet wordt. Hierbij dient de mogelijkheid aan betrokkene(n) of getuige(n) te worden geboden commentaar te geven op het gespreksverslag. Weigert een betrokkene het gespreksverslag te ondertekenen, dan wordt daarvan door de onderzoekers in het verslag, zo mogelijk met vermelding van de redenen, melding gemaakt. Het verslag wordt aan het dossier toegevoegd.

Er kan worden gekozen om aanstonds een verslag op te maken en dit onmiddellijk na het beëindigen van het gesprek te laten ondertekenen. Groot voordeel van een dergelijke werkwijze is dat het praktisch is, in die zin dat het wellicht minder aanleiding zal geven tot discussies over de tekst van het verslag. Er kan ook worden gekozen het verslag op een later moment (doch wel zo spoedig mogelijk, dat wil zeggen binnen enkele werkdagen) op te maken en ter ondertekening aan betrokkene/getuige(n) op te sturen. Er dient hierbij een termijn (5 werkdagen) te worden gesteld om het verslag terug te sturen met schriftelijke opmerkingen. In het geval dat onderzoekers en de betrokkene/getuige(n) het niet eens kunnen worden over de tekst van het verslag kan een rapport aan het verslag worden toegevoegd, waarin de afwijkende opinie van betrokkene/getuige(n) wordt opgenomen. Aangifte Als de inschatting is dat er vermoedelijk een misdrijf heeft plaatsgevonden, dient aangifte te worden gedaan. De onderzoekers plegen hiertoe overleg met de burgemeester, die vervolgens na overleg met het presidium de beschikbare gegevens aan de politie voorlegt, eventueel na overleg met de Officier van Justitie. Alle op dat moment bekende informatie wordt aan de politie ter beschikking gesteld. Let op, de aangifte kan al plaatsvinden na de vooronderzoekfase.

Als op enig moment bekend wordt dat de aangifte niet verder wordt opgepakt (bijvoorbeeld als de Officier van Justitie vervolging niet opportuun acht), kan het eigen onderzoek weer worden opgestart. Communicatie In dit stappenplan zijn verschillende momenten genoemd, wanneer communicatie plaatsvindt tussen de burgemeester (of onderzoekers) en de betrokkene. Deze momenten zijn onder meer:  de schriftelijke kennisgeving aan de betrokkene dat een feitenonderzoek naar hem is gestart;  het horen van de betrokkene zelf;  het eventueel ter inzage geven van bepaalde onderzoeksresultaten;  de mededeling dat het onderzoek naar hem is afgesloten. Naast bovengenoemde contactmomenten kan er behoeft zijn aan verdere informatieuitwisseling. Betrokkene zal informatie willen hebben omtrent de gang van zaken tijdens het onderzoek en de voortgang van het onderzoek. Dit kan conflicteren met het onderzoeksbelang. Voorstelbaar is dat het voor de bewijsvergaring niet bevorderlijk is om Pagina 21/28

alle informatie lopende het onderzoek aan betrokkene ter verstrekken. De burgemeester en de onderzoekers zullen zorgvuldig moeten omgaan met het verstrekken van informatie. Daarom wordt de communicatie vanuit één kanaal verstrekt, te weten de burgemeester. Communicatie intern Informatieverschaffing aan presidium en raad is belangrijk. In de eerste plaats om ongewenste geruchtenvorming tegen te gaan en in de tweede plaats om als organisatie te laten zien dat wordt opgetreden tegen (vermeende) integriteitsschendingen. Het spreekt vanzelf dat de communicatie zorgvuldig dient te geschieden. Er zal rekening moeten worden gehouden met de verschillende belangen. Belangen die moeten worden afgewogen, zijn onder meer de persoonlijke levenssfeer van betrokkene, het onderzoeksbelang, het voorkomen van onrust binnen de organisatie en het openbaar of besloten behandelen van de uitkomsten van het onderzoek. Deze informatie wordt vanuit één kanaal verstrekt, te weten de burgemeester. Communicatie extern De burgemeester zal zich bewust moeten zijn van de rol die de media kunnen spelen tijdens een feitenonderzoek. Hij dient met ondersteuning van het hoofd communicatie in overleg met het presidium, de griffier en de gemeentesecretaris op een verantwoorde manier informatie te verstrekken. De aard van de integriteitsschending en het onderzoeksbelang spelen hierbij een rol.

De burgemeester staat voor de taak een balans te vinden tussen enerzijds het belang van het onderzoek en het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van betrokkene en anderzijds het belang van transparantie en het voorkomen dat het idee ontstaat dat de zaak ‘in de doofpot’ verdwijnt. Er kan en mag niet te krampachtig worden omgegaan met het verstrekken van informatie. Wel moet er voor worden gewaakt het onderzoek te frustreren door het voorbarig naar buiten brengen van informatie. Onnodige beschadiging van personen moet worden voorkomen. Informatieverstrekking aan de media dient plaats te vinden via één kanaal, te weten het hoofd communicatie. Kortom, komt er een vraag van de media, dan gelden de volgende gedragsregels:  de persvraag wordt gemeld bij de burgemeester;  de burgemeester bereidt in overleg met het hoofd communicatie de beantwoording voor;  de vraag wordt gepast, transparant en zakelijk beantwoord;  voor de inhoudelijke check van het antwoord kan de burgemeester advies inwinnen bij deskundigen;  de burgemeester draagt zorg voor de mondelinge en schriftelijke beantwoording van de vraag. Onderzoeksrapportage De onderzoeksfase eindigt met het aanbieden van het onderzoeksrapport aan de burgemeester. Dit rapport behoort alle informatie te bevatten die voor de burgemeester nodig is om zich een oordeel te kunnen vormen over het vermoeden van integriteitsschending.

Ook betrokkene zal zich een oordeel moeten kunnen vormen over het onderzoek en eventueel het onderzoek op zijn rechtmatigheid moeten kunnen (laten) toetsen. Hiervoor is een deugdelijke rapportage nodig. Inhoud rapportage In de rapportage dienen de volgende aspecten in ieder geval aan de orde te komen: De onderzoeksopdracht met eventuele uitbreidingen, mocht dit tijdens het onderzoek naar de integriteitsschending noodzakelijk zijn gebleken. Betrokkene kan zijn eventuele bedenkingen bijvoorbeeld naar voren brengen tijdens de verantwoordings-c.q. de zienswijzeprocedure. Pagina 22/28

Een beschrijving van de casus, waarin helder naar voren wordt gebracht wat de uitgangspunten voor het onderzoek geweest zijn en welke feiten en omstandigheden hierbij een rol hebben gespeeld. De relevante regelgeving. Onderzoeksresultaten. Geen aanbevelingen omtrent het beoordelen van het feitencomplex in het rapport. Het is de taak van de burgemeester om op basis van de onderzoeksgegevens een oordeel te vormen over de feiten en omstandigheden met betrekking tot de integriteitsschending. De onderzoekers dienen zich te onthouden van het geven van een opvatting over welke consequenties zouden moeten worden verbonden aan de door hen onderzochte feiten. Het is de taak van de onderzoekers om het feitencomplex objectief vast te stellen. Door het spanningsveld tussen objectief (descriptief) onderzoek en het vormen van een (normatief) oordeel moeten deze taken gescheiden worden gehouden. Aanbieding rapport aan de burgemeester Nadat de inhoud van het rapport is vastgesteld door de onderzoekers, kan het worden aangeboden aan de burgemeester. Hij/zij zal primair moeten bezien of de vastgestelde feiten in het rapport al dan niet aanleiding geven tot het kwalificeren van de feiten als ongewenst handelen. Hij/zij zal vervolgens aan het presidium of de raad ter overweging moeten voorleggen of het onderzoeksrapport aanleiding geeft maatregelen te formuleren.

Dit is afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek. Er kunnen ook aanbevelingen tot verbeteringen/wijziging van procedures worden gedaan als geen sprake blijkt te zijn geweest van een integriteitsschending. De burgemeester verstrekt het rapport aan de betrokkene en aan het college als de betrokkene een wethouder betreft. Besluitvorming Buiten die gevallen, waarin het handelen van een politiek ambtsdrager strafrechtelijk aan de kaak wordt gesteld, kan het doen en laten van een politiek ambtsdrager in de openbaarheid soms als bedenkelijk worden aangemerkt. Men kan elkaar daarop aanspreken en er een oordeel over hebben. Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek kan worden besloten:  het dossier te sluiten omdat er geen integriteitsschending heeft plaatsgevonden  aangifte te doen bij de politie  een motie aan te nemen  aanbevelingen te doen Er zijn diverse maatregelen die ter overweging aan de raad kan worden meegegeven, zoals motie van wantrouwen, al dan niet gevolgd door politiek ontslag (artikel 43 of 49 Gemeentewet), het ontnemen van het lidmaatschap door de partij, motie van afkeuring en een motie van treurnis. Formulier Registratie integriteitsschendingen Tot slot wordt voor de registratie van vermoedens van schendingen, de onderzoeken en de afdoeningen gebruik gemaakt van een standaard formulier, het formulier ‘registratie integriteitsschendingen’.

Dit formulier en een toelichting daarbij wordt bij dit stappenplan opgenomen. Nazorg Een integriteitsonderzoek heeft een flinke impact op (de reputatie van) de betrokken politieke ambtsdrager. Dat geldt alleen al voor het feit dat een onderzoek naar hem is gedaan, ongeacht de uitkomst ervan. Het is dan ook van belang om als bestuur en volksvertegenwoordiging of wellicht als politieke partij nadere aandacht te besteden aan de nazorg van de betrokken ambtsdrager en van het bestuursorgaan in brede zin. Niet alleen voor de betrokkene zelf, maar ook voor de organisatie kan het na-ijleffect groot zijn. Het kan ook goed zijn om enige tijd na het afsluitende debat over het onderzoek een evaluatiegesprek te plannen (buiten de vergadering). aan dit gesprek kunnen bestuurders, Pagina 23/28

volksvertegenwoordigers en ambtenaren deelnemen die behoefte hebben aan een evaluatie. 1

De Nederlandse Code voor Goed Openbaar Bestuur (23 juni 2009) bevat basale beginselen van goed openbaar bestuur en is een informeel instrument dat een beroep doet op de eigen verantwoordelijkheid van besturen van gemeenten, waterschappen, provincies en het Rijk om gewetensvol invulling te geven aan hun taken en verantwoordelijkheden in het openbaar bestuur. De Code bevat geen juridisch afdwingbare normen. Bijlage III Formulier Registratie integriteitsschendingen Let op: in het geval van meerdere betrokkenen dient u per betrokkene een apart formulier in te vullen A) Administratieve informatie 1. Wat is de datum van de melding? … 2. Wat is de datum van afronding? … 3. Zijn er meerdere betrokkenen? □ Ja, aantal….. □ Nee B) Informatie over de melding 4. Is de melding afkomstig uit de eigen organisatie? □ Ja: interne melding □ Nee: externe melding 5. Betreft het melding klokkenluidersregeling? □ Ja □ Nee C) Informatie over de betrokkene (de - vermoedelijke - pleger van de schending) 7. Is bekend wie de – vermoedelijke – pleger van de schending is? □ Ja □ Nee □ Onbekend 8. Is de betrokkene in dienst van de organisatie? □ Ja □ Nee □ Onbekend 9. Heeft betrokkene een leidinggevende functie? □ Ja □ Nee □ Onbekend 10.

Is betrokkene bestuurder of volksvertegenwoordiger? □ Ja □ Nee □ Onbekend D) Type schending en conclusie onderzoek (u kunt meerdere typen -vermoedelijke– schendingen aanvinken) 11a. Financiële schendingen □ Diefstal/verduistering □ Fraude □ Overig, namelijk …………… 11b. Misbruik positie en belangenverstrengeling □ Nevenactiviteiten, financiële belangen Pagina 24/28

□ Omkoping (corruptie) □ Geschenken, uitnodigingen □ Overig, namelijk ……………. 11c. Lekken en misbruik van informatie □ Lekken, misbruik van informatie □ Verlies/diefstal informatiedragers (usb-sticks e.d.) □ Overig, namelijk …………….. 11d. Misbruik bevoegdheden □ Opsporingsmethoden, dwangmiddelen □ Meineed, valsheid in geschrifte □ Afgifte vergunningen, identiteitsbewijzen □ Overig, namelijk ……………… 11e. Misbruik geweldsbevoegdheid □ Fysiek geweld □ Vuurwapengebruik □ Overig, namelijk ………………. 11f . Ongewenste omgangsvormen □ Interne benadeelde (organisatie) (met specificatie naar benadeelde) □ Externe benadeelde (burger, bedrijf) 11g. Misbruik bedrijfsmiddelen en overschrijding interne regels □ Misbruik/ongewenst gebruik van e-mail/internet □ Misbruik van bedrijfsmiddelen (telefoon, auto e.d.) □ Overig, namelijk ……………. 11h. Misdraging in privésfeer □ Namelijk ………… 11i . Misstanden volgens de klokkenluiderregeling □ Schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels □ Gevaar voor gezondheid, veiligheid of milieu □ Onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst 12 Conclusie onderzoek per type schending □ Geen onderzoek □ Conclusie onbekend Vul het type schending in: Aangetoond Weerlegd Niet aangetoond Overig , nl.. 1e …. □ □ □ … 2e …. □ □ □ … 3e …. □ □ □ … 4e …. □ □ □ … E) Bestuurlijke en ambtelijke afdoening 13.

Is er onderzoek gedaan? □ Ja, volledig feitenonderzoek □ Ja, alleen vooronderzoek □ Nee, geen onderzoek, omdat ……… □ Onbekend 14. Welke afdoening heeft er plaatsgevonden? □ Geen (meerdere antwoorden mogelijk) □ Onbekend Disciplinair: □ Strafontslag onvoorwaardelijk □ Strafontslag voorwaardelijk □ Schriftelijke berisping onvoorwaardelijk □ Overige disciplinaire afdoening Overige afdoeningen: □ Overig ontslag (ongeschiktheidsontslag, zelf ontslag) Pagina 25/28

□ Ambtelijke afdoening (waarschuwingsbrief, coaching e.d F) Strafrechtelijk traject 15. Is de politie, OM of Rijksrecherche ingeschakeld? □ Ja, er is aangifte gedaan □ Ja, er is alleen een melding gedaan □ Nee, er is geen aangifte of melding gedaan □ Onbekend 16. Strafrechtelijke afdoening (indien van toepassing) □ Niet bekend □ Seponering door OM □ Transactie / boete □ Veroordeling □ Overige, namelijk ……………. Toelichting Formulier Registratie integriteitsschendingen Binnen de gemeente kunnen situaties voorkomen waarin sprake is van een (vermoedelijke) integriteitsschending. Het is belangrijk om vermoedens van schendingen, de aard van het daaropvolgend onderzoek en de afdoening gelijkluidend te registreren. Hierdoor wordt inzicht verkregen in de aard en de omvang van integriteitsschendingen en kan het gerichte maatregelen nemen om schendingen in de toekomst te voorkomen. Het bij dit stappenplan opgenomen formulier biedt daartoe een goede ondersteuning. Het is bruikbaar voor zowel de bestuurders, de volksvertegenwoordigers en de ambtenaren. Betrouwbare gegevens Met het formulier wordt bereikt, dat de transparantie rondom integriteitsschendingen bij de overheid wordt verhoogd. Overheidsorganisaties kunnen zo vergelijkbare en betrouwbare cijfers presenteren over de aard, omvang en afhandeling van meldingen van (vermoedelijke) integriteitsschendingen.

Met een eerlijke en uniforme manier van registreren wordt ervoor gezorgd, dat discussies over de aard en omvang van integriteitsschendingen bij de overheid zich in de toekomst baseren op feiten in plaats van percepties. Verantwoording afleggen Eén van de onderdelen van goed integriteitsbeleid is het verantwoording afleggen over integriteit en integriteitsbeleid. Afgesproken is, dat de raad éénmaal per jaar (in het eerste kwartaal) schriftelijk wordt geïnformeerd over het gevoerde integriteitsbeleid en over de naleving van de gedragscode. Dit maakt het nodig, dat het bevoegd gezag zicht heeft op de afhandeling van de (vermoedens van) integriteitsschendingen binnen de organisatie. De jaarrapportage wordt ter behandeling aangeboden aan de betreffende raadscommissie en de raad. Definities en uitgangspunten Het registratieformulier kent een aantal algemene uitgangspunten die hieronder kort zijn weergegeven. a. Beleidsrelevante informatie Het formulier richt zich op een beperkt aantal beleidsmatig relevante gegevens die elke organisatie moet registreren. Zo wordt informatie over de melder van een (vermoedelijke) schending, de betrokkene, de (vermoedelijke) schending, het onderzoek en de afdoening in onderling samenhang vastgelegd. Bij de afdoening gaat het niet alleen over het bestuurlijke traject, maar ook over het doen van aangifte bij het OM.

Het formulier betreft alleen gegevens die relevant zijn voor analyse. Het betreft dus geen bedrijfsmatige informatie en het heeft ook geen betrekking op het opbouwen van een volledig dossier met alle gegevens uit het onderzoek.

Pagina 26/28

b. Bestuurlijk/disciplinair traject Het formulier gaat uit van het bestuurlijke/disciplinaire traject met mogelijke bestuurlijke afdoening. Daarom is het traject gericht op de betrokkene. Het strafrechtelijke traject heeft een eigen procesgang van aangifte tot OMbeslissing. c. Melder, betrokkene en casus De melder is de persoon of functionaris (van binnen of buiten de organisatie) die een signaal over een (vermoedelijke) integriteitsschending geeft. De melder geeft het signaal aan de relevante verantwoordelijke voor de afhandeling van dat vermoeden. Een melder hoeft geen klokkenluider te zijn. Onder betrokkene wordt verstaan de (vermoedelijke) pleger van de (vermoedelijke) schending. De casus betreft de gegevens in het registratieformulier zoals die per betrokkene zijn vastgelegd. Integriteitsschendingen breed registreren Over de definitie en de reikwijdte van het begrip integriteit kan lang worden gesproken. Het formulier hanteert geen abstracte definitie, maar geeft een overzicht van type schendingen. Deze is gebaseerd op wet- en regelgeving en de gedragscodes van de gemeente. Meegewogen is welk type schendingen vaker voorkomen en welk type maatschappelijke onrust oproept. Maar het gaat niet alleen om ernstige schendingen. Ernstige integriteitsschendingen staan namelijk vaak niet op zichzelf.

Zij kunnen bijvoorbeeld gepaard gaan met andere integriteitsschendingen, of de pleger heeft al eerder kleinere type schendingen gepleegd. Het is daarom vanuit preventief oogpunt belangrijk dat ook minder ernstige incidenten worden gesignaleerd en opgepakt. Verder is preventie vooral effectief als zij zich kan richten op specifieke typen schendingen. Het formulier bevat daarom gedetailleerde informatie over de aard van de schending. Afhandeling vermoedens Het vertrouwen van de burger in de integriteit van de overheid wordt mede beïnvloed door een correcte afhandeling van signalen van (vermoedelijke) schendingen. Daarom is het belangrijk dat ook vermoedelijke schendingen worden geregistreerd. Zelfs als dit tot de conclusie leidt dat er geen sprake is gebleken van een schending. Het ontzenuwen van geruchten en het vrijspreken van een medewerker is tenslotte ook een functie van een intern onderzoek. Het bevoegd gezag kan vervolgens aangeven hoe vaak een signaal resulteerde in een onderzoek, en vervolgens hoe vaak een onderzoek leidde tot een vastgestelde schending met een afdoening. Registreren van adviezen? Vertrouwenspersonen ontvangen niet alleen meldingen, maar geven ook advies bij persoonlijke integriteitvraagstukken. Daarnaast kan een vertrouwenspersoon meldingen krijgen die geen (directe) relatie hebben met de integriteit van de organisatie.

Dergelijke adviezen en meldingen maken geen onderdeel uit van het formulier. Deze kunnen natuurlijk desgewenst wel worden geregistreerd voor de interne verantwoording. Eén betrokkene per registratieformulier Bij de rapportage over de geregistreerde casussen moeten de belangrijkste gegevens direct te herleiden zijn tot het aantal betrokkenen. De volgende mogelijkheden zijn hierbij vooral relevant: a. Eén signaal, meerdere personen betrokken Eén signaal kan betrekking hebben op meerdere betrokkenen. Daarbij kunnen het onderzoek, afdoening en/of sanctie al snel uit elkaar lopen. Per betrokkene moet dan ook een apart registratieformulier worden ingevuld. Dat neemt niet weg dat er wel sprake kan zijn van een gezamenlijk onderzoek dossier.

Pagina 27/28

b. Meerdere signalen Over een incident, of over een betrokkenen, kunnen meerdere melders signalen doorgeven. Voor het formulier is alleen de eerste melder relevant. Maar voor de opbouw van een (onderzoeks)dossier is dit wel relevante informatie. c. Eén betrokkene, meerdere soorten schendingen Een betrokkene kan meerdere soorten schendingen plegen. Bijvoorbeeld fraude en een ongewenste nevenfunctie. In de registratie kan dit in dezelfde casus worden geregistreerd. Bij de uiteindelijke afdoening worden, indien van toepassing, de conclusie over elk van deze schendingen meegewogen. d. Vaker de fout in Sommige betrokkenen gaan meer dan eens de fout in. Er moet dan opnieuw een registratieformulier worden ingevuld. Het eerdere signaal heeft tenslotte al geleid tot een bepaalde afdoening en is daarmee afgerond. Wet bescherming persoonsgegevens De registratie van integriteitsschendingen moet voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Omdat de registratie gevoelige gegevens kan bevatten, moet het goed worden beveiligd zodat ongeautoriseerde derden geen toegang kunnen krijgen. Zelfs als de informatie zich beperkt tot managementinformatie en deze niet is te herleiden tot personen.

Als de registratie zodanig wordt ingericht en gebruikt dat de ingevoerde gegevens direct of indirect herleidbaar zijn tot personen, dan is de organisatie verantwoordelijk voor het melden van de verwerking van persoonsgegevens bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Bij gebruik van dit formulier met alleen de basisvragen, is melding bij het CBP niet nodig. Verantwoordelijkheid overheidsorganisaties Moet een fraude ter waarde van twintig euro worden geregistreerd? Of een discriminerende opmerking van een ambtenaar tegen een burger waarover een klacht is ingediend? Hiervoor zijn geen algemene regels te stellen. Alleen het bevoegd orgaan van een overheidsorganisatie bepaalt op grond van weten regelgeving en haar integriteitsbeleid wanneer een signaal betrekking heeft op mogelijk plichtsverzuim en daarmee relevant om te registreren. De normen van de gemeente zijn helder vastgelegd in de ‘Gedragscode Integriteit volksvertegenwoordigers in de gemeente Hilversum’ en de ‘Gedragscode integriteit college van burgemeester en wethouders in de gemeente Hilversum’. Deze sluiten aan bij de landelijke modelcodes. Het formulier is daar op ingericht. Het biedt ook ruimte voor maatwerk.

Beheer registratieformulieren Het registratieformulier wordt bewaard in het archief van de griffie als het gaat om de raadsen commissieleden en in het archief van het team personeel & organisatie, als het gaat om het college en het ambtelijk apparaat (daaronder valt ook de griffie). Het college verzorgt jaarlijks in de maand maart de jaarrapportage over het achterliggende jaar. De griffie geeft daarvoor inzicht in de bij de griffie bewaarde registraties. De jaarrapportage geeft een verslag van de integriteitsschendingen die zich hebben voorgedaan en bevat zo nodig aanbevelingen voor het aanpassen van het te voeren integriteitsbeleid.

Pagina 28/28