Toezegging organisatiekosten SOJ.pdf

ORGANISATIEKOSTEN SERVICEORGANISATIE JEUGD ZHZ Van

Rik van der Linden

Aan

Commissie Sociale Leefomgeving

Datum

2 maart 2021

Betreft

Toezegging inzicht organisatiekosten SOJ

Geachte leden van de commissie sociale leefomgeving Naar aanleiding van de bespreking van een conceptzienswijze op de voorgestelde begrotingswijziging voor 2021 van de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ (SOJ) op 26 januari 2021 in uw gemeenteraad heb ik toegezegd dat ik u nader zou informeren over (ontwikkelingen in) de organisatiekosten van de SOJ. Hieronder treft u deze informatie aan, waarbij de bedragen en cijfers zijn opgenomen op basis van de begroting. Afdelingsbegroting Uit de onderstaande tabel blijkt dat de organisatiekosten jaarlijks schommelen tussen € 3,4 en € 4,0 mln. Een uitzondering hierop vormt het huidige jaar, met ruim € 4,6 mln. Deze stijging wordt primair veroorzaakt door een toename in de overige kosten en de inzet van derden (zie toelichting onder de tabel). Deze intensivering is middels een begrotingswijziging in het Algemeen Bestuur van de Dienst Gezondheid en Jeugd behandeld en goedgekeurd. Tabel 1 Afdelingsbegroting 2015-2021 Begrotingspost Personeelskosten eigen personeel Personeel van derden Uitbestede ICT Dienstverlening en overige ICT kosten Dienstverlening SCD Overige kosten Totale kosten

2015 1.957.812 444.651 1.121.447 60.000 60.000 3.643.910

2016 1.370.000 270.000 850.000 80.000 899.000 3.469.000

2017 1.595.000 200.000 900.000 130.000 644.000 3.469.000

2018 1.595.000 300.000 950.000 225.000 599.000 3.669.000

2019 1.758.800 400.000 950.000 275.000 540.188 3.923.988

2020 1.836.000 450.000 971.000 225.000 410.540 3.892.540

2021 1.850.000

550.000 1.050.000 225.000 948.000 4.623.000

Hieronder ga ik kort in op de vijf onderdelen van de afdelingsbegroting en bijzonderheden: Kosten eigen personeel en personeel van derden De personeelskosten (en een deel van de lasten voor personeel van derden) hebben betrekking op de vaste formatie, waarover in de volgende paragraaf meer. De post personeel van derden betreft daarnaast ook kosten voor inhuur voor het inkooptraject en andere zich voordoende zaken. In 2020 en 2021 is sprake van een toename van lasten voor personeel van derden, als gevolg van de incidentele inhuur van specifieke (juridische) expertise voor de ontwikkeling van het nieuwe inkoopkader en de nieuwe inkoopstrategie. De uitbestede ICT-dienstverlening en overige ICT kosten betreft voor het grootste deel (ruim € 0,8 mln.) de afwikkeling van het berichtenverkeer (declaratieverkeer) van zorgaanbieders, alsmede de interface voor het PGB. Verder betreft het (ontwikkel) kosten en licenties voor het dataplatform, webapplicatie en de inkoopmodule en een stelpost voor onvoorziene uitgaven en nieuwe ontwikkelingen.

1

Kenmerk Datum

2 maart 2021

Dienstverlening SCD De dienstverlening SCD (Servicecentrum Drechtsteden) betreft de kosten voor onder meer werkplekken, factuurverwerking van niet zorgfacturen, HRM en bezwaar en beroep procedures. Overige kosten De stijging in deze kosten wordt grotendeels veroorzaakt door de uitvoering van PGBcontroles, als gevolg van een eis van de accountant in het kader van rechtmatigheidsonderzoek (zie kader). De kosten hiervan bedragen € 3,4 ton, inclusief een stelpost van € 2,7 ton voor verdiepende onderzoeken bij aanwijzingen voor fraude. De kosten van deze onderzoeken moeten worden terugverdiend door onrechtmatige declaraties terug te vorderen. De accountant heeft in haar management letter adviezen aangedragen op het gebied van toekenning van zorg en controle van de prestatielevering. Deze adviezen zijn besproken met de auditcommissie. Naar aanleiding van de adviezen worden een aantal aanvullende controles ingericht. De belangrijkste betreffen het controleren van aanbieders met een omzet van minder dan € 100.000 en controle op prestatielevering PGB. Vanaf de komende jaarrekeningcontrole zal de accountant van de DG&J middels een aanvullende controle opdracht de aanbieders met een omzet van minder dan € 100.000 controleren en met ingang van 2021 zal een extern bureau afdoende controle op PGB uitvoeren, zodanig dat hiermee voldoende zekerheid over de prestatielevering wordt verkregen.

Deze laatste is nog wel afhankelijk van de coronacrisis. Verder is een post van € 2,0 ton voor advieskosten opgenomen. Dit zal voor een groot deel besteed worden aan de nieuwe inkoopafspraken. Tenslotte betreft dit budget een aantal kleinere posten, waaronder cliëntparticipatie, cliëntervaringsonderzoeken, huisvesting, accountantskosten, Veiligheidshuis, doorbelasting DG&J, locatiehuur voor bijeenkomsten met gemeenten en aanbieders, vergoedingen voor de commissie bezwaar en beroep en kantoorkosten. Formatie Hieronder volgt een weergave van de formatie van de SOJ in de periode van 2015 tot 2021. Tabel 2 Formatie 2015-2021

Directie Inkoop en contractmanagement Beleid Informatievoorziening Financien Nog niet toebedeeld Totaal

2015 1,0 4,0 5,6 2,0 2,0 5,0 19,6

2016 3,6 4,0 6,0 4,0 2,0

2017 3,8 3,9 6,6 5,0 2,0

2018 3,8 3,9 6,6 5,0 2,0

2019 2,8 4,2 7,0 7,0 2,0

2020 3,2 4,2 5,8 6,8 3,0

2021 3,2 4,2 5,8 6,8 3,0

19,6

21,3

21,3

23,0

23,0

23,0

U ziet dat de formatie door de jaren heen vrij stabiel is. De belangrijkste wijzigingen betreffen een toename met twee fte per 2019 voor het onderdeel informatievoorziening en met één fte per 2020 voor het onderdeel financiën. Graag informeer ik u kort over de diverse onderdelen binnen de formatie en de ontwikkelingen daarin.

2

Kenmerk Datum

2 maart 2021

Directie Dit betreft de directeur, het secretariaat (inclusief vervanging wegens langdurige ziekte) en inhuur voor de beschermingstafel. Inkoop en contractmanagement Dit betreft de adviseurs die het contractmanagement naar de zorgaanbieders uitvoeren. Beleid Dit betreft de manager inkoop & beleid, twee programmamanagers en enkele beleidsmedewerkers. De programmamanagers onderhouden het contact met de tien gemeenten, onder meer via zogenaamde driehoeksoverleggen. Ook sturen zij de inkoopadviseurs en beleidsmedewerkers operationeel aan. De beleidsmedewerkers voeren projecten en reguliere taken uit. De projecten komen voort uit (beleids)plannen en de reguliere taken betreffen cliëntparticipatie, cliëntervaringsonderzoek, bezwaar en beroep en AVG. Het betreft dus meer project- en procesmatige functies dan traditionele beleidsfuncties. Informatievoorziening Dit betreft vier fte cliëntadministratie, een informatieanalist en een data analist en een manager. De medewerkers van de cliëntadministratie toetsen en verwerken de zorgtoewijzingen aan aanbieders en beschikkingen naar burgers. Er moeten jaarlijks circa 25.000 toewijzingen getoetst worden. De bezetting van de cliëntadministratie was in de eerste jaren veel lager (twee fte in 2015). In 2015 (en in 2016 gedeeltelijk) werden alle lopende toewijzingen namelijk nog integraal overgenomen en administratief verlengd.

De informatieanalist is verantwoordelijk voor systeembeheer, de informatiehuishouding en de contacten met de serviceprovider, Sociale Verzekeringsbank, aanbieders op IT vlak en landelijke werkgroepen met betrekking tot het landelijk berichtenverkeer en te hanteren standaarden. In 2019 is geïnvesteerd in extra capaciteit voor data analyse, onder meer via de ontwikkeling van het gemeente dashboard. Dit heeft een boost gegeven aan de kwaliteit en inzichtelijkheid van data voor gemeenten en uitvoerende partijen. Financiën De bezetting bestaat naast de manager uit twee adviseurs, die zijn belast met: -

de financiële aspecten van het contractmanagement, zoals budgetbeheer, zorgprofielen, nee ten zij en de controle van declaraties. De maandrapportages voor gemeenten, interne controle en rechtmatigheidsverantwoording en productieverantwoordingen van aanbieders, met als sluitstuk de jaarrekening.

De bezetting is in 2020 met een fte uitgebreid. De afhandeling van de financiële aspecten van contractmanagement zijn in 2019 zoveel als mogelijk overgenomen om contractadviseurs meer ruimte te geven voor inhoudelijke aspecten. Verder zijn de maandrapportages voor gemeenten destijds geïntroduceerd. Tot slot In diverse vergaderingen van uw commissie heb ik het beeld geschetst van een SOJ als een relatief smalle uitvoeringsorganisatie, zonder sprake van een grote organisatiegroei door de jaren heen. Het bovenstaande bevestigd dat beeld. De organisatiekosten zijn noodzakelijk voor een gedegen uitvoering van de kerntaken, waarbij zelfs de vraag gesteld kan worden of

3

Kenmerk Datum

2 maart 2021

er her en der nog niet wat geïntensiveerd zou moeten worden. Ik denk hierbij bijvoorbeeld aan accountmanagement met nog meer aandacht voor realisatie van strategisch partnerschap, maar ook intensievere handhaving op financiële onwenselijkheden bij zorgaanbieders. Uit het overzicht blijkt ook dat er nauwelijks beleidsmatige werkzaamheden bij de SOJ zijn belegd, ook een onderwerp waarover we verschillende keren van gedachten hebben gewisseld. De beleidsmatige opgave is belegd bij de tien gemeenten, waar mogelijk in nauwe samenwerking. Zoals vorig jaar geadviseerd door AEF en het regionale aanjaagteam maken we momenteel werk van dit laatste punt, onder meer door middel van scherper opdrachtgever- en –nemerschap en het aanbrengen van meer focus en samenhang in de opgaven die er liggen op de verschillende niveaus.

Ik ga ervan uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Wethouder van der Linden

4