Voorstel Vaststellen Uitwerking Dordtse Dinsdag - Raadsvoorstel.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum

21 december 2021

Zaaknummer Betreft

Vergadering van Portefeuillehouder: Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Vaststellen Uitwerking Dordtse Dinsdag

Griffie - Griffie Anneloes Wepster aet.wepster@dordrecht.nl Ja

Voorgesteld besluit In te stemmen met de uitwerking van de Dordtse Dinsdag conform bijgaande notitie 'Uitwerking Dordtse Dinsdag' De griffier te verzoeken de implementatie van de Dordtse Dinsdag verder voor te bereiden zodat de Dordtse Dinsdag direct na de gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022 kan worden ingevoerd. Raadsvoorstel Wat is het doel? Zie de notitie 'Uitwerking Dordtse Dinsdag' Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? Zie de notitie 'Uitwerking Dordtse Dinsdag' Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? Raadsinformatiesysteem (RIS) Het huidige RIS is ingericht op de huidige manier van werken in vaste commissies en zal dus moeten worden aangepast. Hierover is overleg gevoerd met de softwareleverancier van ons elektronische besluitvormingsproces. Die geeft aan dat het nieuwe vergadermodel in principe is in te passen in de huidige software. Het enige dat vóór april 2022 nog niet is in te passen is de weergave van een 3e parallelsessie op het RIS en in de GO-app. Daarvoor moeten zij een stukje extra software bouwen. Dat vraagt een eenmalige investering. De softwareleverancier brengt de kosten hiervan momenteel in beeld. Vanwege ziekte heeft dat wat vertraging opgelopen.

Zij hebben in elk geval een aantal maanden nodig om dit stukje extra software te bouwen en te testen, dit is naar verwachting voor de zomer van 2022 gereed. Er wordt momenteel bekeken of er tussen april en de zomer met een tussenoplossing kan worden gewerkt zodat er via een softwarematige bypass toch 3 parallelsessies kunnen worden getoond. Griffie Het voorgestelde model vraagt ook een andere manier van werken voor de griffie en zal naar

Zaaknummer

verwachting ook extra werk opleveren. De Griffie werkt momenteel haar nieuwe werkwijze verder uit. Of dit tot een capaciteitsprobleem leidt is op dit moment lastig in te schatten, dat zal deels ook ervaren moeten worden. Op dit moment gaan wij hier niet van uit. De raadswerkgroep is wel van mening dat de griffier indien nodig hier bij de raad op terug moet kunnen komen. Kwaliteit raadsvoorstellen In de notitie staat in hoofdstuk 6.2 over beeldvorming: 'De raad mag verwachten dat raadsvoorstellen, raadsinformatiebrieven en antwoordbrieven gewoon duidelijk en compleet zijn en dat alle afwegingen en alternatieven daarin zijn beschreven.' Tijdens de thema-avond werd opgemerkt dat de kwaliteit te wensen over laat. In de raad van 26 januari 2021 zei het college toe de handschoen op te pakken om samen met de organisatie te kijken hoe de kwaliteit van voorstellen van het college richting gemeenteraad kan worden verbeterd. Hierbij zou ook de raad betrokken worden. Tot nu toe is hier weinig op gebeurd (wellicht is er een samenhang met de werkdruk). Het voornemen van de griffie is in januari weer een bijeenkomst te beleggen van een werkgroep van raadsleden met de diverse ambtenaren die bij dit vraagstuk betrokken zijn. Coronaproof? In de raadswerkgroep is de terechte vraag gesteld of dit nieuwe vergadermodel ook coronaproof is.

Als we naar het fysieke aspect kijken dan is de consequentie van het blokkenmodel dat er straks meer fysieke bewegingen zijn. Nu zitten 3 commissies de hele avond in hun eigen zaal (pauzes uitgezonderd). Straks wordt er tussen de parallelle sessies meer heen en weer gelopen. Zeker in de avond als er 3 parallelle sessies tegelijk zijn kan het druk zijn op de gang. Op het stadskantoor zijn nu 2 zalen op 1,5 meter ingericht. De raadzaal is de 3e zaal. Als er dan tussen sessies steeds geswitcht moet kunnen worden is reistijd tussen stadhuis en stadskantoor niet praktisch. Wellicht is het op te lossen door sessies rond eenzelfde portefeuille of portefeuillehouder dan zoveel als mogelijk op één locatie te plannen. Anders is afschalen naar 2 parallelle sessies tegelijk nog een noodmaatregel. Als hybride of digitaal vergaderen gewenst of noodzakelijk is kunnen parallelle sessies uiteraard ook via Teams plaatsvinden. Dan zal wel moeten worden bekeken hoe de griffie dat voor raads- en commissieleden technisch zo laagdrempelig mogelijk kan organiseren (bijvoorbeeld door te werken met vergaderlinks). Zij moeten dan makkelijk digitaal tussen sessies kunnen switchen. Cultuur en vaardigheden De notitie 'Uitwerking Dordtse Dinsdag' begint met de opmerking dat een goed vergadermodel de vergaderstructuur, vergadercultuur én vergadervaardigheden verenigt.

De notitie gaat verder vooral in op de nieuwe structuur. Wel wordt regelmatig verwezen naar het introductieprogramma van de nieuwe raad waar ook cultuur en vaardigheden een belangrijke plek in moeten krijgen. Maar daarmee is het nog niet klaar. Cultuur en vaardigheden hebben structureel aandacht en onderhoud nodig. Het is van belang dat met name het presidium hier tijdens de nieuwe raadsperiode oog voor blijft houden en dat er ook na de introductieperiode tijd en aandacht in wordt geïnvesteerd. Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? Zie de notitie 'Uitwerking Dordtse Dinsdag' Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? 26 mei 2021: Raadsbesluit Dordtse Dinsdag Hoe wordt dit betaald? Aanpassing Raadsinformatiesysteem: PM (incidenteel) Zie de toelichting elders in dit raadsvoorstel. Deze incidentele kosten zullen in 2022 terecht komen. De griffie zoekt incidentele dekking. Gezamenlijk diner (week 1, 2 en 3 van de cyclus): 21.875 euro per jaar (structureel) Voor het gezamenlijk diner (ter bevordering van informele contacten en afstemming binnen en buiten de eigen fractie) moet gedacht worden aan ongeveer 17,50 euro per persoon. Dat is dan geen luxe maaltijd, maar wel meer dan alleen soep met een broodje. Na een offertetraject zullen hierover in een raamovereenkomst met een cateraar waarschijnlijk nog wel scherpere

Zaaknummer

prijsafspraken gemaakt kunnen worden. In de praktijk zal ook moeten blijken hoeveel raads- en commissieleden, collegeleden en griffiemedewerkers gebruik van het diner gaan maken. Uitgaande van 50 mensen en een bedrag van 17,50 euro per persoon betekent dat 875 euro per Dordtse Dinsdag. Uitgaande van 25 beeld- en oordeelvormende Dordtse Dinsdagen per jaar komt dit uit op 21.875 euro per jaar. De griffie schat in dat dit binnen de lopende griffiebegroting gedekt kan worden. Mochten deze extra kosten in de toekomst toch tot problemen leiden komt de griffier hierop terug. Hogere vergoeding commissieleden: PM (structureel) Op dit moment ontvangen commissieleden een vergoeding van 200 euro per vergadering (van 20.00 – 23.00 uur). Met de Dordtse Dinsdag gaan zij waarschijnlijk meer vergaderuren maken. Er zal later nog besloten moeten worden of dat ook iets gaat betekenen voor de vergoeding voor commissieleden. Overigens wordt er momenteel landelijk gekeken naar een systeem van een vaste vergoeding per maand voor commissieleden, net zoals bij raadsleden. Op dit moment wordt vanuit het Rijk nog een vergoeding per vergadering voorgeschreven. Als dit leidt tot hogere kosten zal de griffie bezien hoe dit gedekt kan worden. Wat is het vervolg op het raadsbesluit? Nadat uw raad een besluit heeft genomen wordt de implementatie verder door de griffie voorbereid.

Verder wordt verwezen naar de notitie waarin onder andere het introductieprogramma voor de nieuwe raad, een begeleidingscommissie en periodieke evaluaties aan de orde komen.

Het college van Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 21 december 2021 inzake Vaststellen Uitwerking Dordtse Dinsdag;

besluit:

In te stemmen met de uitwerking van de Dordtse Dinsdag conform bijgaande notitie 'Uitwerking Dordtse Dinsdag' De griffier te verzoeken de implementatie van de Dordtse Dinsdag verder voor te bereiden zodat de Dordtse Dinsdag direct na de gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022 kan worden ingevoerd.

Aldus besloten in de vergadering van