1. Advies aanwijzing lokale publieke mediainstelling (2023-13)

Zoals al het geval is voor Hoorn, zal ook voor de overige zes gemeenten, per gemeente, een representatief PBO worden samengesteld waarin alle relevante stromingen per gemeente vertegenwoordigd zijn. Uitzendkanalen Radio: Steeds meer luisteraars maken gebruik van uitgesteld luisteren (uitzending gemist) of podcast. Digitaal benaderbare content en podcast heeft een steeds groter bereik. HoornRadio zal de ervaring met deze media ook inzetten voor de W7. TV: Het tv-kanaal van de streekzender is qua content in handen van NH-Nieuws. HoornRadio wil onderzoek doen naar de kijkdichtheid en kosten van het tv-kanaal. Is lineair aanbod afgewisseld met kabelkrant nog wel van deze tijd? Er zijn vrijwilligers in Westfriesland die via YouTube en Facebook tv-programma's online aanbieden die verrassend professioneel zijn en een grote (digitale) kijkdichtheid halen. Nieuwscontent: Elk van de zeven gemeenten krijgt een eigen digitaal platform (website, app en sociale media), zodat het lokale nieuws in de verschijningsvorm van tekst, audio en/of video lokaal is en niet een onderdeel van een groter geheel.

4

m

Elke gemeente heeft een eigen redactie

Drechterland

Beleidsplan voor 2023 en verder HoornRadio heeft zich met uiterst bescheiden middelen een uitstekende startpositie verworven voor aanwijzing als publieke media-instelling. Zoals aangegeven op het organigram in de bijlage zal de organisatie geprofessionaliseerd worden door een nieuwe managementlaag waardoor dubbelfuncties van bestuursleden verdwijnen. Ook zal met name geïnvesteerd worden in het professioneel journalistiek uitbouwen van de redactie om de kwaliteit verder te verhogen en daardoor (nog) meer bereik en betrokkenheid te creëren. Hierbij is het voornemen, dat het redactiestatuut, conform de richtlijnen van de Stichting Nederlandse Lokale Publieke Omroepen (NLPO), wordt geformaliseerd door dit officieel in de verenigingsstatuten op te nemen. HoornRadio bevindt zich binnen het uitzendgebied en is diep in de lokale haarvaten aanwezig. Dit zal zo blijven en zo mogelijk verder worden versterkt. HoornRadio streeft naar centrale en meer zichtbare huisvesting, centraal in het gebied, in centrumgemeente Hoorn, rolstoelvriendelijk en ook ruimte voor de centrale redactie. Het bezoeken en verslaan van evenementen zal worden voortgezet en verder geïntensiveerd. Relevantie, bereik, betrokkenheid en verbinding zijn de sleutelwoorden.

Zeker in een tijd waarin maatschappelijke cohesie onder druk staat, zoekt HoornRadio nadrukkelijk de verbinding met maatschappelijke organisaties, lokale kunst en cultuur, sportverenigingen, vrijwilligersorganisaties, enz., om dezen een mediaplatform te bieden en kruisbestuivingen te verwezenlijken. Het Beleidsbepalend Orgaan (PBO) zal daarbij niet hapsnap, omdat het wettelijk moet, maar consequent naar de letter en vooral ook geest van de wet, een belangrijke actieve adviesrol zijn toebedeeld. Om

5

UI

rit dit te waarborgen is het voornemen om het PBO, conform de richtlijnen van de Stichting Nederlandse Lokale Publieke Omroepen (NLPO) te formaliseren door middel van opname in de algemene verenigingsstatuten. Tussen (lokale) politiek en burger bestaat een kloof die steeds dieper en breder lijkt te worden. Dit uit zich in de lage opkomstpercentage van de gemeenteraadsverkiezingen (bijvoorbeeld Hoorn van 46,5% in 2022 ten opzichte van het ook al lage percentage van 51,9% in 2018). HoornRadio neemt zich voor om nog intensiever op toegankelijke wijze duiding te geven aan wat politiek aan de orde is. Naast de rol van waakhond, is het meer dan ooit noodzakelijk om ook buiten de raadszaal in specifiek politieke uitzendingen prioriteit te geven aan zo toegankelijk mogelijke duiding. HoornRadio ziet het als een opdracht om mee te helpen om degenen die zich van de politiek afgekeerd hebben, te bereiken. HoornRadio wil een bijdrage leveren aan inclusiviteit, iedereen moet meedoen, ook als het gaat om gemeentepolitiek. Maximaal investeren in lineaire radio- en televisiekanalen is achterhaald, duur en levert nauwelijks meer bereik op. Uit het kamerstuk van 11 december 2019 van het ministerie van OCW (toenmalig minister Slob) blijkt dat ook niet nodig. De media-instelling mag zelf bepalen via welke kanalen het lokaal toereikend media-aanbod (LTMA) het beste tot stand kan worden gebracht.

HoornRadio zal prioriteit geven aan digitale platformen. Ook podcast zal verder worden uitgebouwd en ruimte hiervoor aan derden worden geboden. Voor uitzending met beeld is YouTube een relatief goedkoop maar effectief alternatief voor een (duur) TV-kabelkanaal. HoornRadio gaat (nog) meer aandacht geven aan moeilijk bereikbare groepen, zoals minderheden, jongeren, mindervaliden en sociaal achtergestelden. Verjonging van de vereniging en het team van bestuurders en programmamakers, zal worden aangepakt met behulp van expertise die het Vrijwilligerspunt Westfriesland op dit gebied heeft. Er zal met die organisatie voor dit doel contact worden gezocht. In de komende jaren wordt het bereik verder opgevoerd en de impact vergroot door opleiding (NLPO), verbreding, verdieping en versterking. Meer onderzoek en inzet van stagiaires, professionele journalisten en vrijwilligers. Daarbij kan worden samengewerkt met derden, maar echter niet (gemakkelijk) volledig uitbesteed, maar nadrukkelijk onder regie en verantwoordelijkheid van de eigen organisatie. HoornRadio zal zich aanpassen, zoals altijd al gedaan, aan de financiële ruimte die wordt geboden. Het zit in het DNA van de vereniging om daarmee optimaal om te gaan en het maximum aan rendement daaruit te halen. HoornRadio beschouwt financiële ruimte als een middel, geen doel op zich.

HoornRadio staat uitstekend voorbereid in de publieke startblokken. Met een flink aantal vrijwilligers, een slagvaardig en maatschappelijk breed georiënteerd PBO, de voorgenomen invoering van het redactiestatuut en geprofessionaliseerde organisatiestructuur, een bewezen sterk bestuur in een stabiele vereniging, wil HoornRadio de komende jaren het lokale publieke media-aanbod in Westfriesland, op een hoger plan brengen (waar het hoort) en dit te borgen door te blijven

6

1

investeren in 'het goud': alle medewerkers die een steentje kunnen en willen bijdragen. Zonder hen is niets mogelijk. Met de aanwijzing van HoornRadio als streekzender voor Westfriesland, zal weer nieuw elan ontstaan, gedragen door een groep enthousiaste vrijwilligers. Een kwalitatief professionele lokale media organisatie is een van de dragende pijlers van een goed functionerende lokale democratie. HoornRadio wil aan dit belangrijke hogere doel graag een bijdrage leveren.

7

m

Greep uit de activiteiten van HoornRadio

Sportprogramma vanuit huisstudio en verslaggever langs de lijn 's zondags van 14 tot 17 uur:

'T"W

\

«iiiiiii:

in

f

■

:

sy*'-3'

>-

Lokale politiek 's zaterdags van 10 tot 12 uur:

8

z

Live op de Hoornse Kunst- en Cultuurmarkt sept. 2021

Stem af op de lokale Hoomse zendtr

HoornRadio MtXVRWAOC .. v Mg» I

r>r.»*' BcC m

4

I

£

T

m

E

"9 •A

Pr' »&*£«; 1

9

Ijl

rsc Uitslagenavond gemeenteraadsverkiezingen op 16 maart 2022. Vijf uur live op HoornRadio en simultaan met beeld op YouTube. Voor korte impressie: https://voutu.be/sewzd4hwvHc

10

Si Mooawa aoo HOoawaDS

Studio van HoornRadio (25 m2) in kantoorpand op bedrijventerrein 'Hoorn80' in Hoorn

*

rz

f

Opname van radioprogramma 'De Verloren Zoon' tegelijkertijd met beeld, te zien op: https://youtu.be/AQBMZplNvMI

*

■

M f

.......

. .Mm

11

?

kMj

Toen het nog kon....februari 2020.... De carnavalsprinsen van Hoorn, Blokker en Zwaag, te gast in het programma 'HoornRadio Cultuur':

l Bel4 i

£

12

*

Organisatie Organigram HoornRadio HoornGids

Organigram zoals voorgenomen in Beleidsplan 2023:

Nieuw valt onder redactiestatuut conform model NLPO

Maatschappelijk* zorg Cultuur *n kunst Kerkgenootschappen Evenementen/Toerisme Sport en recreatie Stads/dorpskernen

penningmeester

EBimHUIBHia hoofd techniek

voorzitter

secretaris

algemeen

hoofdredacteur hoofd program

■ t h nic

program.makers

redactie h'gids

1

ui mc Dubbelfuncties van bestuurders verdwijnen. Er wordt een managementlaag toegevoegd: Hoofd techniek: stuurt de technici aan en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de techniek en geeft zelf en/of via de technische staf, technische bijstand aan programmamakers. Hoofd programma's: stuurt programmamakers aan en is verantwoordelijk voor kwaliteit, ontwikkeling en continuïteit van programma's op radio, podcast en video. Hoofdredacteur: stuurt nieuwsredacteuren aan en is verantwoordelijk voor continuïteit nieuwsplaatsing op HoornGids en de HoornRadio pagina's en groepen op sociale media (Facebook, Twitter, Instagram), aanlevering en kwaliteit nieuwscontent in daarvoor geëigende programma's op radio, podcast, video en de website van HoornRadio. Dit organisatiemodel zal de komende tijd met de medewerkers worden besproken en uiterlijk in 2023 worden ingevoerd en geborgd in de verenigingsstatuten.

Redactiestatuut gebaseerd op model NLPO, in te voeren conform beleidsplan 2023 van HoornRadio Redactiestatuut Doelstelling lokale publieke media-instelling Artikel 1 De lokale publieke media-instelling vereniging Radio Bontekoe (hierna: HoornRadio) stelt zich volgens de statuten uitsluitend of hoofdzakelijk ten doel het op lokaal niveau uitvoeren van de publieke media-opdracht door het verzorgen van media-aanbod dat gericht is op de bevrediging van maatschappelijke behoeften die in het verzorgingsgebied waarop de instelling zich richt leven, en het verrichten van alle activiteiten die nodig zijn om daarmee een publieke taak te vervullen. Beginselverklaring Artikel 2 1. De uitgangspunten die betrekking hebben op het samenstellen van het omroepprogramma/media-aanbod van HoornRadio zijn neergelegd in de Mediawet, in de statuten van die instelling, in het door het Programmabeleid Bepalend Orgaan (PBO) vastgestelde programmabeleid en in de door HoornRadio vastgestelde regelingen. De hoofdredacteur en de programmastaf zijn aan deze uitgangspunten gebonden. De desbetreffende stukken worden geacht bij hen bekend te zijn. 2.

Dit redactiestatuut beoogt de programmamedewerkers waarborgen te bieden voor het onafhankelijk uitoefenen van de uit het redactiestatuut voortvloeiende taken, zonder rechtstreekse beïnvloeding door of van wie dan ook anders dan op de wijze als in dit redactiestatuut is voorzien. 2

z'

uj ii\ HOoarwaAoïo hocwwods

3. Deze onafhankelijke taakuitoefening houdt in dat de programmamedewerkers bij de samenstelling van het omroepprogramma / media-aanbod: zonder vooroordelen te werk gaan en streven naar een zo nauwgezet mogelijke weergave van de werkelijkheid; de informatievoorziening en de uitwisseling van verschillende meningen voorop stellen; zorgvuldige verificatie betrachten van hetgeen zij voornemens zijn te publiceren; een zo herkenbaar mogelijk onderscheid maken tussen feiten, analyses en meningen; betrokkenen de gelegenheid geven tot hoor en wederhoor in die zin dat zij een eerlijke kans krijgen, in tijd en in informatie, om te reageren; zich niet dienstbaar maken aan winst van derden, sluikreclame weren en zich terughoudend opstellen tegenover sponsoractiviteiten; geen (neven)activiteiten verrichten die met hun onafhankelijke taakuitvoering strijdig zijn. Bevoegdheden/verplichtingen betrokken organen HoornRadio Artikel 3 Het bestuur van HoornRadio is verantwoordelijk voor de vorm en de inhoud van het door HoornRadio verzorgde omroepprogramma/media-aanbod. De samenstelling van het omroepprogramma/media-aanbod is opgedragen aan de hoofdredacteur met inachtneming van het door het PBO vastgestelde programmabeleid.

Het bestuur van HoornRadio oefent achteraf en met terughoudendheid toezicht uit op de naleving van de statuten, de naleving van het door het PBO vastgestelde programmabeleid en de naleving van de uit de statuten en het programmabeleid voortvloeiende regelingen. De programmamedewerker Artikel 4 De programmamedewerker is de medewerker van HoornRadio die is belast met werkzaamheden in het kader van de samenstelling van het omroepprogramma/mediaaanbod, voor zover deze een arbeidscontract of medewerker-overeenkomst heeft gesloten. Uitgangspunten voor het beleid bij benoeming, schorsing of ontslag van de programmamedewerker is vastgelegd in door het bestuur en de hoofdredacteur opgestelde regelingen. De hoofdredacteur Artikel 5 De hoofdredacteur is degene aan wie op grond van het bepaalde in de statuten de samenstelling van het media-aanbod op HoornGids en sociale media is opgedragen. 3

UJ ■TeC. Uitgangspunten voor het beleid bij benoeming, schorsing of ontslag van de hoofdredacteur zijn (worden) vastgelegd in de statuten van HoornRadio. Hoofd programma's Het hoofd programma's is degene aan wie op grond van het bepaalde in de statuten de samenstelling van het omroepprogramma van HoornRadio is opgedragen. Uitgangspunten voor het beleid bij benoeming, schorsing of ontslag van het hoofd programma's zijn (worden) vastgelegd in de statuten van HoornRadio. Artikel 6 1. Bij voorziening in een vacature voor de functie van hoofdredacteur en/of hoofd programma's wordt, met inachtneming van hetgeen hierover is opgenomen in de statuten, door het bestuur een sollicitatie- en selectiecommissie ingesteld. 2. In de sollicitatie- en selectiecommissie hebben zitting: twee leden van het PBO; twee leden van het bestuur, waaronder het bestuurslid belast met het personeelsbeleid; een lid, aangewezen door de redactieraad. 3. Het bestuurslid belast met het personeelsbeleid zit de vergaderingen van de sollicitatie- en selectiecommissie voor. 4. De sollicitatie- en selectiecommissie stelt een voordracht op en legt deze, vergezeld van een verslag van haar werkzaamheden, voor aan het bestuur. Artikel 7 1.

De hoofdredacteur en/of hoofd programma's kan worden ontslagen overeenkomstig de betreffende bepalingen in de statuten van HoornRadio.

2.

De redactieraad is bevoegd een voorstel tot ontslag of schorsing van de hoofdredacteur en/of hoofd programma's in te dienen bij het bestuur. Een dergelijke voorstel vereist de instemming van twee-derde van de leden van de redactieraad.

Artikel 8 1. De hoofdredacteur is verantwoordelijk voor de samenstelling van HoornGids/media-aanbod van HoornGids, waaronder begrepen: hij/zij is met betrekking tot het media-aanbod verantwoordelijk voor de naleving van statuten, omroepbeleid en regelingen; hij/zij draagt binnen dit kader de verantwoordelijkheid voor de inhoud van het media-aanbod; hij/zij heeft de dagelijkse leiding over de redactie; hij/zij bepaalt de inzet van menskracht en budget en bindt hieraan eventueel nadere instructies. 4

uJ m 2. De hoofdredacteur woont de vergaderingen van het bestuur bij. Hij/zij heeft bij die gelegenheid een adviserende stem. 3.

Het hoofd programma's is verantwoordelijk voor de samenstelling van het omroepprogramma/media-aanbod van HoornRadio, waaronder begrepen: hij/zij is met betrekking tot het omroepprogramma/media-aanbod verantwoordelijk voor de naleving van statuten, programmabeleid en regelingen; hij/zij draagt binnen dit kader de verantwoordelijkheid voor de inhoud van het omroepprogramma/media-aanbod; hij/zij heeft de dagelijkse leiding over de programmastaf; hij/zij bepaalt de inzet van menskracht en budget en bindt hieraan eventueel nadere instructies. Het hoofd programma's woont de vergaderingen van het bestuur bij. Hij/zij heeft bij die gelegenheid een adviserende stem

De programmastaf Artikel 9 1. De gezamenlijke programmamedewerkers vormen de programmastaf. 2. De programmastaf en redactiestaf kiezen periodiek uit hun midden een afvaardiging voor de redactie/programmaraad, zodanig dat deze een afspiegeling vormt van de diverse bij de samenstelling van het omroepprogramma/mediaaanbod/HoornGids betrokken geledingen van de redactie en programmastaf. 3. De programmastaf vergadert gezamenlijk met de redactiestaf tenminste éénmaal per jaar. Voorts vergaderen zij telkenmale wanneer de hoofdredacteur en/of het hoofdprogramma's dit wenselijk acht of wanneer tenminste één vijfde van de leden van de programmastaf of redactie daartoe het hoofd programma's en/of hoofdredacteur dit verzoekt. 4. De oproeping tot de vergadering geschiedt door de hoofdredacteur en/of hoofd programma's. In overleg wordt bij toerbeurt door een van hen de vergadering voorgezeten en zorggedragen voor de verslaglegging. De redactieraad Artikel 10 1.

De redactieraad is door de redactie- en programmastaf uit zijn midden aangewezen vertegenwoordiging die bestaat uit minimaal drie personen.

2.

De redactieraad ondersteunt de hoofdredacteur en/of hoofd programma's bij de vormgeving van de uitgangspunten van het te voeren redactioneel en programmabeleid. De redactieraad beziet in het kader daarvan onder meer: -de coördinatie van het omroepprogramma/media-aanbod/HoornGids; 5

UJ me 3.

4.

-de bewaking van de interne en externe communicatie; -de technische kwaliteit van het omroepprogramma/media-aanbod/HoornGids. De redactieraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een secretaris; de secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van de redactieraad in de vorm van ten minste een besluitenlijst. De hoofdredacteur en/of hoofd programma's kunnen de vergaderingen van de redactieraad bijwonen; de hoofdredacteur en/of hoofd programma's heeft in die

vergadering geen stemrecht. 5. De redactieraad kan besluiten vertegenwoordigers van andere geledingen binnen HoornRadio aan zijn vergaderingen deel te laten nemen. Zij hebben een adviserende stem.

Verhouding/samenwerking bestuur, hoofdredacteur, hoofd programma's en redactieraad Artikel 11 1. Alvorens het bestuur en/of de hoofdredacteur en/of hoofd programma's een beslissing neemt/nemen over zaken die van wezenlijk belang zijn voor de werkzaamheden van de programmastaf en/of redactiestaf, wordt de redactieraad zo tijdig mogelijk geïnformeerd en gehoord. 2. Zaken van wezenlijk belang zijn in ieder geval: a. ingrijpende wijzigingen in statuten, programmabeleid en regelingen, voor zover deze wijzigingen betrekking hebben op het voorbereiden en samenstellen van het omroepprogramma/media-aanbod/HoornGids; b. ingrijpende wijzigingen in het uitzendschema van het omroepprogramma/mediaaanbod en/of HoornGids; c. ingrijpende wijzigingen in de huisvestingssituatie; d. overeenkomsten voor programmatische en/of content samenwerking met derden voor zover deze een ander dan incidenteel karakter hebben; e. de benoeming van de hoofdredacteur en/of hoofd programma's, met inachtneming van het bepaalde daaromtrent in de statuten en in het redactiestatuut; f.

ingrijpende wijziging in de samenstelling van de programmastaf en/of redactiestaf;

g.

wijzigingen in het redactiestatuut, met inachtneming van het daaromtrent in het redactiestatuut bepaalde;

h. wijzigingen in de techniek, voor zover deze ingrijpende gevolgen hebben voor de werkzaamheden van de programmastaf en/of redactiestaf;

6

i.

disciplinaire maatregelen ten aanzien van medewerkers van HoornRadio en/of HoornGids, voor zover deze ingrijpende gevolgen hebben voor de werkzaamheden van de programmastaf en/of redactiestaf.

3. Tijdig voordat het bestuur van HoornRadio de begroting vaststelt, legt het bestuur deze voor aan de redactieraad en wel in ieder geval voor wat betreft de posten die rechtstreeks betrekking hebben op de werkzaamheden van de programmastaf. De redactieraad brengt zijn opmerkingen bij de begroting ter kennis van het bestuur.

Persoonlijke verantwoordelijkheid programma- redactiemedewerker Artikel 12 1. Wanneer een programma- en/of redactiemedewerker ernstige (gewetens)bezwaren heeft tegen een aan hem/haar verstrekte opdracht met betrekking tot een omroepprogramma en/of bericht op HoornGids en hij/zij zich niet kan neerleggen bij een door de hoofdredacteur en/of hoofd programma's ter zake te nemen of genomen beslissing, dan kan hij/zij zich wenden tot de redactieraad met het verzoek om een uitspraak. 2. Wanneer de hoofdredacteur en/of hoofd programma's besluit ingrijpende wijzigingen aan te brengen ofte doen aanbrengen in een omroepprogramma en/of bericht, dan kan de betrokken programma-en/of redactiemedewerker verzoeken om het omroepprogramma niet uit te zenden en/of het bericht niet te plaatsen. Indien de hoofdredacteur en/of hoofd programma's niettemin besluit tot uitzending en/of plaatsing, dan zal het omroepprogramma niet van de naam van de betrokken programma- en/of redactiemedewerker worden voorzien. Als de betrokken programma- en of redactiemedewerker het niet met deze beslissing eens is, dan kan hij/zij zich achteraf wenden tot de redactieraad met het verzoek om een uitspraak. 3.

Indien de hoofdredacteur en/of hoofd programma's een uitspraak van de redactieraad, zoals hierboven in het eerste en het tweede lid bedoeld, niet aanvaardt, dan maakt hij zijn/haar standpunt gemotiveerd kenbaar aan de redactieraad.

4. Indien het bestuur van HoornRadio ernstige klachten heeft over het gevoerde redactioneel beleid of over een uitgezonden omroepprogramma, dan dienen de hoofdredacteur en/of hoofd programma's en de betrokken leden van de programmaen/of redactiestaf ter zake te worden gehoord. Als het bestuur daarna de klacht handhaaft, kan het maatregelen ten aanzien van de hoofdredacteur en/of hoofd programma's treffen zoals in de statuten voorzien. Geschillen Artikel 13 Geschillen omtrent dit redactiestatuut of het redactioneel- en/of programmabeleid worden voorgelegd aan een geschillencommissie.

UJ ÏTkC

Hooama/UMO hocwngos

Artikel 14 Deze geschillencommissie bestaat uit drie leden: een lid aan te wijzen door de redactieraad, een lid aan te wijzen door het bestuur en een lid aan te wijzen door redactieraad en bestuur gezamenlijk. Artikel 15 De uitspraken van de geschillencommissie zijn voor alle betrokkenen bindend.

Wijziging redactiestatuut Artikel 16 Met inachtneming van het bepaalde daaromtrent in de Mediawet kan het bestuur het redactiestatuut wijzigen met instemming de voltallige redactieraad.

8

Samenwerkingsovereenkomst tijdelijk lokaal DAB allotment 17 1.

Titel

Deze overeenkomst is getiteld ‘Samenwerkingsovereenkomst tijdelijk lokaal DAB allotment 17’ en wordt in het vervolg aangeduid als ‘de Overeenkomst’.

2.

Samenwerkende partijen

De Overeenkomst regelt de samenwerking tussen de Samenwerkende Vergunninghouders. Bij de datum van inwerkingtreding van de Overeenkomst zijn dat de volgende partijen: a) Stichting RTV Noordkop, KvK nr. 53898389 b) Lokale Omroep Stichting Den Helder, KvK nr. 41239815 c) Stichting Radio Noord Nederland, KvK nr. 55497802 Toegetreden vergunningshouder per 22-05-2020: d) Stichting Lokale Omroep Schagen, KvK nr. 41239247 Toegetreden vergunningshouder per 13-08-2020: e) Vereniging Radio Bontekoe, KvK nr. 58014756

3.

Overwegingen a) Een Vergunninghouder is volgens de vergunningsvoorwaarden wettelijk verplicht om binnen 6 weken na verlening van de vergunning een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst te sluiten; b) De eerste vergunningen voor allotment 17 zijn verleend op 31 maart 2020; c) De Samenwerkende Vergunninghouders dienen een Vergunninghouder aan wie op een later moment een vergunning wordt verleend op non-discriminatoire voorwaarden toe te laten tot de Overeenkomst; d) Een Vergunninghouder dient binnen 6 maanden na verlening van de vergunning de frequentieruimte in gebruik te nemen en te houden; e) De Samenwerkende Vergunninghouders onderschrijven het belang van een goede samenwerking om een efficiënt en effectief DAB distributienetwerk te realiseren tegen voor iedere Vergunninghouder te dragen kosten, rekening houdend met de intentie van de regeling om (vooral) kleinschalige lokale radiostations een DAB distributiemogelijkheid te bieden; f) Tijdens de experimenteerperiode in 2017 is reeds apparatuur ontwikkeld en gebruikt voor een lokaal DAB distributienetwerk.

Samenwerkingsovereenkomst tijdelijk lokaal DAB allotment 17

1/7

Op basis van de daarmee opgedane ervaring wensen de Samenwerkende Vergunninghouders zoveel mogelijk van deze kennis en apparatuur gebruik te maken.

4.

Definities

In deze Overeenkomst wordt verstaan onder: a) Allotment: de frequentieruimte voor tijdelijk gebruik voor lokale digitale radio omroep in het gebied dat omvat de gemeenten Den Helder, Hollands Kroon en Schagen; b) Vergunning: een door het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat verleende vergunning tot gebruik van een deel van de frequentieruimte in het Allotment; c) Vergunninghouder: houder van een Vergunning; d) Samenwerkende Vergunninghouders: de partijen die deze Overeenkomst zijn aangegaan, ieder op zich een Vergunninghouder; e) Gebruikersgroep: toezichthoudend orgaan bestaande uit vertegenwoordigers van de Samenwerkende Vergunninghouders; f) Capacity Unit: kleinste adresseerbare eenheid van 64 bits van het DAB Multiplex signaal zoals gedefinieerd in ETSI EN 300 401 v. 2.1.1 (2017); g) Netwerk: het samenstel van middelen voor content contributie, multiplexing, distributie en radiofrequente transmissie zoals beoogd in de Vergunning.

5.

Doel

Het doel van de samenwerking is het realiseren, in gebruik nemen en het in gebruik houden van het Netwerk voor de verspreiding van radioprogramma’s van de Samenwerkende Vergunninghouders in overeenstemming met de voorwaarden gesteld in en voor de duur van de Vergunning.

6.

Uitvoering van de samenwerking

6.1

Uitgangspunten

Elke Vergunninghouder zet zich actief in om een goede samenwerking met de andere Vergunninghouders te realiseren, en om de werkzaamheden die van hem gevraagd worden zorgvuldig en tijdig uit te voeren, afgestemd op de werkzaamheden van de andere Vergunninghouders, zodat het Doel zorgvuldig en op tijd kan worden gerealiseerd. Indien één of meer van de Samenwerkende Vergunninghouders moeilijkheden voorziet om aan zijn verplichtingen van de samenwerking te voldoen, zijn de overige Vergunninghouders bereid in goed onderling overleg naar een oplossing te zoeken.

6.2 Juridische status In verband met de samenwerking behoudt iedere Vergunninghouder zijn eigen juridische onafhankelijkheid en wordt er géén aparte rechtspersoon opgericht.

6.3 Organisatie Gegeven de kennis en ervaring zal de technische realisatie van het lokale DAB distributienetwerk worden verzorgd door Stichting RTV Noordkop, waarbij zoveel mogelijk gebruik zal worden gemaakt van reeds aanwezige apparatuur. Zij zal een Projectleider aanwijzen en de administratie voor het project verzorgen.

Samenwerkingsovereenkomst tijdelijk lokaal DAB allotment 17

2/7

Binnen één week na ondertekening van de Overeenkomst wijst ieder van de Samenwerkende Vergunninghouders een vertegenwoordiger aan die zitting neemt in de Gebruikersgroep, die namens de Samenwerkende Vergunninghouders toezicht houdt op de uitvoering en realisatie van het Doel. De Gebruikersgroep komt minstens éénmaal per kalenderjaar samen, en verder op verzoek van één of meer van haar leden of de Projectleider. Bijeenkomsten van de Gebruikersgroep kunnen in persoon of - indien nodig - via elektronische vergadering plaatsvinden waarbij minimaal alle deelnemers elkaar moeten kunnen horen. Minimaal twee-derde van het aantal leden van de Gebruikersgroep dient aanwezig te zijn. De Gebruikersgroep besluit bij meerderheid van stemmen. Bij staken van stemmen wordt een nieuwe bijeenkomst uitgeschreven en het onderwerp opnieuw behandeld. Wanneer er opnieuw geen meerderheid van stemmen is, is de stem van de Projectleider bepalend.

6.4

Taken Projectleider

De Projectleider draagt zorg voor: a) het samen met medewerkers van de Vergunninghouders zo spoedig mogelijk tegen minimale kosten realiseren van het Netwerk om aan de verplichting tot ingebruikname te voldoen; b) het voeren van overleg met de Gebruikersgroep over het dagelijks gebruik van het Netwerk; c) het opstellen van een begroting van investeringen en exploitatie; d) het voeren van een boekhouding ten behoeve van het project; e) het vaststellen van de verdeelsleutel van de gezamenlijke kosten over de verschillende Vergunninghouders; f) het opstellen van een betalingskalender voor de maandelijkse bijdrage van iedere Vergunninghouder in de kosten; g) het innen van de maandelijkse bijdragen; h) het namens de Samenwerkende Vergunninghouders doen van meldingen betreffende de samenwerking aan het Agentschap Telecom; i) het in overleg met de Gebruikersgroep vaststellen van gewenste aanpassingen aan het distributie- en zendernetwerk, en het (doen) uitvoeren van de aanpassingen; j) het ondertekenen van de Overeenkomst na de datum van inwerkingtreding namens de dan Samenwerkende Vergunninghouders op het moment dat een nieuwe Vergunninghouder dient toe te treden tot de samenwerking; k) het bewaren van een origineel van de ondertekende Overeenkomst van de datum van inwerkingtreding en bij toetreden van iedere nieuwe Vergunninghouder daarna; l) alle andere werkzaamheden die naar het

oordeel van de Projectleider of Gebruikersgroep nodig zijn ten behoeve van het Doel.

6.5

Toetreding van een nieuwe Vergunninghouder

In overeenstemming met de vergunningsvoorwaarden dient een nieuwe Vergunninghouder toe te treden tot het samenwerkingsverband. Dit geschiedt door ondertekening van de Overeenkomst. De Projectleider tekent namens de dan reeds Samenwerkende Vergunninghouders. Toetreding van een nieuwe Vergunninghouder kan leiden tot een nieuwe verdeling van gebruikte capaciteit en herberekening van de verdeelsleutel. Deze nieuwe verdeelsleutel geldt dan vanaf het moment van toetreding van de nieuwe Vergunninghouder.

Samenwerkingsovereenkomst tijdelijk lokaal DAB allotment 17

3/7

6.6

Uittreden van een Vergunninghouder

Een Vergunninghouder wordt geacht niet meer aan de samenwerking deel te nemen indien a) de Vergunning wordt ingetrokken; b) de Vergunning door de Vergunninghouder wordt ingeleverd; a) de Vergunninghouder uitstel van betaling aanvraagt of failliet wordt verklaard; b) de Vergunninghouder meer dan 30 dagen niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan. De Projectleider zal in een dergelijk geval mededelen dat de samenwerking met de Vergunninghouder namens de overige Samenwerkende Vergunninghouders als beëindigd wordt beschouwd. De uittredende Vergunninghouder heeft géén recht op terugvordering van reeds gedane betalingen of vergoeding van geleverde prestaties. Uittreding van een Vergunninghouder kan leiden tot een nieuwe verdeling van gebruikte capaciteit en herberekening van de verdeelsleutel. Deze nieuwe verdeelsleutel geldt dan vanaf het moment van uittreding van de Vergunninghouder.

6.7 Overige wijzigingen Over wijzigingen van de samenwerking anders dan toe- of uittreding van Vergunninghouders, beslist de Gebruikersgroep. Voor zover een wijziging leidt tot een nieuwe verdeling van gebruikte capaciteit en herberekening van de verdeelsleutel, zal deze nieuwe verdeelsleutel gelden vanaf het moment waarop het gebruik van de capaciteit feitelijk wijzigt.

6.6 Beëindiging van de samenwerking De Overeenkomst geldt tot 1 september 2022, of eerder: a) indien door overheidsingrijpen gedwongen; b) indien meer dan één derde van de Samenwerkende Vergunninghouders niet meer aan zijn verplichtingen voldoet.

7.

Verdeling van kosten

7.1 Gedeelde kosten De Stichting RTV Noordkop voert het project op basis van ‘Operational Lease’ uit ten bate van de Samenwerkende Vergunninghouders, die daarvoor een vergoeding betalen. Op basis van een begroting van de kosten van aanschaf en instandhouding van apparatuur, benodigde energie en werkzaamheden die tot doel hebben het samenvoegen van de verschillende radioprogramma's tot een DAB multiplex signaal, en het verspreiden van dat signaal via een te realiseren zendernetwerk dat voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Vergunning, maakt de Projectleider een betaalkalender voor de maandelijkse bijdrage van iedere Vergunninghouder. Voor de verdeling van deze kosten geldt als verdeelsleutel het gedeelte van de door iedere Vergunninghouder voor de verspreiding van zijn radioprogramma(s) aantal gebruikte Capacity Units ten opzicht van het totaal aantal voor de verspreiding van alle radioprogramma’s van de Samenwerkende Vergunninghouders gebruikte Capacity Units.

Samenwerkingsovereenkomst tijdelijk lokaal DAB allotment 17

4/7

In overeenstemming met de intentie van de overheid voor de verdeling van frequentieruimte voor lokale digitale radio omroep, beoogt de Stichting RTV Noordkop de kosten van de samenwerking voor de Vergunninghouders zoveel mogelijk te beperken, bij behoud van een voldoend goede balans tussen geleverde distributiekwaliteit en kosten.

7.2 Eigen kosten Vergunninghouders dragen zelfde kosten van vergunningen en licenties, waaronder betaling aan het Agentschap Telecom, Commissariaat voor de Media, en organisaties van rechthebbenden. De Samenwerkende Vergunninghouders kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor kosten of boetes bij overtreding door een individuele Vergunninghouder. Het deel van de kosten van apparatuur, energie en werkzaamheden die enkel tot doel hebben het tot stand brengen en houden van de toelevering van het eigen radioprogramma van een Vergunninghouder ('distributie’), komt voor eigen rekening en risico van de Vergunninghouder. Ook de kosten van aanpassingen aan de samenstelling van de DAB multiplex die enkel plaatsvinden ten behoeve van een Vergunninghouder komen voor rekening van die Vergunninghouder.

7.3 Betaling Zodra de Projectleider de verdeelsleutel en betalingskalender heeft vastgesteld en aan de Samenwerkende Vergunninghouders heeft medegedeeld, maakt iedere Vergunninghouder het eerste bedrag van zijn aandeel in de kosten over op een door de Projectleider aan te geven bankrekening. Volgende betalingen dienen steeds uiterlijk op de laatste werkdag van de maand vóór de maand waarvoor de betaling verschuldigd is op de bankrekening worden gestort. Het eerste bedrag dat een nieuw toe te treden Vergunninghouder dient te betalen kan, ter dekking van opstart- en aanpassingskosten van het Netwerk, verhoogd zijn ten opzichte van de maandelijkse bijdrage, doch niet meer bedragen dan maximaal driemaal de maandelijkse bijdrage.

7.4 Gevolgen betalingsachterstand Indien een Vergunninghouder niet op tijd aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan neemt de Projectleider de volgende werkdag contact met de Vergunninghouder op, met het verzoek tot onmiddellijke betaling. Indien hieraan niet binnen 7 werkdagen wordt voldaan, wordt de Vergunninghouder geschorst en zal de Projectleider de verspreiding van het radioprogramma van de Vergunninghouder staken. De capaciteit blijft voor de Vergunninghouder gereserveerd en de indeling van het DAB multiplex zal niet worden gewijzigd, enkel het innemen van het toegevoerde audio signaal zal worden uitgeschakeld. Zodra de Vergunninghouder aan al zijn verplichtingen heeft voldaan zal de verspreiding van het radioprogramma worden hervat.

8.

Aansprakelijkheid

8.1 Verzekering Indien er schade aan goederen of personen optreedt veroorzaakt door medewerkers van een Vergunninghouder die in het kader van het projectplan werkzaamheden verrichten voor de Samenwerkende Vergunninghouders dan zal de Vergunninghouder meewerken om deze schade op de verzekering van die Vergunninghouder te verhalen. Samenwerkingsovereenkomst tijdelijk lokaal DAB allotment 17

5/7

8.2

Uitsluiting Aansprakelijkheid

De Stichting RTV Noordkop verzorgt de uitvoering van het project naar beste kunnen. Zij kan echter niet verantwoordelijk worden gehouden voor de gevolgen van het uitvallen van de verspreiding van het radioprogramma van een Vergunninghouder.

8.3

Overmacht en onvoorziene omstandigheden

Indien een Vergunninghouder door overmacht niet aan zijn verplichtingen kan voldoen, roept hij meteen de Gebruikersgroep bijeen om zijn situatie, met redenen omkleed, voor te leggen. Indien er omstandigheden optreden waarin in de Overeenkomst niet is voorzien wordt de Gebruikersgroep bijeen geroepen. In beide gevallen beslist de Gebruikersgroep hoe met de situatie om te gaan.

9.

Slotbepalingen

Deze Overeenkomst treedt in werking op het moment dat alle in artikel 1 genoemde Samenwerkende Vergunninghouders ondertekend hebben. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij geschillen tussen de deelnemers met betrekking tot de Overeenkomst, wordt in onderling overleg een neutrale partij uitgenodigd om een niet-bindend oordeel te geven. Indien op basis van dit oordeel niet tot een voor alle deelnemers aanvaardbare oplossing kan worden gekomen, wordt het geschil voorgelegd aan een bevoegde Nederlandse rechter van de rechtbank Noord-Holland. Wijzigingen van of aanvullingen op de Overeenkomst zijn alleen rechtsgeldig wanneer zij schriftelijk zijn vastgelegd en door bevoegde vertegenwoordigers van alle Samenwerkende Vergunninghouders zijn ondertekend.

Samenwerkingsovereenkomst tijdelijk lokaal DAB allotment 17

6/7

10. Ondertekening

Aldus overeengekomen en ondertekend: Namens Vereniging Radio Bontekoe, KvK nr. 58014756, te Hippolytushoef

op 13-08-2020

Edo van Eekeres

Pet

aarls

L

Namens de Samenwerkende Vergunninghouders van lokaal DAB Allotment 17, te HippolytusfióëT''\op 13-08-2020 Gerard Re\s, Projectleider

Samenwerkingsovereenkomst tijdelijk lokaal DAB allotment 17

NOTARISSEN

DOORLOPENDE TEKST van de statuten van de te Hoorn gevestigde vereniging Radio Bontekoe na akte van statutenwijziging op 19 september 2022 verleden voor notaris mr. M.J. Moeskops te Hoorn

Statuten. Artikel 1. Begripsbepalingen. In deze statuten wordt verstaan onder: Algemene Vergadering:

het orgaan van de Vereniging dat wordt gevormd door stemgerechtigde leden van de Vereniging; Bestuur: het Bestuur van de Vereniging; Schriftelijk: bij brief, fax of e-mail, of bij boodschap die via een ander gangbaar communicatiemiddel wordt overgebracht en elektronisch of op schrift kan worden ontvangen mits de identiteit van de verzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld; Statuten: de statuten van de Vereniging; Vereniging: de rechtspersoon waarop de Statuten betrekking hebben. Artikel 2. Naam. De Vereniging draagt de naam: Radio Bontekoe. Artikel 3. Zetel. De Vereniging heeft haar zetel in de gemeente Hoorn. Artikel 4. Doel. De Vereniging heeft tot doel: 1. Het verzorgen van media-aanbod bestemd voor de gemeente of gemeenten waarvoor zij door het Commissariaat voor de Media als publieke lokale media-instelling is aangewezen; hierna te noemen het verzorgingsgebied; 2. Het op lokaal niveau uitvoeren van de publieke mediaopdracht door het verzorgen van media-aanbod dat gericht is op de bevrediging van maatschappelijke behoeften die in het verzorgingsgebied waarop de instelling zich richt leven, en het verrichten van alle activiteiten die nodig zijn om daarmee een publieke taak te vervullen; 3. Zij gebruikt haar zendtijd geheel voor een media-aanbod dat in het bijzonder betrekking heeft op het verzorgingsgebied; 4.

Zij tracht dit doel en al hetgeen daarmee in de ruimste zin verband houdt te verwezenlijken door het aanwenden van alle geoorloofde middelen, welke voor de verwezenlijking van haar doel bevorderlijk zijn; 5. Zij is niet dienstbaar aan het maken van winst door derden. Artikel 5.

1

Leden. Ereleden. 1. Leden van de Vereniging kunnen zijn natuurlijke personen. Het lidmaatschap is persoonlijk en mitsdien niet overdraagbaar, noch vatbaar om door erfopvolging te worden verkregen. 2. Het Bestuur houdt een register waarin de namen en adressen van alle leden en ereleden zijn opgenomen. 3. Ereleden zijn personen, die zich voor de Vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voorstel van het Bestuur door de Algemene Vergadering met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen als zodanig zijn benoemd en deze benoeming hebben aanvaard. Artikel 6. Toelating. 1. Het Bestuur beslist omtrent de toelating van leden. 2. Bij niet-toelating tot lid kan de Algemene Vergadering alsnog tot toelating besluiten. Artikel 7. Einde van het lidmaatschap. 1. Het lidmaatschap van de Vereniging eindigt: a. door de dood van het lid; b. door opzegging door het lid; c. door opzegging door de Vereniging. Deze kan geschieden w anneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap bij de Statuten gesteld te voldoen, wanneer het lid de verplichtingen van het lid jegens de Vereniging niet nakomt, alsook wanneer redelijkerwijs van de Vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren; d. door ontzetting.

Deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de Statuten, reglementen of besluiten van de Vereniging handelt, of de Vereniging op onredelijke wijze benadeelt. 2. Opzegging door de Vereniging geschiedt door het Bestuur. 3. Opzegging van het lidmaatschap door het lid of door de Vereniging kan slechts geschieden tegen het einde van een boekjaar en met inachtneming van een opzeggingstermijn van vier weken. Echter kan het lidmaatschap in ieder geval worden beëindigd tegen het eind van het boekjaar, volgend op het boekjaar waarin wordt opgezegd. Voorts kan het lidmaatschap onmiddellijk worden beëindigd indien van de Vereniging of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. 4. Een opzegging in strijd met het bepaalde in het voorgaande lid, doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip volgende op de datum waartegen was opgezegd. 5. Een lid kan het lidmaatschap met onmiddellijke ingang opzeggen binnen één maand nadat het lid een besluit is medegedeeld tot omzetting van de Vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie of splitsing in de zin van Titel 7 Boek 2 Burgerlijk Wetboek. 6. Een lid kan voorts het lidmaatschap met onmiddellijke ingang opzeggen binnen één maand nadat het lid een besluit, waarbij de rechten van het lid zijn beperkt, ofwel de

2

NOTARISSEN

verplichtingen van het lid ten opzichte van de Vereniging zijn verzwaard, bekend is geworden of medegedeeld. Het besluit is alsdan niet op het betreffende lid van toepassing. Een lid is niet bevoegd door opzegging van het lidmaatschap een besluit, waarbij de geldelijke rechten en verplichtingen van het lid zijn gewijzigd, ten opzichte van het betreffende lid uit te sluiten. 7. Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het Bestuur. 8. Van een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de Vereniging op grond dat een lid de verplichtingen van het lid jegens de Vereniging niet nakomt, alsook dat redelijkerwijs van de Vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren en van een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap staat de betrokkene binnen een maand na de ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep open op de Algemene Vergadering. Het betrokken lid wordt daartoe ten spoedigste Schriftelijk van het besluit met opgave van redenen in kennis gesteld. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst, met dien verstande evenwel dat het geschorste lid het recht heeft zich in de Algemene Vergadering waarin het in dit lid bedoelde beroep wordt behandeld, te verantwoorden. 9. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft desniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd. Artikel 8.

Jaarlijkse bijdragen. Verbintenissen. 1. De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage, die door de Algemene Vergadering zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld die een verschillende bijdrage betalen. 2. Ereleden - voor zover zij niet tevens lid zijn - betalen geen jaarlijkse bijdrage, maar hebben overigens dezelfde rechten als de leden. 3. Het Bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van een bijdrage te verlenen. 4. Het Bestuur is, na daartoe verkregen toestemming van de Algemene Vergadering, bevoegd verbintenissen aan het lidmaatschap te verbinden. Artikel 9. Bestuur. 1. Het Bestuur bestaat uit een door de Algemene Vergadering te bepalen aantal van ten minste drie en ten hoogste vijf personen die door de Algemene Vergadering worden benoemd. De benoeming van bestuurders geschiedt uit de leden van de Vereniging, behoudens het bepaalde in lid 2 van dit artikel. 2. De Algemene Vergadering kan besluiten dat één bestuurder buiten de leden wordt benoemd. 3. De benoeming van bestuurders geschiedt uit één of meer bindende voordrachten, behoudens het bepaalde in lid 4 van dit artikel. Tot het opmaken van zulk een voordracht zijn bevoegd zowel het Bestuur als tien of meer leden.

3

De voordracht van het Bestuur wordt bij de oproeping voor de vergadering meegedeeld. Een voordracht door tien of meer leden moet vóór de aanvang van de vergadering Schriftelijk bij het Bestuur worden ingediend. 4. Aan elke voordracht kan het bindend karakter worden ontnomen door een met ten minste twee derden van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de Algemene Vergadering, genomen in een vergadering waarin ten minste twee derden van de leden vertegenwoordigd is. Indien de voordracht één kandidaat voor een te vervullen plaats bevat, heeft een besluit over de voordracht tot gevolg dat de kandidaat is benoemd, tenzij het bindende karakter aan de voordracht wordt ontnomen. 5. Is geen voordracht opgemaakt, of besluit de Algemene Vergadering overeenkomstig het voorgaande lid aan de opgemaakte voordrachten het bindend karakter te ontnemen, dan is de Algemene Vergadering vrij in de keus. 6. Indien er meer dan één bindende voordracht is, geschiedt de benoeming uit die voordrachten. Artikel 10. Einde lidmaatschap Bestuur. Periodiek aftreden. Schorsing. 1. Elke bestuurder, ook wanneer de bestuurder voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de Algemene Vergadering worden ontslagen of geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn. 2.

Elke bestuurder treedt uiterlijk driejaar na diens benoeming af, volgens een door het Bestuur op te maken rooster van aftreding. De aftredende is herkiesbaar; wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van de voorganger van de nieuw benoemde bestuurder in. 3. Het lidmaatschap van het Bestuur eindigt voorts: a. door het eindigen van het lidmaatschap van de Vereniging ten aanzien van een bestuurder die uit de leden benoemd is; b. door bedanken. Artikel 11. Functies in het Bestuur. Besluitvorming van het Bestuur. 1. Het Bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. Het Bestuur kan voor elk van hen uit zijn midden een vervanger aanwijzen. Een bestuurder kan meer dan één functie bekleden. 2. Van het verhandelde in elke vergadering van het Bestuur worden door de secretaris notulen opgemaakt die door de voorzitter en de secretaris worden vastgesteld en ondertekend. Ondertekening van de notulen kan ook elektronisch plaatsvinden mits de identiteit van de ondertekenaars met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld. 3. Besluiten van het Bestuur kunnen in plaats van in vergadering ook Schriftelijk worden genomen, mits met algemene stemmen van alle bestuurders. 4.

Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien de betreffende bestuurder daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat

4

NOTARISSEN

5.

tegenstrijdig is met het belang van de Vereniging en de met haar verbonden organisatie. Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de Algemene Vergadering. Bij huishoudelijk reglement kunnen nadere regelen aangaande de vergaderingen van en de besluitvorming door het Bestuur worden gegeven.

Artikel 12. Taak van het Bestuur. Vertegenwoordiging. Vergoedingen. 1.

2.

3. 4.

5.

6.

7.

Behoudens de beperkingen volgens de Statuten is het Bestuur belast met het besturen van de Vereniging. Bij de vervulling van hun taak richten de bestuurders zich naar het belang van de Vereniging en de met haar verbonden organisatie. Indien het aantal bestuurders beneden drie is gedaald, blijft het Bestuur bevoegd. Het Bestuur is echter verplicht zo spoedig mogelijk een Algemene Vergadering bijeen te roepen waarin de voorziening in de ontstane vacature(s) aan de orde komt. In geval van ontstentenis of belet van één of meer bestuurders is (zijn) de overblijvende bestuurder(s) met het gehele bestuur belast. In geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders of van de enige bestuurder wordt de Vereniging tijdelijk bestuurd door een persoon die daartoe door de Algemene Vergadering steeds moet zijn aangewezen. Onder belet wordt in deze statuten in ieder geval verstaan de omstandigheid dat a. de bestuurder gedurende een periode van meer dan zeven dagen onbereikbaar is door ziekte of andere oorzaken; of b. de bestuurder is geschorst. Het Bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies die door het Bestuur worden benoemd.

Het Bestuur is, mits met goedkeuring van de Algemene Vergadering, bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de Vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt en tot vertegenwoordiging van de Vereniging ter zake van deze handelingen. Op het ontbreken van vorenbedoelde goedkeuring van de Algemene Vergadering kan tegen derden beroep worden gedaan. De Algemene Vergadering is bevoegd besluiten van het Bestuur aan haar goedkeuring te onderwerpen. Deze besluiten dienen duidelijk te worden omschreven en Schriftelijk aan het Bestuur te worden meegedeeld. Onverminderd het in lid 4 van dit artikel bepaalde wordt de Vereniging vertegenwoordigd door het Bestuur. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders. Aan de bestuurders kan geen beloning worden toegekend. Kosten worden aan de bestuurders op vertoon van de bewijsstukken vergoed.

Artikel 13.

5

Bestuursverslag. Rekening en verantwoording. 1. 2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Het boekjaar van de Vereniging valt samen met het kalenderjaar. Het Bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de Vereniging en van alles betreffende de werkzaamheden van de Vereniging naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de Vereniging kunnen worden gekend. Het Bestuur brengt op een Algemene Vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vier maanden door de Algemene Vergadering, een bestuursverslag uit over de gang van zaken in de Vereniging en over het gevoerde beleid. Het Bestuur legt de op papier gestelde balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de Algemene Vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders; ontbreekt de ondertekening van één of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid in rechte van de gezamenlijke bestuurders vorderen dat de bestuurders deze verplichtingen nakomen. De Algemene Vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een financiële commissie van ten minste twee personen die geen deel mogen uitmaken van het Bestuur.

De financiële commissie onderzoekt de in de tweede volzin van lid 3 van dit artikel genoemde stukken en brengt aan de Algemene Vergadering verslag van haar bevindingen uit. Het Bestuur is verplicht de financiële commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas van de Vereniging en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de Vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen. Vereist het onderzoek van de rekening en verantwoording bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan de financiële commissie zich door een deskundige doen bij staan. De last van de financiële commissie kan te allen tijde door de Algemene Vergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere financiële commissie. Het Bestuur is verplicht de in de leden 2 en 3 van dit artikel bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren, onverminderd het hierna in lid 8 van dit artikel bepaalde.

De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

Artikel 14. Algemene Vergaderingen.

6

NOTARISSEN

1. 2.

3. 4.

Aan de Algemene Vergadering komen in de Vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de Statuten aan het Bestuur zijn opgedragen. Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar, wordt een Algemene Vergadering - de jaarvergadering - gehouden. In de jaarvergadering komen onder meer aan de orde: a. het bestuursverslag en de rekening en verantwoording bedoeld in artikel 13 met het verslag van de aldaar bedoelde commissie; b. de benoeming van de in artikel 13 genoemde commissie voor het volgende boekjaar; c. voorziening in eventuele vacatures; d. voorstellen van het Bestuur of de leden, aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering. Andere Algemene Vergaderingen worden bijeengeroepen zo dikwijls het Bestuur dit wenselijk oordeelt, of wanneer het daartoe volgens de wet of de Statuten verplicht is. Voorts is het Bestuur op Schriftelijk verzoek van ten minste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van tenminste één tiende gedeelte van de stemmen verplicht tot het bijeenroepen van een Algemene Vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek.

Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan door oproeping overeenkomstig artikel 18 of bij advertentie in ten minste één ter plaatse waar de Vereniging gevestigd is veel gelezen dagblad, met inachtneming van de in artikel 18 vermelde oproepingstermijn. De verzoekers kunnen alsdan anderen dan bestuurders belasten met de leiding van de vergadering en het opstellen van de notulen.

Artikel 15. T oegang en stemrecht. 1.

2. 3. 4. 5.

Toegang tot de Algemene Vergadering hebben alle leden en alle ereleden van de Vereniging en de bestuurder die geen lid van de Vereniging is. Geen toegang hebben geschorste leden, behoudens het bepaalde in lid 8 van artikel 7 en geschorste bestuurders. Over toelating van andere dan de in lid 1 van dit artikel bedoelde personen beslist de Algemene Vergadering. Ieder lid van de Vereniging dat niet geschorst is, heeft één stem. De bestuurder die geen lid van de Vereniging is, heeft een adviserende stem. Een lid kan de stem van het lid door een Schriftelijk daartoe gemachtigd ander lid uitbrengen. Indien het Bestuur bij de oproeping tot een Algemene Vergadering de mogelijkheid daartoe heeft geopend, zijn de leden bevoegd hun stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel uit te oefenen, mits (i) de voorwaarden te stellen aan het gebruik van het communicatiemiddel zoals de verbinding, de beveiliging en dergelijke bij de oproeping worden bekendgemaakt, (ii) het lid kan worden geïdentificeerd, (iii) het lid rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen op de vergadering, en (iv) indien deze mogelijkheid daartoe is geopend, het lid kan deelnemen aan de beraadslagingen.

7

6.

Indien het Bestuur de mogelijkheid daartoe Schriftelijk heeft geopend, kunnen stemmen voorafgaand aan de Algemene Vergadering via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, doch niet eerder dan de dertigste dag voor die van de vergadering, op een speciaal daartoe aangewezen e-mailadres. Deze stemmen worden gelijkgesteld met stemmen die in de Algemene Vergadering worden uitgebracht.

Artikel 16. Voorzitterschap. Notulen. 1.

2.

De Algemene Vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de Vereniging of door de plaatsvervanger van de voorzitter. Ontbreken de voorzitter en de plaatsvervanger van de voorzitter, dan treedt één van de andere bestuurders door het Bestuur aan te wijzen als voorzitter op. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin zelf. Tot dat ogenblik wordt het voorzitterschap waargenomen door de in leeftijd oudste ter vergadering aanwezige persoon. Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris of een ander door de voorzitter daartoe aangewezen persoon notulen gemaakt, die door de voorzitter en de notulist worden vastgesteld en ondertekend. Ondertekening van de notulen kan ook elektronisch plaatsvinden mits de identiteit van de ondertekenaars met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld. Zij die de vergadering bijeenroepen kunnen een notarieel proces-verbaal van het verhandelde doen opmaken. De inhoud van de notulen of van het proces-verbaal wordt ter kennis van de leden gebracht.

Artikel 17. Besluitvorming van de Algemene Vergadering. 1.

2.

3.

4.

Het ter Algemene Vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voor zover gestemd werd over een niet Schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van een in het eerste lid bedoeld oordeel de juistheid ervan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of door middel van stembriefjes geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. Stemmen die overeenkomstig artikel 15 lid 6 vóór de Algemene Vergadering elektronisch zijn uitgebracht, worden eveneens geacht te zijn uitgebracht in de nieuwe stemming. Voor zover de Statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de Algemene Vergadering genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Blanco stemmen en ongeldige stemmen gelden als niet uitgebracht.

8

NOTARISSEN

5.

6. 7.

8.

9.

Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming, of in geval van een bindende voordracht, een tweede stemming tussen de voorgedragen kandidaten, plaats. Heeft alsdan weer niemand de volstrekte meerderheid verkregen, dan vinden herstemmingen plaats, totdat hetzij één persoon de volstrekte meerderheid heeft verkregen, hetzij tussen twee personen is gestemd en de stemmen staken. Bij gemelde herstemmingen (waaronder niet is begrepen de tweede stemming) wordt telkens gestemd tussen de personen op wie bij de voorafgaande stemming is gestemd, evenwel uitgezonderd de persoon op wie bij die voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen is uitgebracht. Is bij die voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen op meer dan één persoon uitgebracht, dan wordt door loting uitgemaakt op wie van die personen bij de nieuwe stemming geen stemmen meer kunnen worden uitgebracht. Ingeval bij een stemming tussen twee personen de stemmen staken, beslist het lot wie van beiden is gekozen. Staken de stemmen, dan is het voorstel verworpen, onverminderd het bepaalde in lid 5 van dit artikel. Alle stemmingen geschieden mondeling. Echter kan de voorzitter bepalen dat de stemmen door middel van stembriefjes worden uitgebracht.

Indien het betreft een verkiezing van personen kan ook een aanwezige stemgerechtigde verlangen dat de stemmen door middel van stembriefjes worden uitgebracht. Stemming door middel van stembriefjes geschiedt bij ongetekende gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt. Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het Bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de Algemene Vergadering. Dit geldt ook voor besluiten tot wijziging van de Statuten of tot ontbinding van de Vereniging. Zolang in een Algemene Vergadering alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen, mits met algemene stemmen, omtrent alle aan de orde komende onderwerpen - dus mede een voorstel tot wijziging van de Statuten of tot ontbinding van de Vereniging- ook al is de oproeping niet op de voorgeschreven wijze geschied of is enig ander voorschrift omtrent het oproepen en houden van vergaderingen of een daarmee verband houdende formaliteit niet in acht genomen.