ONGETEKENDE RIB Gevolgen onderbezetting financiële functies.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum

25 april 2023

Zaaknummer

2023-0061694

Betreft

Gevolgen onderbezetting financiële functies

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Peter Heijkoop Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Versterking Bestuur & Organisatie - Planning & Control Johan Rutten jlam.rutten@dordrecht.nl Japke Geertsma Ja

Deadline Op 18 april heeft de Auditcommissie (AC) o.a. gesproken over de mogelijke scenario's van de raadsbehandeling van de jaarstukken 2022 en over de Managementletter 2022. Wethouder Heijkoop was daarbij aanwezig. Afgesproken is dat z.s.m. de drie scenario's in een raadsvoorstel worden verwoord en dat er een raadsinformatiebrief zal worden verstrekt over de gevolgen van de langdurige onderbezetting op belangrijke financiële functies. Beide stukken worden besproken in de eerstvolgende AC van 9 mei a.s. I.v.m. tijdige aanlevering aan de AC en de vakantieperiode is het noodzakelijk dat beide stukken worden behandeld in het college van 25 april 2023. Raadsinformatiebrief Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Het college is verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. Ook is het college verantwoordelijk de gemeenteraad te voorzien van juiste en tijdige informatie zodat de gemeenteraad haar verantwoordelijkheid als hoogste orgaan binnen de gemeente adequaat in kan vullen. Daartoe behoren o.a. de diverse P&C-instrumenten en actueel beleid, conform hetgeen onder andere is opgenomen in de Financiële Verordening. Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? De gemeente heeft momenteel te maken met langdurige onderbezetting op een aantal belangrijke financiële functies.

Dat betekent helaas dat niet alle werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd die gepland waren en die bijv. met de Auditcommissie zijn afgesproken of waarvoor verwachtingen zijn gewekt. Maar ook dat de noodzakelijke en gewenste kwaliteitsverbeteringen, zowel op financieel beleid als op inhoud in een langzamer tempo kunnen worden gerealiseerd dan voorzien. De Auditcommissie is in haar vergadering van 14 februari 2023 hierover uitgebreid geïnformeerd. Daarbij is ook aangegeven welke pogingen zijn en worden gedaan om nieuwe medewerkers te werven, maar ook wat het gevolg is van deze vacatures. Door de beperkte bezetting moeten keuzes worden gemaakt in wat wel/niet moet maar zeker ook kan worden uitgevoerd. In de Auditcommissie van 18 april 2023 is afgesproken hierover de gemeenteraad te informeren door middel van een raadsinformatiebrief. Extra aanleiding daarvoor was de ontvangen Managementletter 2022 van onze accountant BDO en de wijziging in de

Zaaknummer

2023-0061694

rechtmatigheidsverantwoording, die vanaf 2023 behoort tot de verantwoordelijkheid van het college. Wat is de te delen informatie? Sinds het voorjaar van 2022 hebben we te kampen met langdurige vacatures op een aantal belangrijke financiële functies. Dit betreffen met name senior adviseurs Planning & Control en de Senior Auditor. Recent zijn daar nog twee vacatures Business Control aan toegevoegd. Naast de inzet van onze eigen werving- & selectiemedewerkers van de ServiceGemeente Dordrecht hebben we voor een aantal vacatures een extern wervings- & selectiebureau ingeschakeld. Helaas hebben we, evenals andere gemeenten, te maken met een enorme krapte op de arbeidsmarkt voor dergelijke functies. Er zijn zeker sollicitanten, maar gezien de stand van zaken en de uitdagingen waar we met elkaar voor staan, willen we geen concessies doen aan de kwaliteit. Recent zijn we erin geslaagd één, maar mogelijk twee nieuwe senior adviseurs P&C aan onze gemeente te binden (start 1 juni a.s.). Inmiddels maken we bij het team Planning & Control ook gebruik van de mogelijkheid jonge mensen (tijdelijk) in dienst te nemen en zelf op te leiden. Dat kan echter niet voor elke functie, omdat er ook collega's beschikbaar moeten zijn om op te leiden, c.q. te begeleiden.

Voor de belangrijkste cruciale functies en werkzaamheden (teamleider P&C, coördinator jaarstukken 2022, audit readyness-traject jaarrekening 2022, frauderisico-analyse, opstellen procesbeschrijvingen) maken we gebruik van externe medewerkers, maar genoemde krapte is overigens ook voelbaar bij inhuurkandidaten. Concreet betekent dit dat we helaas keuzes moeten maken in wat we op dit moment wel/niet moeten en kunnen uitvoeren. Primair staat daarbij de belangrijke kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad voorop. Dat betekent dat de reguliere P&C-producten voorrang krijgen en conform planning aan de raad worden aangeleverd (met een kleine vertraging van de jaarstukken 2022, zie afzonderlijk raadsvoorstel over de scenario's van raadsbehandeling). Zo is dat gelukt voor de Begroting 2023 en gaat dat lukken voor de Kadernota 2024. Daarnaast zetten we komende periode volop in op de noodzakelijke kwaliteitsverbetering van de (financiële) sturing, beheersing en verantwoording en van de financiële functie, maar ook op rechtmatigheid. We noemen de belangrijkste lijnen daarin: •

herinrichting van de financiële kolom, incl. vereenvoudiging en kwaliteitsverbetering qua informatievoorziening en financiële advisering en processen;

•

uitvoering opmerkingen en adviezen Managementletter 2022 van BDO;

•

voltooien en beoordelen procesbeschrijvingen met verbeteracties en als input voor een onderbouwd Verbijzonderd Intern Controleplan (VIC);

•

invoering rechtmatigheidsverklaring.

Voor een belangrijk deel doen we dit met externe medewerkers, die nadrukkelijk de opdracht hebben gekregen te zorgen voor betrokkenheid van reguliere medewerkers en voor kennisdeling en -borging. Door op deze manier te prioriteren kiezen we voor een duurzame verbetering van onze (financiële) organisatie, een betere sturing, beheersing en verantwoording (ook qua rechtmatigheid) en houden we rekening met de wettelijke eisen. Ook ontstaat zo een nog meer professionele en wendbare (financiële) organisatie die gesteld staat voor de toekomst en waar het leuk en uitdagend werken is. Dat betekent wel dat een aantal voorgenomen actualisaties van (financiële) beleidskaders (zoals bijvoorbeeld de nota risicomanagement en weerstandsvermogen) mogelijk wat verder in de tijd verschuiven. Dat hoeft ons inziens geen probleem te zijn. Tot die tijd gelden gewoon de huidige kaders. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? Wij zijn voornemens de Auditcommissie periodiek te informeren over de voortgang van de genoemde lijnen en van de invulling van de vacatures. Hoewel dit niet de primaire rol is van de Auditcommissie wordt hun interesse en betrokkenheid zeer gewaardeerd.

Zaaknummer

2023-0061694

Welke kosten zijn verbonden aan het proces? De kosten van inhuur zijn onderdeel van de loonkosten. Hierover wordt verantwoording afgelegd in de reguliere P&C-documenten. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? Raadsvoorstel Financiële verordening gemeente Dordrecht 2023. Raadsvoorstel Scenario's raadsbehandeling Jaarstukken 2022. Collegevoorstel Managementletter 2022 gemeente Dordrecht. Het college van Burgemeester en Wethouders

C.H.W.M. Post secretaris

A.W. Kolff burgemeester