RvT-reglement Stichting aanpak moestuinen - finaal concept v 5.1 pdf, 4126-2946-7225 v1.pdf

REGLEMENT RAAD VAN TOEZICHT Stichting Moestuinherstel (de "Stichting") Artikel 1. Samenstelling. 1.1 Deskundigheid. De raad van toezicht van de stichting (de “Raad van Toezicht”) wordt zodanig samengesteld dat de leden van de Raad van Toezicht tezamen beschikken over de vereiste kennis en kunde om de doelrealisatie van de stichting in algemene zin te kunnen beoordelen, en dat de leden gezamenlijk gezien hun ervaring en bekwaamheden in staat zijn om de taken van de Raad van Toezicht kwalitatief goed te kunnen uitvoeren. 1.2 Aantal. De Raad van Toezicht bestaat uit drie natuurlijke personen, die door de Raad van Toezicht worden benoemd. 1.3 Voordrachtrechten. De gemeenten Dordrecht, Molenlanden, Papendrecht en Sliedrecht (de “Gemeenten”) hebben het recht om gezamenlijk een bindende voordracht te doen ter vervulling van één zetel binnen de Raad van Toezicht. Chemours Netherlands B.V. (“Chemours”) heeft het recht om een bindende voordracht te doen ter vervulling van één zetel binnen de Raad van Toezicht. 1.4 Onafhankelijke voorzitter. De derde zetel wordt vervuld door een onafhankelijk persoon. Deze persoon is voorzitter van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht wijst uit zijn midden tevens een plaatsvervangend voorzitter aan. Artikel 2. Werving- en selectieprocedure voor de leden. 2.1 Attenderen op mogelijke kandidaten en bindende voordrachten.

Een vacature in de Raad van Toezicht wordt intern openbaar gemaakt alsook bericht aan de Gemeenten en Chemours, zodat het bestuur van de stichting (het “Bestuur”) en de Gemeenten en Chemours in de gelegenheid zijn de Raad van Toezicht op kandidaten te attenderen. Indien het betreft de benoeming van een persoon voor de zetels waarvoor de Gemeenten en/of Chemours het recht hebben tot het uitbrengen van een bindende voordracht, worden de Gemeenten en/of Chemours in de gelegenheid gesteld een bindende voordracht te doen. 2.2 Voorgenomen besluit tot benoeming. De Raad van Toezicht neemt een voorgenomen besluit tot benoeming en stelt het Bestuur in de gelegenheid om hierover advies uit te brengen alvorens tot benoeming over te gaan. In geval van een bindende voordracht door de Gemeenten en/of Chemours zal de Raad van Toezicht kennis nemen van de advisering van het Bestuur, maar geldt dat de kandidaat die wordt voorgedragen door de Gemeenten en/of Chemours wordt benoemd, tenzij hij of zij niet voldoet aan de profielschets zoals beschreven in artikel 3. Indien het laatste het geval is worden de Gemeenten en/of Chemours in de gelegenheid gesteld opnieuw een bindende voordracht te doen. 2.3 Aanvaarden van de benoeming. Na het besluit tot benoeming deelt de Raad van Toezicht dit schriftelijk mee aan de benoemde persoon, die de aanvaarding van het lidmaatschap schriftelijk bevestigt.

Artikel 3. Profielschets. Het profiel voor de Raad van Toezicht bestaat uit twee hoofdbestanddelen. Ten eerste dient een aantal kennisgebieden vertegenwoordigd te zijn binnen de Raad van Toezicht. De benodigde kennis zal geborgd moeten worden door één of meerdere leden van de Raad van Toezicht. Ten tweede is er een aantal persoonlijke competenties die noodzakelijk worden geacht om op de gewenste wijze te kunnen functioneren en de taken op professionele wijze uit te kunnen voeren.

Pagina 1 van 6

A. Kennis-/aandachtsgebieden Binnen de Raad van Toezicht dienen op een aantal terreinen specifieke aandachtsgebieden vertegenwoordigd te zijn. De leden van de Raad van Toezicht zullen kennis met zich mee moeten brengen van een of meer van de volgende aandachtsgebieden: 1. Milieutechnische en ecologische expertise Ervaring met bodemsanering, waterbeheer en ecologisch herstel, om technische aspecten van projecten te kunnen beoordelen. 2. Juridische expertise en milieuwetgeving Kennis van milieuwetgeving zoals de Wet bodembescherming, voor toezicht op juridische naleving en aansprakelijkheden. 3. Financieel-economische expertise Voor toezicht op de financiële aspecten van de herstelprojecten, zoals begrotingen en rapportages. 4. Communicatie en stakeholdermanagement Expertise in communicatie en omgevingsmanagement voor het opbouwen van vertrouwen en samenwerking met omwonenden en moestuineigenaren. De voorkeur gaat uit naar leden die meerdere van deze aandachtsgebieden combineren, om de effectiviteit en samenwerking binnen de Raad van Toezicht te versterken. B. Competenties Naast kennis van de onder A vermelde aandachtsgebieden, zullen de leden van de Raad van Toezicht over een aantal competenties moeten beschikken. Deze competenties komen niet voort uit opgedane kennis en ervaring, maar uit de persoonlijkheidsstructuur.

Competenties waaraan de leden van de Raad van Toezicht dienen te voldoen zijn de volgende: 1. Kritisch en onafhankelijk denken Leden moeten onafhankelijk kunnen oordelen over beslissingen en kritische vragen kunnen stellen. 2. Samenwerkingsgerichtheid De Raad van Toezicht werkt als een team, waarbij leden elkaar aanvullen en samenwerken aan evenwichtige besluiten. 3. Besluitvaardigheid en strategisch inzicht Leden moeten in staat zijn om strategische beslissingen te nemen met oog voor lange termijn doelen en risico’s. 4. Betrokkenheid bij de missie van de stichting Leden moeten affiniteit hebben met de doelstellingen van de Stichting en bekend zijn met de lokale bestuurlijke context van de Gemeenten. 5. Communicatieve vaardigheden De leden moeten aantoonbaar omgevingssensitief en communicatief zijn. De voorzitter van de Raad van Toezicht zal net als de andere leden van de Raad van Toezicht moeten beschikken over de voor de Raad van Toezicht geldende competenties. Daarnaast brengt de rol van voorzitter met zich mee dat hij/zij op een aantal terreinen beschikt over aanvullende deskundigheden en kwaliteiten.

De voorzitter heeft, naast de reguliere toezichthoudende taken, de verantwoordelijkheid om: • de efficiëntie van de herstelprojecten te waarborgen; • een balans te vinden tussen betrokkenheid en onafhankelijkheid in de relatie met het Bestuur; • de Stichting extern te vertegenwoordigen bij belanghebbenden zoals overheidsinstanties en experts. Artikel 4. Herbenoeming. Leden van de Raad van Toezicht die aftredend zijn volgens het rooster van aftreden kunnen op grond van de statuten voor herbenoeming in aanmerking komen. Voordat tot de herbenoeming kan worden overgegaan, evalueert de Raad van Toezicht het functioneren van het lid dat voor herbenoeming in aanmerking wenst te komen, betrekt de Raad van Toezicht bij zijn besluitvorming over de herbenoeming de profielschets van de Raad van Toezicht en vraagt de Raad van Toezicht advies aan het Bestuur. De Gemeenten en Chemours worden door de Raad van Toezicht geïnformeerd over het herbenoemen of niet-herbenoemen van een lid van de Raad van Toezicht.

Pagina 2 van 6

Artikel 5. Honorering. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een passende vergoeding, afgestemd op de tijdsinvestering en de verantwoordelijkheid van hun functie. Artikel 6. Toezichttaak. 6.1 Kerntaken. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het Bestuur, de voortgang van de herstelaanpak (“Herstelaanpak”) die is beschreven in de intentieverklaring d.d. 28 juni 2024 in paragraaf 4 (“Thema aanpak moestuinen”), gesloten tussen de Gemeenten enerzijds en Chemours anderzijds, en de naleving van wettelijke voorschriften en handelt vanuit de kernwaarden transparantie, onafhankelijkheid en betrokkenheid. Hierbij ligt de nadruk op milieutechnische, juridische en sociale vraagstukken. De Raad van Toezicht vervult vier kerntaken: 1. Toezicht houden De Raad van Toezicht bewaakt de voortgang van de Herstelaanpak en ziet toe op de naleving van wettelijke verplichtingen, zoals bodemsanering, waterbeheer en milieu- en gezondheidseisen. Zij heeft daarbij oog voor de sociaal-maatschappelijke impact van de projecten in de samenleving. 2. Advies De Raad van Toezicht biedt strategisch en operationeel advies aan het Bestuur met betrekking tot herstelprocessen, risicobeheersing en stakeholdercommunicatie. 3.

Goedkeuring De Raad van Toezicht beoordeelt en keurt belangrijke bestuursbesluiten over de Herstelaanpak, in samenwerking met experts en binnen de wettelijke, financiële en beleidsmatige kaders, overeenkomstig het bepaalde in artikel 6.3 4. Werkgeverschap De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de benoeming, beoordeling en ondersteuning van de bestuurder(s) van de Stichting, met een focus op leiderschap bij milieutechnische en maatschappelijke uitdagingen en met oog voor de sociaal-maatschappelijke impact van de herstelprojecten. 6.2 Handelingsperspectief. De Raad van Toezicht handelt vanuit en in het belang van de Stichting, conform de doelstelling die daartoe in de statuten is vastgelegd. Daarnaast ziet de Raad van Toezicht erop toe dat het Bestuur handelt conform realisatie van de beoogde doelstelling. 6.3 Goedkering besluiten Bestuur. Aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht zijn de volgende besluiten van het Bestuur onderworpen: a. de vaststelling en wijziging van de voor enig jaar of een reeks van jaren opgestelde beleidsplannen; b. de vaststelling van de begroting; c. de duurzame en rechtstreekse of middellijke samenwerking met andere rechtspersonen, alsmede verbreking van zodanige samenwerking, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is; d. de aanvraag van faillissement en surseance van betaling van de Stichting; e.

het aannemen of beëindigen van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek; f. een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers; g. de benoeming van de registeraccountant; h. het aangaan van verplichtingen boven een door de Raad van Toezicht vast te stellen bedrag. De Raad van Toezicht is bevoegd ook andere besluiten dan die hiervoor in artikel 6.3 zijn genoemd aan zijn goedkeuring te onderwerpen. Die besluiten dienen duidelijk te worden omschreven en schriftelijk aan het Bestuur te worden meegedeeld.

Pagina 3 van 6

Artikel 7. Vergaderingen. 7.1 Jaarplanning. De Raad van Toezicht stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het lopende kalenderjaar de vergaderdata, tijdstippen, en de te behandelen onderwerpen, vast voor de vergaderingen van het eerstvolgende jaar. 7.2 Agendapunten. Elk lid van de Raad van Toezicht is gerechtigd agendapunten voor te stellen voor de vergadering van de Raad van Toezicht. Door het lid van de Raad van Toezicht dat een onderwerp laat agenderen, wordt waar mogelijk het betreffende agendapunt voorzien van een (schriftelijke) toelichting. In ieder geval zal alle informatie waarover het betreffende lid te dien aanzien beschikt ter vergadering worden ingebracht. De voorzitter van de Raad van Toezicht stelt de agenda vast, de leden van de Raad van Toezicht gehoord hebbende. 7.3 Aanwezigheid Bestuur. De Raad van Toezicht vergadert onderling dan wel in aanwezigheid van het Bestuur. In geval de Raad van Toezicht besluit te vergaderen zonder het Bestuur, motiveert de Raad van Toezicht het besluit vanuit het belang van de Stichting, de doelen van de vergadering of een gedeelte van de vergadering, of van een agendapunt. De motivatie wordt in de verslaggeving vermeld en indien mogelijk ook in de agenda benoemd. 7.4 Deelname derden.

De Raad van Toezicht kan zich tijdens de vergadering structureel of incidenteel laten bijstaan door hiertoe door de Raad van Toezicht of het Bestuur uitgenodigde derden. 7.5 Verslag Van de vergaderingen van de Raad van Toezicht wordt verslag gedaan. De Raad van Toezicht stelt het verslag vast. Na vaststelling wordt een exemplaar van deze verslagen aan alle leden van de Raad van Toezicht toegezonden. Artikel 8. Gedragsregels. 8.1 Meldingsplicht tegenstrijdig belang. Indien een lid van de Raad van Toezicht voorziet dat een tegenstrijdig belang voor zichzelf of een ander lid van de Raad van Toezicht zou kunnen optreden, meldt hij dit terstond aan de voorzitter. Indien de voorzitter voorziet dat een tegenstrijdig belang voor zichzelf of een ander lid van de Raad van Toezicht zou kunnen optreden, meldt hij dit aan de andere leden van de Raad van Toezicht. 8.2 Geheimhouding. De leden van de Raad van Toezicht zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hun uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hen uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van de Raad van Toezicht. 8.3 Publiciteit over de Raad van Toezicht.

De leden van de Raad van Toezicht doen geen publieke uitspraken over het beleid en besluiten van de Raad van Toezicht, noch over die van het Bestuur, tenzij op verzoek van dan wel na overleg met de voorzitter (die het aanspreekpunt van de Raad van Toezicht is). 8.4 Publiciteit over de Stichting. De voorzitter van de Raad van Toezicht doet geen publieke uitspraken over het beleid en de besluiten van de Raad van Toezicht of van het Bestuur, tenzij het Bestuur hem hiertoe uitnodigt. 8.5 Verbodsbepalingen. De leden van de Raad van Toezicht zullen zich ervan onthouden: a. middellijk of onmiddellijk partij te zijn bij door de Stichting te sluiten overeenkomsten, meer in het bijzonder maar niet beperkt tot, aannemingsovereenkomsten;

Pagina 4 van 6

b.

c. d.

e.

middellijk of onmiddellijk geschenken, provisie of commissieloon aan te nemen of te vorderen van personen die ten behoeve van de Stichting werkzaam zijn dan wel van (potentiële) leveranciers van de Stichting; van klanten of van derden met wie zij door hun functie in aanraking komen, giften of beloning aan te nemen of te vorderen; zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de Raad van Toezicht door personen in dienst van de Stichting voor persoonlijke doeleinden werkzaamheden te laten verrichten of iets dat aan de Stichting toebehoort voor persoonlijke doeleinden te gebruiken; zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de Raad van Toezicht deel te nemen aan het toezicht of het bestuur van rechtspersonen, die middellijk of onmiddellijk producten en/of diensten ten behoeve van de Stichting of onderdelen daarvan kunnen offreren dan wel samenwerken met de Stichting dan wel voor samenwerking in aanmerking komen.

Artikel 9. Evaluatie. 9.1 Bestuur. De Raad van Toezicht evalueert onderling elk jaar het functioneren en de samenstelling van het Bestuur, de strategie en het beleid, de voornaamste risico’s verbonden aan de organisatie, de uitkomsten van de beoordeling door het Bestuur van de opzet en werking van interne risicobeheersing- en controlesystemen, de eventuele significante wijzigingen daarin, alsmede de relatie tussen de Raad van Toezicht en het Bestuur. De uitkomst van de evaluatie wordt met het Bestuur besproken. 9.2 Toezicht. De Raad van Toezicht evalueert onderling elk jaar zijn resultaten en prestaties, zijn verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken, zijn functioneren als een collegiaal orgaan, het functioneren van de leden, het functioneren van de voorzitter, en zijn omgang met het Bestuur. Hierbij betrekt de Raad van Toezicht een keer in de drie jaar een derde partij. Bij die evaluatie neemt de Raad van Toezicht input en advies van het Bestuur mee. De Raad van Toezicht informeert het Bestuur over de uitkomsten van deze evaluatie. Artikel 10. Externe deskundigen. 10.1 Accountant. De Raad van Toezicht formuleert en verleent de opdracht aan de externe accountant voor de jaarlijkse controle van de jaarrekening. De Raad van Toezicht bespreekt elk jaar met de accountant, onderling en in aanwezigheid van het Bestuur, de jaarrekening betreffende het voorafgaande jaar.

10.2 Externe deskundigen. De Raad van Toezicht heeft het recht om externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies in te schakelen. 10.3 De kosten. De financiële consequenties van de inschakeling van de accountant of andere externe deskundigen komen voor rekening van de Stichting. Artikel 11. Slotbepalingen. 11.1 Wijzigingsbevoegdheid. Dit Reglement van Toezicht kan worden gewijzigd door een besluit van de Raad van Toezicht. 11.2 Onvoorziene omstandigheden. In voorkomende gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Raad van Toezicht, met inachtneming van de wettelijke bepalingen en de statuten van de Stichting.

Pagina 5 van 6

Aldus vastgesteld, na ingewonnen advies van het Bestuur, door de Raad van Toezicht in zijn vergadering van …………..…. Met de vaststelling van dit Reglement van Toezicht vervallen alle voorafgaande reglementen van de Raad van Toezicht voor zover de inhoud van die documenten door dit Reglement wordt gedekt. voorzitter

secretaris

_____________________ Datum:

_____________________ Datum:

Pagina 6 van 6