ONGETEKENDE RIB Verslag gemeentearchivaris omtrent toezicht informatiehuishouding Dordrecht 2024.pdf

Aan de gemeenteraad Datum Zaaknummer 2025-0116739 Betreft Verslag gemeentearchivaris omtrent toezicht informatiehuishouding Dordrecht 2024 Vergadering van Portefeuillehouder: Marc Merx BegrotingsprogrammaBestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Kernteam/Opgave:Informatievoorziening, Data en Regie - DIMB Auteur:Marc Vink E-mail: m.vink@dordrecht.nl Openbaar:Ja Raadsinformatiebrief Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Conform artikel 8 van de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris van Dordrecht verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van B&W. Het college dient op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad omtrent dit toezicht ingevolge artikel 30 van de Archiefwet 1995. Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? Conform artikel 8 van de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris van Dordrecht verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van B&W. Het college dient op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad omtrent dit toezicht ingevolge artikel 30 van de Archiefwet 1995. Wat is de te delen informatie? In deze brief informeren wij u over het, door de gemeentearchivaris aangeleverde, jaarverslag 2024 over onze informatiehuishouding.

In 2024 zijn, volgens onze meerjarige aanpak, diverse stappen voorwaarts gemaakt in het op orde krijgen van onze informatiehuishouding. Goed voorbeeld hiervan is de migratie van onze bestanden naar de Cloud, waarvoor zelfs complimenten worden gegeven, de actualisatie van het calamiteitenplan en onze aanpak van de Woo. De gemeentearchivaris heeft in zijn jaarverslag een aantal aanbevelingen gedaan op basis van landelijke indicatoren. Deze gaan onder andere over bewustwording van archivering, e- mailarchivering en het verbeteren van klimatologische omstandigheden in archiefdepots. Het college van B&W reageert in haar reactie zowel in algemene als in specifieke zin op deze aanbevelingen. Kern van deze reactie is de noodzaak van voortdurende aandacht voor de juiste opslag en vernietiging van informatie, dat de implementatie van nieuwe technologieën helpt om de structurele aanpak van de informatiehuishouding te realiseren en dat, hoewel er al het nodige werk is verzet op het terrein van het verbeteren van onze informatiehuishouding, er ook nog veel werk te verrichten is en zal blijven. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? De aanbevelingen worden verder opgepakt en uitgevoerd zoals in de bijlage bij de raadsinformatiebrief omschreven.

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT Zaaknummer 2025-0116739 Welke kosten zijn verbonden aan het proces? Het uitvoeren van alle genoemde aanbevelingen past binnen de bestaande formatie en budgetten. Het college van Burgemeester en Wethouders C.H.W.M. Post secretaris N. Mol burgemeester