ONGETEKENDE RIB Stand van zaken In Control programma_Fundament op orde.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

6 februari 2024

Betreft

Stand van zaken In Control programma: Fundament op orde

2024-0012165

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Peter Heijkoop Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Versterking Bestuur & Organisatie - Strategie & Control Stefan Brouwer sw.brouwer@dordrecht.nl Peter Versluis Ja

Deadline Uiterlijk 6 februari 2024 in het college vanwege de behandeling in de auditcommissie op 13 februari 2024. Raadsinformatiebrief Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? Met het in 2023 gestarte verbetertraject "Fundament beter op orde" gaan we de organisatie op het gebied van interne beheersing fundamenteel verbeteren. Het gaat om kwaliteit van de sturing als basis voor een goede financiële controle, het kwalitatief en kwantitatief op orde brengen van de financiële kolom en versterking en verbetering van het kritisch vermogen in de organisatie. Deze ambitie vertaalt zich naar een drietal verbetertrajecten: 1.

Verbetering van de kwaliteit van de financiële administratie (ten behoeve van de jaarrekeningcontrole).

2.

Oplevering van de jaarstukken van 2023 op uiterlijk 9 juli 2024.

3.

Opstellen van een plan van aanpak voor het duurzaam verbeteren van de interne beheersing van de organisatie en de informatiepositie van management, college en raad.

In het raadsbesluit Verbetertraject "Fundament beter op orde" van 7 november 2023 is afgesproken de raad periodiek te informeren over de stand van zaken. In deze informatiebrief wordt ingegaan op de stand van zaken van de eerste twee lijnen. De duurzame verbetering van de interne beheersing wordt, in lijn met de bestuursopdracht, dit jaar opgepakt. Wat is de te delen informatie? Verbetering kwaliteit financiële administratie Wat hebben we gedaan? We hebben eind oktober een "soft close" van de administratie uitgevoerd. Hierbij is tussentijds een eerste balans opgemaakt. Diverse balansposten (o.a. tussenrekeningen) zijn doorgenomen en opgeschoond. Dit leidt tot actuelere en kwalitatief betere balansposten wat bij de jaarrekening(controle) een positief effect zal hebben op de doorlooptijd.

Zaaknummer

2024-0012165

Deze "soft close" is door ons auditteam beoordeeld. Dit heeft geresulteerd in de volgende bevindingen en aanbevelingen: •

Geconstateerd is dat de wijze van boekhouden voor sommige onderdelen efficiënter en effectiever kan, waarmee de doorlooptijd, beheersbaarheid en accuratesse bevorderd kan worden.

•

Niet alle balansposten krijgen voldoende aandacht; er dient dan ook gekeken te worden naar de budgethoudersregelingen.

•

Een dergelijke "soft close" is nog niet structureel onderdeel van de bedrijfsvoering. Het auditteam adviseert om op meerdere momenten per jaar een "soft close" uit te voeren.

Wat gaan we nog doen? De bevindingen en aanbeveling worden mede onderschreven door de financiële kolom. Het betreft namelijk het verbeteren van de gehele organisatie en niet alleen de financiële kolom. Dit jaar gaan we dit jaar op meerdere momenten (minimaal twee keer) een "soft close" uitvoeren. Daarnaast gaan we na waar en hoe de boekhouding te versimpelen is. Ook geven we (balans)posten een eigenaar, zodat hier gedurende het jaar continue aandacht voor is en blijft. Dit moet de organisatie in staat stellen om gerichter te kunnen sturen op eigenaarschap en accuratesse van informatie. Oplevering van de Jaarstukken 2023 op uiterlijk 9 juli 2024 Dit deel heeft naast de tijdige oplevering van jaarstukken ook betrekking op de opvolging van aanbevelingen van de accountant met betrekking tot de kwaliteit van het jaarrekeningtraject 2023, de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de bijbehorende interne controle 2023. Dit zodat als de accountant de controle over 2023 start we ook echt klaar zijn voor de controle ("audit ready"). Onderdeel hiervan is het Opstellen/actualiseren van de opvolgingslijst op de aanbevelingen van de accountant, uitvoeren van de verbijzonderde interne controle met extra aandacht voor de controle op de SiSa en met extra aandacht voor het opstellen van het jaarrekening-dossier.

Daarnaast is ingezet op het op orde brengen en vaststellen van relevante procesbeschrijvingen. Wat hebben we gedaan? De opvolgingslijst op de aanbevelingen van accountant uit de Managementletter 2022 is geactualiseerd naar aanleiding van het accountantsverslag 2023. Benoemde acties zijn belegd en daaraan wordt nu uitvoering aangegeven. De verbijzonderde interne controle van de relevante financiële processen is in volle uitvoering. Net als in voorgaande jaren is het ophalen van de juiste en volledige informatie vanuit de afdelingen/teams nog wel tijdrovend. Hierdoor zijn nog niet alle steekproeven volledig afgerond. Accountant BDO heeft een aantal financiële processen al bekeken en ziet een zichtbare verbetering ten opzichte van 2022, zowel in kwaliteit als in voortgang. Wel wordt aandacht gevraagd voor de aansluiting tussen het auditteam en de rest van de organisatie. De beschrijvingen van relevante financiële processen zijn of worden geactualiseerd. De belangrijkste/meest risicovolle processen zijn door de accountant betrokken bij de interim controle. Het proces van de jaarrekening verloopt soepeler dan voorgaande jaren door verbeterde afstemming, een sterkere aanjaagfunctie vanuit het centraal bedrijfsbureau, het hanteren van kortere lijnen binnen de financiële kolom en tijdige evaluatie van het voorgaande jaarrekeningtraject.

Hoewel er goede verbeteringen merkbaar zijn, is het gewenste control niveau echter nog niet bereikt. De eerste deadlines van de jaarrekening zijn gehaald. Op het gebied van facturen is aan leveranciers gevraagd tijdig hun facturen in te dienen. Hierdoor is het aantal facturen wat meegenomen moet worden naar het nieuwe jaar beperkt gebleven, wat een gunstig effect heeft op de transitieposten. Daarnaast zijn duidelijkere spelregels gehanteerd omtrent het debiteurenbeheer met als gevolg een eenduidige aanpak en soepelere afwikkeling van debiteuren. De soft close heeft geleid tot beter inzicht in tussenrekeningen. Voor de controle van de grondexploitaties staat de planning onder druk. Ten opzichte van voorgaande jaren is er een versnelling te zien, maar de oorspronkelijke gewenste versnelling in de planning wordt niet volledig gehaald. Vanwege de ambitie de controle te vervroegen trekken wij

Zaaknummer

2024-0012165

vanaf de start samen op met BDO om te kijken waar versnelling realiseerbaar is. Daarnaast werken we aan verdere verbetering van de dossiervorming. Ook dit in nauwe afstemming met BDO. Voor de controle op de 56 SiSa-regelingen (totaal 2022 was nog 45), is een apart proces opgesteld met een centrale proces-eigenaar. De aangeleverde invulwijzers SiSa worden extra gecontroleerd (4-ogenprincipe) voordat ze worden aangeleverd aan de accountant. Daarnaast bekijken we of externe software ons kan helpen om dit proces nog efficiënter te laten verlopen. Samen met de accountant is een detailplanning opgesteld rond het ter controle aanleveren van dossiers. Afgesproken is dat, net als bij de SiSa-regelingen, ook hier voorafgaand aan de aanlevering intern (onafhankelijke) wordt getoetst of het dossier ook echt "accountantproof" is. We gaan ervan uit dat we controleproces hiermee verbeteren. Knelpunt in planning De oorspronkelijk met BDO afgesproken planning blijkt te ambitieus. Ook als we volledig op orde zouden zijn geweest was de planning niet haalbaar. Hierbij heeft de gemeente ook te maken met jaarverantwoordingen van zorginstellingen die vanuit IZA standaarden op 1 april hun jaarstukken aanleveren. Gaan we uit van een meer realistische planning dan kan een eerste concept van de jaarstukken in de eerste week van april gereed zijn.

Samen met de accountant is gekeken of de controle, in afwijking op de eerdere afspraak, in delen kan worden uitgevoerd. Om tijdige vaststelling van de jaarstukken mogelijk te maken en de accountant meer ruimte te geven het controlerapport af te ronden, is op 12 december 2023 het eventueel mogen afwijken van de huidige bestuurlijke behandelprocedure met de auditcommissie besproken. Hiertoe is inmiddels een raadsvoorstel ingediend. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? De uitkomsten van de verdere uitvoering van de bestuursopdracht worden geborgd in zowel de nieuwe organisatiestructuur (volgend uit het traject Besturing & Inrichting) als ook in de organieke werkwijze. Zoals eerder toegezegd zullen wij u hierover regelmatig informeren. Welke kosten zijn verbonden aan het proces? Niet van toepassing. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? Instemming door de raad met het budget voor het In Control Programma: "fundament beter op orde" van 7-11-2023. Het college van Burgemeester en Wethouders

C.H.W.M. Post secretaris

A.W. Kolff burgemeester