Wethoudersmemo advisering en behandeling evenementenvergunningen tijdens corona dd 20 mei.pdf

MEMO

Contactpersoon Wilma de Prie T 06- 12258297

Van

Maarten burggraaf

Aan

Gemeenteraad

Datum

20 mei 2021

Bijlagen

-

Betreft

agenderingsverzoek Evenementenbureau

E

Inleiding In de commissie Bestuur en middelen van 12 mei 2021 heeft Gewoon Dordt aangegeven graag een gesprek te willen met de wethouder over de situatie bij het Evenementenbureau. De vragen die Gewoon Dordt hierbij aan de orde wilde stellen zijn: 1) Is het Evenementenbureau voldoende uitgerust om organisatoren te kunnen ondersteunen en adviseren? 2) Hoe kunnen we er voor zorgen dat aan evenementen alleen realistische en haalbare eisen worden gesteld? 3) Hoe kunnen we een zo kort mogelijke doorlooptijd garanderen voor organisatoren, opdat zij aan de slag kunnen? De Dordtse VVD heeft wilde bovendien weten of de Omgevingsdienst ZHZ gesteld staat voor de opstart van de evenementen. 4) In hoeverre heeft de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid afdoende capaciteit om de vergunningverlening in de komende periode afdoende af te regelen? Door de volle agenda van de commissievergadering Bestuur en Middelen is de behandeling van de vragen niet gelukt. U is toegezegd dat u deze week alsnog de antwoorden op de vragen schriftelijk zult ontvangen. Met deze memo ontvangt u de antwoorden. 1. Is het Evenementenbureau voldoende uitgerust om organisatoren te kunnen ondersteunen en adviseren?  Bij het vergunningsproces rondom evenementen zijn vele partijen betrokken. Niet alleen het Evenementenbureau, dat organisatoren begeleidt en ondersteunt bij de vergunningaanvraag.

Ook de Omgevingsdienst ZHZ, die de vergunning verstrekt, de afdeling OOV van de gemeente, nood- en hulpdiensten, Handhaving zijn hierbij betrokken • Het Evenementenbureau is er klaar voor om haar rol in bovengenoemde processen en uitdagingen te spelen. Met 3 vaste krachten en 2 tijdelijke krachten zijn kennis en ervaring met de Dordtse problematiek gegarandeerd. 2. Hoe kunnen we er voor zorgen dat aan evenementen alleen realistische en haalbare eisen worden gesteld? • Door aan de voorkant met de aanvrager mee te denken en bij het beoordelen uit te gaan van de vraag wat er wél mogelijk is binnen de gestelde kaders van veiligheid en leefbaarheid. . De afgelopen jaren hebben de betrokken partijen in halfjaarlijkse overleggen met elkaar gekeken hoe het proces verbeterd kan worden. Een belangrijk onderwerp daarbij was de overgang van regelgericht naar risicogericht vergunning verlenen.

Pagina 1/2

Kenmerk Datum

20 mei 2021

 Vanzelfsprekend brengt vergunningverlening tijdens corona extra uitdagingen met zich mee. De vergunningsvoorwaarden veranderen op regelmatige basis onder invloed van maatregelen van de Rijksoverheid en de Veiligheidsregio's.  Organisatoren hebben de mogelijkheid om vooraf een adviesgesprek aan te gaan met het Evenementenbureau. Tijdens dit gesprek worden o.a. de standaard vragenlijst en corona-aanvullingen toegelicht en beschikbaar gesteld, zodat deze direct in de vergunningaanvraag kunnen worden verwerkt. Deze vragenlijst is afgestemd met de Veiligheidsregio ZHZ en wordt toegepast binnen de hele regio.  De gemeente stelt extra middelen beschikbaar aan organisatoren voor de uitvoering van de extra maatregelen. Organisatoren kunnen voor uitgaven voor extra materialen voor looprouteaanduiding, scheiden van publiek en dergelijke een beroep doen op de COVID-19 beleidsregel. Daarnaast worden een aantal maatregelen op het gebied van hygiëne en veiligheid voorzien uit het budget van veiligheid: signing, ticketsysteem van Seetickets voor kaartverkoop, Hygiënemiddelen. 3. Hoe kunnen we een zo kort mogelijke doorlooptijd garanderen voor organisatoren, opdat zij aan de slag kunnen?  Standaard wordt uitgegaan van de normale indieningstermijnen (10 weken: groot evenement, 6 weken: klein evenement, meldingen: 10 dagen).

 De betrokken partijen in het vergunning proces denken aan de voorkant mee met de aanvrager en helpen om een adequate vergunningaanvraag te doen. Om de huidige grote hoeveelheid aanvragen te verwerken is gekozen om het evenementenoverleg met alle betrokken diensten wekelijks te organiseren.  De Evenementenkalender voor de komende periode is op een haar na goedgekeurd. Dit is de basis voor het te bewandelen traject. Organisatoren kunnen hierop ook zelf proactief hun planning maken en handelen.  Nieuwe organisatoren worden uitsluitend toegelaten als de evenementenkalender dit toestaat. Niet alleen de aanwezigheid of beschikbaarheid van de nood- en hulpdiensten zijn daarin maatgevend, maar ook of evenementen elkaar niet in de weg zitten en er een evenwicht blijft bestaan tussen levendigheid en leefbaarheid. 4. Aanvullende vraag: In hoeverre heeft de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid afdoende capaciteit om de vergunningverlening in de komende periode afdoende af te regelen? Per 1 juni heeft de Omgevingsdienst ZHZ een extra kracht in dienst om de huidige aanvragen op te kunnen pakken. De Omgevingsdienst geeft aan dat zij gesteld staan.

Pagina 2/2