Voorstel Instemmen met aanpak Public Affairs Dordrecht - Raadsvoorstel.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum

13 juli 2021

Zaaknummer

2021-0094074 Instemmen met aanpak Public Affairs Dordrecht

Betreft

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Pijler Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Wouter Kolff Financiën (inclusief overhead) Bestuur en Middelen Opgaven - Ondernemende Stad Naomi End nld.end@dordrecht.nl Ja

Voorgesteld besluit kennis te nemen van de public affairs-aanpak van de gemeente Dordrecht; in te stemmen met de strategische dossiers die de focus hebben in Den Haag binnen de beschikbare capaciteit en middelen; in te stemmen met de notitie "Werken aan een Actieagenda Dordrecht Europese Stad"; in te stemmen met het voortzetten van de huidige beschikbare capaciteit en middelen en daardoor kan niet ingezet worden op de Europese fondsen. Raadsvoorstel Wat is het doel? Als college van burgemeester en wethouders zien we het als een collectieve opgave om de positie van stad en regio goed te vertegenwoordigen. Het lokaal, regionaal en internationaal belang is steeds meer verweven. Veel opgaven overstijgen het schaalniveau van Dordrecht. Samenwerken in de regio, met andere regio's in (Zuidwest)-Nederland en Europa is daarom meer dan ooit essentieel om doelen te bereiken. Door middel van de public affairs aanpak geven we hier invulling aan. Binnen de regionale samenwerking heeft Dordrecht hierin een voortrekkersrol. Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? 1. Kennis te nemen van het Public Affairs aanpak van de gemeente Dordrecht Public Affairs (waar lobby een onderdeel van is) helpt om onze handelingsperspectieven te vergroten, ambities te realiseren en zo het verschil te maken voor onze stad en regio.

De gemeente voert een actief beleid om zowel de kernkwaliteiten van Dordrecht krachtig(er) te positioneren alsmede de belangen van de stad (en dus ook de regio) bij derden effectief voor het voetlicht te brengen. Via een planmatige en strategische aanpak worden PA- of lobbydossiers opgepakt waarbij een proces wordt uitgerold dat uitzicht moet bieden op het geformuleerde doel of ambitie. Bij het bepalen van de meest effectieve strategie is het van belang te inventariseren wie onze belangen kan ondersteunen, wie of wat over de beste netwerken beschikt richting beslissers

Zaaknummer

2021-0094074

en welke kanalen we kunnen en moeten gebruiken willen we uiteindelijk een positief resultaat bereiken. Inzet op PA, in het bijzonder lobby, werpt reeds zijn succesvolle vruchten af. De public affairs inzet focust zich op onderstaande acties:             

Het opzetten van een positionerings en profileringslijn Dordrecht/Drechtsteden. Het opzetten van de lobbydossiers. Het opzetten en uitvoeren van een Europese strategie. Inzet op prioritaire lobby dossiers. Om coördinatie aan te brengen en bestuurlijk mandaat te verkrijgen voor de overige PA-inzet wordt/is er een lobbyfiche per lobbydoel opgesteld. De prioritaire PA-doelen krijgen een strategische inbedding in opgaveteams. Per onderwerp wordt op basis van een vast format een strategisch plan van aanpak opgesteld. Het ontwikkelen van een netwerk van Kamerleden en MEP's die zich als ambassadeurs voor stad en regio openstellen. Het regelmatig aanwezig zijn in Den Haag/Brussel bij belangrijke debatten en bijeenkomsten. Het aangaan van coalities en netwerken met hetzelfde lobbydoel (Voorbeeld groeiagenda Zuid-Holland). Het monitoren van de Haagse en Brusselse agenda om snel te kunnen inspelen (via Polpo een monitorsysteem). Het coördineren van de belangenbehartiging vanuit public affairs, aangevuld met een halfjaarlijkse herijking. Actuele lobbynetwerken in beeld houden en onderhouden. Organiseren van lobbybijeenkomsten (o.a. oploopjes nieuwspoort). Organiseren van werkbezoeken.

Rol van de raad Bij het uitvoeren van de lobbystrategie is het van belang dat er een goed samenspel kan zijn tussen de gemeenteraad en het college. De raad heeft een rol in het ontsluiten van hun eigen netwerken en zijn de ambassadeurs om de onderwerpen naar buiten toe sterk te profileren en onder de aandacht te brengen binnen hun eigen netwerken. Als ambassadeurs kan dit vorm krijgen in een enthousiasmerende of pleitbezorgende rol. Van belang is wel dat daartoe enige coördinatie plaatsvindt. We stellen daarom voor om bij belangrijke lobbydossiers, werkbezoeken en ontsluiten van netwerken dit in goede samenspraak te doen. We verwachten hierbij ook een wisselwerking als een gemeenteraadsfractie zelf ook belangrijke beslissers uitnodigt. In overleg met de griffie werken we hier een praktische werkwijze voor uit. Verder zal het twee wekelijkse interne public affairs bulletin ook aan de raad worden gezonden waar u op de hoogte wordt gebracht van de stand van zaken van de lobbyactiviteiten. 2. In te stemmen met de strategische dossiers die de focus hebben binnen de beschikbare capaciteit en middelen In bijlage 1 zijn de prioritaire dossiers opgenomen. Deze dossiers zijn voor stad en regio. De keuze voor deze dossiers zijn gebaseerd op een aantal criteria: Belangrijke criteria zijn de mate waarin:     

een issue bijdraagt aan de lange termijn agenda's van de stad/regio; kan worden samengewerkt met stakeholders; er sprake is van positieve of negatieve reputatie-effecten; de stad een eigen, geloofwaardig verhaal op het issue kan presenteren; het issue terug te vinden is in het coalitieakkoord/DSB.

De lobby inzet krijgt vorm op basis van de drie categorieën: A.

Top onderwerpen:

Zeer actueel, intensiteit in komende half jaar en onderscheidend.

B.

Belangrijke onderwerpen:

Zeer actueel, intensiteit in komende half jaar en hoewel belangrijk voor maar matig onderscheidend.

Zaaknummer

C.

Te bewaken onderwerpen: monitoring:

2021-0094074

Redelijk tot matig actueel, matige intensiteit in komend jaren matig onderscheidend voor Dordrecht/Drechtsteden.

3. In te stemmen met de notitie Dordrecht Europese stad In de notitie "Werken aan een Actieagenda Dordrecht Europese Stad" (zie bijlagen) wordt gewezen op het belang van aanwezigheid in Brussel en om de krachten te bundelen en de mate van succes te kunnen vergroten. Dordrecht zet sinds 2019 in op de lobby in Brussel en heeft hiervoor de Dordrecht Europa stad vastgesteld, met als voornaamste ambitie een zelfbewuste positionering op het Europese toneel en het verkrijgen van externe financiering. In de agenda zijn de volgende doelen aangegeven: 1. Dordrecht nader verbinden met de regio en verankeren met Europa en de wereld. 2. Beïnvloeden van Europees beleid en regelgeving. 3. Europese (subsidie) kansen benutten. 4. Inrichten van de (interne) organisatie op het acquireren en goed beheren van Europese middelen. Prioriteiten 1. Profilering Europees beleid en wet- en regelgeving raakt de Dordtse maatschappelijke opgaven. Om goed geïnformeerd te zijn over het Europees beleid en deze te kunnen beïnvloeden is zichtbaarheid en aanwezigheid door profilering in netwerken nodig. Profilering van Dordrecht in Europa doen we zelfstandig, samen met de Drechtsteden, G40 en de provincie. In Brussel nemen we deel aan het Europese netwerk Eurocities in de fora Mobility, Environment en Social affairs. Hier dragen we voor Dordrecht het beleid, activiteiten en ervaringen over deze thema's uit.

Daarnaast participeren we in evenementen, georganiseerd door de Europese Unie zoals de Europese Week van Steden en Regio's. 2. Beleidsbeïnvloeding Beleidsbeïnvloeding kent ook een hoge investering. Er dient zeer actief in netwerken te worden deelgenomen met een actieve aanwezigheid in Brussel. We kiezen onze inzet van capaciteit en netwerk aan de hand van onze strategie, beleidsthema's, partners en vastgestelde prioriteiten. Dordrecht als stad heeft niet de schaal om volledig zelfstandig het Europees beleid te beïnvloeden dat de gemeente raakt. Er wordt daarom vooral in netwerkverband via Drechtsteden, de G40, VNG en Eurocities opgetrokken om Europees beleid te kunnen beïnvloeden. De insteek is: verkenning en scannen van onderwerpen doen we zelfstandig, maar de inzet is altijd gericht en in de netwerken. Hiernaast gebruiken we de VNG als platform voor Europese beleidsbeïnvloeding. Zo voeren zij de lobby aan op het onderwerp toekomst cohesiefondsen. Ook op het thema Urban Agenda hebben zij een belangrijke rol. Dordrecht draagt hier actief aan bij, onder meer door het lidmaatschap van diverse ambtelijke overleggen. Als actief deelnemer van het Europese netwerk Eurocities beïnvloeden we Europees beleid.

Bijvoorbeeld op het gebied van milieu en duurzaamheid, om mogelijkheden aan te boren voor Europese fondsen, en om samenwerkingen met andere steden op Europese projecten mogelijk te maken. Met enige regelmaat wordt via Eurocities de kans geboden te reageren op White papers van de Europese Commissie (voorstellen voor specifieke acties vanuit de Europese Unie). 3. Ontsluiten Europese fondsen De EU werkt met zevenjarige budget- en programmaperiodes waar bedrijven en maatschappelijke organisaties beroep op kunnen doen. De huidige periode loopt van 2021 t/m 2027. Het totale pakket heeft een omvang van € 1.850 miljard en bestaat uit drie pijlers: een aangepast Meerjarig Financieel Kader (MFK) van € 1.100 miljard, een nieuw herstelinstrument Next Generation EU ter waarde van € 750 miljard en een aangepast werkprogramma. Het Europees herstelplan moet de gevolgen van de coronacrisis voor Europa en haar lidstaten zoveel mogelijk beperken.

Zaaknummer

2021-0094074

We gebruiken onze opgaves en speerpunten, aangevuld met lopende projecten en ontwikkelingen, om in te zetten op Europese fondsen. Opbrengsten van Europese fondsen zijn een financiële bijdrage aan projecten en beleid. Ook dragen ze bij aan profilering van Dordrecht op de Europese kaart, het verdere netwerk van Dordrecht, en verdere kennisuitwisseling. Dit maakt de Europese fondsen nadrukkelijk een middel om Dordtse doelen verder te brengen. 4. Richten van de organisatie De uitdagingen zijn voor zowel profilering, beleidsbeïnvloeding als Europese projecten hetzelfde: in de netwerken zitten en hier informatie en kansen goed koppelen aan interne ontwikkelingen. We staan daarom voor een dubbele uitdaging. Om meer 'uit Europa te halen' geven we er een hogere prioriteit aan. Daarbij komt dat het 'Europees werken' breder gedragen wordt: zowel strategen als beleidsmedewerkers die projecten ontwikkelen dienen meer gebruik te maken van Europese netwerken en fondsen. Dit betekent dat Dordtse beleidsontwikkelingen (collegeadviezen) en projecten zoveel mogelijk onderzocht dienen te zijn op de kansen om te verbinden aan Europese netwerken en fondsen. We vullen zo de Europese agenda en organiseren de capaciteit om de Europese mogelijkheden te pakken. Naast dat prioriteit, capaciteit en coördinatie noodzakelijk is, dienen ook de juiste competenties in de organisatie aanwezig te zijn.

Om goed in de netwerken te kunnen functioneren dient men ten eerste over een voldoende niveau Engels te beschikken. Dit helpt de barrière voor samenwerking te verlagen, en stelt de medewerker meer in staat proactief op zoek te gaan naar kansen. Het Europanetwerk vraagt hier aandacht voor bij de medewerkers, al naar gelang ze regelmatiger in Europese netwerken komen. Ook de competentie van het netwerken en lobbyen kan breder ontwikkeld worden bij de strategische medewerkers. Meedoen in de Europese netwerken (waar mogelijk en nuttig) betekent een proactieve houding naar buiten te toe, dat men in netwerken aanwezig en actief is, en dan niet alleen als er een directe concrete winst te behalen valt. Want: alleen als je brengt kan je halen. 4. In te stemmen met de voorstellen ten aanzien van de beschikbare capaciteit en middelen Voor de uitvoering van de public affairs aanpak Den Haag en Brussel wordt momenteel gebruik gemaakt van de bestaande formatie. Aangezien de capaciteit in Dordrecht 0,5 fte betreft en in de regio 1,5 fte is het een hele opgave om dit uit te voeren. Momenteel is er binnen de huidige organisatie weinig kennis en capaciteit beschikbaar om de Groeiagenda Europaproof te maken. In Dordrecht is een klein team actief die vanuit hun beschikbare uren hiervoor de Europese thema's vanuit de groeiagenda probeert te koppelen.

Voor het ontsluiten van Europese fondsen er echter geen ruimte en dus personele capaciteit en kunde om dit verder te ontwikkelen. We missen capaciteit en kunde voor het coördineren en aanjagen van Europese subsidies, het schrijven van voorstellen en het ontwikkelen en uitvoeren van Europese projecten. Op dit moment is er concrete vraag naar projecten en programma voor het Europese herstelfonds (RRF) en vanuit de decentrale fondsen om projecten aan te leveren. We merken dat we hier een slag moeten maken als organisatie om te kunnen leveren. We hebben tijdelijk via een bureau inhuur geregeld op dit moment om op korte termijn ook projecten te kunnen leveren. Dit jaar zullen de eerste subsidieprogramma's open worden gesteld voor de periode 2021-2027. Voor 2022 en verder is er hier geen capaciteit voor. In de kadernota was er in de breedte geen ruimte voor nieuw beleid, daarom was het voor ons geen optie om voor dit onderwerp al ruimte voor te maken. Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? We hebben ambitie op het vlak van public affairs in Den Haag en Brussel maar zijn beperkt in de mogelijkheden vanwege de interne capaciteit, hierdoor is niet alles mogelijk.

Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? Op 13 januari 2021 zijn we middels een artikel 40-vraag van het CDA verzocht om meer informatie te delen over de aanpak, doelstellingen en prioritering van public affairs. Naar aanleiding hiervan hebben we intern een overzicht gemaakt van al onze dossiers en zijn we in gesprek gegaan met de ambtelijke en bestuurlijke verantwoordelijken om dit raadsvoorstel op te stellen.

Zaaknummer

2021-0094074

Hoe wordt dit betaald? In de Kadernota was er in de breedte geen ruimte voor nieuw beleid, daarom was het voor ons geen optie om voor dit onderwerp al ruimte te maken. In de Kadernota 2022 is er dus geen rekening gehouden met een mogelijke versterking van de aanpak public affairs Den Haag en Brussel. Ons voorstel is om in de onderhandeling rondom een nieuw stadsbestuur in 2022 hier nadere afspraken over te maken. De huidige inzet wordt betaald uit de huidige exploitatiemiddelen van het cluster BMO. Wat is het vervolg op het raadsbesluit? In overleg met de griffie wordt er een werkwijze uitgewerkt om met de gemeenteraad en fracties belangrijke lobbydossiers, werkbezoeken en het ontsluiten van Europese netwerken te coördineren. Ook wordt de raad in gelegenheid gesteld om zijn oordeel te geven over de lopende dossiers binnen de nationale lobby en de notitie Europese stad. Tot slot wordt de raad gewezen op wat er nodig is om public affairs binnen Dordrecht te versterken.

Het college van Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

2021-0094074

De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 13 juli 2021 inzake Instemmen met aanpak Public Affairs Dordrecht ;

besluit:

kennis te nemen van de public affairs-aanpak van de gemeente Dordrecht; in te stemmen met de strategische dossiers die de focus hebben in Den Haag binnen de beschikbare capaciteit en middelen; in te stemmen met de notitie "Werken aan een Actieagenda Dordrecht Europese Stad"; in te stemmen met het voortzetten van de huidige beschikbare capaciteit en middelen en daardoor kan niet ingezet worden op de Europese fondsen.

Aldus besloten in de vergadering van

Zaaknummer

Bijlagen 1. 2.

Werken aan een Actieagenda Dordrecht Europese Stad Actuele lobbydossiers.docx

2021-0094074