Technische vragen bij nota RenV (SP den GL).pdf

Nota Reserves en voorzieningen – Technische vragen 1

2

3

Technische vragen SP (J. 't Lam/do 17 december) In het RV staat: Auditcommissie oktober 2020: procesaanpak aanpassing nota Reserves en voorzieningen (uitgangspunten voor wijziging) Ik heb gezocht naar het verslag van deze commissie, maar kan het niet vinden. Mogelijk dat de antwoorden op de hierna gestelde vragen daarin zijn terug te vinden. Dan kan de beantwoording daarvan achterwege blijven.

Antwoord Het verslag is ondertussen separaat toegestuurd door de griffie. Hierin staan overigens niet de antwoorden op onderstaande vragen.

In het RV staat: Voor de onderhoudsvoorziening NMC en de onderhoudsvoorziening VZ Waterzigt Weizigt NMC is het niet mogelijk gebleken meerjarenonderhoudsplannen op te stellen. Overeenkomstig het BBV komen de voorzieningen hiermee te vervallen. Waarom zorgt het college er niet voor dat er hiervoor onderhoudsplannen zijn? Welk bedrag is er vrijgevallen bij de opheffing? In de nota reserves en voorzieningen wordt per 31 december 2020 € 85.000 genoemd. Eind 2019 was dat nog € 416.000. Begrijp ik dat er in 2020 dus nog een flink beroep is gedaan op de voorziening en hoe gaat dit dan na 2020? Is het onderhoud van deze gebouwen nu onderdeel van de risicoparagraaf?

Er zijn voor beide voorzieningen onderhoudsplannen die worden gebruikt bij het plannen en uitvoeren van onderhoud (aan het Aquarama en aan het terrein van Weizigt). Echter, deze plannen zijn verouderd. Bij het actualiseren ervan dit jaar rees de vraag of de jaarlijkse onderhoudskosten niet beter in de exploitatie kunnen worden opgenomen. Die vraag is voor beide voorzieningen nog niet beantwoord, dat staat gepland voor 2021. Dit jaar wordt dus voor beide voorzieningen duidelijk of we kiezen voor het opnemen van de onderhoudskosten in de exploitatie dan wel gebruik maken van een voorziening.

Onderhoudsvoorziening Sportboulevard: wat is de reden om geen rekening te houden met 40 jaar? Het onderhoud hoort toch gekoppeld te zijn aan de levensduur van het gebouw en niet aan de looptijd van het contract met de exploitant. Het gaat om een verschil van € 466.000 per jaar. We zadelen daarmee de gemeente vanaf 2030 met een enorm probleem op. Immers dan zal de voorziening alsnog gevormd moeten worden. We kunnen het dan toch beter nu al doen? Daarnaast zal in de begroting vanaf 2030 jaarlijks € 466.000 meer aan toevoeging aan de reserve meegenomen moeten worden. Is in de risicoparagraaf rekening gehouden met de miljoenen die we op termijn moeten toevoegen aan de onderhoudsvoorziening?

De keuze voor een looptijd van 20 jaar voor het exploitatiecontract met Optisport is gemaakt bij de oplevering en ingebruikname van het pand ruim tien jaar geleden, en biedt de gemeente flexibiliteit voor het maken van nieuwe afspraken na afloop van het huidige contract. Het is dan mogelijk de exploitatievorm te herzien of een nieuwe aanbesteding voor exploitatie van het pand uit te schrijven. Dit uitgangspunt is benoemd (en als kanttekening meegegeven) in het raadsvoorstel optimalisatie Sportboulevard (RIS 2420074). Vanuit dit perspectief –en mede gelet op de discussie in de raad wie voor de extra dotatie aan de lat zou moeten staan- is het alvast (volledig) reserveren voor de komende 30 jaar voorbarig. Ook de accountant heeft hier melding over gemaakt in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2019 (RIS2574774). In Q1 van 2021 vindt hier afstemming over plaats met de accountant. Wij informeren u over de uitkomsten hiervan c.q. over het ingenomen standpunt van de accountant.

Het bedrag van € 416.000 wordt overigens niet herkend. Het betreft een bedrag van circa € 90.000 eind 2019.

In de risicoparagraaf is geen rekening gehouden met de onderhoudskosten vanaf 2030. Dit is daarvoor ook niet de geëigende plaats. Er zal een politiek besluit genomen moeten gaan worden over de situatie na 2030. Vervolgens moet het budget aan dit besluit worden aangepast. Het is hierbij duidelijk dat wanneer de huidige situatie (zonder de bestaande afspraken te wijzen) wordt gehandhaafd er aanvullend budget nodig zal zijn. Bij vaststelling van raadsvoorstel "2020-0140995 Aanpassing leidingwerk legionella Sportboulevard" is uw raad toegezegd om separaat een sessie te plannen om uitleg te geven over

de systematiek van het onderhoudsplan. Deze sessie zal in Q1 2021 worden ingepland. 4

Aan bestemmingsreserves wordt geen rente toegevoegd. Dit betekent dat op het moment van uitvoering van het project er onvoldoende middelen in de reserve zitten. Je creëert daarmee voor elke reserve een toekomstig probleem. Waarom doen we dit?

Voor de meeste bestemmingsreserves geldt dat er een concreet project(krediet) door de raad is vastgesteld en er dus een bestedingsplan is. In dit bestedingsplan dient rekening gehouden te worden met het prijspeil op het verwachte moment van uitvoering. Indien de uitvoering volgens planning verloopt is inflatiecorrectie niet nodig. Daarnaast is de inflatie vaak slechts marginaal ten opzichte van de diverse oorzaken die de uiteindelijke projectkosten bepalen. Het wordt dan schijnnauwkeurigheid en brengt onnodige extra administratieve lasten met zich mee. Een aantal bestemmingsreserves bevat een "apart gezet" bedrag voor een bepaald doel. Op dat moment zijn er nog geen concrete bestedingsplannen, maar wel een globaal bestedingskader (bijv. de gevormde reserves bij de verkoop Eneco). De "koopkracht" op deze reserves neemt inderdaad af naarmate de tijd vordert en inflatie optreedt. Het is mogelijk om vanuit de exploitatie deze reserves periodiek te verhogen, maar dat zal dan ten koste gaan van de exploitatieruimte. Aangezien die er nu niet is, zal dit leiden tot bezuinigingsmaatregelen. Dit is o.i. onwenselijk. Tot slot is er (op dit moment) ook een logisch verband: Tegenover de bestemmingsreserves aan de passivakant van de balans staat nu een flink bedrag op de bank aan de activakant. Op dit banksaldo ontvangt de gemeente geen rente (schatkistbankieren).

Het is op dit moment niet of nauwelijks mogelijk dit geld renderend weg te zetten (door lage marktrente en strakke wetgeving). Omdat we ook geen rendement maken op het banksaldo is het ook logisch om geen inflatiecorrectie op de reserves toe te passen.

5

Voor onderhoudsvoorzieningen geldt: geen onderhoudsplan geen voorziening. Voor welke gemeente eigendommen zijn er naast die bij vraag 2 zijn genoemd, geen onderhoudsplannen? Zijn de risico’s voor deze eigendommen meegenomen in de risicoparagraaf?

Voor alle gemeentelijke eigendommen zijn er onderhoudsplannen en is financiële dekking aanwezig. Soms als structureel exploitatiebudget, soms in een voorziening en soms in een bestemmingsreserve. Dat laatste is het geval bij vastgoed. Omdat de plannen daar nog niet geheel zijn geactualiseerd is de voorziening tijdelijk omgezet naar een bestemmingsreserve. Er is daarom nagenoeg geen tot beperkt sprake van risico's bij gelijkblijvend beleid. Separaat wordt gewerkt aan een herziening van het vastgoedbeleid (Q2 2021), waarbij opnieuw gekeken wordt naar de uitgangspunten van het onderhoudsplan. Ook is er een beleidswens verduurzaming vastgoed ingediend ( https://dordrecht2020.kadernota.nl/p8946/18-duurzaamheid-gemeentelijkvastgoed). Mocht voor gewijzigd beleid aanvullend budget nodig zijn, vindt hiervoor separate besluitvorming plaats.

1

Technische vragen GL (F.B. van der Meer/di 26 januari) De formulering op p. 3 m.b.t. de bufferfunctie van reserves lijkt te suggereren dat de Algemene Reserve ALLEEN kan worden gebruikt om onvoorziene tegenvallers op te vangen. Maar het is toch ook mogelijk om delen van de Algemene Reserve om te zetten in bestemmingsreserves? Is het niet gewenst dat hier expliciet tot uitdrukking te laten komen.

Antwoord In de nota Risicomanagement & weerstandsvermogen hebben wij met de raad afgesproken dat heroverweging van middelen binnen de algemene reserve kan plaatsvinden in het geval de weerstandsratio boven de 1,4 geraakt. Bij waarden tussen de 1,0 en 1,4 is het advies het surplus in de algemene reserve te houden. Onderstaand fragment is hiertoe opgenomen uit de beslisboom (zie ook beleidskader 11 in Nota).

De definiëring omtrent de functie van de Algemene reserve zoals in de nota Reserves en voorzieningen opgenomen is daarom enkel omtrent de bufferfunctie verwoord. Het inzetten van delen van de Algemene reserve in geval van overtolligheid is tegelijkertijd opgenomen in de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen. De praktijk van de afgelopen jaren leert dat 1,0 als ondergrens wordt gehanteerd en dat ook bij een stand tussen 1,0 en 1,4 over wordt gegaan tot inzet. 2

3

4

Op p. 4 staat dat het grootste deel van het weerstandsvermogen wordt gevormd door de Algemene Reserve en de Reserve Grondbedrijf. Wat draagt nog meer aan het weerstandsvermogen bij? Als ik het goed begrijp wordt er een virtuele rentevergoeding uit de projecten berekend over het geld dat t.b.v. die projecten aan reserves wordt onttrokken. Is mijn beeld correct? Dit geldt gaat naar de Treasury, opnieuw als ik het goed begrijp. Wat is de Treasury en wat gebeurt er met het geld dat daarin terecht komt?

Naast de genoemde posten betreft dit enkel de post onvoorzien

De eerste alinea onder het kopje “Investeringen openbare ruimte met maatschappelijk nut” op p. 9. is voor mij volkomen onduidelijk. Zou dit iets meer in lekentaal verwoord kunnen worden?

In Dordrecht werden in het verleden (voor de BBV wijziging) uitgaven voor onderhoud van wegen en groen (maatschappelijk nut) via de exploitatie gedekt in het jaar waarin het project werd uitgevoerd. Dit in tegenstelling tot investeringen met economisch nut, zoals gebouwen, bedrijfsauto's en –apparatuur, die werden geactiveerd en afgeschreven ten laste van toekomstige boekjaren.

Er wordt een omslagrente toegerekend aan activa. Deze komt samen met de afschrijving ten laste van de bijbehorende producten. De opbrengst van de omslagrente komt ten gunste van het product Treasury (letterlijk schatkist). Op het product Treasury staan alle kosten die te maken hebben met liquide middelen (te betalen rente, te ontvangen rente, etc.). Het saldo van het product Treasury is integraal onderdeel van de Begroting 2021 (en de meerjarenraming).

Het nieuwe BBV schrijft voor dat ook de kosten van wegen en groen geactiveerd moeten worden en de uitgaven (als afschrijving en rente) per jaar toegerekend moet worden aan de boekjaren waarin het nut ervan wordt genoten. Wanneer een dergelijke investering wordt gedekt met incidenteel budget maken we gebruik van de reserve Afschrijving. Aan deze reserve wordt het incidentele budget ter hoogte van het investeringsbudget toegevoegd, zodat de afschrijving vanuit deze reserve kan worden gedekt.

5

Wat is de ratio achter kaderregel 5. voor het instellen van een reserve (p. 10)

Kaderregel 5: Het is niet mogelijk om nieuwe bestemmingsreserves in te stellen voor minder dan € 100.000, tenzij de raad anders besluit. Bij de totstandkoming van de vorige nota is bewust gekozen voor de lijn het aantal reserves zoveel mogelijk terug te brengen. In de perioden daarvoor was het aantal reserves, waarvan diversen ook met kleine restbedragen, fors opgelopen en bleek er voor de besteding van het restantbudget vaak weinig aansluiting meer te bestaan met de oorspronkelijke doelen van het project of de activiteit waarvoor de reserve in het leven was geroepen. Minder (kleine) reserves past bij het streven naar minder “potjesvorming”. Terughoudendheid met instellen en aanhouden van reserves past bij een beleid om als raad de allocatie over de beschikbare middelen zo integraal en breed mogelijk te kunnen doen. Een te automatische keuze voor reservevorming in plaats van deze middelen via de exploitatie te laten lopen vertroebelt bovendien het inzicht in de financiële positie. Om dit in de toekomst te voorkomen is het van belang terughoudend om te gaan met het instellen van bestemmingsreserves. Hierdoor krijgt de raad de mogelijkheid om haar middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten.

6

7

Onder het kopje “Instellingscriteria” staat dat er terughoudend omgegaan moet worden met het instellen van reserves. De criteria die daarop volgen zeggen m.i. echter niets over wanneer nu wel of niet een reserve moet of zou kunnen worden ingesteld, maar slechts over wat er bij instelling van een reserve moet worden gespecificeerd. Vraag is dus hoe ‘terughoudend’ wordt ingevuld. In de 3e alinea op p. 12 staat dat er “nooit meer (wordt) onttrokken dan begroot”. In alinea 7 staat “Ook zou er sprake kunnen zijn van versnelling van een project waardoor er meer wordt onttrokken dan begroot”. Dat lijkt in strijd met elkaar. Kan dit worden toegelicht?

De invulling van terughoudend is in eerste instantie aan de raad. De ondergrens van € 100.000 is een harde component die de raad in de nota besluit. De vervolgens genoemde punten helpen om te bepalen of een reserve daadwerkelijk noodzakelijk is, naast het feit dat je dit nu eenmaal moet vastleggen. In de strikte zin des woords zijn het daarmee inderdaad geen criteria ten aanzien van terughoudendheid. Op dit moment wordt er nooit méér onttrokken dan begroot. Indien een project sneller gaat dan gepland, zullen we de raad een begrotingswijziging voorleggen waarbij gevraagd wordt het begrote bedrag te verhogen. Voorzover het totaal van de onttrekkingen over de jaren heen past binnen reeds eerder door de raad afgegeven kaders (krediet) zal dit via de verzamelwijzigingen (meestal hamerstuk) lopen. Voorbeeld: de raad verstrekt een budget van € 200.000 dat gedekt wordt uit een reserve waarin € 500.000 is opgenomen. We begroten in twee jaar elk € 100.000. Stel dat het project sneller gaat en het eerste jaar € 150.000 nodig is en het tweede jaar € 50.000, dan passen we de begroting aan via een verzamelwijziging met begrotingswijziging en Raadsbesluit. Indien het project in totaal € 300.000 gaat kosten dan gaat dit via Bestuursrapportage of via een apart raadsvoorstel inzake het project, gezien de afwijking op het totaalbudget van € 200.000.

Indien het project langzamer verloopt en we in het eerste jaar slechts € 60.000 uitgeven, dan halen we ook maar € 60.000 uit de reserve en blijft er € 440.000 inzitten, waarvan € 140.000 voor het betreffende project en € 300.000 nog vrij te bestemmen. Omdat in de begroting van het jaar erop een onttrekking van € 100.000 stond, passen we wederom via verzamelwijziging dit aan naar € 140.000 (het restantbudget van het project). Op korte termijn gaan we met de Auditcommissie in gesprek om te bespreken of deze wijzigingen onder bepaalde voorwaarden als bevoegdheid van het college kunnen worden gezien. Bijvoorbeeld indien het totale project binnen de 2 jaar en de afgesproken € 200.000 blijft (welk deel in welk jaar wordt uitgegeven is minder relevant). Dit scheelt administratief werk en grote (vaak ingewikkelde) raadsvoorstellen zoals de verzamelwijzigingen.

8

Er is een reserve voor (nog niet gespecificeerde) “Beleidswensen”. Hoe verhoudt zich dat met het principe dat bij reserves duidelijk moet zijn waarvoor ze zijn bedoeld en waarom ze doelmatig zijn? Een soortgelijke vraag geldt voor de Reserve Agenda Dordrecht 2030 waaruit nog concrete reserves worden gevormd.

Alle budgetten in de reserve Beleidswensen zijn één-op-één gekoppeld aan een specifieke beleidswens en daarmee gespecificeerd. Zie hiervoor bijvoorbeeld de Kadernota 2020, hier zijn per beleidswens de inhoudelijke kaders beschreven en door de raad bekrachtigd. Er zitten geen 'vrije' middelen in deze reserve. In de nota zijn deze beleidswensen verder niet specifiek benoemd, omdat het in de tijd steeds andere beleidswensen betreft. In de jaarrekening 2020 zullen we de exacte stand specificeren. Alle middelen in de reserve Agenda Dordrecht 2030 zijn bedoeld voor uitvoering van de Agenda Dordrecht 2030. Dat heeft de raad reeds besloten, zie hiervoor het Prioriteringskader Agenda Dordrecht 2030. De precieze aanwending ligt nog niet vast, daarover worden het komende halfjaar besluiten voorbereid en genomen. Vanwege de zorgvuldigheid (met name in relatie tot de grote omvang van de gemoeide middelen) wordt stap voor stap toegewerkt naar duidelijkheid die alles omvat. Naar onze mening geeft dit de raad meer grip, het alternatief is namelijk alles in de algemene reserve laten zitten tot alles duidelijk is.