Voorstel Vaststellen Protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023 - Raadsvoorstel.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

19 december 2023

Betreft

Vaststellen Protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023

2023-0173906

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Griffie - Griffie Mark den Boer m.den.boer@dordrecht.nl Mark den Boer Ja

Voorgesteld besluit Het Protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023 vast te stellen. Raadsvoorstel Wat is het doel? Helderheid en heldere afspraken over allerlei aspecten rondom geheime stukken en besloten vergaderingen. Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? Sinds 1 januari 2023 is de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur van kracht. Concreet zijn via deze wet een aantal bepalingen in de Gemeentewet aangepast rondom integriteit en geheimhouding. Bij de laatste aanpassing van het Reglement van Orde (juni 2023) zijn ook wijzigingen meegenomen die voortvloeiden uit de inwerkingtreding van deze wet. Daarnaast heeft het college in mei dit jaar een RIB naar de raad gestuurd waarin de belangrijkste wetswijzigingen in algemene zin zijn opgesomd en toegelicht. Desalniettemin levert de nieuwe wetgeving in de praktijk nog vaak vragen op, zoals met wie je als raads- of commissielid geheime informatie wel en niet mag delen. Daarnaast is de raad de afgelopen periode ook meerdere keren scherp en kritisch geweest op de hoeveelheid aan en nut en noodzaak van geheime informatie en besloten vergaderingen.

Daarom is, naar het voorbeeld van de raad van de gemeente Delft, een protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023 opgesteld waarin heldere afspraken staan over allerlei aspecten rondom geheime stukken en besloten vergaderingen. Ook is het uitgangspunt 'openbaar tenzij' nog eens expliciet vastgelegd. Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? De raad heeft ook een Reglement van Orde (RvO) waarin een aantal afspraken staat over met name de verslaglegging van besloten vergaderingen. Het RvO is bedoeld om vergaderafspraken vast te leggen voor zover dit niet in de Gemeentewet is geregeld. Het protocol heeft deels een ander doel: een compleet inzicht en een handvat bieden voor hoe het nu met geheime stukken en besloten vergaderen werkt op basis van landelijke wetgeving en aanvullende lokale afspraken. Het protocol is in die zin een aanvulling op het RvO, maar heeft een ander karakter.

Zaaknummer

2023-0173906

Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? De inhoud van het protocol is op 21 november besproken tijdens een raadsbrede themasessie over geheimhouding. Het concept protocol is op 28 november ook in het presidium aan de orde geweest. Opmerkingen en suggesties die in deze sessies naar voren kwamen zijn waar mogelijk in voorliggende protocol verwerkt, zoals: •

In het presidium van 28 november was een meerderheid voor het creëren van de mogelijkheid om geheime informatie met fractie-assistenten te mogen delen. In artikel 2:3 zijn de fractie-assistenten als groep toegevoegd met de aanvulling 'mits de geheimhoudingsplicht voor deze fractie-assistenten juridisch is geborgd.' Het presidium gaf aan hier een pragmatische oplossing voor te willen. De griffie onderzoekt nog hoe dit het beste kan worden ingevuld. Een voorstel hiertoe is voorzien voor het presidium van 27 februari. In artikel 2:4 is een 3e lid opgenomen: 'Raads- en commissieleden mogen geheime schriftelijke en mondelinge informatie met fractie-assistenten delen mits de geheimhoudingsplicht voor deze fractie-assistenten juridisch is geborgd.'

•

Artikel 3.4 lid 1 toegevoegd: In de openbare besluitenlijst wordt opgenomen wie wel en niet hebben ingestemd met het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen (n.a.v. de vraag van de heer Damen in de themasessie van 21 november).

•

Artikel 4.1 lid 5: Toegevoegd dat de raad 1 keer per jaar niet alleen een voorstel krijgt voor het opheffen van geheimhouding bij de stukken waar dat kan, maar dat de raad ook 1 keer per jaar de complete registers van geheime stukken en besloten vergaderingen ter kennisname aangeboden krijgt zodat de raad ook zicht kan houden op de geheime stukken waar de horizonbepaling 'voor onbepaalde tijd' is (n.a.v. de opmerking van de heer Groenewege bij artikel 2.2 lid 5 in het presidium van 28 november)

Hoe wordt dit betaald? Niet van toepassing Wat is het vervolg op het raadsbesluit? De griffie en het college gaan een register opzetten van alle geheime documenten die door het college en de burgemeester aan de commissie of de raad zijn aangeboden en van alle documenten waar de commissie of raad zelf geheimhouding op heeft gelegd. Idem voor alle raads- en commissievergaderingen of delen van raads- en commissievergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden waardoor op het verhandelde van rechtswege geheimhouding rust. Het college van Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

2023-0173906

De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 19 december 2023 inzake Vaststellen Protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023;

gelet op Hoofdstuk Va Gemeentewet;

besluit:

Het Protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023 vast te stellen.

Aldus besloten in de vergadering van