Werkdocument Commissie van Toezicht op het Openbaar Onderwijs (CTOO) in Dordrecht (1).pdf

Werkdocument Commissie van Toezicht op het Openbaar Onderwijs (CTOO) in Dordrecht Versie 2020.1 Openbaar onderwijs in Dordrecht Drie stichtingen vertegenwoordigen in Dordrecht het openbaar onderwijs (zie voor actueel beeld: de onderwijsgids – te vinden via de gemeentelijke website). Dit zijn: Stichting Openbaar Primair Onderwijs Dordrecht (OPOD), Stichting voor Openbaar Onderwijs in Dordrecht (SDL) en Stichting Johan de Witt-gymnasium te Dordrecht. Wettelijke taken gemeenteraad Bij de drie stichtingen, waar de toezichthoudende rol is overgenomen door een raad van toezicht, is de gemeenteraad enkel nog verantwoordelijk voor de benoeming van de leden van de raad van toezicht. Wel is er een informatieplicht, waarbij de stichtingen de CTOO tijdig op de hoogte brengen van (mogelijk) negatieve ontwikkelingen. Ook blijft de raad de jaarrekeningen en begrotingen ontvangen, maar dan puur ter kennisname. Indien de jaarrekening en/of de begroting zorgelijk zijn zodat daarmee mogelijk de continuïteit en/of kwaliteit van het openbaar onderwijs in het geding is, zal een gesprek met de betreffende RvT van de stichting plaatsvinden. (Her)benoeming bestuursleden Een deel van de kandidaat- of her te benoemen bestuursleden wordt aanbevolen (niet bindend) door het bestuur van de stichting, een ander deel wordt voorgedragen (bindend) door de ouders van de leerlingen van de school.

De gemeenteraad toetst elke aanbeveling of voordracht (geldt in meer of mindere mate ook voor herbenoeming) op de volgende aspecten: is de kandidaat geworven door middel van een open (eerlijke) procedure? is de kandidatuur niet in strijd met de statuten (lidmaatschap van het bestuur is onverenigbaar met bepaalde functies)? past de kandidaat binnen het totale bestuursprofiel van de stichting (de bestuursleden dienen niet afzonderlijk maar wel gezamenlijk te beschikken over alle competenties uit het bestuursprofiel)? past een voordracht voor herbenoeming binnen de harmonisatie-afspraak dat bestuursleden maximaal 1 keer worden herbenoemd (wat een totale zittingstermijn van 8 jaar inhoudt). De besturen moeten de raad hiervoor adequaat informeren. De informatie bestaat in elk geval uit een CV van de kandidaat, een beschrijving van hoe de kandidaat past binnen het profiel van het bestuur (d.w.z. aan welke elementen van het profiel voldoet de kandidaat?) en een beschrijving of het voltallige bestuur met deze nieuwe kandidaat beschikt over alle competenties uit het bestuursprofiel.

Begrotingen en jaarrekeningen De ambtelijke organisatie adviseert de CTOO ten behoeve van het al dan niet goedkeuren van de begrotingen en het al dan niet instemmen met de jaarrekeningen. De organisatie beoordeelt de begrotingen aan de hand van de volgende vragen: 1. is er sprake van een materieel evenwicht, met andere woorden: worden structurele

1

2. 3.

lasten gedekt door structurele baten? Wanneer er geen sprake is van een materieel evenwicht, is dan blijkens een meerjarenraming aannemelijk gemaakt dat dit evenwicht in de eerstvolgende jaren tot stand zal worden gebracht? is er sprake van inzicht in relevante risico’s voor het weerstandsvermogen; dit zijn risico’s van materieel belang die niet zijn ondervangen door bijvoorbeeld voorzieningen? zijn eventuele stelposten/taakstellingen in de begroting deugdelijk onderbouwd en op programmaniveau ingevuld?

De organisatie beoordeelt de jaarrekeningen aan de hand van de volgende vragen: 1. is er sprake van een materieel evenwicht, met andere woorden: worden structurele lasten gedekt door structurele baten? 2. is een goedkeurende accountantsverklaring bijgevoegd? 3. is er sprake van inzicht in relevante risico’s voor het weerstandsvermogen; dit zijn risico’s van materieel belang die niet zijn ondervangen door bijvoorbeeld voorzieningen? 4. zijn de voorzieningen deugdelijk onderbouwd? De stichting biedt haar begroting en jaarrekening jaarlijks vóór 1 oktober respectievelijk 1 juni aan de raad aan. De organisatie beoordeelt de documenten. Wanneer de organisatie op basis van de ingediende begrotingen en jaarrekeningen de hierboven geformuleerde vragen kan beantwoorden, zal het college de raad doorgaans binnen 4 weken na ontvangst van de documenten adviseren. Zo niet, dan zal de stichting ambtelijk om aanvullende informatie worden verzocht. De CTOO zal dan worden geïnformeerd over wanneer zij het advies van de organisatie kan verwachten. Wanneer een stichting een negatief exploitatieresultaat begroot en dit niet kan opvangen uit de algemene reserve en/of het negatieve exploitatieresultaat in de komende jaren niet kan ombuigen, dan is dit aanleiding voor de CTOO om een gesprek met de stichting te voeren over de continuïteit en op basis hiervan de raad te adviseren.

Indien de Raad/CTOO zorgen heeft over de begroting/jaarrekening van stichtingen met een eigen Raad van Toezicht dan is het vanuit het feit dat de gemeente verantwoordelijk is voor de continuïteit de taak het gesprek aan te gaan en afhankelijk van dit gesprek wel/niet in te grijpen. Statutenwijziging Elke statutenwijziging behoeft instemming van de gemeenteraad. Dit om te waarborgen dat de gemeenteraad zijn verantwoordelijkheid kan blijven uitvoeren. Openbaar onderwijs kenmerkt zich immers door de ‘overheersende invloed van de overheid’. Verslag van werkzaamheden Het bestuur brengt jaarlijks een verslag van werkzaamheden (van het bestuur van de stichting) uit aan de gemeenteraad. In het statuut van de stichting is bepaald dat deze verslagen gelijktijdig met de jaarrekening worden aangeboden, te weten vóór 1 juni. In de verslagen van werkzaamheden moet in elk geval worden ingegaan op de wezenskenmerken van het openbaar onderwijs. In het kader van ‘good governance’ is het daarnaast van belang dat de gemeenteraad er op toeziet dat het bestuur maatschappelijke verantwoording aflegt. Onderwerpen in het verslag van werkzaamheden kunnen zijn: samenstelling van het bestuur, inclusief (andere) nevenfuncties van bestuursleden; rooster van aftreden van de bestuursleden; verrichte werkzaamheden door de bestuursleden

2

-

(o.a. intern toezicht en maatschappelijke responsiviteit en verantwoording; dit kan ondermeer blijken uit klant - en personeelstevredenheidsonderzoeken met een managementreactie hierop); extern toezicht onderwijsinspectie met een managementrapportage op de inspectierapporten; besproken onderwerpen in de bestuursvergaderingen; deskundigheidsbevordering/kwaliteit van het bestuur; integriteit van het bestuur vergoedingen voor bestuursleden; voornemens/ambitieniveau van het bestuur.

Het verslag van werkzaamheden kan onderdeel uitmaken van de jaarrekening, maar kan ook afzonderlijk worden aangeboden. De CTOO voert jaarlijks een gesprek met elke stichting (dus ook waar de toezichthoudende rol is overgenomen door een Raad van Toezicht). Namens de Stichting voor het Openbaar Onderwijs in Dordrecht (SDL) is het college van bestuur de gesprekspartner van de CTOO. De belangrijkste onderwerpen van het gesprek zijn: het verslag van werkzaamheden en de jaarrekening, inclusief de accountantsverklaring. De CTOO zal de jaarrekeningen doorgaans vóór 1 juli ontvangen ter kennisname. De gesprekken worden volgend op de zomervakantie gepland. Commissie van toezicht op het openbaar onderwijs Hierboven zijn de taken van de gemeenteraad beschreven en in enkele gevallen is al specifiek ingegaan op de rol van de CTOO hierbij. Hieronder worden de rol en de werkwijze van de CTOO in het algemeen beschreven. De CTOO bestaat uit leden uit het midden van de raad die hiervoor door de raad zijn benoemd en kent geen plaatsvervangende leden. Het aantal leden staat niet vast en wordt bepaald door het aantal benoemingen. De CTOO is een raadscommissie die de hele raad vertegenwoordigt. De afzonderlijke leden vertegenwoordigen dus niet hun fractie bij het uitoefenen van hun rol als CTOO-lid.

De CTOO wordt ondersteund door een secretaris vanuit de raadsgriffie en indien gewenst door een beleidsmedewerker vanuit de ambtelijke organisatie. Zowel de secretaris als de beleidsmedewerker zijn geen lid van de CTOO. De raadsgriffie is ambtelijk verantwoordelijk voor de processen die gemoeid zijn met het uitoefenen van het toezicht op het openbaar onderwijs. De CTOO adviseert de raad ten behoeve van het uitoefenen van de wettelijke taken die nodig zijn voor het toezicht op het openbaar onderwijs. Dit toezicht verschilt van het verdergaande toezicht zoals dat binnen instellingen op het bestuur wordt uitgeoefend door een raad van toezicht. In het kader van de toezichtsrol heeft de raad en namens hem de CTOO, formeel uitsluitend met de besturen van de stichtingen te maken, en niet met de directies, het personeel of de medezeggenschapsraden. Andersom hebben de besturen in het kader van het toezicht formeel uitsluitend met de raad en de CTOO als zijn vertegenwoordiger te maken, en niet met het college en de ambtelijke organisatie. Met betrekking tot de begrotingen en jaarrekeningen is een uitzondering gemaakt; in dit geval overlegt de ambtelijke organisatie van de gemeente met ambtelijke vertegenwoordigers van de besturen.

3

De CTOO adviseert de raad zonder tussenkomst van de adviescommissie vanuit de gemeenteraad, tenzij de advisering niet eensluidend is of controversieel ligt. In deze laatste gevallen wordt de gehele raad ingeschakeld door middel van agendering in de adviescommissie. De CTOO vergadert jaarlijks met de stichtingen om de stand van zaken door te nemen. In principe vinden deze vergaderingen plaats rond de maand september. Mocht de situatie daarom vragen dan kunnen er extra vergaderingen worden ingepland. Begrotingen en jaarrekeningen worden (naast de jaarlijkse bespreking met de stichtingen) per mail besproken, tenzij deze een uitgebreidere behandeling behoeven. Van deze bijeenkomsten vindt geen verslaglegging plaats, wanneer van toepassing worden eventuele besluiten/afspraken wel genoteerd. De CTOO vergadert in principe voltallig. Ook treedt de CTOO naar buiten toe in de voltallige samenstelling. Eén lid van de CTOO fungeert als voorzitter van de vergaderingen en kan in urgente situaties met minimaal één ander lid de CTOO vertegenwoordigen. Dit in overleg met de andere commissieleden. Daarbij dient voor derden duidelijk te zijn dat deze afvaardiging vanuit de CTOO geen afspraken kan maken of besluiten kan nemen zonder raadpleging van de overige leden.

De CTOO vergadert in het openbaar, tenzij één of meer CTOO-leden onder opgaaf van reden verzoeken om besloten bespreking van één of meer agendapunten. Openbare vergaderingen dienen vooraf openbaar bekendgemaakt te worden. Besluiten/afspraken worden in een besluitenlijst vastgelegd. Van alle vergaderingen krijgen de CTOO-leden een week van te voren de agenda en de stukken toegestuurd via de secretaris. De secretaris zorgt er tevens voor dat er jaarlijks een vergaderrooster wordt opgesteld.

4