Voorstel Tussenrapportage 'Organisatie van evenementen in 2022 en beroep op Crisis- en herstelfonds' - Raadsvoorstel.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

18 oktober 2022

Betreft

Tussenrapportage 'Organisatie van evenementen in 2022 en beroep op Crisis- en herstelfonds'

2022-0169280

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Maarten Burggraaf Gezond en Levendig Dordrecht Stad - Jeugd, Onderwijs & Cultuur Wilma de Prie w.de.prie@dordrecht.nl Ja

Voorgesteld besluit kennis te nemen van de tussenstand van de organisatie van Evenementen in 2022; in te stemmen met een aanvullend beroep op het Coronacrisis- en herstelfonds om zo het regulier organiseren van evenementen in het najaar van 2022 mogelijk te maken en hiervoor een bedrag van € 38.850,- vrij te maken; aanvullende middelen uit het Coronacrisis- en herstelfonds aan Stichting Big Rivers beschikbaar te stellen om tegemoet te komen in het tekort op de begroting van het Big Rivers Festival, editie 2022, conform rapportage in de Burap 2022 en hiervoor een bedrag van € 88.149,- vrij te maken. de begroting 2022 conform bijgevoegde begrotingswijziging 222038 aan te passen. Deadline Graag behandeling binnen de gemeenteraad in de maand oktober 2022. Raadsvoorstel Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Het college voert de door de raad vastgestelde begroting en de - in aanvulling daarop - gedurende het jaar vastgestelde beleids- en begrotingsaanpassingen uit. De bevoegdheid van de raad vloeit voort uit artikel 198 van de Gemeentewet. De raad stelt de jaarrekening en het jaarverslag vast in het jaar volgend op het begrotingsjaar. De jaarrekening betreft alle baten en lasten van de gemeente. De raad heeft het budgetrecht voor het doen van stortingen in en onttrekkingen uit de Algemene Reserve.

Wat is het doel? Inleiding In januari 2022 stemde u in met het raadsvoorstel 'Terugblik op het evenementenjaar 2021 en financiële ondersteuning voor evenementen in 2022' (2021-0166467), waarbij u een positief besluit nam om het regulier organiseren van evenementen in 2022 met extra middelen te ondersteunen en begrotingssubsidies van "beeldbepalende evenementen" eenmalig te kunnen verhogen om financiële ondersteuning mogelijk te maken. Daarbij gaven wij ook aan dat mochten aanspraken aanleiding geven tot aanvullende budgetbehoefte, wij terug zouden komen bij de raad

Zaaknummer

2022-0169280

voor mogelijke aanspraak op de gemeentelijke reserve Coronacrisis- en herstelfonds. Dat blijkt nodig. Het evenementenjaar 2022 zit inmiddels in het laatste kwartaal van 2022. Met u is afgesproken het evenementenjaar te evalueren. Onderstaand volgt een korte weergave van een mooi en sfeervol evenementenjaar met toch ook een aantal knelpunten. Impact corona op de evenementenbranche Na twee coronajaren is het normale evenementenseizoen weer gestart, maar zijn de condities anders dan voorheen. Flinke kostenstijgingen door schaarste van materieel en personeel en fragiele inkomsten door o.a. onzekerheid over bezoekersaantallen en hun bestedingspatroon. Daarnaast hebben horeca-exploitanten betrokken bij de evenementen hebben nog niet de investeringskracht als voorheen. In januari heeft de raad derhalve extra middelen beschikbaar gesteld voor de heropstart van het evenementenseizoen, zie raadsbesluit 2021-0166467. De dekking is de overheveling van onderbesteed budget op evenementen uit 2021. Alle grote evenementen en diverse kleinere evenementen hebben inmiddels gebruik gemaakt van deze regeling en hadden niet door kunnen gaan zonder deze extra ondersteuning vanuit de gemeente. Het totale (overgehevelde) evenementenbudget is besteed inclusief de ruimte binnen de huidige middelen 2022 voor Evenementen. Overzicht (aanvullende) subsidies beeldbepalende evenementen: Evenement

Kosten evenement (+/indicatie)

Bijdragen eigen + derden

Reguliere subsidie

Aanvullende Beroep subsidie uit incidentele overheveling subsidie (Inproces BBV 20210166467)

Percentage subsidie gemeente Dordrecht van totale uitgaven

Dordt in Stoom

€ 457.000,-

€ 252.000,-

€ 119.344,-

€ 80.000,-** -

43,6%

Wantijpop

€ 374.280,-

€ 257.518,-

€ 55.122,-

€ 13.500,-

€ 38.140,-

28,5%

Big Rivers

€ 657.720,-

€ 432.000,-

€ 83.500,-

€ 60.500,-

€ 60.000,-

31%

** Dordt in Stoom heeft inmiddels aangegeven dat deze bijdrage naar beneden kan worden bijgesteld, echter de verantwoording vindt plaats in oktober. De bijdrage aan het Big Rivers festival ligt hoger dan aan het gratis festival Wantijpop, maar er zijn verschillende factoren die deze bijdrage onderbouwen: •

Big Rivers heeft niet zoals Wantijpop een betaalde variant (Wantij Live) waar kaartopbrengsten dit jaar al zeker van waren (doorgeschoven van eerdere editie);

•

Big Rivers zit verspreid over de stad in plaats van op één locatie, dus minder kostenefficiënt;

•

Wantijpop heeft de totale drankverkoop in eigen hand, heeft daarbij afspraken met een bierbrouwer. Big Rivers is in grotere mate afhankelijk van de horecabijdrage aan het evenement van de verschillende deelnemende partijen. Deze sector heeft op dit moment niet de bestedingsruimte om vooruitlopend op het evenement hun betalingsverplichtingen te voldoen, zoals dit gebruikelijk was voor corona. Big Rivers heeft deze problematiek opgepakt door het introduceren van een horeca app, waarbij alle consumpties per horecaexploitant worden geregistreerd en men na afloop van het festival € 1,- afdracht per consumptie doet aan de stichting. Met deze introductie is het risico van de drankomzet verschoven van de horeca naar de organisatie van het Big Rivers festival.

Kernboodschap Deze omschreven proactieve werkwijze past bij de Dordtse statuur van Evenementenstad en ondersteunt en waarborgt de waardevolle opgebouwde culturele- en evenementeninfrastructuur in

Zaaknummer

2022-0169280

onze stad. Een groot aantal evenementen heeft inmiddels plaatsgevonden of is in uitvoering. Hieronder een korte toelichting op een aantal belangrijke constateringen. Een volle evenementenkalender De stad Dordrecht kent een levendige, gevarieerde en goed gevulde evenementenkalender. Een groot aantal evenementen wordt georganiseerd door en voor onze eigen inwoners, waardoor de evenementen geworteld zijn in onze stad en de waardering en het draagvlak hiervoor groot is bij de inwoners van Dordrecht. Ook al leidt het soms ook tot discussie over de impact ervan op de omgeving. De belevingswaarde en aantrekkingskracht van de stad wordt versterkt door grote evenementen als bijvoorbeeld Big Rivers, Dordt in Stoom, Wantijpop en de Boekenmarkt, maar ook dankzij heel veel kleinere evenementen als het Voorstraat Noord festival, Rommeldam etc. Het evenementenjaar 2022 kent ongeveer hetzelfde aantal evenementen als in 2019 (pre-corona). Uitsluitend het aantal meldingen en kleine evenementen is significant kleiner (60% ten opzichte van 2019 op basis van informatie van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid). Beperkte inhoudelijke doorontwikkeling en/of innovatie De samenstelling van de evenementenkalender is eveneens bijna identiek gebleven.

Het evenementenprogramma van Dordrecht is gevuld geraakt met (twee)jaarlijks terugkerende evenementen, wat begrijpelijk is gezien hun bewezen diensten ('never change a winning team'). Inhoudelijke creatieve innovatie binnen bestaande evenementen heeft slechts beperkt plaatsgevonden. Daar is op basis van de huidige financiële situatie geen ruimte voor. Het aantal nieuwkomers is zeer beperkt; de evenementen die zijn toegevoegd zijn vaak een standaard product dat extern is ontwikkeld en in meerdere steden wordt uitgerold. De aansluiting van het evenementenaanbod op de vraag/behoefte kan hierdoor verzwakken. Mooie bezoekersaantallen Op basis van de gegevens die zijn aangeleverd door de organisatoren kunnen we vaststellen dat het aantal bezoekers aan de evenementen nog steeds goed is. De bezoekersaantallen en economische spin-off zijn op dit moment niet te onderbouwen met cijfers vanuit publieksonderzoek door het Onderzoekscentrum Drechtsteden (stopgezet sinds bezuiniging in 2016). Indicatief loopt het bezoekersaantal in 2022 op tot circa 1,25 miljoen. De evenementenbezoekers zijn in ieder geval enthousiast en voelen zich weer bij de stad betrokken. Financiële situatie individuele organisatoren is in 2022 verslechterd In de afgelopen 2 jaar heeft er een uitholling van de evenementenbranche plaats gevonden; er zit geen vet meer op de botten.

Veel evenementen-organisaties hebben de komende jaren een aantal klinkende successen nodig om één zeperd op te vangen. Dit geldt ook voor onze grote landelijke en (boven-)regionale evenementen. In combinatie met het wegvallen van kennis en ervaring, personeel en vrijwilligers zijn verloren gegaan, wordt 2022 als een zeer zwaar jaar ervaren. Het totaal aantal evenementen dat gebruik heeft gemaakt van de (deels nieuwe) subsidieregelingen is in 2022 toegenomen. De financiële situatie van de meeste organisatoren lijkt op basis van de informatie die wij nu hebben nog wel stabiel, ondanks dat is ingeboet op eigen reserve. Zij geven aan op basis van voorlopige resultaten dat zij hun evenementen positief of neutraal (soms met aanvullende subsidie vanuit gemeente Dordrecht) hebben afgesloten. Bij Stichting Big Rivers is echter duidelijk dat zij in de financiële problemen komen doordat het festival met een fors tekort is afgesloten. Zoals eerder benoemd heeft ook het Big Rivers festival aanvullende subsidie ontvangen. Het Big Rivers festival is voor haar inkomsten in 2022 sterker afhankelijk van de besteding van de bezoekers, omdat van de horeca met oog op de voor hen afgelopen zware coronajaren nu geen vaste maar een omzet afhankelijke financiële bijdrage is gevraagd.

Om dit mogelijk te maken heeft het Big Rivers een investering moeten doen in een Horeca-App, die alle verkoop registreert, zodat op basis daarvan de afdracht aan de organisatie kon plaatsvinden. De extra inkomsten die men wilde genereren uit de kaartverkoop van het programma "At the Boulevard" is niet gerealiseerd, omdat er nauwelijks kaarten werden verkocht. De Stichting Big Rivers heeft uiteindelijk om een mogelijk tekort op de begroting in te beperken besloten om het programma alsnog gratis toegankelijk te maken en zo de horeca-inkomsten te optimaliseren. Door tegenvallende bezoekersaantallen op de zondag door de warmte en de drukte op de Spuiboulevard op vrijdag- en zaterdagavond, waardoor de verkooppunten moeilijk bereikbaar waren, heeft Big Rivers deze editie van het festival met een tekort moeten afsluiten. De

Zaaknummer

2022-0169280

reservepositie is hierbij volledig ingezet. Een aanvullend beroep op middelen uit de reserve Coronacrisis- en herstelfonds is, zoals eerder aangegeven in de Burap 2022 onvermijdelijk. Evenementen in najaar 2022 Bij de inventarisatie van mogelijke problemen in het najaar, heeft een beperkt aantal evenementenorganisatoren aangegeven dat zij graag aanvullende subsidie zouden willen ontvangen om tegemoet te komen in de hogere kosten om zo hun evenement regulier te kunnen organiseren. In lijn met uw besluit in januari 2022 wordt daarom een beroep op middelen uit het Coronacrisis- en Herstelfonds gedaan. Vooruitblik Veel is afhankelijk van de terugkeer van corona met beperkende maatregelen of niet. De branche zelf en de bezoekers zijn enthousiast. De branche is volop met de opbouw begonnen, maar stuit ook op tegenvallers, als schaarste in personeel en materialen, de hoge inflatie en energiekosten en de onzekerheid over het bestedingspatroon van bezoekers. In 2022 is gebleken dat het bestedingspatroon nog niet op regulier niveau is teruggekeerd. Indien corona niet terugkeert kan weer een financiële buffer worden opgebouwd door evenementenorganisaties, maar er zijn meerdere jaren nodig om de branche weerbaar te maken.

De jaren 2023 en 2024 zijn in de basis nog overbruggingsjaren waarin (financiële) begeleiding nog noodzakelijk wordt geacht; in 2025 lijkt het herstel volledig (bron: Nederlandse Vereniging van Evenementenmakers). Daarnaast werken ook de landelijke ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, gezondheid en de bestemmingsplannen kostenverhogend. De markt zal hierin deels zelf op bepaalde punten een balans gaan vinden. De evenementenbranche heeft een grote innovatiekracht. Gezamenlijk optrekken in deze problematiek lijkt echter wel op zijn plaats. Dit wordt opgepakt bij het actualiseren van het Evenementenbeleid. Kortom, 2023 wordt opnieuw een overbruggingsjaar, waarin het regulier organiseren van evenementen zwaar onder druk staat. Op dit moment vinden verkennende gesprekken plaats met organisatoren, de branchevereniging en andere steden om een scherp beeld te krijgen van het verwachtingspatroon van het jaar 2023. De eerste afdronk is dat bij de omvang van de huidige reguliere begrotingssubsidies beeldbepalende en (boven-)regionale evenementen in 2023 kleiner in omvang zullen moeten plaatsvinden en het is dan zeer de vraag of enkele beeldbepalende evenementenconcepten overeind kunnen blijven in Dordrecht. Een aantal kleinere evenementen zal ophouden te bestaan, doordat zij het financiële risico niet langer kunnen en willen dragen.

Wij gaan in kaart brengen wat voor aanvullende middelen er nodig zijn om de grote beeldbepalende evenementen ('specials) alsmede de kleinere gesubsidieerde evenementen te kunnen continueren in 2023. Nieuwe Ambities, doelen en beleid voor evenementen in Dordrecht In de startnotitie 'Ambitie, doelen en beleid voor evenementen in Dordrecht' die in november bij de gemeenteraad wordt besproken, formuleren we de uitgangspunten voor een evenementenstad met blijvende aandacht voor het evenwicht tussen levendigheid en leefbaarheid. Een evenementenaanbod is geen doel op zichzelf, maar een middel om een stad aantrekkelijker en leefbaarder te maken. Evenementen zorgen voor saamhorigheid, levendigheid en vermaak in onze stad. Voor jong en oud en voor mensen met uiteenlopende achtergronden. Soms lichten evenementen bepaalde plekken in de stad uit of creëren ze maatschappelijke bewustwording rond thema's. Daarnaast zorgen evenementen voor extra bezoek en als consequentie daarvan voor een grote economische spin-off, niet alleen op de evenemententerreinen maar over de volle breedte van de stad. Daarmee dragen evenementen bij aan de economische vitaliteit van onze binnenstad (zoals aantrekkelijke horeca en winkellandschap) en de aantrekkelijkheid als vestigingsstad voor bedrijven en potentiële inwoners.

De stad Dordrecht zet haar evenementen bovendien in als instrument voor het landelijk positioneren van de stad en genereren van bekendheid bij het Nederlandse publiek. Het gaat daarbij naast culturele evenementen ook om (top)sportevenementen. De uitgangspunten vormen het startpunt voor het actualiseringsproces van het Evenementenbeleid en worden getoetst bij stakeholders en anderen, waarna ze nader worden aangescherpt, uitgewerkt en ingevuld. De definitieve opzet zal in het 2e kwartaal van 2023 aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

Zaaknummer

2022-0169280

Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? 2.1 Aanvullende financiële ondersteuning is essentieel voor de organisatie van evenementen in het najaar van 2022 Uit de inventarisatie die heeft plaatsgevonden bij organisatoren die hun evenement in het najaar van 2022 organiseren is gebleken dat een viertal organisatoren aanvullende middelen nodig hebben om hun evenement regulier te kunnen organiseren. Zij werken nu met een tekort op hun begroting. 2.2 Horeca, toeleveranciers en MKB zijn gebaat bij het doorstarten van de Evenementenbranche Evenementen zijn van economisch belang. De spin-off naar horeca, MKB, openbaar vervoer en toeleveranciers is aanzienlijk. 2.3 De investering past bij de beslissing die de gemeenteraad in januari 2022 genomen heeft inzake de ondersteuning van evenementen in het voorjaar van 2022 Het gevoerde beleid wordt doorgetrokken in het najaar en past bij de Dordtse statuur van Evenementenstad, waarin faciliteren, ondersteunen en bestendigen van de Dordtse evenementenbranche onlosmakelijk met de ambities van de stad Dordrecht zijn verbonden. Belangrijk onderdeel van de bestaande beleidsdoelstelling om een levendige aantrekkelijke binnenstad te bieden en te waarborgen, betreffen de (jaarlijkse) Dordtse evenementen. Zij zijn van groot belang voor de stad, zowel sociaal, maatschappelijk als economisch.

De gemeente faciliteert initiatiefnemers en organisatoren zoveel als mogelijk. 2.4 De investering draagt bij aan de sociale cohesie binnen de gemeente Dordrecht Aan de basis van veel evenementen staan onze vrijwilligers. Zij kunnen binnen de te realiseren evenementen aan de slag, waardoor zij weer nieuwe energie en verbondenheid voelen. Inwoners kunnen elkaar weer ontmoeten en genieten van al het moois dat evenementen in zich dragen; muziek, dans, theater, poppenspel etc. De behoefte is groot, ook al is men voorzichtig. 3.1 Aanvullende financiële ondersteuning aan Stichting Big Rivers zorgt voor behoud van het Big Rivers festival voor de toekomst Stichting Big Rivers verzorgt al vele jaren het Big Rivers festival, dat een groot aantal vaste bezoekers trekt, zorgt voor verbondenheid onder deze bezoekers en veel draagvlak kent onder de bewoners. De economische spin-off is aanzienlijk zowel bij de deelnemende horeca als die langs de route. Een enorm gewaardeerd evenement is dit jaar financieel in de problemen geraakt en heeft haar begroting met een tekort moeten afsluiten. De oorzaken liggen veelal buiten de invloedssfeer van de organisatie. De kosten lagen aanzienlijk hoger door schaarste door corona, de inkomsten lager door minder investeringskracht bij horeca en ondernemers. Daarnaast heeft het warme weer gezorgd voor een groot aantal minder bezoekers op zondag.

3.2 Het Big Rivers festival heeft bestaansrecht gezien de waardering die het alom krijgt en kan met een aangepast meerjarenprogramma haar financiële positie verbeteren en verstevigen De tegemoetkoming in het tekort zorgt ervoor dat het Big Rivers festival neutraal wordt afgesloten. Een meerjarenprogramma waarbij de afhankelijkheid van de gemeente Dordrecht wordt verkleind is essentieel voor de toekomst van het festival. De organisatie zal haar ideeën over de inhoudelijke doorontwikkeling en financiële onderbouwing daarvan voorleggen aan de gemeente Dordrecht, zodat een toetsingskader kan worden geformuleerd inclusief go-nogo beslissing. Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? 1. Een belangrijk voorbehoud is de situatie rondom het coronavirus. De Rijksmaatregelen ter bestrijding van het coronavirus zijn van invloed op de uitvoering van de evenementen in het najaar van 2022. Beperkende maatregelen ter bestrijding van het coronavirus kunnen de uitvoering van evenementen verbieden, waardoor evenementen die nu extra worden ondersteund alsnog niet plaats kunnen vinden. 2. Ofschoon niet bedoeld kan er precedentwerking uitgaan van het toekennen van extra subsidie op basis van begrotingstekorten.

Dit wordt echter ondervangen door in iedere beschikking op te nemen dat het een éénmalige toekenning is in 2022 en de bijdrage achteraf vast te stellen op basis van werkelijke kosten en inkomsten. Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? Bij de gesubsidieerde Dordtse evenementen die in het najaar van 2022 worden georganiseerd, hebben wij geïnventariseerd welke financiële uitdagingen zij voor dit najaar voorzien. De kosten

Zaaknummer

2022-0169280

daarvan zijn in kaart gebracht en door de regulier betrokken beleidsdisciplines (Cultuur & Evenementen, Planning & Control en Subsidiebureau) nader geanalyseerd. Een 2e pijler vormen de subsidieaanvragen van de verschillende marktpartijen. De aanvragen binnen de subsidieregeling 'Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht' vertonen een groter beroep op de gemeente Dordrecht. De aanvragen binnen de subsidieregeling zijn zowel ambtelijk besproken als met de externe Adviescommissie, die veelal positief heeft beoordeeld. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? Op 23 maart 2021 heeft de raad ingestemd met de vorming van een Coronacrisis- en herstelfonds en het Herstelplan Dordtse Economie en werkgelegenheid; InProces BBV: 2021-0028435. Op 23 februari 2021 heeft de raad ingestemd met de financiële ondersteuning voor evenementen in 2022; InProces BBV: 2021-0166467. Hoe wordt dit betaald? De benodigde middelen, zijnde € 126.999,-, worden voorzien vanuit het Coronacrisis- en herstelfonds. Daaruit wordt een aanvullende bijdrage van € 2.400,- tot € 88.149,- verleend aan het Oranjecomité, Voorstraat Noord Festival, Brand Parkies, Worldcup Shorttrack en het Big Rivers festival voor gemaakte hogere kosten (waaronder materiaal- en energiekosten).

Wat is het vervolg op het raadsbesluit? Na besluitvorming door uw raad kan verder uitvoering worden gegeven aan de 2e helft van het evenementenjaar 2022, waarbij het regulier organiseren van evenementen wordt ondersteund en waardoor wordt gebouwd aan herstel naar een zelfregulerende evenementenbranche. De Stichting Big Rivers blijft behouden voor de stad Dordrecht. En zal op basis van een meerjarenplan in overleg met de gemeente Dordrecht bepalen hoe en met welke inzet van middelen zij haar positie in onze evenementeninfrastructuur kan borgen en opbouwen. Het college van Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

2022-0169280

De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 18 oktober 2022 inzake Tussenrapportage 'Organisatie van evenementen in 2022 en beroep op Crisis- en herstelfonds';

gelet op artikel 160, lid 1 onder b van de Gemeentewet;

besluit:

kennis te nemen van de tussenstand van de organisatie van Evenementen in 2022; in te stemmen met een aanvullend beroep op het Coronacrisis- en herstelfonds om zo het regulier organiseren van evenementen in het najaar van 2022 mogelijk te maken en hiervoor een bedrag van € 38.850,- vrij te maken; aanvullende middelen uit het Coronacrisis- en herstelfonds aan Stichting Big Rivers beschikbaar te stellen om tegemoet te komen in het tekort op de begroting van het Big Rivers Festival, editie 2022, conform rapportage in de Burap 2022 en hiervoor een bedrag van € 88.149,- vrij te maken. de begroting 2022 conform bijgevoegde begrotingswijziging 222038 aan te passen.

Aldus besloten in de vergadering van