ONGETEKENDE RIB Evaluatie besluitvorming rondom nachtelijke werkzaamheden Laan der Verenigde Naties.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

11 april 2023

Betreft

Evaluatie besluitvorming rondom nachtelijke werkzaamheden Laan der Verenigde Naties

2023-0049120

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Marc Merx Bouwend en Bereikbaar Dordrecht Ruimtelijke Kwaliteit - Ruimtelijke Projecten & Realisatie Sander van Gulik sl.van.gulik@dordrecht.nl Jan Booij Ja

Raadsinformatiebrief Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? Op basis van artikel 169, lid 2 of 3 Gemeentewet hebben wij een actieve informatieplicht richting uw raad. Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? Op 23 augustus 2022 hebben wij uw raad aan de hand van een raadsinformatiebrief (zaaknummer 2022-0135904) geïnformeerd over de nachtelijke werkzaamheden aan Laan der Verenigde Naties en de overlast die dat toen veroorzaakte. Daarin is ook een evaluatie aangekondigd, waarbij vooral gekeken zou worden naar elementen die voor verbetering vatbaar zijn. Die evaluatie heeft inmiddels plaatsgevonden door middel van interviews en dossieronderzoek. In deze raadsinformatiebrief leest u in hoeverre de onderzoeksvragen beantwoord zijn, wat de belangrijkste conclusies van de uitgevoerde evaluatie zijn en welke aanbevelingen het heeft opgeleverd. Daarbij geven we ook aan op welke wijze opvolging wordt gegeven aan de aanbevelingen. De volledige evaluatie is als bijlage bijgevoegd. Werkzaamheden en ontheffing Voor de bouw van een waterstoftankstation aan de Laan der Verenigde Naties in Dordrecht moest geheid worden en moesten damwanden ingetrild worden. Volgens het Bouwbesluit mogen bouwwerkzaamheden niet in de avond en nacht plaatsvinden.

Na overleg met de gemeente vroeg de initiatiefnemer ontheffing van dat verbod aan om de werkzaamheden toch in de avond en nacht uit te voeren. Op die manier hoefde de Laan der Verengde Naties overdag niet afgesloten te worden. Op 25 juli 2022 verleende de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ) namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dordrecht de ontheffing. Diezelfde avond begonnen de werkzaamheden. De werkzaamheden leidden tot veel klachten uit de omgeving en veel media aandacht. Naar aanleiding van de klachten sprak de gemeente met de aannemer af dat men de laatste werkzaamheden niet meer in de nacht maar overdag zou uitvoeren. Dat kon omdat het werk daarvoor vergenoeg gevorderd was en dit minder impact had op de beschikbaarheid van de Laan der Verenigde Naties.

Zaaknummer

2023-0049120

Er zat korte tijd tussen het verlenen van de ontheffing en de uitvoering van de werkzaamheden. Daardoor is de omgeving onvoldoende tijdig en onvolledig geïnformeerd en hadden zij geen mogelijkheden om bezwaar te maken. Daarnaast ondervond men in de wijde omgeving grote overlast als gevolg van de ontheffing. Deze factoren vormden de aanleiding voor een evaluatie van het proces en de besluitvorming. Wat is de te delen informatie? Beantwoording onderzoeksvragen Onderstaand een overzicht van de onderzoeksvragen bij de evaluatie en de mate waarin deze vragen beantwoord zijn. 1. Zijn de juiste processen, procedures en werkafspraken gevolgd (ook afspraken rondom externe communicatie)? De processen, procedures en werkafspraken zijn niet in alle gevallen gevolgd. Uit de evaluatie blijkt ook dat de bestaande processen niet in alle gevallen toereikend zijn en dat voor sommige onderwerpen processen ontbreken. Zie conclusies en aanbevelingen. 2. Zijn de mandaten en bevoegdheden juist toegepast? Het ontheffingsbesluit is door een daartoe bevoegd persoon getekend. In de bestuurlijke afstemming is de verantwoordelijk wethouder te laat betrokken. 3. Zijn de juiste mensen op het juiste moment betrokken? Nee, zie conclusies en aanbevelingen. 4.

Welke inhoudelijke gronden leidden tot dit besluit en beoordeelden we deze gronden juist? Mede door tijdsdruk, het ontbreken van regie op het totaal en een, in eerste instantie, niet integrale afweging is de conclusie dat we de inhoudelijke gronden onjuist beoordeelden. Zie verder conclusies en aanbevelingen. 5. Welke leerpunten zijn er? Zie aanbevelingen. Conclusies en aanbevelingen 1. Kraak harde noten zoveel mogelijk aan het begin van het proces (gemeente) De plannen van de initiatiefnemer en de gemeente bleven lang schuren, waardoor de behandeling van de aanvraag lang duurde, de kosten hoger werden en frustraties aan beide kanten ontstonden. De afweging rondom het overdag afsluiten van de Laan der Verenigde Naties versus het uitvoeren van de werkzaamheden in de nacht was niet eenvoudig. Dit in combinatie met de korte tijd voor besluitvorming draagt niet bij aan het kunnen nemen van een weloverwogen objectief besluit. 2. Rolverdeling binnen grote projecten tussen milieu, bouw en toezicht (OZHZ) Het werken in een projectteam had in deze situatie een positieve bijdrage kunnen leveren aan de behandeling van de aanvraag en de behandeling van het verzoek om ontheffing. Deze werkafspraak bestond ten tijde van deze aanvraag echter nog niet. 3.

Volg de matrix van de Vereniging Bouw- en woningtoezicht over bouwveiligheid (OZHZ) Als bereikbaarheid en bouwveiligheid eerder onderwerp van gesprek was geweest, dan had dit wellicht in die fase nog niet volledig in detail ingevuld kunnen worden, maar dan was wel duidelijk dat daar richting de uitvoering tijdig aandacht aan had moeten worden besteed. 4. Weeg conflicterende belangen/adviezen integraal, tijdig en op de juiste tafel af (gemeente en OZHZ) Het knelpunt ten aanzien van het niet overdag willen afsluiten van de Laan der Verenigde Naties enerzijds en de overlast van het uitvoeren van bouwwerkzaamheden in de avond en nacht anderzijds kwam te laat en niet als integraal vraagstuk op tafel. Het proces was zo ingericht dat de initiatiefnemer zelf verantwoordelijk was voor het in overleg treden met de gemeente over onderwerpen als bereikbaarheid en overlast. Deze onderwerpen zijn mede daardoor onvoldoende in samenhang beoordeeld. 5. Denk na over of en hoe de gemeente de rol van vast aanspreekpunt binnen de gemeente voor de initiatiefnemer én voor de gemeente/OZHZ zelf kan invullen. Er waren veel verschillende functionarissen betrokken bij deze aanvraag, maar er was niet één functionaris met het overall beeld. Een dergelijke contactpersoon zou bij kunnen dragen aan een

Zaaknummer

2023-0049120

soepeler, meer integraal proces en kan knelpunten signaleren en ambtelijk/bestuurlijk voorleggen. Dit zou per fase een andere functionaris kunnen zijn, als de taakafbakening dan voor alle partijen maar duidelijk is en sprake is van een warme overdracht. 6. Overweeg om afwegingskaders/beleidskader vast te stellen voor bereikbaarheid en ontheffing maximaal toegestane geluidsniveaus (gemeente) Een vooraf vastgesteld beleidskader kan helpen bij het gezamenlijk objectief beoordelen van de situatie en het juist en feitelijk inschatten van de omstandigheden. Maar het blijft maatwerk en het blijft nodig om de situatie integraal te beoordelen. 7. Richt het proces aanvraag ontheffing uitvoering werkzaamheden in en handel daarnaar (gemeente en OZHZ) Door allerlei gebeurtenissen en omstandigheden nam de gemeente/OZHZ het ontheffingsbesluit op de dag van de start van de werkzaamheden. Op dat moment was de omgeving onvoldoende geïnformeerd en kon men geen gebruik maken van de beschikbare rechtsmiddelen zoals bewaar en verzoek om voorlopige voorziening. 8. Pak als bevoegd gezag een rol in omgevingscommunicatie bij gevoelige besluiten (gemeente) In situaties waarin te verwachten is dat de omgeving bijvoorbeeld hinder gaat ondervinden van een besluit van de gemeente, is het goed om zelf ook een rol te pakken in pro actieve omgevingscommunicatie.

Aanvullend op de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer. Daarbij is het ook belangrijk om aan te geven waar men bij de gemeente terecht kan met klachten en om dit van tevoren binnen de gemeente goed te stroomlijnen. 9. Zorg voor voldoende bezetting tijdens de vakantieperiode en een volledige overdracht van werkzaamheden (gemeente en OZHZ) De besluitvorming rondom de ontheffing en de werkzaamheden zelf vonden plaats in de vakantieperiode. Omwille van duidelijkheid en slagvaardigheid is het wenselijk dat de betrokkenheid en regie volledig wordt gecoördineerd door ambtenaren/bestuurders die fysiek aanwezig zijn. Dit vraagt naast overdracht ook voldoende bezetting en beschikbaarheid tijdens vakantieperiodes. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? We onderschrijven de aanbevelingen die de evaluatie heeft opgeleverd en implementeren deze in de organisaties van zowel de Omgevingsdienst als de gemeente. Door het maken van nieuwe werkafspraken, het aanpassen van werkprocessen en het inbouwen van (tussentijdse) checks trekking wij lering uit de werkzaamheden op de Laan der Verenigde Naties en verwachten hier baat bij te hebben bij volgende vergelijkbare projecten. In het bijzonder zetten wij in op de volgende verbeterpunten: •

We gaan bij projecten meer inzetten op omgevingsmanagement en proberen complexe beslissingen zoveel mogelijk aan de voorkant te nemen.

•

We maken goede werkafspraken over de rolverdeling binnen grote projecten en stellen duidelijke aanspreekpunten voor de betrokken partijen aan.

•

Bij besluiten met een grote impact gaan we actief toetsen of de communicatie vanuit de vergunninghouder afdoende is of dat we aanvullend ook zelf moeten communiceren over onze besluitvorming.

Welke kosten zijn verbonden aan het proces? Aan deze raadsinformatiebrief zijn geen directe financiële consequenties verbonden. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? Raadsinformatiebrief inzake Nachtelijke werkzaamheden Laan der Verenigde Naties Het college van Burgemeester en Wethouders

secretaris

burgemeester