Voorstel Instemmen met Actualiseren Ambities, doelen en beleid voor evenementen in Dordrecht - Startnotitie.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

20 december 2022

Betreft

Instemmen met Actualiseren Ambities, doelen en beleid voor evenementen in Dordrecht

2022-0155682

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Maarten Burggraaf Levendig, Leefbaar en Veilig Dordrecht Stad - Jeugd, Onderwijs & Cultuur Wilma de Prie w.de.prie@dordrecht.nl Ja

Voorgesteld besluit in te stemmen met de inhoudelijke uitgangspunten voor de herijking van de 'Ambities, doelen en beleid voor evenementen in Dordrecht', zoals die beschreven staan in deze startnotitie; kennis te nemen van het proces om te komen tot een nieuw evenementenbeleid. Deadline Graag december 2022 in behandeling bij de gemeenteraad. Startnotitie Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Art.160, lid1 onder b van de Gemeentewet Wat is de aanleiding? De stad Dordrecht kent een levendige, goed gevulde evenementenkalender, waarin eigenheid en variatie van evenementen en het uitlichten van de kwaliteiten van de stad een grote rol spelen. De waardering en het draagvlak is hierdoor groot bij de inwoners van Dordrecht. Een belangrijk aspect hierin vormt het bewaken van het evenwicht tussen levendigheid en leefbaarheid en de impact op de omgeving. Dordrecht is een toonaangevende evenementenstad, wat ook blijkt uit de titel 'Evenementenstad van het Jaar' die Dordrecht in 2003, 2012 en 2019, dankzij het jarenlang voeren van een consistent beleid en het investeren in (de infrastructuur rondom) evenementen. Zo is in Dordrecht o.a.

gekozen voor eigenheid in het evenementenaanbod (DNA van de stad), vrijwilligers aan de basis van veel evenementen met begeleiding door een eigen Evenementenbureau (onderdeel van Dordrecht Marketing & Partners) en het werken met een evenementenaanbod op ‘piramide-basis’. Deze ‘evenementen piramide’ bestaat uit een brede basis aan lokale evenementen, gericht op een goede mix en spreiding in tijd, plaats en doelgroepen. Een tussenliggende laag aan evenementen die een (boven-)regionale uitstraling en aantrekkingskracht hebben. En aan de bovenkant van de piramide, evenementen die bijdragen aan de geformuleerde kernkwaliteiten en het imago van onze stad met een landelijk en/of internationaal bereik.

Zaaknummer

2022-0155682

De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat het huidige evenementenbeleid (uit 2017) herijkt moet worden om Dordrecht ook in de toekomst een stad met een passend en levendig evenementenaanbod te laten zijn. Wijzigende omstandigheden en ontwikkelingen maken dat noodzakelijk. Actualiseren van het evenementenbeleid is daarom één van de acties uit het Politiek Akkoord 2022 – 2026. Afgesproken is dat evenementen ook in de toekomst, met de verdichting van onze stad, voldoende ruimte houden om die toonaangevende evenementenkalender te kunnen blijven bieden. De waarde van evenementen Een evenementenaanbod is geen doel op zichzelf, maar een middel om een stad aantrekkelijker en leefbaarder te maken. Evenementen zorgen voor saamhorigheid, levendigheid en vermaak in onze stad. Voor jong en oud en voor mensen met uiteenlopende achtergronden. Soms lichten evenementen bepaalde plekken in de stad uit of creëren ze maatschappelijke bewustwording rond thema’s. Daarnaast zorgen evenementen voor extra bezoek en herhaalbezoek en leiden daarmee tot een grote economische spin-off, niet alleen op de evenementen en plekken waar die plaats vinden, maar over de volle breedte van de stad. Daarmee dragen evenementen bij aan de economische vitaliteit van onze binnenstad (zoals aantrekkelijke horeca en winkellandschap) en de aantrekkelijkheid als vestigingsstad voor bedrijven en potentiële inwoners.

De stad Dordrecht zet haar evenementen bovendien in als instrument voor het landelijk positioneren van de stad en genereren van bekendheid bij het Nederlandse publiek. Het gaat daarbij naast (culturele) evenementen ook om (top)sportevenementen. Kortom, Evenementen verhogen de belevingswaarde en aantrekkingskracht van de stad voor inwoners én bezoekers en hebben positieve economische effecten. Ontwikkelingen en aanpak De evenementen en het evenementenaanbod in Dordrecht worden geconfronteerd met een aantal uitdagingen die we gezamenlijk met alle betrokken partijen in de stad het hoofd moeten bieden. Om daarmee kwetsbaarheid en ongewenste effecten te voorkomen. De coronapandemie leidt in combinatie met de economische situatie en de arbeidsmarkt tot een schaarste aan technische materialen en personeel, waardoor de kosten stijgen terwijl inkomsten uit sponsoring, kaartverkoop en horeca onzeker zijn. Ook de vergrijzing van het organisatoren- en vrijwilligersbestand vergt aandacht. Woningbouw en stedelijke ontwikkeling zorgen voor druk op de openbare ruimte en daarmee tot druk op de ruimte voor evenementen. En de landelijke ontwikkelingen op het gebied van veiligheid, stikstof, duurzaamheid, de Omgevingswet en de Wet Natuurbescherming vragen om aangepast (financieel) beleid en in een volgende fase een uitwerking in herziene Nadere regels voor evenementen.

We spelen in op ontwikkelingen en proberen die voor te zijn! Door de combinatie van deze ontwikkelingen is de huidige basis van de Dordtse Evenementenkalender organisatorisch, financieel en imago dragend te smal. De onderliggende analyse leest u terug in de stand van zaken van het huidige Evenementenbeleid en de cijfermatige en inhoudelijke evaluatie van de evenementenkalenders van 2019 en 2022; zie bijlage 1 en 2 bij deze startnotitie. Onze positie op evenementengebied willen we versterken door de huidige ambities, doelen en de financiële structuur daaronder te evalueren en samen met onze stakeholders te bepalen hoe de toekomst voor evenementen wordt vormgegeven, welke keuzes daarin gemaakt worden en hoe de sector weerbaarder en meer toekomstbestendig wordt in het licht van de genoemde nieuwe ontwikkelingen en uitdagingen. Een helder afwegingskader met een goede balans tussen vergroten van levendigheid en respect voor leefbaarheid in de stad is daarvoor nodig. Daarbij zal samen met de stakeholders in de stad worden onderzocht of en hoe we onze stad met nieuwe thema's vanuit de eigenheid van Dordrecht kunnen uitlichten en hoe organisatoren kunnen worden uitgedaagd en gefaciliteerd om meer en beter met elkaar samen te werken.

Ook zullen we onderzoeken hoe het ondernemerschap rond evenementen kan worden gestimuleerd en hoe we de programmering kunnen verrijken en nieuwe bezoekers kunnen aanspreken. Actualiseren in samenhang met andere ambities/beleidskaders Het actualiseren van het evenementenbeleid wordt in samenhang met andere ambities/beleidskaders gedaan, zoals 'Slijpen aan een Diamant'- Toekomstbeeld binnenstad Dordrecht - en geeft uitvoering en verankering aan die ambities. Daarnaast heeft het

Zaaknummer

2022-0155682

Evenementenbeleid een directe relatie met het evenementenvergunningenbeleid, de Omgevingswet en diverse aanvullende beleidsvelden, zoals cultuurbeleid, citymarketing, sportbeleid, handhavingsbeleid, terrassenbeleid, ontwikkelvisies van verschillende locaties etc.: het een kan niet zonder het ander. Daarom worden ook deze zaken en het technisch beleid toekomstgericht in elkaars verlengde opgepakt en doorontwikkeld. In aanvulling op de hierboven geschetste kaders en ontwikkelingen schetsen we hieronder de huidige stand van zaken van ons evenementenbeleid en stellen aansluitend de inhoudelijke uitgangspunten voor het nieuwe evenementenbeleid voor. Daarna lichten we toe hoe het proces om te komen tot het nieuwe beleid er uit ziet en hoe de stad en raad hierin worden betrokken. Waar staan we nu? In onderstaande tekst geven we een korte toelichting op wat de stad Dordrecht met haar evenementen tot nu toe heeft bereikt. Bijlage 1 geeft u een totaal beeld van de realisatie en stand van zaken van het huidige evenementenbeleid en in bijlage 2 worden de evenementenkalenders van 2019 en 2022 zowel cijfermatig als inhoudelijk geëvalueerd. De belangrijkste conclusies hieruit benoemen we hieronder. Evenementen-piramide en eigenheid De piramide opzet met drie lagen is nog steeds terug te vinden in de samenstelling van de evenementenkalender.

Een groot aantal evenementen wordt georganiseerd door en voor onze eigen inwoners, waardoor de evenementen geworteld zijn in onze stad en door anderen niet zomaar nagedaan kunnen worden. Wij vinden het belangrijk dat er voor alle inwoners van Dordrecht evenementaanbod is, of het nu om sport, muziek, kunst, food of cultuur gaat. Bijna alle evenementen zijn gratis toegankelijk en worden in de openbare ruimte georganiseerd, waardoor een ieder mee kan doen. Daarnaast zijn er de evenementen met een regionale en (inter)nationale uitstraling. De gemeente en onze inwoners zijn trots op 'de Dordtse evenementen'. Spreiding en schaarse openbare ruimte De spreiding van de evenementen door het jaar is goed, ofschoon april tot oktober drukker zijn en vooral in mei/juni en september/oktober veel evenementen plaatsvinden. Het Evenementenbureau (onderdeel van Dordrecht Marketing & Partners) stuurt hier op. Door de groeidoelstelling van de stad en daarmee gepaard gaande verdichting van de (binnen)stad, wordt de beschikbare openbare ruimte voor evenementen schaarser. We zien nu op sommige momenten dat het moeilijk wordt om een goede locatie te vinden die voldoet aan de wensen van een organisator en die past binnen de balans tussen levendigheid en leefbaarheid.

Daarnaast zien we dat specifieke locaties 'gewild' zijn maar door, in het verleden gemaakte keuzes, maximale toegestane aantallen te organiseren evenementen (gekoppeld aan geluidswaarden) niet benut kunnen worden. Belasting van de locatie en omgeving zijn daar redenen van. Het Wantijpark en de Grotekerkstuin zijn voorbeelden daarvan. Evenementen kunnen alleen een feest zijn als er respect is voor alle gebruikers in een gebied; ze zijn immers in veel gevallen merkbaar en hoorbaar in de omgeving. Dat vraagt om het maken van goede afspraken met elkaar. Dit onderwerp heeft in Dordrecht altijd al veel aandacht gehad. Het is onderdeel van onze werkwijze en regels. Niettemin vragen nieuwe tijden ook hier een herijking van de uitgangspunten en werkwijze. Zodat voor bewoners, organisatoren, ondernemers, horeca-exploitanten, natuurverenigingen en anderen duidelijk is hoe wij in de toekomst met dit vraagstuk omgaan en weten wat er van henzelf en van anderen verwacht wordt en waar we elkaar op kunnen aanspreken. Bezoek aan onze stad Jaarlijks trekken de Dordtse evenementen tussen de 1 en 1,25 miljoen bezoekers. Een belangrijk deel daarvan zijn toeristische bezoekers van dichtbij en verder weg. Direct met evenementenbezoek en herhaalbezoek als gevolg en indirect door een bijdrage aan een goede naamsbekendheid, waardoor eveneens toeristisch bezoek wordt gegenereerd.

De economische spin off is niet alleen op het evenemententerrein aanzienlijk, maar breed in de stad voelbaar, zoals bij hotels, bed-and-breakfasts, winkels, openbaar vervoer en horeca. Dit blijkt uit de publieksonderzoeken die in de periode 2012-2018 jaarlijks door het Onderzoekscentrum Drechtsteden werden uitgevoerd. Vanwege bezuinigingen is in de afgelopen jaren veel minder publieksonderzoek uitgevoerd.

Zaaknummer

2022-0155682

Mijlpalen De afgelopen jaren hebben we de belangrijke historische mijlpalen van de gemeente Dordrecht gevierd. Onze stad viert belangrijke historische momenten met bewoners en bezoekers. Een ‘mijlpaal’ bindt bewoners aan de stad, bundelt en focust de programmering in de stad, versterkt de organisatiekracht in de stad, trekt meer bezoekers naar de (binnen)stad en levert een bijdrage aan het ‘merk’ Dordrecht. Mijlpalen vonden in het algemeen eens in de twee jaar plaats: 2014 – 200 jaar Koninkrijk der Nederlanden, 2016 – 450 jaar Beeldenstorm, 2018/2019 – 400 jaar Dordtse Synode, 2020 – 800 jaar stad en 400 jaar Cuyp, 2021 – 600 jaar Elisabethsvloed (strijd tegen het water) en 2022 – 450 jaar Vrije Statenvergadering. Met de viering van de laatste mijlpaal dit jaar (450 jaar Vrije Statenvergadering) is het Mijlpalenprogramma afgesloten. In het nieuwe evenementenbeleid nemen we de ervaringen hieruit mee. Zo blijkt dat de samenwerking binnen de stad tot mooie evenementen en activiteiten kan leiden en dat we landelijk Dordrecht op de kaart zetten als historische stad. In de stad leeft op dit moment de vraag hoe we, naast het accent op historie, ook aandacht kunnen geven aan het heden en de kennis, kunde en creativiteit die binnen de stad leeft, om op basis daarvan zelf geschiedenis te gaan schrijven.

Welke inhoudelijke uitgangspunten stelt het college de raad voor? Het toekomstbeeld voor evenementen dat de gemeente Dordrecht nastreeft is geen stip op de horizon waar we naar toe willen groeien. Het gaat om een continu proces van kwaliteitsverbetering en borging daarvan in de Dordtse samenleving vanuit de huidige sterke positie als evenementenstad. We stellen de raad voor om de volgende 8 uitgangspunten te hanteren die de basis vormen voor het nieuwe evenementenbeleid. We formuleren deze uitgangspunten op basis van het Politiek Akkoord 2022 – 2026, interne verkenningen, de evaluatie van het huidige evenementenbeleid en de evenementenkalenders van 2019 en 2022, een benchmark onder 5 andere gemeenten en een blik op de verwachte (landelijke) toekomstige ontwikkelingen in het veld van evenementen. De uitgangspunten vormen het startpunt voor het proces en worden tijdens dit proces besproken met en getoetst bij stakeholders en anderen, waarna ze nader worden uitgewerkt en ingevuld. 1. Aanscherpen van de samenstelling van evenementen binnen de evenementenpiramide: Behoud en ontwikkeling van de evenementen die het fundament vormen onder de huidige evenementenkalender naast meer ruimte voor vernieuwing en verrijking.

Dordrecht heeft een volle evenementenkalender, maar het aantal evenementen in het top- en middensegment is op dit moment zeer beperkt, terwijl deze evenementen nu juist beeldvormend zijn voor de stad Dordrecht en het imago van de stad moeten uitdragen. Dit betekent dat we in samenhang met ander type activiteiten voor het midden- en topsegment ook (nieuwe) evenementen nodig hebben met toegevoegde waarde vanuit het DNA van onze stad, die een hoge beleving bieden. Daarnaast wordt in de breedte ingezet op kwaliteit boven kwantiteit. De organische groei van evenementen zorgt er onder andere voor dat we meer gelijksoortige evenementen van buiten Dordrecht hebben aangetrokken. Dit kan leiden tot verlies van eigenheid, minder verbinding en draagvlak binnen de stad en concurrentie in het gebruik van de schaarse locaties. We staan voor de uitdaging om de juiste balans te vinden in genres van evenementen en diversiteit in doelgroepen. Ook is een afwegingskader nodig voor de toegevoegde waarde van evenementen die van buiten de stad komen. De ervaren kwaliteit van de evenementen hangt nauw samen met voldoende eigentijdsheid in het aanbod, de veranderende behoeften van de bewoners en de bezoekers en/of het ervaren van overlast. Daarbij gaan we samen met de stakeholders onderzoeken of en hoe we onze stad met nieuwe thema's vanuit de eigenheid van Dordrecht kunnen uitlichten. 2.

Evenementen dragen bij aan onze gemeentelijke maatschappelijke doelstellingen Dit uitgangspunt omvat een drietal aandachtspunten: •

Zowel op landelijk als gemeentelijk niveau zijn er doelstellingen op gebied van verduurzami ng en inclusie geformuleerd. Het is belangrijk dat evenementen daaraan een bijdrage

Zaaknummer

2022-0155682

leveren. Tegelijk constateren we dat de toenemende eisen op dit vlak het voor organisatoren steeds ingewikkelder maken om evenementen te realiseren. Niet alleen zorgen de aanvullende voorwaarden voor aanzienlijke kostenstijgingen, maar organisatoren ervaren veelal ook een kennisachterstand. •

Evenementen haken aan en/of leveren een bijdrage aan bij aan het vestigingsklimaat, de arbeidsmarkt en de aantrekkelijkheid en levendigheid van onze stad. Om die bijdrage te kunnen blijven leveren, is het noodzakelijk dat in samenwerking met andere beleidsterreinen daarvoor de faciliteiten worden gecreëerd. Bijvoorbeeld door in de ontwerpfase van een projectplan op voorhand rekening te houden met ruimte voor evenementen en het duurzaam aanbrengen van faciliteiten, zoals stroom- en waterpunten en riolering en door bij ruimtelijke ontwikkelingen en projecten altijd de vraag te stellen wat daarvan de kansen, uitdagingen en impact voor evenementen zijn; Het een kan niet zonder het ander. Deze economische wederkerigheid is essentieel.

•

Tot slot is een evenement bij uitstek geschikt om bij bezoekers op een positieve manier bewustwording te creëren/kennis te laten maken met bijvoorbeeld waterveiligheid (vloedschottenfestival, Tijfestival), gezondheid (sportactiviteiten waaronder avondvierdaagse), inclusie (Dordrecht Pride) en verduurzamen (voorkomen zwerfafval).

In het beleid geven we aan hoe we gezamenlijk (organisatoren, deelnemers, bezoekers, stakeholders en gemeente Dordrecht) aan de maatschappelijke doelstellingen invulling kunnen geven binnen evenementen. 3. Topsportevenementen, mits verbonden met de stad en maatschappelijk ingebed in het DNA van Dordrecht kunnen net als de (culturele) evenementen in de toplaag van onze piramide bijdragen aan de naamsbekendheid en het imago van de stad Dordrecht is de Shorttrackstad van Nederland. De sport heeft de laatste jaren een enorme groei doorgemaakt, mede door de succesvolle topprestaties van de Nederlandse atleten, en is door de media-aandacht populairder dan ooit, zowel nationaal als internationaal. Door het faciliteren van een groot aantal (inter)nationale shorttrackevenementen, heeft Dordrecht hier een grote rol in gespeeld. Samenwerkingsovereenkomst Sportboulevard In augustus 2019 hebben de gemeente en Optisport een samenwerkingsovereenkomst ondertekend waarin de volgende ambitie is gedefinieerd: De Sportboulevard is een florerende betekenisvolle sportaccommodatie waar 'meedoen', 'ontdekken' en 'beleven' samenkomen. Een betekenis vol gebouw voor haar gebruikers, de stad, de regio en daarbuiten.

Daartoe worden jaarlijks (minimaal) vier topsportevenementen binnen de stad georganiseerd, waarbij de koppeling talentontwikkeling – topsportevenement – breedtesport leidend is in de manier van werken. We maken in de komende periode duidelijk op welke activiteiten de komende jaren de focus wordt gelegd, waarbij continuïteit in uitvoering (financieel en organisatorisch) gewaarborgd moet zijn. 4. We bieden, ondanks de schaarste in beschikbare locaties, voldoende ruimte voor evenementen met oog voor een balans in levendigheid en leefbaarheid De binnenstad van Dordrecht blijft een belangrijke leverancier van locaties voor evenementen. Echter, door de ontwikkelingen in de binnenstad wordt de beschikbare openbare ruimte steeds beperkter. Zo wordt op dit moment al gekeken naar alternatieve locaties voor de Zomerkermis en de circussen. We gaan ervoor zorgen dat er voldoende ruimte en mogelijkheden overblijven voor de organisatie van evenementen én mogelijkheden elders beter benutten, bijvoorbeeld in de wijken. Evenementen zijn alleen een feest als er respect is voor en tussen alle gebruikers in een gebied. Dit betekent dat alle partijen als medegebruiker van die schaarse openbare ruimte de belangen van de ander zal moeten meewegen, respecteren en soms water bij de wijn zal moeten doen, zoals de ander dat wederkerig zal doen.

Dat vraagt om het maken van goede afspraken en een helder kader. We bekijken de mogelijkheden van nieuwe combinaties van evenementen waardoor meer beleving, meer effect en minder frequent gebruik van locaties wordt bereikt.

Zaaknummer

2022-0155682

In het nieuwe beleid bepalen we een antwoord op vragen als: •

Waar ligt de grens tussen leefbaarheid en levendigheid? Wat is de maximale belasting van locaties? Ligging in de stad en aanwezigheid van horeca spelen daarbij vanzelfsprekend een rol.

•

Hoe verhoudt de inzet van parken voor evenementen zich tot andere functies ervan zoals vrijetijdbesteding en/of horeca-locatie, en onder andere de kwetsbaarheid van de natuur? Hoe maken we ook hier meervoudig ruimtegebruik mogelijk? Biedt het aanbrengen van zonering in een park, met plekken waar levendigheid een dominante plek inneemt, een mogelijkheid voor een goede meervoudige functionaliteit van een park? Hierin betrekken we ook de door de gemeenteraad aangenomen motie ‘broedrust in de Biesbosch’.

•

Kunnen horeca en organisatoren tot een samenwerking komen waarbij gezamenlijk gebruik van de schaarse ruimte niet hoeft te worden afgedwongen maar tot een gezamenlijk doel wordt gemaakt, met wederzijds respect voor elkaars belangen?

5. Professionalisering door kennisvergroting en kennisdeling en behouden en versterken van het Dordtse Vrijwilligersbestand Vrijwilligers spelen bijna bij iedere evenementenorganisatie in Dordrecht een zeer belangrijke rol. Het contact met de vrijwilliger is voor de evenementen individueel door de coronaperiode onder druk komen te staan; het was moeilijker om contact te houden en de band met de organisatie te bestendigen. Op dit moment zijn er veel alternatieve 'betaalde' mogelijkheden voor vrijwilligers door de schaarste van personeel binnen de evenementenbranche, maar ook in de horeca. De automatische aansluiting in de organisatie van je favoriete evenement is niet langer voor iedereen routine. Toch is juist die vrijwilliger die met hart en ziel betrokken is bij een evenement onbetaalbaar voor de organisatie van evenementen in Dordrecht. We zoeken naar mogelijkheden en methoden om de betrokkenheid van vrijwilligers bij evenementen te stimuleren en te continueren en daarmee het Dordtse vrijwilligersbestand op peil te houden en te versterken. Daarnaast is het echter ook zaak om extra aandacht te besteden aan kwaliteitsborging en veiligheid door professionaliseren en ondernemerschap mede gelet op de risico’s en complexiteit bij grotere evenementen. Het begeleiden van organisatoren in o.a.

het vergunningproces is goed ingeregeld, middels de begeleiding van het Evenementenbureau van Dordrecht Marketing en Partners en het Evenementenoverleg, echter het delen van kennis en gezamenlijk aanpakken van nieuwe kennisuitdagingen kan worden verbeterd. Slechts een beperkt aantal ondersteunende partijen haalt informatie en kennis op, die middels voorwaarden kenbaar worden gemaakt, waardoor de betrokkenheid van organisatoren beperkt is en zij extra druk door regels ervaren. Een deel van de organisatoren maakt daarnaast nog te weinig gebruik van informatie en kennis bij anderen. We onderzoeken hoe het ophalen en delen van nieuwe informatie en verbreden van het kennisniveau tot een gezamenlijk doel kan worden gemaakt. Dit komt de kwaliteit van de aanvraag en de uitvoering van evenementen ten goede. Bovendien zorgt dit voor meer betrokkenheid en draagvlak. 6. De basis voor evenementen moet financieel gezond en sterk zijn. Dat vraagt een breed draagvlak en (financieel) commitment van alle stakeholders In het kader van wendbaarheid en weerbaarheid van evenementenorganisaties is aandacht voor de juiste wijze van zelfstandig financieel opereren essentieel. Een organisator is als ondernemer aan de basis zelf verantwoordelijk voor de financiële huishouding van zijn/haar evenement en een daarmee samenhangende financieel gezonde organisatie.

Het opbouwen van een noodzakelijke financiële buffer stimuleren we. Bij de ondersteuning met middelen (subsidie) moeten daar duidelijke afspraken over worden gemaakt. De scenario's die hiervoor mogelijk zijn worden nader uitgewerkt en in het besluitvormingsproces voorgelegd aan de gemeenteraad. Tijdens de Dordtse Feesten in 2021 is door een aantal organisatoren samengewerkt op één locatie. Dit levert niet alleen voordelen op door gezamenlijke inkoop van diensten en het delen van kennis, maar kan ook bijdragen aan de uitstraling van de breedte van onze evenementenkalender. We onderzoeken in hoeverre we de gezamenlijke inkoop van diensten, goederen en kennis kunnen stimuleren en faciliteren. En we stimuleren organisatoren om vaker op deze en/of andere wijze met elkaar samen te werken. Dat komt tevens de verdeling van de schaarse ruimte ten goede.

Zaaknummer

2022-0155682

Daarnaast werken we de komende jaren toe naar een (financiële) samenwerkingsvorm in de binnenstad waarbij de stakeholders zich gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor een gezonde financiële basis voor activiteiten in de binnenstad. Alle partijen zullen hier profijt van ondervinden. 7. We grijpen evenementen aan voor het aantrekken en ontwikkelen van nieuw Dordts (organisatie-)talent Continuïteit in kennis en ervaring is essentieel voor het goed en veilig uitvoeren van evenementen (afbreukrisico). In Dordrecht is een groot aantal besturen aan het vergrijzen, met het risico dat kennis en ervaring wegvallen en de continuïteit onder druk komt te staan. Het verbreden van besturen/organisaties met 'jonge aanwas' kan deze situaties voorkomen. Deze groep personen kan, terwijl men de 'kneepjes van het vak' leert, tevens een belangrijke bijdrage leveren aan innovatie en doorontwikkeling van evenementen. Niet in de laatste met het oog op duurzaamheid, verbreden van doelgroepen en/of toekomstbestendigheid. Daarnaast heeft de jongere generatie een frisse en wellicht verrassende kijk op de organisatie van 'beleving', het doelgroepbereik en zien ze nieuwe en/of aanvullende thema's passend bij het DNA van de stad en andere vormen van samenwerking en verbinding. In het evenementenbeleid geven we aan hoe we hier als gemeente in kunnen stimuleren en sturen. 8.

Kennis is een van de essentiële ingrediënten voor het actueel, helder en relevant houden van het Evenementenbeleid Op basis van gepland publieks-, inwoners en organisatorenonderzoek is het mogelijk om het 'evenementenbeleid' actueel, helder en relevant te houden. Het draagvlak voor het beleid wordt hierdoor positief beïnvloed en houdbaar. Een 2-jaarlijks roulerend publieksonderzoek bij de beeldbepalende (subsidie-ontvangende) evenementen is hiervoor van belang. De resultaten geven de gemeente en de organisatoren een instrument om (bij) te sturen en inhoudelijke verbeterslagen te realiseren. Daarnaast is het wenselijk om eenmaal per 4 jaar een volledig stakeholdersonderzoek uit te voeren waarbij de ambities, doelen en het beleid onderwerp zijn van evaluatie en aanscherping. Deze activiteit maakt het mogelijk in samenhang met andere werkvelden het beleid voor een langere periode dan vier jaar op elkaar af te stemmen waardoor alle betrokken partijen een meer stabiel beleid ervaren en hier ook beter op kunnen plannen. Daarnaast zorgt deze aanpak voor minder belasting van het ambtelijk apparaat. Met welke beperkingen moet de raad rekening houden? - Zowel corona als de huidige inflatie hebben een grote invloed op de organisatie van evenementen De impact van corona op de evenementenbranche is enorm geweest.

Gelukkig is de Dordtse evenementenkalender nog steeds redelijk op peil, mede te danken aan de extra beschikbaar gestelde middelen vanuit de gemeente Dordrecht om de verhoogde kosten en verminderde inkomsten tegemoet te komen. Hoewel het geactualiseerde Evenementenbeleid naar de toekomst kijkt, zijn de gevolgen van corona op de evenementensector ook in die toekomst nog aanwezig. Het is onzeker of de inkomsten uit horeca en sponsoring weer op het oude niveau terugkeren, de schaarste in personeel en technische materialen, de inflatie en de energiecrisis blijven tenminste voorlopig het prijsniveau voorlopig opdrijven. De Vereniging van Evenementenmakers (VVEM) geeft aan dat de prijsstelling nog tot en met 2024 op een hoger niveau zal liggen. Veel is nog onzeker. Bij het denken in scenario's moet hier rekening mee worden gehouden. -

Kadernota 2024 van grote invloed op ambitieniveau en uitvoering nieuw Evenementenbeleid

Slechts een klein deel van de beschikbare middelen in 2022 en evenementenjaar 2023 ligt qua besteding niet vast. Dit beperkt het ambitieniveau van ons Evenementenbeleid. Evenementenjaar 2022 Op de huidige begroting 2022 is totaal € 1.079.090,- beschikbaar voor evenementen, opgebouwd uit: primair budget budgetoverheveling 2021

€ 723.796,€ 238.295,-

Zaaknummer

aanvullende bijdragen crisis en herstelfonds

€ 126.999,-

bijdrage evenementen aan Tijfestival

- € 10.000,-

2022-0155682

Flankerend kan een beroep gedaan worden op de budgetten voor: 2022:

Veiligheid bij evenementen (Openbare Orde & Veiligheid) € 51.308,Tijdelijke verkeersmaatregelen (verkeer) € 321.244,-

Evenementenjaar 2023 Op de begroting 2023 is na indexering primair € 772.204 beschikbaar. Flankerend kan een beroep gedaan worden op de budgetten voor: 2023:

Veiligheid bij evenementen (Openbare Orde & Veiligheid) € 54.499,Tijdelijke verkeersmaatregelen (verkeer) € 341.412,-

Vanaf 2023 is substantieel minder begroot voor het Mijlpalenprogramma en zal het Mijlpalenprogramma dus een andere schaal en omvang kennen. We onderzoeken in de komende periode of en in hoeverre extra middelen nodig zijn en/of extra menskracht noodzakelijk is om de ambities te realiseren. Het prioriteren en maken van keuzes op basis van de scenario's is daarbij onontkoombaar. Welk proces stelt het college de raad voor? We maken dit beleid niet alleen. Wij werken van buiten naar binnen en benutten graag de kracht van onze samenleving en de partners in de stad. Er is bij diverse partijen in Dordrecht die betrokken zijn bij evenementen - gemeente en OOV, OZHZ, Evenementenbureau Dordrecht Marketing & Partners - veel kennis over evenementen aanwezig. We kiezen er daarom voor het proces gezamenlijk te doorlopen en te begeleiden om die aanwezige kennis optimaal te benutten. Het proces om de uitgangspunten uit te werken tot geactualiseerd beleid bestaat uit vier onderdelen die deels parallel worden uitgevoerd. De uitgebreide omschrijving van de processtappen vindt u in bijlage 4. 1.

Beschrijven en inventariseren huidige aanbod, trends en knelpunten

2.

Reflectie en inspiratie

- Digitale enquête onder organisatoren, culturele organisaties, ondernemers (MKB), horeca en inwoners van Dordrecht Om er achter te komen hoe de verschillende stakeholders denken over het evenementenaanbod van Dordrecht, zetten wij een enquête uit. Daarin wordt o.a. hun mening gevraagd over het huidige evenementenaanbod, bekendheid/aanbevelen van evenementen, bezoekfrequentie inwoners, evenementen die worden gemist, spreiding evenementen over tijd en plaats, vergunningsproces, pr- en marketing van evenementen, tijdelijke verkeersmaatregelen etc. De verzamelde gegevens worden geanalyseerd en gebruikt als basis voor de interviews en klankbordbijeenkomsten met stakeholders. - Interviews en klankbordbijeenkomsten Met het oog op een gedragen nieuwe evenementenvisie en de benodigde commitment van partners. Hoe kijken o.a. interne partners op gebied van verschillende beleidsvelden, organisatoren, bewoners, culturele instellingen, horeca en andere ondernemers in Dordrecht tegen het evenementenbeleid aan? En wat zijn hun ambities? Wat hebben ze nodig: op korte termijn (COVID-19), maar vooral ook op wat langere termijn. Waar liggen kansen voor Dordrecht? Hoe zien zij de rol van de gemeente? 3.

Opstellen conceptversie evenementenbeleid

4.

Presentatie en eindbespreking Evenementenbeleid

· Presentatie voor een brede groep waarbij betrokken partijen, waaronder de geïnterviewde stakeholders én raadsleden gezamenlijk worden uitgenodigd.

Zaaknummer

·

2022-0155682

Besluitvorming door gemeenteraad

waarna ·

Communicatie naar organisatoren, omwonenden, interne en externe stakeholders

· Uitvoeringsprogramma wordt opgestart en start doorontwikkeling Nadere regels voor evenementen en andere instrumenten, zoals subsidieregelingen plaats.

Planning De gesprekken en stakeholdersessies houden we van december 2022 tot en met januari 2023. Wij streven ernaar om de ambities, doelen en het beleid voor evenementen in Dordrecht in het 1e half jaar van 2023 aan uw raad voor te leggen. De gedetailleerde planning vindt u in bijlage 4. Welke kosten zijn verbonden aan het proces? De kosten voor het proces worden gedekt uit de lopende evenementenbegroting. Het college van Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

2022-0155682

De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 20 december 2022 inzake Instemmen met Actualiseren Ambities, doelen en beleid voor evenementen in Dordrecht;

gelet op artikel 160, lid 1 onder b van de Gemeentewet;

besluit:

in te stemmen met de inhoudelijke uitgangspunten voor de herijking van de 'Ambities, doelen en beleid voor evenementen in Dordrecht', zoals die beschreven staan in deze startnotitie; kennis te nemen van het proces om te komen tot een nieuw evenementenbeleid.

Aldus besloten in de vergadering van