ONGETEKENDE RIB Terugkoppeling vragen over inrichting van commissiezalen.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum

5 maart 2024

Zaaknummer

2024-0023718

Betreft

Terugkoppeling vragen over de inrichting van commissiezalen, gesteld tijdens de raadscommissie Bouwend en bereikbaar Dordrecht, tijdens de consultatie van raadsleden als gebruikers van het Dordthuis

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Marc Merx Bouwend en Bereikbaar Dordrecht Opgaven - Bouwende Stad Maud Boot m.boot@dordrecht.nl Nicoline Jansen Ja

Raadsinformatiebrief Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? Om de raadsleden als toekomstige gebruikers van het Dordthuis te informeren over het interieurontwerp en hen in de gelegenheid te stellen aandachtspunten mee te geven, hebben wij in een informatiesessie met de raad op 4 april 2023 afgesproken om bij de afronding van elke fase de stand van zaken toe te lichten. Op 9 november 2023 is een toelichting gegeven op het definitief ontwerp van het interieur. Tijdens de consultatie in de commissievergadering is het volgende aan de orde gekomen: 1. Het verzoek aan de projectorganisatie om te onderzoeken of het haalbaar is om het aantal zitplaatsen aan de commissietafels uit te breiden. 2. Het verzoek om – in tegenstelling tot wat is opgehaald bij de eerdere informatiesessie met de raad – alsnog een centrale kapstok te realiseren. 3. Vraag naar de ergonomie van de vergaderstoelen. 4. De raadsleden hebben een voorkeur uitgesproken voor het plaatsen van presentatieschermen op de vloer, in het midden van de ronde tafel. Hierna lichten we eerst het resultaat van het onderzoek van punt 1 wat uitgebreider toe. In een aparte paragraaf geven we de status van de overige punten.

Wat is de te delen informatie? Verzoek tot uitbreiding aantal zitplaatsen aan commissietafel - huidig ontwerp in relatie tot procesafspraken De achtergrond van dit verzoek is, dat de raad van Dordrecht op dit moment zestien fracties telt. Het is de indruk van de raadsleden dat er een toename is van het aantal commissievergaderingen waarin fracties er de voorkeur aan kunnen geven om met meerdere leden van de fractie aan tafel te zitten. De schatting is dat dit op dit moment zo'n één tot twee keer per maand voorkomt. In het huidige ontwerp is het programma van eisen dat door de griffie is meegegeven gevolgd: er zijn drie commissiezalen. In alle zalen is voorzien in vijfentwintig zitplaatsen (aan een ronde tafel, of een ronde tafel met een 'tweede rij'). De tafel biedt in ieder geval plaats aan de zestien fractieleden, de voorzitter, de ambtelijk secretaris, de verantwoordelijke wethouder, ambtelijke ondersteuning en eventuele insprekers.

Zaaknummer

2024-0023718

Bij het ontwerp is verder rekening gehouden met het feit dat de tafels plek moeten bieden voor ringleiding en interruptiemicrofoons. Gezien de toename van het gebruik van elektronische hulpmiddelen, dienen de tafels ook voorzien te zijn van contactpunten. Voor de drie zalen is ook rekening gehouden met stroompunten voor diverse presentatieschermen en de randvoorwaarden voor het maken van opnamen van de vergadering. Dit past allemaal omdat op dit moment de afspraak is dat er slechts één vertegenwoordiger van een fractie aan tafel zit. Als het onderwerp noodzakelijk maakt dat additionele fractieleden de vergadering bijwonen, dan nemen zij plaats op de publieke tribune. Op basis van het verrichte onderzoek wordt het vergroten van het aantal zitplekken in de commissiezalen ten zeerste afgeraden. De noodzaak en urgentie is laag, omdat er met vijfentwintig zitplaatsen voldoende zitplaatsen zijn om één commissielid per fractie te kunnen laten deelnemen. Dat is voldoende voor het merendeel van de vergaderingen. We raden het ten zeerste af omdat het vergroten van het aantal zitplaatsen aan de commissietafel forse meerkosten veroorzaakt en de uitbreiding afbreuk doet aan andere voorzieningen in het gebouw. Dit lichten wij hieronder toe.

De directe omgeving van de commissiezalen en de ambitie van het Dorthuis De gemeente en haar drie partners hebben de ambitie om met het Dordthuis een innovatief publiek gebouw aan te bieden aan stad en streek. De commissiezalen bevinden zich op de tweede verdieping, in de zone die open is voor publiek. Deze zone biedt - naast de dienstverlening van de partners - aan inwoners diverse mogelijkheden om samen met de vier partners gebruik te maken van het pand. Naast de commissiezalen is ruimte gevonden voor de cursusruimte van het Open Leercentrum. Hier worden cursussen gegeven, bijvoorbeeld aan inwoners die minder digitaal vaardig zijn. Aangrenzend aan de commissiezalen bevindt zich ook een aantal kleine vergaderruimtes, die ook te reserveren zijn voor inwoners, ter ondersteuning van maatschappelijke initiatieven. Resultaat van het onderzoek naar aanpassen van de commissiezalen De projectorganisatie en ons college hanteert daarbij als uitgangspunt dat het project zich ontwikkelt binnen de (financiële) kaders die door de raad (RIS 2173455 d.d. 18-12-2018) zijn vastgesteld. Uit het vooronderzoek blijkt dat het vergroten van de commissietafels aanzienlijke gevolgen heeft. De kosten van deze wijziging zijn niet op te vangen binnen de meegegeven kaders.

Daarnaast heeft de wijziging gevolgen voor het primaire proces van de bibliotheek (door het vervallen van de cursusruimte Open Leercentrum) en voor het aanbod van het gebruik van kleine vergaderzalen door inwoners. De positieve gevolgen wegen onvoldoende op tegen de negatieve impact van de uitvoering van deze wijziging. Geschatte impact van de wijziging De impact van het opvolgen van deze vraag is als volgt: • Meer zitplaatsen bieden is alleen mogelijk als de diameter van de tafels groter wordt gemaakt en/of wordt geaccepteerd dat de tafels van vorm wijzigen. Omdat de tafels in de commissiezalen maatwerk zijn, is herontwerp nodig van de architect. In dit herontwerp zullen de wanden, de installaties en de tafels moeten worden aangepast. De eerste conservatieve inschatting van de kosten hiervan bedraagt circa 30.000,-. Hierin zijn de additionele onderzoeks- en uitvoeringskosten nog niet meegenomen (onderzoek naar installatietechnische en bouwkundige wijzigingen en vervolgens de daadwerkelijke wijziging van installaties en wanden door de aannemer). De verwachting is dat een veelvoud van het onderzoeksbedrag nodig is om deze wijziging te realiseren (> € 100.000,-). Alhoewel het gebouw nog gebouwd moet worden, zijn de tekeningen al definitief, de materialen besteld en is elke afwijking een meerwerkopdracht.

• De gewenste wijziging heeft een domino-effect: door de aanpassing zullen de aangrenzende zalen moeten worden opgeofferd. Dat betekent dat er een nieuwe plek in de openbare zone gevonden zal moeten worden voor een invulling van een wettelijke en maatschappelijke taak van de bibliotheek: het geven van cursussen (Open leercentrum). Naar alle waarschijnlijkheid is het niet mogelijk om dit in te passen. Daarmee raakt een dergelijke beweging een primaire uitvoeringstaak van de bibliotheek en verarmen we het aanbod voor inwoners. • Ook het oplossen van dit vervolgprobleem leidt tot onderzoekskosten en - mocht het uitvoerbaar blijken om te verplaatsen - meerkosten in de uitvoering. De ordegrootte hiervan is naar schatting vergelijkbaar met de kosten van het vergroten van het aantal zitplaatsen (circa € 30.000,- onderzoekskosten en > € 100.000,- uitvoeringskosten).

Zaaknummer

2024-0023718

Status overige gestelde vragen Voor de overige vragen is de status nu als volgt: 1. Het verzoek om - in tegenstelling tot wat is opgehaald bij de eerdere informatiesessie met de raad - alsnog een centrale kapstok te realiseren. Naar aanleiding van de voorgaande informatiesessie zijn kapstokken voorzien in de commissiezalen. Daarnaast blijft het mogelijk om gebruik te maken van een centrale voorziening die zich bevindt bij de Multifunctionele zaal op de eerste verdieping. Voor grotere bijeenkomsten zijn verrijdbare kapstokken voorzien. 2. Vraag naar de ergonomie van de vergaderstoelen. De architect heeft op ons verzoek representatieve, comfortabele vergaderstoelen opgenomen in het ontwerp. De stoelen zijn in hoogte verstelbaar. Het type stoel zal goed omschreven worden, zodat leveranciers tijdens de Europese aanbesteding een passend aanbod kunnen doen. 3. De raadsleden hebben een voorkeur uitgesproken voor het plaatsen van presentatieschermen op de vloer, in het midden van de ronde tafel. Dit is in het ontwerp van het interieur meegenomen. De invulling van de benodigde AVmiddelen zal worden omschreven voor opname in de AV-strategie en -aanschaf voor het gehele Dordthuis. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? Wij streven ernaar om in maart een adviesaanvraag in te dienen bij de OR.

Hierna zullen we de raadscommissie informeren over de raming van de inrichting en de te volgen aanbestedingsprocedure(s). Welke kosten zijn verbonden aan het proces? Niet van toepassing. Het college van Burgemeester en Wethouders

C.H.W.M. Post secretaris

A.W. Kolff burgemeester