Openbare besluitenlijst auditcommissie 24 oktober 2024.pdf

OPENBARE BESLUITENLIJST AUDITCOMMISSIE DORDRECHT VAN 24 OKTOBER 2023

OPENING 1

Opening en mededelingen Besluit De agenda wordt vastgesteld nadat de voorzitter de vergadering opent.

2

Vaststellen besluitenlijst auditcommissie 29 augustus 2023 Besluit De besluitenlijst wordt vastgesteld.

STUKKEN TER BESPREKING 3

Opvolging aanbevelingen Management Letter 2022 Besluit Met de wethouder, BDO en stadscontroller wordt gesproken over het raadsvoorstel met de bestuursopdracht en de memo van de controller. De heer in 't Veld maakt opmerkingen over de bestuursopdracht. Mevrouw Boom en de heer van der Meer over de memo controller: - Mevrouw Boom geeft aan dat het niet beleidsindicatoren zijn, waaraan gewerkt moet worden. In de auditcommissie is altijd gesproken over prestatieindicatoren over de doelstellingen binnen de programma's. - De heer Van der Meer verzoekt de controller en wethouder om de indicatoren inderdaad voor te leggen aan de auditcommissie, maar in de procedure ook uit te gaan dat er politiek over de indicatoren gesproken moet worden. Meerdere auditcommissieleden geven aan dat het raadsvoorstel hen passend lijkt en de memo informatief is. De auditcommissie besluit: - De planning van het raadsvoorstel Fundament op Orde te volgen en de wethouder hieraan te houden - De raad te adviseren het raadsvoorstel te hameren, met in het advies de toevoeging dat de auditcommissie de voortgang bespreekt, dat de wethouder heeft toegezegd dat er voor de zomer een jaarrekening ligt ter vaststelling en dat de wethouder de auditcommissie heeft overtuigd van de toereikendheid van het

huidige raadsvoorstel.

4

Bespreken auditplan 2023 Besluit Dhr. Steehouwer presenteert de controleaanpak en er worden vragen gesteld door mevr. Boom, dhr. Wringer en dhr. In 't Veld. De vragen gaan over de rechtmatigheidsverantwoording. Via de griffie kunnen nog twee weken (extra) speerpunten worden aangedragen. Deze landen in de aanbiedbrief, de auditcommissie doet namelijk verslag aan de raad van het auditplan. Dit wordt door de griffie verzorgd.

5

Vaststellen Begroting 2024

- Raadsvoorstel

Besluit De auditcommissie spreekt over de kwaliteit van de begroting en de informatievoorziening aan de raad. Desgewenst geeft de stadscontroller aan dat de begroting in zijn optiek voldoende informatie geeft. De accountant, dhr. Steehouwer, geeft enkele overwegingen mee aan de raad voor de beraadslaging: - Denk erover na wat het betekent voor de raad dat de jaarrekening ten opzichte van de begroting belangrijker begint te worden. Maak zichtbaar en maak afspraken over welke ruimte er nog is om te sturen en hoe de raad die gepresenteerd krijgt. - Maak afspraken over executiekracht en realistisch begroten en rapporteren De auditcommissie praat vervolgens over de voorgestelde besluiten en de samenhang van deze voorgestelde besluiten in de diverse raadsvoorstellen (begroting en meicirculaire, bestuursrapportage). In de besluiten wordt verwezen naar bijlagen en het wordt de auditcommissie onvoldoende duidelijk wat de financiële gevolgen van besluiten zijn en de samenhang van de besluiten van de min of meer gelijktijdig aangeboden raadsvoorstellen. Mevrouw Boom en de heer van der Meer onderbouwen waarom zij vinden dat de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad op dit punt tekort schiet. Zowel de stadscontroller als de sr. adviseur planning & control geven aan aan de besluiten te zullen werken.

Voorgaande constateringen worden in het advies van de auditcommissie aan de raad bij het raadsvoorstel van de begroting opgenomen. Daarbij moet ook opgemerkt dat de begroting er verder goed uit lijkt te zien van kwaliteit. Ten aanzien van de meicirculaire adviseert de auditcommissie de organisatie om de besluiten uit te schrijven en begrotingswijzigingen uit te splitsen, zodat de raad een duidelijk besluit kan nemen. De raad wordt geadviseerd de meicirculaire te hameren. De stadscontroller dhr. Brouwer doet het aanbod aan de auditcommissie om te kijken naar de opvolging en aansluiting van p&c-producten richting de raad. Dit sluit aan op de overwegingen van de accountant. De griffie, voorzitter en auditcommissie doen een voorstel voor zo'n (informeel) gesprek tussen auditcommissie en organisatie.

6

Vaststellen Meicirculaire 2023 en de begroting 2023 dienovereenkomstig te wijzigen - Raadsvoorstel

Besluit Agendapunten 5, 6 en 7 zijn samen besproken.

7

Tweede Bestuursrapportage 2023 - Raadsvoorstel Besluit Agendapunten 5, 6 en 7 zijn samen besproken.

INGEKOMEN STUKKEN 8

Antwoord op vraag ENSIA-bijlage Besluit De bijlage wordt voor kennisgeving aangenomen

9

Vergaderdata 2024 Besluit De bijlage wordt voor kennisgeving aangenomen

TENSLOTTE 10

Vooruitblik auditcommissie 12 december 2023 Besluit Verwachte bespreekpunten voor de volgende keer zijn: - Raadsvoorstel Route naar Kadernota 2025 - Voorstel regeling grote projecten van Karin Boom - Update stadscontroller en voortgang RV Fundament op orde / bestuursopdracht Hierop zijn geen toevoegingen of op- en aanmerkingen.

11

Sluiting Besluit De vergadering eindigt op 17.28 uur en de voorzitter bedankt de aanwezigen.