Raadsvoorstel Te Kiezen Scenarios behandeling Jaarstukken 2022.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

25 april 2023

Betreft

Te kiezen Scenario's raadsbehandeling jaarstukken 2022

2023-0061716

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Peter Heijkoop Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Versterking Bestuur & Organisatie - Planning & Control Johan Rutten jlam.rutten@dordrecht.nl Japke Geertsma Ja

Voorgesteld besluit in beginsel te kiezen voor scenario 2, d.w.z. vaststelling van de jaarstukken 2022 in de raadsvergadering van 4/5 juli 2023 onder voorbehoud van (latere) ontvangst goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid. Deadline Behandeling in het college van 25 april 2023 is noodzakelijk, aangezien de Auditcommissie in haar eerstvolgende vergadering d.d. 9 mei 2023 advies wil uitbrengen aan de gemeenteraad. Raadsvoorstel Wat is het doel? Omdat de regulier voorziene raadsbehandeling van de jaarstukken 2022 in de raadsvergadering van 20/21 juni 2023 niet mogelijk blijkt, is het noodzakelijk alternatieve scenario's voor te leggen aan de gemeenteraad. Vanzelfsprekend bepaalt de raad haar eigen agenda, maar deze scenario's kunnen daarbij mogelijk behulpzaam zijn. Afhankelijk van het gekozen scenario zal contact worden opgenomen met de provincie ZuidHolland vanuit haar rol als toezichthouder. Wat zijn per beslispunt de argumenten en wat is hierop de toelichting? Volgens de oorspronkelijke planning van de gemeenteraad zouden de jaarstukken 2022 worden behandeld en vastgesteld in de raadsvergadering van 20/21 juni. Om diverse redenen is dit echter niet mogelijk. Dit heeft o.a. te maken met onze eigen omstandigheden, zoals langdurige openstaande vacatures, de eerste jaarrekening incl. de ServiceGemeente Dordrecht e.d.

Maar daarop aansluitend ook met de planning van onze accountant BDO. In overleg met BDO zijn daarom drie scenario's besproken. Overigens gaan we in alle scenario's uit van aanlevering van de jaarstukken 2022 aan de gemeenteraad op 2 juni 2023. Op dat moment heeft de accountant de controle nog niet afgerond, waardoor het derhalve mogelijk is dat deze jaarstukken nog zullen moeten worden aangepast op basis van de controlebevindingen. Wij vinden het echter belangrijk dat de gemeenteraad tijdig beschikt over de resultaten 2022, zodat deze kunnen worden betrokken bij de Kadernota 2024, die gepland staat voor behandeling in de raadsvergadering van 4/5 juli 2023. Wij hebben er

Zaaknummer

2023-0061716

vertrouwen in dat mogelijke aanpassingen van de jaarstukken 2022 naar aanleiding van de accountantscontrole het beeld van deze jaarstukken niet wezenlijk zullen veranderen. Wij verwachten dat de Kadernota 2024 ter behandeling zal worden aangeleverd conform de afgesproken planning. Bij het eerste scenario gaan we ervan uit dat de controleverklaring en het accountantsverslag tijdig gereed zijn voor bespreking in de nog in te plannen Auditcommissie van 27 juni 2023. Duidelijk is wel dat de periode van raadsbehandeling en bespreken van het accountantsverslag dan in een zeer korte periode (korter dan twee weken) dient plaats te vinden. Voor een zorgvuldige behandeling door de gemeenteraad (en de commissies) achten wij dit niet wenselijk en daarmee valt dit scenario af. In het tweede scenario gaan wij uit van behandeling van de jaarstukken 2022 in de raadsvergadering van 4/5 juli 2023. Omdat het nog niet duidelijk is of de controleverklaring van de accountant op dat moment is ontvangen, kunnen de jaarstukken worden vastgesteld onder voorbehoud van de (latere) ontvangst van een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid. Indien de goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid wordt ontvangen, vervalt het voorbehoud. Indien dit lukt voor medio juli 2023 voldoen wij aan de plicht de vastgestelde jaarstukken incl.

controleverklaring tijdig in te dienen bij de provincie Zuid-Holland. Mocht onverhoopt geen goedkeurende verklaring worden ontvangen voor rechtmatigheid hoeft dat in beginsel geen reden te zijn de jaarstukken niet vast te stellen. Een en ander hangt uiteraard af van de reden van deze niet goedkeuring. Vanzelfsprekend zal het college in dat geval een inhoudelijk reactie geven. In dit scenario kunnen de jaarstukken, maar dan zonder verklaring en zonder accountantsverslag worden besproken in de reguliere commissies. Indien gewenst kan het accountantsverslag nog worden besproken in de eerste Auditcommissie na de vakantieperiode (29 augustus 2023). Het derde scenario geldt in geval de controleverklaring en het accountantsverslag later dan 15 juli 2023 worden ontvangen. Dan kunnen we niet voldoen aan de eisen die de toezichthouder qua aanlevering stelt. In dit geval vindt vaststelling van de jaarstukken 2022 in de raadsvergadering van 19 september 2023 plaats, met een voorafgaande bespreking in de reguliere commissies, waaronder de Auditcommissie van 29 augustus 2023. Voor dit scenario zullen wij de provincie Zuid-Holland verzoeken af te mogen wijken van de voorgeschreven vaststelling en aanlevering voor medio juli.

Wat zijn kanttekeningen en/of risico’s bij dit voorstel? Het niet tijdig vaststellen en indienen bij de provincie Zuid-Holland leidt naar verwachting op zichzelf niet tot verscherpt toezicht. Welk (participatie)proces is doorlopen om tot dit voorstel te komen? Frequent vindt tijdens het proces van de jaarstukken overleg plaats met onze accountant BDO. Deze afstemming en samenwerking verloopt constructief. De drie scenario's zijn tot stand gekomen in overleg met BDO en op 18 april 2023 gedeeld met de Auditcommissie. Hoe wordt dit betaald? Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Wat is het vervolg op het raadsbesluit? Medio juni 2023 zal de stand van zaken worden afgestemd met BDO. Op dat moment is duidelijk of scenario 2 nog mogelijk is of teruggevallen moet worden op scenario 3. Indien dat laatste het geval is, zullen wij een verzoek indienen bij de provincie om af te mogen wijken van de indiening uiterlijk medio juli, inclusief de toezegging dat het dan september wordt. Vanzelfsprekend zullen wij andere relevante data, zoals de indiening van de Sisa-verantwoording uiterlijk 15 juli 2023, nakomen. Het college van Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

secretaris

burgemeester

2023-0061716

Zaaknummer

2023-0061716

De raad van de gemeente DORDRECHT; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 25 april 2023 inzake Te kiezen Scenario's raadsbehandeling jaarstukken 2022;

besluit:

in beginsel te kiezen voor scenario 2, d.w.z. vaststelling van de jaarstukken 2022 in de raadsvergadering van 4/5 juli 2023 onder voorbehoud van (latere) ontvangst goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid.

Aldus besloten in de vergadering van

secretaris

burgemeester