Raadsvoorstel aanbesteding accountantsdiensten 2022.pdf

RAADSVOORSTEL Contactpersoon L.J. van den Beukel Van

Auditcommissie

T (078) 770 4160

Aan

Gemeenteraad

E lj.vanden.beukel@dordrecht.nl

Datum

9 juni 2021

Betreft

Aanbesteding accountantsdiensten 2022

Bijlage

Advies afdeling Inkoop

Eind 2016 besloot uw raad de accountantscontrole over de verslagjaren 2017 tot en met 2019 te gunnen aan BDO accountants. Dit als uitkomst van de regionale aanbestedingsprocedure voor de zeven gemeenten en vijf gemeenschappelijke regelingen. Het contract met BDO kon met twee keer een jaar verlengd worden. Van die verlengingsopties is gebruik gemaakt, zodat BDO ook de jaarrekening 2020 en de jaarrekening 2021 zal controleren. Verdere verlenging ná 2021 is contractueel niet mogelijk. Normaal zou daarom nu een nieuwe aanbestedingsprocedure starten voor de controlejaren 2022 en verder. Echter, tegen de achtergrond van de voorgenomen transitie van de GRD naar de gemeente Dordrecht per 1 januari 2022 rees de vraag of het mogelijk is nog een jaar door te gaan met BDO? Gemeenten hebben immers het principebesluit genomen de GRD om te vormen tot een klassieke GR Sociaal, een collegeregeling voor de huidige Sociale Dienst. De overige GRD-dochters, Servicecentrum, Ingenieursbureau, Onderzoekcentrum, Gemeentebelastingen, en Bureau Drechtsteden worden dan bij de gemeente Dordrecht ondergebracht, als serviceorganisatie. Gebleken is dat op bovenstaande vraag bevestigend geantwoord kan worden.

Gezien de bijzondere situatie rond de transitie van de GRD, met de geplande ingangsdatum van 1 januari 2022, wordt daarom voorgesteld BDO opdracht te geven voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2022. Praktische overwegingen Het voorstel BDO ook de controle van jaarrekening 2022 te laten doen wordt vooral vanuit praktische overwegingen gedaan. Als huidige accountant zal BDO adviseren bij de transitie en uiteindelijk ook toetsen op de financiële ontvlechting van de GRD, zoals de splitsingsbalans per 31 december 2021. De accountant die de controle in 2022 doet neemt die ontvlechting vervolgens als uitgangspunt. Het heeft natuurlijke praktische voordelen als dat dezelfde accountant is. Daarnaast moeten nog veel van de toekomstige organisatie- en werkwijzen worden uitgewerkt, zodat het niet goed mogelijk is op dit moment een goede aanbesteding te doen. GRD Ook de GRD heeft de voorkeur nog een jaar met BDO door te gaan. Op het voorstel BDO opdracht te geven voor de controle van de jaarrekening 2022 heeft de auditcommissie Drechtsteden inmiddels positief geadviseerd aan de Drechtraad, die hier nu nog over gaat. Bij de overgang van GRD-dochters naar de gemeente Dordrecht blijft daarmee hetzelfde accountantskantoor de controle en advisering doen.

Pagina 1/2

Datum

9 juni 2021

Afwijken van het aanbestedingsbeleid Met het op deze wijze opdracht geven aan BDO voor de controle 2022 wordt afgeweken van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid. In die gevallen is het op grond van dat beleid verplicht afdeling Inkoop advies te vragen. Dat advies is bijgevoegd en positief. Afdeling Inkoop stelt in het advies namelijk dat hier sprake is van een bijzondere omstandigheid die afwijken van het beleid rechtvaardigt. Het is daarbij wel nodig dat een afwijzingsbesluit wordt genomen. Vandaar dat u als gemeenteraad wordt voorgesteld akkoord te gaan met de afwijking van het aanbestedingsbeleid. Afspraken met BDO BDO accountants heeft aangegeven dat zij bereid zijn de controle van de jaarrekening 2022 uit te voeren, onder de condities van het huidige contract. Zoals aangegeven gaat het niet om een verlenging van het huidige contract, maar om een één op één opdracht voor alleen 2022. Ook BDO is van mening dat dit rechtmatig kan binnen de huidige wet- en regelgeving, gezien de bijzondere omstandigheden. Gemeenten en Gemeenschappelijk Regelingen Ook de andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zullen een besluit moeten nemen over de accountant voor 2022. Bij de laatste aanbesteding, in 2016, is gekozen voor één gezamenlijk pakket, waarbij inschrijvers alleen konden inschrijven op de controle bij alle gemeenten en GR'en.

Hierdoor hebben alle gemeenten en GR'en BDO als accountant. Alleen de gemeente Alblasserdam heeft voor de controle van 2020 en 2021 opdracht gegeven aan een andere accountant. Een recent uitgevoerde marktverkenning laat zien dat geen enkel accountantskantoor dit keer zal inschrijven op één gezamenlijk pakket. Dit betekent in elk geval dat er in 2022 bij de gemeenten en GR'en verschillende accountants actief zullen zijn. Dat hoeft geen probleem op te leveren, mits er tussen de accountants goede afspraken worden gemaakt. Verder zijn gemeenten (gemeenteraden) en GR'en (algemene besturen) autonoom in de keuze van het inkoop- en aanbestedingstraject, natuurlijk binnen de kaders van de wet- en regelgeving. Samengevat Wij stellen u voor:  Akkoord te gaan met het afwijken van het geldende aanbestedingsbeleid bij aanstellen van de accountant voor 2022  BDO accountants de opdracht te geven voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2022. Besluit u conform dit voorstel, dan zal met BDO overleg gevoerd worden over de prijscondities voor 2022, rekening houdend met de ervaringen van de controles van de afgelopen jaren. De offerte die hieruit voortvloeit zullen wij naar verwachting na de zomer aan u kunnen voorleggen.

Pagina 2/2