ONGETEKENDE RIB - Verlengen contract Handhaving Support.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum

18 mei 2021

Zaaknummer

2021-0065577 Verlengen contract HSUP (Handhaving Support)

Betreft

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Pijler Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Piet Sleeking Leefbaar & Veilig Dordrecht Bestuur en Middelen Wijken - Handhaving, Markten & Brugbediening Betty Wolt-Meijer as.wolt@dordrecht.nl Dennis de Weert Ja

Raadsinformatiebrief Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Het betreft een collegebevoegdheid. De raad wordt actief geïnformeerd over het proces van aanbesteding. Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? Per 1 oktober 2021 loopt het contract met Handhaving support B.V. (nader te noemen HSUP) af. Voor de inhuur van de handhavers moet een nieuwe aanbesteding opgestart worden. In de commissie bestuur en middelen van woensdag 3 maart is besproken dat uitstel van deze aanbestedingsprocedure aan het college ter besluitvorming wordt voorgelegd. Sinds oktober 2016 worden de handhavers ingehuurd bij HSUP, een reorganisatieplan ligt hieraan ten grondslag. Na een aanbestedingsprocedure is toentertijd de aanbesteding gegund aan HSUP. Wat is de te delen informatie? De voorbereiding van de aanbestedingsprocedure heeft als gevolg van COVID19 vertraging opgelopen In 2020 is ambtelijk gestart met de voorbereiding van de aanbesteding. Tijdens de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure deed COVID19 een aanzienlijk beroep op de tenderteamleden. De (wettelijke) ontwikkelingen in het werkveld, maar ook vraagstukken intern noopten tot een aanzienlijke hoeveelheid aanvullend onderzoek alvorens de aanbestedingsprocedure kon starten. De voorbereiding voor een tijdige aanbesteding is in het gedrang gekomen.

Het nieuwe contract zou immers per oktober 2021 in moeten gaan. Naast de voorbereidingstijd en doorlooptijd van de aanbesteding moet rekening gehouden worden met een periode van contractovergang (hier wordt circa één tot twee maanden voor gerekend). Het ontbreekt aan tijd om op korte termijn te komen tot een toekomstbestendige visie voor eencontract met een looptijd van 5-10 jaar. Relevante vragen als hoe ziet de knip tussen de gemeentelijke organisatie en in te huren mankracht eruit, wat gaat er in de toekomst van de handhavers verwachten worden en het hieruit

Zaaknummer

2021-0065577

voortvloeiende pakket aan eisen zijn nog onbeantwoord. Een te snel opgestart proces zonder duidelijke visie zou kunnen resulteren in een niet future-proof eisenpakket en een mismatch. De beschikbare menskracht binnen het cluster Wijken is niet toereikend Na de zomer in 2020 werd duidelijk dat de menskracht binnen het cluster wijken niet toereikend was om alle interne aandachtspunten en de benodigde input voor de aanbesteding op te pakken. Om toch tijdig te kunnen aanbesteden is intern en extern gezocht naar versterking. De wervingsprocedure voor een projectleider heeft echter geen geschikte kandidaat opgeleverd. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? Samen met de contractmanager worden de hernieuwde contractbesprekingen met HSUP opgestart. Daarnaast wordt het aanbestedingsproces toezicht en handhaving opnieuw opgestart. Streven daarbij is het nieuwe contract voor 1 januari 2023 in werking te laten treden in verband met een mogelijk risico voor het accountantsverslag over 2023. Zie verder bij hoe wordt dit betaald. Graag gaan wij in het derde kwartaal van 2021 met uw raad (in de raadscommissie Bestuur en Middelen) in gesprek over de visie op handhaving en de daarbij geformuleerde uitgangspunten. Welke kosten zijn verbonden aan het proces? De kosten worden betaald uit de beschikbare budgetten voor Handhaving.

De waarde van de opdracht beloopt bij continuering van de omvang van de dienst zoals in 2020 voor de beoogde contractperiode circa € 5 miljoen (o.b.v. de gefactureerde som in 2019/2020). De Sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) kennen een andere drempelwaarde voor Europese aanbestedingsplicht, nl. € 750.000,-. Er moet bovendien voor SAS-diensten wel rekening worden gehouden met de (algemene) regels voor gelijkheid, non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit. Een eventuele enkelvoudig onderhandse gunning aan HSUP overschrijdt de Europese drempel voor SAS-diensten en is derhalve niet verenigbaar met de wettelijke voorschriften en daarmee onrechtmatig. De accountant controleert jaarlijks op het voldoen aan (Europese) aanbestedingsregels. Bij de controle over de jaarrekening 2021 wordt dit dus een aandachtspunt. Waarschijnlijk in financiële omvang nog relatief beperkt, omdat pas vanaf het laatste kwartaal 2021 een nieuw contract zou moeten ingaan. Vanaf 2022 zou de volle omvang van de jaarlijkse contractwaarde mee kunnen tellen als rechtmatigheidsfout. Bij de jaarrekening 2021 (en ook 2022) zal de accountant een opmerking hierover maken in zijn accountantsverslag, maar zal deze specifieke casus op zich niet leiden tot een verklaring met beperking (i.p.v. een goedkeurende accountantsverklaring).

De materialiteitsgrens (van ongeveer € 6 miljoen) wordt niet overschreden. Mogelijk wordt dit (in 2022) wel bereikt als er meerdere onrechtmatigheden van een zelfde omvang spelen, maar dat is vooraf lastig te voorspellen. Bezwaar van marktpartijen die nu niet kunnen meedingen naar de opdracht. In dat laatste geval hebben marktpartijen o.g.v. de aanbestedingswet de mogelijkheid de opdracht wegens onrechtmatigheid bij opdrachtverlening via tussenkomst door een rechter te laten ontbinden, dan wel een schadevergoeding te eisen. Hoe groot dit risico is, is moeilijk te zeggen. Dat is mede afhankelijk van de 'werkhonger' in de branche, de omvang en aard van de opdracht e.d. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? RIS 1432765 RIB organisatieplan handhaving in de stad

Het college van Burgemeester en Wethouders

secretaris

burgemeester

Zaaknummer

2021-0065577