ONGETEKENDE RIB Jaarverslag Archiefbeheer 2025 gemeente Dordrecht.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

2 juni 2026

Betreft

Jaarverslag Archiefbeheer 2025 gemeente Dordrecht

2026-0058369

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Openbaar:

Marc Merx Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Informatievoorziening, Data en Regie - DIMB Ja

Raadsinformatiebrief Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Conform artikel 8 van de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris van Dordrecht verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van B&W. Het college dient op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad omtrent dit toezicht ingevolge artikel 30 van de Archiefwet 1995. Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? Conform artikel 8 van de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris van Dordrecht verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van B&W. Het college dient op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad omtrent dit toezicht ingevolge artikel 30 van de Archiefwet 1995. Wat is de te delen informatie? Samenvatting In deze brief informeren wij u over het, door de gemeentearchivaris aangeleverde, jaarverslag 2025 over onze informatiehuishouding. In 2025 zijn, volgens onze meerjarige aanpak, diverse stappen voorwaarts gemaakt in het op orde krijgen van onze informatiehuishouding. Wij zij blij dat de archiefinspecteur deze vooruitgang ook ziet. De gemeentearchivaris heeft in zijn jaarverslag een aantal aanbevelingen gedaan op basis van landelijke indicatoren.

Deze gaan onder andere over bewustwording van archivering, emailarchivering en de verhuizing van de bouwdossiers . Het college van B&W reageert in haar reactie zowel in algemene als in specifieke zin op het rapport en de aanbevelingen die daarin gedaan worden. Kern van deze reactie is dat het noodzakelijk blijft om aandacht te vestigen op het juist opslaan en vernietiging van informatie. De implementatie van nieuwe technologieën helpt bij het verbeteren van de informatiehuishouding . En hoewel er het nodige werk is verzet er ook nog veel werk te verrichten is. De archiefinspectie heeft ter kennisname als bijlage het Jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht over het jaar 2025 opgenomen. Algemeen beeld informatiehuishouding Gemeente Dordrecht Het op orde krijgen van de informatiehuishouding is een vraagstuk dat in de hele overheid speelt. Sinds 2022 werken wij daarom volgens een integrale aanpak hard om onze informatiehuishouding de komende jaren naar een hoger niveau te tillen.

Zaaknummer

2026-0058369

We zijn blij dat de archiefinspectie in het jaarverslag onze acties niet alleen constateert maar ook waardeert. Er zijn in 2025 belangrijke stappen gezet om het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Dordrecht te verbeteren. In het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA) is onze organisatiestructuur opgenomen, zijn meer processen in gebruik genomen en hebben we aanvraagformulieren verbeterd. Daarnaast is de migratie van informatie van netwerkschijven naar MS Teams vrijwel afgerond en zijn er archiveringseisen bij de aanschaf van nieuwe (taak)applicaties in gebruik genomen. Op het gebied van fysiek archiefbeheer zijn bouwdossiers bewerkt, worden de archieven van 1990– 1999 overgebracht en is gezorgd voor passende huisvesting van archiefbestanden in verband met de aanstaande verhuizing naar het Dordthuis. Tot slot hebben wij het in het rapport genoemde geactualiseerde handboek vervanging archiefbescheiden in maart 2026 vastgesteld en zijn voorbereidingen getroffen voor verbetering van het klimaatbeheer in het Stadsdepot. Hoewel wij met de archiefinspectie vaststellen dat er al het nodige is verbeterd, is onze informatiehuishouding nog niet op het niveau dat wij wensen. Om deze reden blijven we in lijn met de eerdergenoemde integrale aanpak de komende jaren werken zodat dit structureel op orde komt en kan worden gehouden.

Gedetailleerde reactie op aanbevelingen gemeentearchivaris In de bijlagen bij deze brief vindt u het rapport van de gemeentearchivaris en het daarbij gevoegde jaarverslag van het gemeentearchief. De aanbevelingen in de rapportage van de archiefinspectie zijn meestal gericht en inhoudelijk. Volledigheidshalve voegen we als bijlage bij deze informatiebrief onze reactie toe bij ieder van de 5 aanbevelingen. In deze reactie wordt kort verteld wat we concreet al gedaan hebben en eventueel wat we wanneer nog gaan doen om aan de aanbeveling te voldoen. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? Deze reactie wordt gedeeld met de archiefinspecteur. Welke kosten zijn verbonden aan het proces? Voor zover er kosten zijn worden deze opgevangen in de bestaande budgetten. Het college van Burgemeester en Wethouders

secretaris

burgemeester