Reflectie Stadscontroller op Managementletter Gemeente Dordrecht 2023.pdf

MEMO

Contactpersoon S.W. Brouwer T 14078

Van

Stefan Brouwer

Aan

Auditcommissie

Datum

2 februari 2024

Zaaknummer

-

Betreft

Reflectie Managementletter 2023

E sw.brouwer@dordrecht.nl

De managementletter 2023 sluit aan op de fase waarin de organisatie zich nu bevindt. Ten opzichte van voorgaand jaar is duidelijk leesbaar dat de kwaliteit is verbeterd. We zijn blij dat de accountant dit constateert, maar we onderschrijven ook dat we er nog niet zijn. Hierdoor komen planningen en personeel ook dit jaar onder druk te staan. De capaciteit van het auditteam is verbeterd. Hierdoor zien we de kwaliteit van het team ook verbeteren. Het komende jaar zetten we in op verdere groei van het auditteam. Aandachtspunt hierbij is wel dat, zoals ook de accountant constateert, de organisatie ook in dat tempo mee moet kunnen. Verbeteren van de verbinding tussen auditteam en de lijnorganisatie is iets waar we met de bestuursopdracht “Fundament beter op orde” aan werken. Als we kijken naar de bevindingen van de accountant sluiten die aan op het tempo van deze bestuursopdracht. Inzet was op de korte termijn de administratie te verbeteren. Met de "softclose" zijn hier stappen in gezet. De accountant constateert dat een aantal processen nog niet is geactualiseerd. Ook dit sluit aan bij het tempo van de bestuursopdracht. Het actualiseren van procesbeschrijving is onderdeel van de middellange termijn en wordt in 2024 afgerond. Zichtbaar is dat een aantal bevindingen en aanbevelingen ook bij voorgaande interimcontroles is geconstateerd.

Samen met de accountant kijken we hoe hiermee verder te gaan. De bevindingen uit de managementletter zijn opgenomen in de geactualiseerde opvolgingslijst (zie bijlage). Ook kijken we hoe aanbevelingen passen in de bestuursopdracht. Hierbij maken we, op basis van het risicoprofiel en de aard van de betreffende bevinding en/of aanbeveling, keuzes wat wordt overgenomen en wat niet. Niet alles kan tegelijkertijd door de organisatie worden opgepakt. Zo wordt bijvoorbeeld bij factuurafwikkeling op basis van het risicoprofiel bepaald, waar verdere functiescheiding op kortere termijn passend is en waar nog niet. Tegelijkertijd wordt de vernieuwing van de budgethouderregeling doorgevoerd, zodat voor iedere medewerker duidelijk is wat van hem of haar wordt verwacht in de rol van budgethouder. Rolduidelijkheid is in deze fase belangrijk. Ook bij andere aanbevelingen zullen we op deze manier te werk gaan. Wat kan op korte termijn worden opgepakt en welk alternatief is voorhanden.

Pagina 1/1