Voorstel Instemmen met budget voor Programma het fundament beter op orde - Raadsvoorstel.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

10 oktober 2023

Betreft

Instemmen met budget voor Programma het fundament beter op orde

2023-0144479

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Peter Heijkoop Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Versterking Bestuur & Organisatie - Strategie & Control Aart Jan Bette aj.bette@dordrecht.nl Japke Geertsma Ja

Voorgesteld besluit in stemmen met een budget van € 100.000,- voor 2023 en € 200.000,- voor 2024 dat het college van burgemeester en wethouders kan inzetten voor de eerste fase van dit verbetertraject. Deadline De behandeling van dit voorstel in het college is op 10 oktober. Raadsvoorstel Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? De raad heeft budgetrecht. Het college heeft de bevoegdheid om de ambtelijke organisatie in te richten zodat deze documenten rechtmatig en van voldoende kwaliteit zijn. Wat is het doel? Het doel is om zo snel mogelijk te komen tot een gemeentelijke organisatie die controle heeft op het gebied van de financiële processen. Daartoe verstrekt ons college een bestuursopdracht aan de ambtelijke organisatie om een fundamenteel verbetertraject te starten. De bestuursopdracht is ter informatie van de raad opgenomen in de bijlage bij dit raadsvoorstel. Hiermee geven wij ook invulling aan de motie 230919/M5 Basis op orde. Daarnaast wordt de raad gevraagd in te stemmen met een budget van € 100.000,- voor 2023 en € 200.000,- voor 2024 dat ons college kan inzetten voor de eerste fase van dit verbetertraject. Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? Hoofdpunten accountantsrapport De directe aanleiding voor dit verbetertraject is het accountantsverslag 2022 voor de gemeente Dordrecht.

De accountant heeft aandachtspunten vastgesteld waarvan er een aantal prioriteit heeft om aan te pakken. Dit zijn de onderstaande punten uit accountantsverslag. •

Het kritisch vermogen van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) moet fors omhoog om tot een deugdelijke rechtmatigheidsverantwoording te komen. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2023 komt er een nog belangrijkere rol bij de VIC te liggen. De accountant constateert dat de kwaliteit en nauwkeurigheid van de over 2022 uitgevoerde VIC-werkzaamheden van onvoldoende niveau waren en het VIC-team te

Zaaknummer

2023-0144479

beperkt bezet is (kwalitatief en kwantitatief). Hierdoor is het risico dat er onvoldoende voortgang wordt geboekt om over 2023 een goed onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording te overleggen. •

De kwaliteit van de financiële kolom en van de jaarrekening en het jaarrekeningendossier moeten sterk en duurzaam worden verbeterd. De accountant constateert met name dat cruciale zaken ontbreken zoals het hebben van een interne kritische blik op de onderbouwing van de cijfers, het gemotiveerd innemen van standpunten en het accuraat beantwoorden van vragen van de accountant. Dit wordt volgens de accountant versterkt door een onvoldoende betrouwbare basisregistratie van transacties en monitoring op bijvoorbeeld tussenrekeningen. Dit leidt ertoe dat de kwaliteit van (tussentijdse) planning en control-producten waar geen accountantscontrole op plaatsvindt onder druk komt te staan en mogelijk ook fouten bevatten.

Verbetertraject fundament beter op orde De door de accountant gesignaleerde aandachtspunten en de conclusie van de accountant om een beperking te verstrekken voor de rechtmatigheid zijn voor ons college de aanleiding om direct actie te ondernemen. In de uitwerking van het verbeterplan zullen de hierboven genoemde aandachtspunten van de accountant leidend zijn. Het fundament vraagt onderhoud en moet verstevigd worden. Allereerst gaat het om de kwaliteit van de sturing op onze (financiële) beheersing door de lijn. Deze moet beter op orde zijn en de basis leggen voor een goede financiële controle. Met de bestuursopdracht geeft ons college hiertoe het startsein voor het verbetertraject. Financiële middelen Om dit verbetertraject goed van start te laten gaan is een budget van € 100.000,- voor 2023 en € 200.000,- voor 2024 nodig. Wij vragen uw raad daarom in te stemmen met dit budget dat ons college kan inzetten voor de eerste fase van dit verbetertraject. Het budget is bestemd voor extra inzet op begeleiding van het jaarrekeningproces en de verbijzonderde interne controle op weg naar de rechtmatigheidsverklaring. Daarnaast is mogelijk extra capaciteit nodig om de eerste verbeteringen door te kunnen voeren en goed te laten landen in de organisatie.

Wanneer voor latere fasen van het verbetertraject financiële middelen nodig zijn, zullen wij hiervoor een aanvullend raadsvoorstel opstellen. Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? • Er is een samenhang met het traject over organisatieontwikkeling. Dit kan betekenen dat sommige acties later worden genomen dan voorzien in de bestuursopdracht. •

Het verbetertraject is intensief en er kunnen tijdens de rit aanvullende verbeterpunten worden gevonden. De uitvoering daarvan kan tot een langere doorlooptijd van het traject leiden.

Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? Een participatieproces is hier niet van toepassing. Het gaat om een bestuursopdracht gericht op de versterking van interne bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie onder de verantwoordelijkheid van het college. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? Vaststelling jaarstukken inclusief motie M5 - Basis op orde (19 september 2023) Hoe wordt dit betaald? Wij vragen € 300.000,- incidenteel in te zetten in 2023 en 2024 ten laste van het begrotingsresultaat 2023, welke na vaststelling van de bestuursrapportage 2023 enige ruimte biedt. Wat is het vervolg op het raadsbesluit? De gemeentelijke organisatie gaat op basis van deze bestuursopdracht direct van start met het verbeterplan. De uitkomsten van de uitvoering van deze bestuursopdracht worden geborgd in zowel de nieuwe organisatiestructuur (volgend uit het traject Besturing & Inrichting) als ook in de organieke werkwijze. Wij zullen op korte termijn regelmatig aan de raad rapporteren over de voortgang van het verbetertraject en stellen voor hierover tijdens de vergaderingen van de auditcommissie te spreken. Dit sluit aan bij de toezegging om in de auditcommissie van 24 oktober a.s. in gesprek te gaan over de aanpak.

Zaaknummer

Het college van Burgemeester en Wethouders

2023-0144479

Zaaknummer

2023-0144479

De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 10 oktober 2023 inzake Instemmen met budget voor Programma het fundament beter op orde;

gelet op artikel 160, lid 1 onder a van de Gemeentewet; gelet op de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); overwegende dat: • de accountant bij de jaarrekening een goedkeurende verklaring heeft afgegeven met betrekking tot de getrouwheid maar daarbij een controleverklaring met beperking heeft verstrekt met beperking met betrekking tot de rechtmatigheid; •

de gemeenteraad de motie M5 - Basis op orde op 19 september 2023 heeft aangenomen en daarin het college van burgemeester en wethouders oproept op korte termijn een concreet verbeterplan aan de gemeenteraad voor te leggen en te voorzien van een duidelijk stappenplan/tijdslijn hoe dit te realiseren en te borgen; besluit:

in stemmen met een budget van € 100.000,- voor 2023 en € 200.000,- voor 2024 dat het college van burgemeester en wethouders kan inzetten voor de eerste fase van dit verbetertraject.

Aldus besloten in de vergadering van