ONGETEKENDE RIB - Voortgang motie 201110_M22- SMART begroten.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer Betreft

2021-0071572 Voortgang motie 201110/M22: SMART begroten

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Maarten Burggraaf Financiën (inclusief overhead) Versterking Bestuur & Organisatie - Strategie & Control Sebastiaan Goud sw.goud@dordrecht.nl Ja

Raadsinformatiebrief Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? In november 2020 is bij de behandeling van de begroting 2021 de motie M22 'SMART begroten' ingebracht door CU-SGP en D66. De motie roept het college op om in samenwerking met de Auditcommissie te komen tot een verbetering van de begroting op in ieder geval het punt van de meetbaarheid van de doelstellingen en meer inzicht in de budgetten. Tijdens de Auditcommissie van 7 april j.l. is de motie samen met motie M10 'Regie op bezuinigingen' besproken. Op verzoek van de Auditcommissie komen we in deze RIB specifiek terug op de achtergronden en het proces van het steeds meer SMART maken van de begroting. Wat is de te delen informatie? Bij de start van deze raadsperiode zijn afspraken tussen raad en college ten aanzien van de gemeentelijke sturingscyclus vastgelegd in de nota 'Kiezen, Sturen en Verantwoorden 2018-2022' (zie RIS-dossier: 2197581, 07-06-2018). In de nota (afgekort: 'KSV') is onder meer vastgelegd met welke begrotingsprogramma's deze periode wordt gewerkt en is de planning & control cyclus beschreven. Hierin is het fundament van de planning & control producten stevig gelegd, wat een goede houvast biedt voor de cyclische informatievoorziening van het college aan de raad.

Het optimaliseren van deze informatievoorziening is een doorlopend proces; in de nota KSV zijn meerdere voorstellen gedaan voor het optimaliseren van deze cyclus en bijbehorende producten. Een voorbeeld hiervan is het eerder aanbieden van het Jaarverslag (in het eerste kwartaal i.p.v. het tweede) om zo het momentum van verantwoorden op afgelopen jaar beter te kunnen faciliteren. Ook verdere verbeteringen ten aanzien van de digitalisering van de planning & control producten, het maken van een Perspectiefnota, het herzien van beleidsindicatoren en het verbeteren van de koppeling tussen doelstellingen en financiën zijn ingezette verbetervoorstellen in KSV. Voorbeelden hiervan zijn de ingevoerde bouwmonitor en banenmonitor, waarbij de voortgang op de gestelde doelen van respectievelijk 4.000 nieuwe woningen en banen meerdere keren per jaar wordt gemonitord en via indicatoren een structurele plek heeft gekregen in de P&C-producten. Dit zijn wezenlijke veranderingen t.o.v. eerdere periodes. Alle KSV voorstellen zijn afgelopen raadsperiode doorgevoerd en hebben de cyclische informatievoorziening verder doen verbeteren. Tevens wordt gewerkt aan een "dashboard" i.r.t. de Agenda Dordrecht 2030, om algehele voortgang van de doelstellingen voor deze agenda over een lagere periode te kunnen meten.

Zaaknummer

2021-0071572

Richting de gemeenteraadsverkiezingen van volgend jaar worden wederom voorbereidingen getroffen voor het actualiseren van de nota Kiezen, Sturen en Verantwoorden voor de periode 2022 - 2026. Dit is een goed moment om de afspraken tussen raad en college m.b.t. de sturingscyclus opnieuw vast te stellen en verdere verbeterslagen te maken. De ingebrachte punten uit de motie M22 SMART begroten, zoals het verder concretiseren van de meetbaarheid van doelstellingen en het meer inzicht bieden in budgetten worden hierin meegenomen en verwerkt. Achtergronden doorgevoerde verbeteringen Kiezen, Sturen en Verantwoorden 20182022 De motie SMART begroten richt zich specifiek op de vraag om te komen tot een verbetering van de meetbaarheid van de (begrotings)doelstellingen en het meer inzicht geven in de budgetten. Het eerste punt was leidraad bij de verbetervoorstellen van KSV in 2018. De herziening van de beleidsindicatoren heeft samen met een afvaardiging van de Auditcommissie plaatsgevonden (zie RIS-dossier: 2380699, 'memo voorstel Aanpak herziening beleidsindicatoren KSV-Auditcommissie' van 03-04-2019 en RIS-dossier: 2415079, 'memo Auditcommissie - vervolg aanpak beleidsindicatoren' van 29-05-2019').

In deze herziening zijn naast de wettelijke verplichte BBVindicatoren per begrotingsprogramma ook een set aanvullende indicatoren zorgvuldig geselecteerd die deels ingaan op de meetbaarheid van de begrotingsdoelstellingen. Zeker wanneer de begrotingsdoelstellingen een duidelijk kwantitatief en meetbaar karakter hebben, zoals bijvoorbeeld de eerste doelstelling uit het begrotingsprogramma Bouwend en Bereikbaar Dordrecht ("Het realiseren van groei tot 2022 met 4.000 woningen en hoogwaardige openbare ruimte"), dan bieden de aanvullende beleidsindicatoren hierop een goede houvast om de voortgang van deze doelstelling te meten. De indicatoren, zoals hier te vinden (Wat zijn de indicatoren? | Begroting 2021 (begroting-2021.nl), laten immers de bouwontwikkeling twee keer per jaar bij de begroting en de jaarstukken zien. Wanneer een begrotingsdoelstelling abstracter en meer kwalitatief van aard is, geven kwantitatieve indicatoren soms minder grip op deze meetbaarheid. Zoals ook met de Auditcommissie destijds besproken is, is het antwoord hierop dan ook niet om meer indicatoren in te voeren, maar om de meetbaarheid dan juist ook kwalitatief (lees: in gesprek met college, de stad, etc.) te laten plaatsvinden. Uiteraard geeft het ook mogelijkheden om de begrotingsdoelstellingen anders te formuleren, hiervoor biedt de nieuwe raadsperiode vanaf 2022 kansen.

Samen met het vorige punt, was ook het onderwerp tot het meer inzicht geven in de budgetten van de begroting een punt van aandacht en een verbetervoorstel uit KSV. Zo is inmiddels meer inzicht in welk deel van het geld dat in een begrotingsprogramma wordt uitgegeven lokaal wordt besteed en welk deel in samenwerkingsverbanden. Ook een uitsplitsing naar personeels- en materiële kosten is gemaakt en met een toelichting per programma is vervolgens nog verder verfijnd hoeveel % aan welk specifiek onderdeel wordt besteed binnen dat programma, zoals hier te vinden is (Wat mag het kosten? | Begroting 2021 (begroting-2021.nl)). Tevens geeft de begroting op 'product niveau', zoals te vinden is in de bijlage van de begroting een nog verdere specificering van de uitgaven binnen het begrotingsprogramma (Bouwend en Bereikbaar Dordrecht | Begroting 2021 (begroting-2021.nl)). Als onderdeel van de studie naar het meer inzicht geven in budgetten is ook onderzocht of het mogelijk zou zijn om de budgetten aan de "activiteiten" -zoals deze onder de begrotingsprogramma's zijn opgenomen- te koppelen. Dit is in enkele gevallen mogelijk maar levert in zijn totaliteit problemen op, immers in de begroting benoemen we niet alle activiteiten die we als gemeentelijke organisatie uitvoeren.

Voornamelijk het nieuwe beleid ("growing concern") nemen we als activiteiten in de begroting op en reguliere zaken ("going concern") niet of minder. Het idee hierachter houdt verband met een eerdere verbeterstap die we hebben gemaakt; namelijk een goed leesbare, toegankelijke en bondige begroting. Daarnaast zijn niet alle activiteiten goed in geld uit te drukken. Activiteiten als het vaststellen van de omgevingsvisie, of het regelmatig houden van stadsgesprekken rond bepaalde onderwerpen, laten zich moeilijk in een financieel cijfer uitdrukken. Daar waar dit wel mogelijk was, hebben we dit in lijn met de motie M11 uit 2019 'Meten is Weten, gissen is missen' gedaan (zie RIS-dossier: 2410733, 21-05-2019). Zo nemen we de beleidswensen die bij de Kadernota zijn vastgesteld en waar ook een concreet bedrag mee verbonden is op als activiteiten in de begroting. Bij deze activiteiten in de begroting is dan duidelijk dat hier sprake is van een beleidswens en is inzichtelijk gemaakt wat het doel is en wat de kosten zijn (zie bijvoorbeeld de volgende activiteit "we continueren het netwerk rondom #jebentnietalleen: Doelstelling 1: Gerichte, lokale inzet op preventie. | Begroting 2021 (begroting-2021.nl)).

Zaaknummer

2021-0071572

Slotsom Zoals bovenstaand al beschreven, is er een goede basis van de planning & control cyclus en bijgaande producten en is dit tegelijkertijd een continu optimalisatietraject. Ondanks verbeteringen die ook afgelopen periode zijn doorgevoerd, zijn er altijd nog verdere verbeterslagen te maken. De motie SMART begroten benoemt langs welke lijn die plaats zouden moeten vinden richting de herziening van Kiezen, Sturen en Verantwoorden 2022-2026. In aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen volgend jaar zullen wij een herziening van KSV voorbereiden en voorleggen aan de Auditcommissie, waarbij aandacht is voor de punten uit deze motie. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? In aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen volgend jaar zullen wij te zijner tijd ambtelijk een herziening van KSV voorbereiden en voorleggen aan de Auditcommissie, waarbij aandacht is voor de punten uit de motie M22 SMART begroten. Welke kosten zijn verbonden aan het proces? Niet van toepassing. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten?  Nota Kiezen, Sturen en Verantwoorden 2018-2022 (RIS-dossier: 2197581, 07-06-2018)  Motie M11. Meten is Weten, gissen is missen (RIS-dossier: 2410733, 21-05-2019)

Het college van Burgemeester en Wethouders

secretaris

loco-burgemeester