Voorstel Vaststellen Algemene subsidieverordening Dordrecht 2025 - Raadsvoorstel.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

8 april 2025

Betreft

Vaststellen Algemene subsidieverordening Dordrecht 2025

2025-0034202

Vergadering van Portefeuillehouder: Wim van der Kruijff Begrotingsprogramma Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Kernteam/Opgave: Communicatie, Inkoop, Juridisch Kenniscentrum, Subsidiebureau, Vastgoed en Facilitair - Subsidiebureau Auteur: Mike van der Neut E-mail: mrj.van.der.neut@dordrecht.nl Verantwoordelijke: Openbaar: Ja

Voorgesteld besluit de Algemene subsidieverordening Dordrecht (hierna: ASV) vast te stellen. Deadline Indien we de vernieuwde Algemene subsidieverordening Dordrecht voor de kalenderjaarsubsidies 2026 willen gebruiken, dan is het wenselijk om de verordening voor het zomerreces vast te stellen. Het aanvraagtijdvak voor de kalenderjaarsubsidies 2026 opent namelijk op 1 augustus 2025. Mocht dit niet lukken, dan is het mogelijk om de verordening na het reces met terugwerkende kracht vast te stellen. Dit heeft niet de voorkeur maar behoort wel tot de mogelijkheden. Raadsvoorstel Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Op grond van artikel 149 van de Gemeentewet is de gemeenteraad bevoegd om verordeningen te maken, vast te stellen en in te trekken. Daarnaast is op grond van artikel 160, lid 1, sub a van de Gemeentewet het college bevoegd om het dagelijks bestuur van de gemeente te voeren. Wat is het doel? Doel van dit voorstel is dat beide geactualiseerde documenten worden vastgesteld en dit ten gunste komt van zowel het subsidieproces als de subsidieaanvragers. Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? Vaststellen Algemene subsidieverordening Dordrecht (hierna: ASV) De ASV bevat alle overkoepelde juridische voorschriften voor het verstrekken van subsidies door de gemeente Dordrecht. De huidige ASV stamt uit 2016.

De afgelopen periode is gebleken dat deze op een aantal punten moet worden aangepast, alvorens het in lijn kan worden gebracht met zowel de huidige tijdsgeest als met de nieuwe modelverordening van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG). Daarnaast is er zowel vanuit de subsidieaanvragers als uw raad meermaals de behoefte uitgesproken om te zorgen voor financiële- en administratieve lastenverlichting. Met het doorvoeren van deze wijzigingen wordt tegemoetgekomen aan deze wens. Hieronder staan de belangrijkste wijzigingen inclusief beknopte toelichting: •

Verhoging van de drempelbedragen per verantwoordingsregime.

Zaaknummer

2025-0034202

•

Betere verankering van de mogelijkheid tot meerjarig subsidiëren in de ASV.

•

Het beperken van de maximale hoogte van de egalisatiereserve.

1. Verhoging van de drempelbedragen per verantwoordingsregime In de ASV worden drempelbedragen gehanteerd voor subsidies om te bepalen welk verantwoordingsregime van toepassing is. Deze drempelbedragen zijn al sinds 2010 niet meer aangepast of geïndexeerd en zijn hierdoor niet meer in lijn met de tijdsgeest/waarde van het subsidiebedrag in het economisch verkeer. Daarom is een aanpassing noodzakelijk. Dit leidt ook tot administratieve lastenverlichting. Hieronder staat een vergelijking tussen drempelbedragen in de huidige ASV en de vernieuwde ASV, inclusief een toelichting per verantwoordingsregime. Drempelbedragen per verantwoordingsregime Toelichting per verantwoordingsregime

Huidige ASV

Vernieuwde ASV

Aanvraag hoeft niet verantwoord te worden en wordt gelijk vastgesteld, behoudens de aanvragen die in de steekproef vallen. 25% van deze aanvragen worden alsnog verantwoord omdat ze binnen de steekproef vallen.

€ 0,- tot € 20.000,-

€ 0,- tot € 30.000,-

De aanvrager moet de subsidie verantwoorden door middel van een inhoudelijk en financieel verslag.

€ 20.000,- tot € 50.000,-

€ 30.000,- tot € 80.000,-

Naast het inhoudelijk en financieel verslag dient de aanvrager een beoordelingsverklaring van een onafhankelijke accountant in.

€ 50.000,- tot € 100.000,- € 80.000,- tot € 200.000,-

Naast het inhoudelijk en financieel verslag dient de aanvrager een controleverklaring van een onafhankelijke Vanaf € 100.000,accountant en een balans (oftewel jaarrekening) in.

Vanaf € 200.000,-

De wijzigingen zijn verwerkt in de artikelen 16 tot en met 18. Vanuit de organisatie is de wens uitgesproken om de drempelbedragen mee te laten lopen met het vaststellen van de jaarlijkse subsidie-index (in de Perspectiefnota). Zo zijn de drempelbedragen altijd actueel. Dit is echter niet wenselijk gezien het feit dat we ook meerjarige subsidies verstrekken. Een automatisch aanpassing van de drempelbedragen per kalenderjaar betekent dat subsidies die verstrekt zijn onder een bepaalt verantwoordingsregime opeens in een andere categorie kunnen vallen. Dit betekent dat sommige subsidies plotseling met andere verantwoordingseisen te maken gaan krijgen. Dit is niet wenselijk in het kader van rechtszekerheid. Ook gaan dan verschillende grenzen in de uitvoering door elkaar heen lopen. Bijvoorbeeld als uitstel wordt gevraagd voor de uitvoering van de activiteiten en een subsidie daardoor een jaar later wordt verantwoord. Dat maakt het voor de uitvoering erg onoverzichtelijk en foutgevoelig (ook het vastleggen van de grensbedragen in het subsidiesysteem en in briefsjablonen met condities aan de hand van de grensbedragen wordt erg ingewikkeld en brengt veel extra werk met zich mee). Daarnaast moeten we voor aanpassing van de grensbedragen jaarlijks de gemeenteraad vragen om de ASV te wijzigen.

Dit zorgt voor extra druk op de capaciteit van het Subsidiebureau en de betrokken interne stakeholders. Wat wij als tussenoplossing willen voorstellen is om de ASV (en daarmee de grensbedragen) frequenter te herzien, namelijk iedere vijf jaar (in plaats van iedere vijftien jaar).

Zaaknummer

2025-0034202

2. Betere verankering van de mogelijkheid tot meerjarig subsidiëren in de ASV De afgelopen jaren is vanuit beleid, bestuur en de subsidieaanvragers vaker de wens uitgesproken om subsidies direct voor meerdere jaren te verlenen. Motivatie hierbij is dat het enerzijds zorgt voor iets minder ambtelijke werkdruk, aangezien er minder (grote) jaarlijkse werkzaamheden moeten worden verricht. Anderzijds geeft het de subsidieaanvrager meer (het gevoel van) zekerheid doordat er in één keer voor een langere periode subsidie wordt verleend. De huidige ASV bevat slechts een zeer beperkte grondslag voor het meerjarig verstrekken van subsidies. Hierdoor is een betere verankering van het begrip meerjarig subsidiëren nodig, aangezien de noodzakelijk specifieke handvaten nu ontbreken. De wijzigingen zijn verwerkt in de artikelen 1, 17 en 18. 3. Het beperken van de maximale hoogte van de egalisatiereserve De egalisatiereserve is een post op de balans van de subsidieontvanger. Deze post valt onder het eigen vermogen. De subsidieontvanger doteert eventuele jaarlijkse overschotten in deze reserve. Daarnaast is het mogelijk om eventuele tekorten te onttrekken uit deze post. Er kan slechts naar rato worden gemuteerd. De reserve is er om geringe schommelingen in de exploitatie op te vangen.

In de huidige ASV wordt een redelijke omvang van tussen de 10% tot maximaal 25% van de laatst vastgestelde (boekjaar- of kalenderjaar)subsidie gehanteerd. Er wordt wel altijd naar de omstandigheden gekeken, welke per instelling/subsidierelatie kunnen verschillen. Op dit moment is steeds vaker te zien dat is er grote reserves bij gesubsidieerde instellingen ontstaan. De subsidie is bedoeld om bepaalde doelstellingen en activiteiten te realiseren en niet om op te potten. Daarom is het voorstel om het maximale percentage te laten dalen van 25% naar 15% van de laatst vastgestelde (boekjaar- of kalenderjaar)subsidie. Ook met het oog op de ombuigingen is het minder wenselijk dat er grote egalisatiereserves worden aangehouden. De wijzigingen zijn verwerkt in de artikelen 1 en 13. Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? Risico's De vernieuwde ASV bevat verhoogde grensbedragen rondom het verantwoorden van verleende subsidies. Door deze wijziging zal een deel van de subsidies die nu wel een verantwoordingsplicht hebben onder de nieuwe ASV worden vrijgesteld van deze plicht, aangezien zij dan in een lager verantwoordingsregime terechtkomen. Dit is echter aanvaardbaar aangezien tijdens het vaststellen van de ASV 2010 is afgesproken dat 5% van de subsidies zouden worden vrijgesteld van de verantwoordingsplicht (dit is niet gewijzigd bij de ASV 2016).

Vanwege de forse stijging van het aantal subsidieverstrekkingen de afgelopen jaren is dit percentage naar beneden gegaan (op dit moment 3,25%). Door het hanteren van de nieuwe grensbedragen wordt het percentage van 5% weer gehaald. Dit geldt ook voor de subsidies die wel aan een controle onderhevig zijn. In 2010 is afgesproken dat 80% de totaal verleende subsidiebedragen onder een verhoogd verantwoordingsregime moest komen te vallen waarbij het oordeel van een externe accountant zou worden meegewogen. Door het hanteren van de nieuwe grensbedragen komt dit percentage niet in het gedrang. Een ander risico betreft het beperken van de maximale hoogte van de egalisatiereserve. Op dit moment hebben een aantal subsidieontvangers een hoger saldo in de egalisatiereserve staan dat bij het wijzigen van het maximale percentage van 25% naar 15% is toegestaan. Dit betekent dat de subsidieontvangers op termijn het saldo in de reserve moeten laten dalen tot de maximale grens is bereikt. Dit heeft als gevolg dat de betreffende subsidieontvangers bij de subsidieaanvraag 2026 minder subsidie ontvangen doordat ze het surplus (verschil tussen de 25% en 15%) uit de egalisatiereserve moeten onttrekken. Dit is echter een eenmalige maatregel waar de subsidieontvangers in directe zin geen last van zullen ondervinden.

Zij kunnen immers hetzelfde subsidiebedrag gebruiken dan wanneer het saldo wel binnen de maximale marge zou passen. De subsidieontvanger merkt er alleen in indirecte zin iets van de wijziging doordat het saldo van de reserve door deze onttrekking eenmalig zal dalen. Kanttekening Als we de vernieuwde ASV willen gebruiken voor de kalenderjaarsubsidies 2026 dan dient deze voor de zomer te worden vastgesteld. Het jaarlijkse subsidieproces begint namelijk al met

Zaaknummer

2025-0034202

openzetten van het aanvraagtijdvak per 1 augustus van dit jaar. Als de verordening niet tijdig wordt vastgesteld dan gaat deze pas gelden voor de structurele subsidies 2027. Dat zou een gemiste kans zijn. Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? De afgelopen maanden is een ambtelijk participatieproces doorlopen. Hierbij hebben verschillende disciplines meegedacht, waaronder een afvaardiging van de verschillende beleidsteams, Planning & Control, een businesscontroller en een jurist van concern control. Daarnaast hebben we diverse subsidiepartners benaderd met de vraag om hun suggesties mee te geven. Deze suggesties hebben we samengevoegd met de eerdere tips die wij hebben ontvangen tijdens het laatste klantreisonderzoek. Ten slotte hebben we een melding van de wijziging geplaatst op de gemeentelijke website. Deze melding bevatte een antwoordformulier waarin subsidieaanvragers de mogelijkheid hadden om hun suggesties in te sturen. Hoe wordt dit betaald? Niet van toepassing. Wat is het vervolg op het raadsbesluit? Na het raadsbesluit treedt de vernieuwde ASV per 1 augustus 2025 in werking. De publicatie wordt gedeeld via de daarvoor bestemde kanalen. Het college van Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

2025-0034202

De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 8 april 2025 inzake Vaststellen Algemene subsidieverordening Dordrecht 2025 ;

gelet op artikel 160, lid 1 onder a van de Gemeentewet; artikel 149 van de Gemeentewet;

besluit:

de Algemene subsidieverordening Dordrecht (hierna: ASV) vast te stellen.

Aldus besloten in de vergadering van