2.f Accountantsverslag 2023 RSW
Tekst van het document
Accountantsverslag 2023 Recreatieschap Westfriesland
2
Belangrijkste boodschappen
Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Recreatieschap Westfriesland De Middend 2 1611 KW Bovenkarspel
10 juli 2024
Jaarrekening
Geachte leden van het algemeen bestuur,
Informatiewaarde jaarverslag
Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van uw organisatie voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2023. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2023 en onze overeenkomst d.d. 13 juli 2023. Onze zienswijzen, bevindingen en aanbevelingen zijn open en constructief besproken met de directie van uw organisatie.
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Bijlagen
In deze rapportage hebben wij onze bevindingen en observaties opgenomen die zijn voortgekomen uit onze werkzaamheden tijdens de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole. Het accountantsverslag begint met een samenvatting van onze belangrijkste boodschappen. Daarna gaan wij in op de reikwijdte van onze controle, de diepgang waarmee wij gecontroleerd hebben en tot welke oordeel wij gekomen zijn. Vervolgens geven wij onze visie op de informatiewaarde en leesbaarheid van de paragrafen en de programmaverantwoording.
Vervolgens geven wij ons beeld van de interne beheersing van uw organisatie. We sluiten het accountantsverslag af met bijlagen waarin we bevindingen hebben opgenomen over een aantal wettelijk verplichte onderwerpen, zoals WNT en onze onafhankelijkheid. In de bijlage hebben we ook enkele actuele ontwikkelingen gegeven die voor u van belang kunnen zijn.
Dit accountantsverslag is opgezet als interactief document waar u eenvoudig doorheen kunt navigeren door op de menuopties aan de linkerzijde of de onderstreepte woorden te klikken. Wij vragen u terughoudend te zijn met het printen van het accountantsverslag. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.
Nadat wij onze analyse hebben gegeven van de financiële positie van uw organisatie, gaan wij in meer detail in op de belangrijkste bevindingen uit onze controlewerkzaamheden. J.G. Schuijt MSc RA
3
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Bijlagen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw organisatie. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. De tolerantie voor fouten die wij bij de controle hebben gehanteerd bedraagt EUR 19.200. Geen controleverschillen aanwezig Ons goedkeurend oordeel betekent dat er in de jaarrekening geen fouten en onzekerheden aanwezig zijn hoger dan onze tolerantie. Wij hebben ook geen andere fouten of onzekerheden geconstateerd boven de rapporteringstolerantie. Onrechtmatigheden blijven binnen de verantwoordingsgrens Het dagelijks bestuur is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw algemeen bestuur gestelde verantwoordingsgrens.
Wij hebben geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
Informatiewaarde van de programmaverantwoording kan beter Uw programmaverantwoording is relatief compact en prettig leesbaar. Naar onze mening zijn er echter diverse verbeteringen mogelijk om het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten beter in positie te brengen om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Onze belangrijkste aanbeveling hierbij is om de beleidsdoelstellingen voldoende specifiek en meetbaar te maken, voorzien van prestatie-indicatoren en daaraan gekoppelde normen Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. De paragrafen Onderhoud kapitaalgoederen en Financiering voldoen nog niet aan de normen in het BBV. Geen indicaties voor fraude Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicatie voortgekomen voor fraude.
Financiële positie van uw organisatie als geheel is voldoende Uit onze analyse blijkt dat de financiële positie van uw organisatie als geheel goed is, maar dat de netto-schuldquote oploopt.
4
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Bijlagen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Weerstandsvermogen is niet toereikend en in hoge mate subjectief Uit de jaarstukken blijkt dat het weerstandsvermogen onder de norm ligt van 1,0 die als wenselijk wordt beschouwd. Eigenlijk zegt dit kengetal dat uw aanwezige buffers niet toereikend zijn om de geïdentificeerde risico’s te dekken. Het risicomanagement bij uw organisatie is nog onvoldoende onderdeel van de normale bedrijfsvoering. Hierdoor kan niet zomaar gesteld worden dat de risico’s die genoemd zijn in de paragraaf Weerstandsvermogen juist en volledig zijn. Hetzelfde geldt voor de inschatting van de maximale omvang van het risico of de hoogte van de kans dat het risico zich zal voordoen. Deze zijn bijvoorbeeld niet geobjectiveerd door bijvoorbeeld een statistische methode zoals de Monte Carlo-methode. De aanwezige weerstandscapaciteit is in 2023 sterk afgenomen van EUR 1,2 miljoen naar EUR 69.000. Deze afname is veroorzaakt omdat het dagelijks bestuur vorig jaar nog de reserve Uitvoering Natuur- en Recreatieplan als onderdeel zag van de beschikbare buffers. Omdat aan deze reserve door uw Algemeen Bestuur een specifieke bestemming is meegegeven, is het niet mogelijk om dit bedrag mee te nemen in de aanwezige weerstandscapaciteit. Dit is in de jaarstukken 2023 gecorrigeerd.
Schattingen door het dagelijks bestuur zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het dagelijks bestuur belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het dagelijks bestuur heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld en allemaal als evenwichtig aangemerkt.
Onze bevindingen in de controle In de jaarrekening is een egalisatievoorziening gevormd voor groot onderhoud aan kapitaalgoederen. Hierbij hebben wij geconstateerd dat er sprake is van een redelijk stabiel verloop van de onderhoudsuitgaven. Onze ervaring bij andere recreatieschappen is dat het hoog aantal kapitaalgoederen dat in beheer is, leidt tot een gemiddeld genomen stabiel onderhoudsvolume. Hierdoor zijn de lasten goed te begroten in de meerjarenraming, waardoor een onderhoudsvoorziening niet noodzakelijk is. Bij een dergelijk stabiel verloop van de kosten heeft het BBV ook de uitdrukkelijke voorkeur (maar niet de verplichting) om de kosten volledig te dekken in de meerjarenraming. Derhalve geven wij u in overweging om de egalisatievoorziening voor groot onderhoud in de tussentijdse rapportage 2024 vrij te laten vallen ten gunste van het resultaat en de (beperkte) financiële consequenties te verwerken in de meerjarenraming.
Jaarafsluiting is goed verlopen Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar, waardoor we een goede start hebben kunnen maken met onze controlewerkzaamheden. Tevens werden de vragen die wij tijdens onze controle hadden snel en goed beantwoord. Wij hebben echter ook een aantal aandachtspunten die ervoor kunnen zorgen dat de jaarrekeningcontrole volgend jaar efficiënter kan plaatsvinden: Deze zien toe op de kwaliteit van de eerste versie van de jaarstukken
5 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
De reikwijdte van onze controle Het algemeen bestuur heeft ons verzocht om de jaarrekening 2023 van uw organisatie te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle.
Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle hebben betrokken.
Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
Jaarstukken Recreatieschap Westfriesland
Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag Jaarverslag
Jaarrekening
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen
Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij vast dat deze niet strijdig zijn met de jaarrekening
Balans, overzicht van baten en lasten en toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNT-bijlage
Bijlage taakvelden
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
6 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen
Dit zijn de definitieve toleranties die wij hebben gebruikt tijdens onze controle U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstoleranties wij hanteren. Op grond van het BADO bedraagt deze tolerantie maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. U heeft ons gevraagd om deze maximale tolerantie te gebruiken bij onze werkzaamheden. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel staat in tabel rechts van deze pagina aangegeven. Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. Dit hebben wij samengevat in onderstaande grafiek.
Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij gevonden afwijkingen in dit accountantsverslag aan u rapporteren. U heeft voor dit controlejaar de rapporteringstolerantie bepaald op EUR 20.000. Omdat onze uitvoeringstolerantie lager ligt, hanteren wij deze uitvoeringstolerantie tevens als rapporteringstolerantie. Dit betreft EUR 15.360.
7 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen
Wij geven een goedkeurend oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening Ons oordeel bij uw jaarrekening Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw organisatie. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie.
Geen resterende fouten of onzekerheden in uw jaarrekening Ons goedkeurend oordeel betekent dat er in de jaarrekening geen fouten en onzekerheden aanwezig zijn hoger dan onze tolerantie. Wij hebben ook geen andere fouten of onzekerheden geconstateerd boven de rapporteringstolerantie.
8 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen
Het dagelijks bestuur heeft voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven Achtergrond Dit jaar heeft het algemeen bestuur voor het eerst een eigen oordeel gegeven bij de rechtmatigheid van de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. Daarom valt deze verantwoording binnen de reikwijdte van de controle van de jaarrekening. Daarmee zijn voor het algemeen bestuur waarborgen ingebouwd dat het dagelijks bestuur niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven.
Verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het dagelijks bestuur over geconstateerde afwijkingen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten en onduidelijkheden over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling. U heeft ervoor gekozen om de verantwoordingsgrens vast te stellen op de maximale grens van 3% van de werkelijke lasten, inclusief werkelijke toevoegingen aan de reserves. Dit is gelijk aan (afgerond) EUR 57.600.
Bij rechtmatigheid in dit kader bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Baten, lasten en balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur gaat dus om de financiële beheershandelingen.
Het oordeel van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw algemeen bestuur gestelde verantwoordingsgrens.
Rechtmatigheidscriteria In de rechtmatigheidsverantwoording legt het dagelijks bestuur verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het dagelijks bestuur binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen? Alle andere criteria worden afgedekt door het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze hoeven niet vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Het dagelijks bestuur heeft ten aanzien van het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium een beperkt aantal bevindingen gedaan, maar deze blijven ruim binnen de grens van EUR 57.600. Deze bevindingen zijn in meer detail beschreven in de paragraaf Bedrijfsvoering.
Ons oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben de werkzaamheden die door en namens het dagelijks bestuur zijn uitgevoerd om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen in detail beoordeeld. Op basis van deze werkzaamheden zijn wij niet tot een andere conclusie gekomen dan het dagelijks bestuur, Daarom hebben wij geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
9
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording In dit deel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. Ons oordeel is gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit het perspectief van het algemeen bestuur en de raadsleden van de deelnemende gemeenten. Daarnaast beoordelen wij of de programmaverantwoording in overeenstemming is met de jaarrekening en voldoet aan alle eisen die het BBV aan de programmaverantwoording stelt. Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Vervolgens hebben wij in meer detail onze beeld uitgewerkt.
Paragrafen Aspect verantwoording
Financiële positie
Bevindingen controle
2023
2022
Leesbaarheid
Informatiewaarde
Overeenstemming met jaarrekening
In overeenstemming met het BBV
Legenda
Interne beheersing
Bijlagen
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om het algemeen bestuur beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt het algemeen bestuur goed in positie
De programmaverantwoording is relatief compact en prettig leesbaar. Naar onze mening zijn er echter diverse verbeteringen mogelijk om het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten beter in positie te brengen om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Onze belangrijkste signaleringen zijn: • De beleidsdoelstellingen zijn nog niet concreet en eenduidig. In het onderdeel Algemeen zijn per programma de beoogde doelen opgenomen, inclusief een duiding of de doelen zijn gerealiseerd. Het valt ons op dat de beleidsdoelen algemeen van aard zijn, waardoor er beperkt op gestuurd kan worden. Een voorbeeld is de doelstelling Onderhoud en beheer van park- en speelmeubilair. Hierbij is niet aangegeven welk kwaliteitsbeeld wordt nagestreefd of welke kwantiteit gerealiseerd moet worden. Daarom bevelen wij u aan om de doelstellingen voldoende specifiek en meetbaar te maken, voorzien van prestatie-indicatoren en gekoppelde normen. • Een tweede signalering is dat naar onze mening de informatiewaarde van de toelichting op de afwijkingen tussen de begroting en de realisatie beperkt is. Een belangrijke reden hiervoor is dat in het overzicht van baten en lasten de cijfermatige afwijking per programma plaatsvindt voor de baten en lasten afzonderlijk. In de toelichting van de afwijkingen wordt een analyse gemaakt van het nettoresultaat per programma.
Hierdoor worden afwijkingen van de begroting die binnen het programma wegvallen tegen andere afwijkingen, niet inzichtelijk gemaakt. Ook niet als deze niets met elkaar te maken hebben. • De informatiewaarde van de toelichtingen kan worden vergroot door ook de verklarende feiten achter de afwijkingen te benoemen. Op dit moment is de toelichting vooral constaterend van aard en niet verklarend.
10
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen In onze visie vormen de paragrafen een belangrijk onderdeel voor het algemeen bestuur om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. In deze paragrafen moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen over een aantal belangrijke beleidsmatige onderwerpen die dwars door de programma’s heen snijden. Daarom geven wij ook ten aanzien van de paragrafen ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde. Tevens beoordelen we of de paragrafen in overeenstemming zijn met de jaarrekening en voldoen aan alle eisen die het BBV aan de paragrafen stelt. Dit hebben wij per paragraaf gedaan. Hierbij merken we op dat niet alle paragrafen die in het BBV zijn opgenomen, op uw organisatie van toepassing zijn. Wij missen echter wel de paragraaf Openbaarheid, die met ingang van het begrotingsjaar 2023 verplicht is. Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen.
De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.
Samenvattend komen wij tot de volgende aanbevelingen om de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen te verbeteren:: • Versterk de koppeling tussen de paragrafen in de begroting en de paragrafen in de jaarrekening; • Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwantitatieve analyses; • Maak meer gebruik van grafieken en infographics.
Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Op de volgende pagina’s hebben wij in meer detail ons beeld uitgewerkt. Aspect verantwoording
2023
2022
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onderhoud kapitaalgoederen
Financiering
Bedrijfsvoering
Legenda
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om het algemeen bestuur beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt het algemeen bestuur goed in positie
Bijlagen
11
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Bijlagen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf Weerstandsvermogen kan naar onze mening beter worden uitgewerkt. Er wordt geen inzicht gegeven in de wijze waarop de risico's in de paragraaf tot stand zijn gekomen. Dit had beter uitgewerkt kunnen worden door uitleg te geven over het proces van risico-inventarisatie dat het dagelijks bestuur hanteert. Ook extra duiding aan de classificaties die gehanteerd worden bij het bepalen van de kans van optreden ontbreekt. In de paragraaf worden de verplichte kengetallen vanuit het BBV opgenomen. In dit verslag hebben wij een analyse opgenomen van deze kengetallen. Naar onze mening zou de informatiewaarde van de paragraaf verbeterd worden als het dagelijks bestuur een dergelijke analyse zelf opneemt in de paragraaf. Tevens voldoet naar onze mening de paragraaf op dit punt niet volledig aan de verplichting van het BBV om een beoordeling op te nemen van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie. Onderhoud kapitaalgoederen De paragraaf kapitaalgoederen voldoet niet geheel aan het BBV. De kern van de paragraaf bestaat uit een nadere uitleg en meerjarige specificatie van de voorziening groot onderhoud. De verschillende soorten kapitaalgoederen worden echter niet in overeenstemming met het BBV benoemd en afzonderlijk behandeld.
Tevens ontbreekt het beleidskader van de kapitaalgoederen. Het Beheerplan 20232038 wordt wel genoemd, maar dit is een nadere uitwerking van het beleid. Wij raden u aan om de paragraaf in de begroting 2025 in overeenstemming te brengen met het BBV.
Financiering De paragraaf Financiering is summier van opzet en mist een aantal onderdelen die in het BBV verplicht zijn gesteld. De belangrijkste constatering is dat in de paragraaf wordt gerefereerd aan het treasurybeleid van gemeente Stede Broec. Naar onze mening is het niet vanzelfsprekend dat alle leden van het algemeen bestuur en alle algemeen bestuursleden van de deelnemende gemeenten de inhoud van dit beleid kennen. Daarom zou de informatiewaarde van de paragraaf verbeterd kunnen worden door de belangrijkste beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille in de paragraaf op te nemen. Een mogelijkheid om de informatiewaarde te verbeteren is door de financieringspositie van de organisatie in meerjaren-perspectief te bezien, waarbij deels wordt teruggekeken, bijvoorbeeld drie jaar, en deels vooruitgekeken. Op deze wijze kan een trend-analyse worden ontwikkeld, waardoor een nog betere voorspelling gemaakt kan worden van de financieringsbehoefte op de langere termijn. Bedrijfsvoering De paragraaf Bedrijfsvoering dient ten minste inzicht te geven in de stand van zaken en het gevoerde beleid ten aanzien van de bedrijfsvoering. Het BBV definieert echter niet wat onder bedrijfsvoering moet worden verstaan. De SED-organisatie verzorgt de facilitaire bedrijfvoering voor de organisatie.
Hieronder vallen alle zogenaamde PIOFAH-taken (personeel, inkoop, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting). Dit is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met een producten- en dienstencatalogus. Dit is naar onze mening toereikend toegelicht in de paragraaf.
12
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie Kengetallen BBV Weerstandsvermogen
Bevindingen controle
Interne beheersing
Bijlagen
Onze analyse van uw financiële positie In onze controleverklaring moeten wij sinds vorig jaar expliciet aandacht besteden aan de geschiktheid van de door het dagelijks bestuur gehanteerde en onderbouwde veronderstellingen inzake het opvangen van financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. Om aan deze eis vanuit onze beroepsregels te voldoen hebben wij onder andere kennis genomen van de in jaarstukken opgenomen paragraaf “Weerstandsvermogen en Risicobeheersing”, waarin het dagelijks bestuur de relatie heeft gelegd tussen de onderkende risico’s, de benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen Ten aanzien van deze analyse hebben wij overwogen of deze alle relevante informatie bevat waarvan wij als gevolg van de controle van de jaarrekening kennis hebben. Ons beeld van deze paragraaf hebben we eerder al gegeven. Een analyse van uw weerstandsvermogen hebben we op deze pagina gegeven. Daarnaast hebben wij vastgesteld of de volgens het BBV verplichte financiële kengetallen in lijn liggen met de gangbare normen. In de grafieken op de volgende pagina’s hebben we een overzicht opgenomen van de kengetallen die verplicht in de jaarrekening van uw organisatie moeten worden opgenomen. Hierbij hebben wij afgezien van de grondexploitatieratio en de belastingcapaciteit. Deze zijn niet relevant voor uw organisatie.
Wij hebben de ratio’s over 2023 afgezet tegen de waarden van de ratio’s van de organisatie over de afgelopen drie jaar. Uit deze analyse blijkt dat de financiële positie van uw organisatie goed is, maar dat de netto-schuldquote oploopt. Wij hebben de diverse kengetallen hierna nader geduid.
Solvabiliteit De solvabiliteit is de afgelopen jaren redelijk stabiel geweest op een niveau net boven 50%, met een positieve uitschieter in 2022 met een solvabiliteit van 58,8%. De reden hiervan is dat in 2022 (tijdelijk) overtollige liquide middelen zijn gebruikt om een deel van de vast schulden af te lossen. Dit kon omdat er in 2022 relatief beperkt is geïnvesteerd in kapitaalgoederen. In de jaarrekening 2023 is zichtbaar dat het dagelijks bestuur een bedrag van EUR 0,4 miljoen heeft geïnvesteerd in de kwaliteitsimpuls van recreatiegebied De Hulk. Deze investering is betaald met een nieuwe langlopende lening, waardoor de solvabiliteit is afgenomen naar 52,4%. Er zijn geen wettelijke normen gesteld voor de kengetallen. De provincie Noord-Holland houdt voor de solvabiliteit een grens aan van 50% voor de categorie met meest gezonde organisaties. Hier maakt uw organisatie onderdeel van uit.
13
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie Kengetallen BBV Weerstandsvermogen
Bevindingen controle
Onze analyse van uw financiële positie Netto schuldquote en gecorrigeerde netto schuldquote De (gecorrigeerde) netto schuldquote van uw organisatie kent een trapsgewijs verloop. In 2020 was dit kengetal met 24,1% relatief laag. In 2021 hebben er investeringen plaatsgevonden in vooral de locatie groenbeheer. Dit is betaald uit eigen middelen die aanwezig waren in Rijks schatkist. Hierdoor is de netto schuldquote toegenomen naar 43,7%. Zoals op de vorige pagina aangegeven heeft in 2023 ook een groter investering plaatsgevonden die is gefinancierd met een bancaire lening. Hierdoor is de netto schuldquote gestegen naar 56,0%. Vanuit haar toezichthoudende taak acht de provincie een (gecorrigeerd) netto schuldquote die lager is dan 90% als minst risicovol. Voor beide ratio’s voldoet uw organisatie hier ruimschoots aan.
Netto schuldquote gecorrigeerd 60,0% 50,0% 40,0%
Interne beheersing
30,0% 20,0% 10,0%
Bijlagen
0,0%
Netto schuldquote gecorrigeerd
RSW 2023
RSW 2022
RSW 2021
RSW 2020
56,0%
44,2%
43,7%
24,1%
14
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie Kengetallen BBV Weerstandsvermogen
Bevindingen controle
Interne beheersing
Bijlagen
Onze analyse van uw financiële positie Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is net als vorig jaar positief. Dit houdt in dat de structurele lasten kunnen worden gedekt door structurele baten. Er een feitelijk sprake is van een duurzaam overschot in de exploitatie. Dit is voor de provincie een belangrijk uitgangspunt bij de uitvoering van haar toezichthoudende taak. De uitkomst van de structurele exploitatieruimte schommelt wel jaar tot jaar. In 2020 en 2022 was het overschot beperkt tot 0,4%. De overige twee jaar lag het percentage rond de 3,0%. In 2023 wordt dit vooral veroorzaakt om dat de afschrijvingslasten die verband houden met het Natuur- en Recreatieplan. Deze worden gedekt door onttrekkingen uit een kapitaalslastendekkingsreserve. Het BBV bepaalt dat dergelijke onttrekkingen gezien mogen worden als structurele dekking. Deze component heeft dan ook een belangrijk effect op de berekening van de structurele exploitatieruimte.
15
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie Kengetallen BBV
Onze analyse van uw weerstandsvermogen In de paragraaf Weerstandsvermogen is door het dagelijks bestuur een analyse gemaakt van het weerstandsvermogen van uw organisatie per 31 december 2023. Eerder in dit rapport hebben wij een aangegeven hoe wij aankijken tegen de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragraaf Weerstandvermogen. In deze paragraaf gaan we dieper in op de analyse die door het dagelijks bestuur gemaakt is. Uit de analyse blijkt dat het weerstandsvermogen 0,76 bedraagt. Dit getal ligt onder de norm van 1,0 die als wenselijk wordt beschouwd. Het weerstandsvermogen is hierbij de verhouding tussen de financiële risico’s die de organisatie loopt en de buffers die organisatie vrij beschikbaar heeft om deze risico’s op te vangen (de weerstandscapaciteit). Eigenlijk zegt dit kengetal dat uw aanwezige buffers niet toereikend zijn om de geïdentificeerde risico’s te dekken.
Weerstandsvermogen
Bevindingen controle
Objectiviteit van de benodigde weerstandscapaciteit Een belangrijk nadeel van de benodigde weerstandscapaciteit is dat deze subjectief is. Het is volledig afhankelijk van de kwaliteit van het risicomanagement en de mogelijkheid om de maximale omvang en kans van voordoen van de risico’s te bepalen. In de praktijk is dit vaak weerbarstiger dan uit de paragraaf Weerstandsvermogen blijkt
Interne beheersing
Bijlagen
Zoals wij in bij het onderdeel interne beheersing hebben gemeld, is het risicomanagement bij uw organisatie nog onvoldoende een onderdeel van de normale bedrijfsvoering. Hierdoor kan niet zomaar gesteld worden dat de risico’s die genoemd zijn in de paragraaf juist en volledig zijn. Hetzelfde geldt voor de inschatting van de maximale omvang van het risico of de hoogte van de kans dat het risico zich zal voordoen. Deze zijn bijvoorbeeld niet geobjectiveerd door bijvoorbeeld een statistische methode zoals de Monte Carlo-methode.
Wij willen graag benadrukken dat de subjectiviteit van de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit altijd aanwezig zal zijn. Een gedegen risicomanagementproces en het gebruik van statistische modellen kan het aandeel van de objectiviteit wel helpen verminderen. Uw weerstandsvermogen nader geanalyseerd De financiële omvang van de risico’s is in 2023 toegenomen van EUR 73.000 naar EUR 90.500. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door het verhogen van de impact van het risico van klimaatverandering. Anderzijds heeft het dagelijks bestuur het risico op aansprakelijkheid door incidenten in de buitenruimte toegevoegd. De aanwezige weerstandscapaciteit is in 2023 sterk afgenomen van EUR 1,2 miljoen naar EUR 69.000. Deze afname is veroorzaakt omdat het dagelijks bestuur vorig jaar nog de reserve Uitvoering Natuur- en Recreatieplan als onderdeel zag van de beschikbare buffers. Omdat aan deze reserve door uw Algemeen Bestuur een specifieke bestemming is meegegeven, is het niet mogelijk om dit bedrag mee te nemen in de aanwezige weerstandscapaciteit. Dit is dus in de jaarstukken 2023 gecorrigeerd.
Weerstandsvermogen kan op orde gebracht worden De weerstandsvermogen van uw organisatie kunt u eenvoudig op het minimaal wenselijk niveau brengen van 1,0 door een bedrag van EUR 22.500 in de resultaatbestemming aan de algemene reserve te doteren ten laste van de reserve Uitvoering Natuur- en Recreatieplan. Wij raden u echter aan om eerst het risicomanagementproces op orde te brengen binnen de organisatie, zodat een beter beeld ontstaat van het risicoprofiel van Recreatieschap Westfriesland.
16
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening Bijdrage van de provincie verantwoord als vordering De overlopende activa in de jaarrekening 2023 zijn toegenomen van (afgerond) EUR 66.000 naar EUR 213.000. De reden hiervan is dat naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden een nog in 2024 te ontvangen subsidiebijdrage van de provincie al in de jaarrekening 2023 is verantwoord. De reden hiervan is dat het gesubsidieerde project, zijnde de kwaliteitsimpuls De Hulk, in 2023 is afgerond. Hiermee is aantoonbaar aan de subsidievoorwaarden voldaan die de provincie heeft gesteld. Daarom is het bedrag in overeenstemming met het BBV verantwoord als bijdrage van derde in de activa van uw organisatie. Onderhoudsvoorzieningen mogelijk vrij laten vallen In de jaarrekening is een egalisatievoorziening gevormd voor groot onderhoud aan kapitaalgoederen. Wij hebben een analyse uitgevoerd van de opbouw en het verwachte verloop van de voorziening. Hierbij hebben wij geconstateerd dat in de periode tussen 2024-2035 sprake is van een redelijk stabiel verloop van de onderhoudsuitgaven. Onze ervaring bij andere recreatieschappen is ook dat het hoog aantal kapitaalgoederen dat in beheer is, leidt tot een gemiddeld genomen stabiel onderhoudsvolume, zowel in activiteiten als in uitgaven.
Hierdoor zijn de lasten goed te begroten in de meerjarenraming, waardoor een onderhoudsvoorziening niet noodzakelijk is. Bij een dergelijk stabiel verloop van de kosten heeft het BBV ook de uitdrukkelijke voorkeur (maar niet de verplichting) om de kosten volledig te dekken in de meerjarenraming. Derhalve geven wij u in overweging om de egalisatievoorziening voor groot onderhoud in de tussentijdse rapportage 2024 vrij te laten vallen ten gunste van het resultaat en de (beperkte) financiële consequenties te verwerken in de meerjarenraming.
Schattingen zijn evenwichtig. Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het dagelijks bestuur belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het bestuur heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Indien wij oordelen dat een schatting niet evenwichtig is, hebben wij dit oordeel nader toegelicht. Managementschatting
Oordeel
Waardering materiële vaste activa
Evenwichtig
Waardering voorziening groot onderhoud
Evenwichtig
17 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Ons beeld van het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening In dit onderdeel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van (de kwaliteit van) het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening. Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar, waardoor we een goede start hebben kunnen maken met onze controlewerkzaamheden. Tevens werden de vragen die wij tijdens onze controle hadden snel en goed beantwoord.
Bevindingen controle
Wij hebben echter ook een aantal aandachtspunten die ervoor kunnen zorgen dat de jaarrekeningcontrole volgend jaar efficiënter kan plaatsvinden:
Interne beheersing
Kwaliteit jaarstukken bij start controle niet voldoende Bij de start van de jaarrekeningcontrole waren de concept jaarstukken beschikbaar. Deze versie van de jaarstukken was gebaseerd op de jaarstukken in eerdere jaren. Op basis van onze visie hebben wij een aantal aanpassingen voorgesteld in de jaarstukken 2023 ten opzichte van voorgaand jaar. De belangrijkste hiervan is de balans. Tot en met vorige jaar was de balans, dat een primair overzicht vormt in het BBV, opgenomen na meer toelichtende tabellen en bijvoorbeeld de waarderingsgrondslagen. Dit is niet gebruikelijk.
Afsluitproces Overzicht processen
Risicomanagement en fraude IT-omgeving
Bijlagen
Daarnaast hebben wij aangeraden om de teksten in de jaarstukken, in het bijzonder in de programmaverantwoording en de paragrafen, kritisch te beoordelen en door een derde medewerker te laten tegenlezen, voordat de jaarstukken aan ons worden verstrekt.
Beperkt aantal correcties naar aanleiding van onze controle Een indicatie voor de kwaliteit van het afsluitproces is het aantal correcties dat voorkomt uit onze controle. Wij hebben maar één correctie met een materieel effect voorgesteld, zijnde de hiernaast genoemde nog te ontvangen subsidie van de provincie. Deze is gecorrigeerd. Wel hebben wij enkele onjuistheden geconstateerd in de toelichtingen, in het bijzonder in het verloopoverzicht van de reserves. Deze zijn allemaal gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening.
18 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Afsluitproces Overzicht processen
Risicomanagement en fraude IT-omgeving
Bijlagen
Ons beeld van de interne beheersing binnen de belangrijkste bedrijfsprocessen In beginsel voert het recreatieschap geen eigen interne processen uit. De medewerkers die in de directe activiteiten werkzaam zijn, zijn in dienst van gemeente Stede Broec. De ondersteunende processen zijn inbesteed bij de SED- werkorganisatie. De (interne) processen die betrekking hebben op uw organisatie vinden daarom volledig plaats bij de gemeente en de werkorganisatie. Als onderdeel van onze tussentijdse controle hebben wij de interne beheersing beoordeeld van de voor u relevante processen bij gemeente Stede Broec en de SED-werkorganisatie. Onze bevindingen hebben we besproken met de gemeentesecretaris en het dagelijks bestuur van gemeente Stede Broec, alsmede met de directie en het dagelijks bestuur van de SED-werkorganisatie. Omdat deze processen belangrijk zijn voor uw jaarrekening 2023, geven wij dit deel van ons accountantsverslag op hoofdlijnen onze bevindingen weer.
Naar onze mening is de kwaliteit van de interne beheersing binnen de voor uw organisatie relevante processen nog niet voldoende om te kunnen steunen tijdens de controle van uw jaarrekening of het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Ons kritische oordeel over de kwaliteit van de interne beheersing wil niet zeggen dat wij niet tot een goedkeurende controleverklaring kunnen komen of dat het dagelijks bestuur geen rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven. Wel geeft het aan dat er veel gegevensgerichte detailwerkzaamheden nodig zijn geweest om dit te realiseren. Op de volgende pagina hebben wij voor de voor u relevante processen onze visie gegeven op de kwaliteit van de interne beheersing in het kader van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, inclusief de vooruitgang ten opzichte van het voorgaande jaar.
19 Belangrijkste boodschappen
Ons beeld van de interne beheersing binnen de belangrijkste bedrijfsprocessen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Proces
Status
Belangrijkste reden classificatie niet-groen
Debiteuren en verkoopfacturatie
Ontvangen subsidies
Geen subsidieregister; volledigheid en prestatielevering niet gewaarborgd
Huren en pachten
In tweede halfjaar sterke verbetering, nog borgen in dagelijkse processen
Treasury
Inkopen en factuurverwerking
Betalingsorganisatie
Aanbestedingen
Personeel- en salarisadministratie
Memoriaalboekingen
Risicomanagement
Prestatielevering niet gewaarborgd; achteraf vindt geen interne controle plaats Geen interne controle op gunning aanbestedingen onder Europese drempel
(Fraude)risicomanagement nog in ontwikkeling
Interne beheersing Legenda
Betekenis
Afsluitproces
Urgente bevindingen in het proces; materiële bedreiging voor de getrouwheid en rechtmatigheid
Overzicht processen
Belangrijke bevindingen in het proces; geen bedreiging voor de getrouwheid en rechtmatigheid
Geen belangrijke bevindingen in het proces
Risicomanagement en fraude IT-omgeving
Bijlagen
20 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Afsluitproces Overzicht processen
Risicomanagement en fraude IT-omgeving
Bijlagen
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Risicomanagement is in ontwikkeling Het risicomanagementproces is in ontwikkeling. Het ontbreekt naar onze mening aan een duidelijke uiteenzetting van de achtergrond, doelen en kaders van het risicomanagement uw organisatie. Er is een overkoepelende beleidsnota aanwezig bij gemeente Stede Broec waar u gebruik van maakt, maar die is intern bij niet veel medewerkers bekend. Om het risicobewustzijn in de organisatie te vergroten en richting te geven aan het risicomanagement, hebben wij aangeraden om deze doelen en kaders op te nemen in de te actualiseren beleidsnota. Op basis van onze werkzaamheden signaleren wij ook dat, net als bij veel andere decentrale overheden, risicomanagement nog onvoldoende een onderdeel vormt van de normale bedrijfsvoering. Risico’s zijn op hoofdlijnen inzichtelijk, maar worden niet altijd meegewogen bij de besluitvorming. Op dit moment worden risico’s ‘plichtmatig’ uit de organisatie gehaald en geëvalueerd als gevolg van de door het BBV afgedwongen actualisatie bij de begroting en jaarrekening. Er is geen sprake van een gestructureerd proces om het risicoprofiel van de organisatie te beheersen. Hierdoor is het mogelijk dat risico’s niet volledig inzichtelijk zijn en/of niet integraal worden beheerst, waardoor de organisatie onwenselijke financiële risico’s kan lopen.
Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij het bestuur De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij zowel het algemeen bestuur als het dagelijks bestuur. Het is onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de jaarrekening als geheel vrij is van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude (of van fouten). Frauderisico’s zijn nog geen onderdeel van het dagelijks handelen Uw organisatie beschikt (via gemeente Stede Broec) over een inventarisatie van frauderisico’s en beheersmaatregelen. In deze inventarisatie zijn voor meerdere processen de potentiële frauderisico’s en de getroffen beheersmaatregelen benoemd. Tevens is per proces een risiconiveau opgenomen en een proceseigenaar geïdentificeerd. Hiermee heeft u in opzet een goed instrument om frauderisico’s te kunnen beheersen. Een volgende stap is om de frauderisico’s ook te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering, mede als onderdeel van het uit te voeren M&O beleid, zodat ze gaan ‘leven’ in de organisatie. Tot op heden is hier beperkt sprake van.
21 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Afsluitproces Overzicht processen
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Frauderisico’s in onze controle Naast het betrekken van de inventarisatie van de frauderisico’s hebben wij op basis van onze beroepsregels de volgende aanvullende werkzaamheden uitgevoerd in het kader van fraude: • Het uitvoeren van een eigen risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid worden afgezet tegen de kans en de impact; • Frauderisico’s bespreken met het bestuur en de directie; • Beoordelen of nevenfuncties van het bestuur en de directie aanleiding geven tot een verhoogd risico; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Integrale analyse van de financiële administratie op ongebruikelijke boekingen, zoals onverwachte verschuivingen tussen budgetten en/of kredieten; • Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere werkzaamheden uitvoeren van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid.
Risicomanagement en fraude IT-omgeving
Bijlagen
Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bijzonderheden voortgekomen.
Fraude in de controleverklaring Wij zijn verplicht om in onze controleverklaring een aparte sectie op te nemen over fraude. Hierin staat welke werkzaamheden wij hebben uitgevoerd om frauderisico’s te onderkennen die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang en om deze risico’s te mitigeren. In de verklaring nemen we ook op wat de belangrijkste waarnemingen en uitkomsten zijn van deze werkzaamheden. Geen belangrijke signalen voor integriteitschendingen Op basis van de informatie verkregen van de vertrouwenspersoon van de SED werkorganisatie hebben wij gesignaleerd dat er geen belangrijke signalen zijn ontvangen met betrekking tot integriteitschendingen van eigen medewerkers.
22 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Afsluitproces Overzicht processen
Risicomanagement en fraude IT-omgeving
Bijlagen
Ons beeld van uw IT-omgeving en innovatie in de interne beheersing Algemeen In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij een IT-audit naar de opzet en het bestaan van de algemene IT-beheersmaatregelen uitvoeren. Dit zijn de beheersmaatregelen die uw organisatie en de SED werkorganisatie hebben getroffen om ervoor te zorgen dat de IT-systemen betrouwbaar en integer zijn. Ze leveren een belangrijke bijdrage aan het mitigeren van de risico’s op onbeheerste wijzigingen, ongeautoriseerde handelingen en het optreden van verstoringen met impact op de gegevensverwerking. Hierbij richten wij ons op de voor de jaarrekening belangrijkste applicaties, waaronder: • Key2Financiën (financiële administratie); • Motion Pro (salarisadministratie) Onze IT-auditwerkzaamheden hebben niet als doel gehad om te komen tot een beoordeling van de IT-organisatie of IT-omgeving als geheel, maar zijn uitsluitend gericht geweest op het verkrijgen van voldoende zekerheid ten aanzien van de continue, betrouwbare werking van de IT-omgeving en beheersing van de betreffende processen met behulp van uw systemen en data voor zover relevant in het kader van de controle van de jaarrekening.
Ons beeld van uw IT-functie is positief Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden zijn wij van mening dat de IT-functie binnen uw organisatie in het kader van de jaarrekening voldoende is, maar op onderdelen kan worden verbeterd. Procedures en werkwijzen zijn gedefinieerd en maatregelen zijn getroffen, maar niet altijd eenduidig uitgevoerd, gedocumenteerd, geformaliseerd en aantoonbaar getoetst op effectieve werking. Wij ervaren een hoge mate van bewustzijn bij de organisatie van het (toenemende) belang en afhankelijkheid van automatisering en data en dat passende IT-beheersmaatregelen en een goede invulling van de IT-omgeving en IT-functie nodig zijn. De organisatie heeft hiervoor diverse documenten opgesteld met onderliggende tactische plannen en procedures. Wij hebben geadviseerd om de periodieke toetsing van deze plannen en procedures verder te optimaliseren, zodat kan worden aangetoond dat de beheersmaatregelen niet alleen aansluiten bij de risico's, maar ook effectief zijn. Dit vraagt om een eenduidige, structurele en aantoonbare invulling van de genoemde IT-beheersmaatregelen. Wanneer de beheersmaatregelen zijn verlegd naar IT-partners, bijvoorbeeld door het gebruik van Software as a Service, dan bestaat de monitoring hiervan uit het periodiek beoordelen van beschikbare derdenverklaringen of rapportages.
Mede door deze bevindingen hebben wij de controle van de jaarrekening 2023 gegevensgericht uitgevoerd.
23 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Actuele ontwikkelingen die interessant kunnen zijn voor u In april 2024 heeft de Rijksoverheid met provincies en gemeenten afspraken gemaakt over hun financiën. Hoewel dit niet direct op u van toepassing is, zijn de bijdragen van de deelnemende gemeenten uw belangrijkste inkomstenbron. Hun financiële situatie heeft daarom naar onze mening wel indirect effect op uw organisatie. Hieronder hebben wij de belangrijkste afspraken op een rijtje gezet.
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen Actuele ontwikkelingen WNT Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding
Opschalingskorting definitief afgeschaft Een van de afspraken is dat vanaf 2026 de opschalingskorting definitief wordt geschrapt. Daardoor krijgen gemeenten EUR 675 miljoen extra. Nieuwe financieringssystematiek eerder ingevoerd Tevens is besloten om de nieuwe financieringssystematiek (bbpsystematiek) al vanaf 2024 in te voeren, zodat de financiering vanuit de Rijksoverheid stabieler wordt. Deze overgang heeft, met uitzondering van het jaar 2025, geen financiële gevolgen voor gemeenten. In 2025 wordt echter, eenmalig, een lagere uitkering uit het organisatiefonds verwacht. Streven naar minder specifieke uitkeringen Om in de toekomst verantwoordingslasten te beperken en bestedingsvrijheid te bevorderen wordt, naast de lopende inspanningen om de financiële verhoudingswet aan te passen, een plan uitgewerkt om te komen tot een vermindering van het aantal (nieuwe) specifieke uitkeringen.
Ook op het fysiek domein zijn er ontwikkelingen In het fysiek domein spelen een aantal fundamentele ontwikkelingen die veel van gemeenten vragen. Erkend is dat er onderzoek nodig is naar de vraag of de bbp-systematiek evenredig meebeweegt met de ontwikkeling van de kosten op de beleidsterreinen openbaar vervoer, infrastructuur en natuur. Ook hierbij gaat het om de balans tussen ambitie, taken, middelen en uitvoeringskracht. Voor deze drie beleidsterreinen zal tot een verdere concretisering van de handelingsperspectieven en oplossingsrichtingen worden gekomen.
24 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen Actuele ontwikkelingen WNT Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding
Actuele ontwikkelingen die interessant kunnen zijn voor u Duurzaamheidsrapportage komt eraan Als onderdeel van de Europese Green Deal heeft de Europese Commissie de nieuwe Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gepubliceerd. De CSRD is op dit moment alleen van toepassing op de B.V. en N.V. en op organisaties van openbaar belang. Door grote OOB’s met meer dan 500 werknemers moet de CSRD voor het eerst worden toegepast voor verslagen die in 2025 worden gepubliceerd, betrekking hebbend op boekjaar 2024. Het is nog onduidelijk of en wanneer uw organisatie ook verplicht zal worden om een duurzaamheidsverslag op te stellen. Dit hangt af van de manier waarop de Nederlandse wetgever de CSRD zal gaan implementeren. De Nederlandse wetgever kan bijvoorbeeld het toepassingsbereik uitbreiden door onder andere gemeenschappelijke regelingen te verplichten een duurzaamheidsverslag op te stellen. Wij verwachten echter dat decentrale overheden hun maatschappelijke verantwoordelijkheid zullen nemen en niet achter kunnen blijven in het opstellen en openbaar maken van duurzaamheidsrapportages. Ondanks dat er nu nog geen verplichting is voor uw organisatie, kan ESG (Environment (Milieu), Social (Sociaal) en Governance (Bestuur)) toch een relevant thema zijn. Het kan voorkomen dat leveranciers aan de CSRD/ESG eisen moeten voldoen.
Zij kunnen dan informatie bij uw organisatie opvragen voor onder meer hun eigen ESG-rapportage. Indien dit het geval is, raden wij u aan om in een vroeg stadium met deze partijen te overleggen, zodat u weet wat er aan de te verstrekken informatie wordt verwacht.
De ESRS vereisen rapportering over een breed scala aan ESGonderwerpen, zowel voor de eigen activiteiten van uw organisatie als met betrekking tot de waardeketen. Om als organisatie aan de eventuele ESG-regelgeving te kunnen voldoen, vergt dit de nodige voorbereiding. De hoeveelheid voorbereiding zal mede afhangen van de parameters die voor uw organisatie zal gaan gelden. Assurance met een beperkte mate van zekerheid door een onafhankelijke assurance-dienstverlener zal verplicht zijn. Wij bevelen uw organisatie aan de ontwikkelingen nauwlettend te volgen, inclusief de gevolgen daarvan voor de adequate betrokkenheid van uw algemeen bestuur.
25 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen Actuele ontwikkelingen WNT Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding
De belangrijkste bevindingen uit de controle van de WNT-verantwoording Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT) gecontroleerd. Uit onze controle blijken geen bevindingen. Op grond van de wet is uw directeur aangewezen als topfunctionaris. Zijn bezoldiging is juist en volledig verantwoord in de WNT-verantwoording in uw jaarstukken. Daarnaast zijn de leden van het algemeen bestuur genoemd als topfunctionaris zonder bezoldiging.
Bijlage Wet Normering Topinkomens (WNT)
Aantal topfunctionarissen
U heeft één topfunctionaris met een bezoldiging verantwoord in de jaarrekening 2023. Tevens zijn negen toezichthoudende topfunctionarissen genoemd zonder bezoldigiing.
Aard dienstverband
De directeur van uw organisatie is in loondienst van gemeente Stede Broec en heeft hierdoor geen dienstbetrekking bij uw organisatie.
Wilt u meer weten over de WNT? Kijkt u dan op: https://www.topinkomens.nl Controleverklaring bevat paragraaf inzake overige aangelegenheden anticumulatiebepaling WNT Met ingang van 2018 geldt een WNT-regel voor de samenloop van topfuncties bij verschillende WNT-instellingen. Deze anticumulatiebepaling regelt dat de som van de bezoldigingen van iemand die uitvoerende topfuncties uitoefent bij meerdere rechtspersonen of instellingen, niet hoger mag zijn dan het van toepassing zijnde bezoldigingsmaximum. In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2023 hebben wij geen controle uitgevoerd op de naleving van deze anticumulatiebepaling. Dit hebben wij in onze controleverklaring bij uw jaarrekening in een paragraaf inzake overige aangelegenheden tot uitdrukking gebracht.
Betaling ontslagvergoeding
U heeft in 2023 geen ontslagvergoedingen boven de WNT-grens uitgekeerd.
26 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen Actuele ontwikkelingen WNT Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding
Wij zijn gedurende de gehele controle onafhankelijk geweest van uw organisatie Een belangrijke kernwaarde van onze beroepsgroep is dat wij onafhankelijk zijn van het orgaan dat de jaarrekening opstelt. Bij uw organisatie is dit gewaarborgd omdat het algemeen bestuur onze opdrachtgever is en het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor het opstellen van de jaarrekening.
Wij hebben de naleving bewaakt van externe standaarden, het onafhankelijkheidsbeleid van ETL Assurance & Overheidsaccountants en de onafhankelijkheidsafspraken met uw organisatie. Wij bevestigen dat we aan deze onafhankelijkheidsvereisten hebben voldaan en voldoen. Om onze onafhankelijkheid bij de controle van de jaarrekening te waarborgen hebben wij geen werkzaamheden uitgevoerd die buiten de kaders van onze overeenkomst vallen. Een andere maatregel die wij genomen hebben is dat alle teamleden die betrokken zijn bij de controle van uw organisatie, persoonlijk hebben verklaard dat ze onafhankelijk zijn van uw organisatie. Deze verklaring is in ons controledossier opgenomen.
27 Belangrijkste boodschappen
Belangrijke onderwerpen en aandachtspunten die wij met u hebben gecommuniceerd
Jaarrekening
Als ETL Assurance & Overheidsaccountants vinden wij het belangrijk om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste onderwerpen en aandachtspunten van de controle aan u hebben gerapporteerd. Dit hebben we opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie grond van controlestandaarden
Informatiewaarde jaarverslag
Controleplan
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant.
Bevestiging van onze onafhankelijkheid
Financiële positie
Accountantsverslag
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet-naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring.
Ons standpunt over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het dagelijks bestuur
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
WNT
Niet gecorrigeerde afwijkingen
Onafhankelijkheid Communicatie
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de organisatie
Urenbesteding
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s.
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen Actuele ontwikkelingen
28 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Onze urenbesteding in verband met de controle van de jaarrekening van uw organisatie Onze urenbesteding is in overeenstemming met onze verwachtingen De controle van de jaarrekening vereist voldoende tijd en aandacht van het controleteam. Hierbij beogen we een passende verdeling binnen het team ten aanzien van de onderwerpen, kennis en betrokkenheid. Ingevolge de maatregelen “In het Publiek belang” binnen de accountancysector rapporteren wij over onze urenbesteding ten aanzien van de jaarrekeningcontrole. Begrote uren
Werkelijke uren
Partner
12
24
Manager
16
8
Controleleider
32
56
Beginnend controleleider
64
16
Assistent accountant
0
32
Totaal uren
124
136
Teamlid
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Bijlagen Actuele ontwikkelingen WNT Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding
Zoals uit bovenstaande tabel blijkt wijkt onze werkelijke inspanning bijna niet af van de verwachte inspanning, maar heeft er wel een (beperkte) verschuiving plaatsgevonden tussen de teamleden.
Bedankt voor de fijne samenwerking