Voorstel-Managementletter-2022-Gemeente-Dordrecht-Collegevoorstel.pdf

Datum Zaaknummer

2023-0051240

Betreft

Managementletter 2022 Gemeente Dordrecht

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

11 april 2023 Peter Heijkoop Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Versterking Bestuur & Organisatie - Planning & Control Johan Rutten jlam.rutten@dordrecht.nl Japke Geertsma Ja

Voorgesteld besluit Ik stel uw college voor kennis te nemen van de Management Letter 2022 Gemeente Dordrecht; de adviezen en verbeteracties uit de Management Letter 2022 Gemeente Dordrecht op te pakken zoals wordt voorgesteld; de Management Letter 2022 Gemeente Dordrecht, inclusief het collegebesluit, ter kennisname te brengen van de Auditcommissie. Deadline 11 april 2023 in het college, zodat bijgaande stukken tijdig ter beschikking kunnen worden gesteld aan de Auditcommissie. Collegevoorstel Wat is het doel? Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening voert onze accountant BDO jaarlijks een interimcontrole uit. Van de bevindingen van deze interimcontrole brengt de accountant verslag uit in de vorm van een managementletter. Doel van een managementletter is onder meer een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van onze organisatie. Deze Management Letter 2022 is door BDO inmiddels intern besproken, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Gebruikelijk is dat de managementletter, na interne bespreking in het college, ter kennisname wordt aangeboden aan de Auditcommissie. Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? De Management Letter 2021 heeft onvoldoende aandacht gekregen in de organisatie.

Grotendeels zijn door de accountant derhalve dezelfde opmerkingen gemaakt in de Management Letter 2022 als in de Management Letter 2021. Nieuw is een hoofdstuk ten aanzien van de Servicegemeente Dordrecht. Het algemene beeld van deze managementletter is, dat op vele onderdelen in onze organisatie verbeteringen mogelijk, maar ook noodzakelijk zijn. Dit onder meer, maar zeker niet alleen, met het oog op de rechtmatigheidsverklaring die vanaf 2023 niet meer door de accountant, maar door het college moet worden afgegeven. Enerzijds met het oog op de risico's (rechtmatigheid) en de noodzakelijke betere sturing, beheersing en verantwoording en anderzijds op de invoering van de rechtmatigheidsverklaring

Zaaknummer

2023-0051240

vanaf 2023 door het college wordt voorgesteld snel aan de slag te gaan met de gemaakte opmerkingen. Voor een deel zijn deze (verbeter)acties al uitgezet en (deels) uitgevoerd, zoals: •

Het opstellen van een frauderisicoanalyse.

•

De aandachtspunten voor de jaarrekening 2022.

•

Het in concept opstellen van procesbeschrijvingen van een negental processen. Deze worden nog beoordeeld en dienen als input voor verbeteringen in de organisatie en voor een beter onderbouwde Verbijzonderde Interne Controle (VIC) vanaf 2023.

Van de overige adviezen en verbeterpunten is inmiddels in concept een totaaloverzicht opgesteld. Na het proces van de Jaarrekening 2022 wordt hieraan per punt een verantwoordelijke eigenaar/verantwoordelijk cluster gekoppeld en wordt de prioriteit bepaald (hoog, midden, laag). Vervolgens wordt dit besproken met het management van onze organisatie en uitgevoerd. Voorgesteld wordt dat de voortgang wordt bewaakt door het subteam audits en hierover twee keer per jaar (oktober en februari) wordt gerapporteerd aan het college en daarna aan de Auditcommissie. Op korte termijn richten we ons op de acties die verband houden met de rechtmatigheidsverantwoording van het college vanaf 2023. Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? In de Auditcommissie d.d. 14-2-2023 is in het besloten deel de presentatie 'Een kijkje in de keuken' gegeven door de teamleider Planning & Control over de situatie bij P&C en het subteam audits, onder meer als gevolg van langdurige onderbezetting. Aangegeven is toen waar op korte termijn onze prioriteiten liggen en wat de voorgenomen (verbeter)acties zijn voor 2023. Dit alles onder de voorwaarde dat de vacatures worden ingevuld, waar volop op wordt ingezet en waar tot die tijd voor de hoognodige acties gebruik gemaakt wordt van inhuur.

Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? De Managementletter 2022 is eerder door BDO besproken met de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur Servicegemeente Drechtsteden, de stadscontroller, de clustermanager VBO en de teamleider Planning & Control. En daarna met mij als de portefeuillehouder Financiën, de stadscontroller en de teamleider Planning & Control. Hoe wordt dit betaald? Er zijn geen kosten met dit specifieke voorstel gemoeid. Wat is het vervolg op het collegebesluit? De managementletter zal met bijgaande stukken ter kennisname worden gebracht van de Auditcommissie. Daarin zal de accountant de managementletter nader toelichten.

Zaaknummer

2023-0051240

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente DORDRECHT;

gezien het voorstel inzake Managementletter 2022 Gemeente Dordrecht;

besluit:

kennis te nemen van de Management Letter 2022 Gemeente Dordrecht; de adviezen en verbeteracties uit de Management Letter 2022 Gemeente Dordrecht op te pakken zoals wordt voorgesteld; de Management Letter 2022 Gemeente Dordrecht, inclusief het collegebesluit, ter kennisname te brengen van de Auditcommissie.

Aldus besloten in de vergadering van dinsdag 11 april 2023.

Het college van Burgemeester en Wethouders