ONGETEKENDE RIB Jaarverslag informatiehuishouding gemeentearchivaris 2022.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

19 december 2023

Betreft

Jaarverslag informatiehuishouding gemeentearchivaris 2022

2023-0173892

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Marc Merx Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Versterking Bestuur & Organisatie - Organisatie & Bedrijfsvoering Marc Vink m.vink@drechtsteden.nl Ja

Raadsinformatiebrief Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Conform artikel 8 van de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris van Dordrecht verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van B&W. Het college dient op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad omtrent dit toezicht ingevolge artikel 30 van de Archiefwet 1995. Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? Conform artikel 8 van de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris van Dordrecht verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van B&W. Het college dient op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad omtrent dit toezicht ingevolge artikel 30 van de Archiefwet 1995. Wat is de te delen informatie? Samenvatting In deze brief informeren wij u over het, door de gemeentearchivaris aangeleverde, jaarverslag 2022 over onze informatiehuishouding. In dit verslag doet de gemeentearchivaris een aantal aanbevelingen, aan de hand van tien landelijke uniforme indicatoren. Algemeen beeld informatiehuishouding Gemeente Dordrecht De laatste jaren is er hard gewerkt om onze informatiehuishouding naar een hoger niveau te tillen. Het systeem waarin we archiveren hebben we opnieuw ingericht zodat we er optimaal gebruik van maken.

Daarnaast zijn we al een groot deel van dit jaar onze organisatie aan het voorbereiden op het werken in de "cloud". Dit is van belang, omdat onze informatie daar straks heen gaat, als gevolg van onze meerjaren ICT-strategie. We benutten deze overgang naar de cloud door ter voorbereiding onze digitale informatiehuishouding te schonen en waar nodig achterstallig archiefwerk te repareren. Tegelijkertijd is het landschap van informatiehuishouding voortdurend aan verandering onderhevig. We hebben te maken met externe factoren, zoals een steeds verder digitaliserende maatschappij en wetgeving zoals de Woo, Avg en de aankomende Europese NIS2 wetgeving met betrekking tot informatiebeveiliging. Hierdoor hebben we te maken met een complex, meerjarig vraagstuk, dat aanpassingen in de techniek vereist, maar ook aanpassingen in onze organisatiecultuur. Hierom is

Zaaknummer

2023-0173892

een integrale aanpak opgesteld waarin beschreven staat hoe we de komende jaren de informatiehuishouding structureel op gaan brengen en houden. De uitvoering van deze aanpak hiervan is inmiddels van start gegaan We realiseren ons dan ook dat de al verrichte werkzaamheden een goede basis vormen, maar dat er ook nog veel werk te verrichten is, en zal blijven. Gedetailleerde reactie op aanbevelingen gemeentearchivaris In de bijlagen bij deze brief vindt u het rapport van de gemeentearchivaris en beschrijven wij bij ieder van de elf aanbevelingen van de gemeentearchivaris wat we al gedaan hebben, en wat we nog gaan doen om aan de aanbeveling te voldoen. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? Zoals aangegeven in de raadsinformatiebrief blijven wij werken aan het verbeteren van onze informatiehuishouding. Welke kosten zijn verbonden aan het proces? Geen financiële consequenties. Het college van Burgemeester en Wethouders

C.H.W.M. Post secretaris

A.W. Kolff burgemeester