Voorstel Instemmen met Huis van Stad en Regio krediet en bestemmingsreserve Inrichting en Gebruik - Raadsvoorstel.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer Betreft

2022-0159548 Instemmen met Huis van Stad en Regio krediet en bestemmingsreserve Inrichting en Gebruik

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Marc Merx Bouwend en Bereikbaar Dordrecht Opgaven - Bouwende Stad Nicoline Jansen ng.jansen@dordrecht.nl Nicoline Jansen Ja

Voorgesteld besluit een voorbereidingskrediet van € 1.296.000,- beschikbaar te stellen voor de proceskosten van het project Inrichting en gebruik Huis van Stad en Regio, voor de gehele looptijd voor de jaren 2022– 2025); de reserve Huis van Stad en Regio - proceskosten te vormen overeenkomstig de in dit voorstel genoemde instellingscriteria en hierin een bedrag van € 721.000,- te storten vanuit de Algemene reserve Stad. Deze reserve voorziet in de dekking van het eigen aandeel van Dordrecht (als partner) in de proceskosten; de begroting 2022 tot en met 2025 dienovereenkomstig te wijzigen conform de begrotingswijzigingen met nummers 222034 en 223002. Deadline Het voorstel staat op de college-agenda van 18 oktober. We willen dit aanbieden in de raadsvergadering van november. De fatale datum is de raad van 20 december 2022. Raadsvoorstel Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Portefeuillehouder voor de inrichting en het gebruik van het Huis van Stad en Regio is wethouder Merx. Wethouder Burggraaf is betrokken als portefeuillehouder voor casco en inbouw van het Huis van Stad en Regio. Wat is het doel? Als onderdeel van de transformatie van het Spuiboulevardgebied, realiseert de gemeente het Huis van Stad en Regio. De ambitie is een unieke plek te maken van en voor de stad en de regio.

Het Huis van Stad en Regio zal na de verwachte oplevering in het eerste kwartaal van 2025 in gebruik worden genomen voorzien van een inrichting en gebruik dat recht doet aan de ambities.

Zaaknummer

2022-0159548

Toelichting Om te komen tot deze optimale inrichting en gebruik van het Huis van Stad en Regio is een projectaanpak ontwikkeld voor de komende 3,5 jaar. Dit project draagt bij aan de realisatie van het Huis door het organiseren van de inrichting en de ingebruikname conform de doelen die voor het Huis van Stad en Regio zijn geformuleerd: •

Het Huis van Stad en Regio vormgeven als een uitnodigende, transparante en inspirerende plek voor de stad en de regio. De partners hebben hier een ambitie aan toegevoegd: het ontwikkelen van een gezamenlijke dienstverlening waarin zij gebruik maken van elkaars kracht en specialiteiten om de inwoners van stad en regio nog beter van dienst te zijn.

•

In samenwerking met het deelproject casco een moderne en toekomstvaste omgeving op te leveren die de kernactiviteiten van de vier partners adequaat ondersteunt en uiteraard corona-proof.

•

Randvoorwaarden in te richten/maken voor een efficiënt ingericht beheer en exploitatie van het Huis van Stad en Regio.

Het in gezamenlijkheid 'bewonen' van het Huis van Stad en Regio vraagt afstemming met de partners voor wat betreft de inrichting, maar ook over het gebruik en onderhoud; bijvoorbeeld de openingstijden, publieksbejegening, uitstraling etc. Met dit project worden de voorwaarden gecreëerd voor optimale omstandigheden voor een gemeenschappelijke dienstverlening, hybride manier van werken in de kantoorlagen en een goede toegankelijkheid voor al onze inwoners (inclusiviteit). In alle lagen van het project Inrichting en gebruik zijn medewerkers van Dordrecht en de partners actief om invulling te geven aan de visie van het gezamenlijke Huis van Stad en Regio. Daarnaast is veel afstemming noodzakelijk met het deelproject dat verantwoordelijk is voor het opleveren van het gebouw (casco en inbouw). De gemeente Dordrecht vervult bij de totstandkoming van de inrichting en het gebruik een coördinerende rol. Alle partijen leveren deelnemers/kennisdragers aan de projectorganisatie. Om straks gebruik te kunnen maken van een goed geoutilleerd gebouw is de inzet van veelal externe specialisten en adviseurs nodig die specifieke kennis meebrengen (bijvoorbeeld t.a.v. 'SmartBuilding': het intelligent gebruiken van data om de duurzaamheid en het werkklimaat te bevorderen). Het spreekt voor zich dat de gemeente voor dit soort specifieke eenmalige werkzaamheden geen kennis in huis heeft.

Ook het ontwerpen, de aanbesteding, de communicatie met de stad, de partners en medewerkers van de gemeente vraagt de nodige aandacht. We moeten de medewerkers voorbereiden en regelmatig meenemen in een andere manier van werken. Ook onze inwoners, klanten en partners zullen we voorbereiden op - en meenemen in - alle veranderingen. Voor het ontwikkelen van de casco-voorzieningen van het Huis van Stad en Regio is een voorbereidingskrediet verstrekt. Het realiseren van de inrichting is een separaat proces waarvoor een eigen budgettering moet worden ingericht. Voor de uitvoering van Inrichting en gebruik (feitelijke aanschaf van meubilaire- en andere voorzieningen) zal te zijner tijd een uitvoeringskrediet worden aangevraagd. In de financiële overzichten die met de raad zijn besproken, zijn kengetallen opgenomen voor de inventaris en inrichting. Deze kengetallen zijn kaderstellend voor de verdere uitwerking. Voor het voorbereiden van de Inrichting en Gebruik van het Huis van Stad en Regio is in samenwerking met de partners – naast de bestaande deelprojectorganisatie voor casco en inbouw – een gelijkwaardige deelprojectorganisatie opgezet onder opdrachtgeverschap van de gemeentesecretaris. Voor de proceskosten die hiermee gemoeid zijn was niet in een budget voorzien. Maar ook hiervoor moet budget worden vrijgemaakt.

De partners hebben ermee ingestemd deze proceskosten naar rato van het m2 gebruik per partner te verdelen. Zij hebben hiervoor een voorziening opgenomen in hun lopende exploitatie en deze is door de besturen van de partners bekrachtigd. De totale proceskosten voor 3,5 jaar inzet van het projectteam (2022 - 2025) bedragen € 2.772.000,- (exclusief BTW) en kunnen boekhoudkundig als volgt worden onderverdeeld:

Zaaknummer

2022-0159548

•

Een deel (€ 1.296.000,-) wordt geactiveerd op de balans en wordt vanaf 2025 gedurende een periode van 10 jaar terugbetaald door alle partners als onderdeel van hun exploitatielast/huisvestingslast. Het gaat om kosten die te maken hebben met het opleveren van een tastbaar resultaat, waarop in de balans kan worden afgeschreven (bijvoorbeeld de inrichting van de facilitaire ruimten). Het activeren van dergelijke kosten is voor de partners een aantrekkelijke optie, omdat kosten worden gespreid over 10 jaar. De partners hebben allen hun aandeel opgenomen in de eigen meerjarenbegroting;

•

Een deel (€ 1.476.000,-) wordt jaarlijks (2022–2025) op basis van werkelijke uitgaven door middel van facturatie rechtstreeks aan de partners in rekening gebracht. Dit gebeurt voor die kosten die boekhoudkundig niet geactiveerd mogen worden (zoals: het opzetten van facilitair beleid, want dit is geen tastbaar product dat op de balans mag worden opgevoerd) Voor een bedrag van € 116.000, - is reeds dekking in de huidige begroting.

De calculatie van deze kosten is gemaakt op basis van aangeleverde offertes en opgaven van uurtarieven van in te huren expertise. De verwachte kosten zijn voor wat betreft de omvang lijn met andere, soortgelijke, projecten in het land (gemeente Amersfoort realiseert in hetzelfde tijdsbestek een Huis voor de Stad en heeft voor het bekostigen van haar projectorganisatie € 1 miljoen op jaarbasis gereserveerd). Hoewel de partners uiteindelijk samen zorgen voor volledige dekking van de kosten, is het te activeren deel van de benodigde dekking niet onmiddellijk beschikbaar voor gebruik door het deelproject. Daarom vragen we de raad om een voorschot ter hoogte van dit bedrag (€ 1.296.000,- voor 3,5 jaar), voor de uitgaven die moeten worden gedaan tijdens de voorbereidingsperiode tot aan de oplevering in 2025. Het gevraagde voorbereidingskrediet is dus te zien als een tijdelijke overbrugging voor het dekken van de projectkosten in afwachting van de bijdrage van partners als het Huis van Stad en Regio in gebruik is genomen. Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? Toelichting beslispunt 1 Het voorschot is bestemd voor de dekking van de dagelijkse uitvoering van het project tijdens de komende 3,5 jaar: vanaf 2022 tot de oplevering in 2025. De kosten bedragen gemiddeld circa € 370.286,- per jaar (€ 1.296.000,-/3,5), exclusief BTW.

De exacte hoogte van de kostenverdeling per jaar is op basis van de mate van inzet zichtbaar gemaakt in de begrotingswijziging. Wat levert het deelproject op? Gedurende de looptijd levert het project verschillende producten op zoals het definitief ontwerp inrichting publieke ruimte en vergaderlocaties, een communicatiekalender, de gehele aanbesteding en dienstverleningsovereenkomsten met de partners. Beslispunt 2 De totale bijdrage vanuit de gemeente Dordrecht, als partner in de samenwerking, aan de niet activeerbare kosten bedraagt € 721.000,- voor de jaren 2022-2025. Voorgesteld wordt deze kosten te dekken door een bijdrage in 2022 uit de Algemene reserve stad en deze te storten in een te vormen bestemmingsreserve Huis van Stad en Regio - proceskosten. We moeten een beroep doen op de algemene reserve omdat deze kosten niet geactiveerd mogen worden volgens de geldende boekhoudkundige regels. Bij dit beslispunt wordt gevraagd om deze bestemmingsreserve te mogen vormen. Dit heeft als voordeel dat uitgaven en dekking in een boekjaar gelijk zijn aan elkaar. Voor de vorming van de reserve Huis van Stad en Regio - proceskosten wordt de raad gevraagd de volgende instellingscriteria, zoals vastgelegd in de nota reserves en voorzieningen, vast te stellen: De bestemmingsreserve is bedoeld voor het financieren van proces- en advieskosten voor het nieuw te bouwen Huis van Stad en Regio.

1.

Aan de reserve wordt geen rente toegevoegd.

2.

De minimale omvang is € 0.

3.

De omvang en de wijze van stortingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan: Het bedrag van € 721.000,- wordt uit de Algemene reserve Stad onttrokken en toegevoegd aan de reserve 'Huis van Stad en Regio proceskosten'. Vervolgens worden de werkelijke gemaakte kosten hieruit betaald.

Zaaknummer

4.

2022-0159548

De looptijd is van 2022 t/m 2025.

Beslispunt 3 Dit betreft de begrotingswijziging ter vaststelling door de raad waarin de eerdere beslispunten zijn verwerkt. Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? Een zorgvuldig inrichtingsproces is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het Huis van Stad en Regio voldoende toekomstvast is: we beogen dat inwoners, ondernemers en bezoekers zich welkom en ondersteund voelen op de publieksvloeren. Door het éénmalige karakter van dit project en de moeilijkheidsgraad ervan (samenwerking met vier partners) is de benodigde expertise om het inrichtingsproces vorm te geven onvoldoende in huis. Dit heeft uiteraard invloed op de kosten die met het project zijn gemoeid. Voor specifieke kennis wordt gebruik gemaakt van (vervangende) inhuur. Er is het risico dat de te activeren voorbereidingskosten (€ 5,92 per m2) en de geraamde kosten voor de inrichting en inventaris niet passen binnen het huidige gehanteerde kengetal voor inventaris en inrichting (basis € 27,70 per m2, op basis van indexering € 30,21 per m2 ). Ondanks dat in de samenwerkingsovereenkomst met de partners is vastgelegd dat het kengetal jaarlijks wordt geïndexeerd conform de CPI-index, kunnen de economische omstandigheden voor extra financiële druk zorgen.

Na het afronden van de volgende stap van het project (na het ontwerp van de inrichting en inventaris en de raming van de kosten van aanschaf) kan nog beter worden ingeschat of de geraamde kosten binnen het gehanteerde kengetal passen. In eerste instantie past het project de inhoud aan op het budgettaire kader. Bij eventuele onverenigbaarheid met dit uitgangspunt, wordt dit ter besluitvorming aan het bestuur voorgelegd. Ondanks dat de partners zich hebben gecommitteerd aan de gemeenschappelijke ontwikkeling van het Huis van Stad en Regio, er een samenwerkingsovereenkomst ligt en zij sowieso niet lichtvaardig een besluit nemen om zich aan de samenwerking te onttrekken, is er altijd een kans dat een van de partners zich terugtrekt. Als dat zou gebeuren dan heeft dat financiële gevolgen (de kosten moeten met minder partners verdeeld, er is te verwachten 'leegstand' als het Huis van Stad en Regio wordt opgeleverd). Voor zover het binnen de invloedssfeer van het project ligt, wordt dit risico gemanaged: er wordt veel aandacht gegeven aan de samenwerking met en het behartigen van de belangen van alle partners. Een kleine kans, maar een hoge impact als dit zich voordoet. Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? Met de partners word veelvuldig overlegd.

Ook de gebruikers (zoals inwoners), vertegenwoordigers van minder validen zijn en worden betrokken bij de verdere ontwerpen en inrichting. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel; Invulling additioneel volume Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel; Voorlopig Ontwerp van Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel; 2019_GDD_B&W_00425 - Huis van Stad en Regio, aanvullende besluitvorming op raadsinformatiebrief 2394434 - Raadsvoorstel; Prijsvraag Huis van Stad en Regio, resultaat prijsvraag visieronde en doorgang ontwerpronde Raadsvoorstel; Vaststellen voorlopig Ontwerp van Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel; 2019_GDD_B&W_00287 - Prijsvraag Huis van Stad en Regio in relatie tot gebiedsontwikkeling Spuiboulevard - Raadsinformatiebrief; 2019_GDD_B&W_00531 - Huis van Stad en Regio, resultaat prijsvraag visieronde en doorkijk ontwerpronde - Collegevoorstel; Raadsinformatiebrief over voortgang uitwerking verkeerstructuurplan Spuiboulevard e.o. Raadsinformatiebrief; Beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet herontwikkellocatie Stadskantoor e.o. Raadsvoorstel; Voorbereidingskrediet herontwikkellocatie Stadskantoor e.o. - Raadsvoorstel; Voortgang uitwerking verkeerstructuurplan Spuiboulevard e.o.

- Raadsinformatiebrief; Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel; Huis van Stad en Regio, Kredietaanvraag t/m aanbesteding gereed - Raadsvoorstel; Huis van Stad en Regio, resultaat prijsvraag en verder proces - Raadsinformatiebrief; Huis van Stad en Regio - Voortgangsrapportage en auditverslag - Raadsinformatiebrief;

Zaaknummer

2022-0159548

Vaststellen voorbereidingskrediet herontwikkellocatie Stadskantoor e.o. - Raadsvoorstel; Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel. Invulling additioneel volume Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel; Voorlopig Ontwerp van Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel. 2019_GDD_B&W_00425 - Huis van Stad en Regio, aanvullende besluitvorming op raadsinformatiebrief 2394434 - Raadsvoorstel. Prijsvraag Huis van Stad en Regio, resultaat prijsvraag visieronde en doorgang ontwerpronde Raadsvoorstel. Vaststellen voorlopig Ontwerp van Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel; 2019_GDD_B&W_00287 - Prijsvraag Huis van Stad en Regio in relatie tot gebiedsontwikkeling Spuiboulevard - Raadsinformatiebrief. 2019_GDD_B&W_00531 - Huis van Stad en Regio, resultaat prijsvraag visieronde en doorkijk ontwerpronde - Collegevoorstel. Raadsinformatiebrief over voortgang uitwerking verkeerstructuurplan Spuiboulevard e.o. Raadsinformatiebrief. Beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet herontwikkellocatie Stadskantoor e.o. Raadsvoorstel. Voorbereidingskrediet herontwikkellocatie Stadskantoor e.o. - Raadsvoorstel. Voortgang uitwerking verkeerstructuurplan Spuiboulevard e.o. - Raadsinformatiebrief; Huis van Stad en Regio - Raadsvoorstel.

Huis van Stad en Regio, Kredietaanvraag t/m aanbesteding gereed - Raadsvoorstel; Huis van Stad en Regio, resultaat prijsvraag en verder proces - Raadsinformatiebrief. Huis van Stad en Regio - Voortgangsrapportage en auditverslag - Raadsinformatiebrief. Vaststellen voorbereidingskrediet herontwikkellocatie Stadskantoor e.o. - Raadsvoorstel. 2022-0071537; datum 31 mei 2022 raadsbesluit uitvoeringskrediet sloop. 2021-0176518; datum 1 februari 2022 (raadsbesluit vaststelling Voorlopig Ontwerp Huis van Stad en Regio). 2021-0080137; datum 13-07-2021 (raadsbesluit additioneel bouwvolume op locatie van het Huis van Stad en Regio in te vullen met de functie kantoren). Hoe wordt dit betaald? Een investeringskrediet van € 1.296.000,- (2022–2025). Dit krediet wordt geactiveerd op de balans en het krediet wordt, na oplevering in 2025, in tien jaar doorbelast aan de partners via een opslag op de huur. Een voorwaarde is wel dat alle partners uiteindelijk besluiten om in gezamenlijkheid de inventaris en losse inrichting aan te schaffen. •

De gemeente zal haar aandeel hierin betalen via de huisvestingslasten. Het aandeel valt binnen de aanwezige dekking.

•

De kosten van € 1.476.000,- (2022–2025) worden op basis van werkelijke uitgaven door middel van facturatie of doorbelasting (bij de gemeente) in rekening gebracht bij de partners.

•

De totale bijdrage vanuit de gemeente Dordrecht (als gebruiker) aan het te direct te factureren deel bedraagt € 721.000,- voor de jaren 2022-2025. Dit zal worden gedekt door een bijdrage in 2022 uit de Algemene reserve stad. Deze bijdrage wordt gestort in een nieuw te vormen bestemmingsreserve Huis van Stad en Regio – proceskosten.

Wat is het vervolg op het raadsbesluit? Het project verwacht in de loop van 2023 nog een uitvoeringskrediet te moeten aanvragen voor de kosten van de losse inrichtingselementen en eventueel maatwerk. Hiervoor is op dit moment nog geen raming te maken. Dit kan pas gebeuren als er een ontwerp ligt van een interieurarchitect (eind projectfase interieurontwerp en aanbestedingsstukken). Pas dan is duidelijk welke inrichtingselementen nog moeten worden aangeschaft. Naar verwachting zal deze aanvraag in het tweede of derde kwartaal van 2023 worden voorgelegd aan de raad. Vooralsnog is de verwachting dat de uitgave in lijn is met de richtbedragen die eind 2021 aan de raad zijn voorgelegd. Het college van Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

2022-0159548

Zaaknummer

2022-0159548

De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van inzake Instemmen met Huis van Stad en Regio krediet en bestemmingsreserve Inrichting en Gebruik;

gelet op artikel 160, lid 1 onder b van de Gemeentewet;

besluit:

een voorbereidingskrediet van € 1.296.000,- beschikbaar te stellen voor de proceskosten van het project Inrichting en gebruik Huis van Stad en Regio, voor de gehele looptijd voor de jaren 2022– 2025); de reserve Huis van Stad en Regio - proceskosten te vormen overeenkomstig de in dit voorstel genoemde instellingscriteria en hierin een bedrag van € 721.000,- te storten vanuit de Algemene reserve Stad. Deze reserve voorziet in de dekking van het eigen aandeel van Dordrecht (als partner) in de proceskosten; de begroting 2022 tot en met 2025 dienovereenkomstig te wijzigen conform de begrotingswijzigingen met nummers 222034 en 223002.

Aldus besloten in de vergadering van

Zaaknummer

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

BWN 222034 - voorblad HvSR - Inrichting en gebruik BWN 223002 - voorblad HvSR - Inrichting en gebruik BWN 222034 - rubriek 6 HvSR - Inrichting en gebruik BWN 222034 - rubriek 7 HvSR - Inrichting en gebruik BWN 223002 - rubriek 6 HvSR - Inrichting en gebruik BWN 223002 - rubriek 7 HvSR - Inrichting en gebruik

2022-0159548