Voorstel Instemmen met doorontwikkeling raadsondersteuning - Raadsvoorstel.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

20 juni 2023

Betreft

Instemmen met doorontwikkeling raadsondersteuning

Vergadering van Portefeuillehouder: Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

2023-0081041

Griffie - Griffie Mark den Boer m.den.boer@dordrecht.nl Mark den Boer Ja

Voorgesteld besluit De ICT-voorzieningen voor raads- en commissieleden uit te besteden aan het college; Te investeren in het optimaliseren van de data-informatiesystemen van de griffie; Te investeren in uitbreiding van de griffie met 1 fte raadsadviseur (schaal 12) en het college op te dragen hiervoor vanaf 2024 structureel 120.000 euro in de begroting op te nemen. Raadsvoorstel Wat is het doel? Voldoende en adequate ondersteuning van de raad door de griffie passend bij de wensen en ambities van de raad. Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? In het eerste kwartaal van 2023 is in opdracht van het Presidium een onderzoek uitgevoerd naar de wensen van de gemeenteraad met betrekking tot de raadsondersteuning. De onderzoeksresultaten zijn, tegelijk met de evaluatie van de Dordtse Dinsdag, besproken op de raadsdag op 31 maart 2023. Naar aanleiding van hetgeen hier besproken is, heeft de gemeenteraad aangegeven behoefte te hebben aan een concreet voorstel dat geld mag kosten en waar de raad over besluit. De werkgeversdelegatie heeft deze handschoen opgepakt en met input van de griffie een voorstel opgesteld (zie bijlage). Het Presidium heeft op 11 mei 2023 met dit voorstel ingestemd en besloten dit als hamerstuk door te sturen naar de raad. In genoemde bijlage leest u de details.

Hieronder per beslispunt de argumentatie op hoofdlijnen: Uitbesteden ICT-voorzieningen Het rechtspositiebesluit decentrale ambtsdragers (art. 3.3.3.) stelt sinds 2018 dat het college van B&W ten laste van de gemeente aan een raadslid voor de duur van de uitoefening van zijn functie informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking. Omdat de griffie het ICT-budget had, heeft de griffie aangeboden dit voor de raads- en commissieleden te verzorgen (in plaats van dit aan het college te laten). Dit blijkt in praktijk een tijdrovende klus voor de medewerker bedrijfsvoering. Hiervoor kan de griffie niet aankloppen bij ICT/helpdesk van de gemeente en is de medewerker bedrijfsvoering ook een helpdeskmedewerker geworden waarmee andere taken blijven liggen. Voorstel is daarom de helpdesk voor ICT-voorzieningen voor raads- en commissieleden uit te besteden en bij het college te beleggen.

Zaaknummer

2023-0081041

Optimaliseren data-informatiesystemen griffie De griffie werkt met veel data-informatiesystemen, wat suboptimaal werkt. Om zaken goed gepubliceerd te krijgen moeten er veel (onnodige/extra/dubbele) handelingen worden gedaan of er zitten nog wat onhandige 'bugs' in het systeem. Voorbeelden zijn de koppeling tussen diverse applicaties eBesluitvorming (o.a. aanlevering van stukken door het college) en GemeenteOplossingen RIS (openbare publicatie van stukken). Ook de niet-werkende koppeling tussen het zaaksysteem InProcess en digitale archivering vanuit eBesluitvorming richting InProcess zorgt ervoor dat dossiers op papier moeten worden gearchiveerd via de griffie. Griffiemedewerkers moeten veel dubbele administratieve handelingen uitvoeren in diverse applicaties om één wijziging door te voeren. Dit alles kost de griffiemedewerkers veel tijd en hier is echt winst behalen. Daarnaast is het de wens om te komen tot een werkend zoeksysteem van dossiers op het RIS. De inschatting is dat het optimaliseren incidenteel een flinke investering vraagt. De verwachting is dat als dit is opgelost, het een merkbare verlichting geeft in de werkdruk bij de griffiemedewerkers. Zij hebben dan tijd om ook meer organisatorische zaken op te pakken (o.a. organiseren van beeldvormende sessies, dat doen nu veelal de adviseurs omdat de medewerkers er geen tijd voor hebben).

Uitbreiden formatie griffie Het onderzoek naar raadsondersteuning heeft laten zien waar de gemeenteraad behoefte aan heeft (zie bijlage voor details). Voor een belangrijk deel zijn deze taken ook de taken waarvan de griffie aangeeft dat zij hier op dit moment niet (goed) aan toe komt. De verwachting is dat 1 fte raadsadviseur extra (schaal 12) hier verlichting kan geven en ervoor kan zorgen dat deze taken opgepakt kunnen worden. Hoe wordt dit betaald? Uitbesteden ICT-voorzieningen Ervan uit wordt gegaan dat dit de griffie geen extra geld kost. Mocht dat wel zo zijn, dan komt de griffer er op terug. Optimaliseren data-informatiesystemen griffie Met het optimaliseren van de werking van de data-informatiesystemen zijn incidentele kosten gemoeid. Op het moment van schrijven is het voor de griffie niet in te schatten hoe hoog deze kosten zijn. Hier dient eerst goed in kaart te worden gebracht wat er precies moet gebeuren en kunnen prijsopgaven worden gevraagd. Daarna volgt een uitgewerkt voorstel in het Presidium en mogelijk daarna de gemeenteraad. Overigens hebben ook de aanbieders/ontwikkelaars baat bij doorontwikkeling en kunnen kosten wellicht deels gezamenlijk gedragen worden. Uitbreiden formatie griffie Met 1 fte raadsadviseur schaal 12 is bij benadering structureel € 120.000,- gemoeid. Het college wordt gevraagd dit per 2024 structureel in de begroting op te nemen.

Wat is het vervolg op het raadsbesluit? Uitbesteden ICT-voorzieningen Hierover wordt met de gemeentesecretaris in overleg getreden. Optimaliseren data-informatiesystemen griffie Voor de systemen is de griffie afhankelijk van Dordrecht/Drechtsteden, deze zijn veelal in gezamenlijkheid aangeschaft in gebruik/onderhoud. Om een begroting te kunnen maken dienen eerst te applicaties in het ICT-landschap te worden uitgetekend die een rol spelen in werkprocessen griffie – ambtelijke organisatie, zodat hier door ICT stapsgewijs een plan van aanpak voor kan worden ontwikkeld om deze koppelingen te optimaliseren. Uitbreiden formatie griffie Na goedkeuring door uw raad zal de werving worden opgestart.

Zaaknummer

2023-0081041

De raad van de gemeente DORDRECHT;

Gelezen het voorstel van het presidium dd. 11 mei 2023;

besluit:

De ICT-voorzieningen voor raads- en commissieleden uit te besteden aan het college; Te investeren in het optimaliseren van de data-informatiesystemen van de griffie; Te investeren in uitbreiding van de griffie met 1 fte raadsadviseur (schaal 12) en het college op te dragen hiervoor vanaf 2024 structureel 120.000 euro in de begroting op te nemen.

Aldus besloten in de vergadering van