Plan van Aanpak Public Affairs Dordrecht.pdf

Plan van Aanpak Public Affairs Dordrecht Public affairs Provincie , Rijk en Europese Unie 1. Inleiding Public Affairs (PA) is een instrument van het bestuur om beleidsdoelen waarvoor de medewerking van externe partijen noodzakelijk is, te verwezenlijken. PA richt zich op de hele beleidsbeïnvloedingsketen en is het meest effectief als het zo vroeg mogelijk op een zo laag mogelijk niveau wordt toegepast. Lobby, het planmatig voor of tegen een beleidsvoornemen pleiten en onderdeel van PA, wordt daarom zowel op het ambtelijke, departementale, als het politieke niveau uitgeoefend. Het richt zich niet alleen op medeoverheden in de regio, Den Haag of Brussel, maar ook op maatschappelijke partners zoals het regionale bedrijfsleven of kennisinstellingen. Dat betekent ook dat het een samenwerking is van bestuurders, directieleden, beleidsmedewerkers, vwoordvoering en opgavemanagers. Een goede focus op prioritaire dossiers en een adequaat relatienetwerk is de basis om effectief PA te bedrijven. Het Public Affairsplan is gebaseerd op het coalitieakkoord. Er is echter bredere aandacht dan alleen voor de opgaven, want PA betekent ook in verbinding staan met de maatschappij. Er is dus ook ruimte voor thema’s die via de Haagse Agenda hun weg in vinden. De focus in dit werkplan ligt voornamelijk op het Haagse en Brusselse netwerk.

Tenslotte nog dit: dit PA-werkplan beslaat niet de gehele collegeperiode. Public affairs is te zeer afhankelijk van actuele ontwikkelingen en van beslissingen elders om voor een periode van vier jaar beschreven te kunnen worden. Daarom is een adaptief plan dat regelmatig wordt geactualiseerd. 2. stand van zaken Op basis van de gesprekken kan geconcludeerd worden dat het niveau van de ambtelijke lobby van de gemeente Dordrecht/Drechtseden zowel bij de provincie en in Den Haag /Brussel op dit moment zowel nauwelijks tot stand is gekomen. Er is geen werkwijze . Men is echter niet op alle dossiers actief met belangenbehartiging bezig en heeft nog te weinig coördinatie van de PA-inzet. Bij veel dossiers wordt naar niet gekeken naar belangenbehartiging, en er is geen concrete sturing of coördinatie op. Door het benutten en delen van de eigen ambtelijke en bestuurlijke netwerken en een coördinatie van PA kan de profilering verbeteren. De public affairs inzet in Europa is niet aanwezig. Alleen de opgave GroenBlauwe stad doet op projectbasis aan Europese samenwerking. 3 Aanbevelingen a. Breng duidelijke prioriteiten aan in de PA zodat beschikbare tijd en energie op de juiste manier ingezet kan worden. a. Besteed bij de beleidsbepaling meer dan tot nu toe aandacht aan de public affairs strategie. Voeg bij de beleidsadvisering daarom een lobbyfiche toe.

Zorg dat dossiers “Kamerproef” zijn, dat vanaf de start is nagedacht over de public affairs strategie en communicatie, en dat in bij de provincie en Den Haag gedeeld wordt wat de standpunten zijn per dossier wanneer dat relevant is. b. Toon meer dan tot nu toe “het verhaal van Dordrecht/Drechtsteden ” bij provincie, departementen en bij het parlement en in Europa. c. Zorg voor een duidelijke afstemming van regionale belangenbehartiging, met andere overheden en overige stakeholders. d. Beoordeel en coördineer wanneer opgavemanagers de inhoudelijke en organisatorische verantwoordelijkheid voor dossiers en onderwerpen hebben.

e. Breng meer structuur aan in het benutten/delen van ambtelijke en bestuurlijke netwerken, maar doe dit alleen met een duidelijke focus. Hier ligt een nadrukkelijke link met de top 5 belangrijkste relaties, waaraan afspraken over omgang en benutten worden gemaakt. f. Versterk contacten vanuit de organisatie met bewindslieden en de top van departementen. g. Versterk de relaties van de ambtelijke organisatie en de bestuurders met de Tweede Kamer. 3. Lobby prioriteiten De belangrijkste aanbeveling uit de evaluatie is om een duidelijk overzicht te geven van de belangen van de Stad en Regio en hier een prioritering in aan te brengen. Omdat we niet overal op kunnen acteren is de eerste doelstelling van succesvolle PA het aanbrengen van focus. Wat zijn de belangen van de regio en hoe urgent zijn die? Wanneer de belangen is het mogelijk om deze te prioriteren. Voor Europa zal een Europastrategie als basis moeten worden opgesteld voor prioritering van de public affairs inzet in Brussel. Om de thema’s op te halen is een rondgang in de organisatie (ambtelijk en bestuurlijk) gemaakt. In deze gesprekken zijn onderwerpen besproken die mogelijk voor lobby in aanmerking komen. Voor de lobbyonderwerpen hebben we een prioritering aangebracht op een aantal criteria: Belangrijke criteria zijn de mate waarin:     

een issue bijdraagt aan de lange termijn agenda’s van de Stad/regio; kan worden samengewerkt met stakeholders; er sprake is van positieve of negatieve reputatie-effecten; de Stad een eigen, geloofwaardig verhaal op het issue kan presenteren; het issue terug te vinden is in het coalitieakkoord/ DSB.

Op basis van de criteria is een short list opgesteld met zeven prioriteiten. De lobby inzet krijgt vorm op basis van de drie categorieën: A. Top onderwerpen: Zeer actueel, intensiteit in komende half jaar en onderscheidend voor. B. Belangrijke onderwerpen: Zeer actueel, intensiteit in komende half jaar en hoewel belangrijk voor maar matig onderscheidend. C. Te bewaken onderwerpen: monitoring: redelijk tot matig actueel, matige intensiteit in komend jaaren matig onderscheidend voor Dordrecht/Drechtsteden. 4. Vervolgstappen De public affairs inzet focust zich op onderstaande acties:  Het opzetten van een positionerings en profileringslijn Dordrecht/Drechtsteden.  Het opzetten van de lobbydossiers.  Inzet op prioritaire lobby dossiers. Om coördinatie aan te brengen en bestuurlijk mandaat te verkrijgen voor de overige PA inzet wordt een lobbyfiche per lobbydoel opgesteld.  De prioritaire PA doelen krijgen een strategische inbedding in opgaveteams. Per onderwerp wordt op basis van een vast format een strategisch plan van aanpak opgesteld.  Het coördineren van de belangenbehartiging vanuit public affairs, aangevuld met een halfjaarlijkse herijking.

 De parlementaire informatiestroom verbeteren zodat public affairs denken echt een onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden wordt. Er worden diverse instrumenten ingezet om de organisatie te betrekken bij politieke en maatschappelijke processen. Voorbeelden hiervan zijn:  Haagse Agenda  Monitoring en verslaglegging van debatten  Europese thema's kansrijk voor Dordrecht Drechtsteden in beeld brengen  Het verbeteren van de interne kennisdeling met als doel public affairs meer te verweven met de beleidsadvisering.  Het versterken van de gezamenlijke inzet van het regionale netwerk richting Den Haag, net als het versterken van het Dordrecht?Drechtsteden profiel in Den Haag en Brussel. De lobbyisten zijn beide aanwezig in de regionale netwerken die van belang zijn voor lobby.  De public affairs samenwerking met andere lobbyisten  Het nauwer verbinden van relatiemanagement aan de public affairs (werkbezoeken en stakeholdermanagement).

5. Menskracht en Middelen pm

Bijlage A Dossiers Drechtsteden

Basis GroeiAgenda Lobbydossiers: Regiodeal Fiches: HCA, Oevers, Smart industry Energietransitie Deelonderwerpen? Warmtenet, windenergie, waterstof? Bereikbaarheid: Fiches: A15 A16 Spoor/lightrail Externe veiligheid

Bijlage B Dordrecht: Basis Coalitieakkoord. Gebiedsontwikkelingen: Spoorzone Amstewijck/Leerpark

Duurzame stad Levendige binnenstad Veilige stad Groen-Blauwe stad Ondernemende stad Zorgzame stad

Bijlage C Concept schema: Onderwerp

regio

Provincie

Rijk

Europa

Externe Veiligheid (fiche)

Samenwerkin g regio, regie op het onderwerp, afspraken havenbedrijf

Afspraken over

Agenderen en beinvloeden TK Basinet

nvt

Status/ ambtelijk

Bijlage d: Lobbyfiche Format

Dossier

onderwerp

POHO/Opgave

Contactpersoon: Korte samenvatting van het onderwerp:

Lobbydoelen:

Stakeholders/Partners:

Stand van Zaken procedure/beinvloedingsmomenten:

Activiteiten:

Status