Voorstel Transitie GRD/Archiefverordening en Regeling informatiebeheer gemeente Dordrecht - Raadsvoorstel.pdf
Tekst van het document
Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT
Aan de gemeenteraad
Datum
7 december 2021
Zaaknummer
2021-0167138 Transitie GRD/Archiefverordening en Regeling informatiebeheer gemeente Dordrecht
Betreft
Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Pijler Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:
Wouter Kolff Samenwerkend en Verbindend Dordrecht Bestuur en Middelen Opgaven - Concernopgaven Jan Smits jwh.smits@dordrecht.nl Ja
Voorgesteld besluit de Archiefverordening gemeente Dordrecht vast te stellen. Raadsvoorstel Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? De gemeenteraad stelt de Archiefverordening vast. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd regels omtrent het informatiebeheer vast te stellen. Wat is het doel? Aanpassen van de Archiefverordening en de Regeling informatiebeheer aan de per 1 januari 2022 gewijzigde GR Drechtsteden naar GR Sociaal en tevens actualisering van deze regelingen. Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? Vaststellen Archiefverordening Met de wijziging van de GR Drechtsteden en de transitie naar de GR Sociaal dienen de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer uit 2014 te worden aangepast. Dit betreft veelal aanpassingen van verwijzingen naar niet meer bestaande functionarissen of regelingen. Deze gelegenheid is tevens aangegrepen om de betreffende besluiten te actualiseren. Daarbij zijn de modelverordening en model-beheerregeling van de VNG als uitgangspunt genomen. Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? Het raadsbesluit tot wijziging van de Archiefverordening is gekoppeld aan de besluitvorming in de raden van de Drechtsteden tot wijziging van de GRD conform de tekst die is opgesteld in het proces Transitie GRD.
Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? Op basis van de Uitgangspuntennotitie Nieuwe samenwerking Drechtsteden (februari 2021) en de verdere uitwerking zoals ook vastgesteld door de raad in mei 2021 heeft het College de Samenwerkingsovereenkomst vastgesteld die met elke Drechtsteden gemeente zal worden
Zaaknummer
2021-0167138
afgesloten als servicegemeente. Daarnaast is vastgesteld de Afrondingsovereenkomst met de eigenaren van de GR Drechtsteden in verband met de transitie naar de GR Sociaal en de servicegemeente. De overeenkomsten zullen door alle gemeenten gezamenlijk worden ondertekend op 22 december, mits alle gemeenteraden hebben ingestemd met de voorgestelde wijziging van de GR Drechtsteden. De nieuwe Archiefverordening en (college)regeling informatiebeheer zijn afgestemd met de contramal collega's van de Drechtsteden gemeenten en met de archiefinspecteurs. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? Raadsvoorstel Uitgangspuntennotitie samenwerking Drechtstedengemeenten - Raadsvoorstel; Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? Uitgangspuntennotitie Nieuwe Samenwerking Drechtsteden februari 2021. Hoe wordt dit betaald? Niet van toepassing. Wat is het vervolg op het raadsbesluit? De nieuwe samenwerking Drechtsteden start op 1 januari 2022. Bij de overgang van de GRD onderdelen naar de Dordtse organisatie zijn hierna nog enkele 'technische' raadsbesluiten nodig. Deze besluiten zijn een logisch gevolg van de eerder genomen besluiten over de transitie, maar moeten op basis van regelgeving wel nog formeel door de raad worden genomen. Zo moet de begroting van de GRD ontvlochten worden en vervolgens gedeeltelijk ingebracht worden in de Dordtse begroting (meer lasten en meer baten).
Ook worden enkele activa overgenomen die formeel om een investeringskrediet vragen (waarvan de lasten uiteraard structureel gedekt zijn binnen de bijdragen van de gemeente). Voor een tweetal deelnemingen volgt een wensen- en bedenkingen procedure. Ook is aanvulling of afwijkingsbesluit van enkele kaderstellende nota's nodig, zoals een besluit over afschrijvingstermijnen van bestaande activa en de instellingscriteria van enkele over te nemen reserves en voorzieningen. Wij bereiden op dit moment deze besluiten voor, maar het is niet mogelijk dit nog voor het einde van het jaar gereed te hebben. Deze besluiten zullen wij in het voorjaar van 2022 via een afzonderlijk raadsvoorstel aan u voorleggen. De feitelijke overgang van balansposten vindt ook pas na vaststelling van de Jaarstukken van de GR Drechtsteden plaats.
Het college van Burgemeester en Wethouders
Zaaknummer
2021-0167138
De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 7 december 2021 inzake Transitie GRD/Archiefverordening en Regeling informatiebeheer gemeente Dordrecht;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet; gelet op de Archiefwet;
besluit:
de Archiefverordening gemeente Dordrecht vast te stellen.
Aldus besloten in de vergadering van
Zaaknummer
Bijlagen 1. 2.
ArchiefVerordening DROPversie Regeling informatiebeheer gemeente Dordrecht
2021-0167138