Verantwoordingsrapportage-BAG---2019-Dordrecht 26052020 def pdf.pdf

Verantwoordingsrapportage 2019

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Dordrecht

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 1 van 22

27-05-2020

Inhoudsopgave 1 Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

1.3

BAG 2.0 uitdaging in 2019

1 .4

Het Belang van de BAG

1.5

Leeswijzer

2 2.1

Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf

2.2

Overzichtsdiagram

2.3

Verbetermaatregelen

3 3.1

Zelfevaluatie Borging processen

3.2

Tijdigheid

3.3

Volledigheid

3.4

Juistheid

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 2 van 22

1

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG één basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

BAG 2.0 uitdaging in 2019

De BAG verandert inhoudelijk zo weinig mogelijk, maar het moment van BAG 2.0 wordt wel aangegrepen om een aantal wijzigingen door te voeren. Als gevolg van de nieuwe wet BAG worden de gegevens in de LV samengesteld aan de hand van IM-BAG 2.0. Dit houdt in dat de bestaande gegevens in de LV getransformeerd moeten worden van IMBAG 1.0 naar IMBAG 2.0. Om de transformatie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 efficiënt en uniform te laten verlopen zijn er transformatieregels opgesteld. De inrichting van een nieuw kwaliteitsregime is één van de belangrijkste veranderingen bij de overgang naar de gewijzigde BAG wet- en regelgeving. Dit kwaliteitsregime is beschreven in het Kwaliteitskader 2018 op Geobasisregistraties.nl.

1.4

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 3 van 22

1.5

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2019 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 4 van 22

2

Bestuurlijke verantwoording

2.1 Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf Uit het overzichtsdiagram op de volgende pagina blijkt dat Dordrecht goed scoort op het merendeel van de aspecten van de BAG. Wij scoren voor het totaal boven de landelijke norm (78%). De uitzondering betreft het onderdeel "Tijdigheid", dit onderdeel heeft verbetering en aandacht nodig om ook op dit onderdeel te komen tot een maximale score. Het onderdeel "Tijdigheid" kan worden opgesplitst in 3 onderdelen t.w.; 1. Actualiteit registratie - De aanlevering van de brondocumenten vindt veelal niet plaats op de dag dat het besluit is genomen. Dit proces zal intern bij de gemeente Dordrecht (uitbesteed aan Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid) aangescherpt worden. 2. Actualiteit definitieve pandgeometrie - Om de definitieve geometrie tijdig, binnen 6 maanden na gereed melding, in de BAG te registreren zal het proces intern bij de uitvoerende organisatie (GBD) aangescherpt worden. Dit onderdeel speelt zich af op het raakvlak tussen BAG en BGT en is een speerpunt voor 2020. 3. Onderzoeken - Het resultaat kan voorkomen worden door onderzoeken binnen zes maanden af te ronden. Dit betreft een binnengemeentelijke proces (uitbesteed aan Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid) dat zich buiten de BAG afspeelt. Dit proces zal geoptimaliseerd worden. -

Wij zullen een regulier overleg over de BAG met OZHZ instellen.

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 5 van 22

2.2

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Dordrecht

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

80

80

100,0 %

Deelscore Tijdigheid

0

45

0,0 %

Deelscore Volledigheid

40

40

100,0 %

Deelscore Juistheid

40

40

100,0 %

Puntentotaal BAG lijst

160

205

78 %

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 6 van 22

Bovenstaand diagram dient de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 7 van 22

2.3 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

nvt

Verbetermaatregelen ten aanzien van Tijdigheid Om de tijdigheid te verbeteren zullen onderstaande maatregelen worden genomen: • Het proces rondom geometrie zal intern nog aangescherpt worden. Dit speelt zich nl. intern (bij GBD) af op het raakvlak tussen BAG en BGT en zal een speerpunt zijn. • Het proces rondom aanlevering van de brondocumenten bij OZHZ zal aangescherpt worden. • Het proces bij onderzoeken zal geoptimaliseerd worden. • Wij zullen een regulier overleg over de BAG met OZHZ instellen. Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

nvt

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

nvt

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 8 van 22

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 9 van 22

Bovenstaand diagram toont hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatie-capaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Er is voldoende formatie aanwezig. Capaciteit is gebaseerd op wettelijke taken BAG en onze ervaring met de uitvoering van deze taken.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden zodanig geregeld dat de kwaliteit van de BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

De capaciteit houdt rekening met benodigde vervanging.

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?

Ja: De processen zijn op schrift gesteld

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 10 van 22

Toelichting op gegeven antwoord:

De procedures zijn beschreven.

4. Worden de beschreven processen die invloed Ja: De processen die invloed hebben op de hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd? kwaliteit van de BAG worden nageleefd. Toelichting op gegeven antwoord:

Procedures worden gecommuniceerd. Daarnaast houden medewerkers hun kennis actueel door het bezoeken van workshops en trainingen.

5. Worden de processen die invloed hebben op Ja de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

Door het management worden procedures jaarlijks geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?

Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Eisen worden meegenomen in het bestek en/of staan in de procedures.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Bag-taken zijn in de mandaatregeling onderdeel van Bedrijfsvoering.

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?

Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Signalen over voortgang in de bouw worden in de BAG verwerkt.

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 11 van 22

3.2 Tijdigheid

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 12 van 22

Bovenstaand diagram toont hoe de bronhouder met het toetselement tijdigheid in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2018 tot en met 30 juni 2019 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties Antwoord in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd? 1. Neem de Het actualiteitspercentage ligt meer dan 2 maanden onder de 95% actualiteit voor het tijdvak 1 juli 2018 t/m 30 juni 2019 zoals deze in de BAGkwaliteitsmonitor zijn opgenomen in ogenschouw. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 13 van 22

waarbij de brondocumentdatu m en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op De actualiteit zit gemiddeld onder de wettelijke termijn van 98%, maar scoorde gegeven antwoord: op 6 peilmomenten boven het landelijke gemiddelde. 2. Neem de Het actualiteitspercentage ligt meer dan 2 maanden onder de 95% actualiteit voor het tijdvak 1 juli 2018 t/m 30 juni 2019. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Toelichting op Geconstateerd is dat, binnen het opgegeven tijdvak, de status in de veel van gegeven antwoord: de gevallen onveranderd is gebleven. Oorzaak hiervan ligt in het feit dat de interne processen nog moeten worden aangescherpt op het raakvlak tussen BAG en BGT. Om de definitieve geometrie tijdig, binnen 6 maanden na gereedmelding, in de BAG te registreren zal het proces intern nog aangescherpt moeten worden. Dit speelt zich nl. intern (bij GBD) af op het raakvlak tussen BAG en BGT en zal een speerpunt zijn voor 2019. , https://imbag.github.io/praktijkhandleiding/kwaliteitsrapporten/verwerkingstermi jn-definitieve-pandgeometrie-langer-dan-zes-maanden 3. Neem de Het actualiteitspercentage ligt meer dan 2 maanden onder de 95% actualiteit voor het tijdvak 1 juli 2018 t/m 30 juni 2019.

Heeft de gemeente in geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 14 van 22

Toelichting op Geconstateerd is dat, binnen het opgegeven tijdvak, de onderzoeken niet altijd gegeven antwoord: binnen de gestelde termijn van 6 maanden worden afgerond. De oorzaak hiervoor ligt in het feit dat binnengemeentelijke processen nog geoptimaliseerd moeten worden. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gemeente Dordrecht, GBD en OZHZ. Het resultaat kan voorkomen worden door onderzoeken binnen zes maanden af te ronden. Dit betreft een binnengemeentelijke proces (uitbesteed aan omgevingsdienst) dat zich buiten de BAG afspeelt en zal geoptimaliseerd moeten worden. Nieuwe afspraken; speerpunt voor 2019., Voorstel:, - Tot op heden onvoldoende capaciteit op ingezet door OZHZ;, - Regulier overleg weer oppakken en Dordrecht in mee laten draaien.

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 15 van 22

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 16 van 22

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

Controle vind plaats dmv het nalopen van de wekelijkse vergunningenlijst

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Met formatie uitbreiding gewaarborgd.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, conform procedure

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

In het kader van het project waarderen op gebruiksoppervlakte in plaats van IPV kubiekemeters van de WOZ wordt het hele

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 17 van 22

bestand grondig doorlopen borging van dit proces vindt plaats door middel van plaatstelijke mutaties detecteren (mbv fotosignalering) en opnemen.

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 18 van 22

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 19 van 22

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer Antwoord uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? 1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, conform procedure

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

het kwaliteitsdashboard wordt benut. Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd door onze stelselspecialisten. Daar waar ondersteuning nodig is vanuit vergunningverlening & bouwtoezicht, wordt in overleg getreden met deze afdeling.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 20 van 22

Toelichting op gegeven antwoord:

Gedurende het jaar door vind er afstemming plaats op de werkvloer om de basisregistraties niet uit elkaar te laten lopen. Geregeld worden er consistentiecontroles uitgevoerd vanuit de andere registraties.

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten Ja: Alle in de registratie vermelde terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief? brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. Toelichting op gegeven antwoord:

Alles is beschikbaar op de schijven en er vind een backup plaats, zodat deze gegevens beschikbaar zijn bij een uitwijk. Er is geen archief waarin dit is te vinden.

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen en migratie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 weergegeven. In de zelfevaluatie ENSIA BAG 2018 heeft u Antwoord één of meer verbetermaatregelen aangekondigd. 1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

De verbetermaatregelen zijn grotendeels gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

De door u aangekondigde verbetermaatregelen zijn bedoeld om de uitvoering van de BAG kwalitatief te borgen en/of te verbeteren. Ze zijn hiermee onderdeel van het interne kwaliteitssysteem geworden.

2. Hanteert uw gemeente het ter beschikking Ja gestelde stappenplan om van BAG 1.0 naar BAG 2.0 te komen? Toelichting op het gegeven antwoord:

Aan de vakafdelingen is n.a.v. stap 1 en 2 een presentatie gegeven over de inhoudelijke wijzigingen en zijn werkafspraken gemaakt.

3. In hoeverre volgt u de planning van het stappenplan?

De voorgestelde planning wordt gevolgd en de voortgang stemt hiermee overeen

Toelichting op het gegeven antwoord:

Stap 1 en 2 zijn gereed en we zijn nu bij Stap 3. Onze lokale data is vergeleken met de LV en gelijkgetrokken. We zijn nu in afwachting van de leverancier om de overstap te maken naar de BAG 2.0 software.

4. Hoe zijn uw ervaringen met de systeemleverancier in relatie tot de BAGmigratie?

De ervaringen met de systeemleverancier zijn niet goed en niet slecht

Toelichting op gegeven antwoord:

De nieuwe BAG 2.0 versie van de software was pas in juni gereed, aangezien er ook een afhankelijkheid is met Neuron Integratie Platform kunnen we waarschijnlijk pas in Januari 2020 de overgang maken naar de nieuwe BAG 2.0 applicatie.

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 21 van 22

Dordrecht d.d. 26 mei 2020 Jan Scholten Gemeentesecretaris gemeente Dordrecht

Rapportage BAG 2019 - Dordrecht - Pagina 22 van 22