Spelregels-Egalisatiereserve-Parkeervoorzieningen-RIS-nummer-165047-.pdf

Bijlage 1: Spelregels egalisatiereserve Parkeren 1. 2. 3.

4.

5.

6.

7.

8.

De exploitatie van het product Parkeren is een gesloten systeem, dat als communicerend vat werkt met de reserve EPV. Binnen deze exploitatie wordt expliciet inzichtelijk gemaakt hoe de kosten en opbrengsten van het product Parkeren zijn opgebouwd. Ten laste van de reserve EPV kunnen alleen investeringen worden gebracht m.b.t.: - de instandhouding en/of verbetering van parkeergarages (voor zover dit niet behoort tot het domein van de eigenaar en/of verhuurder van het gebouw); - de instandhouding en/of verbetering van fetsenstallingen (voor zover dit niet behoort tot het domein van de eigenaar en/of verhuurder van het gebouw); - de instandhouding en/of verbetering van overige parkeervoorzieningen verband houdend met de bestaande exploitatie van het gereguleerd parkeren. Niet ten laste van de reserve EPV kunnen worden gebracht investeringen met betrekking tot voorstudies naar en ontwikkelingstrajecten van nieuwe (gebouwde) parkeervoorzieningen, investeringen in de realisatie van gebouwde parkeervoorzieningen, etc. 1. De minimaal noodzakelijke omvang van het saldo van de reserve EPV wordt vierjaarlijks bepaald als uitkomst van een kwantitatieve risico analyse waarbij de efecten van de geïdentifceerde exploitatierisico's voor 1/2/32 jaar zijn afgedekt.

Indien bij spelregel 5 wordt gekozen voor een afdekking voor een periode korter dan 3 jaar is het volgende van toepassing: het verschil tussen het vastgestelde minimumomvang en die minimumomvang waarbij sprake van afdekking voor een periode van 3 jaar, dient als risico te worden ingebracht in NARIS en zal doorwerken in de berekening van het noodzakelijke weerstandsvermogen van de algemene middelen. Jaarlijks wordt de kwantitatieve risico analyse geactualiseerd. Het bepaalde in spelregel 6 is dan van toepassing, ook indien gekozen wordt voor een afdekking van de exploitatierisico's voor een periode van 3 jaar. Ten aanzien van het actuele saldo van de reserve EPV in relatie tot de minimaal noodzakelijke omvang van het saldo geldt: Saldo eind vorig kalenderjaar:

1

2

Saldo komende 3 jaar (volgens prognose na afroming saldo):

Maatregel (bestuurlijke keuzes):

A

> minimum omvang

> € 0,-, en < minimum omvang

 Surplus saldo > minimum omvang afstorten aan Wegenfonds/algemene middelen -> afgestort bedrag is vrije ruimte.  Geen beleidsmaatregelen noodzakelijk.  Wel melding in de risicoparagraaf algemene middelen m.b.t. ontwikkeling saldo EPV.

B

> minimum omvang

< € 0,-

 Surplus saldo > minimum omvang NIET afstorten.  Niet toegestane ontwikkeling direct melden.  Onderzoeken of beleidsmaatregelen haalbaar zijn?  Dotatie uit algemene middelen noodzakelijk zodra saldo < minimale omvang.  Melding in de risicoparagraaf algemene middelen m.b.t. ontwikkeling van saldo EPV.

C

> minimum omvang

> minimum omvang

 Surplus saldo > minimum omvang afstorten aan Wegenfonds/algemene middelen -> afgestort bedrag is vrije ruimte.

Investeringen in gebouwde parkeervoorzieningen dienen te worden gedragen door de toekomstige eigenaar van deze voorzieningen, te weten het Vastgoedbedrijf. Vanuit het product Parkeren wordt een jaarlijkse huursom aan het Vastgoedbedrijf betaald, ter afdekking van de kapitaallasten, etc. Het voorgaande betekent overigens niet dat voorstellen voor investeringen in gebouwde parkeervoorzieningen ingediend dienen te worden door het Vastgoedbedrijf. Doorhalen wat niet van toepassing is.

Saldo eind vorig kalenderjaar:

Saldo komende 3 jaar (volgens prognose na afroming saldo):

Maatregel (bestuurlijke keuzes):

D

< minimum omvang

> € 0,-, en < minimum omvang

 Geen afstorting mogelijk.  Geen beleidsmaatregelen noodzakelijk.  Wel melding in de risicoparagraaf algemene middelen m.b.t. huidige omvang en ontwikkeling van saldo EPV (actueel tekort t.o.v. minimum omvang toevoegen als risico in NARIS).

E

< minimum omvang

< € 0,-

 Geen afstorting mogelijk.  Niet toegestane ontwikkeling direct melden.  Onderzoeken of beleidsmaatregelen haalbaar zijn?  Directe dotatie uit algemene middelen zodat saldo de komende 3 jaar > € 0,- blijft.  Melding in de risicoparagraaf algemene middelen m.b.t. huidige omvang en ontwikkeling van saldo EPV (actueel tekort t.o.v. minimum omvang toevoegen als risico in NARIS).

F

< minimum omvang

> minimum omvang

 Geen afstorting mogelijk.  Geen beleidsmaatregelen noodzakelijk.  Wel melding in de risicoparagraaf m.b.t. huidige omvang saldo EPV (actueel tekort t.o.v. minimum omvang toevoegen als risico in NARIS).

9.

Jaarlijks wordt bij de kadernota aan de gemeenteraad verantwoording afgelegd over de ontwikkeling van het saldo van de reserve EPV, een geactualiseerde prognose van deze ontwikkeling kenbaar gemaakt en eventuele voorstellen voor te nemen maatregelen gedaan. 10. De uitvoering van het beheer van de Egalisatiereserve Parkeervoorzieningen kan door het college van Burgemeester en Wethouders worden gemandateerd. Toelichting spelregels Ad 1.: In 2008 is reeds vastgesteld dat de exploitatie parkeren een gesloten systeem moet zijn. Gezien het belang hiervan, is deze grondslag voor de toepassing van alle volgende spelregels hier expliciet herhaald. Het principe van het gesloten systeem is randvoorwaardelijk voor de te realiseren exploitatiesystematiek (cf. Grondbedrijf). Ad 2.: Binnen de exploitatie van het product Parkeren kunnen diverse onderdelen onderscheiden worden, welke een resultaatverslechterend efect op het totale product hebben. Door deze onderdelen expliciet te benoemen, wordt transparant gemaakt hoe doelmatig de exploitatie van het Parkeren feitelijk is. Het betreft de volgende onderdelen: pollers/pollercentrale; bijzondere vergunningen/onthefngen; gehandicaptenparkeerkaarten en -plaatsen; fetsparkeren; kosten Toezicht / opslag SCD.

In de fnanciële rapportage inzake het parkeren (zie verder ad 9.) worden de gerealiseerde kosten en opbrengsten van deze onderdelen expliciet inzichtelijk gemaakt. Ad 3.: De reserve EPV moet gaan fungeren als een egalisatiereserve waarmee de schommelingen in de exploitatie van het product parkeren opgevangen kunnen worden. Om deze schommelingen structureel te kunnen opvangen, is in deze spelregel een beperking opgenomen dat uitsluitend exploitatiegerelateerde investeringen vanuit de reserve EPV gedaan kunnen worden: - de aankoop, instandhouding en/of verbetering van parkeergarages (voor zover dit niet behoort tot het domein van de eigenaar en/of verhuurder van het gebouw); - de aankoop, instandhouding en/of verbetering van fetsenstallingen (voor zover dit niet behoort tot het domein van de eigenaar en/of verhuurder van het gebouw);

- de aankoop, instandhouding en/of verbetering van overige parkeervoorzieningen verband houdend met de bestaande exploitatie van het gereguleerd parkeren. Ad 4.: De reserve EPV moet gaan fungeren als een egalisatiereserve waarmee de schommelingen in de exploitatie van het product parkeren opgevangen kunnen worden. Om deze schommelingen structureel te kunnen opvangen zijn hier enkele voorbeelden opgenomen van investeringen die niet (meer) vanuit deze reserve gedaan kunnen worden. Investeringen in voorstudies naar en ontwikkelingstrajecten van nieuwe (gebouwde) parkeervoorzieningen kunnen bijvoorbeeld worden gedaan vanuit middelen van het Vastgoedbedrijf of een alternatieve dekkingsbron. De dekking voor investeringen in de realisatie van gebouwde parkeervoorzieningen dient te komen uit de toekomstige huuropbrengsten die de eigenaar (het Vastgoedbedrijf) zal genereren uit de parkeervoorziening. Ad 5.: De reserve EPV dient een minimale omvang te kennen teneinde de schommelingen in de exploitatie van het product Parkeren te kunnen opvangen. Door een risicoanalyse uit te voeren wordt inzichtelijk welke incidentele en structurele factoren invloed hebben op deze schommelingen. Doorrekening met het gemeentelijke risicomodel (NARIS) kwantifceert de potentiele omvang van deze schommelingen en daarmee de noodzakelijke omvang van de reserve EPV om deze schommelingen te kunnen opvangen.

De minimale omvang wordt eens per 4 jaar opnieuw vastgesteld op basis van een geactualiseerde risicoanalyse. Hiermee wordt bereikt dat aan het begin van een gemeenteraadstermijn voor meerdere jaren duidelijkheid ontstaat over het niveau van de reserve en welke afdrachten vanuit de reserve volgens de prognose te verwachten zijn. Ad 6.: De risicoanalyse die ten grondslag ligt aan de bepaling van het minimum saldo van de reserve EPV is analoog aan de analyse voor de bepaling van het noodzakelijke weerstandsvermogen van de algemene middelen. Voor dit weerstandsvermogen wordt momenteel rekening gehouden met de afdekking van de efecten van de geïdentifceerde risico's voor een periode van 3 jaar. Afhankelijk van de keuze in welke mate de exploitatierisico's van het parkeren binnen de reserve EPV worden afgedekt, moet een gedeelte van de risico's op een andere manier afgedekt worden teneinde de algehele risicoafdekking op gemeenteniveau op peil te houden. Het restrisico dient derhalve als risico te worden ingebracht bij de bepaling van het weerstandsvermogen van de algemene middelen. Een voorbeeld: De risicoanalyse die in 2015 is uitgevoerd resulteert in de volgende scenario's: Mate van afdekking exploitatierisico's:

Benodigd minimumniveau reserve EPV

1 jaar

€ 2,0 miljoen

2 jaar

€ 3,5 miljoen

3 jaar

€ 4,8 miljoen

Indien wordt besloten dat de exploitatierisico's voor een periode van 2 jaar worden afgedekt, betekent dit voor de reserve EPV dat het minimumniveau op € 3,5 miljoen wordt gesteld. Het restbedrag van € 1,3 miljoen (€ 4,8 - € 3,5 miljoen) dient als risico te worden ingebracht bij de bepaling van het weerstandsvermogen van de algemene middelen. NB: indien het besluit is dat de exploitatierisico's voor een periode van 3 jaar worden afgedekt binnen de reserve EPV, is er geen restrisico en dus ook geen gevolg voor het weerstandsvermogen van de algemene middelen.

Ad 7.: Jaarlijks wordt een geactualiseerde risicoanalyse uitgevoerd, op basis waarvan het actueel benodigde minimumniveau van de reserve EPV wordt bepaald. Qua afdekking van de exploitatierisico's wordt daarbij in ieder geval meegenomen de periode van 3 jaar én, indien afwijkend hiervan, de periode die waartoe de gemeenteraad heeft besloten. Het verschil tussen het actuele minimumniveau bij afdekking van de risico's voor een periode van 3 jaar én het vastgestelde minimumniveau dient als risicobedrag te worden ingebracht bij de bepaling van het weerstandsvermogen van de algemene middelen. Een voorbeeld: In 2016 wordt de risicoanalyse geactualiseerd en leidt tot de volgende scenario's Mate van afdekking exploitatierisico's:

Benodigd minimumniveau reserve EPV

1 jaar

€ 2,7 miljoen

2 jaar

€ 4,2 miljoen

3 jaar

€ 5,4 miljoen

Gesteld dat is besloten om de exploitatierisico's voor een periode van 2 jaar binnen de reserve EPV af te dekken (en dus een minimumniveau van € 3,5 miljoen is vastgelegd), dan dient in 2016 een bedrag van € 1,9 miljoen als restrisico te worden ingebracht bij de bepaling van het weerstandsvermogen. Ad 8.: Het actuele saldo van de reserve EPV en de te voorziene ontwikkeling van dit saldo zijn de variabelen op basis waarvan jaarlijks besloten wordt in hoeverre maatregelen noodzakelijk zijn en, zo ja, welke maatregelen aan het bestuur voorgesteld moeten worden. Wat betreft de te voorziene ontwikkeling van het saldo wordt primair gekeken naar de ontwikkeling gedurende de eerstvolgende 3jaren. Onderstaand volgt een aantal (indicatieve) voorbeelden om te verduidelijken welke keuzes op basis van de variabelen gemaakt zullen worden. Ter vereenvoudiging wordt er van uitgegaan dat de jaarlijkse actualisatie van de prognose geen wijziging in de prognose oplevert. Casus 1: Saldo reserve EPV zakt na onttrekkingen tot onder de vastgestelde minimumwaarde.

-

Per eind 2015 is het actuele saldo boven de minimumwaarde. Dit betekent dat het verschil tussen het actuele saldo en de minimumwaarde wordt onttrokken aan de reserve ten gunste van de algemene middelen en daarmee vrij besteedbaar wordt. De prognose laat zien dat het saldo

binnen 3 jaar tot onder de minimumwaarde zakt. In de kadernota 2017 (verschijning 1 e helft 2016) wordt hiervan melding gemaakt in de risicoparagraaf. In de kadernota 2018 wordt melding gemaakt in de risicoparagraaf dat het actuele saldo (eind 2016) onder de minimumwaarde ligt en dat het saldo de komende 3 jaar onder deze waarde blijft (de gestippelde lijn). Deze melding herhaalt zich elk jaar tot en met de kadernota van 2021. Vanaf de kadernota 2022 dient in de risicoparagraaf te worden gemeld dat het actuele saldo weliswaar onder de minimumwaarde ligt, maar dat het saldo binnen 3 jaar toeneemt tot boven de minimumwaarde. In de kadernota 2025 dient in de risicoparagraaf te worden gemeld dat het actuele saldo (saldo per eind 2023) boven de minimumwaarde ligt, maar dat dit de komende 3 jaar onder deze waarde komt en dat de volgende 3 jaren ook blijft. De ruimte tussen het saldo van eind 2019 en de minimumwaarde komt ten goede aan de algemene middelen en zijn daarmee vrij inzetbaar. Casus 2: Saldo reserve EPV zakt, zonder onttrekkingen, tot onder € 0,-

Het is niet toegestaan dat het saldo van een reserve negatief is. Deze prognose mag derhalve geen werkelijkheid worden! -

Per eind2015 is het actuele saldo boven de minimumwaarde, maar laat de prognose zien dat het saldo binnen 3 jaar tot onder € 0,- zakt. In de kadernota 2017 (verschijning 1e helft 2016) wordt hiervan melding gemaakt in de risicoparagraaf. Tegelijkertijd moet worden onderzocht welke structurele maatregelen binnen de parkeerexploitatie genomen kunnen worden om deze ontwikkeling af te wenden. Het verschil tussen het actuele saldo en de minimumwaarde wordt niet onttrokken aan de reserve EPV. In de kadernota's 2018 en 2019 dient in de risicoparagraaf te worden gemeld dat het actuele saldo onder de minimumwaarde ligt én dat het saldo binnen 3 jaar tot onder € 0,- zakt. Wederom moet worden onderzocht welke structurele maatregelen binnen de parkeerexploitatie genomen kunnen worden om deze ontwikkeling af te wenden. Indien eind 2017 blijkt dat, ondanks de eventueel genomen maatregelen binnen de parkeerexploitatie, het saldo van de reserve per ultimo 2017 (na afrekening van het exploitatieresultaat van 2017) onder € 0,- zal komen, dient aanzuivering van de reserve EPV vanuit de algemene middelen plaats te vinden.

Casus 3: Saldo blijft boven minimumwaarde

Het saldo van de reserve EPV ligt structureel hoger dan de vereiste minimumwaarde. Dit betekent dat jaarlijks een afstorting vanuit de reserve naar de algemene middelen plaats kan vinden. Casus 4: Saldo daalt op langere termijn tot onder minimumwaarde

Ad 9.: Om transparant te kunnen zijn over een gesloten exploitatie, dient hieromtrent periodiek verantwoording te worden afgelegd. Analoog aan de werkwijze van het Grondbedrijf wordt deze verantwoording en actualisatie ten tijde van de kadernota ter besluitvorming voorgelegd. Ad 10.: Het beheer van de reserve EPV (in combinatie met het begrotingsproduct parkeren een gesloten exploitatie) is sinds 2012 ondergebracht bij de parkeermanager. De aankomende organisatorische wijzigingen ten aanzien van de parkeerorganisatie (mede in het licht van de eventuele aansluiting bij de Coöperatie ParkeerService) maken het aannemelijk dat het beheer (tijdelijk) bij een andere functionaris ondergebracht dient te worden. Door het college de mogelijkheid te bieden dit in de vorm van een mandaatbesluit te kunnen regelen, kan dit indien noodzakelijk snel worden doorgevoerd. Met deze constructie wordt het risico van een "gat" in het dagelijks beheer van de reserve EPV beheerst.